Svečano

otvorenje hotela

Grand opening

Svrha i cilj

Grand opening je gala događaj koji

predstavlja novi objekt ciljanoj javnosti

To je prigoda da se na javnost ostavi

dojam izvrsnosti i posebnosti

Cilj je da se u javnosti stvori pozitivan

stav prema hotelu

OTVORENJE HOTELA

PR aktivnosti vezane uz otvorenje hotela počinju

znatno prije samog otvaranja i obuhvaćaju

sljedeće faze:

1. Aktivnosti izvan hotela

2. Aktivnosti u hotelu

PLAN RADA

Osobe zadužene za PR postaju dio pre-opening

tima 7 mjeseci prije otvorenja hotela

Svi referentni materijali za prvih 6 mjeseci

poslovanja moraju biti završeni 60 dana prije

otvorenja. To su:

- vikend paketi

- promotivni materijali u sobama

- materijali za prodaju i marketing

Svečano otvorenje hotela

Liste ciljanog tržišta - 3- 4 mjeseca

Pronalaženje odgovarajućih partnera za otvorenje hotela - 6 mjeseci

6 mjeseci je potrebno da se učvrste odnosi između medija i hotela

PLANIRANJE

Početak priprema - kada?

Radna grupa – tko?

Budžet - partneri

Program aktivnosti

Ciljevi i ciljani klijenti

Tko otvara hotel? – dogovor s protokolom

PLANIRANJE

Planirati na vrijeme: pripreme trebaju početi nekoliko mjeseci prije otvorenja. Potrebno je održavati redovne sastanke s ključnim rukovoditeljima odjela

Odrediti kakav tip događaja treba biti: cocktail, gala večer, svečani ručak itd.

Redovita i dobra komunikacija s osobljem će spriječiti nesporazume i nepotrebna iznenađenja

PLANIRANJE

Odrediti timing: ciljeve treba odrediti 4 mjeseca unaprijed, napraviti listu zadataka s rokovima i provjeravati izvršeno

Humanitarni aspekt: otvorenje može biti povezano s nekom humanitarnom, umjetničkom ili kulturnom organizacijom

ODABIR DATUMA izabrati datum: datum se planira mjesec ili dva nakon

stvarnog otvorenja (soft opening) kako bi hotel imao

vremena riješiti operativne probleme

NIKAD se ne određuje datum prije praznika, provjeriti

održava li se neka druga značajna manifestacija istog

dan, izbjegavati vikende

petak, utorak, srijeda i četvrtak su dobri dani

konzultirati vlasnika

konzultirati osobu koja će otvarati hotel

Pre-opening press releases

Prije otvorenja hotela šalju se redovito

obavijesti za novinare kako bi se najavili

važni događaji tijekom gradnje

Svrha je priviknuti javnost na hotel,

pobuditi interes i znatiželju, stvoriti

klijente prije samog otvorenja

Pre-opening press releases

informacija o ključnim pozicijama – generalni direktor, direktor prodaje i marketinga, glavni kuhar

informacija o

restorantskim konceptima

informacija o dizajnu interijera

fotografije progresa konstrukcije

Press release Press release ima zakonitosti. Odgovara na pitanja:

- što

- tko

- gdje

- kada

- kako

- zašto

Ne koriste se bombastični izrazi niti riječi. Jedna-dvije stranice

Uvijek se navodi ime kontakt osobe

Prema procjeni prilaže se fotografija

Odrediti uravnoteženu dinamiku slanja informacija

Aktivnosti izvan hotela

Odnosi se na upoznavanje javnosti s

hotelom prije otvorenja hotela

To je promocija u tuđim prostorima u

nedostatku vlastitih

Tri mjeseca prije

svečanog otvorenja

osoblje u uniformi dijeli brošure u dućanima

zatražiti od trgovina da ustupe izlog – postaviti

romantičnu večeru za dvoje

glavni kuhar na tv gastro programu

odabrana djeca

testiraju

dječji jelovnik, bojice

za igranje, tv

GM posjećuje Rotary i

Lions klubove i ostale grupe i promovira hotel

potražiti koje sve organizacije imaju news letter i

dogovoriti objavljivanje dana otvaranja

Aktivnosti u hotelu

1. obilježavanje najviše kote

2. soft opening

3. preview program

4. media preview

5. grand opening

Najviša kota

Razgled gradilišta

Šampanjac na gradilištu

Sigurnost: šljemovi s logotipom i

datumom za uspomenu

Tri mjeseca prije svečanog otvorenja

novinari: prvo punjenje bazena vodom, obilazak

hotela, cocktail

tematski odrediti otvorenje

uređenje okoliša

odrediti prvog gosta – značaj za hotel, ugledna,

medijski zanimljiva ličnost

Soft opening

prvi gost

novinari

knjiga gostiju

poklon za prvog gosta

cocktail

Preview program

U periodu uhodavanja (dva mjeseca)

gostima se nude niže cijene, besplatno

korištenje fitness centra, prijevoza i ostale

pogodnosti prema izboru.

Promocija ovog programa.

Dva mjeseca prije svečanog otvorenja

press release o zapošljavanju

definirati ceremoniju otvorenja

gradonačelnik, ostali dužnosnici – provjeriti njihovo

sudjelovanje

organizirati doručak s medijima

kontaktirati taksiste, doručak, lunch paket

finalizirati listu novinara za otvorenje

prekontrolirati press kit

Priprema materijala – press kit

Sadržaj

- biografija generalnog direktora

- biografija glavnog kuhara

- biografija direktora prodaje i marketinga

- informacije o otvorenju i cijenama

- informacije o posebnim programima

- lista umjetničkih djela (ako)

- informacije o javnim prostorima

- informacije o restoranima

- informacije o gradu i okolici

- povijest grada

Mjesec dana prije svečanog otvorenja

finalizirati dogovor s fotografom, video

press release o treningu i treningu za

rukovoditelje

pronaći teme za fotografiranje: banketna usluga,

uniforme

pozvati medije na degustaciju jelovnika

Mjesec dana prije svečanog otvorenja

priprema govora direktora na otvorenju

pozvati PR agenciju da pomogne na dan

otvaranja

tiskati i poslati pozivnice za otvorenje

pozivnice osobama od osobitog značaja se

uručuju, a ne šalju poštom

LISTA UZVANIKA

lokalna

međunarodna

gosti na boravku

POZIVI ZA SVEČANO OTVORENJE

Segmentacija

uprava hotela

vlasnici

gradski i državni dužnosnici (vlada, ministarstva)

HTZ, TZ

ambasade, konzulati, trgovinska i kulturna predstavništva

kreditne kartice

novinari

strani novinari

vlasnici televizija, novina, radio stanica

urednici novina

POZIVI ZA SVEČANO OTVORENJE

Segmentacija

predsjednici uprave velikih poduzeća (banke)

transportne kompanije (željeznica, aviokompanije, pomorske kompanije)

dobavljači i izvođači

dekani fakulteta i rektor

predsjednici komora, Rotary Club, Lions Club i sl.

ugledne ličnosti iz društvenog, kulturnog i političkog života

ugledni hotelijeri

ugledni predstavnici kulture, show businessa i sporta (filmovi, kazališta itd).

ugledni crkveni predstavnici

putničke agencije

Gosti izvana Poziv mora biti eksplicitan.

Prijevoz, smještaj

U sobe se stavlja:

Osobno pismo dobrodošlice, potpis GM. Ime jednog ili dva službenika na raspolaganju.

Poklon, trošak određen budžetom. Lijepo umotan.

Program aktivnosti za vrijeme njihova boravka.

Popis svih gostiju izvana s brojevima soba i telefona.

Cvijeće. Bar. Pića. Press kit.

Razglednice s motivima hotela. S markama.

Sedam dana prije

generalna proba ceremonije otvorenja

poslati redakcijama kolačiće

napraviti dnevni popis stvari koje treba

provjeriti

SVEČANO OTVORENJE

Gastronomija

Tema

Kontakti

Novinari

Pokloni - trošak je određen budžetom (atraktivni,

mali poklon koji predstavlja regiju, lijepo

umotan)

Sinopsis otvaranja

pripremiti kronološki opis (minutažu) svih događanja na sam dan otvorenja

naznačiti dužnosti i opis zadataka.

za vrijeme ili poslije ceremonije rezanja vrpce uobičajeno je dizanje zastave

vojni orkestar

glazba van i unutar hotela

Dan otvorenja

otvorenje mora biti otvorenje dobrog ukusa

sve mora biti luksuzno, lijepo i neviđeno

medijima treba osigurati poseban prostor

treba imati dovoljno osoblja koje će pratiti goste

kroz hotel

Dan otvorenja

Provjeriti

pokloni za novinare

grupe ljudi iz marketinga koji će voditi goste

na razgled hotela

press kit postavljen u javnim prostorima

lista svega što treba snimiti kamerom i

fotoaparatom

ozvučenje mora biti savršeno

Unaprijed osigurati

Crveni tepih

Vrpce za rezanje, škare, jastuk

Šatorčiće s imenima. Raspored sjedenja

Na vrijeme isprobati mikrofone, svijetla,

klimu, vrata

Cvijeće

Unaprijed osigurati

Zastave, eventualno postavljene kao špalir

Smještaj i prehranu za članove sigurnosti

Goste dočekuje predsjednik uprave sa

suprugom, generalni direktor sa suprugom,

vlasnik sa suprugo

SVEČANO OTVARANJE

Cocktail, buffet,

večera, ledene

skulpture, dim, vatra i

voda

Raspored za stolovima

– provjera s GM,

protokolom, imena,

preséance

SVEČANO OTVARANJE

Program – raznolikost,

wow efekt

Događaji

otkrivanje spomenika koji obilježava

povezanost hotela i okruženja

paljenje kristalnih lustera

pozvati dugogodišnje goste, najstariji bračni

par koji je imao svadbenu večeru u hotelu

Događaji

Vatromet

žongleri,

pantomimičari,

kostimirani glumci

puštanje balona,

golubova

Govori

Govori

prethodno uskladiti sadržaj, vrijeme

generalni direktor

direktor korporacije

predstavnik vlasnika

Za medije osigurati točno napisana imena

Sigurnost

Suradnja s djelatnicima sigurnosti

državnog dužnosnika koji reže vrpcu

Hotelska sigurnost

A poslije?

Pismo zahvale svima koji su sudjelovali u ceremoniji

Oglas zahvale preko cijele stranice u lokalnim novinama

Press Clipping

Zaključak

Otvorenje hotela je iznimno zahtjevan i

odgovoran zadatak PR službe

Samo dobra pravovremena priprema,

konstantna kontrola, potpuna predanost

zadatku i koncentracija omogućit će

besprijekorno otvorenje za pamćenje.

Sretno!