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Superintendencia de Notariado y RegistroMinisterio del Interior y de Justicia República de Colombia

SUPERENTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO


Competencias de la Superintendencia Delegada para el Notariado. En los términos del artículo 24 del Decreto 412 de 2007, la Superintendencia Delegada para el Notariado ejerce entre otras funciones de:

Vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios y asesoría al Superintendente en la definición de políticas de prevención de las conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias.

Conocimiento y fallo, en los términos de la Ley 734 de 2002, y en primera instancia, de los procesos disciplinarios que se adelanten en contra de los notarios.

Programar y realizar las visitas de inspección a fin de verificar el cumplimiento de las normas legales que rigen la actividad notarial.

Adelantar acciones de vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios, así como de la aplicación correcta de las tarifas autorizadas para la prestación del mismo.

SE DESARROLLAN A TRAVÉS DEL MACRO PROCESO OIVC Orientación, Vigilancia, Inspección y Control de la Gestión Notarial.


SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO EN EL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE CALIDAD

Actualizados, Caracterizados, Aprobados, en Ejecución y con Certificado de Calidad ISSO 9001: el Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y Control. Actualizados, caracterizados, aprobados y en ejecución las políticas de operación del Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y Control. Aprobados y en ejecución 11 procedimientos en el Proceso de Administración Notarial y los Procedimientos:

Análisis Extra situ proceso de vigilancia de la gestión notarialInducción para notarios y cónsules proceso de vigilancia notarial Procedimiento de Visita Especial de Entrega y recibo de los archivos proceso inspección de la gestión notarial Procedimiento Visita Especial de Práctica de Pruebas proceso de inspección de la gestión notarialProcedimiento de Visita In - Situ proceso de inspección de la gestión notarialGuías de visita de inspección a las notarías del paísBitácora de visita que contiene informe de visita y registro de seguimiento de resultados. Procedimiento Verbal proceso de control de la gestión notarialProcedimiento Ordinario proceso de control de la gestión notarial

Diseños aprobados, codificados y en ejecución de formatos utilizados en cada uno de los procesos y procedimientos.

Diseño, aprobación y aplicación de indicadores de gestión.

Diseño, aprobación y seguimiento del mapa de riesgos.


INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN

4 . Derechos de petición

La gráfica siguiente registra los derechos de petición recibidos y concluidos y derechos de petición que recibieron respuesta oportuna al disciplinado y dieron origen a

actuación disciplinaria y por ende a apertura de expediente y proceso.


DERECHOS DE PETICIONES AÑO 2009-2010

187

85

2009

2010


DERECHOS DE PETICION AÑO 2009

EXPEDIENTE; 47

FINALIZADOS; 38

FINALIZADOS

EXPEDIENTE


DERECHOS DE PETICION AÑO 2010

EXPEDIENTE; 106

FINALIZADOS; 81

FINALIZADOS

EXPEDIENTE


INFORME EJECUTIVO DE GESTIÓN

5 . Visitas

La Superintendencia Delegada para el Notariado realiza visitas Generales y Especiales, para ello diseñó una herramienta técnica de planeación y programación de visitas que inició su ejecución en el mes de agosto de 2009. El Plan Operativo de Visitas permitió determinar si se practicó visita especial o general, apoyó una mayor cobertura y permitió identificar notarías de riesgo alto. Las graficas siguientes registran:

Visitas practicadas años 2008, 2009, 2010

Resultado Plan Operativo de Visitas 2009

Resultado de Visitas 2010.


VISITAS PLAN OPERATIVO AÑO 2009

47

36

196

0102030405060708090

VISITA DE NOTARIAS VISITA DE NOTARIAS VISITA DE NOTARIAS

2009 2009 2009

AUTO DE ARCHIVO AUTO DE INVESTIGACION PLAN DE MEJORAMIENTO


VISITAS AÑO 2009

474

159

0

100

200

300

400

500

POR COMISION PLAN OPERATIVO DEVISITAS

VISITAS AÑO 2009


Tareas cumplidas: Logro de la certificación de Calidad en Gestión Pública norma NTCGP1000: 2009. ISSO 9001:2008 para el Macro Proceso y los procesos de Administración, Vigilancia, Inspección y control de la Gestión de calidad. Inventario documental desde el año 1999 al 2010. Levantamiento de formularios FUI. Constitución de base de datos documental. Remisión a Archivo General de Archivos correspondientes a años 1999 a 2008, administrativos, quejas, expedientes disciplinarios y visitas. Documentación correspondiente a años 2009 y 2010 se están manejando con tablas de retención documental, con sus correspondientes formularios FUI. Digitalización de 1500 expedientes de años 2005 a 2010. 994 procesos en trámite cargados en el aplicativo SID. Base de datos de seguimiento de actuaciones en procesos disciplinarios y de visitas generales y especiales.


Temas pendientes: Reestructuración de la planta de personal de la Superintendencia para lograr la profesionalización del personal y el apoyo humano suficiente para el cumplimiento de la gran cantidad de tareas que le competen a la dependencia. Implementación de un plan de fiscalización del recaudo del aporte especial para la administración de justicia en coordinación con el Consejo Superior de la Judicatura – Dirección Ejecutiva de Administración Judicial. Culminación de la Sala de Audiencias para dar adecuada aplicación al Procedimiento Verbal en el Proceso de Vigilancia de la Gestión Notarial. Culminación de la fase de pruebas en la implementación del Sistema Integrado de Información Notarial SIIN , aplicación en notarías piloto y ejecución del programa de capacitación a los notarios del país en el SIIN. Culminar el Plan Operativo de Visitas 2010 que está en ejecución y la presentación de bitácoras de visita.


Comités de los que hace parte la Delegada para el Notariado

Comité de Conciliación a cargo de la Oficina Asesora Jurídica. Comité Asesor a cargo de la Oficina Jurídica Comité de Capacitación a cargo de la Oficina de la Oficina de Investigaciones y Capacitación. Comité de Estadísticas Vitales a cargo del Ministerio de Protección Social y del Departamento Administrativo Nacional de Estadística. Comité Técnico Interinstitucional de Protección de tierras y patrimonio de la población desplazada o en inminencia de desplazamiento. Comité Operativo para la Prevención y Detección de Lavado de Activos y de Financiación del Terrorismo.

comité Asesor Fondo Cuenta

Comité de Tierras Comité de Directivo Coordinadores

Comité Consejo Asesor Carrera Notarial


PROCESOS SUPERINTENDENCIA DELEGADA NOTARIADO


53 51

151

459

32

168

10

0

100

200

300

400

500

1

AÑO 2005

AÑO 2006

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011

PROCESOS FINALIZADOS


0 0

60 112 114

677

117

0

100

200

300

400

500

600

700

1

AÑO 2005

AÑO 2006

AÑO 2007

AÑO 2008

AÑO 2009

AÑO 2010

AÑO 2011

ESTADOS PROCESOS EN TRAMITE

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