KARS BELEDİYESİ 2020-2024 DÖNEMİ STRATEJİK PLANI HAZIRLIK PROGRAMI

GİRİŞ Stratejik Planlama Yasal Dayanak

• 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu

• 5393 sayılı Belediye Kanunu

• Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (RG:26.02.2018/30344)

Stratejik Plan Sürecinde Referans Alınacak Kılavuz ve Rehberler

• Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberi

• Stratejik Planlama İçin Analiz ve Yöntemler Rehberi

• Performans Programı Hazırlama Rehberi

• Faaliyet Raporları Değerlendirme Rehberi

• Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu

• Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi

Genel İlkeler

2020/2024 Stratejik Planımız:

• Belediyemiz yönetici ve çalışanlarının sahiplendiği ve birlikte çalışılarak ortaya çıkarılacaktır,

• Kent ve kentliye ait ortak amaç ve hedeflerin belirlenmesinde sadece belediye çalışanları değil hizmetlerimizden

yararlanan kentlilerimiz, belediyemiz faaliyet alanı ve hizmetleri ile ilgili sivil toplum kuruluşları, belediyemiz dışında

hizmet üreten diğer kamu idareleri ve özel sektör temsilcileri, üniversite sürece dahil edilecek, plan katılımcı bir model

ortaya çıkaracaktır.

• Belediyemiz hizmet birimleri, stratejik plan ekibi stratejik plan hazırlama sürecinde hedef ve performans göstergelerini

birlikte, iş birliği ve koordinasyon halinde belirleyecektir.

• Stratejik yönetim sürecinde tüm harcama birimleri çalışanları ve Stratejik Alan Komisyonları sorumluluklarının farkında

olarak rol ve sorumluluklarını yerine getirecektir.

• Hazırlamış olduğumuz plan, orta ve uzun vadede önceliklerin belirlenmesi, bütçe hazırlama ve uygulama sürecinde mali

disiplinin sağlanması, kaynakların stratejik önceliklere göre dağıtılması ve etkin kullanılıp kullanılmadığının izlenmesi ile

bunun üzerine kurulu bir hesap verme sorumluluğunun geliştirilmesine temel olacak şekilde hazırlanacaktır.

• Kent aktörleri ile hazırlanacak plan kent için uzlaşma ve mutabakat belgesi niteliğinde olacaktır.

• Konut, sanayi, turizm, ulaşım yeşil alan ve dinlence gibi çeşitli işlevlerin mekân üzerindeki dağılımını ve yerleştirilmesini

sağlayan imar planları ve belediyemizin yetki, görev ve sorumlulukları çerçevesinde kaynak kullanım önceliklerini

belirleyen stratejik plan, birbirleriyle hiyerarşik bir ilişki içinde olmasalar bile birbirlerini etkileyerek ve etkilenerek

uygulandıklarından bir bütün olarak ele alınacak mekânsal, kurumsal ve toplumsal boyutları ile bütüncül

değerlendirilecektir.

• Planının hazırlık ve uygulama aşamalarında T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı, Kurumsal ve Stratejik

Yönetim Dairesi Başkanlığı tarafından yayımlanan kılavuz ve rehberler kullanılacaktır.

Stratejik Yönetim Döngüsü İçinde Yer Alan Kurul, Ekip, Komisyon ve Aktörler "Stratejik Planlama, farklı görevlere ve donanımlara sahip birçok kişiyi bir araya getiren, başta belediye başkanı olmak üzere belediye genelinde sahiplenmeyi gerektiren zaman alıcı bir süreçtir." "Stratejik planlamanın başarısı ancak belediyenin tüm çalışanlarının planı sahiplenmesiyle mümkündür. Stratejik planlama

belediye içerisinde belirli bir birimin ya da kişinin sorumluluğu olarak görülmemelidir. Plan hazırlamak ve belediyeyi bu plan

doğrultusunda yönetmek belediye yönetiminin temel sorumluluğudur."Stratejik planlama katılımcı bir planlama yaklaşımıdır.

Belediye içerisinde Başkandan başlayarak her düzeydeki çalışanların katılımını gerektirir. Stratejik planlama sürecine katılacak

temel aktörler ve üstlenilecek işlevler aşağıda belirtilmiştir: Başkan; 5393 sayılı Belediye Kanunun Belediye başkanının görev ve yetkileri başlıklı 38. Maddesi (b) bendinde "b) Belediyeyi stratejik

plâna uygun olarak yönetmek, belediye idaresinin kurumsal stratejilerini oluşturmak, bu stratejilere uygun olarak bütçeyi,

belediye faaliyetlerinin ve personelinin performans ölçütlerini hazırlamak ve uygulamak, izlemek ve değerlendirmek, bunlarla

ilgili raporları meclise sunmak." Şeklinde belediye başkanının seçilerek geldiği andan görev süresinin bittiği güne kadar belediyeyi

2

stratejik plana uygun yöneteceği görevi tanımlanmıştır. Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberi'nde de aşağıda yer alan tanımlama yapılmıştır.

Başkan, stratejik plan hazırlıkları çerçevesinde, misyon ve vizyon bildirimlerinin oluşturulması için perspektif verir. Stratejik

planlama sürecindeki en üst seviyede karar alınması gereken tartışmalı hususları karara bağlar.

Başkan, Strateji Geliştirme Kuruluna başkanlık eder. Ayrıca, stratejik planlama ekibinin doğal başkanı olup gerek gördüğü

durumlarda bu ekibin başkanlığını yürütebilir.

Taslak stratejik plan Başkan tarafından Belediye Meclisine sunulur.

Başkan, stratejik plana yönelik altı aylık dönemlerde izleme, yıllık dönemlerde ise değerlendirme toplantıları yapar.

22466068-010.06.01-11792 sayı ve 30.07.2019 tarihli, Stratejik Plan Genelgesiyle, Kars Belediyesi 2020-2024 yıllarını

kapsayacak belediyemiz stratejik plan hazırlıklarının başladığını; belediyemiz yönetici kademelerinden başlayarak tüm çalışanların

çalışmalara katkı vermesi gerektiği, gerekliliğin yanında birlikte plan hazırlamanın ve başarıyı arttıracağı; çalışmaları üst düzeyde

yönlendirmek üzere Strateji Geliştirme Kurulu oluşturulduğu; çalışmaların koordinasyon ve sekretaryasının Strateji Geliştirme

Birimi tarafından yürütüleceği ve 31/07/2019 tarihine kadar harcama birimleri temsilcilerinden oluşacak, Belediyeler İçin Stratejik

Planlama Rehberi'nde de belirtilen nitelikleri taşıyan üyelerin görevlendirilerek Strateji Geliştirme Ekibinin oluşturulmasını tüm

müdürlüklere bildirilmiştir.

Strateji Geliştirme Birimi tarafından Başkanın katılamadığı kurul toplantıları, yürütülen çalışmalar, çalışmaların sonuçları gibi

bilgiler raporlanarak başkanlık makamına sunulacaktır.

Strateji Geliştirme Kurulu (SGK)

22466068-010.06.01-11792 sayı ve 30.07.2019 tarihli, Stratejik Plan Genelgesiyle "Strateji Geliştirme Kurulu"(SGK)

oluşturulmuştur. ( Ek2: Strateji Geliştirme Kurulu)

Kurul;

• Stratejik Planlama Ekibini ve Hazırlık Programını onaylar,

• Stratejik Plan hazırlık sürecinin ana aşamaları ile çıktılarını kontrol eder,

• Harcama birimlerinin stratejik planlama sürecine aktif katılımını sağlar, ilgili birim tarafından hazırlanacak veri setleri,

mevcut durum raporları, paydaş ya da uzmanlarla yapılacak paydaş toplantıları, müdürlük hedef kartları vb. bilgi ve

belgelerin zamanında hazırlanmasını sağlar ve tartışmalı hususları görüşüp karara bağlar.

• Alternatif misyon, vizyon ve temel değerler taslakları ile taslak amaçlar ve hedef kartlarını değerlendirerek nihai hale

getirir.

Strateji Geliştirme Birimi/ Birimleri (SGB)

Stratejik planlama çalışmalarında;

Stratejik Plan Genelgesinin hazırlanarak Başkanın uygun görüşüne sunulması,

Toplantıların organizasyonu,

Belediye içi ve dışı iletişimin sağlanması ve belge yönetimi gibi destek hizmetleri SGB tarafından gerçekleştirilir. Bu süreçteki her

türlü resmi yazışma SGB aracılığıyla yapılır.

SGB'lerin plan hazırlama, uygulama ile izleme ve değerlendirme süreçlerindeki tecrübesini gerekli durumlarda Strateji Geliştirme

Kuruluna, stratejik planlama ekibine ve harcama birimlerine aktarması gerekir. SGB'ler özellikle stratejik planın bütünselliğinin

sağlanması ve bu süreçte ortak bir dilin oluşturulması açısından önemli rol üstlenmektedir.

SGB'nin görevi stratejik planı hazırlamak değil, plan çalışmalarını koordine etmektir.

Hazırlık sürecinde Strateji Geliştirme Kurulu, Belediye Meclisi Stratejik Plan Komisyonu, Stratejik Alan Komisyonları tarafından

ihtiyaç duyulan eğitim ve bilgilendirme talepleri Strateji Geliştirme Birimlerince karşılanacak, gerek görülmesi halinde ihtiyaç

duyulan alanda Türkiye Belediyeler Birliği ve Yereliz Derneği gibi kaynaklar kullanılarak ihtiyaç karşılanacaktır.

Her bir harcama biriminden temsilci alınarak oluşturulan SPE üyelerinin aşağıda yer alanları değerlendirecek ve görev alacaktır.

KARS BELEDİYESİ 2020-2024 DÖNEMİ STRATEJİK PLANI HAZIRLIK PROGRAMI

Stratejik Planlama Ekibi (SPE)

22466068-010.06.01-11792 sayı ve 30.07.2019 tarihli, Stratejik Plan Genelgesiyle 31/07/2019 tarihine kadar harcama

birimlerinin görevlendirmeleriyle, mevcut 23 müdürlükleri temsilen müdürlük çalışanlarından da asil ve yedekleriyle birlikte SPE

kurulmuştur. (Ek1- Strateji Planlama Ekibi)

Başkan Yardımcısı Mehmet BOÇNAK ekibe başkanlık edecektir. Ekip başkanının toplantılara iştirak edemediği durumlarda

başkanlığa, Mali Hizmetler Müdürü vekâlet edebilecektir. Ekip başkanı; ekibin oluşturulması, çalışmaların planlanması, ekip içi

görevlendirmelerin yapılması, ekip üyelerinin motivasyonu ile ekip ve üst yönetim arasında eşgüdüm sağlanması görevlerini

yerine getirecektir.

Ekip; hazırlık programının oluşturulması, stratejik planlama sürecinin hazırlık programına uygun olarak yürütülmesi, gerekli

faaliyetlerin koordine edilmesi ile Strateji Geliştirme Kurulunun onayına sunulacak belgelerin hazırlanmasından sorumludur.

SPE üyeleri aynı zamanda müdürlük temsilcisidir; SGK tarafından özellikle müdürlüklerince hazırlanması gereken bilgi ve

belgelerin zamanında, tam ve eksiksiz olarak hazırlanmasından müdürleriyle birlikte sorumludur. SPE, özellikle müdürlükler

bünyesinde yürütülecek mevcut durum raporlarının hazırlanması, müdürlük hedef kartlarının doldurulması ve çalışma

arkadaşlarının sürece yönelik bilgilendirilmesinden de sorumludur.

Çalışma süresince üyelerin devamlılığı kesintisiz sağlanmalı, yapılan eğitim ve bilgilendirme toplantıları ile çalıştaylara SPE Başkanı

izni alınması haricinde katılım zorunlu olacaktır.

SPE üyelerinin, Stratejik Yönetim ve Planlama konusunda eğitim ihtiyacının olup olmadığının tespitine yönelik SGB tarafından

31.07.2019/02.08.2019 tarihleri arasında anket uygulanmıştır. Konuya ilişkin bir eğitim alınması gerekliliği üyeler tarafından

bildirilmiştir. Ayrıca Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberi tüm üyelere incelemeleri için gönderilmiştir.

Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları ve Metodoloji

Belediyemiz 2020-2024 Stratejik Plan hazırlık çalışmaları genelgenin yayımlanması ile birlikte başlatılmıştır.

Strateji Geliştirme Birimi tarafından, "Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberi" esas alınarak ilgili Strateji Geliştirme Kurulu,

Stratejik Plan Ekibi, Durum Analizi Çalışma Grupları oluşturulmuştur.

Strateji Geliştirme Kurulu, 15 günlük periyotlarda toplantılar düzenleyecektir. Bu toplantıların gündemleri ilgili çalışma grupları

ve komisyonların talepleri ve çalışmaları doğrultusunda belirlenecek ve SGB tarafından kurul üyelerine duyurulacaktır.

Durum Analizi Çalışma Grupları ve Stratejik Plan Ekibi yürüteceği çalışmalarda aşağıda yer alan kılavuz ve rehberleri kullanacaktır.

• Belediyeler İçin Stratejik Planlama Rehberi

• Stratejik Planlama İçin Analiz ve Yöntemler Rehberi

• Performans Programı Hazırlama Rehberi

• Faaliyet Raporları Değerlendirme Rehberi

No Adı-Soyadı Müdürlük Görevi

1 İbrahim BAKAN Basın, Yayın ve Halka

İlişkiler Birimi

Paydaş toplantıları, odak grup toplantılarının duyurularının ve

organizasyonların yapılması, basın bültenlerinin hazırlanması

2

İlkay GÜVEN Basın, Yayın ve Halka

İlişkiler Birimi

Mahalle düzeyinde yapılacak Paydaş toplantıları, odak grup toplantılarının

duyurularının ve organizasyonların yapılması,

3 Burak ÖZLEM Kültür ve Sosyal İşler Birimi Paydaş toplantıları, odak grup toplantılarının duyurularının ve

organizasyonların yapılması, basın bültenlerinin hazırlanması

4 Örsan ÖZTÜRK Emlak ve İstimlak

Müdürlüğü

Paydaş toplantıları, odak grup toplantılarının duyurularının ve

organizasyonların yapılması, basın bültenlerinin hazırlanması

5

Yalçın ÇELİK

Muhtarlıklar Müdürlüğü Mahalle düzeyinde yapılacak Paydaş toplantıları, odak grup toplantılarının

duyurularının ve organizasyonların yapılması,

• Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan Ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu

• Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi

STRATEJİK YÖNETİM SÜRECİ

DURUM ANALİZİ:

Stratejik planlama sürecinin ilk adımı olan durum analizinde “neredeyiz" sorusunun cevabı aranır. Belediyenin geleceğe yönelik

amaç ve hedefler geliştirebilmesi için geçmişte neleri başardığı, hangi alanlarda hedeflerine ulaşamadığı ve bunun nedenleri,

mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğu, hangi yönlerinin gelişmeye açık olduğu ve belediyenin kontrolü dışındaki olumlu

ya da olumsuz gelişmeler değerlendirilir. Dolayısıyla bu analiz, belediyenin kendisini ve çevresini daha iyi tanımasına yardımcı

olarak stratejik planlamanın diğer aşamaları için güçlü bir temel oluşturur.

2020-2024 Stratejik Plan Durum Analizi Çalışma Grupları oluşturulmuştur. Çalışma Gruplarının her biri bir başkan yardımcısı

tarafından koordine edilecektir. Stratejik Planlama İçin Analiz ve Yöntemler Rehberi kullanılarak 05/08/2019-09/08/2019 tarihleri

arasında Çalışma Grupları konularına ilişkin çalışma programını belirleyecek, veri setlerini oluşturacak ve metodolojilerini

tanımlayacaklardır. Çalışma Grupları aynı zamanda, iç ve dış paydaşlarını, eğitim ve uzmanlık ihtiyacı konuları da tespit ederek SGB'

ne SGK sunulmak üzere ileteceklerdir.

STRATEJİK PLAN HAZIRLIK SÜRECİ

Planlama sürecinin planlanması

■ Planın sahiplenilmesi

■ Planlama sürecinin organizasyonu

■ Hazırlık programı

DURUM ANALİZİ Neredeyiz?

■ Kurumsal tarihçe

■ Uygulanmakta olan stratejik planın değerlendirilmesi

■ Mevzuat analizi

■ Üst politika belgeleri analizi

■ Faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerin belirlenmesi

■ Paydaş analizi

■ Kuruluş içi analiz

■ PESTLE analizi

■ GZFT analizi

GELECEĞE BAKIŞ

■ Misyon

■ Vizyon

■ Temel değerler

STRATEJİ GELİŞTİRME

Nereye ulaşmak istiyoruz? ■ Amaçlar

■ Hedefler

■ Performans göstergeleri

PERFORMANS PROGRAMI

Gitmek istediğimiz yere nasıl ulaşabiliriz?

■ Performans hedefleri

■ Performans göstergeleri

■ Faaliyetler

■ Projeler

■ Maliyetlendirme

■ Bütçeleme İZLEME VE DEĞERLENDİRME Başarımızı nasıl takip eder ve

değerlendiririz? ■ Stratejik plan izleme raporu

■ Stratejik plan değerlendirme raporu

■ Stratejik plan gerçekleşme raporu

■ Faaliyet raporu

■ İç denetim

STRATEJİ GELİŞTİRME: AMAÇ, HEDEF VE PERFORMANS GÖSTERGELERİNİN BELİRLENMESİ

Strateji geliştirme, belediyenin geleceğe yönelik "ideal" ve "ortak" bakışını yansıtır. Belediyenin vizyonuna ulaşmak

için durum analizi sonucunda ortaya çıkan ihtiyaçlar çerçevesinde amaçlar ve bu amaçları gerçekleştirmeye yönelik

hedefler belirlenir.

Taslak amaç ve hedeflere ilişkin çalışmalar stratejik planlama ekibinin koordinasyonunda harcama birimlerinin katılımıyla

yürütülür. Bu çalışmalar çerçevesinde, harcama birimlerince sorumlu oldukları her bir hedef için Tablo 14'te yer alan

hedef kartları oluşturulur. SGB tarafından konsolide edilen taslak hedef kartları Strateji Geliştirme Kurulunca nihai hale

getirilir.

Durum Analizi Süreci ve Aktörler aşağıdaki şekilde belirtilmiştir.

Strateji Geliştirme Süreci

Amaçlar, belediyenin hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanmasıyla elde edilecek sonuçların kavramsal ifadesidir. Söz

konusu sonuçlar, genellikle sosyoekonomik sorunların çözümü ya da vatandaşların ve belediyenin ihtiyaçlarının

karşılanmasıyla ilgilidir. Orta ve uzun vadeli bir zaman dilimini kapsar ve hedefler için çerçeve çizer. Bu kapsamda Durum

Analizi çalışmaları ile elde edilecek tespit ve ihtiyaçların yanında, gerek üst politika metinleri gerekse başkanlık tarafından

belirlenen gelişme eksenleri doğrultusunda amaç ve hedeflerin tanımlanmasında aktif rol üstlenecek Stratejik Alan

Komisyonları oluşturulmuştur. Hazırlık çalışmaları kapsamında oluşturulan alan başlıkları SGK tarafından ekleme, birleştirme

ve öncelik seviyesinin değerlendirmesi yapılarak değiştirilebilecektir.

Durum Analizi çalışmaları ile eş zamanlı yürütülecek alan komisyon çalışmalarının 16/08/2019 tarihine kadar tamamlanmış

olması hedeflenmektedir. Stratejik Alan Komisyonları harcama birimleri birlikte çalışacak, hedef kartlarının

hazırlanmasında konsolide bir çalışma yürütülecektir. Harcama Birimlerinin de sorumlu oldukları amaç ve hedeflere ilişkin

Hedef Kartlarının da 16/08/2019 tarihine kadar tamamlanması hedeflenmektedir.

MALİYETLENDİRME

Amaç ve hedeflerin belirlenmesi bunların gerçekleşmesini sağlayacak strateji ve faaliyet, proje ve hizmetlerin tanımlanması

ile plan dönemi için tahmini maliyetlerin tespitleri de oluşmuş olacaktır. Proje, faaliyet ve hizmet sorumluları ile SGB

tarafından yürütülecek çalışmalarda genel yönetim giderleri de ayrıca değerlendirilecektir. Stratejik Alan Komisyonlarından

biri olan "Mali Yapı ve Kaynak Yönetimi Çalışma Grubu" tarafından hazırlanacak gelir, gider ve finansman raporu da

maliyetlendirme ve buna bağlı olarak önceliklerin belirlenmesinde önemli bir araç olarak değerlendirilecektir.

İZLEME VE DEĞERLENDİRME

1. Genel Olarak İzleme ve Değerlendirme

Fiziki ilerlemeye ilişkin veri/bilgi toplanması ve analizi: Stratejik Planda ortaya konulan hedefler ile bunların gerçekleşme

durumu kıyaslanacaktır. Hedefler ve gerçekleşme arasında fark oluşması durumunda sapmanın nedenleri değerlendirilecek ve

düzeltici önlemlere ilişkin öneriler sunulacaktır.

Mali ilerlemeye ilişkin veri/bilgi toplanması ve analizi: Performans Programında (PP) yıllık olarak hedefler için ayrılan bütçe

ile nakdi gerçekleşme kıyaslanacaktır. Oluşabilecek farkın nedenleri değerlendirilecektir.

Stratejik Plan uygulama süreç ve sonuçlarının kalite unsurlarının izlenmesi: Stratejik Plan uygulama ve sonuçları, kalite

unsurları açısından (katılımcılık, kurum içi/kurumlar arası işbirliği ve koordinasyon, iç/dış paydaşlarda sahiplenme, elde edilen

sonuçların sürdürülebilirliği ve temel politika belgeleri ile uyumu, vb.) değerlendirilecektir.

Çevresel faktörlerin izlenmesi: Çevresel faktörler (gelişen fırsat ve tehditler, paydaş beklentilerindeki değişim, kamu

yönetimindeki olası yeni yapılanma ve dönüşümler, mevzuat değişiklikleri, vb.) izlenerek Stratejik Planın güncelliğine ilişkin

değerlendirme yapılacak, Stratejik Planda yer almakla birlikte önemini/güncelliğini yitirmiş hedefler tespit edilecek ve

gerektiğinde yeni amaç ve hedefler belirlenecektir.

Risk yönetimi: Stratejik Plan uygulama sürecini etkileyebilecek riskler, "risk yönetimi" yaklaşımı çerçevesinde ele alınacaktır.

Bu kapsamda; olası riskler, risklerin potansiyel etkisi, risk yönetimi stratejisi ve sorumlu birimler belirlenecektir.

14

15