stratégies de communication pour les autorités des fonds routiers présentées par mark thriscutt...
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Stratégies de Communication pour les Autorités des Fonds
Routiers
Présentées par
Mark ThriscuttConsultant Indépendant en Gestion Routière
Association des Fonds d’Entretien Routier Africains (AFERA), Antananarivo, Madagascar. 08 – 09 Octobre 2007.
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Définitions: Soyez Clair à propos de toute Terminologie que vous utilisez
Autorité de Fonds Routier
Conseil d’Administration du Fonds Routier
Cadre de Fonds Routiers
Fonds Routier(Compte bancaire)
Directeur Général
Recettes
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La Communication est un Processus à Deux Voies
• A l’intérieur, entre les dirigeants d’organisation (le Conseil d’Administration & le Président Directeur Général & tout son personnel (cadre):
• A l’extérieur, entre la RFA et ses parties prenantes:
• Contrôlé par le haut: vision, objectives, stratégies, etc.
• Émanant de la base : Questions relatives au personnel, facteurs de fonctionnement, etc.
• Contrôlé par le haut : Politiques, objectifs, activités, problèmes, etc.
• Émanant de la base : priorités des usagers, activités, problèmes, etc.
Communication Strategies for Road Fund Authorities
ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.
By Mark Thriscutt
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Ne sous-estimez pas l’Importance d’une Bonne Stratégie de Communication!
• Elle constitue un élément important de toutes les organisations commerciales qui réussissent dans tous les pays.
• Elle implique une promotion (vente) cohérente de l’ organisation: ce qu’elle fait, pour qui et pourquoi.
• Les raisons pour lesquelles une RFA a besoin d’une stratégie de communication sont les mêmes que celles pour lesquelles les organisations commerciales en ont une : elles sont payées pour fournir un produit ou service aux clients (usagers de la route).
Communication Strategies for Road Fund Authorities
ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.
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Les bonnes Communications sont d’une importance particulière pour une RFA
• Ceux qui paient ont peu de choix concernant l’identité de ceux qui fournissent le service et limités, disons, dans la manière dont leurs fonds sont utilisés.
• Il y a un long délai de réalisation entre le moment où ils paient et le moment de prestation de service à leur intention, qui a lieu ultérieurement.
• La relation entre ce que les usagers paient et ce qu’ils reçoivent n’est pas claire, simple, ou directe.
• On est tenté de dépenser les fonds limités pour la construction de nouvelles routes, plutôt que pour l’entretien des routes existantes. Une RFA a besoin d’expliquer pourquoi ils se concentrent sur l’entretien.
• IL coûte de l’argent pour entretenir les routes. On est tenté d’ “emprunter” une partie de cet argent et à l’utiliser à d’autres fins. De bonnes communications & transparence découragent cette “pratique de raid”!
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ARMFA Workshop, Antananarivo, Madagascar, 8th – 9th October 2007.
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Une bonne Stratégie de Communication devrait fournir de VRAIS avantages à toute RFA.
• La RFA peut être proactive: établissement et contrôle du programme et traitement des questions les plus importantes sur une base informée.
• Elle peut éduquer la grande communauté à propos des problèmes auxquels elle fait face et engendrer un niveau plus élevé de compréhension de la communauté &, par conséquent, de l’appui.
• Elle contribue à la promotion de la transparence et décourage l’ingérence externe non appropriée ou mal informée.
• Au sein de la RFA, elle peut promouvoir un sens de but commun, de construction d’équipe & d’estime du personnel.
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Toutes les Autorités de Fonds Routier doivent communiquer avec leurs parties prenantes majeures
Agence(-s) ou Autorité(s) Routières
Chroniqueurs (par exemple,
les Média)
Politiciens Nationaux (& Locaux)
Ministère des Routes / Transport
Usagers des
Routes
Autres ministères du
Gouvernement
Fournisseurs du secteur privé
Communauté Internationale
Public en Général
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Autorité de Fonds
Routier (RFA)
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Eléments d’une bonne Stratégie de Communication
• Ayez des objectifs clairs: pourquoi le faites-vous? Qu’est-ce que vous essayez de dire?
• Connaissez votre marché: qui ciblez-vous?• Concevez bien le message afin qu’il convienne au marché
cible : comment peut votre message être le mieux reçu (non pas envoyé!)?
• Vendez les avantages, non pas les caractéristiques!• Utilisez une terminologie appropriée : pas de sigles!• Utilisez une technologie appropriée : par exemple, quel
moyen votre marché cible utilise-t-il & comprend le mieux?• Utilisez la population locale et la langue locale.• Soyez cohérent et continuez à le faire!
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Information & Messages à Communiquer
• Statistiques de réseau (longueurs, condition, limitations de vitesse & de charge d’essieu, moments des voyages, tendances, etc.).
• Travail programmé & réalisé.
• KPIs, valeurs cibles & tendances.
• Recettes & Dépenses (prévues & réelles).
• Politiques majeures & Structure organisationnelle.
• Problèmes techniques auxquels fait face la RFA.
Utilisez des CARTES, DIAGRAMMES , PHOTOS & des COULEURS!
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Exemple: Source de financementRecettes (millions de USD)
Source de Recettes 2004 2005 2006 2007Taxe sur les produits pétroliers 456 498 548 605Taxe sur le gasoil 217 240 287 300Frais d'enregistrement deVéhicule 78 90 102 135Contrôles de Charge d'essieu 21 20 23 27Frais de Transit International 16 32 45 68Bailleurs de fonds 175 150 125 100Autres Sources 15 21 34 51Total 978 1051 1164 1286
Quel Format fonctionne le mieux?
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0
200
400
600
800
1 000
1 200
1 400
Rec
ette
s (e
n m
illio
ns
d'U
SD
)
2004 2005 2006 2007
Exercice Financier
Source de Financement
Other Sources
Donors
International TransitChargesAxle Load Controls
Vehicle RegistrationChargesDiesel Levy
Petrol Levy
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Source de Recettes (2007)
Frais de Transit International
5%
Contrôles de charge d'essieu
2%
Frais d'enregistrement
de Véhicule
10% Taxe sur le gasoil23%
Bailleurs de fonds8%
Autres Sources4%
Taxe sur les produits
pétroliers48%
Total des Recettes = 1,286 million USD
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Dépenses des Fonds Routiers 2004 - 2007
-200
0
200
400
600
800
1 000
1 200
1 400
2004 2005 2006 2007
Exercice Financier
Dép
ense
s (m
illi
ons
US
D) Unspent / Overspent
Urban Roads
Rural Roads
National Roads
InterestRevenues/CostCollection Costs
RFA Administration
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Tendances en matière d'Etat des RoutesYear
Etat 1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000Bon 200 250 275 295 340 375 400 450 500 550 600Assez bon 500 530 585 600 640 675 700 700 725 710 720Médiocre 500 450 400 390 325 300 280 270 245 225 190Mauvais 250 220 190 175 155 130 100 60 40 25 0Total 1450 1450 1450 1460 1460 1480 1480 1480 1510 1510 1510
200
500
500
250
250
530
450
220
275
585
400
190
295
600
390
175
340
640
325
155
375
675
300
130
400
700
280
100
450
700
27060
500
725
24540
550
710
22525
600
720
1900
0
200
400
600
800
1 000
1 200
1 400
1 600
Lon
gueu
rs (
km)
1990 1991 1992 1993 1994 1995 1996 1997 1998 1999 2000
Année
Tendances en matière d'Etat des Routes
Bad
Poor
Fair
Good
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Ville B
Village 2
Village 1Bon. Vitesse moyenne: > 80 km/h
Exemple: Utilisez des Cartes pour montrer l’état du Réseau Routier, ou les vitesses moyennes de voyage, etc.
Assez bon. Vit. moyenne:60-80 km/h
Médiocre. Vit. moyenne: 40-60 km/h
Mauvais. Vit. moyenne: <20 km/h
LEGENDE des états des routes:
Ville A
Village 3
Réhabilitation Prévue (2008-9)
Actuellement en cours de reconstruction
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Situation actuelle
Par exemple: Concentrez-vous sur le total des coûts du transport routier, non pas juste sur les coûts d’ “Agence”!
Coûts d’“Agence” routière
Total des Coûts du transport routier
Coûts pour Usagers des routes (VOCs)
Coûts
Dépense
Total des Coûts minimum de transport routier
Dépense Optimum
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Quels Messages essayez-vous d’envoyer?
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Relation actuelle entre les Coûts d’ “Agence”, VOCs & Coût Total
Coûts
DépenseSituation actuelle
Coûts d’Agence
VOCs
Total des Coûts
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Relation dans le cadre de Dispositions Idéales de Financement
DépenseDépense
Optimum
Total des Coûts minimum de Transport
Coûts
Coûts d’Agence
VOCs
Total des Coûts
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Coûts Approximatifs du Transport général
Coûts de fonctionnement de véhicule (VOCs)
( 90%)
Coûts d’‘Agence’ ( 10%)
Coût des Travaux Physiques (surtout Préservation des Actifs)
Coûts Administratifs
Total des Coûts de Transport
Coûts d’Agence
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Coûts Administratifs de Fonds Routier
3,50
3,70
3,85
4,00
3,20
3,30
3,40
3,50
3,60
3,70
3,80
3,90
4,00
4,10
2004 2005 2006 2007
Exercice Financier
Co
ûts
Ad
min
istr
atif
s (
mil
lio
ns
US
D )
Un Example Réel de Critique mal informée.
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Coûts Administratifs de Fonds Routier cf. Recettes
3,50
3,70
3,85
4,000,36%0,35%
0,33%
0,31%
3,20
3,30
3,40
3,50
3,60
3,70
3,80
3,90
4,00
4,10
2004 2005 2006 2007
Exercice Financier
Co
ûts
Ad
min
istr
atifs
(m
illio
ns
US
D)
0,28%
0,29%
0,30%
0,31%
0,32%
0,33%
0,34%
0,35%
0,36%
0,37%
En
tan
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Dites-leur la Différence entre un “Impôt” & une “Charge” ou un “Frais”!
• Niveau non lié au coût du service fourni.
• Les recettes collectées ne sont pas nécessairement dépensées sur le service fourni.
• Fait partie des recettes générales du Gouvernement.
• Niveau déterminé directement par le coût du service fourni.
• Recettes utilisées pour fournir le service.
• Recettes sous le contrôle de ceux qui fournissent le service & non pas par le gouvernement.
Impôt Charge ou Frais
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Suggestions de Stratégie de Communication
• Publication de Bulletins réguliers (par exemple, des brochures A4 de couleur et à deux côtés). Distribuez à TOUS les groupes de parties prenantes majeures.
• Jopurnal & interviews des médias & articles.• Rencontres / séances de briefing régulières avec les parlementaires,
usagers de routes, Institutions, Médias, Chroniqueurs, le Public en général, etc.
• Rapport Annuel (détaillé & sommaire).• Articles techniques dans des publications spécialisées.• Site Web contenant des cartes, statistiques, rapports, politiques, etc.• Téléphone “de service aux consommateurs” & adresses email en vue
d’avoir des commentaires.• Panneaux & affiches routiers.• Publicité sur TV, Radio, Journaux & Magazines. • Parrainage d’événements, individus &/ou facilités adéquats.
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Dispositions au sein d’une Autorité de Fonds Routier
• D’un expert en Relations publiques / Communications, ayant des connaissances du marché local et de bons contacts au niveau local.
• D’un expert en DTP / Art Graphique/ publication.• D’appui en matière de Secrétariat / Administration.• De ressources adéquates.
Une stratégie de communication efficace est un processus continu. La RFA devrait donc avoir une Cellule spécialisée mais de petite taille de Relations Publiques ou de Communications consacrée à
la promotion du message et de l’image de l’organisation. Cette petite cellule devrait rendre compte directement au PDG et disposer
:
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Appui Institutionnel
• Un budget régulier pour les Relations publiques /Communications par la RFA.
• Une Législation stipulant les exigences spécifiques en matière d’établissement de rapport pour le Conseil d’Administration des Fonds Routiers et du PDG à l’intention des parties prenantes extérieures.
• Exigence législative afférente à un Audit technique & financier indépendant (& publié dans le Rapport annuel).
• Politique de transparence: tout doit être publiquement disponible à moins que des raisons spécifiques ne soient données pour ne pas le faire.
• La RFA devrait exiger des Accords de Performance annuels spécifiques avec son/ses Agence(s) d’Exécution.
• Bon suivi assuré par le Ministère de tutelle & le public.
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Fin <ouf>!
Merci de votre Attention!
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