Київ-2011

Система обліку договірної документації

Запропоновані до оцифрування документи:

Архів договорів – структурований, у вигляді комплектів документів, серед яких*:

1. Договір

2. Специфікація

3. Протокол засідання тендерного комітету

4. Повідомлення про акцепт

5. АКТ прийому/передачі

6. Платіжне доручення

7. Прибутковий ордер

8. Накладна

9. Рахунок-фактура

10. Рахунок

11. Вхідне/вихідне листування

* Перелік документів в комплекті може змінюватися залежно від потреб і побажань Замовника

Гарантії якості робіт

• Використання професійного обладнання:

• Сертифіковані фахівці.

• Програмне забезпечення потокової обробки електронних образів і розпізнавання тексту.

• Корегування технології обробки відповідно до технічного завдання та критеріїв Замовника.

• Спеціальна технологія роботи з конфіденційною інформацією і персональними даними.

Назва ОписСередня продуктивність за зміну 8

годин, сторінок

Поточний сканер Fujitsu формат до А3

Односторонній режим - 60 000,

двосторонній – 120 000

Ідентифікація документації

Ідентифікаційні ознаки документа

Типи документів

Тип документа

№ справи№

документаДата

документаАгент Контрагент

Код ЕДРПОУ

Дата закінчення договору

Примітки

Договір

Специфікація

Платіжне доручення

Рахунок-фактура

Накладна

Акт прийому/передачі

Рахунок

Вхідне/вихідне листування

Фінальний продукт. Електронна база договорів з можливістю:

• пошуку за критеріями (напр., номер, дата, тощо);

• формування добірки документів за заданими параметрами (напр., за певний проміжок часу, за постачальником);

• синхронізації баз даних центрального офісу і філіалів;

• друку обраних документів, надсиланні поштою;

• розмежування прав доступу, залежно від посади користувача;

• одночасної роботи з документом широкого кола співробітників.

Фінальний продукт. Електронний архів договірної документації

* В наведеному прикладі номер та назву компанії приховано з міркувань конфіденційності

Зовнішній вигляд бази: договір, а також список усіх дотичних до нього документів

Зовнішній вигляд полів, за якими здійснюється пошук:

* Кількість полів для пошуку може варіюватися, в залежності від потреб та побажань Замовника.

Наші можливості

Розробка промислової технології оцифрування договорів

Виконання експертизи паперового масиву, підготовка технічно-економічних обґрунтувань проекту з оцифрування

Формування електронних комплектів документів, що стосуються конкретного договору

Підготовка інформаційного ресурсу в форматі, що необхідний для завантаження в систему Замовника

Розробка пошукової системи роботи з договорами.

Чому ЕЛАУ?

Виконання робіт згідно правил документознавства і архівної справи.

Загальні пріоритети в роботі – це суворе виконання:

вимог до інформаційної безпеки, календарного плану робіт узгоджених критеріїв якості ресурсу

Використання провідного промислового обладнання і технологій роботи з договорами і їх електронними образами

Виконання робіт з урахуванням специфіки оформлення договорів і додатків до них

Гарантійна підтримка інформаційного ресурсу, що створюється під час роботи за договором

Дотримання заходів із забезпечення збереження і цілісності документів.

Переваги електронного архіву

Впорядкована структура зберігання договорів в електронному вигляді.

Зручний механізм представлення електронних образів договорів у вигляді структури "електронних справ“.

Оперативне забезпечення видалених підрозділів і об'єктів документацією, скорочення часу на пошук.

Отримання копій документів у паперовому й електронному вигляді без звернення до паперового оригіналу.

Можливість одночасної роботи з електронним документом кількох співробітників, з розмежуванням прав доступу.

Єдина пошукова картка, що дозволяє ставити запити на сукупність різних документів архіву, а також спеціалізована картка для конкретного типу документів.

ЕЛЕКТРОННІ АРХІВИ УКРАЇНИ

0 10 3 4 КиЇ , в Рейтарсь 13 , ка офі с4

+3 8 ( 0 4 4 ) 4 9 8 2 0 0 9 w w w . e la u . o r g

Запрошуємо до співпраці