surge con la finalidad de mejorar la asignación de recursos a cualquier objeto de costo (producto,...
TRANSCRIPT
Modelo de Costeo de Actividades
Ministerio de Salud
Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional
Setiembre, 2009
Justificación
Para desarrollar una planificación estratégica efectiva, es fundamental conocer el costo asociado a las actividades, planes y productos o servicios que ofrece la organización.En el Ministerio de Salud se han realizado esfuerzos por disponer de un sistema de costeo, tanto a lo interno por iniciativa de sus funcionarios, como a lo externo con la colaboración de otras organizaciones, no obstante, por diversas razones no se logrado desarrollar un sistema sostenible y amigable para la Institución.
El presente documento pretende sentar las bases conceptuales y operativas, que permitan determinar el costo de las actividades establecidas en los planes institucionales. Se pretende marcar diferencia con respecto a esfuerzos anteriores, entendiendo que, todo es susceptible a la mejora continua, y con cada corrida se perfeccionará cada vez más el instrumento. Asimismo, se pretende involucrar a la mayor parte del personal de la Institución.
Sistema de Costeo Basado en Actividades (ABC)
DEFINICIÓN
Sistema de costeo que se basa en la medición, cuantificación y control de las actividades o tareas que conforman los procesos e una organización, así como de la adecuada asignación de los costos a los productos o servicios obtenidos de la ejecución de las actividades.
Sistema de costeo basado en actividades (ABC)
ASPECTOS CONCEPTUALES
Surge con la finalidad de mejorar la
asignación de recursos a
cualquier objeto de costo
(producto, servicio, cliente, proveedor etc.)
Se basa en un enfoque de
procesos y no estructural, lo cual
permite mayor exactitud en la
asignación de los costos, ya que
estos atraviesan las barreras ínter funcionales que existen en las
organizaciones.
Posibilita además, la medición desde
diferentes perspectivas:
a) actividades; b) procesos; c) productos d) unidades
organizativas.
A su vez, suministra
información acerca de todos los recursos necesarios
para proveer de calidad a los
servicios que se brindan al cliente y
la población.
Sistema de costeo basado en actividades (ABC)
El modelo de costos debe aplicarse a la formación de la cadena de valor de la organización, distribuyendo los costos de la manera menos arbitraria posible.
El sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofía de gestión organizacional, en la cual deben participar todos los funcionarios que conformen la Institución, desde el personal técnico en las áreas rectoras de salud, hasta las autoridades del Ministerio de Salud.
ASPECTOS CONCEPTUALES
Sistema de Costeo de Actividades
Diferencia entre los sistemas de costeo tradicionales y el sistema
ABC
Fuente: Tomado de Pérez Barral (2003)
Costeo Tradicional
Costeo ABC• Los productos consumen los
costos.
• Asigna los costos indirectos de fabricación usando como base una medida de volumen. Una de las mas usadas, es la de horas hombres.
• Se preocupa de valorizar todas las áreas de la organización
• Valorización de tipo funcional .
• Las actividades consumen los costos, los productos consumen actividades.
• Asigna de los costos indirectos de fabricación en función de los recursos consumidos por las actividades
•Se preocupa de valorizar principalmente los procesos productivos
• Valorización de tipo transversal y mejoramiento de los procesos .
Sistema de Costeo de Actividades
Objetivos del Sistema de Costeo
Objetivos teóricos de los sistemas de costeo por actividades
Gestionar los costos de las actividades para la definición del costo total de un producto o servicio.
Medir los costos de recursos al desarrollar las actividades en una organización.
Ser una medida de desempeño, que permita mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el desperdicio en actividades operativas.
Proporcionar herramientas para la planificación, control, y toma de decisiones estratégicas.
Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos.
Objetivos del Ministerio de Salud con el Sistema de Costeo
Determinar el costo de las actividades realizadas por las
unidades organizativas de los diferentes niveles de
gestión, con el fin de presupuestar los recursos requeridos por la Institución.
Brindar insumos para determinar el costo real de los
productos o servicios que brinda
el Ministerio de Salud, con el fin de establecer un precio
para estos que garantice la
cobertura del costo incurrido.
Determinar la efectividad en la
gestión de los recursos en la Institución.
Servir como herramienta para la toma de decisiones
y definición de prioridades
(inversión vs focos de costo) con el fin de que la relación
costo-beneficio sea favorable para la
Institución
Sistema de Costeo de Actividades
Implementación del Sistema de Costeo
Aspectos a considerar
Aspectos a considerar
Metodología de Asignación El énfasis consiste en asignar costos a los productos, basados en las
actividades, en un proceso de dos etapas:
Los hechos y tareas se agrupan en actividades. Esto quiere decir que los costos indirectos se asignan a las actividades consumidoras de recursos .
Etapa 1
Como los productos consumen actividades, se asigna el costo a los productos o servicios en proporción al consumo que estos hacen de las actividades. Para esto se utiliza lo que se conoce como inductor de costos(1).
Etapa 2
(1) Se entiende por inductor de costos (cost-drivers) como la unidad de medida y control para establecer la relación entre las actividades y los productos o servicios.
Pasos a seguir para la ImplementaciónIdentificar las tareas y actividades y ubicarlas de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor y generan productos o servicios finales. (Relación Actividad-Proceso-Producto).
Establecer la cadena de valor e interrelaciones entre los procesos que permitan rastrear la generación de los productos finales que percibe el cliente o población..
Identificar, caracterizar y clasificar los recursos o insumos consumidos por las actividades (generadores de costo).
Determinan las bases de asignación del costo de los insumos a las actividades, considerando la naturaleza de los costos (directos, indirectos)
1
2
3
4
Pasos a seguir para la Implementación
Determinar los costos estándar, según las bases de asignación definidas, para cada tipo de insumo o recurso consumido por las actividades
Calcular el costo de las actividades en proporción al consumo de los insumos.
Finalmente, en proporción al consumo de actividades por producto o servicio, se calcula el costo final del producto o servicio. Para esto se deben determinar los inductores de costo (cost drivers) adecuados.
5
6
7
Sistema de Costeo de Actividades
Modelo de Costeo de Actividades
Relación Insumo-Actividad Proceso- Producto
Proceso1 Insumos
Personal
Instalaciones
Mobiliario y equipo de oficina
Sistemas y tecnología
Otros
Asignación Actividades
1
2
3
Productos
A
B
C
D
Asignación
ProductoProcesoActividad
Generadores de costo
Consumidores de actividades
Consumidores de insumos
Insumo
Asignación Insumo-Actividad
Proceso 1
Insumos
Personal
Instalaciones
Mobiliario y equipo de oficina
AsignaciónFórmula de
calculo
Actividades
1
2
3
Caracterización
(A)
Base de Asignació
n (B)
Costos estándar
(C)
Profesionales
Técnicos
Horas- Hombre
Profesional
Costo de la hora
profesional
Computadora
Fotocopiadora
Número de copias Costo de la
copia
Oficinas
Auditorio
Horas de uso computadora
Costo de la hora de computadora (depreciación,
mantenimiento, electricidad)
ActividadesInsumo ASIGNACIÓN
Horas- Hombre Técnico
Horas- uso de oficina
Horas- uso de auditorio
B X C
Costo de la hora técnico
Costo de la hora de oficina (depreciación,
mantenimiento)
Costo de la hora de alquiler de auditorio
B X C
B X C
B X C
B X C
B X C
Ci1
Ci2
Ci3
Ci4
Ci5
Ci6
CA1= Ci1+Ci2+Ci3
CA3= Ci4+Ci5+Ci6
CA2= Ci3+Ci4
Asignación Actividad-Producto
Proceso 1
Actividades
1
3
5
Productos intermedio
s
A
Ejemplo actividades
Inductor
Analizar la situación interna y externa
Definir prioridades de intervención
Elaborar informe de Diagnóstico
Asignación
4
Formular plan de acción
Plan de acción
formulado
ProductosActividades ASIGNACIÓN
2
Concertar actores sociales y
responsables institucionales
Diagnóstico
elaborado
CA1 / 2
CA2 / 2
CA3
CA4
CA5
B
Prioridades de
intervención definidas
Producto Final
C
CPC= CPA+CPB+CA5
Modelo de Costeo de Actividades
Proceso 1
CT: c1+c2+c
3
Productos
Proceso 2
Proceso 3
Actividades
PROCESOS DE GESTIÓN
INTRAINSTITUCIONAL
123
CP1CP2CP3CP4
Proceso 1
CT: c1+c2+c3
+ CPXi
Actividades 1
23
1234
Productos
100%Proces
o 2
Proceso 3
PROCESOS DE INSUMO DE LA
RECTORÍA
Proceso 1
CT: c1+c2+c3
+ CPXi
Actividades 1
23
1234
Productos
Proceso 2
Proceso 3
PROCESOS DE IMPACTO DE LA
RECTORÍA
Costos DirectosCostos
Indirectos
Costos Fijos
Costos Variables
ActividadProcesoProducto
Alquileres Amortizaciones o depreciaciónSeguros Servicios Públicos (Luz, Tel, etc.) Sueldo y cargas sociales de jefes
Mano de obra directa Materias Primas directas. Materiales e Insumos directos
100% 100%
Actividades
Proceso 1
CT: c1+c2+c
3
ProductosActividade
s
PROCESOS DE GESTIÓN INTRAINSTITUCIONAL
123
123
CA1
CA2
CP1: X%2
34CA3
CP2: X%CP3: X%CP4: X%
Proceso 1
100%
Proceso 3
Tareas
PROCESOS DE INSUMO DE LA RECTORÍA
Modelo de Costeo de Actividades
Costos DirectosCostos
Indirectos
100%
Proceso 2
CT: CP1+CA1
CP1: X%1234
CP2: X%
CP3: X%
CP4: X%
Productos
Proceso 2
Proceso 3
Actividades
1 CA1
1 CA1
1
Sistema de Costeo de Actividades
Operacionalización del Modelo de Costeo
Insumos (Generadores de Costo)
InstalacionesMobiliario y
EquipoMateriales y Suministros
Personal Financieros Servicios
Clasificación de los Recursos (Variables)
Instalaciones
• Salas de Reunión
• Oficinas / Cubículos
• Áreas Comunes (Sanitarios, bodega)
Mobiliario y Equipo
• Computadoras (Portátiles, de Escritorio)
• Impresoras
• Proyector de Multimedia
• Fotocopiadoras
• Scanner
• Fax
• Equipo de Transporte (de 4 ruedas, de 2 ruedas, transporte marítimo)
• Equipo de fumigación
• Cámara digital (Foto / Vídeo)
• CUADRO ESPECÍFICO
Clasificación de los Recursos (Variables)
Materiales y Suministros
• CUADRO BÁSICO (papelería, carpetas, folders, disquetes, discos compactos, engrapadoras, tinta, clips, lápices, lapiceros, tijeras, productos de limpieza, etc.)
Personal
• Gerencial
• Profesionales
• Técnicos
• Secretarial
• Misceláneos
• Soporte por área
Clasificación de los Recursos (Variables)Financieros
• Imprevistos
• Viáticos
• Combustibles
Servicios
• Alimentación (Catering Service)
• Mantenimiento (instalaciones y equipos)
• Seguridad
• Aseo
• Fotocopiado
• Servicios públicos (agua, electricidad, teléfono, Internet, basura)
• Publicaciones)
• Seguros, Apartados Postales, Casilleros
Tabla para determinar el costo de cada recurso por actividad.
Recurso Categoría Descripción Disponibilidad Base de asignación
Costo Estándar (unidades
producidas, depreciación y
mantenimiento)
Costo estándar
(alquiler o compra)
Horas uso semanales requeridas
Costo Total
Recurso Categoría Descripción
Capacidad Cantidad Disponible -Horas semanales disponibles
Base de asignación
Costo Estándar (Depreciación y mantenimiento).
Costo estándar (Alquiler)
Horas uso semanales requeridas
Costo Total
Salas de reuniones
A
B + Aire acondicionado + Acceso a internet + Pantallas + Dispensador de agua
5 personas 5- 200h
Horas de uso
1500 3.000 4 horas 6000
10 personas 2- 80h 2000 5.000 120 horas +80*2000+40*5000
15 personas 0 10.000 40 horas 400.000
20 personas 0 13.000 4 horas 52 000
30 personas 0 15.000
60 o más 0 25.000
B Espacio, sillas y mesas en buenas condiciones
Ejemplo de cómo completar la tabla.
Actividad 1
Actividad 2
PROCESO 1
Variable (tipo de recurso)
Base de Asignación (BA)
Disponibilidad (propio, alquilado, prestado,
inexistente)
Uso del recurso por actividad (horas o cantidad,
según BA)
Costo estimado del recurso para esta actividad
En la Programación de actividades:
Caracterización del Recurso
Instalaciones
Mobiliario y Equipo
Materiales y Suministros
Recursos Humanos
Actividad 3
Costo total de la actividadetc.