szervezetfejlesztési program Árop-1.2.18-2012-2012-0001 budapest, károlyi-csekonics rezidencia

Szervezetfejlesztési Program

ÁROP-1.2.18-2012-2012-0001

Budapest, Károlyi-Csekonics Rezidencia2013. június 18-19.

Munkacsoport: 3 – Teljesítmény Beszámoló

Előadó: dr. Néveri GabriellaKIM Ellenőrzési Főosztály

Teljesítménymenedzsment funkciói:

ellenőrző

döntés előkészítő

informatív

motivációs

Információ nyújtása, amely:• tárgyilagos;• hiteles; • megalapozott.

Figyelemmel a vizsgált időszak teljesítményét befolyásoló:• jogi;• gazdasági; • humánpolitikai; • egyéb körülményekre.

A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ CÉLJA

Javítja a szervezet teljesítményét azáltal, hogy rávilágít a célok megvalósítása érdekében mely területeken szükséges a rendelkezésre álló erőforrások hatékonyabb felhasználása. Alapja az egyes szervezeti egységek valamint a munkatársak egyéni teljesítmény értékelésének ezzel kiindulási pontot jelent az ösztönző rendszerek kialakításához, illetve a szervezeti foglalkoztatáspolitika meghatározásához.

A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ FUNKCIÓI

A SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ HATÁSAI

a szakfeladatok ellátásában

megmutatkozó hatékonyság

növelése

a célok költséghatéko-

nyabb megvalósítása

költségek vagy ráfordítások csökkentése

az irányítási, valamint a szervezési

folyamatok erősítése, fejlesztése

a közfeladatok

ellátás minőségének

javítása

a szolgáltatások minőségének

javítása

az ügyfél-elégedettség

növelése

a források felhasználása átláthatóságá-

nak és ellenőrizhetősé-gének erősítése

• költségvetési beszámolóAz államháztartásról szóló 2011. évi

CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.)

• teljesítményellenőrzésA költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső

ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet

• Stratégiai tervdokumentum, • intézményi munkaterv

A kormányzati stratégiai irányításról szóló

38/2012. (III. 12.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet)

KAPCSOLÓDÓ JOGFORRÁSOK

SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY/FOGALOMTÁR

TELJESÍTMÉNYMENEDZSMENT/FOGALOMTÁR

TELJESÍTMÉNYÉRTÉKELÉS/FOGALOMTÁR

STRATÉGIAI TERVDOKUMENTUMOK/

KORM. RENDELET

INTÉZMÉNYI MUNKATERV/KORM. RENDELET

NYOMON KÖVETÉS/KORM. RENDELET

FOGALOMMEGHATÁROZÁSOK

Szervezeti teljesítmény

Meghatározott időegységre

vetített szervezeti célkitűzések elérésének

hatékonysága, gazdaságossága, eredményessége

Teljesítmény-menedzsment

A szervezet tevékenységének

mérését a szervezet irányításának részévé

tevő folyamat

Teljesítmény-értékelés

A szervezetben dolgozó valamennyi munkatárs,

szervezeti egység adott időszakra

vonatkozó teljesítményének

megítélése az előre megadott célértékhez

viszonyítva

Stratégiai tervdokumentumok

Korm. rendelet 11. § (1)

Országelőrejelzés

Nemzeti középtávú stratégia

Miniszteri program

Intézményi munkaterv

Intézményi munkaterv Korm. rendelet 30. §

Az intézményi munkaterv egy naptári évre szóló intézkedési

és erőforrás-felhasználási rövid távú stratégiai

tervdokumentum, amely tartalmazza az adott időszakra vonatkozó szervezeti célokat,

programokat és intézkedéseket az azokra

szabott teljesítési határidőt, a teljesítéséhez szükséges

személyi, tárgyi, szakmai és szervezeti feltételeket; valamint teljesítéséért

felelősök meghatározását.

Nyomon követés Korm. rendelet 20. §

Az egységes módszertani elveknek megfelelő, a

stratégiai tervdokumentumban

meghatározott nyomon követési rendszerben és

mutatók alapján kell végezni az adat- és információgyűjtést,

valamint ezek elemzését, mely a stratégiai tervdokumentum

előkészítéséért felelős feladata.

A TELJESÍTMÉNYMENEDZSMENT ELEMEI

A BESZÁMOLÁSI RENDSZER KIALAKÍTÁSÁNAK FŐBB LÉPÉSEI

Beszámolók elkészítése felelősségi rendjének meghatározása

Informatikai követelmények meghatározása, informatikai eszközök biztosítása

Beszámoló formátumának és folyamatának kialakítása

Adatok körének és jellemzőinek részletes kidolgozása és jelentések adattartalmának meghatározása

Információs tartalom magas szintű meghatározása

Vezetői információs igények felmérése a szervezet különböző szintjein

INFORMÁCIÓS IGÉNYEK FELMÉRÉSE

Művelet Felelős Input OutputSzükségletek

felméréseSzakmai koordinátor Vezetői interjú Kitöltött szükséglet-

felmérő kérdőív

Alapelvek meghatározása

Szakmai koordinátor Fejlesztési módszertan Dokumentált alapelvek

Jogszabályi előírások meghatározása

Szakmai koordinátor Szervezet működését meghatározó jogszabályok

Jogszabályi követelmények összefoglalója

Helyzetfelmérés Szakmai koordinátor Szervezeti dokumentumok,

beszámolók

Helyzetfelmérés dokumentálása

Beszámolási rendszer megvalósításával

kapcsolatos jövőkép

Szakmai koordinátor Vezetői interjú, szükségletfelmérő

kérdőív

Beszámolási rendszer jövőképének

dokumentálása

INFORMÁCIÓS TARTALOM MEGHATÁROZÁSA

Művelet Felelős Input Output

Beszámolási rendszer tartalmának

meghatározása

Szakmai koordinátor Helyzetfelmérés dokumentuma

Adatkörönként adatok/mutatók listája

Kapcsolódó folyamatok/feladatok

Szakmai koordinátor Adatkörönként adatok/mutatók listája

Folyamat/feladat adattartalom mátrix

Beszámolási igények rangsorolása


Priorizált beszámoló adattartalom

JELENTÉS JELLEMZŐINEK RÉSZLETES KIDOLGOZÁSA


Adatleltár összeállítása

Szakmai koordinátor Priorizált beszámoló Adatleltár

Adatok minősítése Szakmai koordinátor Adatleltár Felülvizsgált adatleltár

Alkalmazott fogalmak egységesítése

Szakmai koordinátor Adatleltár Felülvizsgált adatleltár

Adatszolgáltatás rendjének

meghatározása

Szakmai koordinátor Adatleltár Adatszolgáltatási mátrix

Kapcsolódó folyamatok/feladatok


Folyamat/feladat adattartalom mátrix

Jelentés adattartalmának meghatározása

Szakmai koordinátor Felülvizsgált adatleltár,Adatszolgáltatási mátrix

Jelentésenként meghatározott

adattartalom táblák

A BESZÁMOLÓ STRUKTÚRÁJÁNAK KIALAKÍTÁSA


Beszámoló szerkezeti elmeinek

meghatározása

Szakmai koordinátor Jelentésenként meghatározott


Sablon dokumentum szerkezet

Vizuális eszközök hozzárendelése

Szakmai koordinátor Jelentésenként meghatározott


Vizuális eszközök sablonhoz rendelése

A BESZÁMOLÓ SZERKEZETE

Vezetői összefoglaló

• Megállapítások/javasolt intézkedések

Tartalomjegyzék

• Táblázat és ábrajegyzék

Táblázatok

• Munkatervben rögzített célok, magyarázatok, eltérések

Szöveges elemzés

• Adatok értelmezése, kontextus bemutatása

Beszámolási dimenziók• Idő (gyakoriság)

• adatjelleg (terv/tény)• Szervezeti szint

FELELŐSSÉGI REND MEGHATÁROZÁSA


Beszámolás folyamatának

meghatározása

Szakmai koordinátor Jelentések adattartalma, adatleltár

Beszámolási folyamat tábla

Beszámolási naptár Szakmai koordinátor Adatszolgáltatási mátrix Beszámolási naptár

Szervezeti keretek és felelősség

meghatározása

Szakmai koordinátor Beszámolási folyamat tábla

Beszámolási felelősség és

hatáskörök rögzítése

Alanya

Korm. rendelet 3. §-ában felsorolt költségvetési szervek

SZERVEZETI TELJESÍTMÉNY BESZÁMOLÓ ÖSSZEÁLLÍTÁSA

INTÉZMÉNYI BESZÁMOLÓ

Előkészítéséért felelős személy

Minisztérium esetében a belső utasításban kijelölt állami vezető

Egyéb költségvetési szervek esetében a szerv vezetője


Formai feltételek

Beszámoló minta alapján


Kötelező tartalmi elemekA Korm. rendelet 20. § (5) pontja alapján a beszámolónak tartalmaznia kell:

a) a stratégiai tervdokumentumban szereplő célok és eredmények megvalósulásának mértékét,

b) a stratégiai tervdokumentum megvalósulása érdekében tett intézkedéseket és a felhasznált erőforrásokat,

c) terv-tény elemzést és az eltérés okait, valamint

d) az eltérések kezelésére vonatkozó intézkedési tervet.


Szervezet jogi működését meghatározó adatok köre

A szervezet gazdálkodását meghatározó adatok köre

A szervezet humánpolitikai jellemzői

Intézményi munkaterv célkitűzéseinek, feladatainak megvalósítására vonatkozó adatok

Értékelés

Intézkedési terv

Javaslat annak elfogadására

A beszámoló összeállítására, elfogadására jogosult személy feltüntetése


A szervezet jogi működését meghatározó adatok köre

Név

Székhely

Törzskönyvi nyilvántartási szám

Képviseletre jogosultak adatai

Intézményi munkaterv célkitűzéseinek, feladatainak megvalósítására vonatkozó adatok

A célkitűzés azonosítása A tervdokumentummal egyezően, azzal összevethető módon

A feladat tényleges hatásának bemutatása Mutatószám alapján, esetleges eltérés okai, hatásuk

A feladat felelősének feltüntetése

A mérési időszak rögzítése

Forrásfelhasználás mértéke Ha a feladat végrehajtásának számszerűsíthető költségvetési

kihatása voltFelmerült kockázatok és kockázatkezelés

A tervtől eltérő tényállapot esetén a végrehajtást befolyásoló tényezők

Értékelés

Megállapítások, következtetések levonása, döntés előkészítés megalapozása

Stratégiai tervezés

A közjogi szabályozási környezet

A belső szabályozotts

ág

Az emberi erőforrás

A fizikai erőforrások

Az informatikai

támogatottság

A környezeti támogató feltételek

A kommunikációs feltételek

A finanszírozási

feltételek

A BESZÁMOLÁSI RENDSZER SIKERKRITÉRIUMAI ÉS LEHETSÉGES BUKTATÓI

Stratégiai tervezés, a stratégiai terv, a küldetési/alapítói nyilatkozat megléte

A kormányzati szintű stratégiai dokumentum önmagában

sikertényező, azonban szervezeti szinten akkor fejtheti ki pozitív

hatását, ha a miniszteri program, az intézményi munkaterv vagy

intézményi stratégia is rendelkezésre áll és ezek kialakítása során

törekedtek az összhang megteremtésére.

A közjogi szabályozási környezet

A jogi szabályok gyakori változása magát a szervezeti

teljesítményértékeléseket, illetve a beszámolók elkészítését és a

módszertan alkalmazását is megnehezíti.

A belső szabályozottság

A Szervezeti és Működési Szabályzatok, az Ügyrendek és a munkaköri

leírások, a gazdálkodásra, a számvitelre, a belső ellenőrzésre, a

közszolgálatra, stb. vonatkozó belső előírások belső normatív kereteket

biztosítanak a rendszerszerű működtetéshez.

Ugyanakkor azok gyakori változtatása problémát okozhat.

Az emberi erőforrás

A szervezeti hatékonyság javításának egyik pillére a minőségi és

mennyiségi szempontból is optimális, szakmailag és motivációjában is

felkészült személyi állomány biztosítása, mely áthidalhatja a

módszertani és közjogi hiányosságokból eredő veszélyhelyzeteket,

elősegítve a program sikeres végrehajtását.

Ugyanakkor a változó közjogi környezet, a feladatváltoztatások, az

intézményi átalakítások, stb. folyamatos létszámkorrekciókat

igényelnek.

A fizikai erőforrások

Az optimális fizikai feltételek biztosítása (irodai berendezések, asztali

számítógép, megfelelő irodai elhelyezkedés, stb.) hozzájárulhat a

szervezeti teljesítményértékelések végrehajtásához, a beszámoló

elkészítéséhez és a módszertan alkalmazásához, ugyanakkor a fizikai

erőforrások rendelkezésre állását jelentősen befolyásolja a költségvetési

források mértéke.

Az informatikai támogatottság

A beszámoló összeállításának egyik legfontosabb alapfeltétele az informatikai

támogatottság mértékének és szintjének optimalizálása, az értékelés minden

munkafázisának informatikai eszközökkel és megoldásokkal történő támogatása.

Az egységes informatikai rendszer a közszolgálati egyéni teljesítményértékelésről

szóló 10/2013. (I. 21.) Korm. rendelet alapján egyes személyzeti informatikai

programok vonatkozásában megvalósítás alatt áll, de a megfelelő informatikai

támogatottság rendkívül eszköz és forrásigényes, a költségvetés teherbíró

képességétől is függ, az értékeléseket támogató informatikai megoldások közötti

esetleges kompatibilitás hiánya a nagy állami informatikai rendszerekhez

hozzáférés eltérő szintje.

A környezeti támogató feltételek

A program szempontjából környezeti támogató feltételeknek nevezhető

különösen az e tárgykörű munkáltatói döntések megléte, a belső

ellenőrzési rendszerek kiépítettsége, a folyamatba épített vezetői

ellenőrzések megléte, a szervezeti integritás szintje, valamint az egyéni

értékelési rendszerekkel összhangban a közszolgálati életpályák

összehangolásáról szóló 1207/2011. (VI. 28.) Korm. határozat rendelkezett,

az Integrált Teljesítménymenedzsment rendszer kiépítésnek

meghatározásával a szervezeti integritási rendszer megteremtését

kormányzati döntések rögzítik.

A kommunikációs feltételek

Maga a szervezeti teljesítményértékelés egy sokszereplős folyamat,

amelyben a résztvevők információs igénye rendkívül nagyfokú a belső

információs csatornák megléte. Ennek érdekében szükséges a

kormányzati és szervezeti szintű kommunikációs tervek elkészítése

résztvevők teljes körű tájékoztatása a program céljairól, ütemezéséről, az

elvárt eredményekről, a résztvevői körről, a programba bekapcsolódás

lehetőségeiről, a finanszírozás területeiről, stb. állásfoglalások, útmutatók,

belső szabályzatok, számítások, hatásvizsgálatok, munkáltatói döntések

azonnali és teljes körű kommunikálása.

A finanszírozási feltételek

A finanszírozás önmagában nem befolyásolhatja az értékelések

megvalósítását, mivel közvetlen költségvetési forrásigény nem merül

fel. Viszont forrásigény jelentkezhet az értékelések szervezeti szintű

jogkövetkezményei oldaláról, mely az erre vonatkozó kormányzati

döntés esetén - befolyásolhatja a következő évi intézményi

költségvetésének szintjét. Ilyen jellegű döntés kockázata lehet pl.:

további teljesítményromlást nem kellően hatékony felhasználást idézhet

elő.

BESZÁMOLÓ ELEMZÉSÉVEL ÖSSZEFÜGGŐ SIKER- ÉS AKADÁLYOZÓ TÉNYEZŐK

A teljesítménykritériumok azon indikátoroknak, mérőszámoknak, mutatóknak az összességét jelentik, amelyek az adott költségvetési szerv tényleges teljesítményének mérésére alkalmasak. Ezen teljesítménykritériumok meghatározása• jogszabályokban (nálunk nincs ilyen jogszabály);• belső szabályzatokban;• stratégiai tervdokumentumokban;• írásba foglalt vezetői döntésekben, utasításokban;• hazai vagy nemzetközi standardokban;• a beszámoló összeállítását végző(k) által történik.

AZ EGYES TÉNYEZŐK SÚLYOZÁSA

Teljesség Relevancia

Pontosság Rugalmasság

A teljesítménykritériumokkal szembeni elvárások

Teljesség

Súlyozva az egyes kritériumok alapján gyűjtött adatokat kockázatok nagy valószínűséggel

kiszűrhetőek, ugyanakkor az eredmény megtévesztő lehet.

Pontosság

Törekedni kell a számszerűsíthető mutatók kialakítására

Nem minden számszerűsíthető mutató lesz releváns teljesítmény

jelző

A releváns teljesítményjelzők jelentős része nem lesz

számszerűsíthető

Rugalmasság

Költségvetési szervek folytonosan változó társadalmi, gazdasági környezetben működnek, így a

teljesítménykritériumoknak figyelembe kell venniük a tényadatokat befolyásoló

körülményeket. Ennek érdekében, a beszámolási

időszak előtt ellenőrizni kell a teljesítménykritériumokat és szükség

esetén módosítani kell azokat.

Időszerűség

A lehető legrövidebb idő alatt kinyerhetőek adatoknak így szükség

esetén a folyamatokba előbb beavatkozhat a döntéshozó, ezáltal erőforrások takaríthatóak meg, de

időráfordítás csökkentése az adatok pontatlanságát eredményezheti.

Összehasonlíthatóság

Teljesítménymérés, illetve következtetések levonása azonos irányító szervhez tartozó, azonos

hatáskörrel, de eltérő illetékességgel rendelkező intézmények esetében

kizárólag így biztosítható.

Ésszerűség

A mérés költsége és haszna arányban kell legyen. Az összeállított beszámoló

a döntéstámogatás és a szervezet irányítás sikeres eszköze lehet, a valódi

teljesítmény mérésére alkalmas adatokat kinyerve.

„Aki el akar érni valamit,

az módszert keres, aki nem, az kifogást!”

Köszönöm a figyelmet !

szervezetfejlesztési program Árop-1.2.18-2012-2012-0001 budapest, károlyi-csekonics rezidencia

Documents