supervision et revue à mi-parcours république du togo programme dappui aux développement agricole...
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République du Togo République du Togo Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT) Programme d’Appui aux Développement Agricole au Togo (PADAT)
Lomé, 23 au 26 janvier 2012
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Apprécie l’’état d’avancement des activités du projet
N’est pas un exercice de police
Deux missions de supervision et deux missions de suivi par année pour: Mise en œuvre du projet avec
efficacité, efficience, et pour produire un IMPACT
Atteinte des objectifs du projet (et s’ils sont toujours valides)
Identification des problèmes et mesures correctives/ajustements
Appui pour la mise en œuvre: former et renforcer les capacités de l’UCP
Equipe de Supervision Equipes Pays Rome et Togo CPM et équipe consultants Partenaires du projet (institutions
nationales concernées, co-financiers, UCP, opérateurs partenaires, groupes cibles et unité d’appui à la mise en œuvre du portefeuille des projets du FIDA en Guinée)
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Avant la mission - SE PREPARER A L’AVANCE! C’est 50% du travail effectué avant de se rendre sur le terrain
Rôles du CPMPréparer les TDR, recruter
les consultantsConfirmer les dates de
mission et notifier le Gouvernement et les institutions clefs
Logistique de terrain, collecte et transmission des documents clefs aux consultants (PTBA, PPM, rapports d’activités, états des décaissements, etc.)
Rôles du ProjetEnvoyer documents clefs
au CPMFinaliser agenda missionEtat sur comptes spécial
et désignéSuivi recommandations
rapport auditEbauche annexes Aide-
mémoire
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises:Stratégie générale du projet et ses
objectifsEtat d’exécution des activités, résultats et
l’IMPACT
Procédures et programmation:Visites: sites à problème et sites à
résultats positifsRéunions: population, agents techniques
& opérateursComparer conclusions rapports d’activités
avec situation sur terrainEncourager échanges interactifs sur
l’impact, les contraintes et solutionsEncourager les bénéficiaires à parler:
éviter que le projet/opérateurs parlent à leur place
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Objectifs: Réunion individuelle avec le projet et les
opérateurs partenaires pour une meilleure prise en compte des leçons tirées des visites sur le terrain
Identifier et documenter les forces et faiblesses de chaque volet
Proposer l’ensemble des améliorations et le calendrier de mise en œuvre des recommandations
Paragraphes synthétiques préparés par chaque consultant, avec annexe technique pour AM
Chef de mission consolide l’Aide Mémoire
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Manuel des procédures administratives, financières et comptables
Manuel de gestion des fonds de développement à la base/manuel des opérations du projet
Structure organisationnelleStructure organisationnelle
Inventaire
Contrôle des véhicules
Assurance des actifs
Gestion des actifs immobilisésGestion des actifs immobilisés
Exécution du PTBA en cours Exécution des PTBA consolidés Appréciation du taux d’exécution
moyen par rapport à l’indicateur de performance d’exécution du PTBA
Gestion du PTBAGestion du PTBA
Processus de passation de marchés et contractualisation
A posteriori et PPM, fiches de suivi et registre de contrats
Tableaux de contrôle d’exécution physique et financière des contrats
Gestion du PPMGestion du PPM
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Effectif, mouvement, évaluation du personnel
Renforcement des capacités
Gestion du personnelGestion du personnel
Performance de la mobilisation des fonds (registre des DRF/DPD)
Performance financière par bailleur et par composante
Décaissement des fonds du don (Tableau 3C, DTS)
Reconstitution du CS ou désigné et revue des ECD
Etat du fonds de contrepartie et de la contribution des bénéficiaires
Mise en œuvre des fonds de développement à la base
Gestion financièreGestion financière
Etats synthétiques mensuels Fonctionnement du CS et des
états de rapprochement bancaires + analyse des comptes
Tenue documents comptables et classement
Calendrier clôture annuelle comptes + élaboration audit
Revue de conformité avec AF
Gestion comptableGestion comptable
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Vérification de la qualité du système comptable et des contrôles internes
Vérification ponctuelle de la documentation relative aux ECD
Vérification de la passation des marchés non soumis a priori à revue/examen
Vérification du respect des recommandations de l’audit
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Conclusion mission avec équipe de supervision pour: Partager l’évaluation globale de mise en œuvre
du projet Revue des résultats, contraintes et
améliorations requises pour chaque volet Vérifier la pertinence globale
recommandations
Revue détaillée de l’AM avec la direction/ les experts techniques du projet pour clarifications etcommentaires
Feedback auprès des institutions clefs: Ministère des Finances et Ministères
techniques Co-financiers, UCP, opérateurs clefs
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Rapport de supervisionFormat standardisé (9-12 pages)
Introduction Evaluation générale de la mise
en œuvre Activités et résultats Evolution de la mise en œuvre
du projet Aspects fiduciaires Durabilité Autres Conclusion
Rester succinct et précis pour : AM soit lu Permettre une discussion de
fond pendant la restitution
Appendices et annexes: Synthèse sur l’état et les caractéristiques du
projet Synthèse des actions à mener et les calendriers
convenus Performance financière par bailleur, catégorie
et composante Respect des conventions et de l’AF Évolution physique au regard du PTBA, surtout
indicateurs SYGRI Cadre logique mis à jour (évolution par rapport
aux cibles) Gestion des savoirs: apprentissage et
innovation Annexe I : Rapport technique Annexe II : Complémentaires, demandées par
la mission La Lettre de la Direction:
Envoyée aux autorités par le Directeur de la Division
Synthétise principales actions à prendre
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Initiée par le Gouvernement (FIDA comme cellule d’appui)
Revue complète du projet à mi-parcours pour:
Ajuster la formulation et le cadre initial (quel est l’impact des changements de circonstances et de l’environnement sur la mise en œuvre?)
Laisser tomber ce qui ne marche pas et ne peut probablement pas être amélioré (être flexible)
Nécessité de modifier l’AF (moment le plus opportun)
DébutDébut AchèvementAchèvementRevue à
Mi-Parcours
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
A tout moment (souvent après la mi-parcours), sur demande officielle et justifiée du Gouvernement:
Réaffectation des ressources du don parmi les catégories ou le montant non alloué
Extension de l’éligibilité des ECD
Augmentation en % de financement
Création/réduction des zone(s) du projet, composantes ou catégories
Prorogation de la date d’achèvement et de la date de clôture du don
Augmentation du niveau d’affectation autorisée
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT
Sur sollicitation du Gouvernement, le FIDA peut accorder l’extension si:consentement de toutes les parties à un effort
concerté pour aborder les questions relatives au retard
le projet reste viablel’engagement des emprunteurs demeure fort
Récemment, quelques demandes de prolongation n’ont pas été approuvées
DébutDébut Mi-parcours
Mi-parcours AchèvementAchèvement
Atelier sur la Mise en Œuvre & la Gestion Financière du PADAT