T: +31 (0)35- 5 488 388W: www.ev.nlW: www.ev.nl/apsW: www.werkenbijev.nl

EV-magaz i n e i s e en u i t g ave van Expand i ng V i s i o n s , ona f hanke l i j k managemen t adv i e sbu r eau voo r s t ra t eg i s c h voo r dee l u i t I T.

Managementadvies - Strategisch voordeel uit IT

EV-magazine

Expanding Visions B.V.Baarnsche Dijk 12-i 3741 LS BAARNPostbus 747 3740 AS BAARN

Storage-as-a-Service: een cultuuromslag en dan goedkoper!

‘A Perfect Storm’oktober 2009

7

2

EV-magazine

Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit ITMeer weten?: www.ev.nl

Storage-as-a-Service,

➔

Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT.

Door de onstuimige groei van data in uw organisatie komt storage

(opslag van data) vroeg of laat - en vaak onverwacht - prominent

op uw IT-agenda te staan. Een professionele storage oplossing is

technisch complex en technologisch aan veel snelle veranderingen

onderhevig. Verder moet een storage oplossing erg betrouwbaar zijn

want het betreft gevoelige bedrijfsgegevens. Een professionele storage

oplossing is daardoor kostbaar en kan niet zo maar vergeleken worden

met een extern computerschijfje van rond de € 100 uit de supermarkt.

Interne verrekenprijzen voor storage lopen nogal uiteen en bewegen

zich tussen de € 3.500 en € 10.000 per terabyte per jaar. Bij 50

terabyte opslag vertaalt zich dit naar exploitatielasten van € 175.000,-

tot € 500.000,- per jaar! Beslissingen over storage gaan dus over

significante bedragen en hebben grote gevolgen met een hoge impact.

Sourcingdilemma’s Voordat u uw storageproject gaat aan-besteden formuleert u kaders die in de praktijk dilemma’s blijken:‘We willen sneller kunnen inspringen op groei en de kosten voor storage moeten omlaag’, (lees: flexibeler en goedkoper)‘We willen bedrijfsgegevens veilig opslaan zonder te veel rompslomp’, (lees:

betrouwbaar en inspanningsloos).‘De storagetechnologie is complex, verou-dert snel en wordt over 5 jaren afgeschre-ven’, (lees: technologisch minder riskant en duurzamer).Samengevat: makkelijker, flexibeler, duur-zaam en goedkoper. Traditioneel wordt er vaak uitsluitend aan het ‘kopen’ van een storage oplossing gedacht. De leveran-cier kan u een technisch prima oplossing bieden waarbij de risico’s die de dilemma’s in zich hebben voor rekening van uw orga-nisatie blijven. Er kleven ook nadelen aan zoals: de kosten van rente, afschrijving, onderhoud en investering. Tevens hebt u schaarse specialistische kennis nodig. U

investeert zelf in overdimensionering om de gevraagde groei en flexibiliteit te kun-nen waarborgen. Van investeren op maat is dan ook geen sprake.

Storage-as-a-ServiceEen alternatief is storage afnemen als een dienst (Storage-as-a-Service, kortweg StaaS). Genoemde nadelen brengt u hier-mee onder bij een dienstverlener. Strate-gisch meent u de nadelen met uitbesteden opgelost te hebben. Echter, niets is voor niets, u krijgt er een aantal andere vraag-stukken er voor terug…Besluit u om Storage-as-a-Service af te nemen, dan rijst de vraag wat u precies van uw dienstverlener verwacht en hoe u er voor kan zorgen dat die verwachting zo goed mogelijk wordt ingevuld. Dit vraagt om een adequate sourcing-strategie en regievoering. En hoe zit het met de inter-ne cultuur? Dat is niet altijd even eenvou-dig aangezien er in de praktijk weerstand optreedt. We noemen enkele veel voorko-mende tegenwerpingen:

- “Afnemen als een dienst is veel duurder”

- “Extern data opslaan is langzaam en onveilig”,

- “Die leveranciers begrijpen ons toch niet”,

Meer weten over Storage-as-a-Service?

Neem dan contact op met

Marcel de Jager E: marcel.de.jager@ev.nl of Ronald Vroom E: ronald.vroom@ev.nl.

Storage-as-a-Service: een cultuuromslag en dan goedkoper!

Storage-as-a-Service:

een cultuuromslag en dan goedkoper!

3

EV-magazine

Vragen: E: redactie@ev.nl Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit ITExpanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit IT.

Storage-as-a-ServiceStorage-as-a-Service:

een cultuuromslag en dan goedkoper!

Meer weten?: www.ev.nl

➔

“Afnemen als een dienst is veel duurder”Uit onze aanbestedingspraktijk blijkt dat storage als dienst afnemen goedkoper uitpakt dan kopen, huisvesten en onder-houden. Leveranciers zijn voor wat betreft de professionele huisvesting, energie, koeling en beveiliging van IT hardware veel beter dan u in staat om een optimale schaalgrootte te bereiken, en dat tegen minimaal gelijkwaardige beschikbaarheid. Voor u vertaalt zich dit naar een kosten-voordeel ten opzichte van “zelf doen”. Ter illustratie: voor de prijs van een vliegtic-ket kunt u zelf geen vliegtuig exploiteren,

het risico van de bezettingsgraad ligt bij de luchtvaartmaatschappij die dit risico kan verlagen door het deels in de ticket-prijs te verdisconteren.

Schaalvoordeel: ‘meer is goedkoper’Dit komt goed tot uiting in de volgende grafiek van een praktijkcase waarin de kwartaalsgewijze ontwikkeling van de kos-ten van storage als een dienst in Euro’s per terabyte/jaar zichtbaar worden. De kosten per terabyte/jaar dalen naar mate meer data wordt opgeslagen. De kosten kunnen nog sneller dalen als ook de back-up van de storage als een dienst wordt

afgenomen. Dit effect wordt mede ver-oorzaakt door het feit dat de leverancier voor backup data goedkopere technologie toepast. Randvoorwaarde is wel dat u het gat tussen gevraagde, gereserveerde en gebruikte opslagcapaciteit goed managet!

“Data op een andere plaats opslaan is langzaam!”Tegenwoordig maakt het niet meer uit waar uw data is opgeslagen. Met moderne communicatiemiddelen als glasvezel e.d. is een goede performance geen probleem meer. Als we kijken naar beschikbaarheid dan moeten we constateren dat de leve-ranciers die gespecialiseerd zijn in storage een beschikbaarheid kunnen bieden die bij uw organisatie slechts tegen onevenredig hoge kosten kan worden gerealiseerd.

“ Bedrijfsgegevens zijn alleen binnen mijn eigen organisatie veilig!”En hoe zit het dan met de beveiliging? Bij de gespecialiseerde leveranciers is dat vaak beter voor elkaar dan bij de gemid-delde eindgebruiker. Immers, het is hun core business en ze zijn bereid daar flink in te investeren, zowel in de inrichting

(certificering op basis van bijvoorbeeld ISO 27001) als in de continue beheersing van hun bedrijfsprocessen (SAS70 type I en II verklaringen). Daarnaast kan de dienstenleverancier zijn storagesysteem ook nog in uw datacenter plaatsen. En, waarschijnlijk staat de data van bankreke-ningen, belasting-, salaris- en boekhoud-systemen bij u extern opgeslagen..!

“Je zult toch wel gek zijn om je bedrijfsgegevens bij Google neer te zetten!”Nee, daar zijn wij ook geen voorstander van. Met Google zijn certificeringsafspra-ken, zoals hiervoor beschreven (nog?) niet te maken. Zij bedienen een andere markt en horen in deze vergelijking dan ook niet thuis.

“Die leveranciers begrijpen ons echt niet…”Als u de regie van het vraag- en aanbod-spel niet in handen heeft dan begrijpt de leverancier u inderdaad niet. Maar al te vaak zien wij dat het voor een opdracht-gever lastig is om niet alleen de huidige eisen en wensen van de eigen organisatie, maar ook die van de toekomst helder te verwoorden. Dat is ook niet gek, want vaak is het de eerste keer dat er “regie moet worden gevoerd”. Regie voeren

Je zult toch wel gek zijn om je corporate data bij Google neer te zetten!

4

EV-magazine

Expanding Visions, Managementadvies voor strategisch voordeel uit ITVragen: E: redactie@ev.nlMeer weten?: www.ev.nl

Storage-as-a-ServiceStorage-as-a-Service:

een cultuuromslag en dan goedkoper!

betekent verwachtingen af stemmen door te beschrijven en te bewaken, welke eisen en wensen u als klant bij de leverancier ingevuld wilt zien en welke maatregelen u moet nemen om te zorgen dat de eisen en wensen ook daadwerkelijk gerealiseerd kunnen worden. Samengevat: als u goed kunt formuleren wat uw organisatie wil op het gebied van storage en bereid bent om in de relatie met de leverancier te inves-teren, zal blijken dat u elkaar echt wel begrijpt.

Storage-as-a-Service, het paradijs?Zo eenvoudig ligt het helaas niet. Wij delen graag de volgende leerpunten uit de praktijk van EV met u:

Een perfect PvE bestaat nietDe praktijk leert dat het PvE nooit hele-maal waterdicht is. Na gunning blijven er altijd nog onverwachte zaken waarin het PvE en het contract niet in voorzien. Dit moet dan toch met de leverancier opge-lost worden. Het is dan ook zaak om in

het PvE zoveel mogelijk functionele eisen op te nemen en in de overeenkomst de mogelijkheid op te nemen om binnen de grenzen van de opdracht aanpassingen door te voeren.Een ander essentieel onderdeel is de ‘Governance’ (het bestuur) van, in dit geval, de dienst. Dit begint al in de aanbe-stedingsfase. Zorg ervoor dat in het Pro-gramma van Eisen duidelijk is omschre-ven hoe u de dienst wenst aan te sturen (Regie) maar bovenal ook hoe de interne ICT organisatie nu is opgezet. Inzicht

geven over de wijze waarop uw organisa-tie is vormgegeven (taken, verantwoorde-lijkheden etc.) aan de potentiële leveran-ciers resulteert in betere aanbiedingen en minder verrassingen achteraf.

Verwachtingen managenZowel hoog als laag in de organisatie zijn frequente communicatie en afstemming van strategie, status en doelen een must. Trek voldoende tijd uit voor voorbereiding en aanbesteding, zeker als het om een eerste keer gaat. Zorg er daarnaast voor dat ook gedurende de aanbesteding en de inrichting van de dienst gecommuniceerd wordt.

Transitie en retransitieVloeiende overgangen op basis van hel-dere afspraken die in de overeenkomst

vastgelegd worden zijn noodzakelijk. Dit geldt voor zowel het begin als voor het einde van de samenwerking met de leve-rancier.

Doorlooptijd en kostenU zult kosten moeten maken in uw eigen organisatie voor het inrichten, inregelen en uitrollen van een regieorganisatie, met name als het de eerste keer is dat u in plaats van voorzieningen te kopen deze als dienst gaat afnemen.

Tot slotIs Storage-as-a-Service alleen maar hosanna? In de praktijk hebben wij onder-vonden dat het de eerste keer een hob-belige maar zeker niet onmogelijke weg is. Van aanschaf en beheer naar regievoering op een dienst is een cultuuromslag. Dit kost geduld, tijd, moeite en geld, maar als u daarmee uw eigen organisatie in staat stelt datgene te vragen en te leveren wat ze echt nodig hebben en dat tegen een scherpe prijs kunt bieden, dan behaalt u echt voordelen. Samengevat: storage als dienst zal wellicht in het begin hogere uitgaven kennen dan in het geval u de storagevoorziening zelf koopt, maar op termijn kunt u echt goedkoper uit zijn mits u vraag/aanbod van capaciteit ade-quaat managet.

(1 terabyte = 1.000 gigabyte= 1.000.000.000.000 byte).Een terabyte aan informatie komt ongeveer overeen met:De informatie op 212 enkelzijdige dvd-schijven. De informatie op 1.430 enkelzijdige cd-schijven. Gecomprimeerde digitale opslag van 3 jaar muziek op cd-kwaliteit. Gecomprimeerde digitale opslag van 200 uur video op studiokwaliteit