synertrade europas top-anbieter für einkaufsberatung und -technologie prozesskostenanalyse im...
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SynerTradeEuropas Top-Anbieter für
Einkaufsberatung und -technologie
Prozesskostenanalyse im
Beschaffungsprozess
Wie qualifiziert und realisiert
man Kosteneinsparungen?
2© SynerTrade – Strictly Proprietary
Warum Prozesskostenanalyse?
Entlastung von operativen Tätigkeiten
Lieferanten-Management
maximieren
Lieferanten-Management
Operative Tätigkeiten
minimieren
Operative Tätigkeiten
StrategischerEinkauf
maximieren
StrategischerEinkauf
Umsetzung der strategischen Aufgaben
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Betrachtung der Prozesskosten
Bedarf melden
Bestellung genehmigen
Lieferanten auswählen
Bestellung aufgeben
I. II. III. IV.
V.
Wareneingang buchen
Ware prüfen, kontrollieren
Rechnung prüfen
Lieferant bezahlen
VI. VII. VIII.
0
5
10
15
20
25
I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII.Pro
zeß
koste
n in
€
Quelle : KMPG
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Weiteres Beispiel
• Bearbeitungszeit:
162 Minuten
• Prozesskosten
90 EUR
• Durchlaufzeit:
16 Tage
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Detaillierteres Beispielse
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Bedarfs-träger (BT) 2,5 bei 43 aktiven BT
Zielsetzung:
40 % Prozesskosten-einsparung
Sekundär-aktivitäten
Primär-aktivitäten
Kriterien
Controlling
Einkaufs-Informations-System
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/
Personalkosten P
Sonstige Kosten S
Durchlaufzeit D
Wertschöpfung W
Kosten-Zeit-Treiber K
Verantwortliche V und Personenjahre BT,
Einkäufer Einkaufs-leiter, KR GB-Leiter
Ein-käufer 2,5
Einkauf Lager 0,5
BTBT, Lager-MA
BT BT 0,25
ZRP 1,5
Buch-haltung 1,5alle externen Belege
0,25
Ist-Personenjahre insgesamt: 9
1,2,3,4
2,3,4, 5 4,5 4
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Prozesskosten vs. Wertschöpfung
Wertschöpfungsbeitragniedrig hoch
Proz
essk
oste
n
niedrig
hoch Rechnungs-
prüfung
Bestell-
prozess
Mahn-wesen
Wareneingang
buchen
Rechnungs-
Clearing
Genehmigungs-prozess
Lieferanten-Auswahl
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Traditionelle Beschaffung
• Manuell, Papier-basierend
• Lange Durchlaufzeiten (Überlastung operativer Bereich)
• Zeitintensiv, komplex, fehleranfällig
Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant
Bedarf erfassen/Bedarfszettel
Bestellung prüfen/genehmigen
Lieferant wählen
Bestellung erfassen/aufgeben Ware liefern
Ware prüfen
Ware lagern/verbuchen/verteilen
Ware prüfen
Rechnung manuellerfassen
Rechnung/verbuchen/Zahlung
Rechnung stellen
Quelle:Schäffer H., Höll S., Schönberg T. (1999): Buy direct – Eine Intranet-basierende Geschäftsprozessoptimierung im Einkauf, in:Scheer, A. W., Nüttgens, M. (Hrsg.), Electronic Business Engineering, Heidelberg 1999, S. 505-519.
manuell
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Neue Wege in der Beschaffung
• Internet- / Intranet-basierend
• Katalog-orientiert
• Weitgehend automatisiert
Bedarf vorhanden
Bestellantragformulieren
Antrag prüfen/genehmigen
Bearbeiten/Ware liefern
Ware prüfen
Rechnungverbuchen/Zahlung
eProcurement-Lösung
Multi-Lieferanten-Katalog
Such- /Vergleichs-möglichkeiten
Genehmigungs-workflow
Elektronische Rechnung
ElektronischeBestellung
Budget überzogen
Budget o.k.
Elektronischer Lieferschein
Bedarfsträger Rechnungswesen Einkaufsabteilung Wareneingang Lieferant
Automatisiert bzw. Systemunterstützt
LiefervereinbarungPreisfixierung
Evtl. Bedarfsbearbeitung
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Verbesserungspotenziale
Bereitstellung elektronischer Lieferantenkataloge
Genehmigungsverfahren mit Workflowsteuerung
Elektronische Bestellung (z. B. über Web-EDI)
Integration in Warenwirtschaft / ERP-System
Einheitliche Lieferantenanbindung durch
standardisierte Schnittstellen
Automatisierung der Rechnungsprüfung
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Praxisbeispiel
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Business Case Arzneimittel-Hersteller
• Reduzierung der Durchlaufzeit einer Bestellung von
acht auf 1,5 Werktage
• Löschen von 250.000 Artikeln aus SAP MM
• Einsparung von SAP-Lizenzen
• Prozesskosteneinsparung ca. 2 Mio EUR p. a. (40.000
line items)
• Projektkosten: ca. 300.000 EUR
Zwei Standorte
Anbindung SAP R/3 und BPCS (SSA)
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Kritische Erfolgsfaktoren
• Möglichst hohe Rahmenvertragsquote
• ERP-Integration, Vermeidung von Medienbrüchen
• eReadiness der Lieferanten
• Qualität der Kataloge
• Qualität der Katalogsuchmaschine
• Einheitliche Datenbasis (Kreditoren, Artikel, ...)
• Einheitliche Einkaufskennzahlen
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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
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