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SESSION 2008

UE5 - Management des systmes d'information

Dure de l'preuve : 3 heures - coefficient : 1

Matriel autoris :Aucun

Document remis au candidat :Le sujet comporte 3 pages numrotes de 1/3 3/3.

Il vous est demand de vrifier que le sujet est complet ds sa mise votre disposition.

Le sujet se prsente sous la forme de 4 dossiers indpendantsPage de garde ............................................................................................................................. Page 1

Sujet............................................................................................................................................. Page 2

Barme indicatifQuestion 1...........................................................5 pointsQuestion 2...........................................................5 pointsQuestion 3...........................................................5 pointsQuestion 4...........................................................5 points

AVERTISSEMENT

Si le texte du sujet, de ses questions ou de ses annexes, vous conduit formuler une ou plusieurs hypothses, il vous est demand de la (ou les) mentionnerexplicitement dans votre copie.





SUJETIl vous est demand d'apporter un soin particulier la prsentation de votre copie.

Toute rponse devra tre argumente.

Cas Expert SA

Le cabinet Expert SA est un important cabinet d'expertise comptable d'une grande rgion de l'ouestde la France. Son chiffre d'affaire pour l'exercice 2007 est d'environ 6 millions d'euros. Il compte, au 1er

janvier 2008, quelques 33 collaborateurs dont les 4 associs fondateurs (diplms en 1994), le directeur du personnel (de formation Master RH en IAE) et le responsable du parc et de la maintenanceinformatique recrut rcemment (de formation Master MIAGE). Le cabinet a t cr en 1996 et est situ, depuis l'origine, dans un htel particulier (proprit de la socit) du centre ville de la capitalergionale.

Sa clientle est relativement fidle et est compose en majeure partie de petites et moyennes entreprisescommerciales locales et rgionales. Les collaborateurs de Expert SA sont particulirement apprcis pour leur connaissance des dossiers, pour leur grande comptence technique, pour leur intgrit et discrtion mais galement pour leur nomadisme, c'est--dire leur aptitude au travail d'expertise et de rvision comptable au sein mme de l'entreprise cliente.

L'activit du cabinet, depuis 1996, a connu une augmentation annuelle d'environ 3 % paf m. Toutefois,depuis 2004, le taux de croissance s'tablit environ 8 % par an. Cette croissance s'explique la fois grce l'attractivit de la rgion ouest et l'implantation de nouvelles activits commerciales, grce au dveloppement de la demande de missions de conseil et grce la notorit du cabinet et sa capacit capter de nouveaux clients, notamment ceux intervenant dans le secteur htellerie -restauration . Laclientle est segmente de faon peu prs quivalente entre mtiers de bouches , mtiers du tourisme , mtiers de l'htellerie et autres .

Les exigences rglementaires sur la traabilit, l'intgrit et la conformit des documents de contrle,l'volution du mtier vers le conseil et, enfin, l'obsolescence manifeste de son systme d'informationncessitent une profonde mutation que les 4 associs dirigeants ont bien l'intention de piloterrapidement. En effet, le systme d'information (SI) est compos d'applications standards (CCMX) etd'applications sur mesure (gestion de projet, gestion de clientle, paie, gestion des temps etactivits, informatique, etc.). Ces applications sont non intgres, non interoprables et difficilementvolutives. Elles utilisent des bases de donnes htrognes. La vingtaine de poste s clients, sous Windows 98, ne bnficient pas d'une connexion internet rellement scurise.

Influence par les choix technologiques rcents de ses principaux concurrents rgionaux et par lesinformations de consultants sollicits en vue de la modernisation du matriel, la direction opterait apriori, pour une solution informatique standard. Cette solution consisterait en l'acquisition et enl'implantation d'une application d'Aide la Rvision Comptable et l'Audit (ARCA) et imposerait enfin -selon la direction - tous les collaborateurs l'abandon du tout papier . Elle amliorerait, de plus selon les consultants, la qualit de la prestation auprs des clients et leur contribution A. la performanceglobale.





Travail faire

Vous terminez actuellement votre stage au sein du cabinet EXPERT SA et vous bnficiez de laconfiance des quatre associs qui apprcient votre efficacit, votre discrtion et votre approche modernedu mtier base tout autant sur le conseil et l'coute que sur l'expertise. Vous tes charg, par les quatre associs et via un contrat de mission de 3 mois, de les conseiller sur ce projet ARCA (d'Aide laRvision Comptable et l'Audit).

1. Prciser le primtre du projet en spcifiant les modalits d'utilisation d'une telleapplication et les impacts organisationnels et stratgiques pour le cabinet.

2. Prciser les risques et opportunits pour le cabinet en soulignant les ventuelsproblmes de comptences et de ressources humaines.

3. Prciser les enjeux techniques et informatiques, les pr-requis (matriel, rseaux,systmes d'exploitation...), les solutions envisageables en termes d'architectures etd'outils logiciel.

4. Prciser les fonctionnalits offertes par les progiciels de type ARCA disponibles sur cemarch, en mettant en lumire la nature des enjeux pour le cabinet et leur impact sur lespratiques des collaborateurs.

Le document que vous remettrez aux quatre dirigeants devra tre argument de maniredtaille et pourra s'appuyer sur d'ventuels schmas. Il ne devra cependant pas excder huitpages (deux pages maximum par question).

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Proposition de corrig

Remarque pralable :Le corrig propos par Comptalia est plus dtaill que ce que l'on est en droit d'attendre d'un candidat dans le temps imparti pour chaque preuve.

1. Prciser le primtre du projet en spcifiant les modalits d'utilisation d'une telleapplication et les impacts organisationnels et stratgiques pour le cabinet.

La question pose consiste prciser par une note certains aspects du projet (primtre fonctionnel, modalits dutilisation par les acteurs du cabinet, impacts organisationnels et stratgiques).

A la diffrence dune note de cadrage de dbut de projet, nous naborderons donc pas : les tapes du projet, les acteurs et leur rle, les livrables attendus, enfin, un cadrage du budget et du planning. Cette position est logique puisque une telle note de cadrage est normalement demande un chef de projet expriment et non un stagiaire expert-comptable.

A) Le primtre du projet

A1) le primtre fonctionnel

De ce point de vue, lnonc nous indique que le cabinet envisage de revoir intgralement le primtre de son SI afin notamment de pallier un SI constitu de solutions logiciels htrognes, non-intgres et peu volutives, ce qui veut sans doute dire dpasses techniquement et fonctionnellement.

Le cabinet a des activits dexpertise comptable et de conseil mais le sujet ne prcise pas si la solution doit aussi couvrir lactivit de commissariat aux comptes.

Les activits impactes sont rsumes ci-aprs :

La production comptable dans une acceptation large savoir :

o la saisie comptable au cabinet mais aussi en mode collaboratif avec les clients quisouhaitent adopter cette formule,

o la rvision des comptes fortement impacte par la mise en uvre de programmes detravail et de dossiers de rvision lectroniques (sans papier), enfin, la production des plaquettes annuelles,

o la production sociale, quil sagisse de grer la paie ou simplement de contrler le volet social dun dossier de rvision, il y a fort parier quun outil moderne ne couvre pas des aspects de tl-dclaration avec les organismes sociaux ou de contrle des lments comptables concerns,

o les prestations dassistance fiscale parfois lies aux prcdentes qui, ici encore , serontvraisemblablement touches par de nouveaux outils permettant des calculs et desfonctions doptimisation prprogrammes, des EDI avec ladministration mais aussi des courriers types et un accs des bases documentaires.

La gestion interne du cabinet et plus particulirement :

o la gestion des temps et des frais des collaborateurs qui sont imputs directement par ces derniers, le contrle administratif tant fait par le service comptable du cabinet et par les responsables de mission et les associs,

o le suivi des dossiers et le dclanchement des facturations qui sont facilits,

o la production de tableau de bord sur une maille danalyse variable intgrant lesparamtres essentiels tels les jours de production, CA cumul, prix moyen jour defacturation, dlai dencaissement,

o la gestion de la relation client car les progiciels ddis aux cabinets modifient ce domainepar :





la mise en place dun extranet ddi, une organisation optionnelle des saisies dcentralises chez les clients, la possibilit des courriers marketing et communication.

A2) le primtre technique

Ce point est significatif (serveurs, poste client, rseau) dans le projet considr mais est trait dans la question 3.

B) Modalits dutilisation

Bien que nous ne disposions daucune info rmation ce sujet, la tendance observe permet desquisser le contexte dutilisation suivant.

Les logiciels de type ARCA permettent une utilisation en mode poste client fixe au cabinet mais aussi distance via internet depuis un client.

Les aspects techniques de cette connexion peuvent suivre plusieurs options. Ainsi, si les serveurs dedonnes et de traitements sont hbergs au cabinet, le collaborateur nomade peut travailler sur son dossier client en mode client lger (TSE ou Citrix) en mode extranet (avec un temps de rponse gnralement amoindri) ou encore par une exportation des donnes sur poste client puis uneresynchronisation une fois de retour au cabinet.

Si le dispositif est hberg chez un prestataire avec une architecture de type ASP, le fonctionnementcorrespondra plus un extranet. Toutefois, loption client lourd avec exportation et synchronisation nestpas incompatible mais ne relve que de la volont de lditeur.

Lnonc ne prcise pas lexistence de bureaux distants pour lesquels un VPN serait ncessaire mais cette option est quasi systmatiquement disponible avec les technologies actuelles.

C) Impacts organisationnels

Au travers du primtre voqu ci-dessus, nous pouvons constater que lorganisation globale du cabinet peut tre concerne. En effet, le progiciel en tant que tel ninduit pas ncessairement un changement organisationnel et cest la matrise douvrage (ie le cabinet EXPERT SA) qui doit dcider de sonorganisation.

Les possibilits de ce logiciel peuvent donc impacte r la rpartition des tches dans la gestionadministrative voire dans les activits de production.

Des travaux de conduite du changement seront ncessaires pour accompagner les utilisateurs du nouveau systme aux diffrentes tapes du projet :

analyse des besoins et paramtrage du progiciel,

formation des utilisateurs cls puis de lensemble des collaborateurs,

recette du dispositif sur quelques dossiers types,

analyse des impacts mtiers sur la mise en uvre du zro papier.

Enfin, la gestion de ce projet impose une organisation ddie avec un comit de pilotage qui dfinit et contrle le cap. Au cas prsent, on peut vraisemblablement considrer que le Miagiste recrut pour grer le SI du cabinet sera linterlocuteur cl dassistance la matrise douvrage et de supervision technique de la matrise duvre ici reprsente par lintgrateur du progiciel.

Il y a un enjeu important sappuyer fortement sur cette personne qui doit capitaliser le maximum dlments durant le projet afin dacqurir lautonomie maximum vis--vis de lintgrateur. En outre, elle sera par la suite le support de premier niveau des utilisateurs et vraisemblablement la mmoiretechnique du projet.





D Impacts stratgiques

Au travers dun tel projet, le cabinet peut mettre en uvre ou faciliter plusieurs points de sa stratgie. Leur importance et lnonc nous amnent considrer comme stratgiques les lments ci-aprs.

Un tel projet permet dapprcier la qualit globale des prestations du cabinet. La mise en place du dossierlectronique est loccasion de formations qui sensibilisent aux bonnes pratiques . La facilitdutilisation du logiciel peut ainsi convaincre et emporter ladhsion des collaborateurs. Loutil peut aussi mettre disposition des fonctions de contrle qualit destination des responsables.

Ainsi, dune manire incitative et coercitive, ce projet se rvle un levier important pour apprcier la qualit.

Cette qualit de la production comptable se concrtise aussi, mme si cela est rducteur, par une amlioration sensible de la qualit des plaquettes et autres documents produits. Cette qualit formelle relve plus de la communication avec le client mais joue une part importante dans limage du cabinet, sa diffrentiation vis--vis des confrres. Elle supporte et accompagne le dynamisme du cabinet ainsi que sa qualit et son professionnalisme.

Les outils dchange et dinteraction avec les clients (extranet et saisie dporte pour les clients) sont la fois un lment dimage mais aussi de positionnement du cabinet sur son march.





2. Prciser les risques et opportunits pour le cabinet en soulignant les ventuelsproblmes de comptences et de ressources humaines.

A) Les risques du projet

Dans un tel exercice, nous prsenterons les risques en parallle avec les mesures qui permettent de les prvenir.

Risques Mesures prventives / points considrerPerte de maitrise duprojet

- Bien cadrer les options et les besoins par un cahier des charges prcis etvalid par les mtiers sur lequel lditeur doit sengager.

- Mettre en place un suivi rgulier des volutions de risques, du budget et du planning lors de chaque comit pilotage.

- Bien analyser loffre commerciale et contractuelle propose. Sassurer de la stabilit des termes contractuels.

Perte de matrisetechnique du projet et des volutionsdinfrastructures

- Prendre le temps dtudier les choix dinfrastructure sur la base de plusieurs propositions.

- Valider larchitecture du progiciel afin de sassurer de son caractre standard.

- Impliquer le responsable informatiqueRejet des utilisateurs gestion du changement

- Loption zro papier constitue une rupture anxiogne dans la pratique professionnelle. Elle ncessite donc un accompagnement des utilisateurs par une communication apaisante ds le dbut du projet enexpliquant comment cela marche et quels en sont les bnfices attendus pour eux comme pour le cabinet.

- Communiquer avant, pendant et aprs le projet avec les utilisateurs afin de donner de la lisibilit, utiliser leurs comptences pour spcifier le besoin e t recetter le systme paramtr.

- Sassurer que le progiciel dispose des outils techniques permettant de migrer les dossiers comptables et paie du cabinet de manire fiable et contrle.

- Une attention particulire devra tre porte aux supports pratiquespermettant de mettre en uvre le systme (comment importer une balance depuis un logiciel X, comment migrer un dossier comptable de lancien systme vers le nouveau en contrlant lensemble duprocessus).

- Dans le mme esprit, la formation devra tre organise et supervise de manire assurer le transfert du systme vers les utilisateurs.

- A priori, avec une solution progiciel, le projet ne devrait pas tre long (6 mois environ), toutefois la ralit peut venir contrarier ce type depronostic.

Atteinte la scurit desarchitectures et des donnes

- La mise en place dune solution ouverte vers lextrieur impose une scurit sans faille (les modalits seront fortement impactes parlarchitecture : serveur en ASP Vs serveurs au cabinet)

- Il en est de mme pour des options dexportation de donnes vers les portables des collaborateurs qui donnent lieu ensuite unesynchronisation du serveur.

B) Les opportunits du projet

Vue de lextrieur, on peut raisonnablement considrer quun nouvel outil ne va pas changer le mtier demanire significative. Si le cabinet est reconnu en rvision comptable en conseil fiscal et social, larrive dune nouvelle solution va apporter quelques fonctionnalits complmentaires mais sans crer pourautant une nouvelle offre commerciale.

Toutefois, ce projet permet une apprciation sensible de limage du cabinet et de sa communication sur plusieurs aspects :

Les produits finis plaquette et dossier de paie sont mieux prsents et personnaliss ;

Lextranet client du cabinet cre un lien permanent entre ces derniers et contribue autant un sentiment de proximit qu une fidlisation ;





Chez le client, les collaborateurs dialoguent et interagissent avec le serveur du cabinet etvhiculent ainsi un sentiment de culture et de matrise des NTIC.

Pour autant, le projet ne se rduit pas de la communication car le premier enjeu est interne. La solution actuelle est dpasse, la nouvelle doit permettre daccompagner le cabinet dans son dveloppement etpermettre une amlioration de ses processus.

Sur ce dernier point, le projet doit tre une occasion de dynamisation du cabinet en reconsidrant les processus pour amliorer la qualit et lefficacit de la prestation au client et de la gestion interne.

Cette dynamique du projet avec la mise en place de solutions nomades est mettre en vidence car ellecontribue une image positive du cabinet vis --vis de ses collaborateurs.

La mise en place dune solution intgre amliorera sans doute la cohrence et lexhaustivit des donnes de gestion interne. Le suivi de lactivit des collaborateurs comme la gestion client au sens classique vont bnficier de restitutions plus pertinentes et volutives (possibilit de requte parlutilisateur) sur lensemble du processus (production, facturation et enca issement).

Le nouvel outil permet aussi de faciliter louverture de bureaux distants ou linterconnexion avec des confrres, ce qui permet des opportunits de dveloppement.

C) Problmes de comptence et de ressources

Sur le plan technique, le cabinet dispose dun profil (MIAGE) sachant donc grer les projets depuis ladfinition des besoins jusquau dmarrage.

Cest donc un atout important pendant le projet et ensuite dans un accompagnement post dmarrage.

Si cette personne est implique dans ce changement comme nous en avons fait lhypothse, le risque peut tre considr comme matris tout en devant tre suivi.

Le paramtrage dun tel systme implique lensemble des acteurs dans des proportions variables. Il importe de synchroniser les tapes du projet de la manire la plus compatible avec la charge dactivit. Il est ncessaire danticiper tout cela afin que les collaborateurs puis sent disposer du temps ncessaire la rflexion pralable avant le paramtrage (groupe de travail) puis durant la recette par des tests.

Lexprience du cabinet en gestion de projet constitue un atout devant permettre un accompagnement ais du projet.

La mise en place dun extranet client ncessite une animation permanente limage dune rdaction dun journal. Ce travail est gnralement inconnu au sein dun cabinet et dans la pratique, ces extranets peuattrayants ne flattent pas limage. Il est ncessaire de fixer les exigences en la matire et si ncessaire se demander si les comptences internes seront suffisantes.





3. Prciser les enjeux techniques et informatiques, les pr-requis (matriel, rseaux,systmes d'exploitation...), les solutions envisageables en termes d'architectures et d'outils logiciel.

Mettre en place une architecture ouverte telle celle envisage impose au pralable une mise niveau ou pour le moins une scurisation des infrastructures.

Le premier point scuriser constitue le rseau interne et laccs internet (systmatique par un routeur derrire un firewall). Il convient de valider la disponibilit et le dbit de ces deux lments sans lesquels aucune technologie actuelle ne peut fonctionner de manire satisfaisante. Les mauvaises habitudes des utilisateurs devront tre combattues et il peut tre utile de rflchir sur une politique de scurit traduite par une charte des utilisateurs. Cette solution nest envisageable quen fonction de la culture delentreprise et de la volont de sa direction.

Si la solution retenue nest pas de type 100 % ASP (ce qui est fort vraisemblable), il restera des serveurs au cabinet qui devront tre mis niveau en termes de puissance et de scurit. On vrifiera tout particulirement :

la scurit rseau, la confidentialit des donnes (quel cloisonnement pour quels profilsutilisateurs) et ladministration des utilisateurs,

la continuit de service par des technologies redondantes des disques (RAID) et / ou des serveurs,

la qualit des sauvegardes et leur contrle systmatique avant un stockage externe scuris,

la scurit et la disponibilit de la messagerie qui peut jouer un rle important en tant que support du travail collaboratif au sein du cabinet

la scurit des connexions au rseau depuis lextrieur. Cette dernire dpendra des optionsdarchitecture logicielle. Un client distant web peut ainsi utiliser un VPN par le protocole SSL de son navigateur. De mme un client en TSE (bureau distance dXP) bnficie dune scurit de connexion au serveur suffisante et cohrente avec lensemble des mesures de confidentialit de linformation du cabinet.

Quel que soit larchitecture retenue, le passage au zro papier ncessite la mise en place de dispositifs de numrisation qui pourront ventuellement tre compts de logiciels dOCR.

La gnralisation dun fonctionnement 100 % client lger de type Citrix ou TSE peut tre une solution vis --vis de lhtrognit et de lobsolescence des postes clients car en ralit lactivit informatique ne sera pas assume par la ressource locale (PC) mais par des serveurs.

Le dmarrage systmatique en client lger permet de prendre la main et donc de :

systmatiser un anti-virus centralis,

scuriser le poste en dsactivant des composants logiciels (modification base de registre ) et ou des dispositifs (modem),

uniformiser les logiciels utiliss et contrler la cohrence du nombre dutilisateur au regard des licences dtenues.

Il sera prfrable au pralable duniformiser autant que faire se peut les OS postes clients afin de rduire les sources de bug et de faciliter la maintenance. Les postes les plus anciens pourront tre remplacs parun simple terminal. Les lments de lnonc indiquent que chaque utilisateur ne dispose pas dun poste fixe ou mobile aujourdhui. Il sera donc ncessaire dacqurir des postes fixes ou des terminaux.

En ce qui concerne les portables, il ny aura pas ncessairement un grand changement mais ici encore on vrifiera la cohrence des versions dOS, de logiciels bureautiques et lefficacit des mesures descurisation. La mise en place dune configuration type standardise (masterisation) est recommander dans un tel cas de figure.

Les choix darchitecture proposs seront sans doute les suivants :





la majorit des fonctions mtiers sont sur serveurs ASP, lutilisateur se connecte donc en client lger do quil soit (client ou cabinet). Une partie importante de la continuit de service est alors dans les mains de lhbergeur. Il convient en outre de sassurer de la rversibilit du contrat.

Les fonctions mtiers sont hberges sur des serveurs du cabinet qui assume sa scurit mais doit pour cela scuriser le rseau, les postes et les connexions par une tunnelisation VPN.

La scurit des connexions rseau sera assure par des routeurs entre les sites permanents (le cabinet et les hbergeurs), et par un cryptage logiciel (VPN) pour les connexions ponctuelles.

La nouvelle solution peut tre loccasion de migrer vers une suite bureautique open source. Ce point peuttre favorable la matrise des cots mais impose de fait un support interne de qualit pour configurer (masteriser) le logiciel, former les utilisateurs et les assister au quotidien. Un tel projet donne lieu une migration des documents qui peut se rvler difficile (macro excel ou word par exemple) et doit donc tretudi en dtail.





4. Prciser les fonctionnalits offertes par les progiciels de type ARCA disponibles sur cemarch, en mettant en lumire la nature des enjeux pour le cabinet et leur impact sur lespratiques des collaborateurs.

Production comptable :

Import export des balances ou des dossiers comptables des clients ;

Saisie et tenue comptable ;

Possibilit de tl-saisie du client par une interface simplifi (lutilisateur saisit une facture et non une criture de vente) ;

Production des documents de synthse individuels ou en format plaquette ;

Assistance la rvision (impact important vis--vis de lobjectif zro papier :o Organisation du dossier de contrle,o Programmes de contrles types par secteur dactivit personnalisable par dossier,o Feuilles de contrles lectroniques sur tableur,o Importation et stockage de documents numriss,o Supervision du dossier contrle qualit ;

EDI avec ladministration fiscale ;

EDI avec les banques pour rcuprer les relevs de compte et automatiser le rapprochement.

Production sociale :

Tenue du dossier ;

Saisie des lments fixes et variables (tl -saisie par le client) ;

Contrles pralables et ditions ;

Production de listes de virements sous forme papier ou fichier ;

EDI avec les organismes sociaux.

Production fiscale :

Simulation et contrle des diverses fiscalits ;

Calcul et optimisation (exemple revenu de lexploitant ou dividendes du grant TNS) ;

EDI avec ladministration.

Gestion du cabinet :

Saisie des temps et des frais des collaborateurs ;

Diffusion des analyses de production par support web ou sur papier ;

Facturation par abonnement ou sur dclenchement du responsable de mission ;

Gestion des encaissements (prlvements ventuellement) et relances client ;

Restitution de type tableau de bord librement adaptable par lutilisateur ;

Gestion des missions (ouverture clture archivage) ;

Suivi des mandats de Commissariat aux Comptes (accessoire ici).





Les enjeux de ce projet dpendent de la stratgie du cabinet qui ne nous est pas communique. Au cas prsent, on peut raisonnablement considrer les points suivants :

Remplacement dun systme vieillissant ;

Accompagner un changement de culture par le zro papier et le travail itinrant ;

Amliorer la gestion interne par un logiciel intgr.

Les impacts mtiers les plus lourds prendre en considration afin daccompagner le projet sontdirectement issus des points prcdents.

Le passage au zro papier est satisfaisant jusquau jour o chacun doit sy contraindre. Il importe donc de bien valuer la situation actuelle et la faisabilit mtier des solutions proposes.

Du ct dossier lectronique, on retrouve les mmes ingrdients, si lobjectif vis est trop en rupture avec la situation actuelle, il y aura des difficults et des rticences ponctuelles. Ici encore , il faudra ventuellement procder par tape pour ne pas brusquer les choses et parvenir un rsultat tangible et homogne.

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