surat menyurat pramuka
DESCRIPTION
latihan surat menyurat pramuka, contoh surat menyuratTRANSCRIPT
ADMINISTRASI (SURAT MENYURAT)PENGERTIAN
1. Administrasi dalam arti luas, adalah semua pekerjaan, kegiatan dan usaha-usaha
pembinaan di dalam organisasi Gerakan Pramuka.
2. Administrasi dalam arti terbatas (sempit) ialah meliputi penataan dan penertiban
secara tertulis dan ketentuan yaitu kegiatan-kegiatan yang disebut tata usaha dalam
Gugus Depan Gerakan Pramuka.
FUNGSI
Admnistrasi berfungsi :
1. Untuk melaksanakan pengawasan, untuk semua pekerjaan harus dilakukan menurut
ketentuan yang tetap.
2. Sebagai pedoman pokok yang harus dilaksanakan untuk ditetapkan di lingkungan
Organisasi Gerakan Pramuka.
PENGGOLONGAN ADMINISTRASI
Untuk mencapai tujuan, maka hal-hal yang berkaitan dengan tulis menulis, maka di golongkan
sebagai berikut :
1) Catatan
2) Laporan
3) Perencanaan, rencana dan program
4) Keputusan
5) Surat menyurat
SURAT MENYURAT
1. Surat adalah suatu alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pernyataan permintaan dan lain-lain kepada pihak lain.
2. Surat menyurat adalah kegiatan pengendalian arus berita baik tertulis maupun lisan
yang timbul dari adanya pencatatan, laporan, perencanaan atau program dan
keputusan yang memungkinkan adanya permintaan penjelasan penambahan
kekurangan-kekurangan atau perubahan-perubahan.
3. Cara penomoran surat (surat keluar) disusun sebagai berikut :
1) Nomor urut surat keluar
2) Kode Kwartir
3) Kode Bidang / Gugus Depan
Contoh : 008/02.157-02.158 – C
008 = Nomor urut surat keluar
02.157-02.158 = Nomor Gudep
C = Kegiatan
d. Distribusi pengiriman surat sesuai dengan alamat yang dicantumkan, baik alamat kepada
maupun tembusan.
e. Susunan surat dapat dibagi dalam 3 (tiga) bagian yaitu :
1) Kepala surat, yang terdiri dari :
a. Nama organisasi/kesatuan
b. Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun
c. Nomor
d. Klasifikasi (sifat)
e. Lampiran
1. Perihal/Hal
g. Alamat
h. u.p (untuk perhatian), apabila perlu
2) Isi surat, terdiri dari :
1. Pendahuluan
2. Uraian/maksud
3. Kalimat penutup
3) Penutup surat, terdiri dari :
a. Nama Jabatan
b. Tanda Tangan
c. Nama Pejabat
d. Cap atau stempel
e. Tembusan
f. Surat menyurat dibagi dalam 2 (dua) macam yaitu :
1) SURAT MASUK, ialah semua tulisan-tulisan atau berita-berita yang diterima dari
instansi/pihak lain, yang penerimaannya dipusatkan di sekretariat atau bagian lain yang diberi
wewenang untuk tugas itu.
2) SURAT KELUAR, ialah semua tulisan-tulisan yang dikirimkan kepada instansi/pihak lain, yang
setiap konsep untuk diajukan kepada pimpinan disalurkan melalui Kepada Sekretariat/Sekretaris
atau pejabat yang diberi wewenang meneliti.
ADMINISTRASI YANG DIPERLUKAN DI GUGUS DEPAN / AMBALAN :
1. Buku presensi regu
2. Buku iuran regu
3. Buku kas regu
4. Buku riwayat regu
5. Buku prestasi regu
6. Buku acara latihan dan notulen Dewan Ambalan
7. Log book regu
8. Buku agenda regu
9. Buku catatan regu
10. Buku inventaris regu
Buku-buku tersebut masih dapat ditambah lagi apabila memungkinkan untuk diadakan.
1. 1. Buku Presensi dan Iuran
Buku ini digunakan untuk mencatat kehadiran anggota Ambalan serta iuran anggota Ambalan
untuk setiap kali latihan.
Format dapat dibuat seperti berikut :
NO NAMAPRESENSI MINGGU KE IURAN MINGGU KE
KETI II III IV V I II III IV V
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
1. 2. Buku Kas
Digunakan untuk mencatat keluar masuknya uang yang dimiliki Gudep/Ambalan baik dari kas
mingguan, bulanan maupun uang dari usaha lain. Pada setiap akhir bulan diadakan penutupan kas
dan diketahui pembina.
Formatnya dapat dibuat sbb :
KAS BULAN = ………………………….
Tangga Uraian Debet Kredit
Jumlah
Pradana
……………………
Bendahara
……………………..
Pembina
……………………
Kolom debet untuk mengisi uang masuk, sedangkan kolom kredit untuk mengisi uang keluar. Pada
akhir bulan diadakan penutupan kas dan pada baris jumlah, kolom debet dan kolom kredit harus
sama.
1. 3. Buku Riwayat Ambalan
Mencatat tentang anggota Ambalan, mulai masuk kedalam Ambalan, jabatan dalam Ambaln,
kecakapan, hoby, sekolah, dsb dengan disertai foto. Disamping itu riwayat Ambalan juga mencatat
riwayat pimpinan regu mulai regu itu berdiri, sampai dengan sekarang.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
1. Nomor : …………………………………..
2. Nama : …………………………………..
3. Alamat : …………………………………..
4. Agama : …………………………………..
5. Tempat&Tanggal Lahir : ……………………….
6. Tanggal masuk ambalan : ……………………….
7. Pelantikan Kecakapan Umum
8. Masuk : tanggal ……………. tempat ……………………..
9. Penegak Bantara : tanggal ……………. tempat ……………………..
10. Penegak Laksana : tanggal ……………. tempat ……………………..
11. Jabatan dalam Ambalan
Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………
Tanggal ……………………… jabatan ………………………………………
1. Kecakapan Khusus
Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..
Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..
Tanggal ……………………… TKK …………………………………………..
1. 5. Hobby : …………………………………………..
2. Sekolah
SD : lulus tanggal ……………………………………
SMP Kelas 1 : tanggal ………………………………………
SMP Kelas 2 : tanggal ………………………………………
SMP Kelas 3 : tanggal ………………………………………
SMA Kelas 1 : tanggal ………………………………………
SMA Kelas 2 : tanggal ………………………………………
1. Kegiatan yang pernah diikuti
1. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..
2. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..
3. ………………………………………… di ………………………………. tgl ……………………………..
1. 4. Buku Prestasi Sangga
Mencatat tentang prestasi anggota Ambalan dalam pencapaian SKU dari tingkat Bantara dan
Laksana.
Formatnya dapat dibuat seperti berikut :
NO NAMAPENEGAK BANTARA/LAKSANA KET
Tgl lulus Tgl Lantik Yang Lantik Tempat Lantik
1.
2.
3.
Dst
.
1. 5. Buku Acara Latihan dan Notulen Dewan Ambalan
Memuat tentang hasil pertemuan Ambalan yang membahas tentang latihan dengan format sbb :
1. Hari dan Tanggal : …………………………………………………
2. Tempat : …………………………………………………
3. Hadir : ……………………………………….. orang
4. Acara : 1. ……………………………………………..
2. ……………………………………………..
untuk notulen Dewan Regu formatnya sbb :
1. Hari dan Tanggal : …………………………………………………
2. Tempat : …………………………………………………
3. Hadir : ……………………………………….. orang
4. Acara : 1. ……………………………………………..
2. ……………………………………………..
5. Keputusan yang diambil ………………………………………………….
………………………………………………….
1. 6. Log Book Ambalan
Mencatat tentang kejadian penting yang diambil Ambalan. Kejadian penting yang perlu dicatat
adalah kejadian yang mengesankan dan lucu, disertai dengan gambar-gambar karikaturik yang
jenaka dengan sedikit kata-kata yang lucu namun sopan. Yang perlu dimasukkan ke log book
adalah kesan-kesan yang positif, untuk kesan yang negatif hindarkan agar tidak menimbulkan
kenangan yang jelek.
Log Book dapat dibuat untuk masing-masing anggota regu.
7. Buku Agenda Ambalan
Mencatat tentang surat masuk dan surat keluar
Formatnya dapat dibuat sbb :
No Nomo Tangga Dari/Kepada Perihal Kode Arsip/ Tanggal
r
Suratl Surat
Nomor
AgendaTerima kirim
8. Buku Catatan Ambalan
Mencatat segala sesuatu yang menyangkut tentang materi kepramukaan baik teori maupun
praktek. Digunakan sebagai bahan acuan atau pedoman pada saat melaksanakan latihan maupun
pada waktu mengikuti lomba kepramukaan.
1. 9. Buku Iventaris Ambalan
Mencatat tentang harta benda kekayaan milik Ambalan misalnya, Bendera Ambalan, Bendera
Merah Putih, Bendera Semaphore dan Bendera Morse, tali tongkat, tenda, dll.
Format kolomnya dapat dibuat seperti berikut :
No Nama Barang Jumlah Tgl Beli Status BarangTempat
Menyimpanketerangan