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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME ARQUEO DE CAJA MENOR DE GASTOS GENERALES

SEPTIEMBRE DE 2.019

http://www.supersalud.gov.co/


ARQUEO A LA CAJA MENOR DE GASTOS GENERALES DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

De acuerdo con el Plan Anual de Gestión del año 2019, la Oficina de Control Interno, realizó arqueo a la Caja Menor de Gastos Generales de la Superintendencia Nacional de Salud, el día 9 de agosto de 2019, y en el cual se evidenció: Con Resolución No. 00113 del 14 de enero de 2019 “Por medio de la cual se constituye y reglamenta el funcionamiento de la Caja Menor de Gastos Generales en la Superintendencia Nacional de Salud para la vigencia fiscal 2019”, se realizó apertura de la Caja Menor por valor de Seis Millones Cuatrocientos sesenta y nueve Mil Pesos ($6.469.000), distribuidos como se observa a continuación:

Adicionalmente se designó como responsable del manejo de la Caja Menor de Gastos Generales, a GINA LIZETH WILLIAMSON ABRIL' identificada con la cédula de Ciudadanía No. 1.022.391.123, quien ocupa el cargo de Secretarlo Ejecutivo Grado 20 del Grupo de Recursos Físicos de la Secretarla General. Mediante Resolución No. 004758 del 30 de abril de 2019, se adiciona la suma de Seiscientos Mil pesos ($600.000), para atender los gastos de transporte para realizar las notificaciones de los actos administrativos que emite La Superintendencia Nacional de

CREACION FONDO DE CAJA MENOR RESOLUCION Nro. 00113 DE 2019, DE FECHA

ENERO 14 DE 2019, POR VALOR DE $ 6,469,000,00 PARA LA VIGENCIA 2019

DISTRIBUCCION DE RECURSOS ASIGNADOS FONDO DE CAJA MENOR

CONCEPTO VALOR

OTROS BIENES TRANSPORTABLES 2.100.000

SERVICIOS DE LA CONSTRUCCION 500.000

SERVICIOS DE ALOJAMIENTO; Servicio de suministro 1.769.000

de comidas y bebidas, servicio de transporte y servicios

de distribuccion de electricidad, gas y agua

SERVICIOS FINANCIEROS Y SERVICIOS CONEXOS 100.000

SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y

SERVICIOS DE PRODUCCION 2.000.000

TOTAL 6.469.000



Salud, para las 6 Regionales existentes (valor de gastos de transporte por regional $100.000), quedando el fondo de Caja Menor de Gastos Generales de la manera que se presenta a continuación:

Con Resolución No. 006168 del 17 de junio de 2019, se designa al funcionario EVER ELIAS CARDENAS RAMIREZ, identificado con cédula de ciudadanía No. 80.014.993, quien ocupa el cargo de Secretario Ejecutivo Grado 15 del Grupo de Recursos Físicos de Ia Secretaria General, como titular y responsable del manejo de Ia Caja Menor de Gastos Generales. Se procedió luego a hacer el arqueo de caja menor de Gastos Generales, obteniendo los siguientes resultados:

RESOLUCION Nro. 04758 DE 2019, DE FECHA 30 DE ABRIL DE 2019,

EN LA CUAL SE ADICIONA EL VALOR DE LA CAJA MENOR POR VALOR DE

$600.000 , PARA ATENDER LOS GASTOS DE TRANSPORTE EN QUE INCURREN

LAS REGIONALES PARA REALIZAR LA NOTIFICACION DE LOS GASTOS

ADMINISTRATIVOS

CONCEPTO VALOR ADICION

NUEVO

VALOR

ASIGNADO

OTROS BIENES TRANSPORTABLES 2.100.000 2.100.000

SERVICIOS DE LA CONSTRUCCION 500.000 500.000

SERVICIOS DE ALOJAMIENTO; Servicio de suministro 1.769.000 600.000 2.369.000

de comidas y bebidas, servicio de transporte y servicios 0

de distribuccion de electricidad, gas y agua 0

SERVICIOS FINANCIEROS Y SERVICIOS CONEXOS 100.000 100.000

SERVICIOS PRESTADOS A LAS EMPRESAS Y 0

SERVICIOS DE PRODUCCION 2.000.000 2.000.000

TOTAL 6.469.000 600.000 7.069.000



Valor fondo Caja Menor 2019

7.069.000

Saldo en cuenta Corriente Bancolombia

2.358.484

Efectivo en Caja Menor 2.052.900

Vales Provisionales de Caja Menor

1.541.611

Recibos de Caja Menor 858.900

Gastos de Transporte Regionales en trámite de reembolso

240.800

Gravamen Financiero julio 2019 No registrado

16.571

Sobrante -266

Sumas Iguales 7.069.000

7.069.000



SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

VALOR FONDO CAJA MENOR GASTOS GENERALES

$ 2.052.900,00

$ 2.358.484,00

$ 240.800,00

$ 858.900,00

$ 1.541.611,00

Gravamen financiero julio 2019 No registrado $ 16.571,00

$ 7.069.266,00

$ -266,00

$ 7.069.000,00

(+) Valor que suman los gastos por recibos Provisionales de Caja : Del No. 72 al No. 78

(+) Reembolso en Trámite: Gastos de transporte de Regionales

ACTA DE ARQUEO CAJA MENOR - GASTOS GENERALES

INFORMACIÓN GENERAL

CIUDAD Y FECHA: BOGOTA, 9 Agosto 2019

HORA DE INICIO DEL ARQUEO: 2:00 p. m.

HORA DE FINALIZACIÓN DEL ARQUEO: 4:00 p.m.

NOMBRE RESPONSABLE CAJA MENOR: EVER ELIAS CARDENAS RAMIREZ

ARQUEO DE CAJA MENOR

Saldo en efectivo:

S U M A S

Saldo en Cuenta Corriente Bancolombia

DIFERENCIA - SOBRANTE

(+) Valor que suman los recibos de caja: Del No. 70 al No. 72 + Recibo No. 53

OBSERVACIONES

Nombre: EVER ELIAS CARDENAS RAMIREZ

Se evidencia un sobrante de $ 266

Cargo: RECURSOS FISICOS

Firma:

Nombre: EDGAR DAMIAN BARRERA PEDROZA

Firma:

$ 7.069.000,00

Cargo: AUDITOR - OFICINA DE CONTROL INTERNO

DATOS DE QUIENES INTERVINIERON EN LA PRESENTE ACTA:

T O T A L E S



Se realizo la verificación de los siguientes conceptos: 1). Verificación del saldo de la cuenta corriente Nro. 031-124796-01 de Bancolombia a través de la consulta del saldo de cuenta en la página web del Banco a la fecha del arqueo (agosto 9 de 2019), arrojando un saldo de $2.358.484. 2). Conteo de Efectivo en Caja Menor, billetes y monedas, por valor de $ 2.052.900,00, así:

EFECTIVO CAJA MENOR PESOS

50.000,00 36 1.800.000,00

20.000,00 8 160.000,00

10.000,00 8 80.000,00

5.000,00 0 -

2.000,00 3 6.000,00

1.000,00 1 1.000,00

MONEDAS 22 5.900,00

2.052.900,00

1.000,00 0 -

500,00 6 3.000,00

200,00 13 2.600,00

100,00 3 300,00

50,00 0 -

total 22 5.900,00

MONEDAS



3) Los recibos pendientes de legalización, para el presente arqueo son los siguientes: Relación de Vales Provisionales de Caja Menor

No. Comprobante Fecha Beneficiario Valor Concepto

72 19/07/2019 ANA LUCINDA RUIZ BUITRAGO 176.198,00

Servicio de transporte de

pasajeros- servicios postales y

de mensajeria




de mensajeria

74 29/07/2019

LUIS ALEJANDRO SOLANO CAÑON

298.452,00

Otros bienes transportables

(excepto productos metalicos,

maquinaria y equipo

75 19/07/2019 FERNANDO RODRIGUEZ GIL 220.000,00 Servicios de construccion.



pasajeros- servicios postales y de

mensajeria

77 31/07/2019FERNANDO RODRIGUEZ GIL

238.500,00

Servicos de mantenimiento y

reparacion de otros bienes N.C.P.




de mensajeria

TOTAL 1.541.611

RECIBOS PROVISIONALES DE CAJA



4). Recibos de caja pendientes de hacer resolución de reconocimiento del gasto y

reembolso de la Caja Menor de Gastos Generales de la Entidad. Relación de Recibos de Caja


53 28/06/2019 Fernando Rodriguez 100.000,00 Compra de Materiales



72 6/08/2019 Ana Lucinda Ruiz 250.000,00 Gastos de defensa Judicial

TOTAL 858.900

RECIBOS DE CAJA



5). Gastos de Transportes de Regionales, pendientes de Legalizar:

Gastos de transporte de Regionales El área de Recursos Físicos realizo un instructivo en el mes de julio en el que se describe el procedimiento para el manejo de los recursos económicos girados a cada Regional para sufragar los gastos de transporte para realizar las notificaciones de los actos administrativos que emite la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con lo aprobado en la resolución número 004758 del 30 de abril de 2019. Durante el mes de julio de 2019 se comenzó a realizar el giro de los dineros para atender los gastos de transporte. El giro de los recursos se realizará a través de un proceso bancario denominado pago por ventanilla por intermedio de Bancolombia, durante los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes, los cuales serán retirados únicamente por el funcionario que tenga a cargo la Coordinación de cada regional, para lo cual deberán presentar en la ventanilla del banco el documento de identificación original y deberá informar inmediatamente al responsable de la caja menor el cobro del dinero, el valor aprobado es de cien mil pesos ($100.000) por Regional. A comienzos del mes de julio se colocaron a disposición de retiro el valor de seiscientos mil pesos ($600.000) para atender estos gastos, sin embargo, únicamente las Sucursales de Choco, Andina y Occidental cobraron los dineros. La Regional Andina realizo a comienzos del mes de agosto la legalización de gastos, por valor de $ 40.800, las Regionales de Choco


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Legalizacion de Gastos Regional Andina

- Medellin 40.800,00

Se verificaron gastos de transporte del

mes de julio

12/07/2019 Regional Occidental - Cali 100.000,00

Dinero enviado en el mes de julio para

atender gastos de tranSporte no

legalizados

16/07/2019 Regional Choco - Quibdo 100.000,00

Dinero enviado en el mes de julio para

atender gastos de transporte no

legalizados

TOTAL 240.800

GASTOS DE TRANSPORTE POR REGIONAL



y Occidente, a la fecha del arqueo no habían realizado la legalización de los gastos de transporte correspondientes al mes de Julio de 2019. Por su parte las Regionales Nororiental, Caribe y Sur no cobraron por ventanilla los valores dispuestos para tal fin. Se recomienda al responsable de la Caja Menor de Gastos Generales continuar con las gestiones del caso para que las Regionales efectúen las legalizaciones de los Gastos de Caja Menor por transporte dentro del mes que fueron colocados los dineros para atender estos gastos, y que los gastos queden reflejados dentro de la contabilidad de la Superintendencia Nacional de Salud y se utilice el fondo para el fin para el cual fue creado. 6). Conciliación Bancaria a agosto 9 de 2019.

A la fecha del arqueo de caja menor se encontraba pendiente por registrar en el SIIF Nación II, el valor correspondiente al Gasto por Impuesto por Gravamen a los movimientos financieros sobre las últimas operaciones del mes de julio de 2019, por valor de $ 16.571. 7). Revisión Póliza de Seguros de Manejo Se reviso la póliza de seguros de Manejo Nro. 4001319 suscrita con la Compañía de Seguros HDI Seguros S.A., cuya vigencia es del 24 de febrero del 2019 al 30 de noviembre de 2019, en la cual se cubre el riesgo de Manejo Infidelidad de Empleados, en esta póliza

CONCILIACIÓN BANCARIA a Agosto 9 de 2019

Cuenta Corriente N° 031-124796-01 de Bancolombia

Saldo según Libros de Bancos a Agosto 9 de 2019 2.615.855

Saldo según Extracto Bancario a Agosto 9 de 2019 2.358.484

Impuesto Gravamen financiero no registrado 16.571

Reembolso en tramite de Gastos de transporte Regionales 240.800

SUMAS IGUALES 2.615.855 2.615.855



se encuentra incluida el manejo de las cajas menores, la suma asegurada por evento es hasta $600.000.000. OBJETO DEL SEGURO: “Amparar los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de propiedad, bajo tenencia, control y/o responsabilidad de la superintendencia nacional de salud, causados por acciones y omisiones de sus servidores, que incurran en delitos contra la administración pública o en alcances por incumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias, incluyendo el costo de la rendición de cuentas en caso de abandono del cargo o fallecimiento del empleado”. CONCLUSIÓN La Oficina de Control Interno concluye que el Arqueo a la Caja Menor de Gastos Generales de la Superintendencia Nacional De Salud, realizado el día 9 de agosto de 2019; de acuerdo con lo evidenciado es consistente, de conformidad con la verificación de datos de Creación de Caja Menor, Valor, Funcionario Responsable, Póliza de Manejo, Libro Auxiliar de Bancos, Cuenta Bancaria y Conciliación Bancaria; conforme a los soportes e información aportada por el funcionario responsable de la Caja Menor. Cordialmente, Rosemary Chavez Rodriguez Jefe Oficina de Control Interno Proyecto: Edgar Damian Barrera Pedroza Contratista Oficina de Control Interno.


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