suport curs tic-complet

Scoala Postliceala Sanitara “FUNDENI “ 2012 - 2013

SUPORT CURS T.I.C.

STRUCTURA CURSULUI (competente)

C1 –Concepte de baza ale T.I.

C2 – Word

C3 - Excel

C4 – Baze de date (Access)

C5 – Internet –modalitati de conectare-servicii oferite-Programele instalate pe calculator pentru folosirea Internetului.

SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia 1


Cap.1 CONCEPTE DE BAZA ALE T.I.

Componente:1)HARDWARE=reprezinta partea fizica a unui sistem de calcul;-reprezentat de :*UC=unitatea centrala*echipamente periferice – de intrare (mouse ,tastatura)

- de iesire (monitor, scaner, imprimanta etc).

2)SOFTWARE=reprezinta totalitatea programelor, aplicatiilor din calculator.-reprezentat de:* sisteme de operare (WINDOWS)*aplicatii specifice(programe, utiliare etc).

3)NOTIUNI DE OPERARE

STRUCTURA INFORMATIEIUnitatea de masura a informatiei este bitul.

MEDII DE STOCARE-magnetice (banda magnetica, discheta, hard disk)-optice (CD-uri, DVD-uri)-memorii statice (card de memorie, stick)

FISIERUL (FILES)Informatia este structurata in fisiere(de date , voce, sunet etc)Fisierul este caracterizat prin NUME.extensieExtensia=tipul fisierului, contine 3 caractere.

Ex: .doc=Word.xls= Excel.jpg = imagini (poze).avi= audio-video Fisierele sunt grupate in foldere si subfoldere. Folderele au structura arborescenta.

APLICATIILE STANDARD ALE WINDOWS XP.Din butonul Start ►Programs(programe) ► Accessories (accesorii=aplicatii standard ale

WINDOWS).: Paint, Calculator, Wordpad, Notpad, Games, etc..



Cap.2-Editorul de texte - MS WORD.

2.1. PROGRAMUL MICROSOFT OFFICE

INTRODUCEREMicrosoft Office reprezinta un pachet de aplicatii (programe) care ne permite diverse utilizari: WORD= procesor de texte .Este o aplicatie pentru prelucrarea textelor si aranjarea lor sub

forma de tiparitura: brosura, pliant, carte etc. EXCEL= pentru gestionarea folilor de calcul . permite prelucrarea datelor organizate sub forma

de tabele(foi de calcul) si afisarea sub forma de diagrame a datelor din tabel. POWER POINT= aplicati de grafica (diapozitive), pentru realizarea prezentarilor pe calculator,

care pot inlocui sau completa o prezentare verbala de informatii. ACCESS=sistemul de gestiune a bazelor de date.. permite gestionarea datelor organizate sub

forma de baze de date. MICROSOFT OUTLOOK= permite organizarea corespondentei si planificarea activitatilor. PUBLISHER= pentru crearea publicatiilor speciale, cum ar fi brosuri, foi volante(fluturasi) si

carti de vizita.

ISTORICExista mai multe variante ale MS Office, primele fiind versiunile:4.0, 4.3, 97, 2000, XP, 2003 , MS Office 2007, cel mai actual fiind MS Office 2010.

2.2. PREZENTAREA Editorului de texte MS WORD

=este un procesor de texte eficient si complet echipat, care ne furnizeaza toate instrumentele necesare pentru a realiza documente de foarte multe tipuri: de la documente simple(note si schite), pana la documente complexe (buletine informative ,pagini HTML pentru Internet).Extensia asociata fisierelor administrate de aplicatia Word este doc. ( pt versiunea 2007 este docx. )Pentru a lansa in executie programul Word trebuie sa urmam cativa pasi:1) pe suprafata de lucru WindowsXP , executam clic pe Start, All Programs.2) clic pe pictograma Word. Este afisata fereastra de aplicatie Word.

MENIURILE Editorului de texte WORD-File= contine optiuni pentru lucrul cu fisiere document(doc.) sau sabloane de documente(dot.) pe care le creaza si le actualizeaza Word;-Edit= optiuni pentru operatii de editare( de modificare a documentelor);-View= contine optiuni pt. a stabili modul de afisare a documentului si de configurare a ferestrei;-Insert= contine optiuni [pentru inserarea documentul activ , in pozitia cursorului , a diferitelor entitati;

Din meniul Insert putem insera diagrame. Procesorul Word face apel la aplicatia Excel pentru realizarea diagramelor, de aceea vom dezvlota aceasta optiune in cadrul aplicatie Excel.-Format= contine optiuni pentru formatarea textelor si a obiectelor inserate in text;-Tools= contine optiuni pentru intretinerea documentului;-Table= contine optiuni pentru administrarea tabelelor inserate in document;-Windows= contine optiuni pentru organizarea ferestrelor document ale aplicatiei.

MENIUL FILE

OPTIUNEA SEMNIFICATIANew Deschide un document nou sau un sablonOpen Deschide un document creat anterior sau un sablonClose Inchide toate ferestrele documentului activ



Save Salveaza modificarile facute in document, salvarea implicita.Save As Salveaza noua versiune a documentului, sub un alt nume, sau in alt format

(compatibil cu versiunea anterioara), sau in alta locatie Versions Administreaza versiunile unui documentPage Setup Permite alegerea valorii parametrilor care determina:

- asezarea in pagina pentru sectiunile selectate: portret (portrait) sau vedere(landscape), -formatul hartie( A5, A4, B 5, Letter, Legal, Custom size.)-marginile documentului (stanga-dreapta-sus-jos )

Print Preview Previzualizarea documentului tiparit inainte de imprimare Print Tipareste la imprimanta documentulSend To > Deschide un submeniu din care putem alege destinatarul catre care poate fi trimis

documentul activ folosind posta electronica.Properties Afiseaza informatii despre fisierul care contine documentul activ: nr pg, nr

caractere, data ultimei modificari,data ultimei accesari)Lista de docum Afiseaza o lista cu ultimele documente deschise (4-9). Putem deschide rapid un

document din lista executand clic pe numele lui.Exit Inchide aplicatia Word si ne cere sa confirmam salvarea documentelor scrise.

- MENIUL EDIT

Undo Anuleaza ultima actiune de corectura in text Ctrl +ZRedo-Repeat Repeta ultima actiune de corectura in text Ctrl+YCut Muta obiectul selectat din zona sursa in clipboard Ctrl+XCopy Creaza in Clpiboard o copie a obiectului selectat din zona sursa Ctrl+CPaste Transfera continutul Clipboard-ului in zona de destinatie selectata Ctrl+VPaste Special...

Permite alegerea modului in care va fi inserat in document obiectul: prin incapsulare sau prin legare.

Clear Sterge zona de document selectata. DeleteSelect All Selecteaza tot documentul Ctrl +AFind... Cauta in document un text sau un stil de formatare Ctrl+FReplace... Cauta in document un text sau un stil de formatare si il inlocuieste cu textul ,

respectiv tipul de formatare precizat.Ctrl+H

Go To... Muta cursorul de inserare in document, in pozitia specificata( pagina , sectiune, linie, marcaje de document etc.).

Ctrl+G

Links... Permite actualizarea legaturilor din document (adaugarea de noi legaturi, stergerea unor legaturi, schimbarea obiectelor legate, schimbarea caii la care a fost adaugata legatura.).

Object Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost creat. Aplicatia va incarca in fereastra sa de lucru obiectul selectat in document.. Optiunea nu este disponibila daca nu a fost selectat un obiect.

– MENIUL VIEW

Normal Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin care se stabileste modul de vizualizare: -modul normal; = recomandat cand scriem rapid textul in prima forma si nu ne preocupa inca cum arata scris pe hartie(tiparit);

Online Layout -modul asezare directa- sunt afisate texte si obiecte din document;nu se mai pastreaza formatarea paragrafelor== se recomanda numai pentru citirea documentului.

Page Layaout -modul asezare in pagina=afiseaza toate elementele ferestrei document: anteturi, subsoluri, numere de pagina, margini,riglele, etc.==vedem documentul in forma finala in care va fi tiparit.

Outline -modul structura a documentului – afiseaza o schita a documentului ; putem construi structura de baza a documentului ,titluri si subtitluri, urmand sa completam ulterior doc. -se afiseaza propria bara de instrumente:; - Outlining =collapse=restrangere numai titluri;



expand= dezvolta =se afiseaza si textul.; -promote=promovati= titlu ierarhic superior, la stanga; - demote= retrogradati =titlu ierarhic inferior ,spre dreapta.=se recomanda in prima faza cand construim scheletul documentului si cand trebuie sa organizam ideile care stau la baza documentului.

Master Document

-modul document principal =ne ajuta sa organizam un document mare (ex o carte); documentul este impartit in subdocumente; se poate lucra in echipa, de personae diferite, dupa care subdocumentele pot fi asamblate .

Toolbar ► Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor de instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor).

Ruler Optiune de tip comutator care controleaza afisarea riglelor.DocumentMap

Optiune de tip comutator care controleaza afisarea structurii documentului intr-un panou care se deschide pe marginea stanga a ferestrei documentului . acest panou poate fi folosit pentru o deplasare rapida in document.

Header and Footer

Deschide zona de editare pentru anteturi si subsoluri si afiseaza bara de instrumente Header and Footer pentru formatarea lor.

Footnotes Optiune de tip comutator care permite accesul in zona de editare a notei de subsol sau de sfarsit a documentului. Este disponibila daca au fost inserate note de subsol sau de sfarsit.

Comments Optiune de tip comutator care permite accesul la fereastra de editare a comentariului. Este disponibila numai daca au fost inserate comentarii.

Full Screen Optiune de tip comutator care ,daca este activata, comuta in modul de vizualizare ecran plin. Pe ecran se afiseaza numai continutul documentului si butonul Close Full Screen..

Zoom Permite modificarea scarii de afisare in fereastra documentului.Zoom To : 200% (> de 2 ori) 100% (normal), 75%(< la 75%); Page Width=<sau> afisarea a.i. sa vedem marginile din dreapta/stanga fata de pagina fizica;Whole Page= < afisarea a.i. vedem intraga pagina= vedem incadrarea textului in pagina fara sa-l derulam; Many Page= clic pe pictograma monitorului si selectam nr de pg care vrem sa fie afisat. Percent=>sau< textul fata de normal cu un procent pe scrie in zona de editare (intre 10 % si 200%)

MENIUL INSERT

Break ... Insereaza marcajul de intrerupere de pagina, de coloana sau de sectiunePage Numbers . Insereaza numarul paginiiDate andTime Permite inserarea datei si a orei preluate din sistem, stabilirea formatului pentru data si oraAutoText ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea intrarilor din AutoText.Field ... Insereaza un camp ales dintr-o lista de campuri.Symbol ... Insereaza un simbol (caracter special) ales din lista de caractere a unui font.Comment Insereaza un comentariu si deschide fereastra pentru administrarea comentariilor definite.Footnote ... Insereaza o nota de subsol sau o nota de sfarsit de document.Caption Insereaza o legenda deasupra sau sub obiectul selectat.Cross-reference Insereaza o referinta la o entitate din acelasi document.IndexandTables Insereaza o tabela de index, de cuprins, de obiecte sau de autoritati.Picture ► Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imgini preluate dintr-un fisier

cu imagini sau dintr-o alta aplicatie.Text box Activeaza instrumentul de desenare pentru o caseta de text.File... Permite inserarea continutului unui alt fisier document.Object... Permite inserarea prin incapsulare sau legare a unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama,

diagrama,etc). In caseta de dialog care se deschide este afisata lista aplicatiilor instalate pe calculator care pot fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului.

Bookmark... Administreaza marcajele in document (creare, stergere, localizare).

MENIUL FORMAT

Font... Formateaza caracterele din zona selectata sau caracterele care vor fi scrise incepand cu



pozitia cursorului. Ctrl+DParagraph... Formateaza paragrafele din zona selectata sau paragrafele care vor fi scrise incepand cu

pozitia cursorului.Bullets and Number

Creaza si formateaza o lista marcata sau numerotata.

Borders and Shading ...

Formateaza chenarele si umbrele paragrafelor, textelor selectate, tabelellor si celulelor din tabel si formateaza chenarele paginilor.

Columns... Imparte in coloane zona selectata.Tabs... Permite stabilirea pozitiei tabulatorilo si a tipului lor de stergerea tabulatorilor pentru

paragrafele din zona selectata sau pentrru paragrafele care vor fi scrise incepand cu pozitia cursorului.

Drop Cap... Formateaza caracterul cu care incepe paragraful selectat (letrina)Text direction Stabileste directia de orientare a textului selectat (pe orizontala sau pe verticala)ChangeCase... Schimba tipul de litera (din litere mari in litere mici in zona selectata).AutoFormat... Permite formatarea automata a textului din zona selectata , cu valorile prestabilite.StyleGallery Permite preluarea unui stil de document din lista de sabloane definite.Style... Administreaza stilurile de formatare (creare, modificare, stergere).Background...► Permite stabilirea culorii si modelului fundalului documentului.Object... Formateaza un obiect desenat (linie de contur, model de umplere, dimensiune, pozitie, etc.)

MENIUL TOOLS

Spelling and Grammar Permite verificarea docum. din punct de vedere ortografic si gramatical. Language ► Deschide un submeniu care contine optiuni pentru alegerea limbii folosite pentru

instrumentele gramaticale, pentru gasirea unui sinonim sau antonim pentru cuvantul selectat (Thesaurus...; scurtatura Shift+ F7) sipentru stabilirea modului in care se face despartirea cuvintelor in silabe(Hyphenation...).

WordCount...

Afiseaza o situatie statistica a documentului activ (numar de caractere, de cuvinte, de linii de text, de paragrafe si de pagini.)

AutoSummarize... Afiseaza un sumar al documentului activ pe care il poate insera in documentul activ sau intr-un alt document.

AutoCorrect... Administreaza intrarile in AutoCorrect (crearea si stergerea lor)TrackChanges ►

Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor facute in document sipentru compararea a 2 versiuni ale aceluiasi document.

Merge Document... Adauga la documentul curent un alt document.ProtectDocument...

Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea documentului (inclusiv stabilirea unei parole).

Mail Merge... Administreaza documentele postale.Envelopes and Labels... Administreaza si tipareste etichete postale.Letter Wizard... Lanseaza in executie procedura asistent pentru admnistrarea documentelor postale.Macro ► Inlantuire de comenzi simple cu scopul de a automatiza procesarea textelor.

Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie).Templates andAdd- ins...

Permite schimbarea sablonului documentului activ sau modificarea valorilor parametrilor acestui sablon

Customize... Personalizeaza elementele interfetei (bare de instrumente, sistemul de meniuri, si scurtaturi de la tastatura).

Options... Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitia de aplic. Word

MENIUL TABLE

Draw Table Insereaza in document un tabel prin desenarea lui.Insert Insereaza intr-un document un tabel, iar intr-un tabel una sau mai multe celule,

linii sau coloane.Delete... Sterge tabelul select. sau celulele, randurile sau coloanele select. intr-un tabel



Merge Cells Reuneste celulele selectate intr-un tabel, intr-o singura celula.SplitCells... Divizeaza fiecare celula selectata din tabel in doua sau mai multe celule.Select Row Selecteaza randul curent din tabel.Select column Selecteaza coloana curenta din table.Select Table Selecteaza tot tabelul.Table AutoFormat… Permite stabilirea unei formatari pentru table. Formatarea va fi aleasa dintr-o

lista de formatari prestabilite.DistributeRows Evenly Atribuie acceasi inaltime randurilor sau celulelor selectate.DistributeColumnsEvenl Atribuie aceeasi latime coloanelor sau celulelor selectate.Cell Height and Width Permite stabilirea inaltimii si latimii randurilor si/sau coloanelor dintr-un tabel.Headings Optiune de tip comutator cre controleaza daca tabelul va avea un antet ce va fi

afisat la inceputul fiecarei pagini.Convert Text to Tabel Convert Tabel to Text...

Transforma textul selectat intr-un table, respective tabelul selectat intr-un text.

Sort... Rearanjeaza zona de tabel selectata intr-o anumita ordine (crescatoare sau descrescatoare) ifd valorile dintr-o coloana, din 2 sau 3 coloane.

Formula... Insereaza in celula curenta un amp de tip formula (camp a carui valoare se calculeaza prin aplicarea unei formule de calcul asupra valorilor inregistrate in anumite celule ale tabelului) .

Split Table

Imparte un tabel in 2 tabele, inserand un marcaj de sfarsit de paragraf inaintea liniei curente din tabel.

Show gridlines

Optiune de tip comutatoer care controleaza daca este afisata pe ecran grila imaginara care desparte intre ele randurile si coloanele tabelului(grila nu se tipareste; este folosita numai pentru identificarea celulelor tabelului).

MENIUL WINDOW

New Window Deschide o fereastra noua pentru documentul activ.Arrange All Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopere unele

pe altele(cascada).Split/Remote Split

Imparte documentul din fereastra activa in 2 zone de lucru si permite dimensionarea acestor zone, reespectiv inlatura marcajul dintre cele 2 zone.

Lista cu ferestre document deschise

Afiseaza o lista cu numele ferestrelor document deschise. Putem sa activam rapid un alt document executand clic pe numele documentului din lista.

Operatii de Mutare, CopierePentru mutarea sau pentru copierea unui text, selectati initial textul, apoi efectuati una dintre

urmatoarele operatii - Cut (Decupare) – sterge obiectul selectat, memorându-l în Clipboard - Copy (Copiere) – încarca selectia în Clipboard fara a afecta continutul sursei - Paste (Lipire) – descarca la destinatie continutul Clipboard- ului

Pentru a muta sau copia cu drag and drop efectuati urmatoarele operatii:1. Selectati textul pe care doriti sa-l copiati sau sa-l mutati.2. Pentru a muta obiectul selectat, glisati selectia pâna în locul în care doriti sa o inserati.

Pentru a copia obiectul selectat tineti apasata tasta CTRL în timp ce deplasati selectia pâna în locul în care doriti sa o inserati.3. Eliberati butonul stâng al mouse-ului

Puteti sa mutati sau sa copiati un text utilizând butonul din dreapta al mouse-ului pentru a glisa selectia. Când veti elibera acest buton, se va deschide un meniu derulant în care sunt prezente optiunile pentru mutare si copiere.

Pentru a muta sau copia portiuni de text între documente diferite, efectuati urmatoarele operatii:1. Selectati textul pe care doriti sa-l mutati sau sa-l copiati



2. Pentru a muta selectia, faceti clic pe butonul Cut .Pentru a copia selectia în Clipboard executati clic pe butonul Copy3. Comutati în celalalt document, unde vreti sa apara textul copiat.4. Executati clic în locul în care doriti sa apara textul dumneavoastra.5. Executati clic pe butonul Paste pentru a depune selectia în noua locatie.

FORMATAREA UNUI DOCUMENTConceptul de formatare se referă la schimbările care se fac în aspectul documentului. Într-un

document se identifică următoarele entităţi care pot fi supuse formatării:a.) Pagina utilă ; b.) Caracterul; c.) Paragraful

Formatarea paginilor (Meniul FILE – optiunea Page Setup) Presupune următoarele operaţii:

Stabilirea dimensiunii paginii fizice – Paper –Size – formatul de paginã standard este A4 (210×297mm) orientat pe verticatã (portret).

Stabilirea dimensiunii paginii utile – Optiunea Margins – Implicit, dimensiunile se masoara în inches, dar unitatea de masura se poate schimba în centimetri, din fereastra Options (deschisa cu optiunea Tools-Options), pagina General, lista Measurement Units.

Stabilirea orientării paginii - Page Layout – optiunea Orientation – Portrait sau Landscape



Pt. Numerotarea paginilor – din meniu INSERT – optiunea Page NumberPt. Crearea anteturilor şi subsolurilor de pagină – din meniu VIEW – optiunea Header and Footer

Formatarea caracterelor ( Meniul FORMAT – optiunea Font)Caracterele sunt reprezentate de litere, numere, simboluri (&,*), semne de punctuaţie şi spaţii.

Termenul de formatare al caracterelor se referă la atributele pe care le au caracterele individuale dintr-un document. În cadrul unui text, caracterele utilizate sunt bine definite de anumite mărimi cum ar fi :

tipul fontului (stilul de scriere) (Arial, Times New Roman, Comis Sans, Verdana) culoarea fontului stilul de afisare (B-bold (aldin), I-Italic(cursiv), U-underline (subliniat)) dimensiunea acestuia (12,14,16,18,...,72).

Pentru formatarea caracterelor unui text se folosesc două metode: 1. Cu ajutorul Barei de instrumente de Formatare

2. Cu ajutorul comenzii Font din meniul Format

Semnificatia câmpurilor din fereastra de dialog Font este urmatoarea:SUPORT DE CURS T.I.C. Prof. Ing. Dumitru Silvia

ANTET

SUBSOL

PAGINA UTILĂPAGINA FIZICĂ Marginea dreaptă

(Right)

Marginea stângă(Left)

Marginea superioară (Top)

Marginea inferioară(Botton)

Marginea subsolului

Marginea antetului

9


– lista Font: selectarea stilului de scriere a fontului dorit;– lista Font Style: selectarea stilului de afisare a fontului ales;– lista Size: selectarea dimensiunii fontului ales;– lista ascunsa Underline: specificarea tipului de subliniere a caracterelor: Single,Words Only, Double, Dotted, Thick, Dash, Dot Dash, Dot Dot Dash, Wave;– lista ascunsa Color: selectarea culorii caracterelor (exista 16 culori implicite);– comutatorii Effects: aplicarea unor efecte speciale: Strikethrough, Double Strikethrough, Subscript, Superscript, Shadow, Outline, Emboss, Engrave, SMALL CAPS, ALL CAPS, Hidden ;– câmpul Preview: vizualizarea fontului si a caracteristicilor selectate;– butonul Default: modificarea caracteristicilor fontului din sablonul normal. dot.Grupul de optiuni Character Spacing permite specificarea spatierii textului (Spacing . . .By) si a pozitionarii sale verticale (Position . . . By), în timp ce prin intermediul grupului Animation utilizatorul poate aplica asupra textului efecte de miscare (un contur care îsi schimba culoarea sau care se roteste, un fond care clipeste etc. ).Daca am formatat un text si dorim aplicarea atributelor sale pentru un altul, putem copia formatul dorit selectând textul initial, activând butonul Format Painter si apoi selectând textul nou. Atributele primului se vor aplica si pentru acesta (de fapt, se vor copia toate marcajele de format în noul text).

Formatarea paragrafelor ( Meniul FORMAT – optiunea Paragraph)Paragraful reprezinta o sectiune de text delimitata prin doua caractere de sfârsit de paragraf dintre

care primul este considerat ca apartinând paragrafului anterior. Aceasta sectiune de text poate cuprinde imagini grafice, obiecte create prin intermediul editorului matematic, orice alt tip de obiecte.

Inserarea unui caracter de sfârsit de paragraf se realizeaza la fiecare apasare a tastei ENTER în timpul introducerii textului.

Pentru modificarea spatierii liniilor de text executati urmatoarele operatii:1. Selectati optiunea Paragraph din meniul Format2. Selectati tabul Indents and Spacing3. Selectati optiunea dorita din lista ascunsa Line Spacing, apoi apasati OK.Optiunile de distantare pot fi: Single - spatiere la un rând; 1.5 Lines - spatiere la un rând si jumatate;Double - spatiere la doua rânduri; At Least - spatierea liniilor va fi cel putin de valoarea înscrisa în casuta At; Exactly - spatierea liniilor va avea valoarea înscrisa în casuta; Multiple – se spatiaza mai multe linii

11

Aranjarea textului pe coloane( Meniul FORMAT – optiunea Columns)Pentru aranjarea textului pe mai multe coloane vom utiliza optiunea Columns a meniului

Format sau butonul cu acelasi nume din bara de instrumente Standard. Optiunea Columns permite,



prin intermediul câmpurilor ferestrei de dialog cu acelasi nume, specificarea numarului de coloane si a dimensiunilor acestora, dupa cum urmeaza:• grupul Presets - cinci moduri predefinite de impartire pe coloane a textului;• lista Number of Columns - numarul de coloane;• grupul Width and spacing - specificarea latimii fiecarei coloane si a spatiilor dintre coloane (se pot folosi butoanele de incrementare/decrementare ale casetelor Width si Spacing)• comutatorul Equal column width - coloanele vor avea latime egala;• comutatorul Line between - inserarea unei linii verticale care sa delimiteze coloanele.

Utilizarea listelorO lista este o succesiune de paragrafe indentate fata de marginea stânga a textului din document

si numerotate (listele numerotate - Numbered) sau marcate printr-un simbol în zona de indentare (listele cu bulete - Bulleted). Aceste doua tipuri de liste sunt liste simple. O lista multinivel (Outline Numbered) este o lista care contine în interiorul ei una sau mai multe alte liste.

In general, listele se pot crea prin actionarea butoanelor sau prin alegerea optiunilor specifice:dupa introducerea si selectarea paragrafelor dorite;pentru primul paragraf din lista. La tastarea lui <ENTER>, urmatorul simbol de lista se introduce automat; ultimul astfel de simbol poate fi anulat prin inactivarea butonului asociat listei.

Crearea listelor cu buleteO lista cu bulete poate fi creata prin activarea butonului corespunzator din bara de instrumente

Formatting. Tipul de marcaj utilizat în acest caz pentru paragrafele listei este unul implicit. În cazul în care utilizatorul doreste sa îsi aleaga sau sa modifice simbolul pentru marcarea paragrafelor, spatiul dintre text si acest simbol sau modul de aliniere a simbolului fata de text, se va folosi optiunea Bullets and Numbering a meniului Format. În urma lansarii în executie a acestei comenzi, se afiseaza fereastra de dialog Bullets and Numbering.

Pagina Bulleted pune la dispozitia utilizatorilor sapte tipuri predefinite de marcaje (None inactiveaza marcajul de lista). Un astfel de marcaj poate fi selectat prin realizarea unui clic cu mouse-ul pe dreptunghiul asociat. În cazul în care se doreste modificarea fereastra de dialog Customize Bulleted List. Aceasta permite, prin intermediul câmpurilor sale, alegerea unui alt simbol de marcaj (Bullet Character), modificarea alinierii listei (Bullet Position), modificarea distantei dintre simbolul de marcaj si text (Text Position), modificarea dimensiunii marcajului (Font) si vizualizarea efectelor aplicate listei (Preview).

Crearea listelor numerotateO lista numerotata poate fi creeata cu ajutorul butonului Numbering din bara de instrumente

Formatting sau utilizarea paginii Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering. Dupa cum s-a descris mai sus, optiunea se poate alege pentru un grup de paragrafe selectate sau crearea listei numerotate se poate activa pentru primul paragraf si inactiva la sfârsitul listei. Pagina Numbered din fereastra de dialog Bullets and Numbering contine sapte tipuri predefinite de numerotari. Ca si în cazul paginii Bulleted, un clic cu mouse-ul pe dreptunghiul corespunzator unei astfel de numerotari este



suficient pentru a crea o lista Numbered cu caracteristicile respective. În cazul în care se doreste modificarea stilului de numerotare, se va actiona butonul Customize, care afiseaza fereastra de dialog Customize Numbered List. Aceasta permite, prin intermediul câmpurilor sale, selectarea tipului de numerotare (Number style), alinierea numerotarii (Number Position), modificarea distantei dintre simbolul de marcaj si text (Text Position) si vizualizarea efectelor aplicate listei (Preview).

Crearea tabelelorUn tabel este o structura dreptunghiulara de celule organizate pe linii si coloane. O celula se gaseste

la intersectia dintre o linie si o coloana si poate contine atât text cât si imagini grafice, iar caracteristicile ei pot fi configurate de catre utilizator. O celula dintr-un tabel se va redimensiona în functie de marimea informatiei continute, spre deosebire de situatia în care se creaza o structura aliniata (de tip tabel) cu ajutorul tabulatorilor.

Cea mai simpla metoda de a crea un tabel este realizarea unui clic cu mouse-ul pe butonul Insert Table de pe Toolbar-ul Standard, prin care utilizatorul selecteaza numarul de linii si coloane pe care le va avea noul tabel.Butonul Insert Table

În cazul în care utilizatorul doreste sa specifice la crearea tabelului si anumite caracteristici de format, va folosi optiunea Insert Table a meniului Table. Se va afisa fereastra de dialog Insert Table care permite, prin intermediul câmpurilor sale, precizarea numarului de coloane/linii (Number of Columns/Rows) si latimea coloanelor noului tabel (Column Width). Butonul AutoFormat da posibilitatea alegerii unui mod predefinit de configurare a tabelului (din 34 existente). Optiunea Gridlines a meniului Table permite, în cazul în care nu s-a ales un format predefinit pentru tabel, afisarea unor linii întrerupte care marcheaza limitele celulelor tabelului.

În ceea ce priveste deplasarea cursorului în cadrul unui tabel, sunt în general valabile regulile pentru deplasarea cursorului în text. Remarcam totusi utilitatea tastei TAB care realizeaza trecerea la celula urmatoare, a combinatiei SHIFT+TAB care realizeaza trecerea la celula anterioara si a combinatiilor tastelor HOME, END, PAGE UP si PAGE DOWN cu tasta ALT care realizeaza respectiv trecerea la prima celula din linie, ultima din linie, prima din coloana, ultima din coloana. Caracterul TAB se poate introduce într-o celula prin intermediul combinatiei CTRL+TAB.

Selectarea celulelor, liniilor sau coloanelor dintr-un tabelDaca dorim realizarea unor operatii asupra unor linii, coloane sau celule dintr-un tabel, acestea se

vor selecta înainte de precizarea operatiei dorite - de exemplu, copieri sau mutari de zone din tabel. Liniile unui tabel se pot selecta printr-un clic cu mouse-ul în stânga liniei, iar coloanele printr-un clic deasupra coloanei (cursorul mouse-ului trebuie sa aiba forma unei sageti care indica coloana); o anumita zona se mai poate selecta prin deplasarea mouse-ului cu butonul stâng apasat. Meniul Table ofera de asemenea optiuni de selectare pentru linia curenta (Select Row), coloana curenta (Select Column) si întregul tabel (Select Table). O alta posibilitate de selectare este utilizarea tastei SHIFT în combinatie cu tastele de deplasare.

Fiecarui element selectat în tabel (celula, grup de celule, linie, coloana) îi este asociat un meniu contextual care, în functie de elementul selectat permite operatii de copiere si mutare, inserare de celule/linii/coloane, stergere, modificarea dimensiunilor, formatare.

Introducerea si stergerea celulelor din tabelPentru introducerea unor celule într-un tabel existent, selectam celula/celulele, linia sau coloana

în care urmeaza a fi introduse noile celule si se activeaza optiunea Insert Cells, Insert Row sau Insert Columns din meniului Table sau din meniul contextual al zonei selectate. În cazul optiunii Insert Cells, care apare pentru o zona de celule selectate, se afiseaza o fereastra de dialog care permite alegerea uneia dintre urmatoarele patru optiuni:Shift Cells Right - se adauga câte o celula cu aceleasi dimensiuni în stânga fiecarei celule selectate. Celulele selectate vor fi deplasate spre dreapta;Shift Cells Down - se adauga câte o celula cu aceleasi dimensiuni deasupra fiecarei celule selectate. Celulele selectate vor fi deplasate în jos;Insert Entire Row - se adauga o întreaga linie deasupra liniei celulelor selectate;Insert Entire Column - se adauga o întreaga coloana în stânga coloanei celulelor selectate.

Daca în prealabil se selecteaza o întreaga coloana (Select Column), atunci optiunea Insert Cells se transforma în Insert Columns, care insereaza o coloana în stânga celei selectate, pastrând caracteristicile acesteia.



Pentru stergerea de celule, linii sau coloane se folosesc comenzile Delete Cells, Delete Rows, Delete Columns ale meniului Table. Lansarea în executie a optiunii Delete Cells determina afisarea unei fereastre de dialog cu urmatoarele optiuni:Shift Cells Left - sterge celulele selectate si le muta la stânga pe cele din dreapta lor;Shift Cells Up - sterge celulele selectate si le muta în sus pe cele de sub ele;Delete Entire Row - sterge întreaga linie;Delete Entire Column - sterge întreaga coloana.

Daca se selecteaza în prealabil o întreaga coloana, optiunea Delete Cells setransforma în Delete Columns si permite stergerea coloanei(lor) selectate. Comenzile pentru introducerea si stergerea de celule se regasesc si în meniurile contextuale corespunzatoare fiecarei zone selectate.

Modificarea dimensiunilor celulelor unui tabelUtilizatorul are posibilitatea de a modifica latimea celulelor, înaltimea liniilor si spatierea între

coloanele unui tabel. Toate aceste operatiuni se pot realiza prin intermediul optiunii Cell Height and Width a meniului Table.

Desi optiunile mai sus enumerate permit o setare mai riguroasa a dimensiunilor celulelor, cea mai rapida modalitate de redimensionare a acestora ramâne deplasarea cumouse-ul a liniilor de demarcatie dintre linii sau coloane (cursorul mouse-ului se va modifica sugestiv).

Chenare si titluriPentru încadrarea tabelului si trasarea liniilor interioare se selecteaza zona dorita si se aplica în mod

corespunzator unul din butoanele barei Borders: Outside Border Top Border, Bottom Border, Left Border, Right Border, All Borders, Inside Border, Inside Horizontal Border, Inside Vertical Border, No Border. Stilul liniilor se poate schimba din caseta liniilor.

Un titlu de tabel se introduce uzual în prima linie, în care delimitarile dintre celule sau sters cu Table - Merge Cells sau cu aceeasi optiune a meniului contextual. Daca se doreste repetarea titlului pe mai multe pagini, atunci se selecteaza linia respectiva si seactiveaza optiunea Table - Headings (remarcam insa ca un asemenea titlu nu se va repeta pe paginile definite de un delimitator de pagina introdus manual).

Formatarea tabelelorOptiunile de formatare cunoscute (bold, italic, sublinieri, culori etc) se pot aplica fiecarei celule

în parte sau, eventual, mai multor celule selectate. Prin combinarea acestor optiuni cu diverse tipuri de linii si chenare, se pot realiza formate personalizate de tabele. Totusi, cea mai simpla modalitate de formatare a tabelelor este alegerea optiunii Table Autoformat din meniul Table, prin intermediul careia utilizatorul poate opta pentru unul din formatele de tabele predefinite. Eventual, acesta poate fi si punctul de plecare pentru noi formatari.

Atributele de formatare sunt simbolizate cu un caracter special atat pentru celule, cât si pentru linii; acest marcaj poate fi vizualizat prin activarea butonului Show/Hide. Daca într-o copiere de continut de celula sau de linie întreaga se include acest simbol, se vor copia si atributele de formatare.Sectionarea si combinarea celulelor

Una sau mai multe celule selectate dintr-un tabel pot fi împartite în mai multe alte celule prin intermediul optiunii Split Cells a meniului Table sau a meniului contextual. Dupa activarea acestei comenzi se va afisa o fereastra de dialog care permite precizarea numarului de celule în care va fi divizata fiecare dintre celulele selectate.

Doua sau mai multe celule selectate ale unui tabel pot fi contopite prin intermediul optiunii Merge Cells din meniul Table sau din meniul contextual.

Editorul Word permite si sectionarea unui tabel (împartirea lui în doua tabele succesive) prin intermediul optiunii Split Table a meniului Table. Sectionarea se va realizadeasupra liniei curente din tabel, iar între cele doua tabele se va introduce un marcaj de sfârsit de paragraf.

Etichetarea si ordonarea tabelelor. Numerotarea liniilor unui tabelOptiunea Caption din meniul Insert permite asocierea unei etichete si a unui text descriptiv

tabelului curent. Fereastra de dialog Caption da posibilitatea alegerii pozitiei etichetei fata de tabel (Below/Above Selected Item), numerotarii tabelelor (Numbering) si introducerii automate de etichete (AutoCaption).

În scopul ordonarii textului dintr-un tabel se va folosi optiunea Sort din meniul Table. Ea functioneaza ca si în cazul listelor. Implicit, se vor realiza ordonAri pe coloane, iar, în cazul unor valori egale pentru primul criteriu de sortare, se vor aplica criterii suplimentare. Numerotarea celulelor unui



tabel se poate realiza automat prin selectarea acestora si actionarea butonului Numbering sau a optiunii Bullets and Numbering (utilizate pentru crearea listelor).

Realizarea conversiei text/tabel si viceversaOptiunea Convert Text To Table a meniului Table permite conversia unui text selectat într-un

tabel ale carui caracteristici vor fi descrise prin intermediul ferestrei de dialog cu acelasi nume. În scopul asocierii corecte a viitoarelor celule din tabel, trebuie specificat numarul de coloane (Number of Columns) si un caracter cu rol de separator între elementele fiecarei linii (caracterul de sfârsit de paragraf, TAB, spatiu, virgula etc. ). De obicei, marcajul de sfârsit de paragraf (ENTER) indica sfârsitul unei linii în viitorul tabel. Pentru conversia inversa, de la tabel la text, se vor selecta liniile tabelului care vor fi convertite (pentru întregul tabel este suficienta pozitionarea cursorului în cadrul tabelului) si se va lansa optiunea Convert Table To Text a meniului Table. În fereastra de dialog care se deschide va fi specificat tipul de separator utilizat pentru marcarea sfârsitului de coloana.

Imagini si graficePentru introducerea unei imagini sau a unui grafic într-un document Word se utilizeaza meniul

Insert, optiunea Picture. Imaginea poate fi aleasa din biblioteca de imagini Clip Art, dintre imaginile stocate pe hard (From File) sau dintre imaginile provenite de la Scanner sau de la Camera Foto (From Scanner or Camera).

Pentru introducerea unui grafic se apeleaza editorul de grafice aflat la dispozitia Word-ului. Datele de care dispuneti se introduc în celulele tabelului de valori, de unde sunt automat transpuse în grafic.

Pentru a selecta un grafic sau o imagine efectuati clic dreapta deasupra sa. Conturul acesteia se va înconjura cu un chenar având patratele în colturi. Pozitionati mouse-ul desupra acestor colturi evidentiate si atunci când capata forma de dubla sageata diagonala trageti cu clic dreapta apasat pâna ajungeti la dimensiunea dorita. Daca forma pointer-ului este de cruce, atunci puteti muta imaginea selectata acolo unde doriti. Pentru a muta o imagine dintr-un document în altul, selectati imaginea_ clic dreapta_ Copy_clic în noua locatie_Paste. Pentru a sterge o imagine dintr-un document selectati imaginea_ clic dreapta_ Cut.

Simboluri si semne specificeProblema simbolurilor matematice sau a literelor grecesti se poate rezolva astfel:

1. Clic Tools_ Customize si se va deschide caseta de dialog specifica2. Clic Commands_ selecteaza Insert, apoi Symbol3. Clic pe iconul Symbol si tinând apasat butonul stâng al mouse-ului deplasati-va catre bara de meniuri, unde veti elibera iconul.Închideti caseta de dialog4. Clic pe simbolul si se va deschide tabelul cu simboluri ca în figura alaturata.

Indici si puteriPentru a putea scrie puteri utilizam optiunea Superscript pusa la dispozitie de editorul Word-

ului. Deoarece este posibil sa utilizati mai des aceasta optiune vom descrie modul în care se poateaccesa. - selectam cifrele pe care trebuie sa le scrieti la putere (indice), alegem optiunea - Font din meniul Format si selectam butonul din dreptul textului Superscript (Subscript).

Operatii de cautare si de înlocuire a cuvintelor



Atunci când dorim gasirea unui cuvânt sau a unei expresii vom utiliza functia Find care poate fi apelata din meniul Edit, sau cu combinatia de taste CTRL+F. Rezultatul cautarii este potitionarea cursorului de inserare în document. Daca dorim si înlocuirea vom utiliza functia Find and Replace, din acelasi meniu, sau CTRL+H. Înlocuirea se poate executa pentru toate cuvintele simultan sau pe rând, dupa ce au fost gasite si vizualizate.

Fereastra de Gasire si Inlocuire:

Despartirea în silabeImplicit, un cuvânt care nu încape pe rândul curent va fi automat trecut pe rândul urmator

(aceasta faciliate se numeste word wrap). Pentru a o evita se poate apela la despartirea în silabe la capatul rândului cu ajutorul optiunii Tools - Language - Hyphenation, în a carei fereastra de dialog se activeaza optiunea Automatically Hyphenate Document.

Daca nu dorim despartirea cuvintelor scrise cu majuscule, vom inactiva comutatorul Hyphenate Words în CAPS. Zona de despartire în silabe (Hyphenation Zone) specifica distanta fata de marginea din dreapta de unde se va încerca despartirea în silabe, iar numarul maxim de linii consecutive în care sa se realizeze despartirea se precizeaza cu una dintre optiunile casetei Limit Consecutive Hyphens To. Daca despartirea automata nu este convenabila, putem opta pentru cea manuala (cu ajutorul butonului Manual); în acest caz vom introduce cratima în pozitia dorita.

Antete si subsoluri de paginaHeader-ul (Antet) si Footer-ul (Subsol) paginii reprezinta zonele superioara si inferioara ale

paginii, zone în care nu se scrie text obisnuit, dar se pot introduce informatii speciale care sa se repete apoi pe fiecare pagina (de exemplu: titlul capitolului, numarul paginii, data si ora crearii, versiunea documentului, numele autorului sau sigla firmei). Antetele si subsolurile diferitelor pagini se pot trata în mod diferit prin definirea de sectiuni diferite (Insert - Break) sau prin tratarea separata a paginilor pare si a celor impare. Vizualizarea si editarea acestor portiuni ale documentului se poate realiza în urma activarii optiunii Header and Footer din meniul View. Se vor afisa zonele rezervate pentru antet, respectiv subsol si bara de instrumente Header and Footer cu butoane pentru:1. comutarea între zona antetului si cea a subsolului;2. afisarea antetului/subsolului sectiunii urmatoare a documentului;3. inserarea aceluiasi antet/subsol ca în sectiunea anterioara;4. inserarea unui câmp de numar de pagina;5. inserarea unui câmp de data;6. inserarea unui câmp de ora;7. afisarea ferestrei de dialog Page Setup;8. ascunderea/afisarea textului din document (pentru a vedea mai clar antetul si subsolul);9. închiderea modului de vizualizare a antetelor si subsolurilor, cu revenirea în document (Close).

Pentru numerotarea paginilor, în afara de butonul Insert Page Numbers din bara de formatare Header and Footer, putem folosi optiunea Insert - Page Numbers din meniul principal. Vom preciza pozitia numarului de pagina: în antet sau subsol (Top of Page sau Bottom of Page), la stânga (Left), la dreapta (Right), centrat (Center) sau pentru paginile în oglinda, spre interiorul (Inside) sau exteriorul paginii (Outside). Numerele de pagina se pot formata folosind butonul Format din fereastra de dialog Page Numbers.



Formatarile de tip antet si subsol pot fi valabile pentru întregul document sau doar la nivel de sectiune, pot sa difere pentru paginile pare si impare (facilitate utila pentru paginile alaturate - "facing pages" - care se leaga sub forma de carte) sau pot fi diferite pentru prima pagina fata de celelalte (in care, de exemplu, titlul poate înlocui informatiile de antet). Aceste caracteristici se specifica odata cu celelalte atribute de formatare a paginilor, folosind optiunea File-PageSetup. Dimensiunile antetului si ale subsolului pot fi modificate prin intermediul aceleeasi optiunii Page Setup din meniul File sau prin intermediul riglei verticale specifice modului Page Layout de vizualizare a documentului.

Cap.3. PREZENTAREA APLICATIEI DE CALCUL TABELAR EXCEL.

INTRODUCEREEXCEL este un program de calcul tabelar care ne ofera urmatoarele operatii:

-organizarea si prelucrarea datelor sub forma de tabele;-lucrul cu mai multe tabele;-tiparirea tabelelor;-operatii cu blocuri de texte;-operatii de cautare si inlocuire;-formatarea tabelului(dupa stiluri de formatare predefinite sau definite de utilizator);-formatarea documentului la nivel de pagina ;-crearea forularelor de introducerea datelor;-sortarea datelor din tabele pe baza unui criteriu definit;- realizarea ce calcule stratistice si subtotaluri cu valorile din tabel;-inserarea obiectelor in tabel(imagini, sunete, ecuatii, diagrame);-crearea si folosirea macrocomenzilor, etc.

Extensia asociata fisierelor cu tabele, administrate de aplicatia Excel , este xls. Lansarea in executie se face din butonul Start, All Programs, clic pe MS Office Excel .

MENIURILE EXCEL

MENIUL FILE

OPTIUNEA SEMNIFICATIANew Deschide un registru nou sau un sablon.Open… Deschide un regisdtru creat anterior, un sablon sau un alt tip de fisier care poate fi

prelucrat de aplicatie.Close Inchide registrul de lucru active.Save Salveaza modificarile facute in registrul de lucru.Save As… Salveaza noua versiune a registrului , sub un alt nume.SaveWorkspace Salveaza intr-un fisier configuratia spatiului de lucru.PegeSetup…

Permite alegerea valorii parametrilor care determina aranjarea in pagina pentru sectiunile selectate.

PrintArea ►

Deschide un submeniu cu optiuni prin care puteti administra zona care va fi tiparita dintr-o foaie de calcul ( definim limitele zonei sau anulam definitia).

PrintPreview Optiune de tip comutator pentru previzualizarea documentului tiparit.Print Tipareste la imprimanta o singura copie a fisierului text.Send To ► Deschide un submeniu din care putem allege destinatarul catre care poate fi trimis

documentul active folosind posta electronica.Properties… Afiseaza informatii despre fisierul care contine registrul active.Lista cu register delucru

Afiseaza o lista cu ultimele inregistrari deschise. Putem sa deschidem rapid un registru din lista executand clic pe numele lui.

Exit Inchide aplicatia Excel si ne cere sa confirmam salvarea documentelor deschise.

MENUL EDIT



OPTIUNEA SEMNIFICATIAUndo Anuleaza ultima actiune de corectura de text.Repeat Repeta ultima actiune de corectura de text.Cut /Copy/ Paste Operatii care utilizeaza zona de memorie Clipboard.PasteSpecial

Permite alegerea modului in care va fi inserat obiectul in document: prin incapsulare sau prin legare.

Fill ► Deschide un submeniu din care puteti sa alegem modul in care vor fi completate cu date celulele selectate.

Clear ► Deschide un submenu din care putem sa alegem ce se va sterge din celulele selectate (continutul, formatarile sau comentariile).

Delete... Permite stailirea celulelor care vor fi sterse.Delete Sheet Sterge foile de calcul selectate din registrul curent.Move or Copy Sheet...

Muta sau copiaza foile de calcul selectate intr-un alt registru sau in acelasi registru ,intr-o alta pozitie.

Find... Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul selectate.Replace... Cauta un sir de caractere in celulele sau foile de calcul selectate si il inlocuieste cu un

sir de caractere.Go To... Selecteaza celulele care indeplinesc o anumita conditie.Links... Permite actualizarea legaturilor din foaia de calcul (adaugarea de noi

leggaturi ,stergerea unor legaturi ,schimbarea caii la care a fost adaugata legatura).Object Activeaza obiectul selectat prin lansarea in executie a aplicatiei cu care a fost creat.

Aplicatia va incarca in ferestra sa de lucru obiectul selectat in document. Optiunea nu este disponibila daca nu a fost selectat un obiect.

MENIUL VIEW

OPTIUNEA SEMNIFICATIANormal/Page Break/ Preview

Aceste optiuni formeaza un grup de butoane radio prin care se stabileste modul de vizualizare: modul normal, sau modul previzualizare a intreruperilor de pagina.

Toolbar ► Deschide un submeniu care contine optiuni pentru administrarea barelor cu instrumente (controlarea afisarii lor si personalizarea lor).

FormulaBar Optiune de tip comutator care controleaza afisarea barei formulei.StatusBar Optiune de tip comutator care controleaa afisarea barei de stare.Header and Footer Permite editarea antetului si/sau a subsolului de pagina.Comments Optiune de tip comutator care afiseaza caseta de editare a comentariului.CustomViews... Permite crearea unor vizualizari ale registrului de lucru.ReportManager

Permite combinarea unei foi de calcul cu o vizualizare si/sau cu un scenariu pentru a realiza un raport care va putea fi tiparit la imprimanta.

Full Screen

Optiune de tip comutator care, daca este activata , comuta in modul de vizualizare ecran complet.

Zoom... Permite modificarea scarii de afisare in fereastra document.

MENIUL INSERT

OPTIUNEA SEMNIFICATIACells... Insereaza celule , randuri sau coloane.Rows Insereaza randuri deasupra celulelor selectate.Columns Insereaza coloane in stanga celulelor selectate.Worksheet Insereaza o foaie de calcul la stanga foii selectate.Chart... Insereaza o diagrama.PegeBreak... Insereaza marcajul de intrerupere pagina.Function ... Insereaza o functie.Name ► Deschide un submeniu pentru administrarea numelor care pot fi atribuite celulelor,



unui grup de celule, unei constante sau unei valori calculate.Comment Insereaza un comentariu.Picture ► Deschide un submeniu cu optiuni care permit inserarea unei imagini preluate dintr-un

fisier cu imagini sau dintr-o alta aplicatie.Map... Insereaza o harta. Harta este creata pe baza datelor selectate , care reprezinta referinte

geografice.Object... Permite inserarea unui obiect (imagine, ecuatie, organigrama, diagrama etc). In caseta

de dialog care se deschide este afisata lista cu aplicaiile instalate pe calculator care pot fi folosite ca aplicatii server pentru crearea obiectului.

MENIUL FORMAT

OPTIUNEA SEMNIFICATIACells... Formateaza valorile din celulelel selectate (stabilirea unui format pentru valorile

numerice, alinierea , fontul caracterelor, chenarul si fundalul celulelor).Row ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea randurilor selectate.Column ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea coloanelor selectate.Sheet ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru formatarea foii de calcul active.AutoFormat Aplica o formatare predefinita asupra celulelor selectate.ConditionalFormatting...

Aplica o anumita formatare numai asupra celulelor care corespund unui criteriu construit pe baza unor valori si a unor formule de calcul

Style... Administreaza stilurilor de formare (creare, modificare, stergere)

MENIUL TOOLS

OPTIUNEA SEMNIFICATIASpeeling... Permite verificarea foii de calcul dpv ortografic F7AutoCorect... Administreaza intrarile in AutoCorrect (creaerea si stergerea lor).TrackChanges ►

Deschide un submeniu cu optiuni pentru evidentierea modificarilor efectuate in foaia de calcul.

Protection ► Permite stabilirea unor optiuni pentru protejarea foii de clcul sau a registrului de lucru (inclusiv stabilirea unor parole).

Goal Seek... Permite folosirea analizei de tip “cauta rezultatul final”.Scenarios... Permite folosirea analizei prin construirea scenariilor.Auditing ► Permite revizuirea documentului pentru gasirea erorilor din formulele in executie).Solver... Permite folosirea analizei de tip “rezolvare”.Macro ► Administreaza macrocomenzile (creare, stergere, lansare in executie).Add- Ins... Permite adaugarea unor noi facilitati la interfata aplicatiei Excel.Customize... Personalizeaza elementele interfetei (bare cu instrumente, sistemul de meniuri si

scurtaturile de la tastatura).Options... Stabileste valorile parametrilor pentru operatiile puse la dispozitie de aplicatia

Excel(editare, tiparire, vizualizare, etc.).Wizard ► Deschide un submeniu cu proceduri asistent.

MENIUL DATA

OPTIUNE SEMNIFICATIESort... Aranjeaza ordonat dupa un anumit criteriu datele din celulele selectate Filter ► Deschide un submeniu cu optiuni pentru administrarea filtrelorForm... Afiseaza un formular pentru introducerea datelor.Subtotals... Calculeaza totaluri cu datele din coloanele specifice .Validation... Permite definirea unui criteriu de validare a datelor dintr-o celula sau dintr-o serie de

celule .Table... Creeaza un tabel de date care poate fi folosit pentru analize.Text to Columns... Transforma un text in coloane.



TemplateWizard... Lanseaza in executie procedora asistent pentru crearea unui sablon .Consolidate... Calculeaza suma valorilor numerice din mai multe zone sursa dintr-o foaie de

calculator si afiseaza rezultatul in tabel.Group andOutline ►

Deschide un submeniu cu obtiune pentru creare grupurilor de coloane pentru care se va calcula suma valorilor

Pivot TableReport Lanseaza in executie procedura asistent pentru crearea tabelului pivot.

MENIUL WINDOW

OPTIUNEA SEMNIFICATIANewWindow Deschide o noua fereastraArrange All Aranjeaza ferestrele document deschise astfel incat sa nu se acopee unele pe altele.Hide Ascunde fereastra document curenta.Unhide... Afiseaza fereastra document ascunsa.Split/Remove Split

Imparte foaia de calcul din fereastra activa in 4 zone de lucru (panouri) si permite dimensionarea acestor zone, respectiv inlatura marcajul dintre cele 2 zone.

Freeze Panes Blocheaza derularea continutului panoului selectat.Lista cu ferestre document deschise

Afiseaza o lista cu numele registrelor deschise. Putem sa activam rapid un alt registru executand clic pe numele lui in lista.

2.4. REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD SI IN EXCEL.

REALIZAREA DIAGRAMELOR IN WORD. Procesorul Word cuprinde multe tipuri de diagrame si de reprezentari grafice. Daca avem Excel instalat ,exista posibilitatea de a crea diagrame Excel in Word, facand clic in meniul Insert – Object- Microsoft Excel chart (sau Microsoft Graph Chart).Diagramele pe care le cream se vor incorpora in Word, iar datele din acesta se stocheaza intr-o foaie de lucru Excel care este incorporata in fisierul din Word

REALIZAREA DIAGRAMELOR IN EXCELDiagramele permit crearea unei reprezentari grafice a datelor dintr-o foaie de lucru. Diagramele

se pot utiliza pentru a face datele mai usor de asimilat pentru persoanele care parcurg foile de lucru tiparite.

Diagrama poate fi amplasata in aceeasi foaie de lucru care contine datele reprezentate in diagrama (diagrama inglobata) sau intr-o foaie de lucru separata (foaie tip diagrama).Diagrama inglobata este tiparita alaturi de foaia de lucru, diagrama pe o foaie de lucru este tiparita independent. La modificarea datelor, in ambele cazuri, diagrama va fi actualizata automat.Se poate, de asemenea publica o diagrama pe o pagina Web.

Pentru a incepe realizarea unei diagrame care va contine reprezentarea datelor din foaia de calcul curenta, se utilizeaza aplicatia expert- Chart Wizard .

Pentru a crea o diagrama, trebuie mai intai introduse datele pe foaia de lucru. Apoi se selecteaza datele respective şi se utilizează Expertul diagramă(Wizard) pentru a începe procesul de alegere a tipului diagramei si a diferitelor optiuni pentru diagrame.

In Excel putem crea numeroase tipuri de diagrame diferite. Tipul de diagrame selectat depinde de natura datelor pe care incercam sa le reprezentam si de modul in care dorim sa prezentam datele respective.

TIPURI DE DIAGRAMEPrincipalele tipuri de diagrame (cu destinatia lor) sunt:

*diagrame circulare- pentru a prezenta relatia dintre componentele unui intreg.*diagrame cu bare- pentru a compara valorile inregistrate la un anumit moment de timp.



* diagrame de tip coloane- asemanatoare cu diagramele cu bare , folosite pentru a scoate in evidenta diferentele dintre diferitele elemente.*diagrama cu linii - pentru a scoate in evidenta tendintele si schimbarile de valori in timp.* diagrama de distributie –asemanatoare cu o diagrama cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta diferentele dintre doua seturi de valori.*diagrama cu suprafete – asemanatoare diagramei cu linii, folosita pentru a scoate in evidenta modificarea in timp a unor valori.*diagrama tip radar*diagrama tip puncte= foosita pentru a indica legatura dintre maimulte serii de valori

Majoritatea acestor diagrame prezinta si versiuni tridimensionale., ceea ce permite distingerea si mai buna a diferitelor seturi de date.ETAPELE REALIZARII UNEI DIAGRAME.

Realizarea diagramelor presupune parcurgerea urmatorilor pasi:1)Realizarea tabelului.Se introduc datele.Din meniul Format selectam tipul de marigini, tipul de date –text pentru cap tabel si numeric pentru restul tabelului,etc .2)Alegerea tipului de diagrama in functie de rolul acesteia.3)Selectarea zonei pe care dorim sa o reprezentam grafic.4) Editarea legendei si a etichetelor.

Pentru construirea diagramei se vor folosi urmatoarele obiecte:-Zona diagramei:cuprinde intreaga diagrama , inclusiv legenda si titlul.-Zona graficului-sunt reprezentate seriile de date prin puncte, linii, bare,coloane,arce de

cerc.este marginita de axe si cuprinde marcajele datelor, etichetele datelor,etc.-Axele x si y(si z daca diagrama este reprezentata 3-D) pe axa Ox sunt reprezentate categoriile

de date, iar pe axa Oy sunt reprezentate valorile datelor.Exceptie fac graficele circulare( care nu au axe), diagramele de tip bare (care inverseaza axele), diagramele de tip puncte(folosesc ambele axe pentru reprezentarea valorilor).

-Etichetele axelor (Axis title)= nume care se ataseaza axelor-Marcaje de pe axa(Tick -mark)=linii scurte care intersecteaza axa si pun in evidenta

intervalele in care este impartita axa.-Etichete de marcaje de pe axe(tick-mark labels)=sunt nume sau valori atasate marcajelor de

pe axa -Marcaje de date( Data marker)=sunt reprezentarile in diagrama ale datelor din

seria de date ( puncte, linii, dreptunghiuri, arce de cerc).-Seria de valori – grup de valori folosite pentru reprezentarea dupa o axa.poate fi luata dintr-un

rand sau dintr-o coloana a tabelului sau a unei foi de calcul.-Etichetele datei(Data labels) =sunt valori care se ataseaza elementelor cu care este construita

diagrama (bare, felii, puncte) pentru a stii exact ce valoare reprezinta.-Legenda = este plasata in afara zonei graficului si se utilizeaza pentru identificarea partilor

diagramei.ea precizeaza corespondenta dintre culoare sau modul de umplere si numele datei.-Titlul (Chart Title) in partea superioara a diagramei.-Caroiajul (Gridline)=retea de linii transate pe verticala si/sau pe orizontala, care imparte

graficul in mai multe zone.-Linia de tendinte(Trendline)= reprezentare grafic aa tendintei de evolutie a datelor.Nu poate fi

folosita in diagrame 3D sau in cele de tip circular.-Barele de erori (Error bars)=bare grafice incluse in diagrame pentru a exprima erorile care

apar in reprezentarea datelor.Nu este obligatoriu sa includem in diagrama linia de tendinte, barele de erori, titlul diagramei,

legenda, etichetele axelor, sau etichetele datelor, altfel diagrama va deveni greu de citit si de interpretat.5)Amplasarea diagramei :-in foaia de calcul care contine datele si va fi tiparita impreuna cu datele-intr-o foaie de calcul separata , din acelasi registru, care va fi tiparita separat de datele din foaia de calcul.



Cap.4 –BAZE DE DATE = ACCESS

4.1. SISTEME DE GESTIONARE A BAZELOR DE DATE(SGBD). O Baza de Date reprezinta o colectie de date integrata, bine structurata, avand o descriere cat

mai exacta a structurii si a relatiilor dintre date.DEFINITIE: SGBD reprezinta un sistem de programe care faciliteaza si supervizeaza introducerea de

informatii in baze de date, actualizarea si extragerea din baza, controlul si autorizarea accesului la date.El reprezinta o interfata intre utilizator si sistemul de operare( exemple de SGBD: MS EXCEL, ACCESS, FOX PRO, ORACLE, etc.).

FUNCTIILE SGBD.:Un SGBD trebuie sa indeplineasca urmatoarele functii:

-de descriere ,care rezida în definirea structurii datelor, a relatiilor dintre acestea si a conditilor de acces la informatile continute in baza de date;-de actualizare, care presupune inserarea, redactarea şi suprimarea datelor;-de interogare a BD, care permite obtinerea diferitor informatii din BD conform unor criterii de cautare;-de obtinere de date noi, care consta in prelucrarea informatiei initiale in scopul obtinerii unor totaluri, medii etc.;-de intretinere, care consta in crearea copiilor de rezerva, compactarea BD si repararea ei în cazul deteriorarii;-de securitate a datelor, care rezida in protejarea BD impotriva accesului neautorizat si in atribuirea drepturilor de acces.

Microsoft Access este o puternica aplicatie de date relationale, care permit crearea unor baze de date simple sau complexe.

Pentru a deschide aplicaţia Access se parcurge calea: Start - (All) Programs - Microsoft Office - Microsoft Access. Atunci când se deschide aplicaţia, apare fereastra Getting Started (Pornire); în panoul din partea dreaptă se poate opta pentru deschiderea unei baze de date recent folosite, pentru crearea unei baze de date noi sau pentru obţinerea de ajutor.

Pentru a deschide o bază de date anterior creată, se dă clic pe linkul More (Mai multe) din secţiunea Open (Deschidere) din panoul aflat în dreapta, în fereastra din imaginea de mai sus - în caseta Open (Deschidere) se localizează baza de date şi se deschide cu dublu clic sau cu clic pe numele bazei de date şi apoi pe butonul Open (Deschidere). O cale simplă de a deschide o bază de date este prin dublu clic pe pictograma corespunzătoare fişierului.O bază de date, anterior creată şi salvată, se poate modifica prin crearea de noi obiecte precum tabele, interogări, rapoarte etc sau prin copierea, ştergerea, redenumirea obiectelor deja existente. Deoarece crearea / modificarea acestor obiecte presupune salvarea lor, baza de date nu mai trebuie salvată (salvarea se face implicit). Moduri de vizualizareÎn fereastra unei baze de date Access, obiectele acesteia pot fi vizualizate în diverse moduri: Design View (Vizualizare Proiect) acest mod de vizualizare se foloseşte pentru adăugarea de noi câmpuri în tabel, stabilirea tipului de date corespunzător fiecărui câmp, (eventual) adăugarea unei descrieri în dreptul fiecărui câmp; Datasheet View (Foaie de date) acest mod de vizualizare se foloseşte pentru introducerea înregistrărilor (liniilor) într-un tabel. Pentru a comuta de la un mod de vizualizare la alt mod de vizualizare, se accesează comanda View (Vizualizare) - Datasheet View (Foaie de date), dacă tabela este deschisă în modul de vizualizare proiect, respectiv View (Vizualizare) - Design View (Vizualizare în mod proiectare), dacă tabela este deschisă în modul de vizualizare foaie de date.

O altă cale de a trece de la un mod de vizualizare la celălalt este prin utilizarea butoanelor Open (Deschidere) respectiv Design (Proiect) din bara de instrumente a ferestrei bazei de date.



4.2. TIPURI DE DATE UTILIZATE IN BD.

Tipurile de date utilizate la definirea campurilor intr-o tabela Access 2003 sunt:-Text: este tipul de date implicit; este stocat orice tip de caracter, inclusiv cifre; proprietatea Field Size stabileste numarul maxim de caractere care se stocheaza si are valori cuprinse intre 0 si 255 de pozitii(numere care nu urmeaza a fi utilizate in calcule);-Memo: este un tip similar cu tipul Text, dar stocheaza pana la 64.000 de caractere;-Number: este utilizat pentru stocarea valorilor numerice; proprietatea Field Size precizeaza dimensiunea si tipul valorii numerice;-Date/Time: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei date calendaristice valide si a timpului orar; formatul de reprezentare a datei calendaristice si a timpului orar este precizat in proprietatea Format;-Currency: este utilizat pentru stocarea valorilor monetare in vederea efectuarii de calcule si comparatii monetare(diferite valute);-Autonumber: este tipul de date utilizat pentru stocarea unei valori unice asociata pentru fiecare inregistrare adaugata in tabel; numeroteaza in mod secvential fiecare inregistrare;-Yes/No: este utilizat pentru stocarea unei valori din maxim doua posibile: true sau false, yes sau no, on sau off conform setarii din proprietatea Format;-OLE (Object Linking and Embledding= legarea si inglobarea obiectelor): este tipul de date utilizat pentru stocarea unui obiect OLE : foaie de calcul Excel, document Word, imagine, sunet, animatie inserat prin comanda Object… din meniul Insert;-Hyperlink(hiperlegatura): este tipul de date utilizat pentru stocarea unei hiperlegaturi catre o locatie a unui alt obiect din baza de date, document Office sau pagina Web; hiperlegatura se insereaza prin comanda Hyperlink… din meniul Insert; permite trecerea de la campul curent la informatii situate intr-un alt fisier;-Lookup Wizard: acest tip de camp isi allege valorile dintr-un alt table;permite executia aplicatiei wizard Lookup Wizard care asista utilizatorul in operatia de conversie a campului intr-unul de tip lookup; initial, campul trebuie sa aiba asociat tipul de date Text, Number sau Yes/No.

4.3. MODELE DE BAZE DE DATE.

In functie de modul de organizare a informatiilor, exista mai multe tipuri de baze de date:-modelul ierarhic( arborescent)-modelul retea-modelul relational.Modelul ierarhic= cu ajutorul modelului conceptual ierarhic, schema bazei de date poate fi reprezentata sub forma unui arbore în care nodurile exprima colectii de date, iar ramurile reflecta relatiile de asociere între inregistrarile colectiilor de date superioare si inferioare.Modelul retea=modelul retea se aseamana cu cel ierarhic, diferenta constand in aceea ca unui element inferior ii pot corespunde unul sau mai multe elemente superioare.Modelul relational= este cel mai raspandit model de baze de date. Acest model are o singura structura de date:tabelul sau relatia. Access creaza o categorie speciala de baze de date, numite baze de date



relationale (BDR). O baza de date realtionale imparte informatiile in sub-seturi diferite. Fiecare sub-set grupeaza informatiile in functie de o anumita tema, ca de exemplu informatii despre pacienti, despre vanzare, despre produse. In Access aceste sub-seturi de date se gasesc in tabele individuale .

4.4 CREAREA ŞI EXPLOATAREA TABELELOR UNEI BAZE DE DATE

1. Proiectarea unei baze de date:Prima etapă în proiectarea unei baze de date este analiza sarcinilor pe care trebuie să le îndeplinească fiecare utilizator care va folosi baza de date. În cazul în care nu se acordă suficientă atenţie acestei etape, există riscul ca mari părţi din aplicaţie să fie rescrise ulterior.Urmează etapa de analiză a datelor şi de creare a designului aplicaţiei. Trebuie identificată fiecare informaţie necesară îndeplinirii fiecărei sarcini; informaţiile vor fi împărţite apoi pe subiecte, fiecare subiect devenind apoi un tabel în baza de date. De exemplu un subiect (obiect) pentru o culegere online de teste grilă poate fi o întrebare. Întrebările pot fi caracterizate prin enunţ şi grad de dificultate. Fiecărei caracteristici a întrebărilor i se asociază: un tip de date potrivit o dimensiune maximă necesară eventual reguli de validare Termeni utilizaţi în "limbajul" bazelor de date: coloană (câmp) - o singură bucată de informaţie despre un obiect linie (înregistrare) - o colecţie de informaţii despre un singur obiect tabel (tabelă) - o colecţie a tuturor datelor unui tip specific de obiecte (de exemplu: toate informaţiile stocate despre toate întrebările din baza de date culegere) câmp cheie primară - un câmp sau o combinaţie de câmpuri dintr-un tabel care identifică în mod unic fiecare linie din tabel câmp cheie naturală - un câmp cheie primară ce face parte în mod natural din datele conţinute de tabel (de exemplu: enunţul unei întrebări - întrebările sunt diferite între ele); în general se recomandă însă folosirea unui câmp cheie adăugată (de exemplu un câmp de tip AutoNumber, aşa cum este id_intrebare) drept cheie primară câmp cheie compusă - un câmp cheie primară care conţine mai mult decât un câmp dintr-un tabel relaţie - două tabele dintr-o bază de date, care au o valoare cheie comună câmp cheie străină - un câmp din partea mai mulţi a unei legături de tipul unul la mai mulţi Normalizarea repezintă procesul de aplicare asupra bazei de date a unui set de reguli pentru a asigura faptul că baza de date ajunge la structura optimă (în sensul că are cele mai potrivite tabele, iar acestea conţin cele mai potrivite câmpuri). Formele normale sunt paşii din acest set de reguli, care se parcurg într-o anumită ordine. Mai jos sunt enunţate câteva reguli de bază pentru normalizare: câmpurile trebuie să fie atomice (fiecare bucată de informaţie trebuie divizată cât mai mult; de exemplu: în loc să existe câmpul nume în care să se reţină întregul nume al unei persoane, este de preferat să existe două câmpuri, unul care să reţină numele, iar celălalt prenumele) fiecare înregistrare trebuie să conţină un câmp care să identifice în mod unic înregistrarea respectivă (cheie primară) o cheie primară ar trebui să fie scurtă, stabilă şi simplă (scurtă - de dimensiuni mici, nu un câmp cu 50 de caractere; stabilă - câmp a cărui valoare variază foarte puţin sau deloc; simplă - utilizatorul să lucreze cu uşurinţă cu aceasta) fiecare câmp ar trebui să furnizeze informaţii suplimentare despre înregistrarea pentru care cheia primară serveşte drept identificator (să nu se obţină valoarea unui câmp din valoarea altui câmp) orice informaţie trebuie să existe o singură dată în baza de date (se elimină astfel redundanţa datelor)

2. Crearea unei tabele. Crearea unei baze de date pornind de la zero se face prin parcurgerea paşilor: se accesează comanda File (Fişier) / New (Nou) sau se apasă butonul din bara de instrumente Standard



se selectează Blank Database (Bază de date necompletată) din lista de opţiuni aflată în partea dreaptă a ecranului se selectează folderul în care se va salva baza de date se introduce numele fişierului bază de date (implicit acestuia i se adaugă extensia .mdb) se apasă butonul Create (Creare) Crearea unui tabel se poate face: crearea unui tabel prin utilizarea expertului (Table Wizard): - se selectează Tables (Tabele) din lista de obiecte a ferestrei Database (Bază de date) - se dă dublu clic pe pictograma Create Table by Using Wizard (Creare tabel folosind expertul) - apare fereastra Table Wizard (Expert creare) în care se parcurg paşii descrişi mai jos >> se alege unul dintre tabelele predefinite, clasificate în două categorii: afaceri (business) şi personale (personal); >> se aleg câmpurile dând dublu clic pe numele câmpului sau clic pe numele câmpului şi clic pe

butonul ; clic pe butonul Next (Următorul) pentru a trece la pasul al doilea

>> se scrie numele noului tabel şi se acceptă sau nu ca aplicaţia Access să stabilească o cheie primară (se recomandă ca fiecare tabel să aibă o cheie primară, dar nu este obligatoriu); clic pe butonul Next (Următorul) pentru a trece la pasul al treilea >> aplicaţia Access încearcă să identifice relaţiile dintre noul tabel şi tabelele deja existente în baza de date; relaţiile permit asigurarea integrităţii datelor (de exemplu: se pot defini relaţii astfel încât să nu poată fi introduse răspunsuri pentru întrebări inexistente); cu toate acestea, relaţiile propuse de Access pot fi modificate sau se pot adăuga legături noi folosind butonul Relationships (Relaţii); clic pe butonul Next (Următorul) pentru a trece la pasul al patrulea >> stabilirea designului tabelului, introducerea de date în tabel; clic pe butonul Finish (Terminare) pentru crearea noului tabel Dezavantajul major al creării unui tabel folosind această metodă este că opţiunile în ceea ce priveşte stabilirea câmpurilor şi a tipurilor de date asociate acestora sunt limitate. crearea unui tabel dintr-o foaie de date (Create table by entering data) - presupune selectarea obiectului Tables (Tabele) din lista ferestrei Database (Bază de date) - dublu clic pe pictograma Create Table by entering data (Creare tabel prin introducere de date) (sau clic pe butonul New (Nou)şi apoi pe opţiunea Datasheet View (Vizualizare foaie de date)) - apare fereastra corespunzătoare noului tabel, în care se pot introduce numele câmpurilor prin dublu clic pe antetul coloanei (sau prin clic dreapta pe antetul coloanei şi alegerea comenzii Rename Column (Redenumire coloană) din meniul apărut) şi înregistrări în tabel (Access va încerca să detecteze automat, în funcţie de valorile introduse, tipurile de date corespunzătoare câmpurilor; de aceea trebuie atenţie sporită atunci când se realizează această operaţie) - pentru salvare se apasă butonul Save (Salvare) din bara de instrumente Standard; urmează introducerea numelui tabelului şi, eventual, adăugarea unei chei primare crearea unui tabel pornind de la zero ( cea mai recomandata !)- presupune selectarea obiectului Tables (Tabele) din lista ferestrei Database (Bază de date) - dublu clic pe pictograma Create Table in Design View (Creare tabel în modul vizualizare proiect) (sau clic pe butonul Design (Proiect) din fereastra bazei de date)



- se completează numele câmpurilor, se aleg tipurile corespunzătoare de date, se scriu eventual descrieri în dreptul fiecărui câmp; se stabilesc proprietăţi ale câmpurilor - pentru salvare se apasă butonul Save (Salvare) din bara de instrumente Standard; urmează introducerea numelui tabelului şi, eventual, dacă nu a fost stabilită deja, adăugarea unei chei primare

Această metodă oferă multă flexibilitate şi control în crearea tabelelor deoarece permite stabilirea numelui, tipului de date şi a proprietăţilor fiecărui câmp. 3. Definirea unei chei primareCheia primară reprezintă un câmp (sau o combinaţie de câmpuri) care identifică în mod unic o înregistrare. Pentru a adăuga o cheie primară într-un tabel, se deschide tabelul în modul de vizualizare Design (Proiect), se dă clic dreapta pe câmpul ce va deveni cheie primară (dacă este vorba de o combinaţie de câmpuri, se vor selecta toate şi apoi se va da clic dreapta pe selecţie) şi se alege comanda corespunzătoare din meniul apărut.

Dacă a fost salvat tabelul fără a fi stabilită cheia primară, Access va semnala acest aspect. Se poate reveni în modul de vizualizare Design (Proiect) pentru stabilirea sau adăugarea unei chei primare.4. Stabilirea unui indexCel mai important index dintr-un tabel este indexul cheie primară; acesta asigură unicitatea valorilor din câmpul / câmpurile indexului, oferind tabelului, în acelaşi timp, o ordine implicită a înregistrărilor. Indexurile cresc performanţele atunci când se realizează operaţii de căutare, sortare sau grupare după unul sau mai multe câmpuri deoarece au rolul de a ordona logic înregistrările dintr-un tabel. Pentru a crea un index pentru un câmp, se stabileşte valoarea Yes (No Duplicates) / Da (Fără Dubluri) sau Yes (Duplicates Ok) / Da (Cu Dubluri) pentru proprietatea Indexed (Indexat) a câmpului respectiv (proprietatea se găseşte în Field Properties (Proprietăţi câmp), secţiune care apare pentru orice câmp, când tabelul este deschis în modul de vizualizare Design (Proiect)). Pentru a crea un index cu mai multe câmpuri, se efectuează următorii paşi: se accesează comanda View (Vizualizare) / Indexes (Indexuri); apare fereastra Indexes (Indexuri) se scrie numele indexului în coloana Index Name (Nume index) din coloana Field Name (Nume câmp) se selectează câmpurile care vor fi adăugate în index se selectează atributele indexului se apasă Ok pentru a închide fereastra Indexes (Indexuri5. Modificarea proprietăţilor unui câmpPentru modificarea proprietăţilor unui câmp este necesar ca tabelul să fie deschis în modul de vizualizare Design (Proiect). Lista de proprietăţi permite stabilirea dimensiunii câmpului, ce format să aibă datele introduse, care este valoarea implicită pentru câmp, o regulă de validare a datelor introduse, dacă este obligatoriu să existe o valoare pentru câmpul respectiv, dacă există vreun index pentru câmp etc. Este necesar ca tabelul să fie salvat dacă se modifică cel puţin o proprietate.



6. Adăugarea de înregistrări într-o bază de date. Ştergerea de înregistrări dintr-o bază de datePentru a adăuga înregistrări într-un tabel, se deschide tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date) şi se alege una dintre metodele: accesarea comenzii Insert (Inserare) - New Record (Înregistrare nouă) apăsarea combinaţiei de taste Ctrl şi +

apăsarea butonului aflat în partea de jos a ferestrei tabelului Pentru a şterge una sau mai multe înregistrări, se parcurg paşii: selectarea înregistrărilor (se poate face cu ajutorul mouse-ului şi/sau al tastelor săgeţi) apăsarea tastei Delete confirmarea ştergerii în caseta de dialog care apare; datele şterse nu mai pot fi recuperate (ştergerea este posibilă dacă tabelul nu conţine înregistrări restricţionate de relaţiile existente între tabele; de exemplu: nu se poate şterge o înregistrare din tabelul intrebari deoarece există în tabelul raspunsuri înregistrări legate de aceasta)

4.5. CREAREA ŞI FORMATAREA FORMULARELOR ASOCIATE UNOR TABELE

1.Crearea unui formular simplu. Introducerea datelor în baza de date folosind formulare simpleCea mai rapidă cale de a crea un formular este prin folosirea utilitarului AutoForm (Machetă Automată). Pentru a crea un formular cu ajutorul machetei automate se parcurg următorii paşi: clic pe obiectul Tables (Tabele) din fereastra Database (Bază de date) clic pe tabelul sau interogarea pentru care se va crea formular clic pe comanda New Object (Obiect Nou) din bara de instrumente Database (Bază de date) – se alege AutoForm (Machetă Automată) - are loc deschiderea ferestrei unui nou formular în care pot fi

adăugate înregistrări prin apăsarea butonului corespunzător din bara de navigare a formularului

O altă cale de a crea un formular este prin utilizarea expertului (v-o recomand!). Paşii care se parcurg sunt următorii: clic pe obiectul Forms (Formulare) din fereastra Database (Bază de date) şi apoi dublu clic pe comanda Create form by using Wizard (Creare formular utilizând expertul) – comanda are ca efect apariţia ferestrei Form Wizard (Expert formular) în care se vor parcurge patru paşi: se alege din lista de tabele propusă tabelul pentru care se va crea formular, se „mută” câmpurile

acestuia în zona Selected fields (Câmpuri selectate) folosind butonul – clic pe butonul Next (Următorul) se alege aspectul (layout) dorit pentru formular (nu Pivot Table sau Pivot Chart) – clic pe butonul Next (Următorul) se alege stilul (style) dorit pentru formular – clic pe butonul Next (Următorul) se scrie numele (name) formularului - clic pe butonul Finish (Terminare); dacă se doreşte introducerea imediată de noi înregistrări cu ajutorul formularului, butonul radio Open the form to view or enter information (Deschidere formular pentru afişarea sau introducerea informaţiilor) rămâne marcat



2. Formatarea textului. Schimbarea culorii fondului într-un formular. Pentru a schimba formatarea fontului utilizat într-un formular este necesară deschiderea acestuia în modul de vizualizare Design (Proiect) :- se selectează etichetele, dând clic pe fiecare şi ţinând apăsată tasta Shift (etichetele se află în partea stângă; a nu se confunda cu textbox-urile (casetele text) din formular) – se dă clic dreapta pe selecţia făcută şi se alege comanda Font Color (Culoare font/din faţă) din meniul contextual apărut – se alege noua culoare din lista de culori propusă - se selectează casetele text, dând clic pe fiecare şi ţinând apăsată tasta Shift (casetele text se află în partea dreaptă; a nu se confunda cu labels (etichetele) din formular) – se dă clic dreapta pe selecţia făcută şi se alege comanda Font Color (Culoare font/din faţă) din meniul contextual apărut – se alege noua culoare din lista de culori propusă - se selectează toate obiectele prin apăsarea combinaţiei de taste Ctrl+A - se aleg tipul şi dimensiunea fontului din bara de instrumente Formatting (Formatare) Pentru a schimba culoarea fondului într-un formular se dă clic dreapta pe suprafaţa de lucru a formularului (nu pe vreun obiect al acestuia) – se alege comanda Fill /Back Color (Culoare de umplere/fundal) - se alege noua culoare din lista de culori propusă. Această operaţie este posibilă dacă nu a fost ales un fundal predefinit pentru formular. Se salvează modificările făcute în formular dând clic pe butonul corespunzător din bara de instrumente Standard sau accesând comanda File (Fişier) – Save (Salvare).

3. Importul unei imagini sau fişier text într-un formular. Modificarea modului de aranjare a obiectelor în formular

Pentru a importa o imagine, se deschide formularul în modul de vizualizare Design (Proiect), apoi se dă clic pe butonul Insert Picture (Inserare imagine) din ToolBox (Caseta de instrumente) sau se accesează comanda Insert (Inserare) – Picture (Imagine), se alege imaginea – Enter.Pentru a importa un fişier text, se accesează comanda Insert (Inserare) - Object (Obiect) Pentru a modifica modul de aranjare a obiectelor în formular, este necesară deschiderea acestuia în modul de vizualizare Design (Proiect), selectarea obiectelor cu ajutorul mouse-ului şi deplasarea lor în locul dorit, folosind tehnica drag&drop. Cel mai uşor mod de a selecta un obiect este de a face clic pe el. Un obiect selectat este înconjurat de repere de selecţie. O metodă de a selecta mai multe obiecte constă în menţinerea apăsată a tastei Shift şi executare de clic pe fiecare obiect. O altă metodă de



selectare a mai multor obiecte este prin încadrarea obiectelor într-un dreptunghi trasat cu ajutorul mouse-ului, dar prezintă dezavantajul că obiectele trebuie să fie adiacente în formular. Obiectele dintr-un formular pot fi aliniate cu uşurinţă prin selectare şi alegerea comenzii Format (Formatare) - Align (Aliniere) - Left (Stânga)/ Right (Dreapta)/ Top (Sus) / Bottom (Jos). Alinierea obiectelor se poate face şi în raport cu liniile de grilă ale formularului (Snap to Grid (Fixare la liniile grilei) din meniul Format). 4. Conectarea la o bază de date existentă. Căutarea unei înregistrări Conectarea formularului se poate face la o tabelă sau la o interogare (query) a bazei de date în care se lucrează, pentru a prelua unele câmpuri din tabelele sau interogările acesteia. Paşii care se parcurg sunt următorii: - se deschide formularul în modul Design View (Vizualizare Proiect) ; - se dă clic pe pictograma Properties (Proprietăţi) din bara de instrumente Form Design (Proiect formular) (sau clic dreapta într-o zonă liberă din secţiunea Details (Detalii) şi apoi clic pe comanda Properties (Proprietăţi) din meniul apărut); - în caseta de dialog care se deschide, se selectează Form (Formular) din lista ascunsă (dacă nu este deja selectat); - pentru proprietatea Record Source (Sursa înregistrărilor) se selectează tabelul / interogarea pentru care se creează formularul (clic pe săgeata de la lista ascunsă) - se deschide o casetă ce conţine toate câmpurile tabelului / interogării (caseta care conţine câmpurile tabelului / interogării se poate deschide folosind comanda View (Vizualizare) - Field list (Listă câmpuri), având formularul deschis tot în modul design / proiect) Pentru a căuta o înregistrare cu ajutorul unui formular, se deschide formularul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date). Se accesează comanda Edit (Editare) – Find (Găsire) sau se apasă combinaţia de taste Ctrl+F – se scriu cuvintele după care se face căutarea şi se aleg opţiunile de căutare (cuvintele pot fi căutate într-un singur câmp sau în întregul tabel; se pot afla la începutul câmpului, oriunde în câmp sau se impune potrivirea cu întreg câmpul) – se dă clic pe butonul Find Next (Următorul) pentru a găsi prima apariţie a secvenţei căutate. Repetarea ultimei acţiuni conduce la găsirea tuturor apariţiilor secvenţei căutate. 4.6. CREAREA ŞI MODIFICAREA INTEROGĂRILOR ÎNTR-O BAZĂ DE DATE

1.Crearea unei interogări simple Pentru a crea o interogare simplă, în Access există două metode uzuale al căror prim pas constă în selectarea pictogramei Queries (Interogări) din lista de obiecte a ferestrei Database (Bază de date):Crearea unei interogări în modul de vizualizare proiect (design): - se dă dublu clic pe Create Query in Design View (Creare interogare în modul de vizualizare proiect) - în caseta Show Table (Afişare tabel) se dă clic pe tabelul din care vor fi preluate înregistrările şi apoi pe butonul Add (Adăugare) (dacă interogarea nouă se bazează pe o altă interogare, se activează subpagina Queries (Interogări) din caseta Show Table (Afişare tabel) pentru a selecta interogarea de bază) - - după ce a fost adăugat tabelul, caseta Show Table (Afişare tabel) se închide prin apăsarea butonului Close (Închidere) - se adaugă în interogare, cu dublu clic, câmpurile din tabelul intrebari care vor face parte din interogare - în secţiunea Sort (Sortare) a câmpului enunţ se alege opţiunea ascending (ascendentă) - în secţiunea Criteria (Criterii) a câmpului dificultate se scrie =1



- se salvează interogarea, folosind comanda File (Fişier) - Save (Salvare) sau apăsând butonul din bara de instrumente Standard Crearea unei interogări folosind expertul (va recomand sa utilizati aceasta metoda): - se dă dublu clic pe Create Query by using wizard (Creare interogare folosind expertul) - se alege tabelul intrebari dacă nu este deja selectat în lista tabelelor şi se dă dublu clic pe câmpurile

enunt şi dificultate (sau clic pe câmp şi apoi pe butonul ) - clic pe butonul Finish (Terminare)

2. Crearea unei interogări multiplePentru a crea o interogare multiplă, în Access există două metode uzuale al căror prim pas constă în selectarea pictogramei Queries (Interogări) din lista de obiecte a ferestrei Database (Bază de date):crearea unei interogări în modul de vizualizare proiect (design): Exemplu: Să se creeze interogarea intrebari_si_raspunsuri_corecte care să cuprindă fiecare întrebare şi răspunsul corect asociat acesteia, ordonate crescător după enunţul întrebării. - se dă dublu clic pe Create Query in Design View (Creare interogare în modul de vizualizare proiect) - în caseta Show Table (Afişare tabel) se adaugă tabelele intrebari şi raspunsuri, prin clic pe tabel şi apoi pe butonul Add (Adăugare) (dacă interogarea nouă se bazează pe interogări, se activează subpagina Queries (Interogări) din caseta Show Table (Afişare tabel) pentru a selecta interogările de bază; în subpagina Both (Ambele) sunt afişate atât interogările, cât şi tabelele, de aceea este recomandată pentru crearea interogărilor bazate atât pe tabele, cât şi pe interogări) - după ce s-au adăugat tabelele, în caseta Show Table (Afişare tabel) se apasă butonul Close (Închidere) - se adaugă în interogare, cu dublu clic, câmpurile necesare din tabelele intrebari şi raspunsuri şi anume enunt, enunt_raspuns şi corect (relaţia între aceste două tabele a fost creată într-o lecţie anterioară) - în secţiunea Sort (Sortare) a câmpului enunţ se alege opţiunea ascending (ascendentă) - în secţiunea Criteria (Criterii) a câmpului corect se scrie =1

- se salvează interogarea, folosind comanda File (Fişier) - Save (Salvare) sau apăsând butonul din bara de instrumente Standardcrearea unei interogări folosind expertul (v-o recomand): - se dă dublu clic pe Create Query by using wizard (Creare interogare folosind expertul)



- se alege tabelul intrebari şi se dă dublu clic pe câmpul enunt (sau clic pe câmp şi apoi pe butonul

) - se alege tabelul raspunsuri şi se dă dublu clic pe câmpul enunt_raspuns (sau clic pe câmp şi apoi

pe butonul ) - clic pe butonul Finish (Terminare) - interogarea se va salva automat sub un nume propus de Access (numele poate fi modificat prin clic dreapta pe interogare - alegerea comenzii Rename (Redenumire) - scrierea noului nume - Enter

O interogare creată în modul design (proiect) se salvează prin folosirea comenzii File (Fişier) - Save (Salvare) sau apăsând butonul din bara de instrumente Standard Interogările create cu ajutorul expertului (wizard) se salvează automat sub un nume propus de Access care poate fi modificat prin clic dreapta pe interogare - alegerea comenzii Rename (Redenumire) - scrierea noului nume - Enter.3.Adăugarea, eliminarea de câmpuri într-o/dintr-o interogare Pentru a adăuga / elimina câmpuri într-o / dintr-o interogare, se deschide interogarea în modul de vizualizare proiect (design) - pentru adăugare, se dă dublu clic pe numele câmpului din tabel sau, dacă deja există câmpul respectiv în interogare, se marchează butonul corespunzător din secţiunea Show (de exemplu: se adaugă câmpul corect din tabelul raspunsuriri în interogarea intrebari_si_raspunsuri_corecte); se salvează folosind una dintre metodele precizate mai sus

- pentru eliminare, se demarchează butonul corespunzător câmpului ce va fi eliminat, plasat în secţiunea Show (Afişează) ; se salvează folosind una dintre metodele precizate mai sus

4.7 FILTRAREA ŞI SORTAREA DATELOR

1.Filtre: adăugare, eliminare

Există patru metode pentru filtrarea înregistrărilor dintr-o foaie de date, şi anume: filtrare prin selecţie, filtrare pe formular, filtrare prin introducere şi filtrare/sortare complexă.

Filtrare prin selecţie - filtrarea înregistrărilor prin selectarea valorilor dintr-un formular sau dintr-o foaie de date:

1. într-un câmp al unui formular sau al unei foi de date se caută un exemplu al valorii care trebuie conţinută de înregistrări pentru a fi incluse în rezultatele filtrului



2. se selectează toată valoarea dintr-un câmp sau o parte a acesteia (modul în care este realizată selecţia determină înregistrările returnate de filtru)

3. se execută clic pe butonul Filter by selection (Filtrare prin selectare) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabelă) sau se se accesează comanda Records (Înregistrări) – Filter (Filtrare) – Filter by Selection (Filtrare prin selectare).

4. pentru a elimina filtrul, se dă clic pe butonul Eliminare filtru din aceeaşi bară de instrumente.

Filtrare pe formular - filtrarea înregistrărilor prin introducerea valorilor într-o vizualizare necompletată a formularului sau a foii de date

1. se deschide formularul sau tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date)

2. se dă clic pe butonul Filter by Form (Filtrare după machetă) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabelă) sau se accesează comanda Records (Înregistrări) – Filter (Filtrare) – Filter by Form (Filtrare după machetă)

3. se dă clic pe fila Căutare pentru a introduce criteriul folosit pentru filtrare în câmpul după care se face filtrarea; pentru a preciza valori alternative pe care înregistrările le pot avea pentru a fi incluse în rezultatele filtrului, de dă clic pe fila Sau a formularului sau a foii de date şi se introduce un alt criteriu (filtrul va întoarce toate înregistrările care au valorile precizate în fila Căutare şi toate înregistrările care au valorile precizate în fila Sau)

4. pentru salvare, se dă clic pe butonul Save as query (Salvare ca interogare) din bara de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare) sau se accesează comanda File (Fişier) - Save as query (Salvare ca interogare), apoi se scrie numele interogării - Ok

5. pentru aplicarea filtrului, se dă clic pe butonul Apply filter (Aplicare filtru) din bara de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare)

6. pentru a elimina filtrul, se dă clic pe butonul Eliminare filtru din aceeaşi bară de instrumente.

Filtrare prin introducere - filtrarea înregistrărilor prin introducerea criteriilor într-un formular sau foaie de date

1. se deschide formularul sau tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date) 2. variante disponibile:

se precizează valoarea exactă ce trebuie să apară într-un câmp din înregistrările filtrate (se dă clic în câmpul care conţine valoarea după care se va face filtrarea - clic dreapta pe mouse - din meniul apărut se alege comanda Filter by (Filtrare pentru) - se introduce valoarea utilizată la filtrare)

se precizează un criteriu mai complex (se dă clic în câmpul care conţine valoarea după care se va face filtrarea - clic dreapta pe mouse - din meniul apărut se alege comanda Filter by (Filtrare pentru) - se tastează întreaga expresie utilizând combinaţia corespunzătoare de identificatori, operatori, metacaractere şi valori pentru a produce rezultatul dorit)

3. variante disponibile: pentru a aplica filtrul şi a închide meniul de comenzi rapide, se apasă tasta Enter pentru a aplica filtrul şi a păstra afişat meniul de comenzi rapide (astfel încât să

fie posibilă adăugarea unor criterii suplimentare pentru câmp), se apasă tasta Tab; se introduce noul criteriu şi se apasă din nou Tab

Filtrare / sortare complexă - filtrarea înregistrărilor utilizând comanda Advanced Filter / Sort (Filtrare / Sortare complexă)

1. se deschide formularul, interogarea sau tabelul în modul de vizualizare Datasheet (Foaie de date)

2. se dă clic în formularul sau foaia de date care urmează a fi filtrată 3. din meniul Records (Înregistrări) se alege comanda Filter (Filtrare) - Advanced Filter /

Sort (Filtrare / Sortare complexă) 4. se adaugă câmpurile care conţin valorile sau criteriile pe care filtrul le va utiliza pentru a

găsi înregistrările (cu dublu clic pe câmpul din tabel)



5. pentru a preciza o ordine de sortare, se dă clic în celula Sort (Sortare) a unui câmp, se dă clic pe săgeata care indică o listă ascunsă, se alege o ordine de sortare: ascendentă sau descendentă (Access sortează mai întâi cel mai din stânga câmp din grilă, apoi următorul câmp pentru care s-a stabilit o ordine de sortare şi aşa mai departe)

6. în celula Criteria(Criterii) pentru câmpurile incluse se introduce valoarea căutată sau o expresie

7. pentru aplicarea filtrului, se dă clic pe butonul Apply filter (Aplicare filtru) din bara de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare)

2.Selecţia şi sortarea datelor după criterii sau în baza operatorilor logici uzuaSortarea înregistrărilor într-un Formular (Form) presupune clic pe câmpul care va fi utilizat la

sortarea înregistrărilor, urmată de clic pe butonul Sort Ascending (Sortare ascendentă) sau pe

Sort Descending (Sortare descendentă) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabel). Într-un formular există posibilitatea sortării în funcţie de un singur câmp la un moment dat. Sortarea datelor se poate face alfabetic, numeric sau după data calendaristică. Ordinea de sortare poate fi crescătoare (de la 0 la 100, de la A la Z) sau descrescătoare (de la 100 la 0, de la Z la A).

Sortarea înregistrărilor într-o Foaie de date (Datasheet) presupune clic pe câmpul care va fi utilizat la

sortarea înregistrărilor, urmată de clic pe butonul Sort Ascending (Sortare ascendentă) sau pe Sort

Descending (Sortare descendentă) din bara de instrumente Table Datasheet (Foaie de date tabel). Într-o foaie de date există însă şi posibilitatea sortării în acelaşi timp în funcţie de două sau mai multe coloane adiacente selectate. Access sortează înregistrările începând cu cea mai din stânga coloană selectată. De aceea, în exemplul de mai jos, pentru a face o sortare a datelor în funcţie de câmpurile funcţia şi nume si prenume este necesară deplasarea acestora, astfel încât câmpul funcţia să se afle înaintea câmpului nume şi prenume. Urmează apoi selectarea celor două câmpuri şi apăsarea butonului de sortare corespunzător. Sortarea datelor se poate face alfabetic, numeric sau după data calendaristică. Ordinea de sortare poate fi crescătoare (de la 0 la 100, de la A la Z) sau descrescătoare (de la 100 la 0, de la Z la A).Sortarea înregistrărilor într-o Interogare (Query) presupune utilizarea modului de vizualizare Proiect (Design). Pentru a sorta după mai multe câmpuri, mai întâi se aranjează câmpurile în interogare deoarece aplicaţia sortează mai întâi cel mai din stânga câmp; apoi, pentru valori egale în primul câmp de sortare, ordonarea înregistrărilor corespunzătoare se va face în funcţie de următorul câmp din dreapta, şi aşa mai departe (de exemplu: pentru a sorta mai întâi câmpul funcţia şi apoi câmpul nume şi prenume , câmpul funcţia trebuie să fie amplasat în stânga câmpului nume şi prenume în grilă). În secţiunea Sort (Sortare) a fiecărui câmp de sortare se dă clic pentru selectarea opţiunii de sortare ascendentă sau descendentă. Pentru a examina rezultatele interogării, se dă clic pe comanda View (Vizualizare) din bara de instrumente.Sortarea înregistrărilor într-un Raport (Report) presupune deschiderea raportului în modul de

vizualizare Proiect (Design). Se face clic pe Sortare şi Grupare din bara de instrumente Filter (Filtrare) /Sort (Sortare) pentru a afişarea casetei Sortare şi Grupare. În primul rând al coloanei Câmp/Expresie, se selectează un nume de câmp sau se tastează o expresie (orice combinaţie de operatori matematici sau logici, constante, funcţii şi nume de câmpuri, controale şi proprietăţi evaluate ca valoare unică; expresiile efectuează calcule, manipulează caractere sau testează date). Câmpul sau expresia din primul rând reprezintă primul nivel de sortare (cel prioritar). Al doilea rând este al doilea nivel de sortare şi aşa mai departe (se poate sorta după până la 10 câmpuri sau expresii într-un raport). Când se completează în coloana Câmp/Expresie, Microsoft Access setează implicit Ordine de sortare pe Ascendent.Crearea şi modificarea rapoartelor1.Crearea unui raportÎn Access sunt disponibile mai multe tipuri de rapoarte: rapoarte de detaliu, rapoarte sumare, rapoarte care conţin grafice şi diagrame, rapoarte care conţin formulare, rapoarte care conţin etichete, rapoarte care conţin orice combinaţie din cele enumerate anterior. A) Pentru a crea un raport cu ajutorul utilitarului AutoReport (Raport Automat), se dă clic pe comanda New Object (Obiect Nou) din bara de instrumente Database (Bază de date) – se alege AutoReport (Raport Automat) – se deschide fereastra unui nou raport. Raportul se salvează dând clic pe butonul



corespunzător din bara de instrumente Standard sau accesând comanda File (Fişier) – Save (Salvare). B) Pentru a crea un raport bazat pe un singur tabel sau interogare, cu ajutorul expertului, se dă clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din fereastra Database (Bază de date) şi apoi dublu clic pe comanda Create report by using Wizard (Creare raport utilizând expertul) – comanda are ca efect apariţia ferestrei Report Wizard (Expert raport) în care se vor parcurge şase paşi:

se alege tabelul sau interogarea din lista de tabele şi interogări propusă, se „mută” în zona Selected fields (Câmpuri selectate), câmpurile care vor apărea în raport, folosind butonul corespunzător

– clic pe butonul Next (Următorul) nu se alege niciun nivel de grupare (nu a fost impus în exemplul de mai jos) – clic pe butonul

Next (Următorul) se aleg de la unul până la maxim trei câmpuri după care se va face sortarea; ordinea de sortare

propusă este ascendentă, se modifică dacă etse cazul – clic pe butonul Next (Următorul) se alege aspectul (layout) dorit şi orientarea paginii pentru raport – clic pe butonul Next

(Următorul) se alege stilul (style) dorit pentru raport – clic pe butonul Next (Următorul) se scrie numele raportului şi se dă clic pe butonul Finish (Terminare)

C) Pentru a crea un raport în modul Design (Proiect), se dă clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din fereastra Database (Bază de date) şi apoi dublu clic pe comanda Create report in Design View (Creare raport în modul Vizualizare proiect) – comanda are ca efect apariţia ferestrei Report Design (Raport). O altă cale este de a da clic pe Reports (Rapoarte) din lista de obiecte, apoi clic pe butonul New (Nou), pentru a deschide caseta de dialog New Report (Raport nou); se dă clic pe Design View (Vizualizare proiect) şi se foloseşte lista derulantă pentru a selecta tabelul sau interogarea pe care se va baza raportul - Ok; apare de asemenea fereastra Report Design (Raport).În fereastra Report Design (Raport) sunt disponibile câteva instrumente printre care ferestrele Properties (Proprietăţi), Toolbox (Casetă de instrumente), Field List (Listă de câmpuri) şi Sorting and Grouping (Sortare şi grupare). De asemenea sunt disponibile două bare de instrumente pentru a face mai uşoară realizarea şi personalizarea rapoartelor: Report Design (Designul raportului) şi Formatting (Formatare).

În Access, structura unui raport este împărţită în secţiuni. Pentru a crea rapoarte utile, este necesară înţelegerea funcţionării fiecărei secţiuni. De exemplu, secţiunea în care va fi plasat un control calculat determină modul în care Access calculează rezultatele. Următoarea listă afişează un rezumat al tipurilor de secţiuni şi utilizările lor.

Antet raport Această secţiune se imprimă o singură dată, la începutul raportului. Se utilizează antetul raportului pentru a afişa informaţiile care apar în mod normal pe o copertă, cum ar fi o siglă, un titlu sau data. Când se plasează un control calculat care utilizează funcţia agregată Sum în antetul raportului, suma se calculează pentru întreg raportul. Antetul raportului se imprimă înainte de antetul paginii

Antet pagină Această secţiune se imprimă în partea de sus a fiecărei pagini. De exemplu, se utilizează un antet de pagină pentru a repeta titlul raportului pe fiecare pagină.

Antetul grup Această secţiune se imprimă la începutul fiecărui grup de înregistrări. Se utilizează antetul de grup pentru a imprima numele grupului. De exemplu, într-un raport grupat după enunţul întrebării, se utilizează antetul grupului pentru a imprima enunţurile întrebărilor. Când se plasează un control calculat care utilizează funcţia agregată Sum în antetul grupului, suma se calculează pentru grupul curent.

Detaliu Această secţiune se imprimă o dată pentru fiecare rând din sursa de înregistrări. Secţiunea Detaliu este locul în care se plasează controalele care formează corpul principal al raportului.

Subsol grup Această secţiune se imprimă la finalul fiecărui grup de înregistrări. Se utilizează un subsol de grup pentru a imprima informaţii rezumative pentru un grup.



Subsol pagină Această secţiune se imprimă la finalul fiecărei pagini. Se utilizează un subsol de pagină pentru a imprima numerele de pagină sau informaţiile pentru fiecare pagină.

Subsol raport Această secţiune se imprimă o dată la finalul raportului. Se utilizează subsolul de raport pentru a imprima totalurile raportului sau alte informaţii de rezumat pentru întreg raportul. Observaţie: În vizualizarea Proiect (Design), subsolul raportului apare sub subsolul de pagină. Cu toate acestea, când raportul se imprimă sau este examinat, subsolul raportului apare deasupra subsolului de pagină, după ultimul subsol de grup sau linie de detaliu pe ultima pagină.Mai jos sunt puse în evidenţă secţiunile dintr-un raport vizualizat în modul Design (Proiect) respectiv Preview (Previzualizare). Exemplu: Să se creeze un raport care să conţină toate enunţurile întrebărilor din tabelul intrebari, grupate după gradul de dificultate şi ordonate alfabetic după enunţ. Raportul va avea afişate data şi ora în subsol şi numărul de pagină în subsolul fiecărei pagini.

2. Crearea, modificarea unui antet şi subsol Pentru a modifica un raport este necesar ca acesta să fie deschis în modul de vizualizare Design (Proiect) care permite modificarea sa. Pentru aceasta se dă clic pe obiectul Reports (Rapoarte) din fereastra Database (Bază de date) şi apoi clic pe raportul ce urmează să fie modificat; se acţionează

butonul Design (Proiect) .Pentru a adăuga în antetul raportului un alt text, se selectează textul existent şi se scrie noul text.Pentru a adăuga data şi ora curente, în subsolul raportului, se accesează comanda Insert (Inserare) – Date and Time (Dată şi oră) – se alege formatul de afişare dorit dintre cele propuse – Ok – implicit acestea vor fi inserate în antetul raportului, de unde pot fi mutate folosind mecanismul Cut (Decupare) – Paste (Lipire)Pentru a adăuga o imagine în subsolul fiecărei pagini a raportului, se accesează comanda Insert (Inserare) – Picture (Imagine) – se alege imaginea – Ok – dacă este cazul se poate muta cu ajutorul mouse-ului în cadrul secţiunii Page Footer (Subsolul paginii)Pentru a modifica fontul unor obiecte (etichete sau casete text), se selectează obiectele – se dă clic pe butonul Font Color (Culoare Font) din bara de instrumente Format Query/Report (Formatare Machetă/Raport) şi se alege o culoare sau pe butonul Font Size (Dimensiune font) din bara de instrumente Format Query/Report (Formatare Machetă/Raport) pentru a stabili o altă dimensiune pentru font.

Modificările se salvează cu ajutorul combinaţiei de taste Ctrl+S sau al comenzii File(Fişier) – Save (Salvare) sau al butonului corespunzător din bara de instrumente Standard3.Gruparea datelor într-un raport, total-raport, subtotal-raportDacă se impune alegerea unui nivel de grupare atunci când se creează un raport cu ajutorul expertului, Access poate fi utilizat pentru a adăuga în raport sume, numărări şi totaluri. Pentru aceasta este necesară deschiderea raportului în modul Vizualizare Proiect (Design) şi crearea unui control calculat în subsolul raportului. Un control calculat este cel a cărui sursă de date este o expresie şi nu un câmp. Când se deschide un raport care conţine un control calculat, Access calculează valoarea corectă utilizând datele curente. De exemplu, pentru a imprima data curentă într-un raport, se introduce expresia =Date() într-o casetă text. =Date() este o funcţie predefinită care returnează data curentă aşa cum este



stocată în ceasul de sistem al computerului. Când Access execută acest raport, expresia din controlul calculat, =Date(), este evaluată, iar data curentă este afişată în controlul raportului.Funcţia SUM - Pentru a calcula suma valorilor dintr-un câmp, pentru întregul raport, se plasează un control casetă text în subsolul raportului şi se setează proprietatea SursăControl a casetei text la următoarea expresie:=Sum([Nume_câmp])

Funcţia SUM calculează totalul pentru un set de valori din sursa de înregistrări şi este una dintre funcţiile agregate din Access care pot fi utilizate pentru a calcula valori de sinteză. Majoritatea totalurilor sunt generate prin calcularea unei sume, fie pentru un grup de înregistrări, fie pentru toate înregistrările. Când se calculează o sumă, este importantă secţiunea din raport în care se plasează controlul calculat ce conţine expresia sumei. Access stabileşte modul de agregare a sumei pe baza locului în care este plasat controlul , respectiv, pe baza secţiunii din raport alese.De exemplu, pentru a calcula totalul pentru o înregistrare, se creează o casetă text calculată în secţiunea detaliu. Pentru a crea un subtotal într-un raport grupat după un câmp, se crează o casetă text calculată în secţiunea antet de grup sau subsol de grup pentru acel grup. Pentru a imprima un total general pentru întregul raport, se creează o casetă text calculată în secţiunea antet sau subsol de raport a acelui raport.Funcţia COUNT - Să presupunem că există un raport intrebari în care, la sfârşit, se doreşte adăugarea numărului de întrebări. Pentru a număra întrebările, se creează un control casetă text şi se setează proprietatea SursăControl la o expresie care arată astfel:=Count(*)

Asteriscul determină ca Access să numere toate rândurile din secţiunea detaliu, dar rezultatul depinde de amplasarea casetei text. Ca şi la calcularea sumei, este importantă secţiunea din raport în care este plasată caseta text, deoarece Access stabileşte modul de agregare a numărării pe baza secţiunii de raport alese. Dacă se plasează controlul casetă text în antetul de grup sau în subsolul de grup, numărarea va include numai rândurile detaliu pentru acel grup. Dacă se plasează controlul casetă text în antetul de raport sau în subsolul de raport, numărarea include toate rândurile detaliu pentru întregul raport.


suport curs tic-complet

Documents