strateegilise planeerimise metoodika
DESCRIPTION
Ehk kuidas ja miks teha arengukava ?. Strateegilise planeerimise metoodika. Kokkusaamise eesmärk. Tutvustada strateegilise planeerimise põhialuseid. Õpetada praktiliselt organisatsiooni arengukava ja tegevuskava koostamist. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Strateegilise planeerimise metoodika.
Ehk kuidas ja miks teha arengukava ?
Heli Kallasmaa 2
Kokkusaamise eesmärk
Tutvustada strateegilise planeerimise põhialuseid. Õpetada praktiliselt organisatsiooni arengukava ja tegevuskava
koostamist. Koostada Pärnumaa Rahvakultuuri Keskseltsi arengukava 2010.
aasta sügiseks.
Heli Kallasmaa 3
Milleks on vaja arengukava?
Reeglina ei ole inimestel võimet lugeda mõtteid! Me ise arvame, et ajame oma “suurt asja” ja usume, et kõik teavad sellest kõike, aga see pole üldsegi nii!
Olulised asjad tuleb välja öelda ja üles kirjutada ! Arengukava on dokument milles on seda võimalik teha. Aga arengukava on dokument, mida ei saa koostada üksi! “ Räägi mulle ja ma unustan, näita mulle ja ma pean meeles, kaasa
mind ja ma toetan!” / idamaine vanasõna /
Heli Kallasmaa 4
Milleks on vaja arengukava?
• Arengukava on vajalik eelkõige selleks, et...
– kujundada organisatsiooni tulevikku eelkõige oma soovide kohaselt
– suunata ressursse ja energiat vajalikesse kohtadesse tulemuslikumalt ja efektiivsemalt
– tagada organisatsiooni stabiilne areng ning järjepidevus
– põhjendada taotusi kohalikust- ja riigieelarvest ning muuta kultuuritegevus võimalikult atraktiivseks nii erainvestoritele kui välispartneritele.
Heli Kallasmaa 5
Arengukava on asjaliste vaheline kokkulepe.
Arengukava annab pildi organisatsiooniga seotud inimeste ja organisatsioonide olemusest ning väärtushinnangutest. Kokkulepe on vajalik, et seada ühiseid eesmärke ning valida ühiseid teid
nende saavutamiseks. Ta vastab küsimustele – kellele ja milleks organisatsiooni eksisteerimine on
vajalik ning kuidas ja milliste vahenditega see peaks olema tagatud. Arengukava on tegevusjuhis.
Kokkulepe arengusuundades on aluseks ühisele tegutsemisele Arengukava on dokument.
Kirjapandud kokkulepe aitab meenutada ja jälgida, milles täpselt kokku lepiti.
Arengukava mõiste.
Heli Kallasmaa 6
Kõik on üks tervik!
Eesti Vabariigi kultuuri arengustrateegia
Maakonna kultuuri arengustrateegia
Omavalitsuse kultuuri arengustrateegia
PRAKS-iarengustrateegia
Heli Kallasmaa 7
Arengukava ülesehitus
TÄNANE OLUKORD
VAJADUSED
TULEVIKUPILT
STRATEEGILISED EESMÄRGID LÄHEMAKS 4 AASTAKS
TEGEVUSKAVA 1 AASTAKS JA EELARVE
JÄLGIMINE JA HINDAMINE
Arengukava ülesehitus
Arengukava ülesehitus
Lihtsus, konkreetsus, selgus! Näidismaterjalid Kultuuriministeeriumi koduleheküljel:
http://www.kul.ee/index.php?path=0x1x1263 Igati soovitan! PRAKS-i arengukava koostamisel lähtume just sellest
näidimudelist!
Heli Kallasmaa 10
Arengukava koostamise tööprotsess
1. Algatusrühma moodustamine, aprill 2010
2. Arengukava koostamise kavandamine, aprill 2010
3. Arengukava koostamise algatamine
ja töörühmale volituste andmine , aprill 2010
4. Andmete kogumine,korrastamine ja analüüs, aprill-august
5. Arengukava esimese variandi Koostamine, september-oktoober
6. Esmase variandi tutvustamine, arutelu ja täiendamine, oktoober
7. Täiendatud variandi, tegevuskava ja eelarve koostamine,
november
8. Arengukava vastuvõtmine, heakskiitmine asjaliste poolt, detsember
Viime arengukava ellu!
9. Elluviimise jälgimine, täiendamine ja uuendamine,
vähemalt 1X aastas
Heli Kallasmaa 11
Kelle jaoks? Meie ja Nemad.
Organisatsiooniga seotud inimesed. Võimalus kaasa haarata Võimalus tunda end ühtse ja tugevana Võimalus hinnata organisatsiooni jätkusuutlikkust
Potentsiaalsed toetajad ja rahastajad. Võimalus selgitada oma olemust ja väärtushinnanguid ka teistele Võimalus tõestada organisatsiooni jätkusuutlikkust
Heli Kallasmaa 12
Meie on kõige tähtsam!
Tihti küsitakse - kes seda arengukava ikka loeb? Eelkõige loeme seda meie ise! Arengukava valmib inimestevahelises koostöös ning nende osalusel. Kui olen osalenud, olen ka huvitatud tulemustest. Arengut kavandades kujundame ise oma elukorraldust!
Heli Kallasmaa 13
Nemad on ka tähtsad!
Arengukava koostamine annab meile võimalused koostööks otsustajatega. Me saame neile endast teada anda ning neilt nõu küsida. Me saame neid kaasata ekspertide ja abistajatena. Me saame neilt küsida andmeid ja ühtlustada omavahel eesmärke. Anname neile võimaluse esimesena valminud dokumendiga
tutvumiseks, kutsume koosolekutele. Teavitame neid tulemustest, palume hinnanguid.
Heli Kallasmaa 14
Meeskonnatöö eelised.
Me näeme asju reeglina hästi ning targalt ja oskame olukordi hinnata!
Aga koos näeme asju veel paremini, saame arvamusi omavahel võrrelda ja jõuda õigemate tulemusteni.
Heli Kallasmaa 15
Asjalised ja nende kaasamine.
Arengukava koostamine on meeskonnatöö! Vajalikud on eestvedajad, kes on valmis selle töö ette võtma ja sellega
ka lõpuni minema. Kui on raske algatusrühma kokku saada, võib appi kutsuda ka
spetsialiste. Vajalik on asjaliste kaasamine protsessi teatud osades, et nad
tunneksid ennast osalistena.
Heli Kallasmaa 16
Asjalised ja nende kaasamine
Määra oma organisatsiooni huvirühmad ning nende võimalikud huvid Teie asutuse organisatsiooni vastu. Võimalikult täpne määratlus
tegevusvaldkond iga, sugu
Hea oleks määratleda ka rühma arvuline suurus Geograafiline paiknevus
riik, regioon, maakond, vald, küla, linn jne
Määratle oma huvi nende kaasamise vastu. Mõtle, kuidas oleks neid kõige parem kaasata.
Heli Kallasmaa 17
Asjalised ja nende kaasamine.
HuvirühmadNeed on inimeste rühmad, kelle huve arengukava
otseselt puudutab. Asutuse- või organisatsiooniga otseselt seotud inimesed
või inimeste rühmad.
Sidusrühmad Inimeste rühmad, keda arengukava elluviimine
kaudselt mõjutab. Teised huvirühmad Partnerid Ametivõimud jne.
Heli Kallasmaa 18
Põhiväärtuste sõnastamine
Põhiväärtused on organisatsiooni peamine tegutsemiskreedo! Millesse organisatsioon usub? Milliseid väärtusi tunnustab? Mille
poole püüdleb? Milliseid filosoofilisi põhimõtteid järgib? Millised on organisatsiooni tugevad küljed ja eelised? Milline on organisatsiooni vastutus üldsuse ees? Kuidas organisatsioon suhtub oma liikmetesse?
Heli Kallasmaa 19
Pühendumus ehk missioon
Missioon Kirjeldab peamisi eksisteerimise aluseid ja aitab määratleda
sihtgruppe. Sõnastamisel tuleb vastata järgmistele küsimustele:
Kes me oleme? ( juriidiline staatus ) Mille nimel? ( kõrgeimad eesmärgid ja väärtushinnangud, kvalitatiivsed
muutused, millele tegevus on suunatud ) Kelle jaoks? ( sihtgrupid ja nende huvid ning vajadused ) Kus? (geograafiline regioon, millele tegevus on suunatud) Mida me teeme? ( sihtgruppide vajaduste rahuldamisele suunatud
tegevuste üldine piiritlemine )
Heli Kallasmaa 20
Pühendumus ehk missioon
Pane kirja oma organisatsiooni missioon - üldine eesmärk ehk põhjus eksisteerimiseks !
PRKS tegutseb selle nimel, et ...
Heli Kallasmaa 21
Pühendumus ehk missioon
Missiooni määratlus peab olema: Lühike – mitte üle neljakümne sõna (kolme lause)
Kirjutatud selges ja arusaadavas keeles
Sõnastatud positiivselt ja ligitõmbavalt
Kirjutatud oleviku vormis ja kindlas kõneviisis
Heli Kallasmaa 22
Et olla edukad mitte ainult praegu vaid ka tulevikus, tuleks vastata kolmele peamisele küsimusele:
Kus me praegu oleme? Kuhu tahame jõuda? Kuidas sinna jõuda?
Arengustrateegiat käsitletakse kui kokkulepitud eesmärkide ja tegevuste süsteemi, mille abil püütakse saavutada parimat resultaati tulevikus.
Hetkesituatsiooni analüüs.
Heli Kallasmaa 23
KUS ME PRAEGU OLEME?
Ehk hetkeseisundi analüüs läbi ühise tegevuse ja gruppide kaasamise.
MIKS SEDA ON VAJA TEHA? Tekib arusaamine olemasolevast olukorrast ja selle puudustest,
võimalustest ja ressurssidest olukorra muutmiseks. Strateegiline ( SWOT/TNOV) analüüs.
STRENGHTS – sisemised tugevused T WEAKNESSES – sisemised nõrkused N THEARTS – väliskeskkonnast tulenevad ohud O OPPORTUNITIES – väliskeskkonnast tulenevad võimalused V
Hetkesituatsiooni analüüs.
Heli Kallasmaa 24
Hetkesituatsiooni analüüs.
Sise- ja välistegurid. Sisetegurid, lähtudes valdkonnast, asutusest või organisatsioonist
enesest Tugevused Nõrkused
Välistegurid, meist mitte sõltuvad, olemasolevad või võimalikud tulevikus.
Ohud Võimalused
NB! Me kaardistame neid, mitte selleks, et SWOT analüüsi on huvitav teha, vaid selleks, et välja töötada edasiliikumiseks vajalikku strateegiat!
Heli Kallasmaa 25
SISETEGURID TUGEVUSED ( S )
Organisatsiooni töötajad/liikmed, kogemused, traditsioonid, teadmised; Toimivad koostöömudelid, head suhted meediaga, partneritega, riigiasutustega; Stabiilne tulubaas, projektijuhtimise kogemused jms;
NÕRKUSED ( W ) Passiivsus, ühise eesmärgi puudumine, oskamatus, vähesed teadmised, nõrk
suhtekorraldus jms;
VÄLISTEGURID VÕIMALUSED ( 0 )
Uued sidekanalid, soodne keskkond (inimesed, asutused, partnerid jm), uute seaduste vastuvõtmine, riikliku poliitika muutumine, avatud maailm, looduskeskkond jms;
OHUD ( T ) Ebastabiilne poliitika, globaaliseerumine, väärtushinnangute muutumine,
majandustingimuste halvenemine jne;
Hetkesituatsiooni analüüs.
26
Hetkesituatsiooni analüüs.
Millised praegused nõrkused võivad saada takistuseks tulevikus avanevate võimaluste kasutamisel? Mil viisil?
Millised praegused nõrkused võivad saada
fataalseteks, kui väliskeskkond halveneb s.t.
ohud realiseeruvad?
OHUD ( O )
LOETELU VÄLISTEST OHTUDEST
Millistele olemasolevatele
tugevustele saame eelkõige toetuda
tulevikus avanevate võimaluste
kasutamisel?
Kas ja milliseid tugevusi toetades on võimalik
vähendada ohtude teket (või siis saada neist
suhteliselt kergelt üle)?
VÕIMALUSED ( V )
LOETELU VÄLISTEST VÕIMALUSTEST
NÕRKUSED ( N )
SISEMISTE NÕRKUSTE LOETELU
TUGEVUSED ( T )
SISEMISTE TUGEVUSTE LOETELU
Sisetegurid
Välistegurid
Heli Kallasmaa 27
Kuhu tahame jõuda?
Visioon Nägemus sellest, milline maailm (Tulevik) peaks olema – see on
nägemus tulevikust, mitte olemasolevast reaalsusest. Pilt eelistatavamast tulevikust teatud ajavahemiku pärast. Visioon on selleks jõuks, mis liidab inimesed ühisteks jõupingutusteks.
Heli Kallasmaa 28
Probleemide analüüs
• SÕNASTAMINE; ANALÜÜS; DOKUMENTEERIMINE;• SÕNASTAMINE;
– Milles probleem seisneb? Kirjelda seda.– Kes ja kuidas on sellest mõjutatud? Kui paljusid see mõjutab?– Kas on lokaalne või globaalne? Kas meie võimuses on midagi teha?
• ANALÜÜS– Miks selline probleem eksisteerib ? Miks ta on tekkinud ?– Mis on selle majanduslikud põhjused – tagajärjed?– Mis on selle poliitilised põhjused – tagajärjed?– Mis on selle sotsiaalsed ja kultuurilised põhjused – tagajärjed?
• DOKUMENTEERIMINE– Statistilised andmed– Küsitlused– Partnerid– Vajaminevad ressursid
Heli Kallasmaa 29
Strateegia väljatöötamine
• STRATEEGIA on eesmärkide ja nende saavutamiseks vajaminevate tegevuste ja põhimõtete kogum. Strateegia võimaldab kasutada olemasolevaid ressursse efektiivselt.
• Strateegilise planeerimise käigus on väga tähtis jõuda selgusele selles KUIDAS kavatsetakse enese ette püstitatud eesmärke saavutada!
– Strateegia väljatöötamine järgneb visiooni – missiooni sõnastamise, andmete kogumise ja probleemi analüüsile ning sisemiste – väliste tegurite analüüsile.
Heli Kallasmaa 30
Eesmärkide ja ülesannete fikseerimine
• Eesmärk – on püstitatud selleks, et leida mingile probleemile või kitsaskohale lahendusi
• Eesmärgid peegeldavad olukorda, mida me tahame saavutada kokkulepitud ajaperioodi lõpuks
• Eesmärk ei ole tegevus.
Heli Kallasmaa 31
Organisatsiooni tegevusvadkonnad ja eesmärgid
• Iga organisatsiooni tegevuse saab jagada peamisteks valdkondadeks, millesse panustatakse. Ükski organisatsioon ei saa tegeleda kõigega – tuleb seada prioriteete!
• Eesmärkide püstitamisel on lähtutud mõõdetavuse põhimõttest. Kaugemad eesmärgid (visioon) on mõõdetavad ligikaudselt, lähemad eesmärgid konkreetselt.
• Eesmärkide realiseerimist saab efektiivselt teostada vaid siis, kui on olemas näitajad ehk mõõdikud, mille alusel tulemust mõõta .
• Igas tegevusvaldkonnas saab püstitada lähiajaks omad eesmärgid, mis on saavutatavad, mõõdetavad ning realistlikud.
Heli Kallasmaa 32
Eesmärkide hindamine
• Õigesti püstitatud eesmärki iseloomustab see, et ta on:
– Täpne ( specific ) – kas on täpselt terminitega näidatud milline, millal, kuidas ja kus olukord muutub?
– Mõõdetav ( mesurable ) – eesmärgini jõudmist saab hinnata objektiivsete kriteeriumidega ( hulk, suurus, arv jne )
– Saavutatav ( achievable ) – kas on sõnastatud - kes, mis, millal ja kus?
– Tulemuslik ( results ) – kas on olemas ja määratud tulemus?– Ajastatud ( timebound ) – eesmärgi saavutamise aeg peab olema
kindlaks määratud ning mingil ajahetkel peame saama ütelda, et see eesmärk on täidetud.
Heli Kallasmaa 33
Tegevuste planeerimine
• Tegevused on spetsiifilised ülesanded, mis on vaja läbi viia eesmärkide täitmiseks.– Koosolekud, üritused, otsuste vastuvõtmise protsessid, võistlused,
kampaaniad, millegi rajamine jne.
• Tegevuskava koostatakse reeglina lühemaks perioodiks (1-2 aastat).
Heli Kallasmaa 34
Tegevuste planeerimine
• Tegevusplaani koostamine.– Valime eesmärgi– Püstitame eesmärgi täitmiseks vajaminevad ülesanded– Kirjeldame ülesande täimiseks tehtavaid samme
• Määrame vastutavad isikud• Arvutame vajalikud ressursid• Hindame võimalikke ressursside allikaid• Määratleme aja• Sõnastame soovitud tulemuse
Heli Kallasmaa 35
Tegevuste planeerimine
Probleem Soovitudolukord
Tegevusedsoovitudolukorra
saavutamiseks
Mis takistab?
Mis soodustab
?Kes on tegija?
Kust tulevadressursid?
Heli Kallasmaa 36
Kontrollküsimused
• Kas ülesanne on selgelt sõnastatud?• Kas ülesanne on teostatav?• Kas ülesanne on reaalne?• Kas oleme arvestanud takistusi ja ohte?• Kas määratud aeg on piisav, et ülesannet täita?• Äkki on keegi juba selle ülesande teostanud?• Kas on piisavalt inimressurssi?• Kas on juhtkonna toetus?• Kas üks samm viib järgmiseni?
Heli Kallasmaa 37
Arengukava avalikustamine
Organisatsioon korraldab avalike arutelude kaudu kõigi huvitatud isikute kaasamise arengukava koostamise protsessi ning tagab heakskiidetud arengukava järgimise.
Arengukava ja selle muutmise kord kehtestatakse organisatsiooni juhatuse poolt.