1

Szervezeti diagnózis Zalakaros Polgármesteri Hivatala számára

Helyi igényekre épülő szervezetfejlesztés a Zalakarosi Polgármesteri Hivatalban (ÁROP-1.A.2/A-2008-0125)

Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat”háttere

Miért írták ki?

A program célja elsősorban a szervezési-működési kultúra megújítása a polgármesteri hivatalokban a stratégiai menedzsment, az eredményességi szemlélet, a felügyelt intézmények felé a jó gazda hozzáállás és a költséghatékonyság megerősítésével.  

A projekt a következő fejlesztési részterületeket érinti majd:

•Döntési mechanizmus korszerűsítése•A költségvetési gazdálkodás eredményességének javítása•A partnerség erősítése az intézményekkel

3

Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat” megvalósulása

Mire ad lehetőséget?

• különböző munkafolyamatok, eljárások felülvizsgálata, korszerűsítése, átalakítása (pl.: döntési mechanizmusok, ügyintézési folyamatok, ügyfélfogadás)

• a hivatal dolgozói különféle készségfejlesztő képzésen, és a hivatal működését segítő műhely munkán vehetnek részt

• A szervezet működésének hatékonyságát össze lehet hasonlítani más önkormányzatokéval, sőt forprofit szervezetekével is!

• újabb informatikai megoldások segítik majd a mindennapi munkavégzést

4

Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése pályázat” indikátorai

Milyen kötelezettségekkel jár?

• Az általános ügyintézési idő 85%ra csökken a közigazgatási eljárásokban

• Megvalósuló fejlesztési projektek – a szervezet a tanácsadók által készített szervezeti diagnózis és a munkatársak ötletei, észrevételei alapján határozzuk meg a fejlesztéseket. Fontos, hogy ezek a fejlesztési projektek reálisak és lelkesítőek legyenek és valóban segítsék hosszútávon a hivatal működésének fejlődését!Néhány példa: felelősségi és jogkörök körök pontosabb szabályozása, ügyfélfogadási menetének a fejlesztése stb.

• Legalább 6 munkafolyamatok, eljárások felülvizsgálata ebből 5 korszerűsítése, 4 átalakítása

• Részvétel ügyfélszolgálati, együttműködés fejlesztő tréningeken, folyamatfejlesztő műhelymunkákon

Az „ÁROP A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése

A projekt céljai és várható eredményei:

A hivatal szervezetfejlesztése

Csökken az ügyintézési idő

Az eljárások korszerűsítésének köszönhetően javul a szervezeten belüli munka

Javul az önkormányzat és az intézmények kapcsolata

A projekt szemlélet meghonosításával az önkormányzati beruházások sikeresen, zökkenőmentesen végrehajthatók

Színesedik és megújul a szervezeti kultúra

6

Hogyan dolgozunk?

Tanácsadók

Tájékoztatás

Interjúk

Szervezeti diagnózis

Műhelymunka vezetés

Projektek segítése

Vezetői, ügyfélszolgálati és csapatépítő tréningek tartása

Önkormányzati vezetők

Fejlesztési javaslatok

Fejlesztési projektek engedélyezése és felügyelete

Fejlesztési projektekben részvétel (önkéntes)

Részvétel csapatépítő tréningen

Önkormányzati munkatársak

Fejlesztési javaslatok

Fejlesztési projektekben részvétel (önkéntes)

Részvétel ügyfélszolgálati, nyelvi tréningen

Részvétel csapatépítő tréningen

Ütemterv

Esemény

1. 2009. szeptember Összehasonlító tanulmány, szervezetfejlesztés: munkafolyamatok, eljárások fejlesztése, ügyfélszolgálati képzés

2. 2009. október Költségvetés hatékony készítéséhez szaktanácsadás igénybevétele

Vezetőképzés

3. 2009. szeptember-2010. május Ügyfélszolgálati munkatársak idegen nyelvi képzése

Résztvevők

Mindenki

Pénzügyes munkatársak

Polgármester, jegyző, osztályvezetők

Ügyfélszolgálati munkatársak

xQ diagnózis

Az eddigi XQ eredmények összegzése

• Válaszadók száma: 25• Összesített xQ érték: 36• Maximum pont: 100• Nemzetközi átlagérték: 54

Reprezentatív magyar minta még nem áll rendelkezésre, az eddigi hazai önkormányzati xQ adatok alapján a magyar átlag a nemzetközi átlagnál alacsonyabb lesz.

A magyar eredmények: Legalacsonyabb: 24Legmagasabb : 46

Az eredmények témakörök szerinti bontásban:

TISZTÁZOTTSÁG   42

EGYÉNI CÉLOK: tisztázott, mérhető, határidőhöz kötött munkahelyi célok

30SZERVEZETI IRÁNYÍTÁS: pontosan megértett

szervezeti stratégia és célok

27CSOPORTFÓKUSZ: A csoport szorgalmas, és a

legfontosabb célok megvalósításán dolgozik 69

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)

ELKÖTELEZŐDÉS    50

CSOPORTCÉLOK - MINŐSÉG: tisztázott, mérhető csoportcélok

34EGYÉNI LOJALITÁS: az egyének elismerése és motiváltsága

34EGYÉNI ELKÖTELEZETTSÉG: a szervezeti vezetés iránti elköteleződés

83

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)

A CÉLOK FELADATOKKÁ ALAKÍTÁSA  35

A KÜLÖNBÖZŐ SZERVEZETI SZINTEK CÉLJAINAK ÖSSZEHANGOLTSÁGA: minden alkalmazott a szervezeti célokra fókuszál 37

CSOPORTOS TERVEZÉS: tisztázott, egymással összehangolt feladatok és megvalósításuk 24

EGYÉNI TERVEZÉS: a prioritások ütemezéséhez szükséges rendszerszemlélet 22

EGYÉNI IDŐBEOSZTÁS: A legfontosabb célok megvalósítására fordított idő 57

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)

A FELTÉTELEK BIZTOSÍTÁSA   34

CSOPORTON BELÜLI FELHATALMAZÁS: a feladatok teljesítéséhez szükséges erőforrások és szabadság megléte 23

A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY JAVÍTÁSA: a fejlesztés szisztematikus megközelítése

20SZERVEZETI TÁMOGATÁS: a munkacsoportok aktív támogatása

58

SZINERGIA    22

CSOPORTKOMMUNIKÁCIÓ: kölcsönös megértés és kreatív párbeszéd 22CSOPORTON BELÜLI BIZALOM: biztonságos, nyer-nyer környezet 20SZERVEZET MEGBÍZHATÓSÁGA: a szervezeti értékek és elkötelezettségkomolyan vétele 26

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (mennyiségi mutatók)

SZÁMONKÉRHETŐSÉG   23

SZÁMONKÉRHETŐSÉG A CSOPORTBAN: az elkötelezettségek komolyan vétele a csoport tagjai körében 30

CSOPORTON BELÜLI MÉRŐSZÁMOK - MINŐSÉG: a sikeresség pontos és nyílt mérése

12EGYÉNI SZÁMONKÉRHETŐSÉG: az eredmények érdekében tett egyéni kezdeményezés és felelősségvállalás

26

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók)

A munkatársak által megfogalmazott célok

Pályázatok, projektek, beruházások, fejlesztések• Pályázatokon való aktív részvétel• Beruházások• Településfejlesztés• A fürdő fejlesztése• A város fejlesztése• Vonzerő növelése• Turizmus fejlesztése• Pályázatok sikere; • Településfejlesztés; idegenforgalom, turizmus fejlesztése • Kistérségi együttműködés fejlesztése• Településfejlesztés fontossági sorrendben, ütemezése, • Idegenforgalom széles körű bővítése• Településfejlesztés, infrastruktúra, térségközponti szerep erősítése• A fürdő fejlesztése• Beruházások megvalósítása• Beruházások• A lehetőségekhez mérten tudjon beruházni

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók)

Megbízható, jó működő Hivatal

Határidőben elvégzett munka, kitűnő minőségbenHatáridőre elvégzett feladatokA közintézmények ellátásának biztosításaPontos sikeres hivatali munkaA város jó irányítása A hivatal működésének biztosítása, az elnyert pályázatok megvalósításaA város és intézményeink megfelelő üzemeltetése Az önkormányzat a működését és üzemelését a jövő évben is el tudja látniA sikeresen elnyert pályázatokat megvalósításaElindult/induló beruházások pontos bonyolítása, kivitelezéseKV-ben meghatározott beruházások (iskola, bölcsöde...) megvalósításaA megkezdett beruházások és fejlesztések megvalósításaMinőségi munkaEgyüttműködés

xQ szervezeti diagnózis kérdőív eredményei (minőségi mutatók)

Ügyfél orientáltság

Hatékony, ügyfélbarát munkavégzés Ügyintézés gyorsabb, hatékonyabb megvalósítása Ügyfelek minél hatékonyabb kiszolgálása Szolgáltatások bővítése, minőség fejlesztése lakosság számára Az ide látogató fürdővendégek maximális kiszolgálása

Pénzügyi stabilitás

Költségvetésben elfogadottak következetes meg-és betartása Költségtakarékosság Költségvetésen "belül" maradni Eredményes gazdálkodás Költségtakarékosság

Mérőszámok

Legfontosabb eredményeket jelző mérőszám csoport

Adóbevétel; nyert pályázati források; működési költségekPénzügyi-gazdasági mutatókPénzügy-gazdasági mutatókFejlesztési célok megvalósítása; költségvetés teljesítéseKöltségvetési eredmény; turisztika, idegenforgalom; népességmegtartásElintézetlen ügyek száma az összes ügyekhez viszonyítva

Varázspálcák

A legégetőbb – varázspálca jellegű – célok megnevezése

Beruházás, infrastruktúra-fejlesztésInfrastrukturális fejlesztés - informatika, szociális ellátottság az épületbenLakosság megkérdezése, "együtt" gondolkodásTeljesítményértékelés kialakítása; Nem kéne minden vezetőnek, minden jelentéktelen

ügyről tudniMég nagyobb összefogásra, osztályok, ügyintézők közötti együttműködésreÖsszehangoltabb munka, vélemények egyeztetéseA hivatal egészét érintő feladatokba minden dolgozó bevonása feladatkörnek

megfelelően: kollektív munkavégzés; egy nagyobb volumenű feladatot ne egy személyre osszák le

Osztály megbeszélések, tájékoztatások, Szociális helyiségekAz osztályok, vezetők és beosztottak közötti információ csere egységesítése. Egy célért,

összhangban dolgozó hivatal a településre nagyobb hatást tud gyakorolni. Célok pontosabb megfogalmazása, a feladatok elosztásaA szakterületeken dolgozó kollégáknak nagyobb önállóságot kellene biztosítani

Köszönöm a figyelmüket!

Bozzay-Kaiser Eszter

BFH Európa Projektfejlesztő és Tanácsadó Kft.9700 Szombathely, Semmleweis I. u. 4-6., I.6.

Tel:94/501-380, Fax.: 94/501-381E-mail: bozzay-kaiser@bfh.hu www.bfh.hu

Köszönöm a figyelmüket!