suport curs mananager proiect

7/25/2019 Suport Curs Mananager proiect

1/62

MANAGER DE PROIECT

STRUCTURAL EURO FOND & TRAINING

www.cursuriautorizate.eu

[email protected]
http://www.cursuriautorizate.eu/http://www.cursuriautorizate.eu/


2/62

CUPRINS:

Cap. 1: Notiuni introductive;

Cap. 2: Ciclul de viata al unui proiect;Cap. 3: Definirea sau conceptia proiectului;

Cap. 4: Planificarea proiectului;

Cap. 5: Organizarea si implementarea proiectului;

Cap. 6: Managementul resurselor umane;Cap. 7: Managementul riscului;

Cap. 8: Monitorizarea si evaluarea proiectului.


3/62

CE ESTE UN PROIECT?


4/62

PROIECTUL

Un proiect reprezinta un set deactivitati care sunt

indreptate spre un scopsi obiectiveclar specificate intr-

o perioada de timpdefinita , folosind unbugetstabilit.

Orice proiect trebuie sa plece de la o idee si trebuie

stabilta o strategiepentru a obtine rezultatul dorit.

Se executa in conditii specifice de mediuextern si intern

Administrareaproiectului presupune combinarearesurselorpentru a ajunge, la timp,la rezultatul dorit, fara

sa depaseasca bugetul alocat.


5/62

CARACTERISTICILE UNUI PROIECT

Timp limitat, intr-o perioada bine definita

Obiective precise, clar formulate

Rezultatemasurabile, concrete, definite in prealabil

Activitati interdependente, interconditionate,

Plan riguros;

Resurse limitate;

Ideeade schimbare; Strategiede dezvoltare.

Metodologie specifica;


6/62

IMPORTANT

Luam in calcul riscurilece pot aparea

Calculam cheltuielilenecesare realizarii

proiectului


7/62

DE CE ESUEAZA PROIECTELE

Lipsa criteriilor de finalizare a diferitelor nivele

de proiect

Excluderea sau utilizarea arbitrara a informatiilor

primite de la client/furnizori/finantatori Lipsa unei planificari riguroase

Lipsa analiza obiectiva a costurilor


8/62

TIPURI DE PROIECTE

De constructie/ fabricatie

Finaciare/ comerciale

Organizatorice De cercetare

De fonduri europene

De viata, personale


9/62

CICLUL DE VIATA AL PROIECTULUI

Definire - viabilitatea ideii de proiect

- definire si structura preliminara

Planificare - planificare detaliata si optimizata

- previzionare, reguli de desfasurare

Executie - derulare activitati planificate

- implementare ciclu de control

Inchidere - evaluare

- inchidere( contractuala)


10/62

ORICE PROIECT CONSUMA RESURSE:

UMANE

MATERIALE

INFORMATIONALE

FINANCIARE

DE TIMP


11/62

Orice proiect se

adreseaza

Unui gruptinta

beneficiari

directi indirecti


12/62

ORICE PROIECT ARE UN SCOP

Scopul unui proiect este, in primul rand, de

a rezolva o problema, de a modifica in

sens pozitiv situatia actuala, care este unace afecteaza in mod negativ grupul tinta,

beneficiarii proiectului

Problema Scopul


13/62

REGULI DE FORMULARE A SCOPULUI

Sa contina un verb la forma conjuctiva: Ex: sa

realizeze sau

Un substantiv verbal:realizarea

Enuntul scopului trebuie sa fie scurt si concis

Nu trebuie folosita conjuntia si pentru a desparti doua

propozitii

Nu trebuie utilizat cuvantul prin Scopul este traducerea ideii de schimbare pozitiva prin

rezolvarea problemei identificate.


14/62

OBIECTIVELE PROIECTULUI

Un obiectivesteun rezultat scontat ce

trebuie obtinut in efortul de atingere a

scopului proiectului si, implicit, a rezolvariiproblemei.


15/62

OBIECTIVELE GENERALE

Se refera la obiective pe scara mai larga, de interes

general

Au in vedere efectele problemei

obiectivele

gener le

efectele

problemei


16/62

obiectivele

specifice

cauzele

problemei

OBIECTIVELE SPECIFICE

se refera la tinte / scopuri concrete si specifice proiectului


17/62

OBIECTIVE SMART !!!

S = specific

M = masurabil

A = abordabil

R = realist

T = incadrat in timp


18/62

OBIECTIVE IN 7 PASI

1. Determinarea rezultatelor;

2. Determinarea indicatorilor de performanta;

3. Determinarea standardelor de performanta;

4. Determinarea timpului necesar

5. Determinarea costurilor necesare;

6. Scrierea obiectivelor;

7. Evaluarea obiectivelor.


19/62

D

OBIECTIVEGENERALE

SCOPUL

OBIECTIVESPECIFICE


20/62

ACTIVITATILE PROIECTULUI

Activitateaeste un mijloc de a atinge un obiectiv


21/62

CICLUL DE VIATA AL UNUI PROIECT


22/62

DEFINIRE/

CONCEPTIEPLANIFICARE ORGANIZARE IMPLEMENTARE INCHEIERE

Analiza

Problemei

Studiu de

fezabilitate

Analiza cost

beneficiu

Fixarea

scopului si a

obiectivelor

Compararea

variantelor

alternative

Identificarea

activitatilor

Planificarea

succesiunii

activitatilor

Stabilirea

timpului pentru

fiecare

activitate si a

costurilor

Determinarea

nec. de resurse

umane si

stabilirea

niv. de calitate

Recrutarea

personalului

Organizarea

echipei

Repartizarea

sarcinilor

Emiterea

ordinelor de

schimbare

Analiza situatiei

proiectului

Raportare

asupra

proiectului

Revizuireabugetelor si a

planului

Asigurarea

calitatii

Obtinerea

acordului

clientului/

finantatorului

Intocmireadocumentatiei

Semnatura de

receptie/

raportare finala

Audit post

implementare

Evaluare

Sustenabilitate


23/62

Definirea proiectului

Pasul 1... IDENTIFICAREA PROBLEMEI

Pasul 2 PRIORITIZARE PROBLEMEI

Pasul 3 ANALIZA CAUZELOR SI EFECTELOR PROBLEMEI

Pasul 4 EXPUNEREA / JUSTIFICAREA PROBLEMEI


24/62

Pasul 5 - Analiza S W O T

Analiza SWOT este un instrument de analiza strategica,flexibil si usor

de aplicat pe care o institutie il foloseste pentru identificarea celei mai

potrivite directii de actiune.

Factori interni

Factori externi

Puncte tari Puncte slabe

Oportunitati Amenintari


25/62

MICROMEDIULANALIZA PUNCTELOR FORTE SI

PUNCTELOR SLABE

1. Capacitatea comerciala:

- reputatia firmei;

- cota de piata a firmei;

- calitatea serviciilor;- eficienta politicilor de pret, etc

2. Capacitatea financiara:

- costul/ disponibilitatea

capitalulul;

- fluxul financiar;

- stabilitatea financiara, etc

3. Capacitatea productiva:

- mijloace;

- forta de munca calificata;

- aptitudini tehnice, etc

4. Capacitatea organizatorica:

- conducere vizionara;

- salariati implicati;

- capacitate de orientare, etc


26/62

MACROMEDIULANALIZA OPORTUNITATILOR SI

AMENINTARILOR

Analiza oportunitatilor :

Dezvoltarea sectorului;

Lipsa unor organizatii/ firme

concurente;

Tendintele actuale benefice;

Dezvoltarea tehnologiei;

Influentele globale; Legislatie favorabila;

Surse de finantare pentru

domeniul vizat.

Analiza amenintarilor:

Efecte politice;

Efecte/ prevederi legislative;

Efecte ale mediului;

Competitie puternica;

Cererea;

Dezvoltarea; Lipsa surselor de finantare


27/62

Planificarea proiectului


28/62

D

Ce anume aveti de

facut pentru atingerea

obiectivului?

Ce sarcini trebuie

indeplinite in cadrul

fiecarei actiuni?

Ce resurse sunt

necesare pentru

indeplinirea fiecarei

sarcini?

Cum se vor selecta

participantii?

identificati sub-activitatile

ce trebuie intreprinse

identificati daca aveti

oamenii necesari pentru

ducerea activitatilor labun

sfarsit si criteriile alegerii lor

Identificati necesarul

de personal, resurse

materiale si timpul

necesar

identificati actiunile

ce trebuie intreprinse

PLANIFICAREA PROIECTULUI


29/62

Intr-un proiect planificammai multe elemente:

activitatile, resursele, timpul, etc.

La stabilirea si formularea activitatilor

sunt necesare:

Enuntareafiecarei activitati in parte (doar cele

esentiale)

Specificarea responsabilului activitatii respective.

Specificare resurselor de care este nevoie(umane, materiale si de timp)

Descriereasecventelorin timp si cum

interfereaza activitatile


30/62

ATENTIE :

- Resursele specificate la sectiunea activitati trebuie sacorespunda cu resursele cerute in buget;

- Fiecare resursa mentionata (personal, echipament, etc.)

va trebui tradusa in bani si regasita in buget;

- Explicati motivele care v-au facut sa alegeti metodele pe

care le-ati intreprins;

-Aveti grija sa mentionati toate activitatile relevante sirealiste pentru indeplinirea obiectivelor si pentru nevoile

grupului tinta;


31/62

Pasi in planificarea activitatilor:

1. Decideti strategia optima si activitatile pe care le implica

fiecare obiect al proiectului;

2. Intocmiti o lista a tuturor activitatilor proiectului;

3. Impartiti activitatile in sub-activitati si sarcini realizabile;

4. Stabiliti activitatile critice; 5. Pentru fiecare activitate, estimati durata si resursele

necesare;

6. Clarificati secventa si dependenta;

7. E momentul sa evaluati dependenta activitatilor deresurse;

8. Stabiliti termenul pentru fiecare sarcina;

9. Alcatuiti agenda activitatilor principale;

10. Stabiliti drumul critic;


32/62

WORK BREAKDOWN STRUCTURE (WBS)

Instrument de planificare a activitatilor;

Munca ce trebuie depusa pentru un

proiect sub forma de activitati;

O aranjare in structura ierarhica a

activitatilor si subunitatilor acestora


33/62

SARCINISUBACTIVITATIACTIVITATIOBIECTIVESCOP

Scop

Ob.1

Act 1.1

Subact1.1.1

Subact1.1.2

Sarcina1.1.1.1

Sarcina1.1.1.2

Sarcina1.1.1.3

Act 1.2

Act 1.3

Ob.2

Ob. 3

MODEL Work Breakdown Structure


34/62

DIAGRAMA SAU GRAFICUL GANTT

stabileste planificarea in timp a

fiecarei activitati si responsabilul

pentru fiecare din tre acestea;

exprima la scara timpului, prin linii

orizontale, durata activitatii, iar prin linii

intrerupte rezervele de timp;

ofera informatii bogate si extrem de

sugestiv prezentate , privind desfasurarea

lucrarilor, precum si o serie de informatii

derivate, privind esalonarea resurselor.


35/62

Pasul 1: se ordoneaza activitatile proiectului crescator;

Pasul 2: se reprezinta activitatile prin bare orizontale delungimi egale cu duratele activitatilor, fiecare bara incepand de

la momentul de incepere al activitatii corespunzatoare;

Pasul 3: se marcheaza fiecare activitate prin simbolul asociat

sau prin numerele de ordine ale evenimentelor de la extremitati

deasupra barei corespunzatoare;

Pasul 4: rezerva totala de timp se figureaza cu linie intrerupta,

adiacent cu durata activitatii, dupa sau inainte;

Pasul 5: pe fiecare linie orizontala se obisnuieste sa se

figureza o singura activitate, iar aceasta sa fie imprimata de

sus in jos si de la stanga la dreapta.

Pasii GANTT


36/62

Planificarea Resurselor Financiare - Bugetul

Bugetul reprezinta acea parte a proiectului care ofera o

imagine de ansamblu asupra resurselor financiare

necesare in implementarea planului de lucru

NU PUTEM BUGETA NICIO RESURSA CARE NU SE

REGASESTE IN PLANIFICAREA ANTERIOARA

Bugetul trebuie sa reflecte resursele reale estimate pentru

activitatile desfasurate in proiect !!!


37/62

Categorii de Costuri

COSTURI DE PERSONAL

COSTURI DE TRANSPORT

COSTURI LEGATE DE ECHIPAMENTEBUNURI

COSTURI INDIRECTE LEGATE DE PROIECT (7% )

ALTE TIPURI DE COSTURI (constructii, servicii, costuri

neprevazute 5%)


38/62

Categorie de cheltuieli UnitateNumr de

unitiCost/unitate

Costuri totale / linie

bugetara (sumele sunt exprimate

in EUR)

1. Achizitii

1.1Mijloace fixe si echipamente 15750

Malaxor profesional Buc. 1 2300 2300

Cuptor vertical Buc. 2 1200 2400

Vitrina frigorifica

Buc.

3

2000

6000Masa de lucru profesionala, cu cuptor si plita incorporate Buc. 3 1433 4300

PC cu imprimanta ansamblu 1 750 750

1.2. Alte achizitii 2400

Consumabile

(pixuri, coli, ziare, toner, materii prime pt probe lucru, etc)

Buc./diverse 1 100 100

Aparatura si ustensile pentru bucatarie Buc./diverse n/a 1500 1500

Obiecte pt amenajarea spatiului (o masa de prezentare,

scaune, mobilier pentru un mic birou, rafturi, etc)

Buc./diverse n/a 800 800

1.3. Servicii/Subcontractari 12340

Inchiriere spatiu comercial

Serviciu

1

1500

9000-plata chiriei pe 6 luni in avans

Agentie imobiliara Serviciu 1 300 300

Firma de amenajari interioare/ constructii Serviciu 1 3000 3000

Anunturi angajare serviciu 4 10 40

2. Resurse Umane 3940

1 Manager proiect Total

A1.1

A1.2

A1.3

A1.4

20h/sapt.

10h/sapt.

10h/sapt

10h/sapt

5

3

7

11

100

50

50

50

1550

500

150

350

550

1 asistent Manager TotalA1.1

A1.2

A1.4

5h/sapt.

5h/sapt.

10h/sapt

5

3

11

20

20

40

600

100

60

440

1 jurist S1.2.1 + S1.2.2+S1.3.2 5h/sapt 3 50 150

1 Tehnician A 1.3 20h/sapt 12 80 960

1 Manager A 1.4 10 h/sapt 11 40 440

Combustibil pentru deplasare 1 plin (42 litri) 4 60 240

3. Administrativ(7% din 34430 euro = totalul de mai sus) 2410

4. Diverse si neprevazute(5% din 36840 euro = totalul

celor de mai sus)

1842

TOTAL PROIECT: 38682


39/62

Etapele realizarii bugetului

Planificarea activitatilor proiectului; Alocarea resurselor materiale, umane si de timp pentru fiecare

in parte

Gruparea resurselor pe categorii (ex. Consumabile, transport,

etc.)

Planificarea cheltuielilor legate de sediul organizatiei sau

companiei care va derula proiectul;

Estimarea costurilor pentru fiecare categorie in parte;

Calcularea costurilor totale;

Supunerea bugetului spre aprobare;

Stabilirea procedurilor de supraveghere permanenta in timpul

implementarii a cheltuielilor realizate efectiv comparativ cu

bugetul;

Revizuirea si actualizarea periodica a bugetului.


40/62

Fluxul de NumerarCash-Flow

Scopul realizarii fluxului de numerar este acela dea compara incasarile organizatiei cu platile

efectuate intr-o perioada determinata.

Trebuie sa arate capacitatea organizatiei de a genera in

viitor numerar net pentru acoperirea obligatiilorfinanciare

Trebuie sa arate necesitatea de finantare externa a

organizatiei


41/62

Planificarea Resurselor Umane

Se efectueaza :

ANALIZA POSTULUIprocesul prin care se determina

sarcinile si abilitatile necesare pentru un anume post si ce

fel de persoana trebuie sa-l ocupe;

SPECIFICATIILE POSTULUIenumerarea cerintelor

pentru ocuparea postului (educatie, abilitati, trasaturi de

personalitate). Transformarea sarcinilor in responsabilitati

FISA POSTULUIenumerarea principalelor sarcini,

responsabilitati, relatii de lucru si conditii de lucru;


42/62

Organizarea Proiectului

Recrutarea personalului- in functie de activitatile stabilite - > numarul de posturi,

competentele necesare pentru ocuparea fiecarui post -

Selectarea propriu-zisa a membrilor echipei.

Organizarea echipei

- Stabilirea mediului de lucru, a regulilor din cadrul echipei,ierarhia decizionala, standarde de calitate, criterii de

evaluare s.a.m.d. Repartizarea sarcinilor

- In functie de abilitatile si competentele fiecaruia, a

caracterului personal, dar si a fiselor de post


43/62

Implementarea proiectului> este faza in care punem in practica tot ce am

definit si planificat anterior si in care urmarim: 1. Indeplinirea obiectivelor;

2. Organizarea resurselor;

3. Luarea deciziilor si implementarea lor;

4. Mentinerea legaturii cu furnizorul;

5. Monitorizarea activitatilor;

6. Intocmirea rapoartelor intermediare si a raportului final

7. Comunicarea cu partenerii; 8. Coordonarea echipei de proiect;

9. Delegarea responsabilitatilor;

10.Monitorizarea riscurilor identificate.


44/62

Etapele formarii echipei:

FORMING = FORMARE

STORMING = FURTUNA

NORMING = NORMARE

PERFORMING = PERFORMANTA

Performanta echipei este asigurata si de :

Valori culturale comune;

Abordari unitare si tiluri asemanatoare;

Directii strategice si obiective clare;

Nivelul de pregatire profesionala

Comunicare eficienta in echipa


45/62

Managementul Resurselor Umane
http://www.hr-romania.ro/comunitate/articole/training/training-abilitati-de-prezentare.html


46/62

PRINCIPALELE FUNCTII ALE MANAGEMENTULUI DE

PROIECT

CONDUCEREcine, ce

decide si cand

PLANIFICAREspre ce tintim si de

ce

ORGANIZAREcine si ce este

implicat si de ce

MOTIVAREce ii determina peoameni sa dea tot

ce e mai bun

IMPLEMENTAREce si cum se

realizeaza efectiv

CONTROL

cine si candevalueazarezultatele si

comparativ cu cestandarde


47/62

Oamenii obisnuiti realizeaza lucruriextraordinare atunci cand sunt pusi in situatia

propice!

Dezvoltarea potentialului echipei

Inauntrul fiecarei persoaneexista un potential mult maimare care asteapta sa fiedescatusat. Daca unmanager nu crede caoamenii poseda o capacitate

mai mare decat ceea ceexprima in mod obisnuit, elnu ii va putea ajuta sa deaexpresie acestui potential.El trebuie sa se gandeasca laoamenii sai in termenii

potentialului si abia mai apoisa se concentreze asupraperformantei.


48/62

Motivatia cheia pentru imbunatatirea

performantei


49/62

Maslow - Piramida nevoilor -


50/62

legatura motivationala

echipa /climatul

libertate / initiativa

delegarea sarcinilor

stabilirea valorii muncii

perspective in cariera

siguranta locului de munca

remunerare

Influena

puternica a

managerului

Influena redusa a

managerului

Influenta managerilor in motivareacoechipierilor

si totusi cum motivam?


51/62

si totusi cum motivam?

10 metode de amotiva angajatii

1. Acordafeedback sicoaching!

2.Comunicapermanent!

3. Adopta unstil de

managementparticipativ!

10.Nu uita de asuldin maneca: solicitaautoevaluarea!

9.Utilizeazastrategiatitulaturiimportante!

8.Foloseste

premii si trofeesimbolice!

4.Deleaga!

5. Ofera sansala propria

gestionare atimpului!

6.Identificaoportunitatipentruleadership!

7.Utilizeaza oarma secreta!


52/62

Mangementul Riscului

Riscul este o dimensiune inerenta oricarei activitati umane.

El se manifesta continuu, in diferite forme si sub diferite aspecte:

Atunci cand un eveniment se produce sigur, dar rezultatul

acestuia e nesigur

Cand efectul unui eveniment este cunoscut, dar aparitia

evenimentului este nesigura

Cand atat evenimentul cat si efectul acestuia sunt incerte


53/62

Lipsa unor proceduri scrise si

formalizate;

Autoritatea in organizatie este

atribuita unor persoane

nepotrivite; Lipsa raportarilor catre manageri;

Personalul nu are calificarea

necesara;

Existenta unei culturi organiaztionale

gresite;

Conflicte existente intre angajati

Retragerea unor finantatori din

tara;

Incendii, inundatii, sau alte

calamitati naturale;

Schimbari in politica nationala; Schimbari ale legislatiei;

Crize economice nationale

Riscuri interneFraude sau

greseli manageriale

Riscuri externe- Evenimente

externe ce vor afecta proiectul


54/62

Efectele greselilor de management:

Planificarea este inutila fara obiective clare;

Un lucru neplanificat nu poate fi realizat;

Implementarea devine o simpla executie aleatorie fara

planificare si organizare;

Controlul executiei aleatorii, fara planificare siorganizare, nu se poate aplica decat in sens negativ si

nu incurajeaza progresul;

iar conducerea devine doar o manifestare lipsita de

obiect al puterii. Echipa demotivata, decimata si tensionata va asigura

greutati in recrutare, activare si in atingerea obiectivelor

- cosmarul oricarui manager


55/62

Identificarea Riscurilor:

Pregateste-te pentru tot ceea ce poate fi prevazut, astfel incat sa fiicat mai pregatit pentru neprevazut Traditia Chineza

Intocmeste liste de control si clasifica pericolele ce pot

afecta :

- Siguranta oamenilor

- Siguranta desfasurarii activitatilor

- Siguranta bunurilor

- Siguranta mediului si respectarea legislatiei

- Factorii interni cu impact asupra echilibrului companiei

- Factorii externi cu impact asupra echilibrului companiei


56/62

Brainstorming

Studiaza arhiva / istoria companiei

Foloseste experienta persoanelor cu vechime in

activitate .....

Stabileste solutii de reducere a riscului.....

Orice idee este buna

Se pot repeta ideile anterioare

Se pot dezvolta ideileanterioare

Nu se critica nici o idee

Nu se critica nici un vorbitor

Se incurajeaza creativitatea si

nonconformismul


57/62

Reducerea riscului

Se poate face prin:

- Transferul riscului

- Monitorizarea riscului

- Reducerea riscului

- Acceptarea riscului

Risc de producere

a evenimentului

Risc de efecte

daunatoare


58/62

MONITORIZAREA SI EVALUAREA

PROIECTULUI


59/62

Monitorizarea proiectului

Monitorizarea este procesul de colectare

sistematica si analizare a informatiilor cu privire

la activitatilesi resurseleplanificate/utilizate in

cadrul proiectului, dar si privind modul in care

este condus proiectul, cine, cand si de ce ia

decizii, gradul de implicarea fiecaruia;

02

46

Category1

Category2

Category3

Category4

Monitorizand putem sti in orice moment ce se intampla in cadrul proiectului pe

care il coordonam si putem constata abateri fata de planificari, reguli si

standarde.

Monitorizarea si controlul ne permit sa luam masuri imediate de corectie a

abaterilor, astfel incat sa ne atingem tintele propuse

Sau sa previzionam rezultatele probabile si sa ajustam in consecinta

planificarea si alocarea resurselor

Controlul este un mod de a controla un proiect este acela ca fiecare membru al

echipei sa detina controlul asupra propriilor activitati


60/62

Evaluarea Proiectului Reprezinta procesul de masurare a gradului de atingere a

obiectivelor propuse. Este o unealta de apreciere care masoara in mod global, rezultatele,

obiectivele si impactul proiectului;

Asigura date pentru proiecte similare in viitor

Evaluarea,

Aspecteimportante

Resurseinvestite

Activitatidesfasurate

Rezultateobtinute

Beneficiirealizate


61/62

Raportul de evaluare trebuie sa cuprinda

Obiectivele avute in vedere;

Scurta informare cu privire la necesitatea atingerii acelor

obiective;

Ce anume informatii si date au fost colectate si cum au fost ele

colectate si analizate;

Ce demonstreaza informatiile colectate;

Cum a fost facuta evaluarea si cine a fost implicat;

Daca au fost obiectivele fixate de la inceput;

Ce alte rezultate au fost atinse;

Ce recomandari se fac pe viitor?
http://www.hr-romania.ro/comunitate/articole/dezvoltare-organizationala/managementul-performantei-o-chestiune-de-abordare-partea-a-ii-a-.html


62/62

Management de Proiect

Management de Echipa
http://www.hr-romania.ro/comunitate/articole/dezvoltare-organizationala/managementul-performantei-o-chestiune-de-abordare-partea-a-ii-a-.html

suport curs mananager proiect

Documents