stormöte sept 2006 elektronisk inköps- och fakturahantering lupin
DESCRIPTION
Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Projektledare [email protected]. Innehåll. Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/1.jpg)
Stormöte sept 2006
Elektronisk inköps- och fakturahantering
LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system
www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf
Projektledare [email protected]
![Page 2: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/2.jpg)
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
![Page 3: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/3.jpg)
Bakgrund
• Bättre affärer (mer värde för
pengarna!)
• Mer tid åt kärnverksamheten
• Ökad kvalitet
• Miljövinster
• Omvärldstryck
Bakgrund
![Page 4: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/4.jpg)
Vi köper tjänsten av:
som ägs av
Proceedo är en s k ASP: Application Service ProviderDe sköter hårdvara, mjukvara, teknisk drift o underhåll, vidareutveckling/uppgraderingar (2 ggr per år)
Skanning av pappersfakturor sköts av:
Pappersfakturorna långtidsarkiveras på:
Bakgrund
![Page 5: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/5.jpg)
Andra Proceedokunder:
Mölndals Stad
Norska Forsvaret
Bakgrund
![Page 6: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/6.jpg)
Lunds universitets inköp 2005
• 8 400 leverantörer
• 1,5 miljarder kronor
• Låg avtalstrohet
• 400 ramavtal
• 130 000 fakturor
(exklusive privatpersoner)
Bakgrund
![Page 7: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/7.jpg)
Antal fakturor per leverantör 2005
Andel leverantörer som skickade EN faktura år 2005
2
3
4
5-9
10-99
100-9991000-6100
Bakgrund
![Page 8: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/8.jpg)
Antal fakturor per leverantör 2005- endast de som skickade fler än 4 fakturor
• 2 000 leverantörer (tot 8 400)
• 120 000 fakturor (tot 131 000)
(exklusive privatpersoner)
0
1 000
2 000
3 000
4 000
5 000
6 000
7 000
VIA TRAVEL AB 6 066
BTI NORDIC AB 4 706
VWR INTERNATIONAL AB 3 706
TELIA SONERA SVERIGE AB 3 131
VODAFONE SVERIGE AB 2 853
TNT SVERIGE AB 2 706
SIGMA-ALDRICH SWEDEN AB 2 514
DUSTIN AB 2 251
REGIONSTYRELSEN REGION SKÅNE 2 010
AKADEMIBOKHANDELSGRUPPEN AB 1 936
KILLBERGS KONTORSVARUHUS AB 1 862
ADLIBRIS AB 1 569
FRANS SVANSTRÖM & CO AB 1 517
INVITROGEN AB 1 477
Bakgrund
![Page 9: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/9.jpg)
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
![Page 10: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/10.jpg)
God
känn
ande
Leve
rans
kvitt
ens
Leve
rans
Order
Bet
alni
ng
Ej matchning/ej order Granskning
Attest
digital faktura
Abonnemangs-avtal
pappers-faktura
Skanningelektroniskfaktura
Från behov till betalning!Behov
Beställning:Katalog
Extern webbutikInköpsformulär
Rekvisition
Behov t betalningElektroniskt inköpElektronisk fakturahantering
Matchning mot order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemangs-
avtal
![Page 11: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/11.jpg)
Beställning GodkännandeOrder till
leverantörSakattest
Utbetalnings-order
Ankomst-registrering
Definitiv-registrering
Betalnings-godkännande
Tillbetalning
Gamla flödet- manuell hantering
Order tillleverantörOrder tillleverantör
Tillbetalning
Beställningo kontering
GodkännandeLeverans-kvittens
Nya flödet-manuellt inköp, elektronisk fakturahantering
-elektronisk inköps- och fakturahantering
Beställare/granskare
Godkännare/attestant
Ekonomiadm på inst.
Automatiskt steg
Behov t betalning
Faktura-matchningFaktura-matchning
Beställning GodkännandeOrder till
leverantörTill
betalning Granskningo kontering
Attest
![Page 12: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/12.jpg)
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
![Page 13: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/13.jpg)
Hur fungerar Lupin?Processen i Lupin
![Page 14: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/14.jpg)
God
känn
ande
Leve
rans
kvitt
ens
Leve
rans
Order
Bet
alni
ng
Ej matchning/ej order Granskning
Attest
digital faktura
Abonnemangs-avtal
pappers-faktura
Skanningelektroniskfaktura
Från behov till betalning!Behov
Beställning:Katalog
Extern webbutikInköpsformulär
Rekvisition
Elektroniskt inköp
Matchning mot order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemangs-
avtal
Processen i Lupin
![Page 15: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/15.jpg)
Beställning
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
Processen i Lupin
![Page 16: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/16.jpg)
Produktsökning - katalog Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 17: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/17.jpg)
Underlag för beställning
Fördefinierade leveransadresser
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 18: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/18.jpg)
Underlag för beställning
Lupin föreslår konto
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 19: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/19.jpg)
Godkänna beställning – i Lupin Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 20: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/20.jpg)
….eller direkt via e-post!Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 21: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/21.jpg)
Order till leverantör/-er
• Godkänd beställning går automatiskt vidare i Lupin
• Varje beställning genererar automatiskt en eller flera order till en eller flera leverantörer
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 22: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/22.jpg)
Leveranskvittens Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 23: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/23.jpg)
God
känn
ande
Leve
rans
kvitt
ens
Leve
rans
Order
Bet
alni
ng
Ej matchning/ej order Granskning
Attest
digital faktura
Abonnemangs-avtal
pappers-faktura
Skanningelektroniskfaktura
Från behov till betalning!Behov
Beställning:Katalog
Extern webbutikInköpsformulär
Rekvisition
Elektronisk fakturahantering
Matchning mot order/leveranskvittens
Matchning mot abonnemangs-
avtal
Processen i Lupin
![Page 24: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/24.jpg)
Pappersfakturornas väg innan du ser dem i Lupin
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
• Postöppning• Sortering• Skanning• Tolkning• Validering
• Överföring- till Lupin (digitala fakturan)- till Svenskt Arkiv för arkivering
(pappersfakturan)
![Page 25: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/25.jpg)
Fakturahantering och betalning
• Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och utförd leveranskvittens
• Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet
• Order saknas = krävs efterattest
Processen i Lupin
1. Beställning 2. God-
kännande 3. Order till
leverantör 4. Leverans-
kvittens 5. Faktura-
hantering 6. Betala
![Page 26: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/26.jpg)
Efterattestflöde: Processen i LupinGranska faktura
![Page 27: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/27.jpg)
Processen i LupinEfterattestflöde: i LupinAttestera faktura
![Page 28: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/28.jpg)
Processen i Lupin…eller direkt via e-post
![Page 29: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/29.jpg)
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
![Page 30: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/30.jpg)
Inköp – regler
• Inköp ska ske via ramavtal när sådant finns för önskad vara eller tjänst
• Om ramavtal ej finns = upphandling
<300 tkr Direktupphandling
>300 tkr Upphandling => kontakta institutionens inköpssamordnare
Regelverk
![Page 31: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/31.jpg)
Inköp – vägledning/information• Ny hemsida är under utveckling
– Info kommer på Lupins välkomstsida!
• Under tiden:– www.upphandling.lu.se– portal.adm.lu.se
• Nyhetsbrev – anmäl dig under Inställningar
• Kort info om inköp/upphandling under Inköp
Regelverk
![Page 32: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/32.jpg)
Ny delegationsordning för attesträttigheter
• Prefekten delegerar - får inte delegeras vidare
• Stående delegation till stf prefekt när prefekten inte är
tillgänglig
• Rätt delegera till biträdande prefekt
• Delegation till annan kräver godkännande av kanslichef för
berört områdeAnnan: • Verksamhetsledare med budgetansvar (kst eller aktivitet/-er)• Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning (t ex administrativt ansvarig)
• Ingen anställd får attestera för utgifter som berör personen själv
(prefekts egna utlägg ska t ex attesteras på områdesnivån)
• Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen
• Kopia på beslut ska skickas till Ekonomienheten
Regelverk
![Page 33: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/33.jpg)
Ny attesthierarki
Beloppsgränser i kombination med
kostnadsställe / aktivitet
Möjligheter, exempel:
• Prefekten attesterar allt
• Biträdande prefekt/-er attesterar allt, prefekten attesterar biträdande prefekts inköp
• Avdelningsföreståndare attesterar på sina kostnadsställen – ev i kombination med att även prefekten attesterar allt över ett visst belopp
• Personer med verksamhetsansvar attesterar sina delar (aktivitet = även kostnadsställeansvarig måste attestera)
Man kan inte attestera egna beställningar.
Regelverk
![Page 34: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/34.jpg)
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
![Page 35: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/35.jpg)
Tidplan för införande av LupinFAS 1 Områdesvisa stormöten
Vad: Allmän info, starta tankearbetet…
Vem: alla berörda
FAS 2 Institutionsbesök/uppsättningVad: Inköp,
attesthierarki,gruppstruktur…Vem: institutionsledningen
FAS 3 Institutionsbesök/utbildningVad: Utbildning
Vem: alla som behöver utbildning, bestäms av institutionsledningen
FAS 4 Utrullning efter hand under hösten 2006,
ev även första kvartalet 2007
Tidplan
![Page 36: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/36.jpg)
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)
Institutionsledningen behöver vara förberedd på att prata om institutionens:
Inköp
Attesthierarki
Gruppstruktur
Tidplan
![Page 37: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/37.jpg)
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)
Inköp
Tidplan
Samordna inköp eller ej?
Olika för olika typer av inköp:• kontorsmaterial?• kemikalier?• datorer och kringutrustning?• resor?• fika/dyl till möten?• böcker?• …?
Attesterare bör inte vara inköpare
![Page 38: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/38.jpg)
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2)
Attesthierarki
Tidplan
Olika aspekter att fundera på:• ansvar• närvaro • antal personer per beställning/faktura• semestervikarier• man får ej godkänna egna inköp
![Page 39: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/39.jpg)
Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Gruppstruktur
Tidplan
Lunds universitet
Område A
Institution X
Institution Y
Avd 1
Avd 2
Område B
Färdig, Klara
Duktig, Bror
Kula, Kalle
Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat.
Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesök 1.
Grupp z
![Page 40: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/40.jpg)
Innehåll
• Bakgrund
• Behov till betalning
• Processen i Lupin
• Regler: inköp,
delegation
• Tidplan
• Lär dig mer…
![Page 41: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/41.jpg)
E-learning för anställda:
Proceedo Academywww.proceedo.net/academy
1. Vid login första gången: klicka här. Då får du upp en ruta:
2. Ange Företag: Lunds universitet, Kod: 5000
Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord
3. Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy
Alternativ för Mac-användare: info kommer på http://www.eken.lu.se/org/efh/
Lär dig mer…
1
2
3
![Page 42: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/42.jpg)
Bilderna finns på Ekonomienhetens hemsida:
www.eken.lu.se• Längst ner på sidan: ”Elektronisk
inköps- och fakturahantering (LUPIN)”
www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf
Där finns även fler exempel på attesthierarkier
samt på gruppstruktur m m.
![Page 43: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/43.jpg)
Appendix
![Page 44: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/44.jpg)
Attesthierarki, exempel AAttesthierarkier
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999
Prefekten attesterar allt på institutionen.
![Page 45: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/45.jpg)
Attesthierarki, exempel B
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Hansson 0-999Avd f Hansson 0-999
Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar.
Attesthierarkier
![Page 46: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/46.jpg)
Attesthierarki, exempel C
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 25-999Prefekt Åberg 25-999Avd f Widén 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Hansson 0-999Avd f Hansson 0-999
Avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.
Attesthierarkier
![Page 47: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/47.jpg)
Attesthierarki, exempel D
Kostnadsställehierarki
Administrativa chefen attesterar allt och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.
Attesthierarkier
Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999Prefekt Åberg 25-999Adm chef Janson 0-999
![Page 48: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/48.jpg)
Attesthierarki, exempel E
Kostnadsställehierarki
Prefekt Åberg 0-999Prefekt Åberg 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Widén 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Sjösten 0-999Avd f Hansson 0-999Avd f Hansson 0-999
Aktivitet50002134001 Våld och genus del A Gr chef Lövborg 0-99950002134002 Våld och genus del B Gr chef Lövborg 0-999
Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterar allt på sina respektive avdelningar (jfr B). Inköp i forskargruppen ”Våld och genus” ska dock först attesteras av forskargruppschefen innan det går för attest av avdelningsföreståndaren.
Attesthierarkier
![Page 49: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/49.jpg)
Gruppstruktur, exempel A
Personer som beställer/godkänner för hela institutionen läggs under grupp 50002000(Etnologiska inst).
Personer som beställer/godkänner för en avdelning läggs under den avdelningen, t ex 50002100(Etnologi).
Varje avdelning tilldelas sitt kostnadsställe, alla verksamhetsgrenar och alla sina aktiviteter.
Gruppstruktur
![Page 50: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/50.jpg)
Gruppstruktur, exempel B
Här har man på den ena avdelningen även lagt undergrupper för några forskningsgrupper.
Personer som beställer/godkänner för endast en forskningsgrupp läggs under den gruppen, t ex 5000210002(Våld och genus).
Forskningsgrupperna är helt och hållet bidragsfinansierade så de tilldelas inte alla verksamhetsgrenar utan endast 35 Forskning bidrag, och endast sina aktiviteter.
Gruppstruktur
![Page 51: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/51.jpg)
Ankomsthantering fakturor
Välj flödeVälj flöde
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Roller
LA Leverantörsansvarig
LH Lupin Helpdesk
P Proceedo
Roller
LA Leverantörsansvarig
LH Lupin Helpdesk
P Proceedo
FakturaFakturaValidera och addera info om lev. på
faktura
Validera och addera info om lev. på
faktura
Kontrollera leverantörRoll: LA
Kontrollera leverantörRoll: LA
Makulera faktura
Makulera faktura
Meddelande till leverantör
Ej OK
Hitta/skapa leverantör
Hitta/skapa leverantör
Kontrollera fakturanRoll: LH
Kontrollera fakturanRoll: LH
Kontrollera faktura
Till: Abonne-
mangsflödeKontrollera leverantör
Kontrollera leverantör
Utred fel, hantera
undantagRoll: P
Utred fel, hantera
undantagRoll: P
Kontrollera leverantör
OK OK
Ej OK
Validera och addera
info på faktura
Validera och addera
info på faktura
Ej OK
OK
Till: Order-matchnings-
flöde
OK
Till: Efterattest-
flöde
Processen i Lupin
![Page 52: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/52.jpg)
OrdermatchningsflödeMatchning mot inköpsorder och leveranskvittens
Matcha artiklar på
faktura mot order
Matcha artiklar på
faktura mot order
Från: Ankomst-
hanteringen
Kontrollera leverans-kvittens
Kontrollera leverans-kvittens
Kontrollera villkor (priser)
Kontrollera villkor (priser)
Manuell matchning
Roll: LH
Manuell matchning
Roll: LH
Roller
LH Lupin Helpdesk
B Beställare
Roller
LH Lupin Helpdesk
B Beställare
Kontera faktura
Kontera faktura
Avvakta leverans-kvittens
Roll: B (LH)
Avvakta leverans-kvittens
Roll: B (LH)
OK OK OK
Ej OK Ej OK
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Till: Kontroll av kontering och sänd faktura
Processen i Lupin
![Page 53: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/53.jpg)
EfterattestflödeNär referens till order eller abonnemang saknas
Välj granskare, (förkontera)
Roll: LH
Välj granskare, (förkontera)
Roll: LH
Roller
LH Lupin Helpdesk
G Granskare
A Attestant
Roller
LH Lupin Helpdesk
G Granskare
A Attestant
Granska,kontera
Roll: G (LH)
Granska,kontera
Roll: G (LH)
Attestera
Roll: A (LH)
Attestera
Roll: A (LH)
Ej granskare
Kontrollera granskare
Kontrollera granskare
Kontrollera granskning
Kontrollera granskning
Kontrollera attest
Kontrollera attest
OK OK OK
Ej OK Ej OK Ej OK
Till: Kontroll av kontering och sänd faktura
Från: Ankomst-
hanteringen
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Processen i Lupin
![Page 54: Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN](https://reader034.vdocuments.mx/reader034/viewer/2022050909/56815a06550346895dc75364/html5/thumbnails/54.jpg)
Kontroll av kontering och sändning av faktura
Färdig- konterad
e-Faktura
Färdig- konterad
e-Faktura
Kontrollera kontering
Roll: LH
Kontrollera kontering
Roll: LH
Kontrollera kontering
Kontrollera kontering
Sänd faktura
Sänd faktura
OK
Ej OK
OK
Roller
LH Lupin Helpdesk
Roller
LH Lupin Helpdesk
Exporttill Orfi
Från: Efterattest-
flöde
Från: Abonnemangs-
flöde
Från: Order-matchnings-
flöde
Från: Kreditflöde
Automatiskt processteg
Manuellt processteg
Processen i Lupin