topaccountfaq.toppower.be/images/$supportportal_topaccount/sales... · 2017. 3. 25. · het...

topACCOUNT

E-doc

www.kluwer.be/software

topACCOUNT E-Doc (TAC17/01)

Inhoudsopgave

INHOUDSOPGAVE .................................................................................................................................................... 1

NUTTIGE INFORMATIE .......................................................................................................................................... 1

E-DOC ........................................................................................................................................................................... 3

ALGEMEEN ................................................................................................................................................................. 3

WINDOWS INSTELLINGEN BEPALEND VOOR DE DISPLAY VAN HET E-DOCUMENT ........................................................ 4

Display elektronisch document in Webbrowser ..................................................................................................... 4

Elektronisch documentbeheer in topACCOUNT (E-document) ............................................................................. 8

Indien E-documenten zich traag openen ................................................................................................................ 9

INSTELLINGEN IN TOPACCOUNT ............................................................................................................................... 10

Instellingen E-document per dossier .................................................................................................................... 10

Instellingen E-doc per dossier per boekjaar ........................................................................................................ 14

Instellingen E-doc algemeen ................................................................................................................................ 15

Instellingen E-Doc per gebruiker ......................................................................................................................... 21

E-DOCUMENT ............................................................................................................................................................ 22

Menu .................................................................................................................................................................... 22

Menubalk .............................................................................................................................................................. 22

Ingave documenten .............................................................................................................................................. 23

CONSULTEREN E-DOCUMENT BOEKING .................................................................................................................... 38

OVERZICHT E-DOCUMENT BOEKINGEN ..................................................................................................................... 39

E-DOCUMENT – STEMPELEN ..................................................................................................................................... 39

AFSLUITEN BOEKJAAR .............................................................................................................................................. 42

EVASION X-LINK ...................................................................................................................................................... 43

Automatisch archiveren E-documenten................................................................................................................ 45

VERPLAATSEN VAN DOCUMENTEN ............................................................................................................................ 50

Globaal locatie wijzigen in E-document boekingen via script ............................................................................. 50

De opleiding van topACCOUNT gebeurt op basis van een practicum. Alle personen, ondernemingen, goederen, enz. zijn zo gekozen om een zo volledig en waarheidsgetrouw mogelijk beeld te geven van het opstarten en voeren van een boekhouding in topACCOUNT. Er wordt gewerkt met fictieve voorbeelden, elke overeenkomst met bestaande personen, ondernemingen, … is dan ook louter toevallig.

topACCOUNT E-doc(TAC17/01) 1

Nuttige informatie

Handleiding U kunt de online handleiding oproepen via Help, topACCOUNT Help. Verder kunt u de handleiding oproepen van het programma waarin u werkt door op F1 te drukken.

Deze handleiding staat online. Hierdoor is deze handleiding steeds up-to-date maar moet u ook over een internetverbinding beschikken om de handleiding te kunnen raadplegen.

Service Center, professionals @ your service

1-2-3 Support U kunt 24/24, uw vraag of probleem rechtstreeks registreren vanuit onze 1-2-3 Support portal op www.kluwer.be/software. Uw supportaanvraag zit onmiddellijk in ons automatisch registratiesysteem en wordt First in First out behandeld door de medewerkers van de Service Desk. Via MyRequest kunt u vervolgens online (de voortgang van) al uw supportaanvragen bij Kluwer software opvolgen voor al uw producten.

• Ga naar www.kluwer.be/software. • Geef rechts boven op deze pagina naast MyServices, uw klantnummer en paswoord in en klik op

de blauwe pijl. • Klik vervolgens op de link 1-2-3 Support in het midden van de pagina en vervolgens op de link

Registreer hier uw supportaanvraag onder puntje 3. Hulp aanvragen. • Beantwoord de vragen, vervolledig uw gegevens en klik op Verzenden. • U ontvangt onmiddellijk op scherm, de bevestiging dat wij uw supportaanvraag goed ontvangen

hebben en u wordt vervolgens gecontacteerd door een van onze medewerkers.

MyFAQ Via MyFAQ op het klantenportaal MyServices van www.kluwer.be/software, kunt u een antwoord vinden op de meest uiteenlopende vragen van de door u gebruikte programma's. U verkrijgt toegang tot MyServices door uw klantnummer en uw paswoord in te vullen op de startpagina van onze website (rechts boven) en vervolgens op de blauwe pijl te drukken. Via MyServices hebt u ook toegang tot een aantal andere online diensten:

• MyInfo: verifieer, vervolledig of wijzig uw adresgegevens of contactpersonen. • MyUpdate: update uw software via het internet en beschik zo steeds over de laatste versie. • MyContact: mail ons een commerciële of administratieve vraag. • MyTrainingCredits: raadpleeg de status van uw opleidingspakketten. • 1-2-3 Support: log in om snel hulp te zoeken en of uw supportaanvraag te registreren (zie

hierboven).

• Aanvraag remote interventie: verstuur een aanvraag om een interventie van op afstand te laten uitvoeren.

Service Desk Voor zowel inhoudelijke als technische vragen kunt u ook terecht bij onze Service Desk medewerkers. Zij staan elke werkdag tot uw dienst en dit van 8u30 tot 12u30 en van 13u30 tot 17u30. U kunt hen bereiken op het telefoonnummer 057 33 70 33. U selecteert de gewenste optie en geeft vervolgens uw klantnummer in. Belt u buiten de kantooruren of zijn de lijnen bezet, registreer dan uw vraag of probleem via onze 1-2-3 Support portal op www.kluwer.be/software of laat een boodschap na met uw klantnummer, naam en telefoonnummer. Wij bellen u dan gegarandeerd op.


Interventies en opleidingen Ons Interventie & Training Team komt graag bij u langs voor installatie, implementatie, opleiding en technische bijstand. Een groot deel van deze activiteiten komt ook in aanmerking voor een interventie op afstand. Op de pagina Aanvraag remote (interventie op afstand) van onze website vindt u hier de nodige informatie over en kunt u rechtstreeks uw aanvraag registreren. Sommige opleidingen worden niet via groepscursussen aangeboden door de specificiteit van bepaalde programma’s en modules (bv. Budgetten, Analytische module). Wenst u toch een opleiding over een van die specifieke programma’s of modules, dan kan dit steeds bij u ter plaatse. Consulteer onze Product Catalogue op www.kluwer.be/software voor een volledig overzicht van onze producten en de nodige informatie wat betreft vereiste en aanbevolen opleidingen, systeemvereisten e.d. Wenst u meer informatie over onze groepsopleidingen, dan kunt u steeds terecht op www.kluwer.be/software. Onder de titel Service (rechts) vindt u het onderdeel Opleidingen. U vindt daar de cursuskalender en inhoud van de groepsopleiding terug en u kunt er uzelf en uw collega’s inschrijven. Voor meer info of een afspraak belt u gerust naar 078 16 03 10. Na de taalkeuze selecteert u 4 Interventie & Training Team.

Evaluatieformulier Onze groepsopleidingen worden periodiek geëvalueerd en bijgeschaafd waar nodig. Deze evaluatie gebeurt mede op basis van de door u ingevulde evaluatieformulieren. Wij zouden u dan ook willen vragen om het elektronische formulier in te vullen. U vindt het icoontje terug op het bureaublad nadat u alle programma’s hebt afgesloten.

Kmo-Portefeuille (vroeger BEA) Kmo-Portefeuille (vroeger BEA of Budget voor Economisch Advies) is de naam voor de geïntegreerde subsidiemaatregel waarmee kleine en middelgrote ondernemingen met steun van de Vlaamse overheid de ondernemerschapsbevorderende diensten zoals opleiding, advies, kennis en mentorschap kunnen inkopen. Kluwer software is erkend als opleidingsverstrekker voor Kmo-Portefeuille. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website Ondernemend Vlaanderen www.beaweb.be.

Qfor Kluwer software is Qfor gecertificeerd. Qfor is een kwaliteitsmodel dat specifiek is afgestemd op organisaties die training, consulting en andere knowledge based services aanbieden. Het model is het resultaat van een Europese samenwerking tussen verschillende landen. Het wordt in België toegepast onder toezicht van de vzw Comité van Toezicht. Meer info op www.qfor.org.


E-doc

Algemeen

Het is heel belangrijk om vooraf deze documentatie grondig door te nemen en de structuur van de archivering weloverwogen door te voeren. Aanpassingen aan de structuur achteraf zijn nefast voor uw documentbeheer. Deze documentatie en uw opleiding zullen daarbij een leidraad vormen.

Het elektronisch documentbeheer in topACCOUNT bestaat er in om het opzoeken van papieren documenten en de daarmee gepaarde tijdverliezen te vervangen door een elektronisch beheer waarbij iedere gebruiker steeds en dit vanaf iedere PC de nodige (boekhoudkundige) documenten kan consulteren. Het elektronisch documentbeheer is een handig beheersmiddel in een omgeving waar er boekhoudkundige gegevensuitwisseling plaatsvindt met de accountant. In een dergelijke omgeving bevinden de papieren documenten zich ofwel in de K.M.O. ofwel bij de accountant maar nooit op de beide locaties. Het elektronisch documentbeheer zal m.a.w. in een dergelijke omgeving DE ideale oplossing zijn om steeds over ALLE noodzakelijke informatie te beschikken.

De ingescande documenten zullen in een folder opgespaard worden relatief t.o.v. de dossier-folder (bv. DOCS - eventueel nog verder onder te verdelen in subfolders per boekjaar, per periode en / of per dagboek) en dit om eventuele problemen te vermijden.

- Bij het uitwisselen van het dossier klant – accountant - Bij het over kopiëren van een dossier naar een andere drive Het elektronisch documentbeheer in topACCOUNT is compatibel met : - Evasion X-Link - Document routing – Arco


Windows instellingen bepalend voor de display van het E-document

Het elektronisch document wordt gedisplayd in een afzonderlijk scherm.

Display elektronisch document in Webbrowser

De elektronische documenten worden gedisplayd in een Microsoft Webbrowser

Object. De wijze waarop elektronische documenten gedisplayd worden in

topACCOUNT wordt bepaald door de extensie van het document en de geïnstalleerde

invoegtoepassingen in de Webbrowser.

Het is aangeraden om via de windows verkenner (Extra – Mapopties – Bestandstypen) (Windows

explorer– Organize – Folder and search options) om de optie ‘Openen in hetzelfde venster’ aan te

vinken.


Bestandstypen displayen als afbeelding

Documenten met als extensie .BMP worden in topACCOUNT standaard als afbeelding

gedisplayd en NIET in een Microsoft Webbrowser object.

Dit kan per PC ingesteld worden in de file XINI.INI in de directory \TOP onder de

sectie [EDOCUMENT] en de key BMP. De bestandstypen worden van elkaar

gescheiden door een puntkomma. Is deze key NIET ingevuld dan veronderstelt

topACCOUNT automatisch .BMP.

Bestandstypen displayen in een afzonderlijk venster

Het is mogelijk om voor bepaalde bestandstypen te specifiëren dat deze steeds in een

afzonderlijk venster geopend moeten worden met het programma.


sectie [EDOCUMENT] en de key RUN. De bestandstypen worden van elkaar

gescheiden door een puntkomma.


In onderstaand voorbeeld wordt gespecifieerd dat de bestandstypen .PNG steeds in een

afzonderlijk venster gedisplayed moeten worden.

Bestandstypen die niet gedisplayd kunnen worden

Het is mogelijk om voor bepaalde bestandstypen te specifiëren dat deze NIET

gedisplayd kunnen worden in topACCOUNT.


sectie [EDOCUMENT] en de key NONE. De bestandstypen worden van elkaar

gescheiden door een puntkomma.

In onderstaand voorbeeld wordt gespecifieerd dat de bestandstypen .MSG niet in

topACCOUNT gedisplayed kunnen worden.

Instellen verwerkingstijd display documenten

Het is mogelijk om voor bepaalde bestandstypen de “display verwerkingstijd” te

specifiëren.


sectie [EDOCUMENT] en de key MSECTOWAIT. De waarde wordt uitgedrukt in

milliseconden (1000 milliseconden = 1 seconde). De key MSECTOWAIT bevat de

standaardwaarde van toepassing voor alle bestandstypen.

Het is eveneens mogelijk om de verwerkingstijd per bestandstype in te stellen. Dit kan

per PC ingesteld worden in de file XINI.INI in de directory \TOP onder de sectie

[EDOCUMENT] en de key MSECTOWAIT_??? waarbij ??? opgevuld wordt met het

bestandstype (extensie). De waarde wordt uitgedrukt in milliseconden (1000

milliseconden = 1 seconde).

In onderstaand voorbeeld wordt het volgende gespecifieerd :

- De “display verwerkingstijd” bedraagt 2 milliseconden voor alle bestandstypen

- De “display verwerkingstijd” bedraagt 1 seconde voor het bestandstype PDF

- De “display verwerkingstijd” bedraagt ½ seconde voor het bestandstype DOC


Consulteren E-documenten met extensie .TIF d.m.v. de AlternaTIF plugin

Je kunt hierbij gebruik maken van de Webbrowser Invoegtoepassing voor TIFF

afbeeldingen : AlternaTIFF

http://www.alternatiff.com

AlternaTIFF is a web browser add-on (ActiveX control or plug-in) that displays most of the common types of TIFF (.tif) image files. It works in most web browsers for Windows XP and higher (Vista, Windows 7, Windows 8 in desktop mode, etc.).

Om in topACCOUNT E-documenten met extensie .TIF te kunnen consulteren die op

een netwerk-schijf gearchiveerd zijn moet je de netwerk locatie van het archief

opnemen in de ‘trusted sites’ van de instellingen van Internet Explorer.


Elektronisch documentbeheer in topACCOUNT (E-document) Worden PDF-documenten in een afzonderlijk venster geopend i.p.v. in het E-document venster, controleer dan in Adobe Reader de instelling ‘Display PDF in browser’ in de Internet preferences (Via Edit / Preferences).


Indien E-documenten zich traag openen De module E-document is gebaseerd op de browser en maakt voor het consulteren van PDF documenten gebruik van de Adobe plugin van de browser (internet explorer). Wat betreft het snelheidsprobleem bij het consulteren van PDF documenten in de module E-document van topACCOUNT is het aangewezen dat in Adobe Reader eens de preferences gecontroleerd worden (Edit / Preferences) Meer bepaald kan in de rubriek 'Security enhancement' de optie 'Enable protected mode at startup' het best af gezet worden. Vervolgens best topACCOUNT afsluiten, Adobe afsluiten , Adobe opnieuw opstarten, Adobe afsluiten en topACCOUNT opnieuw opstarten om te controleren of de PDF documenten in de module E-document vlotter geconsulteerd kunnen worden.


Instellingen in TopAccount

Instellingen E-document per dossier

De instellingen voor E-doc per dossier hebben voorrang op de Instellingen voor E-doc Algemeen.Deze laatste (instellingen E-doc Algemeen) gelden bijgevolg voor ALLE dossiers waarbij de instellingen per dossier niet werden aangevuld.

De instellingen per dossier kunnen ingesteld worden via

Modules / E-document / Instellingen /Dossier / Algemeen.

In een accountantskantoor worden meestal alle instellingen betreffende E-Doc (behalve het vinkje E-document boekingen en het vinkje stempelen afbeeldingen documenten opgemaakt door tegenpartij) ingesteld via de algemene instellingen E-document (Modules/E-document/Instellingen/Algemeen).

De parameter ‘E-doc boekingen’ wordt geactiveerd in de instellingen per dossier voor de dossiers

waarvoor een elektronisch archief zal worden bijgehouden.


E-document boekingenf

E-document is NIET actief in een dossier als :

- De indicator ‘E-document boekingen’ NIET is aangevinkt in de instellingen per dossier EN

- De indicator ‘E-document boekingen’ NIET is aangevinkt in de algemene instellingen m.b.t. E-document.

- Map (Map elektronische documenten) Folder waar de elektronische documenten van het dossier gearchiveerd worden.

Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden :

- Boekjaar - Periode - Dagboek

De hier opgegeven folder wordt gebruikt voor de boekjaren waarvoor de ‘Map E –document

boekingen’ niet ingesteld is in de dossierinstellingen per boekjaar.

- Document (Naam elektronisch document) De naam van het elektronisch document zodat er een automatische koppeling kan plaatsvinden met de

boeking in topACCOUNT. Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden :

- Boekjaar - Periode - Dagboek - Nummer - Bisnummer

De hier opgegeven naam heeft voorrang op de naam van het document zoals ingesteld in de algemene

instellingen m.b.t. E-document

Is het ‘Document E-document boekingen’ NIET ingesteld in de algemene instellingen EN in de

dossierinstellingen m.b.t. E-document dan veronderstelt topACCOUNT automatisch

{Dagboek}{Nummer}.

Is het bisnummer van de boeking 0 dan wordt het bisnummer (voorafgegaan door een ‘_’ teken)

automatisch toegevoegd aan de naam van het elektronisch document.

bv. document VF 2009001 – Bis 0 => VF2009001

document VF 2009005 – Bis 1 => VF2009005_1

Opladen E-document boekingen

- Inbox map Map waar elektronische documenten klaargezet worden om te boeken.



- Gebruiker - Naam gebruiker - Boekjaar - Periode - Dagboek

- Tijdelijke map Tijdelijke map gebruikt door X-link bij het inscannen en releasen van ingescande documenten.



- Verwijderen origineel document nadat het gearchiveerd werd Deze instelling wordt enkel gebruikt indien de ‘Inbox map opladen E-document boekingen’ (zie

hierboven) ingesteld is.

Variabelen E-documenten boekingen

- Instellen lengte variabelen (GEEN overname lengte variabelen algemene instellingen)

Is de parameter ‘Instellen lengte variabelen’ NIET geactiveerd dan worden de variabelen ‘Periode’,

‘Volgnummer’ en ‘Bisnummer’ bij het bepalen van de naam van het elektronisch document opgevuld

a.d.h.v. de oorspronkelijke lengte zoals ingesteld in de algemene instellingen m.b.t. E-document

- Periode – Lengte (0 = Geen vaste lengte) Vaste lengte waarmee de variabele ‘Periode’ opgevuld wordt bij het bepalen van de naam van het

elektronisch document.

Bv. periode 1 : vaste lengte 3 -> 001

- Volgnummer – Lengte (0 = Geen vaste lengte) Vaste lengte waarmee de variabele ‘Volgnummer’ opgevuld wordt bij het bepalen van de naam van

het elektronisch document.

Bv. Volgnummer 1 : vaste lengte 8 -> 00000001

- Bisnummer – Lengte (0 = Geen vaste lengte) Vaste lengte waarmee de variabele ‘Bisnummer’ opgevuld wordt bij het bepalen van de naam van het


Bv. Bisnummer 1 : vaste lengte 2 -> 01

- Uitgewerkt voorbeeld Vaste lengte ‘Periode’ : 3

Vaste lengte ‘Volgnummer’ : 8


Vaste lengte ‘Bisnummer’ : 2

bv. document VF 2009001 – Bis 0 -> VF02009001

document VF 2009005 – Bis 1 -> VF02009005_01

Stempelen afbeeldingen documenten opgemaakt door tegenpartij

De afbeeldingen van de documenten opgemaakt door de tegenpartij kunnen automatisch gestempeld worden met de sleutel van het document zoals toegekend bij het boeken van de desbetreffende documenten in topACCOUNT.

Deze parameter is standaard geactiveerd. Met de parameter ‘Stempel’ kunt u bepalen welke elementen van de sleutel van het document opgenomen moeten worden in de afbeeldingen van de geboekte documenten. Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden:


Wenst u de afbeeldingen van de geboekte documenten voor alle dossiers op dezelfde manier (met dezelfde sleutel) te stempelen dan kunt u de te gebruiken stempel het best instellen via de Algemene instellingen m.b.t. E-document (Modules / E-document / Instellingen / Algemeen).


Instellingen E-doc per dossier per boekjaar

De dossierinstellingen per boekjaar m.b.t. E-document kunnen ingesteld worden via

Modules / E-document / Instellingen / Dossier / Per boekjaar.

E-document boekingen

- Map (Map elektronische documenten) Folder waar de elektronische documenten van het desbetreffende boekjaar gearchiveerd worden voor

het dossier.


- Boekjaar - Periode - Dagboek

Is de ‘Map E-document boekingen’ niet ingesteld voor een boekjaar dan gebruikt het systeem de

‘Map E-document boekingen’ zoals ingesteld in de dossierinstellingen m.b.t. E-document

- Opladen E-document boekingen - Inbox map Map waar elektronische documenten van het desbetreffende boekjaar klaargezet worden om te

boeken. Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden :


Is de ‘Inbox map E-document boekingen’ niet ingesteld voor een boekjaar dan gebruikt het systeem

de ‘Inbox map opladen E-document boekingen’ zoals ingesteld in de dossierinstellingen m.b.t. E-

document.


Instellingen E-doc algemeen

De algemene instellingen m.b.t. E-document zijn van toepassing voor ALLE dossiers waarvoor er geen dossierinstellingen m.b.t. E-document zijn gespecificeerd.

De algemene instellingen m.b.t. E-document kunnen ingesteld worden via

Modules / Edocument/ Instellingen / Algemeen.

E-document boekingen

- E-document boekingen U kunt de indicator ‘E-document boekingen – Actief’ aanvinken wanneer u in alle dossiers gebruik

wenst te maken van ‘E-document boekingen’. Op die manier moet dit NIET per dossier gespecifieerd

worden.

We raden u evenwel aan om : - deze parameter NIET te activeren - de parameter ‘E-document boekingen – Actief’ te activeren in de instellingen per dossier voor de dossiers waarvoor er een elektronisch archief wordt bijgehouden.


- Map (Map elektronische documenten) Folder waar de elektronische documenten gearchiveerd worden. Er kan hierbij gebruik gemaakt

worden van de variabele waarden :

- Dossier - Naam dossier - Boekjaar - Periode - Dagboek

De hier opgegeven folder wordt gebruikt in alle dossiers :

- waarvoor de ‘Map E-document boekingen’ niet ingesteld is in de instellingen per dossier EN

- waarvoor de ‘Map E-document boekingen’ niet ingesteld is in de instellingen per dossier per boekjaar.

- Document (Naam elektronisch document) De naam van het elektronisch document zodat er een automatische koppeling kan plaatsvinden met de

boeking in topACCOUNT. Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden :


De hier opgegeven naam wordt gebruikt in alle dossiers waarvoor het ‘document Edocument

boekingen’ niet ingesteld is in de instellingen per dossier m.b.t. E-document.

Is het ‘document E-document boekingen’ NIET ingesteld

- in de algemene instellingen EN

- in de dossierinstellingen m.b.t. E-document dan zal topACCOUNT deze automatisch opvullen met {Dagboek}{Nummer}.






Opladen E-document boekingen

- Inbox map Folder waar elektronische documenten klaargezet worden om te boeken. Er kan hierbij gebruik

gemaakt worden van de variabele waarden :

- Gebruiker - Naam gebruiker - Dossier - Naam dossier - Boekjaar - Periode - Dagboek

De hier opgegeven folder wordt gebruikt in alle dossiers waarvoor de ‘Inbox map’ NIET ingesteld is

in de instellingen per dossier.

Tijdelijke map Tijdelijke map gebruikt door X-link bij het inscannen en releasen van ingescande documenten. Er kan

hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden :

- Gebruiker - Naam gebruiker - Dossier - Naam dossier - Boekjaar - Periode - Dagboek

De hier opgegeven folder wordt gebruikt in alle dossiers waarvoor de ‘Tijdelijke map’ NIET

ingesteld is in de instellingen per dossier.

.

- Verwijderen origineel document nadat het gearchiveerd werd Deze instelling wordt gebruikt in alle dossiers waarvoor de ‘Map opladen E-document boekingen’

NIET ingesteld is in de instellingen per dossier.

Variabelen E-document boekingen

- Periode – Lengte (0 = Geen vaste lengte) Vaste lengte waarmee de variabele ‘Periode’ opgevuld wordt bij het bepalen van de naam van het


Bv. periode 1 : vaste lengte 3 -> 001

- Volgnummer – Lengte (0 = Geen vaste lengte) Vaste lengte waarmee de variabele ‘Volgnummer’ opgevuld wordt bij het bepalen van de naam van

het elektronisch document.

Bv. Volgnummer 1 : vaste lengte 8 -> 00000001


- Bisnummer – Lengte (0 = Geen vaste lengte) Vaste lengte waarmee de variabele ‘Bisnummer’ opgevuld wordt bij het bepalen

van de naam van het elektronisch document.

Bv. Bisnummer 1 : vaste lengte 2 -> 01

- Uitgewerkt voorbeeld Vaste lengte ‘Periode’ : 3

Vaste lengte ‘Volgnummer’ : 8

Vaste lengte ‘Bisnummer’ : 2



Stempelen afbeeldingen documenten opgemaakt door tegenpartij

De afbeeldingen van de documenten opgemaakt door de tegenpartij kunnen automatisch gestempeld worden met de sleutel van het document zoals toegekend bij het boeken van de desbetreffende documenten in topACCOUNT.

Met de parameter ‘Stempel’ kunt u bepalen welke elementen van de sleutel van het document opgenomen moeten worden in de afbeeldingen van de geboekte documenten.


Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden:


De hier opgegeven stempel wordt gebruikt in alle dossiers waarvoor de stempel niet ingesteld is in de dossierinstellingen m.b.t. E-document.

Via de parameter (‘Extensie’) kunt u ook aangeven welk type afbeeldingen u wenst te stempelen. Is de parameter ‘Extensie’ niet ingesteld, dan zal topACCOUNT automatisch de bestanden met extensie ‘PDF’, ‘BMP’, ‘PNG’ en ‘JPG’ stempelen. De afbeeldingen van de documenten opgemaakt door de tegenpartij worden automatisch gestempeld met de sleutel van het document tijdens:

- Het boeken van aankoopdocumenten (Boeken / Aankoopfacturen – Aankoopcreditnota’s) - Het inlezen van aankoopdocumenten aangemaakt met een externe applicatie (Boeken / Inlezen

externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens) - Het boeken van E-Invoice documenten opgemaakt door de tegenpartij (Boeken / Inlezen

externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens – E-Invoice / Inlezen) - Het toevoegen van afbeelding(en) aan een aankoopdocument vanuit het scherm ‘Detail

boeking’ - Het toevoegen van afbeelding(en) aan een aankoopdocument vanuit de klantenfiche (tabblad

‘Verwante leverancier’), de leveranciersfiche, de rekeningfiche (Historieken / Klantenfiche – Leveranciersfiche – Rekeningfiche)

- Boeken gecodeerd dagafschriften : Het E-document van het gecodeerd dagafschrift (rekeningafschrift in de vorm van een PDF bestand) wordt bij het boeken van het gecodeerd dagafschrift automatisch gearchiveerd in de module E-document (wanneer deze geactiveerd is). Op die manier kan het rekeningafschrift (net zoals de verkoop- en aankoopdocumenten) achteraf steeds geconsulteerd worden bij nazicht van de klanten- of leveranciersfiche.

- Stempelen van de afbeeldingen van de reeds ingeboekte documenten opgemaakt door de tegenpartij (Modules / E-document / Stempelen E-documenten)


Voorbeeld van een gestempelde afbeelding van het aankoopdocument geboekt in dagboek ‘AF’ met volgnummer 2


Instellingen E-Doc per gebruiker

Modules / E-document / Instellingen / Gebruiker Vink het vakje ‘Automatisch toevoegen E-document in E-document mode’ aan om uw E-document automatisch te koppelen aan uw boeking. Hierdoor zal uw document ook meteen gedisplayd worden.

Is dit vakje niet aangevinkt, zal u manueel zelf het document moeten toevoegen door het icoon aan te klikken.


E-document

Menu

Wanneer er voor het dossier in kwestie een elektronisch archief moet worden bijgehouden, zal het

menu worden uitgebreid met een aantal keuzemogelijkheden

(Modules/ E-document).

Menubalk

De menu balk is eveneens uitgebreid met een aantal extra knoppen.

E-document mode aan / af

Door te klikken op de knop wordt de ‘E-document mode’ aangezet. Is de ‘E-documentmode’ actief

dan wordt deze in het blauw opgelicht en wordt het elektronisch document automatisch op scherm

gebracht in de programma’s die de E-document mode ondersteunen.

Volgende programma’s in topACCOUNT ondersteunen momenteel de E-document mode :

- Ingave verkoopfacturen - Ingave verkoopcreditnota’s - Ingave aankoopfacturen - Ingave aankoopcreditnota’s - Ingave diverse boekingen - Ingave financiële verrichtingen

- Klantenfiche - Leveranciersfiche - Rekeningfiche

- Beheer investeringsfiches - Consultatie detail boeking

Door te klikken op de knop wordt de ‘E-document mode’ terug afgezet.

Hierbij worden de actueel geselecteerde elektronische documenten terug afgesloten.

E-document map

Door te klikken op de knop wordt de E-document map geopend in de windows verkenner.

E-document inbox map

Door te klikken op de knop wordt de E-document inbox map geopend in de windows verkenner.


Ingave documenten

Via ingave verkoopdocumenten / aankoopdocumenten / financiële verrichtingen / diverse boekingen

(Boeken / Verkoopfacturen – Verkoopcreditnota’s – Aankoopfacturen – Aankoopcreditnota’s –

Diverse boekingen – Financiële verrichtingen)

Indien E-doc actief is, zal het bijhorende document automatisch geopend worden in een apart venster.

Taakbalk E-document boeking

In het scherm ‘E-document boeking’ hebt u in de taakbar de mogelijkheid om :

- Het ‘Automatisch toevoegen E-document’ te activeren

- Een E-document toe te voegen

- Het E-document te openen in een afzonderlijk venster

- Het E-document te verplaatsen naar de inbox map

- Het E-document te verwijderen - De aanverwante E-documenten te consulteren


- De E-document inbox map te openen in de windows verkenner voor het dagboek / het boekjaar / de periode van het actuele document

- Bijkomende info bij te houden voor het E-document (door dubbel te klikken in het kader

‘Info’)

Automatisch koppeling aan een boeking van een E-document

De knop ‘Automatisch toevoegen E-document’ is enkel beschikbaar tijdens het inboeken van de

verschillende documenten :

- Ingave verkoopfacturen

- Ingave verkoopcreditnota’s

- Ingave aankoopfacturen

- Ingave aankoopcreditnota’s

- Ingave diversen

- Ingave financiële verrichtingen

De knop is opgelicht wanneer het ‘Automatisch toevoegen van E-documenten’ geactiveerd is.

Het ‘Automatisch toevoegen van E-documenten’ kan opnieuw uitgeschakeld worden door op de

opgelichte knop te klikken.

Is het ‘Automatisch toevoegen van E-documenten’ geactiveerd in de taakbar E-document Boeking

, dan wordt het eerst te boeken (= oudste) E-document uit de inbox map automatisch

klaargezet om te boeken. De inbox map wordt hierbij bepaald a.d.h.v. het opgegeven dagboek /

boekjaar / periode.

Wordt het document in kwestie geboekt en bevestigd, dan wordt het volgende te boeken E-document

automatisch op scherm gebracht.

Deze automatische koppeling kan standaard aangezet worden via

Modules / E-document / Instellingen / Gebruiker

Of kan manueel aangezet worden via het icoon

Het elektronisch document wordt dan automatisch gekoppeld aan een boeking a.d.h.v.boekjaar /

periode / dagboek / nummer / bisnummer.


Map De map waarin het elektronisch document gearchiveerd wordt, wordt als volgt bepaald (in volgorde

van prioriteit):

- ‘Map E-document boeking’ zoals ingesteld voor het boekjaar van de boeking - ‘Map E-document boeking’ zoals ingesteld in de instellingen dossier - ‘Map E-document boeking’ zoals ingesteld in de instellingen algemeen

Naam De naam van het elektronisch document wordt als volgt bepaald (in volgorde van prioriteit):

- ‘Document E-document boeking’ zoals ingesteld in de instellingen dossier - ‘Document E-document boeking’ zoals ingesteld in de instellingen algemeen Is het ‘document E-document boekingen’ NIET ingesteld in de instellingen dossier en in de

instellingen algemeen, dan veronderstelt topACCOUNT automatisch {Dagboek}{Nummer}





Het is hierbij mogelijk om meerdere elektronische documenten te koppelen aan een boeking door de

naam van het elektronisch document uit te breiden met 2 ‘_’ tekens.

bv. document VF 2009001 – Bis 0 -> VF2009001__Bijlage1

document VF 2009005 – Bis 1 -> VF2009005_1__Bijlage1

Toevoegen E-document

Er kan een E-document toegevoegd worden aan boeking d.m.v. de knop .De inbox map wordt

hierbij als volgt voorgesteld :

- ‘Inbox map opladen E-document boeking’ zoals ingesteld voor het boekjaar van de boeking - ‘Inbox map opladen E-document boeking’ zoals ingesteld in de instellingen dossier - ‘Inbox map opladen E-document boeking’ zoals ingesteld in de instellingen algemeen

Het toe te voegen elektronisch document kan opgezocht worden d.m.v. de knop . U kunt hierbij

specifiëren of het oorspronkelijk document verwijderd moet worden nadat het gearchiveerd werd.

Er gebeurt een automatische koppeling met de boeking.

Openen E-document

Het E-document kan d.m.v. de knop in een afzonderlijk venster worden geopend.


Verplaatsen E-document naar inbox map

Met de knop is het mogelijk om een gearchiveerd E-document los te koppelen van een boeking en

te verplaatsen naar de inbox map.

Hierdoor kan het E-document achteraf terug aan een andere boeking gekoppeld worden.

Er wordt hierbij naar een bijkomende bevestiging gevraagd.

Na bevestiging wordt het E-document losgekoppeld van de boeking en wordt het verplaatst naar de

inbox map en dit onder de oorspronkelijke bestandsnaam. Op die manier gaat de barcode van het E-

document NIET verloren.

De bijkomende info gaat hierbij verloren :

Verwijderen E-document

Er kan een E-document van een boeking verwijderd worden d.m.v. de knop .

Er wordt naar een bijkomende bevestiging gevraagd vooraleer het E-document verwijderd wordt.


Bij het verwijderen van een boeking waaraan een E-document gekoppeld is, hebt u de mogelijkheid

om :

- Het E-document terug over te kopiëren naar de inbox map : Op die manier kan het E-document achteraf opnieuw ingeboekt worden

- Het E-document te verwijderen : Het E-document wordt definitief verwijderd uit het archief en kan achteraf NIET meer opnieuw ingeboekt worden

- Het E-document in het archief te laten staan

Consulteren aanverwante E-documenten

Indien er meerdere E-documenten gekoppeld zijn aan boeking dan kunnen deze doorlopen worden

d.m.v. de knoppen .

Consulteren E-document inbox map via de windows verkenner

De E-document inbox map kan geopend worden in de windows verkenner d.m.v. de knop .

De inbox map wordt hierbij bepaald a.d.h.v. het dagboek / het boekjaar / de periode van het actuele

document.

Bijhouden bijkomende info voor het E-document

Het is eveneens mogelijk om bijkomende info bij te houden voor het E-document door dubbel te

klikken in het kader ‘Info’


E-document investeringsfiches

Modules / Investeringen & afschrijvingen / Investeringen / Beheer.

Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt naargelang de investeringsfiche al dan niet manueel werd

aangemaakt.

Investeringsfiches manueel aangemaakt

(beheer investeringsfiches)

Voor investeringsfiches die manueel toegevoegd werden, gebeurt de automatische koppeling met de

elektronische documenten eveneens a.d.h.v. boekjaar / periode /dagboek / nummer / bisnummer

waarbij deze als volgt bepaalt worden :

Boekjaar => Jaar investeringsfiches

Periode => 0

Dagboek => ‘INVEST’

Nummer => Documentnummer

Bisnummer => 0

Investeringsfiches automatisch aangemaakt

(ingave aankoopdocumenten / ingave financiële verrichtingen / ingave diverse boekingen / inlezen

externe gegevens)

Voor investeringsfiches die automatisch aangemaakt werden, gebeurt de automatische koppeling met

de elektronische documenten a.d.h.v. boekjaar / periode / dagboek / nummer / bisnummer van de

oorspronkelijk boeking.


Inlezen externe gegevens

Via Boeken / Inlezen externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens.

De import-structuur van topACCOUNT laat toe dat de digitale informatie van de externe documenten

automatisch gearchiveerd wordt en derhalve geconsulteerd kan worden in topACCOUNT.

Hierdoor worden de documenten die aangemaakt werden door uw ERP-applicatie gearchiveerd in

topACCOUNT zonder dat de ERP-applicatie hiervoor ingrijpende wijzigingen moet ondergaan.

Inlezen documenten via E-invoice of UBL

Indien documenten ingelezen worden via externe pakketten, zal het document gearchiveerd worden in

de map aangeduid zoals bij de instellingen van E-doc.

Het document zal bij de behandeling echter eerst verplaatst worden naar de back-up map van het

ingelezen document.

Het kan dus zijn dat het document bijgevolg op beide plaatsen zal teruggevonden worden.


Inlezen documenten uit Doc-it-Easy

Via Boeken / Inlezen externe gegevens / Externe pakketten / Beheer.

Via F3 kan u een extra importapplicatie toevoegen.

Voor Doc-it-Easy wordt standaard het type bestand op e-fff UBL geplaatst.

Het is aangewezen om een aparte map aan te maken voor de aan- en verkoopdocumenten, elk met een eigen importdirectory gezien de documenten ook zodanig worden gedownload.

Vervolgens kan u, eens de documenten beschikbaar zijn in de opgegeven directory, de boekingen

importeren via

Via Boeken / Inlezen externe gegevens / Inlezen / .Externe gegevens – E-invoice / Inlezen

Of via de sneltoets in de menubalk

Selecteer de applicatie waarvoor u documenten wenst te importeren en controleer de instellingen die

voorgesteld worden :


Volgorde documenten tegenpartij : voor Aankoopfacturen kan u opgeven of de volgorde van de

documenten moet bepaald worden

- Volgens inscannen - Volgens documentdatum -

Importfolder : wordt automatisch overgenomen uit de instellingen

Back-up folder : Geef hier de folder waar de in topACCOUNT geïmporteerde E-Invoice documenten

gearchiveerd moeten worden. Deze directory zal bij een volgend gebruik automatisch worden

voorgesteld.

Bepalen periode : u kan bepalen in welke periode de documenten zullen worden geboekt :

- De documentdatum

- Een vaste (op te geven) periode indien de documentdatum reeds afgesloten is

- Een vaste (op te geven) periode

De opgegeven waarde wordt opgespaard zodanig dat deze bij een volgende Import automatisch

voorgesteld wordt.

Indien de BTW-aangifte definitief werd afgedrukt en er wordt gekozen voor bepalen periode op basis van de

documentdatum dan zullen bij de import de boekingen geïmporteerd worden, maar zal er een foutmelding gegeven

worden op de periode, dat de BTW-aangifte reeds definitief is afgedrukt voor de BTW-periode jjjj/pp. De boekingen in

kwestie kunnen dan manueel aan een correcte periode worden toegewezen vooraleer de boekingen zullen gegenereerd

worden.


Indien een periode nog niet bestaat in topAccount, zullen de boekingen nog niet geïmporteerd worden en een volgende

keer opnieuw worden aangeboden.

Bij de import worden de boekingen gekopieerd naar de archief map, de pdf-bestanden worden opgeslagen in een onderliggende map “img”

Eens geïmporteerd krijgt u een overzicht van de documenten waarvoor nog een manuele tussenkomst

vereist is. Indien u met E-doc werkt, zal het document getoond worden, zodra een lijn in kwestie

geselecteerd wordt. Zodoende kan u het document gemakkelijker vervolledigen en toewijzen.

De velden waarvoor tussenkomst vereist is, worden in het rood afgedrukt.

Rechts ziet u een rood kruisje : indien u hier met de muis over gaat, zal de oorzaak van de fout nogmaals getoond worden.


Eens de boekingsvelden werden aangevuld zal het rode kruisje verdwijnen en in het overzicht krijgt u

een (boeking ok) of een (waarschuwing, kan geboekt worden, maar vereist aandacht)


Boekingen die u niet wenst te boeken kan u verwijderen via . Er wordt vervolgens een bevestiging gevraagd :

Bevestigd u deze positief, zal vervolgens gevraagd worden wat er met het importbestand moet gebeuren

U kan deze naar wens

- Terug in de import folder plaatsen en later opnieuw importeren - Verwijderen : het document wordt definitief verwijderd - Geen bewerking : het bestand blijft in de back-up folder opgeslagen en zal niet opnieuw

geïmporteerd worden. Merk op dat de boekingen met een groene V in het overzicht gekenmerkt worden met zwarte tekst, terwijl de boekingen met een groen ! in het document zullen gekenmerkt worden met rode tekst, zodat deze makkelijk kunnen teruggevonden worden.


Pas als ALLE boekingen aangeduid worden in het overzicht met een groene V of ! zal kunnen overgegaan worden tot boeken via het tabblad Algemeen

U kan hierbij een omschrijving meegeven en klikt vervolgens op boeken

U krijgt een scherm waarin u nog kan bepalen of de boekingsdetaillijnen moeten gecentraliseerd worden en of er hoeveelheden moeten worden bijgehouden.


Klikt u op ok, zal u opnieuw de nodige waarschuwingen krijgen :

Klikt u op ok, krijgt u nogmaals de mogelijkheid om de boeking af te breken, en eerst de nodige correcties door te voeren. Klikt u op neen, zal de boeking doorgevoerd worden.

De boeking kan vervolgens zoals anders geconsulteerd worden. Indien E-doc aan staat, zal het E-document ook getoond worden.


Het document (XML en bijhorende PDF) bevindt zich nu (ook) in de map van E-doc zoals bepaald in de instellingen van E-doc


Consulteren E-document boeking

Het elektronisch document kan steeds geconsulteerd worden :

- door de ‘E-document mode’ te activeren d.m.v. de knop in de menu bar - door de ‘E-document mode’ te activeren d.m.v. de rechtermuisknop in de hoofding van het

document

- d.m.v. de knop in de hoofding van het document

Is de ‘E-document mode’ geactiveerd, dan wordt het corresponderende elektronisch document

automatisch op scherm gebracht wanneer u de lijst met boekingen doorloopt.

Het elektronisch document kan in topACCOUNT steeds geconsulteerd worden via :

- Detail boeking - Ingave verkoopfacturen (Boeken / Verkoopfacturen) - Ingave verkoopcreditnota’s (Boeken / Verkoopcreditnota’s) - Ingave aankoopfacturen (Boeken / Aankoopfacturen) - Ingave aankoopcreditnota’s (Boeken / Aankoopcreditnota’s) - Ingave diversen (Boeken / Diversen) - Ingave financiële verrichtingen (Boeken / Financiële verrichtingen)

- Klantenfiche (Historieken / Klantenfiche) - Leveranciersfiche (Historieken / Leveranciersfiche) - Rekeningfiche (Historieken / Rekeningfiche) - Investeringsfiches (Modules / Investeringen & Afschrijvingen / Investeringen /Beheer)


Overzicht E-document boekingen

Via Modules / E-document / E-documenten boekingen

Hierbij kunt u alle gearchiveerde documenten raadplegen met selectie op :

- Dagboek - Boekjaar - Periode - Documentnummer - Bisnummer - Batch - Barcode - Gebruiker - PC

E-document – Stempelen

De afbeeldingen van de documenten opgemaakt door de tegenpartij kunnen automatisch gestempeld

worden met de sleutel van het document zoals toegekend bij het boeken van de desbetreffende

documenten in topACCOUNT.


Dit kan worden ingesteld via de parameter ‘Stempelen afbeeldingen documenten opgemaakt door de

tegenpartij’ via Dossierinstellingen m.b.t. E-document

Modules / E-document / Instellingen / Dossier / Algemeen.

Deze parameter is standaard geactiveerd.

Met de parameter ‘Stempel’ kunt u bepalen welke elementen van de sleutel van het document

opgenomen moeten worden in de afbeeldingen van de geboekte documenten.

Er kan hierbij gebruik gemaakt worden van de variabele waarden:

- Boekjaar

- Periode

- Dagboek

- Nummer

- Bisnummer

Wenst u de afbeeldingen van de geboekte documenten voor alle dossiers op dezelfde manier (met

dezelfde sleutel) te stempelen dan kunt u de te gebruiken stempel het best instellen via de Algemene

instellingen m.b.t. E-document (Modules / E-document / Instellingen / Algemeen).

De hier opgegeven stempel wordt gebruikt in alle dossiers waarvoor de stempel niet ingesteld is in de

dossierinstellingen m.b.t. E-document.


Via de parameter (‘Extensie’) kunt u ook aangeven welk type afbeeldingen u wenst te stempelen. Is

de parameter ‘Extensie’ niet ingesteld, dan zal topACCOUNT automatisch de bestanden met extensie

‘PDF’, ‘BMP’, ‘PNG’ en ‘JPG’ stempelen.

De afbeeldingen van de documenten opgemaakt door de tegenpartij worden automatisch gestempeld

met de sleutel van het document tijdens:

- Het boeken van aankoopdocumenten (Boeken / Aankoopfacturen – Aankoopcreditnota’s) - Het inlezen van aankoopdocumenten aangemaakt met een externe applicatie (Boeken / Inlezen

externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens)

- Het boeken van E-Invoice documenten opgemaakt door de tegenpartij (Boeken / Inlezen externe gegevens / Inlezen / Externe gegevens – E-Invoice / Inlezen)

- Het toevoegen van afbeelding(en) aan een aankoopdocument vanuit het scherm ‘Detail boeking’

- Het toevoegen van afbeelding(en) aan een aankoopdocument vanuit de klantenfiche (tabblad ‘Verwante leverancier’), de leveranciersfiche, de rekeningfiche (Historieken / Klantenfiche –

Leveranciersfiche – Rekeningfiche)

- Stempelen van de afbeeldingen van de reeds ingeboekte documenten opgemaakt door de tegenpartij (Modules / E-document / Stempelen E-documenten)

TopACCOUNT zal hierbij per afbeelding opsparen of deze van een stempel voorzien werd. Op die manier zal een afbeelding slechts één maal gestempeld worden. Er wordt een samenvattend overzicht op scherm gebracht met de status van de verwerkte afbeelding. De afbeeldingen die niet van een stempel voorzien konden worden, worden aangeduid d.m.v.

waarbij de boodschap weergegeven wordt in de vorm van een tooltip.


Afsluiten boekjaar

Tijdens het afsluiten van het boekjaar wordt de oorspronkelijke sleutel opgespaard van

- de boekingen die overgenomen worden in de openingsbalans van het nieuwe boekjaar - de investeringsfiches van het af te sluiten boekjaar

Op die manier is er ook nà de afsluiting van het boekjaar een automatische koppeling tussen :

- de boekingen in de openingsbalans en het oorspronkelijk E-document van een - afgesloten boekjaar. - de investeringsfiches van een afgesloten boekjaar en het oorspronkelijk E-document


Evasion X-Link

Enkel voor reeds geïnstalleerde klanten. Deze module wordt niet meer verkocht.) Evasion X-Link wordt gebruikt om documenten in te scannen en klaar te zetten in de ‘Inbox map’

zodanig dat deze in topACCOUNT geboekt kunnen worden.

- Barcodes De in te scannen documenten worden eerst “klaargemaakt” door de nietjes te verwijderen en de

documenten te voorzien van een barcode. De barcode doet dienst als document-scheidingsteken (niet

alle documenten bestaan uit juist 1 pagina) en wordt gebruikt om het document te identificeren.

De barcode van het document wordt in topACCOUNT gearchiveerd waardoor de elektronische

documenten achteraf kunnen opgezocht worden a.d.h.v. de barcode.

De barcodes kunnen in Evasion X-Link afgedrukt worden d.m.v. Barcodebeheer /Afdruk

nummerreeks.

- Inbox map

De inbox map waarin de ingescande documenten klaargezet worden om te boeken, wordt als volgt

bepaald :

- ‘Inbox map opladen E-document boeking’ zoals ingesteld voor het boekjaar van de boeking - ‘Inbox map opladen E-document boeking’ zoals ingesteld in de dossierinstellingen - ‘Inbox map opladen E-document boeking’ zoals ingesteld in de algemene instellingen

De variabele waarden worden hierbij opgevuld met de opgegeven selecties :

- Actuele gebruiker - Naam actuele gebruiker - Opgegeven boekjaar - Opgegeven periode


- Opgegeven dagboek

Opmerking : In de windows verkenner moet je onder folder opties de parameter ‘Hide extensions for known file types’ afzetten

Evasion X-Link laat u toe om documenten in te scannen en klaar te zetten in de ‘Inbox map’ zodanig

dat deze in topACCOUNT geboekt kunnen worden.

Evasion X-Link kan automatisch opgestart worden tijdens het inboeken van de verschillende

documenten d.m.v. het icoon .

Bij het releasen van de ingescande documenten worden deze automatisch gearchiveerd in de ‘Inbox

map’ waarbij de variabele waarden opgevuld worden door :

- Actuele gebruiker


- Naam actuele gebruiker - Opgegeven boekjaar - Opgegeven periode - Opgegeven dagboek

Automatisch archiveren E-documenten (Modules / E-document / Automatisch archiveren E-documenten)

Deze menu werkt enkel bij klanten die werken met Evasion X-Link..

Het programma ‘Automatisch archiveren E-documenten’ laat u toe om het elektronisch archief

automatisch op te bouwen voor reeds ingeboekte documenten. Zo kunt u bv. op een gemakkelijke

manier het elektronisch archief aanmaken voor reeds afgesloten boekjaren.

De automatische opbouw van het elektronisch archief gebeurt het best per dossier / per boekjaar / per

dagboek (in uitzonderlijke omstandigheden eventueel per periode).

Indien u gebruik maakt van Evasion X-link dan gaat u het best als volgt te werk :


Evasion X-Link : Aanmaken barcode-reeksen per dossier / per boekjaar / per dagboek via Barcodebeheer / Beheer barcodereeksen

Het barcode-nummer moet overeenstemmen met het documentnummer zoals gebruikt in de

boekhouding (eventuele voorloopnullen worden gefiltered).

Evasion X-Link : Afdrukken barcode-reeksen per dossier / per boekjaar / per dagboek via Barcodebeheer / Afdrukken nummerreeks

Kleven van de barcodes op de desbetreffende documenten

Het barcode-nummer moet overeenstemmen met het documentnummer zoals gebruikt in de

boekhouding (eventuele voorloopnullen worden gefiltered).

Selecteren van het dossier met de gegevens van het afgesloten boekjaar (bv. 2008)

Aanpassen van de “Inbox map” van het afgesloten boekjaren zodanig dat de periode geen deel

uitmaakt van de “Inbox map” via Modules / E-document / Instellingen / Dossier / Per boekjaar.


Opstarten Evasion X-link via Modules / E-document / Evasion X-link

Opgave van dagboek / boekjaar en eventueel periode (als de periode geen deel uitmaakt van de

“Inbox map” dan geeft u 0 (nul) op), en opstarten van de scan-opdracht met de knop ‘Scan ’.


De ingescande documenten worden klaar gezet in de “Inbox map” zoals gespecifieerd in de

instellingen

Automatisch archiveren E-documenten

De E-documenten uit de inbox map worden hierbij overlopen en automatisch gearchiveerd op basis van de naam van het E-document (is bepaald a.d.h.v. de barcode) en dit aan de hand van :

- Het opgegeven dagboek - Het opgegeven boekjaar - De opgegeven periode (indien ingevuld)


Verplaatsen van documenten

Zoals reeds eerder aangegeven, is het niet de bedoeling de locatie van deze documenten achteraf nog te wijzigen. Mocht u dit toch willen doorvoeren, geven we alvast volgende procedure-indicatie mee : - controleren parameters m.b.t. E-document per boekjaar, per dossier, voor alle dossiers - locatie aanpassen in E-document boekingen met paswoord van de dag (opvragen bij helpdesk) - documenten verplaatsen via Windows verkenner

Globaal locatie wijzigen in E-document boekingen via script

Indien globaal documenten verplaatst werden, en dus retroactief globaal de documenten moeten aangepast worden in de E-document boekingen, dan kan dit uitgevoerd worden via volgende script :

Opgelet : U neemt best altijd eerst een back-up van het dossier vooraleer dit script wordt uitgevoerd.

Script

update tac_entry_edoc set nm_file_entry_edoc = replace(nm_file_entry_edoc,'c:\top\data\an\','c:\top\data\\newan\') where nm_file_entry_edoc is not null and locate(nm_file_entry_edoc,'c:\top\data\an\')>0; commit;

waarbij :

'c:\top\data\an\','c:\top\data\\newan\'” => de folder c:\top\data\an wordt hier vervangen door c:\top\data\newan.

Let wel :

Als een folder begint met de letter n dan moet je deze door een bijkomende backslash laten voorafgaan. Vandaar de dubbele back-slash.

topaccountfaq.toppower.be/images/$supportportal_topaccount/sales... · 2017. 3. 25. · het...

Documents