SVEUČILIŠTE U ZAGREBU FILOZOFSKI FAKULTET

Ivana Lučića 3

ŽIVANA HEĐBELI

POLOŽAJ, ULOGA I PROMJENE PISMOHRANA I ARHIVA

KAO POSLJEDICA ŠIRENJA ELEKTRONIČKE UPRAVE

Magistarski rad

Mentor: Dr. sc. Damir Boras, izv. prof.

Zagreb, 2005.

Članovi Povjerenstva za ocjenu magistarskog rada: 1. Dr. sc. Petar Pavel Klasinc, docent

2. Dr. sc. Damir Boras, izv. prof.

3. Dr. sc. Josip Kolanović, naslovni izv. prof. u miru

Članovi Povjerenstva za obranu magistarskog rada: 1. Dr. sc. Petar Pavel Klasinc, docent

2. Dr. sc. Damir Boras, izv. prof.

3. Dr. sc. Josip Kolanović, naslovni izv. prof. u miru

Datum polaganja: 21. svibnja 2005.

i

«Dobar arhivist je možda najnesebičnije odan istini

koju stvara moderni svijet.»

sir Hilary Jenkinson

Zahvale

Zahvaljujem svom mentoru, dr.sc. Damiru Borasu, na svesrdnoj pomoći i podršci

koju mi je pružio pri izradi magistarskog rada.

Velika hvala dr.sc. Nevenu Budaku, dr.sc. Peteru Pavelu Klasincu, dr.sc.

Miroslavu Kržaku i Uredu za opće poslove Hrvatskoga sabora i Vlade RH na

razumijevanju i suradnji bez koje bi izrada ove radnje bila daleko teža, ako ne i

nemoguća.

Od srca hvala mom ocu, rodbini, prijateljima i bliskim osobama koje su vjerovale u

mene i nesebično mi pomagale kada mi je bilo najteže.

ii

str.

Zahvale ............... i

Sadržaj ............... ii

Kratice ............... vii

1. UVOD ............... 1

2. NASTANAK I RAZVOJ ARHIVA ............... 5

2.1 Nastanak i razvoj arhiva u svijetu ............... 6

2.1.1. Nastanak i razvoj arhiva do 19. stoljeća ............... 6

2.1.2 Razvoj arhiva od Francuske revolucije do

danas ............... 9

2.1.3 Međunarodno arhivsko vijeće ............... 13

2.2 Nastanak i razvoj arhiva na tlu Hrvatske ............... 14

2.2.1 Arhivi na tlu Hrvatske do II. svjetskog rata ............... 14

2.2.2 Arhivi na tlu Hrvatske nakon II. svjetskog rata ............... 16

2.3. Temeljni pojmovi uprave i uredskog poslovanja ............... 19

3. SUVREMENI ARHIVI I PISMOHRANE ............... 23

3.1 Zakonodavstvo ............... 24

3.1.1 Ustav Republike Hrvatske ............... 25

3.1.2 Propisi o arhivskom poslovanju ............... 26

iii

3.1.2.1 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima ............... 26

3.1.2.2 Arhivski provedbeni propisi ............... 30

3.1.2.2.1 Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme,

zaštite i obrade arhivskog gradiva,

broju i strukturi stručnog osoblja arhiva ............... 30

3.1.2.2.2 Pravilnik o evidencijama u arihvima ............... 30

3.1.2.2.3 Pravilnik o polaganju stručnih

ispita u arhivskoj struci ............... 31

3.1.2.2.4 Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva............... 32

3.1.2.2.5 Pravilnik o vrednovanju te postupku

odabiranja i izlučivanja arhivskog

gradiva ............... 32

3.1.2.2.6 Pravilnik o zaštiti arhivskog i

registraturnog gradiva

izvan arhiva ............... 33

3.1.2.2.7 Pravilnik o predaji arhivskog

gradiva arhivima ............... 34

3.1.2.2.8 Popis imalaca arhivske i registraturne

građe prve i druge kategorije u

nadležnosti Arhiva Hrvatske ............... 34

3.1.2.2.9 Pravilnik o stručnom usavršavanju

i provjeri stručne osposobljenosti ............... 34

3.1.2.2 Propisi o zaštiti kulturnih dobara ............... 35

3.1.2.3.1 Zakon o zaštiti i očuvanju

kulturnih dobara ............... 35

3.1.2.3.2 Provedbeni propisi o zaštiti

kulturnih dobara ............... 36

3.1.2.4 Ministarstvo kulture ............... 37

3.1.3 Propisi o uredskom poslovanju ............... 38

3.1.3.1 Uredba o uredskom poslovanju ............... 38

3.1.3.2 Središnji državni ured za upravu ............... 40

3.1.3.3 Središnji državni ured za e-Hrvatsku ............... 41

3.1.3.4 ISO standardi ............... 42

3.1.4 Propisi o pravu na pristup informacijama ............... 44

iv

3.1.4.1 Zakon o pravu na pristup informacijama ............... 44

3.1.4.2 Zakon o zaštiti osobnih podataka ............... 47

3.1.4.3 Zakon o zaštiti tajnosti podataka ............... 47

3.1.5 Propisi o pružanju usluga informacijskog društva ............... 48

3.1.5.1 Zakonom o elektroničkom potpisu ............... 48

3.1.5.2 Zakon o elektroničkoj trgovini ............... 50

3.1.5 Međunarodni ugovori i europske integracije ............... 51

3.1.6.1 Propisi o pridruživanju EU ............... 52

3.1.7 Arhivi u EU ............... 55

3.2 Uprava i uredsko poslovanje ............... 58

3.2.1 Stanje uprave i kadrova uprave u RH ............... 59

3.2.1 Stanje uredskog poslovanja i pismohrana u RH ............... 61

3.3 Arhivska služba i praksa ............... 65

3.3.1 Stanje arhivske službe u RH ............... 66

3.3.2 Stanje arhivskog kadra u RH ............... 68

3.3.3 Vanjska služba - odnos arhiva i pismohrana u RH ............... 70

3.3.4 Arhivsko gradivo ............... 74

3.3.4.1 Sređivanje arhivskog gradiva ............... 75

3.3.4.2 Opis arhivskog gradiva ............... 76

3.3.4.2.1 Norme opisa ISAD(G) i ISAAR(CPF) ............... 78

3.3.4.2.2 Standard EAD ............... 79

3.3.4.3 Privatno arhivsko gradivo ............... 79

3.3.4.3.1 Primjer stanja privatnog

arhivskog gradiva – gradivo

političkih stranaka RH ............... 80

3.3.4.4 Elektronički zapisi – pojam i definicija ............... 82

3.3.4.4.1 Zadaće arhivista u odnosu na

elektroničke zapise ............... 85

3.3.4.4.2 Međunarodni projekti i iskustva vezani

uz elektroničke zapise ............... 86

3.3.4.4.3 Elektronički zapisi u RH ............... 90

3.3.4.5 Vrednovanje registraturnog i arhivskog gradiva ............... 91

v

3.3.4.5.1 Suvremene teorije vrednovanja ............... 92

3.3.4.5.2 Kriteriji vrednovanja i kategorizacija

stvaratelja u RH ............... 95

3.3.4.6 Dostupnost i korištenje arhivskog gradiva ............... 98

3.3.4.6.1 On-line dostupnost gradiva ............... 100

3.3.4.6.2 Istraživanja korisnika gradiva ............... 102

3.3.4.6.3 Dostupnost registraturnog gradiva ............... 104

3.3.4.7 Odnos struke i javnosti ............... 105

4. MOGUĆNOSTI RAZVOJA ARHIVA ............... 112

4.1 Mogućnosti razvoja uprave i e-uprava ............... 112

4.2. Suvremena arhivska teorija – od Bearmana

do post-modernizma ............... 115

4.3 Perspektive razvoja arhivske službe ............... 122

4.3.1 Perspektive razvoja arhivske službe u svijetu ............... 122

4.3.1.1 On-line dostupnost gradiva i zadovoljenje

potreba korisnika ............... 123

4.3.1.2 Uloga i zadaće arhivista ............... 124

4.3.1.3 Odabir gradiva za trajno čuvanje ............... 126

4.3.1.4 Suradnja arhivista s drugim strukama ............... 127

4.3.2 Perspektive razvoja arhivske službe na

tlu Hrvatske ............... 128

4.3.2.1 Strategija razvoja kulture RH u 21. stoljeću ............... 128

4.3.2.2 Mogućnosti razvoja arhivske službe

– proaktivni pristup ............... 131

5. ZAKLJUČCI ............... 136

vi

Literatura, izvori i web stranice ............... 143

Sažetak ............... 155

Summary ............... 157

Prilozi ............... 160 I. Dopisi vezani uz podatke o stvarateljima

i imateljima gradiva ............... 161

II. Primjeri web stranica stranih arhiva i ICA ............... 166 III. Primjeri web stranica domaćih arhiva

i arhivskih udruga ............... 185

IV. Primjeri klasičnih obavijesnih pomagala ............... 196

Životopis ............... 209

vii

Kratice:

ASCII American Standard Code for Information Interchange

CCSDS Consultative Committee for Space Data Systems

CITRA Conferences Internationales de la Table Ronde des Archives

d/m dužni metar

DA državni arhiv

DLM données lisibles per machine / document lifecycle management

(strojno čitljivo podaci / upravljanje životnim ciklusom dokumenta)

DPO društveno-politička organizacija

DTD document type definition

EAD encoded archival description

ERA electronic records archives

EU Europska unija

EZ Europska zajednica

HAD Hrvatsko arhivističko društvo

HDA Hrvatski državni arhiv

HRN hrvatske norme

HTML Hypertext Mark-Up Language

ICA/MAV International Council on Archives (Međunarodno arhivsko vijeće)

IDA Interchange of Data between Administration (razmjena podatka

među upravnim tijelima)

INSAR Information Summary on Archives

InterPARES International Research on Permanent Authentic Records in

Electronic Systems

IRMT International Records Management Trust

ISAAR(CPF) International Standard Archival Authority Record for Corporate

Bodies, Persons and families / Međunarodna norma

viii

arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te

obitelji

ISAD(G) General International Standard Archival Description /

Opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva

ISO International Standard Organization

IT Information technologies (informacijska tehnologija)

IVS Izvršno vijeće Sabora

MMF Međunarodni monetarni fond

MoReq model requirements

NARA National Archives and Records Administration

NSK Nacionalna i sveučilišna knjižnica

OAIS Open Archival Information System

PR public relations

PREMIS Preservation Metadata: Implementation Strategies

RAMP Records and Archives Management Programme

RLG Research Libraries Group

SGML Standardized General Mark-up Language

VRH Vlada RH

WWW World Wide Web

1

1. UVOD

Ljudska vrsta od svog postanka nastoji zapamtiti određene događaje i pojave

koje drži značajnim. Arhivi su nastali iz praktičnih potreba da se sačuvaju zapisi o

javnopravnim, privatnopravnim, sudbenim, upravnim, političkim i ostalim pravnim

poslovima i događanjima, dokažu ili ilustriraju činjenice. Gradivo je u prvom redu

pravni izvor, a autentičnost mu je bitna oznaka. Arhivsko gradivo čini osnovni temelj

memorije sveukupne prošlosti određenog društva, države, naroda, organizacije i

pojedinca. Gradivo se smatra kulturnim dobrom, povijesnim i znanstvenim izvorom

čija je najvažnija funkcija korištenje.

U 19. je stoljeću određen položaj i ulogu arhiva kao ustanova koje preuzimaju,

čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo raznih stvaratelja, te razvijena dva

osnovna načela arhivistike: načelo provenijencije i načelo prvobitnog reda, koji su

temelji na kojima počiva arhivistička teorija i praksa 20. stoljeća. Arhivistika se razvija

kao znanost koja se bavi proučavanjem biti arhivskog gradiva, njegova sređivanja,

upravljanja, čuvanja, povijesti i prava koja ga reguliraju.

Promijene u arhivistici i upravi

Razvoj uprave nakon I., a posebice nakon II. svjetskog rata i ekvivalentan

porast gradiva, pred arhiviste je stavio izrazito praktični problem – odabrati koje je

gradivo vrijedno trajnog čuvanja. 1946. g. isporučeno je prvo računalo s elektronskim

cijevima (korišteno za vojne potrebe) i od tada se količina dokumenata povećava

eksponencijalnom brzinom. Izuzetno povećana količina gradiva i novi, elektronički

oblik dokumenata pokazali su kako se željeni rezultati više ne mogu postići klasičnim

arhivskim metodama. Globalizacija koja potiče standardizaciju, računala i Internet

(kao najočitiji simbol novog doba), potreba za konkurentnošću vlada i poduzeća na

svjetskom tržištu dodatno utječu na arhive i upravu. Sve veće korištenje računala ne

samo u izradi već i u pohrani spisa dovodi do promjena u uredskom poslovanju, kao i

2

u zahtjevima korisnika koji sve više očekuju i traže informacije i dokumente u e-

formatu. Postojeće metode rada, bez obzira na zalaganje, kvalitetu i kvantitetu

učinjenog, ne daju željene rezultate, te struka uviđa kako su inovacije nužne i

neophodne.

Predmet i okvir radnje, način rada

Tijekom stručnog i znanstvenog rada uvidjela sam kako su mi za obavljanje

povjerenih mi zadaća potrebna šira teorijska znanja. Kroz redovito praćenje

relevantne literature i web stranica, komunikaciju s korisnicima, stvarateljima i

imateljima registraturnog i arhivskog gradiva, aktivno sudjelovanje na stručnim

savjetovanjima, putem kontakta s kolegama i sa stručnjacima iz srodnih struka, te

razgovora s mentorom uočila sam, jednako kao i dio pripadnika moje struke, kako nije

dovoljno riješiti samo jedan, određeni problem, već treba naći obrazac za rješavanje

više problema, novi kut gledanja, drugačije stajalište.

Arhivi su neraskidivo povezani s upravom budući da ne samo da «uprava hoda

po spisima» već je javno arhivsko gradivo jedino gradivo koje je pod sustavnim

nadzorom i zaštitom i za koje je sigurno da će biti preuzeto u arhive. Arhivi u

Hrvatskoj spadaju u tijela s javnim ovlastima i sastavni su dio uprave. Riječ “uprava”

ima više značenja, a dva su osnovna: “uprava” kao skup upravnih organizacija, i

“uprava” u značenju određene djelatnosti. Upravne su organizacije, tradicionalno,

organizacije obuhvaćene sustavom državne uprave. U novije vrijeme taj se naziv

upotrebljava za sve organizacije u širem sustavu javne uprave. To znači, pored

državne uprave, i sve one organizacije koje obavljaju poslove javnog interesa,

financirane su iz javnih sredstava, zapošljavaju javne službenike, regulirane su

propisima javnoga prava, nalaze se pod posebnim nadzorom državnih organa.

Djelatnost uprave, do u pojedinosti, određena je pravnim propisima (kojima se

utvrđuju postupci i metode rada kao i interesi kojima uprava treba služiti). Sukladno

jednom od temeljnih načela pravne države, upravne organizacije obavljaju samo one

poslove koji su im izričitim pravnim propisima stavljeni u nadležnost.

3

U Hrvatskom enciklopedijskom rječniku (Zagreb : Novi liber, 2002.) ne postoji

objašnjenje sintagme „elektronička uprava“. E-uprava znači približavanje države i

uprave tzv. informacijskom društvu. E-uprava uključuje unutarnje elektroničko

informacijsko upravljanje, on-line komunikaciju i transakcije s “građanima-

korisnicima”. Jedno od načela za pružanje usluga je načelo one-stop-shop (obavljanje

poslova s jednim zaustavljanjem) što znači postojanje jedinstvenog mjesta za

obavljanje svih poslova potrebnih da se npr. osnuje i vodi poslovna tvrtka ili dobije

putovnica. Uvjeti za provođenje načela one-stop-shop jesu umreženje tijela uprave,

dostupnost računala i Interneta građanima, propisi o elektroničkom poslovanju i

čuvanju elektroničkog gradiva, stručno osposobljene osobe.

Položaj ili rang je mjesto i raspored koje tko/što ima u društvu, u službi ili

zvanju, odnosno odnos prema kome ili čemu. Uloga je model ponašanja koji tko/što

stječe ili prihvaća zbog utjecala i očekivanja iz okoline. Predmet radnje je promjena,

položaj i uloga arhiva i pismohrana, prvenstveno onih u Hrvatskoj, kao posljedica

širenja elektroničke uprave. Promijene se određuju uspoređivanjem sadašnjeg stanja

u odnosu na prethodno, te se s toga u radu daje i povijest arhiva. Glavni se dio radnje

odnosi na razdoblje nakon 1945. godine.

Pri izradi rada korišteni su važeći zakoni i propisi, RAMP studije i radovi ICA,

članci inozemnih autora, posebice onih okupljenih oko novog časopisa Archival

Science, objavljeni do ljeta 2004. godine. U radu se navode konkretni primjeri iz

prakse. U hrvatskoj se arhivistici o položaju i ulozi arhiva/pismohrana piše

sporadično, objavljeno je nekoliko članaka I. Beuca, P. Strčića, M. Rastića, J.

Kolanovića i D. Eržišnika, no nema djela koje bi dublje ulazilo u navedenu

problematiku. Zadnji priručnik iz arhivistike, kojeg su pisali domaći autori, objavljen je

1977. godine. Za određivanje stanja uprave u Hrvatskoj značajno su mi pomogli

zbornik radova “Modernizacija hrvatske uprave” te serije publikacija Ureda za

strategiju razvoja RH posvećenih strategiji razvoja RH u 21. stoljeću.

4

Radom se želi pokazati kako je informacijska tehnologija (kao najočitiji simbol

informatičke ere) omogućila i potaknula stvaranje elektroničke uprave i nametnula

novu ulogu i položaj arhiva. Elektronički mediji omogućavaju nov način rada s

korisnicima koji bismo uvjetno mogli nazvati virtulani arhiv. Rad s elektroničkim

gradivom razlikuje se od rada s klasičnim, papirnatim dokumentima. Računala

pružaju niz novih mogućnosti ali i otvaraju određene probleme. Cilj je rada ukazati na

te probleme i mogućnosti, te odrediti položaj, ulogu i promjene pismohrana i arhiva u

suvremenom svijetu.

Struktura rada

Rad se sastoji od uvoda, tri poglavlja i zaključaka. Glavni dio rada čine tri

poglavlja koje bismo uvjetno mogli nazvati arhivskim jučer, danas i sutra. U poglavlju

o nastanku i razvoju arhiva dana je kratka povijest nastanka arhiva, razvoja arhivske

teorije i prakse u svijetu i Hrvatskoj, te objašnjeni osnovni pojmovi vezani uz upravu i

uredsko poslovanje. U narednom je poglavlju položaj suvremenih arhiva i pismohrana

obrađen pomoću ključnih elemenata koji definiraju njihovu ulogu i zadaće: arhivski

propisi i propisi važni za rad pismohrana, propisi vezani uz kulturna dobra, sloboda

informiranja, međunarodne obveze RH, položaj arhiva u Europskoj Uniji. Obrađuje se

položaj suvremene uprave, kadrovi i daju uzroci stanja uredskog poslovanja. Govori

se o zadaćama, radu i organizaciji arhivske službe i prakse temeljene na modelu

“životnog ciklusa dokumenata”, daju dostupni kvantitativni podaci o gradivu, arhivima i

arhivistima, navode krucijalni problemi. Posebna je pažnja posvećena odnosu arhiva i

pismohrana, obavijesnim pomagalima, privatnom gradivu, elektroničkim dokumentima

i projektima vezanim uz njih. Dani su koncepti suvremenih metoda vrednovanja,

prikazan odnos arhiva prema korisnicima i javnosti. Poglavlje posvećeno

mogućnostima razvoja arhiva bavi se e-upravom, prikazom najznačajnijih pravaca u

suvremenoj arhivskoj teoriji, promišljanjima struke o budućnosti arhiva, te

mogućnostima razvoja arhiva u Hrvatskoj. Rad je popraćen bilješkama, prilozima,

popisom kratica, izvora, Web stranica i literature.

5

2. NASTANAK I RAZVOJ ARHIVA

Porijeklo riječi arhiv1 je grčko (arheion: magistrat) odnosno latinsko

(archivum). Preteče arhiva nalazimo kod starih Sumerana, izumitelja pisma, koji su

za bilježenje koristili glinene pločice. U starom se vijeku koriste kamen i papirus, u

srednjem ponajviše pergamena, koja se čuva u crkvenim, gradskim i notarskim

arhivima. Krajem 16. stoljeća u Europi započinje osnivanje modernih arhiva, koji

buđenjem nacionalnih država dobivaju svoje značenje kao ustanove koje

preuzimaju, čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo različitih stvaratelja. U

19. stoljeću, radom europskih arhivista, kodificira se moderna arhivska teorija i

praksa. Arhivistiku u 20. stoljeću “preuzimaju“ SAD i Kanada, zemlje koje

prednjače po količini stvorenog gradiva, uporabi suvremenih tehnologija u

uredskom poslovanju i iznimnom pragmatizmu u odnosu na troškove i korist

vezane uz registraturno i arhivsko gradivo. Danas izraz arhiv ima trostruko

značenje:

- arhiv kao ustanova,

- arhiv(a) u sastavu ureda ili uz ured (pismohrana ili registratura2),

- arhivski materijal ili arhivsko gradivo.

Arhivi na tlu Hrvatske slijede svjetske tokove, no s određenim

zakašnjenjem. U srednjem su vijeku u sjevernoj Hrvatskoj gradivo čuvali

dužnosnici, a manjim dijelom kaptoli. Na Jadranu se sustavna briga za spise javlja

u 13. st. U 18. stoljeću Hrvatski je sabor izabrao prvog zemaljskog arhivara,

donose se odredbe o popisivanju i uređenju arhiva svih vjerodostojnih mjesta te

arhiva županija i gradova, u pisarnice se uvode registraturni sustavi. U Hrvatskoj o

arhivskoj službi u modernom smislu možemo govoriti tek nakon II. svjetskog rata,

kada je utemeljena mreža arhivskih ustanova, doneseni arhivski propisi,

organizirana služba nadzora nad gradivom izvan arhiva...

1 Arhiv. // Vojna enciklopedija. 2. izdanje. Beograd : Izdanje redakcije vojne enciklopedije, sv. 1., 1970. 2 Pojam registrature dolazi od lat. registrare: upisati, ubilježavati.

6

2.1 Nastanak i razvoj arhiva u svijetu

2.1.1 Nastanak i razvoj arhiva do 19. stoljeća

Pouzdanih podataka o tome kada su nastali prvi arhivi nema, no arhivi su

stari koliko i sama pismenost. Pojava privatnog vlasništva i zakonima uređenih

društava dovodi do bilježenja podataka o imovini ili osobi koja vlada. Iz najranijeg

su nam doba sačuvane obavijesti o posjedniku, imovini, porezima, presudama,

osvajačima i vladarima urezane u kamenu, glinenim pločicama ili ugrađene u

dijelove građevina. U Uru, a pismo je izum Sumerana, pronađeni su arhivi, podaci

o plaćanju desetine svećenstvu, narudžbe trgovaca, oporuke, sudske presude,

odredbe uprave sačuvane na glinenim pločicama. Znamenita i najstarija poznata

nalazišta u Mariju, Amarni, Ugaritu i Boğazkaleu potječu iz II. tisućljeća prije naše

ere. U antičko doba arhivi su držani u hramovima. U Ateni u IV st. prije naše ere

postoji arhiv, smješten u Metroonu, hramu Majke bogova, a čuvao je ugovore,

zakone, zapisnike narodne skupštine. U Rimu su državne akte čuvali u Saturnovu

hramu (Aerarium Saturni) i u Tabulariumu, podignutom 78. godine prije naše ere

na padinama Kapitola. Izvorni grčki archeion bio je sudačko sjedište i javni ured, a

antički arhivi bili su dostupni javnosti i građanstvu koje je isprave moglo kopirati i

ovjeriti.

S padom Rimskog carstva pada i razina pismenosti. Srednji vijek za

bilježenje svjedočanstava pored kamena najčešće koristi pergamenu. Slaba

pismenost i skup medij bilježenja i pohrane podataka određuje oblik čuvanja

dokaza o određenom događaju - povelju. Povelje su sastavlja prema zadanim i

stalnim pravilima, te im upravo takav, zadani i određeni oblik daje pravnu snagu i

autentičnost. Stvaratelji čuvaju i koriste svoje gradivo u svrhu obrane svojih prava,

te stoga sami određuju što će se trajno čuvati. Kako se dokumenti čuvaju u

riznicama, zajedno s drugim dragocjenostima, govori se o “rizničkom dobu”

čuvanja gradiva. Vladari i feudalni dinasti čuvali su svoje arhive u kulama, crkvama

i palačama (archiva stataria), ili ih nosili sa sobom po uzoru na rimske imperatore

(archiva viatoria). Budući da vladari ne borave na jednom mjestu, i ono isprava što

imaju nose sa sobom, a da crkva ima stabilnu organizaciju i pismene, učene ljude,

7

iz srednjeg su vijeka najbolje sačuvani crkveni arhivi. Vatikanski arhiv datira od

380. g., a Papinska je kurija svoj najstariji arhiv držala u Anđeoskoj tvrđavi.

Najstariji su crkveni, gradski i notarski arhivi, kojih serije teku neprekinuto

od XIII. st. Korištenje gradiva arhiva talijanskih gradova (npr. Siene) pravno je

regulirano, a slično je regulirano korištenje i zaštita arhivskog gradiva

srednjovjekovnih dalmatinskih gradova, kao što su Split i Dubrovnik. Trésor des

chartes, koji je osnovao Filip August oko 1200. g., smješten je u Sainte Chapelle u

Parizu; engleski kraljevi čuvali su državne akte u londonskom Toweru. Od 12. do

16. st. vladari i velikaši smještaju svoje arhive na posebno mjesto povezano s

njihovim kancelarijama.

Potkraj srednjeg vijeka započela je koncentracija arhiva.3 Najstariji

(moderni) arhivi u Europi, Archivio di Simancas (Španjolska) iz 1542. g., engleski i

arhiv Vatikana iz 1610. g., nastali su zbog odluke tadašnje vlasti da gradivo

koncentrira na jednom, središnjem mjestu. Nacionalni arhiv u Švedskoj utemeljen

je 1617. g. Godine 1749. Marija Terezija je u Beču osnovala Haus-. Hof- und

Staatsarchiv, gdje su pohranjeni carski arhivi Svetoga Rimskog Carstva. 1756. g.

osnovan je, na inicijativu staleža Zemaljskog sabora, Nacionalni arhiv Mađarske,

koji je 1875. g. pretvoren u središnji državni arhiv. Državni arhivi nastali do kraja

18. st. su tajni (nisu dostupni javnosti), i vladarevo su učinkovito sredstvo

upravljanja.

3 Za razvoj i nastanak arhiva i arhivistike te odnose s uredskim poslovanjem vidi: A Modern Archiveds Reader: Basic Readings on Archival Theory and Practice. The National Archives and Records Service and the National Archives Trust Fund Board. 1984., Bastian, J.A. Taking Custody, Giving Access: A Postcustodial Role for a New Century. // Archivaria. 53 (2002), str. 76-93., Blais, G. Access to Archival Records: A Review of Current Issues: A RAMP study. URL: http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9505e/r9505e00.jtm. (15.02.2004.)., Cook, T. Archives in the Post-custodial World: Interaction of Archival Theory and Practice since the Publication of the Dutch Manual in 1898. // Archivum. XLIII (1997), str. 191-214., Higgs, E. From Medieval Eruditon to Information Management: the Evolution of the Archival Profession. // Archivum. XLIII (1997), str. 136-144., Horsman, P. The Last Dance of the Phoenix, or the De-discovery of the Archival Fonds. // Archivaria. 54 (2002), str. 1-23., Swift, M. Archives at the End of the Century. // Archivum. XLIII (1997), str. 15-28., Thomassen, T. A First Introduction to Archival Science. Mangement. // Archival Science. 1 (2001), str. 373-385., Tyacke, S. Archives in a Wider World: The Culture and Politics of Archives. // Archivaria. 52 (2001), str. 1-25., Upward, F. In Search of the Continuum: Ian Maclean’s “Australian Experience” Essays on Recordkeeping. URL: http://rcrg.dstc.edu/au/publications/fuptrc.html. (09.02.2004.)., Beuc, I. Arhivistika predavanja dr. Ivana Beuca na Arhivističkom tečaju u Zagrebu 1968. godine. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1968., Miller, T. The German Registry: The Evolution of a Recordkeeping Model. // Archival science. 3 (2003), str. 43-63., Smole, M. Zgodovina arhivistike in arhivske službe. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, 1976., Priručnik iz arhivistike. Zagreb : Savez društava arhivskih radnika Jugoslavije, 1977.

8

U Pruskoj se u srednjem vijeku javlja najranija forma registra, knjiga kopija.

Originalne povelje su pohranjene na sigurno, a radi se s kopijama, komadima

pergamene, koje se prvo uvezuju u knjigu, a u kasnijem razdoblju prepisuju u

gotovu knjigu. S vremenom se ne prepisuju cijele isprave već sažeci. Povećanje

korespondencije dovelo je do smanjenja preglednosti i kontrole nad poslanim i

primljenim aktima te se u 16. st. spise počelo organizirati prema sadržaju: svi

papiri koji se odnose na isti predmet (problem, aktivnost, proceduru) ujedinjuju se

u odvojene fizičke jedinice. U istom se razdoblju (16. i 17. st.), iz potrebe za

sistematiziranjem starijih spisa, javljaju prvi arhivski teoretičari (J. B. Rammingen,

B. Bonifacius, A. Fritsch, G. Aebtin, L. Seckendorf, G.W. Leibnitz, J.B. Multz, J.

Wencker), koji slijede načelo pertinencije, to jest dokumenti se slažu po predmetu,

bez obzira na njihovo porijeklo (stvaratelja).

Razvoj modernih država, kapitalizam i moderni oblici poslovanja

povećavaju broj događaja koje treba zabilježiti ili urediti, što dovodi do sve većeg

stvaranja pisanog gradiva čija je zadaća da određene pojave, činjenice, događaje,

prava i pravne poslove pismeno fiksira i zabilježi radi osiguranja dokaza ili

pružanja obavijesti. Spisi prate pravni posao, odnosno pružaju činjenično stanje o

predmetu kojim se bave, pokazuju o čemu se radi, služe pripremi ili izvršenju

nekog posla. Povećana potreba za bilježenjem dovodi do sve veće uporabe papira

(jeftinijeg medija bilježenja i pohrane podataka), povećanja pismenosti, razvoja

tehnika umnažanja i upravnog aparata, stvaranja i razvoja sustava uredskog

poslovanja čija je glavna zadaća organizacija dokumenata, odnosno brzo i

učinkovito pronalaženje spisa. U 18. st. briga za pismohrane sastavni je dio

uprave. Registrature se čuvaju ondje gdje su nastale. Institucije same vode brigu o

čuvanju vlastite dokumentacije, čuva se ono gradivo koje je dokazno sredstvo

kojim se štite prava pojedinca ili društva kao cjeline. Teoretičari 18. st. (S. Putter,

F. Spiess, G.A. Bachmann) nastoje stvoriti idealnu, općevažeću shemu za

uređenje arhiva. Filip Spiess iznio je ideju kako je najbolji plan sređivanja onaj koji

daju same isprave, iz čega je kasnije izraslo načelo provenijencije.

9

2.1.2 Razvoj arhiva od Francuske revolucije do danas

Francuska revolucija, 1794. g., obilježava prekretnicu u razvoju arhiva.

Institucije koje su do tada bile na vlasti prestaju postojati, a njihovo gradivo više

nije u aktivnoj uporabi. Pravilo je Francuske revolucije da arhivi pripadaju narodu i

moraju biti na raspolaganju svim građanima čime se uvodi načelo javnosti

arhivskog gradiva. Gradivo postaje dostupno za privatna istraživanja, a glavna

uloga arhiva je korištenje gradiva od strane korisnika. Razvija se ideja o čuvanju

gradiva zbog širih interesa, kao izvora informacija i svjedočanstava o povijesnom i

kulturnom identitetu naroda. Arhivi se izdvajaju iz uprave i postaju mjesta gdje se

istražuje nacionalna povijest, a arhivisti (koji su sada pretežito povjesničari a ne

pravnici) prikupljaju sve što može svjedočiti o nacionalnoj povijest. U 19. st., pod

utjecajem historiografije, povelje dobivaju značaj nacionalnog blaga kojeg čuvaju

arhivi. Tekuće gradivo nije tako bitno i arhivi ga ne preuzimaju regularno već kad

se uprava želi riješiti “starih papira”. Sami stvaratelji i dalje određuju što će se

trajno čuvati, a čuva se ono što ima dokaznu snagu u očuvanju prava države i

pojedinca. Pismohrane su razdvojene od arhiva.

U 19. st. počinje sustavno prikupljanje arhivskog gradiva, i usporedo s tim,

osnivanje modernih arhiva, ustanova koje preuzimaju, čuvaju, obrađuju i daju na

korištenje gradivo različitih stvaratelja. Buđenjem nacionalnih država arhivi

dobivaju svoje moderno značenje. Po uzoru na Archives Nationales u Parizu

(osnovan 1794. g.) tijekom 19. i 20. st. nastaju suvremene arhivske ustanove

izuzete iz uprave, premda i dalje povezane s administracijom i registraturama.

Donosi se arhivsko zakonodavstvo, osniva se mreža arhivskih ustanova

(regionalnih i lokalnih), podižu suvremeno opremljene arhivske zgrade, rad u

arhivima postavlja se na znanstvene temelje i oni se otvaraju javnosti. 1821. g.

osnovana je najstarija arhivska škola, pariška Ecole des Chartes. Najznamenitiji

arhivi nastali u tom razdoblju jesu državni arhivi u Londonu (Public Record Office,

1838.), Briselu, Rimu, Potsdamu, Berlinu, Beču, Budimpešti. Oktobarska revolucija

ukinula je anarhično stanje arhiva u Rusiji. Stvaranjem sovjetske države svi arhivi

u zemlji proglašeni su jedinstvenim državnim arhivskim fondom (1918.); osnovana

je široko razgranata mreža centralnih i državnih arhiva s glavnom arhivskom

upravom na čelu. Najvažniji arhivi nalaze se u Moskvi i Lenjingradu. U

10

Washingtonu je 1934. osnovan Nacionalni arhiv, a 1946. g. u Koblenzu Savezni

arhiv SR Njemačke.

Koncept arhivskog fonda kao cjeline dokumenata koje je stvorilo jedno

upravno tijelo ili osoba tijekom svojeg djelovanja javlja se u Danskoj 1791.,

Napulju 1812., Nizozemskoj 1826. i Francuskoj 1841. g. Dokumenti koje je stvorilo

jedno tijelo trebaju biti čuvani zajedno i povezani su s tim tijelom. Ideju je prvi

publicirao talijanski arhivist Francesco Bonaini 1867. g. Načelo les respect pour

fonds do kraja su razvili Nizozemci Muller, Feith i Fruin,4 koji su svojim priručnikom

o sređivanju i popisivanju arhiva iz 1898. g. kodificirali arhivsku znanost. U 19. st.

u potpunosti su razvijena dva osnovna načela arhivistike: načelo provenijencije

(pripadnosti) i načelo prvobitnog reda. Načelo provenijencije,5 odnosno poštivanja

fonda6 znači da se gradivo nastalo radom jednog stvaratelja ne smije miješati s

gradivom nastalim radom nekog drugog stvaratelja. Prema načelu prvobitnog

reda, sistem sređivanja pri odlaganju spisa u kancelarijama stvaratelja treba

zadržati, a po potrebi rekonstruirati. Načelo provenijencije je temelj na kojem

počiva arhivistička znanost 20. stoljeća (teoretičari E. Casanova, N. Meisner, H.

Jenkinson, A. Brenneke, T. Schellenberg…).

Porast broja činovnika i javnih službi, izuzetan porast količine dokumenata

nakon I., a posebice nakon II. svjetskog rata, te praktične potrebe odlučivanja što

je gradivo trajne vrijednosti dovode do razvoja arhivske teorije. Arhivi postaju

svjesni svojih obveza prema upravi, pohrane mase gradiva koja je došla i dolazi u

arhive. Vrednovanje gradiva u nastajanju krucijalni je problema budući da je

gradiva sve više, a ni jedna arhivska služba nema dovoljno materijalnih ni ljudskih

sredstava za preuzimanje cjelokupnog gradiva uprave. Povećanje količine gradiva

dovelo je do razmatranja uloge arhiva. Struka se počela okretati od čuvanja

dokumenata ka odabiru dokumenata za čuvanje.

4 Priručnik je imao velik utjecaj, budući da je bio prvi i preveden na francuski, njemački, engleski, talijanski, portugalski i kineski jezik, ali, jednako kao i priručnik Jenkinsona, nije nikada preveden i objavljen u Hrvatskoj 5 O razvoju i implikacijama načela provenijencije vidi Horsman, P. The Last Dance of the Phoenix, or the De-discovery of the Archival Fonds. // Archivaria. 54 (2002), str. 1-23. 6 Fond je cjelina zapisa, bez obzira na njihov oblik ili nosač, koju je organski stvorio i/ili primio i koristio neki pojedinac, obitelj ili pravna osoba u obavljanju svoje djelatnosti. Arhivski fond čini cjelinu i u načelu se ne može dijeliti.

11

Tijekom većeg dijela svoje povijesti, arhivisti su pretežito čuvali, a ne odabirali

gradivo. Najrazumnije opravdanje stajališta kako arhivsko umijeće "ne uključuje i

evaluaciju povijesnog materijala" dao je 1922. godine engleski arhivist, sir Hilary

Jenkinson.7 Tražeći objektivne standarde odabiranja, Jenkinson tvrdi da arhivisti, a

naročito povjesničari, unose u odabiranje ono što bi se “moralo najgorljivije držati

podalje” - osobne sklonosti i predrasude. Pisao je kako je administrativno tijelo koje

je stvorilo ili čuva gradivo jedino kompetentno donositi odluke o odabiranju. Odluke o

odabiranju treba donositi na osnovu "praktičnih potreba posla", a ne na namjernom

"stvaranju povijesnih podataka." Jenkinson je vodio računa o integritetu arhivskog

gradiva te vrijednosti koju ono ima kao dokaz. Arhivsko gradivo je gradivo stvoreno,

prikupljeno ili primljeno tijekom dnevnih aktivnosti. Ono je nenamjerni nusprodukt

djelatnosti institucija, vrijednost mu djelomice proizlazi iz administrativnog karaktera

gradiva. Dnevne aktivnosti zahtijevaju točne dokumente. Ako bi se, međutim,

dokumenti stvarali uz punu povijesnu svijest, njihova bi dokazna snaga sigurno bila

dovedena u pitanje. Jenkinsov je cilj bio stvaranje objektivnog kriterija koji bi sačuvao

takvu valjanost i iz odluke o odabiranju uklonio "svaki motiv temeljen na

pretpostavljenim potrebama budućnosti", ukratko, "reprezentativno tijelo neosporivog

arhivskog gradiva". Istodobno, stvorio je jednostavno rješenje rastućeg problema,

mase podataka i gradiva. Odredio je da je administrator "jedini zaduženi za ...

destrukciju vlastitog gradiva" prije nego ono dođe u arhiv, oslobađajući na taj način

arhiviste od "nemogućih hrpa gradiva".

Do sredine 20. st. arhivsku teoriju je oblikovala Europa, a potom je oblikuje

Amerika, zemlja u kojoj se arhivisti moraju “boriti s brdima papira”. Margaret Cross

Norton 1944. g. piše kako više ni jedan ured nema mogućnosti čuvati svoje

cjelokupno gradivo te se naglasak arhivskog rada sa čuvanja prebacuje na

odabiranje gradiva. Philip C. Brooks uveo je koncept “životnog ciklusa

dokumenata”. Prema tom modelu gradivo prolazi kroz faze stvaranja odnosno

aktivne administrativne uredske uporabe, polu-aktivnosti, i neaktivnosti (izlučivanje ili

pohrana u arhive). Tijekom prve faze dobro uredsko poslovanje unapređuje stvaranje

potrebne dokumentacije i sprječava nastajanje nepotrebnih dokumenata. U drugoj je

fazi važan učinkovit sustav odlaganja dokumenata koji olakšava brzo pronalaženje

7 Jenkinson, H. A Manual of Archives Administration, drugo revid. izdanje. London : Percy, Lund, Humphreis & Co., 1965.

12

traženih spisa. Sa zadnjom fazom ciklusa, kada je gradivo izgubilo svoju tekuću

administrativnu, financijsku i pravnu upotrebljivost, ono je "potrošeni izvor informacija

i beskoristan teret u spremištu". Većina se gradiva zatim uništava, a ostaje manji dio,

koristan u svrhu u koju nije stvoren, kao što je povijesna, genealoška ili druga

uporaba, te se predaje na čuvanje arhivima. Arhivi se bave gradivom u njegovoj

neaktivnoj fazi. Gradivo uprave razdvojeno je od arhivskog, a arhivsko su i uredsko

poslovanje različite struke. Cjelokupni rad modernih arhiva i odnos prema

stvarateljima gradiva počiva na ovom klasičnom modelu.

Teorija o vrijednosti gradiva osnova je djela The Appraisal of Modern Public

Records, koje je 1956. g. napisao Theodor R. Schellenberg, tadašnji direktor u

Državnom arhivu SAD-a. Shellenberg8 je razvio sustavni prikaz načela, kriterija i

uputa vrednovanja, te je taj prikaz dominantan u razmišljanju i praksi vrednovanja

druge polovice 20. stoljeća. Široka prihvaćenost i neprestana uporaba pretvorila ga

je u katekizam. Shellenberg definira dvije kategorije vrijednosti gradiva. Jedna su

primarne vrijednosti, dakle upotrebljivost i značaj gradiva za one koji su ga stvorili.

Druge su sekundarne vrijednosti, dakle vrijednosti koje dolaze od uporabe gradiva

od strane povjesničara i genealoga. Primarne vrijednosti nisu trajne. Npr. po

završetku političke kampanje, provedbi odluke suda ili izradi završnog računa,

nestaje i primarna vrijednost dokumenta. Sekundarne vrijednosti su vrijednosti koju

određeno gradivo ima kada ga koristi netko drugi, a ne stvaratelj, a ta se uporaba

nije mogla predvidjeti. Npr. primarna vrijednost sudskih dokumenata o ostavinskim

raspravama je raspodjela imovine preminule osobe, ali to gradivo ima vrijednost i za

povjesničare koji istražuju imovinu obitelji ili genealoška utvrđivanja obiteljskih

stabala. Sekundarne vrijednosti gradiva su trajne i glavna su briga arhivskog

vrednovanja. Schellenberg je podijelio sekundarne vrijednosti na dokazne i

obavijesne vrijednosti. Dokazne vrijednosti karakteriziraju podatke u gradivu u

povijesnom, a ne u zakonskom smislu. To je vrijednost podataka kao dokaza o

"odlukama, organizaciji, djelatnosti, politici, postupcima, operacijama i drugim

aktivnostima" stvaraoca gradiva. Za ilustraciju: arhivisti će preuzeti gradivo nekog

državnog popravnog zavoda zbog podataka koje sadrži o djelovanju državnog

kaznenog sustava. Jednostavno rečeno, dokazna vrijednost je važnost

8 Savez društava arhivista Jugoslavije 1968. g. izdao je knjigu “Moderni arhivi principi i tehnike rada” T. R. Schellenberga

13

dokumentacije za povijest i odgovornost institucije. Obavijesne vrijednosti su šire i

odnose se na podatke o subjektima birokratskih aktivnosti: osobama, mjestima i

predmetima kojima se institucija bavila. Npr. arhivi preuzimaju gradivo o malodobnim

štićenicima ženskih popravnih ustanova jer ono sadrži detaljne podatke o toj

populacijskog grupi, kao što su njihovo socijalno i ekonomsko porijeklo. Obavijesne

vrijednosti, ukratko, odnose se na korisnost gradiva za šire dokumentiranje života,

što je Schellenberg smatrao najvažnijim.

Prije gotovo pola stoljeća kreirani su prvi mikroprocesori. Od tada se

eksponencijalnom brzinom povećava mogućnost pohrane podataka, i smanjuje

cijena računala koja su danas (u razvijenim zemljama) dostupna gotovo svakome.

1960-ih razvijen je, za potrebe vojnih znanstvenika, Internet. Elektronički zapisi i

razvoj IT (informacijska tehnologija) doveli su do novih ideja koje ne mogu biti

integrirane u postojeću arhivsku tradiciju. IT čini suradnju arhivista i uredskih

djelatnika imperativom, jer što je sofisticiranija tehnologija kojom se gradivo stvara, to

arhivist mora tješnje surađivati s onima koji ga stvaraju. Uvode se novi koncepti ili

rekonceptualiziraju stari. Razvija se teorija o records continuumu koja dokument

promatra u jedinstvenom procesu, a ne kroz faze njegova života. Rad arhivske

službe se od brige za neaktivne spise pomiče na sam početak životnog ciklusa

dokumenta, prije stvaranja spisa, u fazu stvaranja sustava uredskog poslovanja i

utvrđivanja svih elemenata potrebnih za upravljanje dokumentima (metapodaci).

Razvija se novo poimanje arhivske službe i preispituje uloga arhivista i uredskih

djelatnika. Danas se govori o jednoj profesiji i različitim odgovornostima prema

dokumentima. Profesija je jedna, a odgovornosti su dvojake: za dokumente u

nastajanju i upravljanju njima te odgovornost za dokumente koji su predani na

čuvanje arhivima, te se može govoriti o ponovnom spajanju pismohrana i arhiva u

21. stoljeću.

2.1.3 Međunarodno arhivsko vijeće

Prvi pokušaji institucionaliziranja arhivske djelatnosti na međunarodnoj

razini sežu na početak 20. st. 1910. g. u Briselu je održan prvi međunarodni

kongres bibliotekara i arhivista. UNESCO je 1946. g. preporučio osnivanje

međunarodne stručne arhivističke organizacije. Pod vodstvom dr. Bucka,

14

tadašnjeg arhivista SAD-a, mala se grupa stručnjaka sastala u Parizu 9. lipnja

1948. g i složila oko utemeljenja Međunarodnog arhivskog vijeća (International

Council on Archives), čiji je prvi predsjednik bio Charles Samaran. Prva skupština

održana je u Parizu, 21. travnja 1950. g. ICA je 1951. g. pokrenula izdavanje

časopisa Archivum, a 1958. g. časopisa Janus. ICA i UNESCO su 1950-tih

pokrenuli izradu prvog međunarodnog arhivskog vodiča koji treba dati informacije

o arhivskim ustanovama svijeta.

ICA se od udruženja ravnatelja nacionalnih arhiva razvila u kompleksnu

organizaciju pravnih i fizičkih osoba zainteresiranih za razvoj arhivske struke. Rad

ICA odvija se u radnim tijelima i grupama: regionalnim (Azija, Afrika...) i tematskim

(parlamentarni arhivi, crkveni arhivi...). ICA se ističe svojim iznimnim radom na

polju unapređenja arhivske teorije i prakse. Rad ICA na standardizaciji teorije i

prakse i usvajanju najboljih metoda koje se mogu primijeniti u bilo kojem arhivu, ili

na bilo kojem fondu/zbirci, je velik i plodan, pri čemu se ističe, u 1990-im,

donošenje prvih međunarodnih normi za opis gradiva ISAD(G) i stvaratelja

ISAAR(CPF), Etički kodeks arhivista, brojne RAMP studije i on-line dostupna

izvješća i preporuke.

2.2 Nastanak i razvoj arhiva na tlu Hrvatske

2.2.1 Arhivi na tlu Hrvatske do II. svjetskog rata

U srednjem su vijeku isprave i spise Kraljevine Hrvatske i Slavonije čuvali

banovi, banovci i protonotari u svojim kućama, a gradivo se manjim dijelom

nalazilo kod kaptola, koji su kao vjerodostojna mjesta čuvali isprave. Na Jadranu

se sustavna briga za spise javlja u 13. st. kada se općinske povlastice odlažu u

posebne škrinje, a prvi poznati propis o čuvanju spisa potiče iz 1312. g., iz Splita,

gdje se odredbama gradskog statuta nastoji spriječiti krivotvorenje (osigurati

autentičnost), krađa ili zloupotreba dokumenata i osigurati njihova zaštita i

korištenje.

15

Oko 1505. g. izrađen je najstariji popis dokumenata Sabora Kraljevine.

1546. g. isprave privilegiorum Regni su stavljene u manju škatulu ladulu (s devet

pečata) i spremljene u sakristiju zagrebačke katedrale. 1643. g., prema posebnom

zaključku Hrvatskog sabora, zemaljski blagajnik Ivan Zakmardi izrađuje na

zemaljski trošak posebnu škrinju od hrastovine u koju pohranjuje zemaljske

isprave, zakone i privilegije. Najstarija isprava u škrinji je ovjerovljeni prijepis

“Zlatne bule”. Škrinja je prozvana Cista privilegiorum Regni i čuvala se kod

zagrebačkog Kaptola. Škrinju se smatra začetkom središnje i matične arhivske

ustanove u Hrvatskoj, Hrvatskog državnog arhiva.9 1644. g. izrađen je popis svih

tekućih spisa Arhiva Kraljevine.

1744. g. Hrvatski sabor izabrao je za prvoga zemaljskog arhivara Ladislava

Kiralyja. Zajednički ugarsko-hrvatski sabor donosi 1764./1765. g. posebne

odredbe o popisivanju i uređenju arhiva svih vjerodostojnih mjesta te arhiva

županija i gradova koje tada počinju sređivati (registrirati) arhive i uvoditi

registraturne sustave u pisarnice,10 a akciju nastavlja Hrvatsko kraljevsko vijeće

(1767.-1779.). Godine 1799. Sabor donosi odluku o otvaranju mjesta stalnog

arhivista Kraljevinskog arhiva, te je na tu službu 1800. postavljen Ivan Zrnčić,

kojeg slijede Franjo Zengavall i Valentin Kirinić. 1848. g. preuzeo je upravu Arhiva

osnivač moderne hrvatske historiografije Ivan Kukuljević Sakcinski. Nakon njega

postaje zemaljskim arhivarom F. Pogledić (1861.), kojega je zamijenio Josip

Miškatović (1882.), a ovoga Ivan Bojničić (1892.). Zbog skučena prostora Arhiv

seli 1913. u jedan dio nove zgrade Sveučilišne knjižnice u Zagrebu. 1925. g.

postaje ravnateljem arhiva Emilije Laszowski, a 1939. Josip Nagy.11 Arhiv je 1899.

g. pokrenuo izlaženje stručnog časopisa, Vjestnika kraljevinskog hrvatsko-

slavonsko-dalamtinskog Zemaljskog arkiva, danas Arhivskog vjesnika.

U Hrvatskoj je proces razdvajanja tekućeg gradiva od onog koje ima

povijesni karakter započeo u 19. st., a o organiziranoj arhivskoj službi, odnosno o

9 Prethodni nazivi Kr. hrvatsko-slavonsko-dalmatinski zemaljski arhiv, Arhiv Hrvatske 10 Podrobnije o razvoju registraturnih sustava u Hrvatskoj pišu: Bačić, S. Razvitak moderne registrature u Hrvatskoj (skripte). Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1971., Butorac, J., Bačić, S. Iz historije pisanog dokumenta. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1966., Arhivistika : predavanja dr. Ivana Beuca na Arhivističkom tečaju u Zagrebu 1968. godine. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1968. 11 Slijede ravnatelji Josip Matasović, Bernard Stulli, Petar Strčić, Josip Kolanović i Stjepan Ćosić. 1993. g. Arhiv dobiva sadašnje ime Hrvatski državni arhiv.

16

arhivskoj instituciji kao takvoj možemo govoriti tek od 20. st. 1870. g. u Hrvatskoj

je donesen zakon o Zemaljskom arhivu u Zagrebu. U trenutku raspada Austro-

ugarske na području Hrvatske postoje tri arhiva, u Zagrebu, Dubrovniku i Zadru, u

sklopu upravnih nadleštava. 1920. g. arhiv u Dubrovniku prerasta u samostalnu

ustanovu, a 1923. g. i arhivi u Zagrebu i Zadru.12 Kraljevina Jugoslavija i NDH nisu

donijele arhivske zakone.13

2.2.2 Arhivi na tlu Hrvatske nakon II. svjetskog rata

FNRJ nije naslijedila razvijenu tradiciju u odnosu na arhivsko gradivo,

Svijest građana o značaju zaštite i korištenja kulturnih vrijednosti bila je nedovoljno

razvijena, te je Nacionalni komitet narodnog oslobođenja Jugoslavije donio odluku

o zaštiti i čuvanju kulturnih spomenika i starina,14 u kojoj se uz ostala kulturna

dobra navode i arhivalije. Pravno reguliranje arhivske problematike nastavljeno je

Naredbom o privremenom obezbjeđenju arhiva,15 a 1950. g. donesen je Opći

zakon o državnim arhivima.16 1951. g. pokrenut je prvi jugoslavenski stručni

časopis – Arhivist, u kojem hrvatski arhivisti objavljuju svoje priloge i stručne

radove.

U Hrvatskoj su praktički do 1945. g. arhivisti gotovo redovito i sami

povjesničari koji gradivo tretiraju kao povijesni izvor. Tek nakon 1945. g.

povezanost registratura i arhiva dobiva na značenju, organizira se vanjska služba,

a arhivi brinu za gradivo u nastajanju. U razvoju arhivske službe u Hrvatskoj

posebno je značajno razdoblje od 1956. do 1962. godine kada je utemeljena

mreža arhivskih ustanova, doneseni republički arhivski propisi, te organizirana

služba nadzora nad gradivom izvan arhiva. 1959. g. počinje sustavno evidentiranje

svih registratura na području SRH.

12 Za povijest arhiva u Hrvatskoj vidi: Pavliček, V. Povijest arhiva slobodnog i kraljevskog grada Varaždina. Arhivski vjesnik. // 37 (1994), str. 7-17., Mustač, I. Osvrt na povijesni razvoj zaštite arhivske građe na području Dubrovačke republike i grada Dubrovnika. // Arhivski vjesnik. 37 (1994), str. 19-23., Zakošek, B. Razvoj zaštite arhivske građe na području nadležnosti Povijesnog arhiva Rijeka. // Arhivski vjesnik. 37 (1994), str. 25-48., Ćosić, S. Prinos poznavanju Tajništva i arhiva Dubrovačke Republike. // Arhivski vjesnik. 37 (1994), str. 123-145., Pandžić, M. Povodom 350. obljetnice izrade škrinje povlastica/sloboština “arhiva Kraljevstva Hrvatske (1643-1993). // Arhivski vjesnik. 36 (1993), str. 7-21. 13 O razvoju arhivskog zakonodavstva vidi Arhivi i arhivsko gradivo : Zbirka pravnih propisa 1828-1997 / priredio Marijan Rastić, Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1998. 14 Službeni list DFJ br. 10-124/1945 15 Službeni list FNRJ br. 25-179/1948 16 Službeni list FNRJ br. 12-15/1950

17

Godine 1962. u sklopu Arhiva Hrvatske osniva se Laboratorij za sigurnosno

mikrosnimanje, a 1964. g. Laboratorij za restauraciju i konzervaciju arhivske

građe. 1962. g. osnovani su republički dokumentacijsko-informacijski centri pri

Arhivu Hrvatske u Zagrebu i u Zadru za priobalje. Izrađen je vodič kroz arhivsko

gradivo u svim povijesnim arhivima i popisano je cjelokupno gradivo koje se

nalazilo izvan arhivskih ustanova (1967.-1969.). Prema arhivskom zakonu iz 1978.

g. Dokumentacijsko-informacijski centar pri Arhivu Hrvatske ima zadaću

prikupljanja svih podataka o arhivskom gradivu na području Hrvatske (obuhvaća i

tzv. audiovizualnu građu: gramofonske ploče, magnetske trake, filmove i sl. pa se

već 1979. pri Arhivu Hrvatske osniva i Hrvatska kinoteka). 1980. g. podignuta je

(jedina takva u Hrvatskoj) namjenska zgrada za arhiv u Karlovcu. 1984. objavljen

je pregled arhivskih fondova i zbirki u arhivskim i drugim ustanovama.17

7. studenoga 1954. g. osnovano je Društvo arhivskih radnika NRH (danas

Hrvatsko arhivističko društvo), čija je glavna zadaća zalaganje za stalno

unapređenje arhivista i arhivistike na području NRH. Društvo je organiziralo niz

međurepubličkih i republičkih savjetovanja i kongresa, te interdisciplinarnih

seminara posvećenih aktualnih problemima arhivistike i srodnih struka.18

Na području Jugoslavije sve do iza II. svjetskog rata nije bilo organizirane

obuke arhivskog kadra, kada zbog uništavanja gradiva i nedostatka stručnog

kadra jača spoznaja o potrebi obrazovanja arhivista. 1948. g. pri Historijskom

institutu JAZU u Zagrebu počeo je raditi Paleografsko-arhivistički tečaj u trajanju

od 4 mjeseca, no taj tečaj nije imao zvanični karakter. 1950. g. u Dubrovniku je,

nakon osnivanja (saveznog) Glavnog arhivskog savjeta, održan Viši arhivski tečaj,

a isti takav tečaj održan je 1952. u Beogradu.

1960. g. održan je prvi seminar za službenike vanjske službe arhiva. Arhiv

Hrvatske je 1968. održao arhivistički tečaj, ali sve do 1971. g. nije postojala škola

za arhiviste. Sredinom 1970-ih provedena je reforma srednjoškolskog obrazovanja

(popularne šuvarice) te se učenici obrazuju za radno mjesto stručni radnik

17 Do današnjih dana nije objavljeno drugo izdanje s ažuriranim podacima o fondovima i zbirkama 18 Vidi Heđbeli, Ž. 45. obljetnica Hrvatskog arhivističkog društva. // Arhivski vjesnik, 42 (1999), str 321-348.

18

“arhivist”. Početkom 1970-ih na Filozofskom fakultetu u Zadru pokrenut je post-

diplomski studij pomoćnih povijesnih znanosti sa specijalizacijom iz arhivistike.

Krajem 1970-tih organiziran je post-diplomski studij bibliotekarstva, dokumentacije

i informacijskih znanosti pri Referalnom centru u Zagrebu. Studij se krajem 1980-ih

ugasio, a na Fakultetu organizacije i informatike u Varaždinu organiziran je post-

diplomski studij informacijskih znanosti, smjer arhivistika. Filozofski fakultet u

Zagrebu je 1980. usvojio program izobrazbe arhivista (arhivskih djelatnika s VSS).

Sada na istom fakultetu postoje dvogodišnji i četverogodišnji, diplomski i post-

diplomski studiji arhivistike.

Danas u RH osim HDA, koji je središnja i matična arhivska ustanova,

postoji 13 područnih državnih arhiva: u Bjelovaru, Dubrovniku, Gospiću, Karlovcu,

Osijeku, Pazinu, Rijeci, Sisku, Slavonskom Brodu, Splitu, Varaždinu, Zadru i

Zagrebu. Gradivo se, osim u arhivima, čuva u HAZU, NSK, muzejima,

knjižnicama, centrima, institutima i zavodima, vjerskim ustanovama, te u

specijaliziranima arhivima kakav je npr. Arhiv HTV.

U RH je strojna obrada podataka najprije uvedena u statističkoj službi,

bušene kartice su korištene u obradi podataka popisa stanovništva iz 1953. i 1961.

godine, a obrada na elektronskim medijima uvedena je za popis stanovništva

1971. g. Nakon toga u automatizaciju ulaze, krajem 1970-ih i početkom 1980-ih,

središnje državne banke (SDK, Narodna banka), porezna uprava, služba

unutarnjih poslova. Strojevi se primjenjuju za obradu masovnih podataka, a

obrada se obavlja u velikim centrima, kakav je u to vrijeme bio tzv. SRCE. U

drugoj polovici 1980-ih informatizacija se uvodi u uredsko poslovanje. Računalima

se htjelo odjednom riješiti sve, od pretraživanja po svim kriterijima do maksimalne

dostupnosti. Koncepcija se počela razvijati tijekom 1986. g. za potrebe zajedničkih

službi Sabora i IVS SRH. Obradu podataka su trebali vršiti veliki centri. Razrađene

su klasifikacijske oznake, model je isproban 1987. g., a nakon toga prenesen u

propise o uredskom poslovanju (Uredba iz 1988.). Model nije preuzet od strane

drugih tijela uprave, ali je Uredba ostala na snazi. Od 1990-tih u poslovanje uprave

uvode se osobna računala, s time da skoro svako tijelo razvija vlastiti softver za

uredsko poslovanje (vođenje urudžbenog zapisnika i upisnika upravnih predmeta).

19

2.3. Temeljni pojmovi uprave i uredskog poslovanja

Djelatnost modernih država dijeli se zakonodavnu, sudsku i izvršnu ili

upravnu. Za svaku od navedenih djelatnosti razvijeni su specijalizirani organi. U

ustavnim državama zakonodavnu djelatnost obavljaju parlamenti, sudskom se

bave sudovi, a upravnom upravni aparat ili administracija. Uprava, putem

provedbe zakona, obuhvaća cjelokupan život države i građana, osim područja

sudbene i zakonodavne vlasti.

Upravu definiramo dvojako: u smislu organizacije i u smislu djelatnosti.

Uprava u smislu organizacije podrazumijeva ustanove u kojima službenici

obavljaju upravne poslove, odnosno sustavni organizam ministarstava i oblasti

koje imaju zadanu organizaciju i djelatnosti. Ministarstva i oblasti djeluju na temelju

određenih načela: samostalnosti, zakonitosti, kontinuiteta (trajnosti), dužnosti

pružanja usluga, jednakosti uživalaca usluga, javnosti, nemerkantilnosti (ustanove

ne obavljaju djelatnost radi koje su osnovane zbog stjecanja dobiti).

Uprava u smislu djelatnosti su upravni činovi, briga države oko promicanja i

unapređenja interesa države i njenih građana, djelovanje države u cilju opstanka i

razvoja države kao zajednice, te poboljšanja unapređenja života njenih članova.

Upravne se djelatnosti s vremenom sve više diferenciraju, tj. iz zadataka koji su u

početku jedinstveni i koje obavlja jedinstvena upravna organizacija izdvajaju se

pojedini dijelovi u samostalne zadatke koje vrše posebne organizacije.

Diferencijacija uprave je vertikalna i horizontalna. Vertikalno je raščlanjivanje

stvaranje novih vrsta teritorijalnih jedinica unutar jedinstvenog sustava uprave

(npr. županije, okruzi, kotari …).

Nakon građanskih revolucija u upravu se uvode službenički sustavi kakvi su

se zadržali do danas. Osobe koje rade u upravi su profesionalci tj. svoj rad

shvaćaju kao svoj životni poziv i instrumenti su uprave. Uprava je poziv posebno

definiranih karijera, koja službenicima za njihove radne obveze pruža određene

garancije i privilegije. Službenici školovanjem stiječu naobrazbu za obavljanje svog

posla, njihove plaće su uređene zakonom, radna mjesta su razvrstana prema

unaprijed utvrđenim kriterijima, a prema višim hijerarhijskim mjestima se u načelu

20

kreću automatski, protokom vremena u kojem se pretpostavlja da je službenik

stekao određeno iskustvo.

U pravilu, djelatnost uprave odvija se putem uredskog poslovanja što znači

prikupljanje podataka o relevantnim činjenicama, odabiranje i klasificiranje

prikupljenih podataka sa gledišta korisnosti, te čuvanje na način koji osigurava

brzo kompletiranje i korištenje, pretraživanje i traženje u cilju obrade i donošenja

ključnih i drugih odluka. Uredno uredsko poslovanje temeljni je preduvjet dobrog

rada uprave. Uredsko poslovanje obuhvaća sve što se odnosi na dokumente ali ne

zadire u njihovu sadržajnu obradu. Sadržajnu obradu dokumenata obavljaju

stručni djelatnici tijela uprave. Uredsko poslovanje obavljaju pomoćne službe tijela.

Uredsko poslovanje spada u pomoćne uredske poslove jer se bavi službenom

evidencijom spisa, ali i u informacijske sustave jer je njegova svrha pretraživanje

dokumenata.

Uredsko poslovanje obuhvaća primanje i pregledavanje pošte, uvođenje

spisa, njihovo dostavljanje u rad, administrativno-tehničku obradu, otpremanje

pošte, razvođenje spisa, kao i njihovo odlaganje u arhiv (arhiviranje) i čuvanje.

Upravna tijela su za obavljanje uredskih poslova razvila posebne jedinice,

pisarnicu i pismohranu, propise kojima se regulira postupak započinjanja i

rješavanja predmeta i njihova ulaganja u registraturu, te sustave za odlaganje

spisa (registraturne sustave). Pisarnica je organizacijski dio upravnog tijela koji

obavlja primanje, otvaranje, pregledavanje i raspoređivanje pošte, odnosno spisa,

njihovo registriranje i čuvanje. Pismohrana je sastavni dio pisarnice, mjesto u

kojem se registraturno gradivo (završeni predmeti, pomoćne uredske knjige i ostali

dokumentacijski materijal) čuva do predaje nadležnom državnom arhivu ili do

uništenja. Registratura nije samo mjesto pohrane nego i skup podataka u

izvornom ili reproduciranom obliku koji čuva jedna pravna osoba radi korištenja.

U modernom smislu spis ili akt je svaki pisani sastav kojim se pokreće,

dopunjuje, mijenja, prekida ili završava neka službena djelatnost određene pravne

ili fizičke osobe. Spisu mogu biti priloženi, radi dopune, objašnjenja ili dokazivanja

sadržaja spisa, razni pisani sastavi ili fizički predmeti koje nazivamo prilozima.

Predmet je skup svih spisa i priloga koji se odnose na isto pitanje, zadatak i slično

21

i čine posebnu cjelinu, dosje je skup predmeta koji se odnose na istu materiju ili na

istu pravnu ili fizičku osobu, fascikl je skup više predmeta ili dosjea koji se poslije

završenog postupka čuvaju sređeni u istom omotu.

Spis nastaje tako da fizička ili pravna osoba preda ili pošalje određenom

tijelu svoj pisani podnesak (zamolbu ili tužbu). Na početku podneska treba

naznačiti ime ureda kojemu se piše, ime osobe koja piše, kratak sadržaj i broj

priloga. No, spis može biti i naredba, okružnica, oglas i sl. koje je ured izradio iz

vlastite pobude. Tijelo prima podnesak i stavlja na njega svoju zabilješku ili

potvrdu o primitku. Ta zabilješka sadrži dan primitka podneska i redni (tekući ili

poslovni broj) pod kojim je spis upisan u djelovodnik (urudžbeni zapisnik). Jednako

se postupa i sa spisima koji potječu iz samog tijela. Tekući broj počinje na početku

godine i teče po redu tijekom cijele godine. Podnesak se upisuje u urudžbeni

zapisnik koji obično ima rubrike: redni broj, datum kada je podnesak primljen u

ured, ime onoga koji podnesak predaje, sadržaj podneska ili predmeta, broj

priloga. Upisivanje u djelovodnik vrši prijemni ured, potom se podnesak predaje

službeniku ili referentu koji ga rješava (ukoliko je podnesak važan njega može

rješavati i kolegijalni organ). Referent sastavlja koncept (nacrt) rješenja spisa i

daje ga na odobrenje (potpis) službeniku ovlaštenom, u ime tijela, za potpis akata.

Potpisani čistopis odobrenog koncepta se, zajedno s eventualnim prilozima,

otprema, odnosno predaje primaocu, dakle osobi koja je podnijela prvotni spis.

Nakon otpreme čistopisa koncept se spisa s prilozima koji ostaju i predspisima

predaje na pohranu pismohrani.

Uredi se u svom radu služe pomoćnim uredskim knjigama, koje dijelimo na

dvije vrste. Protokol je skup listova koji su prije upisivanja zajedno uvezani za

službenu upotrebu tako da se listovi ne mogu naknadno vaditi ni umetati.

Upisivanje se u protokole vrši kronološkim redom. Urudžbeni zapisnik

(djelovodnik) je vrsta protokola koja služi za bilježenje spisa koje je ured ili

ustanova primila ili otpremila. Registar je skup listova na koje se po određenom

sustavu (predmetnicama) bilježe pojedini spisi odnosno predmeti koje je ustanova

primila ili otpremila. Registar najčešće služi kao podsjetnik ili pomagalo za brzo

pretraživanje spisa. Listovi registra se prvo ispisuju, a potom ispisani uvezuju.

Najuobičajenije je abecedno kazalo u kojem su abecednim redom upisana imena

22

osoba, naziva ustanova, mjesta i stvari. Urudžbeni zapisnik vuče svoje porijeklo iz

stare prakse registriranja cijeloga sadržaja zapisa. Danas se upisuju samo

elementi koji identificiraju spis, s ciljem sigurnoga nadzora nad njihovim čuvanjem

unutar sustava uredskog poslovanja, te pružanja dokaza o postojanju spisa

(registriranje spisa proistječe iz pravne potrebe davanja učinkovitije dokazne

vrijednosti zapisu). Protokol se može voditi i računalno, kao baza podataka.

Nakon proteka zakonski određenog roka spisi koji imaju trajnu vrijednost se

iz pismohrane predaju nadležnom arhivu. U određenim slučajevima (npr.

denacionalizacija, dokazivanje prava bivših političkih zatvorenika ili pripadnika

vojnih postrojbi NDH) gradivo iz arhiva opet postaje aktualno upravi, odnosno

građanima.

23

3. SUVREMENI ARHIVI I PISMOHRANE

Položaj i ulogu suvremenih arhiva i pismohrana određuje niz elemenata među

kojima se ističu relevantni nacionalni i međunarodni zakoni. 18. lipnja 2004. g.

Europsko vijeće je promaknulo RH u službenog kandidata za članstvo u EU što znači

da Hrvatska treba usvojiti pravnu stečevinu EU-a i adekvatno prilagoditi svoju

administrativnu strukturu. EU za sada nema zajedničke propise o arhivskom gradivu.

Važni čimbenik koji određuje ulogu i položaj pismohrana i arhiva je uprava i

uredsko poslovanje. Događanja 20. stoljeća, od kojih na sadašnje stanje uprave

najviše utjecaja imaju globalizacija i globalna privredna utakmica, doveli su do

potrebe za smanjenjem troškova rada državnog aparata, te se u upravu uvode

metode menadžmenta, a sve više se govori i o e-vladi. RH se, uz ekonomsku krizu i

posljedice nedavnog rata, suočava sa svim problemima karakterističnim za zemlje u

tranziciji: nestabilnost, korumpiranost, pasivnost uprave, konfuzije političkih i upravnih

funkcija, smanjene kvalificiranosti uprave... što rezultira lošim i nekvalitetnim uredskim

poslovanjem.

Naredni element koji određuje ulogu i položaj pismohrana i arhiva u

suvremenom društvu je kvaliteta rada arhivske službe i prakse. Arhivska služba u RH

organizirana je na klasičnom modelu arhiva kao ustanova koje preuzimaju, čuvaju,

obrađuju i daju na korištenje gradivo različitih stvaratelja, te sukladno konceptu

«životnog ciklusa dokumenata» prema kojem je registraturno gradivo razdvojeno od

arhivskog, a arhivsko su i uredsko poslovanje različite struke. Arhivi nemaju dovoljno

prostora i djelatnika za obavljanje svojih temeljnih zadaća. Nedostatak potrebnih resursa

utječe i na privatno gradivo koje je posebno ugroženo.

Razvoj tehnologije pred arhivsku je službu stavio novi izazov – elektroničke

zapise. Tijekom zadnjih desetak godina svjetska je arhivska zajednica dosta

24

raspravljala o elektroničkim zapisima. Temeljna zadaća arhiva je sačuvati autentično

gradivo koje će koristiti naredne generacije, pri čemu se mora sačuvati sadržaj,

struktura i kontekst gradiva. Provedeni su brojni projekti vezani uz elektroničke

dokumente, koje je potrebno evaluirati. Elektronički su zapisi doveli do naglog porasta

broja dokumenata, što je opet dovelo do promjena klasičnih teorija vrednovanja. Novi

pogledi na vrednovanje razvili su se u razvijenim anglosaksonskim zemljama, koje su

prve počele koristiti računala i raditi s elektroničkim dokumentima. Arhivisti mijenjaju

shvaćanje «trajnosti» i «trajnog čuvanja» u «kontinuiranu vrijednost» koja

podrazumijeva da dokument može izgubiti vrijednost, jer je s vremenom opala

potreba za njim.

Sljedeći čimbenik koji određuje položaj i ulogu pismohrana i arhiva je korištenje

gradiva. Današnja obavijesna pomagala slijede arhivska načela 19. stoljeća, odnosno

strukturu stvaratelja, dok istraživače ne zanima struktura stvaratelja već sadržaj

spisa. Pomak s tiskanih medija na elektroničke izaziva promjene u korištenju

arhivskog gradiva. Očekivanja i potrebe korisnika traže od arhiva on-line pristup

gradivu što mijenja ustaljeni način rada, a mijenja se i slika koju javnost ima o

arhivima. Rad za javnost je onaj dio rada arhiva gdje rezultati rada arhiva na različite

načine dolaze u kontakt s javnošću. Odnosi, ne samo hrvatskih, arhiva s javnošću su

još uvijek pretežito amaterski.

3.1 Zakonodavstvo

Ustav je najviši pravno-politički zakon i dokument koji određuje načela i oblike

državnog i društvenog uređenja i propisuje prava i dužnosti građana. Odredbe ustava

razrađuju se zakonima. Zakoni su normativni akti koje donosi Sabor po određenom

postupku, a njima se unaprijed na neodređeni način reguliraju odnosi odnosno

predviđaju moguće situacije. Odredbe zakona detaljnije se određuju provedbenim

propisima, koji moraju biti u skladu sa zakonom. Svi građani i drugi pravni subjekti

trebaju postupati u skladu s pravnim propisima. Načelo zakonitosti izražava ideju

25

pravne ograničenosti i odgovornosti svih državnih tijela i predstavlja branu njihovoj

samovolji. Uprava može činiti samo ono na što je zakon odnosno pravna norma

ovlašćuje.

3.1.1 Ustav Republike Hrvatske

U izvorišnim osnovama Ustava, RH19 se oblikuje i razvija kao suverena i

demokratska država u kojoj se jamče i osiguravaju ravnopravnost, slobode i prava

ljudi i državljana, te promiče njihov gospodarski i kulturni napredak i socijalno

blagostanje. Hrvatski sabor i narod neposredno, samostalno, u skladu s Ustavom i

zakonom, odlučuju o očuvanju prirodnog i kulturnog bogatstva i korištenju njime.

Među najvišim vrednotama ustavnog poretka RH i temelj za tumačenje Ustava su

poštivanje prava čovjeka, nepovredivost vlasništva i vladavina prava, suglasnosti

zakona s Ustavom, a ostalih propisa i s Ustavom i sa zakonom. Ustrojstvo i poslovi

državne uprave i način njihovog obavljanja uređuju se zakonom.

Svakom se jamči štovanje i pravna zaštita njegova osobnog i obiteljskog

života, dostojanstva, ugleda i časti, sigurnost i tajnost osobnih podataka. Zakonom se

uređuje zaštita podataka te nadzor nad djelovanjem informatičkih sustava u državi.

Jamči se sloboda znanstvenoga, kulturnog i umjetničkog stvaralaštva. Država potiče i

pomaže razvitak znanosti, kulture i umjetnosti. Država štiti znanstvena, kulturna i

umjetnička dobra kao duhovne narodne vrednote. Jamči se zaštita moralnih i

materijalnih prava koja proistječu iz znanstvenoga, kulturnog, umjetničkog,

intelektualnog i drugog stvaralaštva. Jamči se pravo vlasništva.

Člankom 52. posebno se određuje da more, morska obala i otoci, vode, zračni

prostor, rudno blago i druga prirodna bogatstva, ali i zemljište, šume, biljni i životinjski

svijet, drugi dijelovi prirode, nekretnine i stvari od osobitog kulturnog, povijesnog,

19 Narodne novine br. 41/2001, 55/2001

26

gospodarskog i ekološkog značenja, za koje je zakonom određeno da su od interesa

za RH, imaju njezinu osobitu zaštitu.

3.1.2 Propisi o arhivskom poslovanju

3.1.2.1 Zakon o arhivskom gradivu i arhivima

Zakonom20 se uređuju zaštita i uvjeti korištenja, čuvanje, uporaba i obrada

arhivskoga gradiva, javna arhivska služba, te nadležnosti i zadaće arhiva. U općim

odredbama određeno je da je arhivsko gradivo od interesa za RH i ima njezinu

osobitu zaštitu. Arhivsko i registraturno gradivo zaštićeno je bez obzira na to u čijem

je vlasništvu ili posjedu, odnosno kod koga se nalazi, te je li registrirano ili

evidentirano. Na zaštitu arhivskoga gradiva primjenjuju se i propisi o zaštiti kulturnih

dobara. Dane su definicije temeljnih pojmova koje zakon koristi: arhivsko gradivo,

zapisi, registraturno gradivo, imatelj i stvaratelj gradiva, arhiv i pismohrana,

objašnjava se što je odabiranje i ističe načelo nedjeljivosti arhivskog fonda, kao i

nadležnost ministra kulture da odlučuje u slučaju sumnje je li neko gradivo arhivsko,

muzejsko ili knjižnično.

Drugi dio zakona odnosi se na javno arhivsko i registraturno gradivo. Utvrđene

su obveze stvaratelja i imatelja gradiva, nadležnih državnih arhiva, istaknuto načelo

neotuđivosti gradiva. Određeno je da djelatnici u pismohrani moraju imati najmanje

srednju stručnu spremu i položen stručni ispit za djelatnika u pismohranama. Uređeno

je odabiranje gradiva, predaja arhivskog gradiva arhivima, predaja proizvedenih

filmova, uvezenih filmova i videokazeta Hrvatskom državnom arhivu. Uređeno je

korištenje javnoga arhivskog gradiva u arhivima.21 Uređeno je iznošenje izvornog

arhivskog gradiva u inozemstvo u svrhu izlaganja, ekspertize ili provođenja mjera

zaštite. Ministar odnosno Ministarstvo kulture donosi potrebne propise, a on je i

naredna instanca u slučaju žalbi na rješenja arhiva.

20 Narodne novine br. 105/1997, 64/2000 21 U zakonu nema nikakvih odredbi o korištenju gradiva u pismohranama.

27

Treći dio zakona odnosi se na privatno arhivsko gradivo. Određeno je da HDA

utvrđuje popis imatelja arhivskoga gradiva u privatnom vlasništvu za koje po svojoj

stručnoj ocjeni utvrdi da je od interesa za državu, te da vodi Upisnik vlasnika

privatnoga arhivskog gradiva u koji se, uz ostale podatke, upisuju i podaci o rješenju

o proglašenju gradiva dijelom spomeničke baštine. Utvrđene su obveze stvaratelja i

imatelja privatnoga arhivskog gradiva.

Arhivska se služba obavlja kao javna služba obvezno na cijelom području RH.

Arhivsku službu obavljaju, kao javne ustanove, Hrvatski državni arhiv,22 područni

državni arhivi,23 te arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave.24 Određene poslove

arhivske službe mogu, kao ustanove, obavljati specijalizirani arhivi i privatni arhivi.

Upravne i druge stručne poslove iz svoga djelokruga, u odnosu na arhivsku

djelatnost, Ministarstvo kulture obavlja putem arhivske uprave kao upravne

organizacije u svom sastavu. Određene su zadaće državnih arhiva i HDA, kao i tijela

koja djeluju u sastavu HDA.25 Određeno je tko osniva arhive,26 uvjeti za osnivanje27 i

sredstva za njihov rad. Sredstva za rad državnih arhiva osiguravaju se u državnom

proračunu. Sredstva za rad ostalih arhiva osiguravaju njihovi osnivači. Ako u 22 Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični državni arhiv, obavlja arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, državnih i javnih ustanova i poduzeća, te pravnih osoba, obitelji i pojedinaca, čija se djelatnost prostirala ili se prostire na čitavom ili većem dijelu RH, odnosno koja ima značenje za RH. 23 Područni državni arhivi obavljaju arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, pravnih osoba s javnim ovlastima i javnih službi koje obavljaju djelatnost na području jedne ili više jedinica lokalne samouprave i uprave i u odnosu na gradivo koje nastaje na području djelovanja toga arhiva. 24 Arhivi jedinica lokalne samouprave i uprave čuvaju, zaštićuju, obrađuju i koriste javno arhivsko gradivo tijela lokalne samouprave i uprave i njihovih javnih službi. 25 To su: - Hrvatska kinoteka kao nacionalni filmski arhiv, koja čuva i provodi mjere zaštite i restauracije filmskog i

ostalog audiovizualnog gradiva, - Središnji laboratorij za fotografiju, mikrografiju i reprografiju, - Središnji laboratorij za konzervaciju i restauraciju arhivskoga gradiva, - Zavod za arhivistiku i pomoćne povijesne znanosti, - Razvojna služba. 26 Državne arhive osniva Republika Hrvatska. Jedinica lokalne samouprave i uprave može osnovati svoj arhiv. Više jedinica lokalne samouprave i uprave može osnovati zajednički arhiv, a međusobne odnose urediti ugovorom. Ako jedinica lokalne samouprave i uprave ne osnuje svoj arhiv, arhivske poslove, o njenom trošku, obavlja područni državni arhiv nadležan za područje te jedinice lokalne samouprave. Specijalizirane i privatne arhive mogu osnivati domaće pravne i fizičke osobe. 27 Arhiv se može osnovati ako je: - osiguran potreban i primjeren radni i spremišni prostor, te odgovarajuća oprema, - osiguran potreban broj stručnoga arhivskog osoblja, - osigurana novčana sredstva za osnivanje i početak rada arhiva, kao i sredstva za njegov rad.

28

obavljanju svoje djelatnosti arhiv ostvari dodatna sredstva (dobit), ona se mogu

upotrijebiti isključivo za obavljanje i razvoj djelatnosti arhiva. Prostor za rad, spremišni

prostor i opremu HDA osigurava RH. Prostor za rad i spremišni prostor područnih

državnih arhiva osiguravaju gradovi u kojima arhiv ima svoje sjedište, a opremu im

osigurava Republika Hrvatska. Utvrđene su knjige i evidencije koje arhivi obavezno

vode.28 Uređeno je upravljanje arhivima i uvjeti koje mora zadovoljavati osoba koju se

imenuje za ravnatelja.29 Ravnatelja HDA imenuje i razrješava Vlada RH, na prijedlog

ministra kulture, a ravnatelje područnih državnih arhiva imenuje i razrješava ministar

kulture. Arhivi imaju stručno vijeće.30 Upravni nadzor nad radom državnih arhiva

obavlja Ministarstvo kulture. HDA obavlja stručni nadzor nad radom područnih

državnih arhiva, a stručni nadzor nad HDA obavlja Ministarstvo kulture putem svoje

uprave za arhive. Ministar kulture donosi potrebne pravilnike.

Peti dio Zakona bavi se Hrvatskim arhivskim vijećem, koje kao savjetodavno

tijelo ministra kulture obavlja savjetodavne i određene stručne poslove u arhivskoj

djelatnosti.31 Vijeće čini 11 članova imenovanih na četiri godine.32

Rješenje o postojanju uvjeta za osnivanje arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave, te specijaliziranih i privatnih arhiva, donosi Ministarstvo kulture. 28 Arhivi obvezno vode: - knjigu primljenoga arhivskog gradiva, opći našastar arhivskog gradiva i našastare za pojedine fondove i

zbirke, knjigu pohranjenoga arhivskog gradiva, knjigu snimljenoga arhivskog gradiva, te knjigu restauriranoga i konzerviranoga arhivskog gradiva,

- evidenciju o stvarateljima i imateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva na svom području, - evidenciju o korištenju arhivskoga gradiva. 29 Za ravnatelja arhiva može se imenovati osoba koja ima visoku stručnu spremu, položen stručni ispit iz arhivske struke, objavljene vrijedne stručne ili znanstvene radove i odlikuje se stručnim, radnim i organizacijskim sposobnostima. Iznimno se za ravnatelja arhiva može imenovati osoba koja nije položila stručni ispit iz arhivske struke, ako se na temelju dosadašnjeg rada može očekivati da će s uspjehom voditi arhiv i uz obvezu polaganja stručnog ispita u roku od dvije godine od dana imenovanja. 30 Stručno vijeće arhiva raspravlja o svim stručnim pitanjima rada arhiva, daje ravnatelju mišljenje i prijedloge glede organizacije rada i uvjeta za razvitak arhivske djelatnosti, te obavlja i druge stručne poslove sukladno statutu arhiva. 31 Ti su poslovi: - raspravlja o općim pitanjima iz područja arhivske djelatnosti, daje preporuke i mišljenja o unapređenju

djelatnosti, - razmatra srednjoročne i dugoročne programe razvitka arhivske djelatnosti, - razmatra programe rada i godišnja izvješća državnih arhiva, - daje mišljenje o potrebi osnivanja arhiva, - daje mišljenje o ostvarivanju znanstvene i kulturne funkcije arhiva, - daje mišljenje o korištenju arhivskoga gradiva u arhivima prije isteka predviđenog roka, - potiče donošenje i promjene zakona i drugih propisa kojima se uređuje arhivska djelatnost i rad arhiva, te

daje mišljenje o provedenim propisima što ih donosi ministar kulture, - daje mišljenje o međunarodnoj suradnji na području arhivske djelatnosti, - daje mišljenje o radu i financiranju arhiva jedinica lokalne samouprave i uprave, specijalnih i privatnih

arhiva,

29

Šesti dio Zakona odnosi se na stručno osoblje u arhivima, koje obavlja stručne

poslove u arhivima: arhivski tehničar, viši arhivski tehničar, arhivist, viši arhivist i

arhivski savjetnik, kao i njima odgovarajuće osoblje u konzervatorskoj i

restauratorskoj struci, reprografiji i mikrografiji, te zaštiti audiovizualnog i filmskog

arhivskog gradiva. Određeni su uvjeti za stjecanje potrebnog stručnog znanja te

polaganje stručnog ispita33 koji je uvjet za rad u arhivu. Potrebne pravilnike donosi

ministar kulture, koji i dodjeljuje zvanja višeg arhivista i arhivskog savjetnika.

Sedmi se dio zakona bavi kaznenim odredbama. Predviđene su kazne zatvora

i novčane kazne za prekršaje. U prijelaznim i završnim odredbama određeno je da

ministar kulture donosi provedbene propise za koje je ovlašten te su nabrojani propisi

na snazi.

Člankom 68. određeno je da je arhivsko gradivo koje se čuva u državnim

arhivima, u smislu Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima ("Narodne novine", br.

25/78. i 47/86.), arhivsko gradivo nastalo do 31. prosinca 1990. za koje je po istom

Zakonu postojala obveza predaje arhivima (članak 15.-17.) i arhivsko gradivo bivših

društveno-političkih organizacija, državno vlasništvo i smatra se javnim arhivskim

gradivom prema odredbama Zakona.

Člankom 69. određeno je da privatna i druga poduzeća, i ustanove, nastale

pretvorbom, koje su do pretvorbe bile društveno, odnosno državno vlasništvo, mogu

arhivsko gradivo što su ga preuzele pretvorbom, a potrebno im je u obavljanju njihove

osnovne zadaće, zadržati najdulje deset godina nakon isteka kalendarske godine u

kojoj je izvršena pretvorba. Te su privatne osobe dužne navedeno gradivo osigurati

- predlaže ministru kulture dodjeljivanje zvanja višeg arhivista i arhivskog savjetnika, - obavlja i druge poslove utvrđene ovim Zakonom i drugim propisima. 32 Članove Hrvatskoga arhivskog vijeća imenuju: Ministarstvo kulture - dva člana, a po jednog člana - Ministarstvo uprave, Ministarstvo pravosuđa, Ministarstvo obrane, Ministarstvo vanjskih poslova, Ministarstvo unutarnjih poslova, Ministarstvo znanosti i tehnologije, Hrvatska biskupska konferencija, Hrvatsko arhivističko društvo, a Hrvatski državni arhiv imenuje svoga ravnatelja. 33 Radi stjecanja potrebnoga stručnog znanja za samostalno obavljanje poslova arhivskoga tehničara, višega arhivskog tehničara i arhivista, vježbenici provode vježbeničku praksu koja traje godinu dana. Najkasnije u roku od godine dana po isteku vježbeničke prakse, vježbenici su dužni položiti stručni ispit.

30

od uništenja i oštećenja, te ga po isteku predviđenoga roka u sređenom stanju i

popisano predati nadležnom državnom arhivu. Dotadašnji povijesni arhivi nastavljaju

radom kao područni državni arhivi.

3.1.2.2 Arhivski provedbeni propisi

3.1.2.2.1 Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog

gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva34 uređuje minimalne uvjete smještaja,

opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva, te minimalni broj stručnog osoblja za

obavljanje pojedinih djelatnosti arhiva. Arhivi moraju imati primjeren prostor za

smještaj gradiva, radni prostor i prostor za korištenje gradiva, te trajan izvor sredstava

za održavanje tih prostorija i opreme u njima. Poslove na vrednovanju, preuzimanju,

zaštiti, obradi i korištenju arhivskog gradiva, kao i druge stručne poslove u arhivima

obavljaju osobe koje su stručno osposobljene za te poslove. Prilikom osnivanja arhiva

osnivač je dužan izraditi studiju opravdanosti i izvedivosti u kojoj treba utvrditi

postojanje minimalnih uvjeta za rad arhiva.

3.1.2.2.2 Pravilnik o evidencijama u arhivima35 utvrđuje vrste i način vođenja

evidencija36 u državnim arhivima i drugim arhivima obuhvaćenim Upisnikom arhiva u

RH. Pored navedenih evidencija Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični arhiv

RH, vodi i sljedeće evidencije:

– Registar arhivskih fondova i zbirki RH,

– Upisnik vlasnika i imatelja privatnoga arhivskoga gradiva u RH,

– Evidenciju o arhivskome gradivu od značenja za RH u inozemstvu i o gradivu

iseljene Hrvatske,

– Registar arhivskoga gradiva RH koje je proglašeno kulturnim dobrom,

– Upisnik arhiva u RH, te

– Evidenciju osoba zaposlenih u državnim arhivima.

34 Narodne novine br. 65/2004 35 Narodne novine br. 90/2002 36 Pod evidencijama se podrazumijevaju popisi arhivskoga gradiva, obavijesna pomagala i dokumentacija koja se o gradivu vodi u arhivima temeljem Zakona o arhivskom gradivu i arhivima

31

Knjige se mogu voditi i u elektroničkom obliku, ali se mora osigurati autentičnost

zapisa, a po završetku kalendarske godine elektronički upisi ispisati na papir, ispisane

stranice numerirati, uvezati i prošiti.

Stvaratelje arhivskoga gradiva opisuje se sukladno Međunarodnoj normi

arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji (ISAAR(CPF)).

Arhivsko gradivo opisuje se sukladno Općoj međunarodnoj normi za opis arhivskoga

gradiva (ISAD/G), te sukladno normi ISAAR(CPF). Pri opisu arhivskoga gradiva

koriste se i upute, pravilnici i smjernice koje donosi HDA. Ovisno o razini i intenzitetu

opisa razlikuju se sljedeća obavijesna pomagala koja omogućuju uporabu arhivskoga

gradiva: pregledi arhivskih fondova i zbirki, arhivski vodiči, inventari, regesta, popisi,

kazala i dr. Obavijesna pomagala mogu se izrađivati i objavljivati na klasičnom mediju

ili u elektroničkom obliku.

3.1.2.2.3 Pravilnik o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci37 utvrđuje način

polaganja stručnih ispita za zvanja u arhivskoj struci: arhivski tehničar, viši arhivski

tehničar i arhivist, te program ispita. Određen je vježbenički staž, odnosno rad u

struci, kao i program općeg i posebnog dijela ispita. Ispit se polaže pred

povjerenstvom koje se sastoji od predsjednika i dva člana koji imaju zvanje višeg

arhivista ili arhivskog savjetnika. Stručni ispit za zvanje arhivskog tehničara polaže se

usmeno, a za zvanja viši arhivski tehničar i arhivist ispit se sastoji od izradbe stručnog

rada i od usmenog ispita. Osobe koje polože stručni ispit mogu steći užu specijalnost

ako u okviru stručnog ispta polože predmete koji su utvrđeni kao uvjet za stjecanje

pojedine specijalosti i ako je tema njihova stručnog, odnosno praktičnog rada iz

područja te specijalnosi. Specijalnosti u zvanju arhivista su: filmski arhivist,

konzervator, specijalist za starije arhivsko gradivo, specijalist za novije arhivsko

gradivo i informatičar. Specijalnosti u zvanju višeg arhivskog tehničara su: viši filmski

tehničar, viši tehničar – restaurator, viši reprograf, viši informatički tehničar.

Specijalnosti u zvanju arhivskog tehničara su: filmski tehničar, tehničar – restaurator,

reprograf i informatički tehničar.

37 Narodne novine br. 93/2004

32

3.1.2.2.4 Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva38 utvrđuje uvjete, način i

postupak korištenja arhivskog gradiva koje se čuva u HDA, područnim državnim

arhivima, te arhivima županija, gradova i općina. Arhivsko gradivo daje se na

korištenje u službene svrhe, za znanstveno istraživanje, u publicističke svrhe, za

potrebe nastave, za izložbe i objavljivanje, radi ostvarenja ili zaštite osobnih prava i u

druge opravdane svrhe. Pravo na korištenje arhivskoga gradiva imaju svi korisnici

pod jednakim uvjetima. Javno arhivsko gradivo u pravilu je dostupno 30 godina nakon

nastanka. Javno arhivsko gradivo koje sadrži podatke koji se odnose na obranu,

međunarodne odnose, gospodarske probitke države i na poslove nacionalne

sigurnosti, a čijim bi objavljivanjem nastupile štetne posljedice za nacionalnu

sigurnost ili nacionalni interes RH, dostupno je na korištenje po isteku 50 godina od

njegova nastanka, ako posebnim propisom nije drugačije određeno. Javno arhivsko

gradivo koje se odnosi na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni

dosjei, sudski, porezni financijski i sl.) dostupno je za korištenje 70 godina nakon

nastanka, odnosno 100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi. Arhivi izdaju

ovjerovljene prijepise ili preslike arhivskoga gradiva za potrebe državnih tijela i za

potrebe ostvarivanja prava građana i pravnih osoba.

3.1.2.2.5 Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga

gradiva39 utvrđuje kriterije vrednovanja arhivskoga gradiva, kategorizaciju stvaratelja,

izradbu popisa arhivskoga gradiva s rokovima čuvanja, postupak odabiranja i

izlučivanja u pismohranama i arhivima te način uništavanja izlučenoga gradiva, a

primjenjuje se na sve stvaratelje i imatelje javnoga arhivskoga gradiva kao i na

stvaratelje i imatelje privatnoga arhivskoga gradiva upisane u Upisnik vlasnika i

imatelja privatnoga arhivskoga gradiva. Hrvatsko arhivsko vijeće trebalo je donijeti

opći i granske popise do kraja srpnja 2003. g.40 a stvarateljima gradiva je zadana

obveza da u istom roku izrade posebne popise. Sastavni dio Pravilnika su

38 Narodne novine br. 67/1999 39 Narodne novine br. 90/2002 40 Što nije učinjeno.

33

Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja i Orijentacijski popis gradiva

trajne vrijednosti.

3.1.2.2.6 Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva41 utvrđuje uvjete čuvanja i zaštite javnog arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva

i privatnog arhivskog gradiva za koje je utvrđeno da ima svojstva kulturnog dobra.

Arhivsko gradivo organizira se u dokumentacijske zbirke ili cjeline.42 Imatelj je dužan

nadležnom arhivu dostaviti popis svih dokumentacijskih zbirki ili cjelina koje

posjeduje, i za svaku pojedinu dokumentacijsku zbirku ili cjelinu obvezno voditi popis

arhivskoga gradiva. Popisi se mogu voditi u obliku uredske knjige ili računalne

evidencije, odnosno baze podataka. Arhivsko se gradivo odlaže i čuva u sređenom

stanju, tehnički opremljeno i oblikovano u arhivske jedinice.

Gradivo u elektroničkom obliku pohranjuje se tako da se podaci izdvoje iz

izvornog sustava, odnosno sustava koji omogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje

podataka, i pohrane u sustavu koji onemogućuje brisanje, mijenjanje i dodavanje

podataka, ili tako da se u sustavu u kojem se nalaze onemogući brisanje, mijenjanje i

dodavanje podataka. Elektronički podaci se pohranjuju u najmanje dvije kopije, od

kojih jedna treba biti u sustavu koji omogućuje pristup, pretraživanje i prikazivanje

podataka koji se predaju na pohranu, a jedna izvan tog sustava. Prije pohrane

gradiva u elektroničkom obliku u pisanom se obliku opisuje format i struktura zapisa,

način na koji će se osigurati njihovo čuvanje i zaštita od neovlaštenog pristupa ili

mijenjanja podataka, način na koji će se provoditi izlučivanje te oblik i način predaje

nadležnom arhivu. Pri pohrani gradiva u elektroničkom obliku obvezno se provjerava

čitljivost i cjelovitost svih kopija predanih elektroničkih zapisa.

Imatelji su dužni osigurati primjeren prostor i opremu za pohranu i zaštitu

arhivskoga gradiva. Poslove na zaštiti i obradi arhivskog gradiva obavljaju osobe koje

su stručno osposobljene za te poslove (stručni radnici). Sva pitanja organizacije,

41 Narodne novine br 63/2004 42 Dokumentacijsku zbirku ili cjelinu čini arhivsko gradivo nastalo djelovanjem istog stvaratelja, zbirka dokumentacije određene vrste ili namjene ili dokumentacija nastala obavljanjem određene djelatnosti.

34

obrade, odlaganja i čuvanja, odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva imatelji uređuju

svojim pravilnikom o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva, koji se obvezno dostavlja

nadležnom arhivu na suglasnost i ne može se primjenjivati prije nego se ta

suglasnost pribavi.

3.1.2.2.7 Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima43 utvrđuje način i

postupak predaje javnoga i privatnoga arhivskog gradiva arhivima. Gradivo se

predaje nakon provedenoga odabiranja i izlučivanja, u izvorniku, sređeno, tehnički

opremljeno, označeno, popisano i cjelovito za određeno vremensko razdoblje.

Elektronički zapisi se predaju44 u obliku i na nosaču koji dogovore nadležni arhiv i

predavatelj, zajedno s dokumentacijom i podacima koji su potrebni za čitanje i

razumijevanje zapisa, tako da su kompatibilni s postojećom informacijskom

tehnologijom i da sačuvaju izvornu razinu sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti.

O predaji arhivskoga gradiva arhivu sastavlja se primopredajni zapisnik. Privatno

arhivsko gradivo preuzima se u arhiv temeljem pisane isprave (ugovora, razmjene

pisama ili oporuke) u kojoj su naznačena prava i obveze stranaka.

3.1.2.2.8 Popis imalaca arhivske i registraturne građe prve i druge kategorije u

nadležnosti Arhiva Hrvatske45 nabraja imaoce, te daje njihov matični broj i šifru

djelatnosti. Imaoci su podijeljeni na organe i organizacije društveno-političkih

zajednica, organe društvene zajednice, samoupravne interesne zajednice, društvene

i samoupravne fondove, udruženja organizacija udruženog rada, bankarske i

financijske organizacije, organizacije udruženog rada u privredi, organizacije

udruženog rada u neprivredi, društvene organizacije i udruženja građana.

3.1.2.2.9 Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti

djelatnika u pismohranama46 utvrđuje način polaganja ispita za provjeru stručne

43 Narodne novine br. 90/2002 44 Prije preuzimanja elektroničkih zapisa nadležni arhiv obvezan je predavatelju dostaviti popis zahtjeva glede cjelovitosti dokumentacije, kompatibilnosti s postojećom informacijskom tehnologijom, formata i medija na kojemu će se elektronički zapisi predati arhivu te popis zahtjeva glede očuvanja sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti zapisa. 45 Narodne novine br. 15/1989 46 Narodne novine br. 93/2004

35

osposobljensoti djelatnika u pismohranama za zaštitu i obradu arhivskog gradiva i

program ispita. Ispit mogu polagati osobe koje imaju najmanje srednju stručnu

spremu i najmanje šest mjeseci radnog isustva na obavljanju poslova na zaštiti i

obradi gradiva. Ispit se polaže pred Povjerenstvom za stručni ispit za zaštitu i obradu

arhivskog i registraturnog gradiva.

3.1.2.3 Propisi o zaštiti kulturnih dobara

3.1.2.3.1 Glavni propis o zaštiti kulturnih dobara je Zakon o zaštiti i očuvanju

kulturnih dobara.47 Zakonom se uređuju vrste kulturnih dobara, uspostavljanje zaštite

nad kulturnim dobrom, obveze i prava vlasnika kulturnih dobara, mjere zaštite i

očuvanja kulturnih dobara, obavljanje poslova na zaštiti i očuvanju kulturnih dobara,

obavljanje upravnih i inspekcijskih poslova, rad i djelokrug Hrvatskog vijeća za

kulturna dobra, financiranje zaštite i očuvanja kulturnih dobara, kao i druga pitanja u

svezi sa zaštitom i očuvanjem kulturnih dobara. Kulturna dobra od interesa su za RH i

uživaju njezinu osobitu zaštitu. Kulturna dobra bez obzira na vlasništvo, preventivnu

zaštitu ili registraciju uživaju zaštitu. Svi su građani dužni skrbiti o zaštiti i očuvanju

kulturnih dobara, te prijaviti nadležnom tijelu dobro za koje se predmnijeva da ima

svojstvo kulturnoga dobra.

Kulturna dobra su:

- pokretne i nepokretne stvari od umjetničkog, povijesnog,

paleontološkog, arheološkog, antropološkog i znanstvenog značenja,

- arheološka nalazišta i arheološke zone, krajolici i njihovi dijelovi koji

svjedoče o čovjekovoj prisutnosti u prostoru, a imaju umjetničku,

povijesnu i antropološku vrijednost,

- nematerijalni oblici i pojave čovjekova duhovnog stvaralaštva u prošlosti

kao i dokumentacija i bibliografska baština i

- zgrade, odnosno prostori u kojima se trajno čuvaju ili izlažu kulturna

dobra i dokumentacija o njima.

47 Narodne novine br. 69/1999, 151/2003, 157/2003

36

Arhivska građa, zapisi, dokumenti, pisma i rukopisi, spada u pokretna kulturna

dobra. Sva nepokretna kulturna dobra, kao i objekte u kojima su smještene zbirke

kulturnih dobara (muzeji, arhivi, galerije i dr.) nadležno tijelo dužno je označiti

posebnim oznakama koje propisuje ministar kulture. Muzeji i galerije, restauratorske

ustanove, arhivi i knjižnice obavljaju poslove na zaštiti i očuvanju kulturnih dobara u

okviru svoje djelatnosti u skladu sa zakonom. Kulturna dobra u zbirkama muzeja,

knjižnica, galerija, kao i u zbirkama drugih ustanova upisuju se u Registar prema

odredbama Zakona, na temelju prijave koju podnosi ustanova.

Članak 99. određuje da poslove na zaštiti arhivskog gradiva, kao kulturnog

dobra prema odredbama zakona, obavljaju arhivi u okviru svoje djelatnosti sukladno

propisima o arhivskom gradivu i arhivima, te da postupak utvrđivanja svojstva

kulturnog dobra za arhivsko gradivo provodi i rješenja o utvrđivanju svojstva

kulturnoga dobra donosi HDA na prijedlog područnoga državnog arhiva na način

propisan zakonom. HDA dužan je rješenje dostaviti Ministarstvu kulture radi upisa u

Registar.

3.1.2.3.2 Provedbeni propisi o zaštiti kulturnih dobara

Pravilnikom o registru kulturnih dobara Republike Hrvatske48 određuju se oblik,

sadržaj i način vođenja Registra kulturnih dobara RH. Registar kulturnih dobara RH

vodi Uprava za zaštitu kulturnih dobara Ministarstva kulture. Svaki upis u Registar

objavljuje se u “Narodnim novinama”.

Pravilnik o uvjetima za davanje odobrenja radi iznošenja kulturnih dobara iz

Republike Hrvatske49 propisuje uvjete za davanje odobrenja radi iznošenja kulturnih

dobara iz RH, za što je nadležno tijelo Konzervatorski odjel Ministarstva kulture na

području kojega se kulturno dobro nalazi, odnosno za Grad Zagreb Gradski zavod za

zaštitu spomenika kulture i prirode u Zagrebu.

48 Narodne novine br. 37/2001 49 Narodne novine br. 104/2000

37

Pravilnicima su određeni i uvjeti50 za fizičke i pravne osobe radi dobivanja

dopuštenja za obavljanje poslova na zaštiti i očuvanju kulturnih dobara, te obrazac

iskaznice koje nose inspektori zaštite kulturnih dobara Ministarstva kulture,51 način

izdavanja i zamjene iskaznice i vođenje evidencije o izdanim i vraćenim iskaznicama,

te obrazac i način vođenja očevidnika o obavljenim nadzorima. Inspektori djeluju na

temelju Zakona o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara, Zakona o općem upravnom

postupku, Zakona o prekršajima te Kaznenog zakona.

3.1.2.4 Ministarstvo kulture

U nadležnosti je Ministarstva kulture, među ostalim, upravni nadzor nad radom

državnih arhiva, stručni nadzor nad HDA, te donošenje potrebnih pravilnika. Dio

Ministarstva kulture je Uprava za zaštitu kulturne baštine koja obavlja stručne,

upravne i administrativne poslove koji se odnose na zaštitu kulturnih dobara RH.

U Upravi se obavljaju poslovi52 u vezi sa: istraživanjem, proučavanjem,

praćenjem, evidentiranjem, dokumentiranjem i promicanjem kulturne baštine;

utvrđivanjem svojstava kulturnih dobara te njihovo vrednovanje; vođenjem Registra

kulturnih dobara RH; propisivanjem mjerila za utvrđivanje programa javnih potreba u

području zaštite kulturnih dobara; skrbništvom, usklađivanjem i vođenjem nadzora

nad financiranjem programa zaštite kulturnih dobara; ocjenjivanjem uvjeta za rad

pravnih i fizičkih osoba na restauratorskim, konzervatorskim i drugim poslovima

zaštite kulturnih dobara; osiguravanjem uvjeta za obrazovanje i usavršavanje stručnih

djelatnika u djelatnostima zaštite kulturnih dobara; provođenjem kontrole prometa,

uvoza i izvoza zaštićenih kulturnih dobara; utvrđivanjem uvjeta za korištenje i

namjene kulturnih dobara, te upravljanje kulturnim dobrima sukladno propisima;

utvrđivanjem posebnih uvjeta građenja za zaštitu kulturnih dobara; obavljanjem

inspekcijskih poslova u području zaštite kulturnih dobara; obavljaju se upravni i

50 Narodne novine br. 73/2000, 74/2003 51 Narodne novine br. 129/1999 52 Prema podacima na URL: http://www.min-kulture.hr. (23.03.2004.)

38

upravno-stručni poslovi vezani uz djelatnost arhiva, te drugi poslovi sukladno

nalozima i naputcima ministra, odnosno čelnika.

Upravu čine:

- Odjel za nepokretnu kulturnu baštinu;

- Odjel za pokretnu i nematerijalnu kulturnu baštinu;

- Odjel za arheološku baštinu;

- Odjel za inspekcijske poslove zaštite kulturne baštine;

- Konzervatorski odjeli;

- Odjel za arhivsku djelatnost.

U Odjelu za arhivsku djelatnost obavljaju se poslovi u vezi s arhivima i

arhivskom djelatnosti, uspostavlja koordinacija razvoja i implementacija mreže arhiva,

vode se programi restitucije i sukcesije arhivskoga gradiva, vode se središnji registri

arhiva, te obavljaju i drugi poslovi sukladno nalogu i naputku čelnika Odjela, odnosno

čelnika Uprave.

3.1.3 Propisi o uredskom poslovanju

3.1.3.1 Uredba o uredskom poslovanju

Rad pismohrana prvenstveno određuju propisi koji se odnose na uredsko

poslovanje tijela uprave:

- Uredba o uredskom poslovanju,53

- Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju,54 i

- Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama stvaratelja i primatelja

akata.55

53 Narodne novine br. 38/1987, 42/1988 54 Narodne novine br. 49/1987, 38/1988 55 Narodne novine br. 37/1988

39

Uredom o uredskom poslovanju i Uputstvom za izvršenje uredbe definirani su

termini: akt; prilog; dokument; predmet; dosje; fascikl; pisarnica; arhiva; evidencije o

svim primljenim odnosno vlastitim aktima - upisnik predmeta upravnog postupka i

urudžbeni zapisnik; klasifikacijska oznaka; te urudžbeni broj. Utvrđena je obveza tijela

da sastavi plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca

akata. Plan klasifikacijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca akata

donosi čelnik tijela. Plan treba biti sastavljen tako da obuhvaća sve poslove iz

djelokruga tijela, a s planom trebaju biti upoznati svi referenti kao i radnici pisarnice.

Klasifikacijske oznake i brojčane oznake se u toku godine ne smiju mijenjati ni brisati,

ali se mogu dodavati nove.

Određena je dužnost referenta, koji je akt izradio, da na svakom aktu po kojem

je postupak dovršen prije nego što se vrati pisarnici, u skladu sa posebnim propisima

o zaštiti arhivskog gradiva, pored oznake za arhiviranje (“a/a”), stavi oznaku koliko

godina akt treba čuvati, odnosno treba li ga čuvati trajno kao arhivsko gradivo, datum

i svoj potpis. Pisarnica poslije izvršenog otpremanja vrši razvođenje akata prema

uputama dobivenim od referenta. Pisarnica tijela dužna je voditi arhivsku knjigu kao

opći inventarni pregled cjelokupnog arhivskog materijala iz ranijih godina.

Pismohrane obavljaju sljedeće poslove:

- sređivanje dovršenih predmeta po klasifikacijskim oznakama.56

Dovršeni predmeti odlažu se u pismohrani po klasifikacijskim

oznakama. Za svaku klasifikacijsku oznaku treba predvidjeti, u pravilu,

poseban fascikl u kome će se predmeti slagati po broju predmeta unutar

dosjea. Na svaki fascikl stavlja se naziv tijela i klasifikacijska oznaka,

- u pismohrani se posebno odlažu predmeti neupravnog postupka, a

posebno predmeti upravnog postupka. Evidencije o aktima koji su

označeni određenim stupnjem povjerljivosti čuvaju se odvojeno, tako da

56 Prethodni propisi o uredskom poslovanju: Uredba o kancelarijskom poslovanju (Službeni list 50/1957), Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (Službeni list 59/1957), Uredba o uredskom poslovanju (NN 53/1974), Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju (NN 3/1974) određivali su da se svršeni predmeti stavljaju se u arhiv i sređuju po arhivskim znakovima. Arhivski znak sastoji se od oznake unutrašnje organizacione jedinice koja je predmet riješila i oznake grupe poslova u koju predmet spada po svom sadržaju.

40

se osigura njihova povjerljivost. Predmeti određenog stupnja

povjerljivosti čuvaju se odvojeno od običnih predmeta i to na način koji

osigurava čuvanje njihove povjerljivosti,

- preuzimanje predmeta i odgovarajućih evidencija, i drugih pomoćnih

knjiga, od unutrašnjih organizacijskih jedinica koje vode posebne

urudžbene zapisnike odnosno upisnike predmeta upravnog postupka,

- predmetima stavljenim u pismohranu rukuje određeni radnik. Ako

predmet stavljen u pismohranu treba priključiti aktima primljenim poslije

njegovog arhiviranja, predmet će se izdati bez potvrde. U svim ostalim

slučajevima predmeti iz pismohrane izdaju se samo uz potvrdu.

Predmeti stavljeni u pismohranu mogu se izdati osobama izvan tijela

samo uz pismeno odobrenje nadležnog čelnika,

- dovršeni predmeti, urudžbeni zapisnici odnosno upisnici predmeta

upravnog postupka i druge evidencije, kao i ostali materijali tijela,

moraju se čuvati u sređenom stanju do predaje nadležnom arhivu ili

uništenja.

Državni službenici (koji rade u pismohranama) dužni su polagati državni

stručni ispit.57 Ispit se sastoji od općeg i posebnog dijela. Opći dio zajednički je za

sve, a posebni dio ispita sastoji se od provjere posebnih znanja potrebnih za

obavljanje pojedinih poslova. Djelatnici pismohrana su dužni položiti i ispit za provjeru

stručne osposobljenosti djelatnika u pismohranama za zaštitu i obradu arhivskog

gradiva.

3.1.3.2 Središnji državni ured za upravu

Uredsko poslovanje tijela javne uprave nadzire Središnji državni ured za

upravu58 koji obavlja organiziranje i provedbu stručnog osposobljavanja i

usavršavanja zaposlenih u državnoj upravi i tijelima jedinica lokalne samouprave;

vođenje središnjeg popisa državnih službenika i namještenika; praćenje načina i 57 Program ispita vidi na Web stranica Ministarstva pravosuđa, URL: http://pravosudje.hr. (23.03.2004.).

41

korištenja sredstava rada te primjenu suvremenih metoda rada u državnoj upravi, a

posebice primjenu računalnih i komunikacijskih sustava u radu te uvođenje novih

tehnologija; nadzire zakonitost rada i postupanja, izravno sudjelovanje u radu

međunarodnih tijela koja se bave pitanjima upravnog prava... U sastavu Ureda je

Odjel za sustav državne uprave i prilagodbu zakonodavstva europskom pravnom

sustavu te Sektor upravne inspekcije.

3.1.3.3 Središnji državni ured za e-Hrvatsku

Ured59 koordinira poslove iz djelokruga tijela državne uprave i povezivanje s

privatnim sektorom u provedbi projekta e-Hrvatska. Projekt e-Hrvatska predviđa da će

se uspostaviti i umrežiti sustav koji će građanima omogućiti da, putem Interneta,

obavljaju komunikaciju s javnom upravom. Poslovi Ureda su:

- pripreme zajedničkih osnova i standarda uvođenja Interneta u tijela

državne uprave i omogućavanja suvremene komunikacije tijela državne

uprave s građanstvom;

- promoviranje internetizacije kao dijela općeg stupnja kulture i

obrazovanja, te koordiniranje izrade i organizacije programa stalne

obuke, obrazovanja i samoobrazovanja, te uključenja internetizacijskog

obrazovanja u sve druge vidove obrazovanja s ciljem kvalitetnog i

sveobuhvatnog korištenja informacijskih resursa na svim razinama.

- stvaranje tehničkih, kadrovskih, organizacijskih, zakonskih, sigurnosnih i

financijskih pretpostavki za sveobuhvatno uvođenje Interneta u

svakodnevni rad i život, kao preduvjet brzog, sveobuhvatnog i

kvalitetnog ostvarenja ciljeva Programa Vlade RH;

- poticanje i koordiniranje izgradnje internetizacijske infrastrukture koja će

omogućiti brzu, sigurnu i dostupnu komunikaciju između svih pravnih i

fizičkih subjekata u RH, omogućiti razvoj poduzetništva, te osigurati

vanjsku tehnološku kompatibilnost i tehnološko okružje privlačno za

strane visokotehnološke investicije. 58 Narodne novine br. 11/2004

42

3.1.3.4 ISO standardi

ISO standardi odnose se na upravljanje klasičnim i digitalnim dokumentima,

neovisno o materijalnim značajkama i logičkoj strukturi zapisa.

Međunarodna organizacija za normizaciju usvojila je 2001. g. međunarodni

standard ISO 15489 Information and documentation – Records management.60

Standard određuje sastavnice svakog sustava uredskog poslovanja:

- odlučivanje koje vrste dokumenata nastaju i što trebaju sadržavati,

- odluka o tome u kojem obliku i na koji način će dokumenti biti uključeni u

sustav,

- određivanje koji će metapodaci nastati i na koji će način biti povezani s

dokumentima,

- odluka o tome na koji će se način dokumenti pronalaziti i davati na

korištenje,

- način organizacije dokumenata,

- procjena rizika u slučaju nedokumentiranja aktivnosti,

- očuvanje dokumenata kroz vrijeme, uz osiguranje dostupnosti,

- usklađenost s pravnim zahtjevima,

- osiguranje sigurnog spremišta,

- čuvanje dokumenata samo dok su potrebni,

- provjera funkcioniranja sustava i njegovo stalno poboljšavanje.

Osnovna svojstva svakog sustava su:

- sustav mora biti pouzdan, što znači da mora rutinski zahvaćati sve

dokumente koji nastaju u njegovom djelokrugu; organizacija

dokumenata mora odražavati poslovne procese stvaratelja; dokumenti 59 Narodne novine br. 11/2004 60 Za povijest nastanka standarda i rad na standardizaciji vidi Wettenger, M. Međunarodni rad na standardizaciji upravljanja zapisima u povodu objavljivanja Međunarodnog standarda ISO 15489-I (records management). // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 279-292.

43

moraju biti zaštićeni od neovlaštenog pristupa; sustav mora rutinski

služiti kao osnovni izvor informacija o akcijama o kojima svjedoči; sustav

mora osigurati pristup dokumentima i metapodacima,

- cjelovitost, koja se između ostalog osigurava ograničenjem

neovlaštenog pristupa,

- usklađenost sustava s poslovnom politikom organizacije, pravnim

propisima i očekivanjima zajednice,

- sveobuhvatnost, tj. pokrivenost svih poslovnih aktivnosti organizacije,

- sustavnost.

Pri primjeni i oblikovanju sustava treba imati u vidu osnovna načela:

- sustav treba bilježiti sve što se događa s pojedinim dokumentom,

- treba izabrati pravi medij i mjesto čuvanja dokumenata, s obzirom na

rokove čuvanja i nužnost dokumenata u slučaju katastrofe,

- treba omogućiti čuvanje dijela dokumenata na drugim lokacijama, bilo

unutar organizacije ili uz usluge drugih organizacija,

- za elektroničke dokumente treba osigurati konverziju i migraciju,

- treba osigurati dostupnost i upotrebljivost dokumenata,

- sustav treba olakšati donošenje odluka o rokovima čuvanja i uništavanju

dokumenata.

Svaki sustav mora biti u stanju očuvati četiri svojstva dokumenata:

autentičnost, pouzdanost, cjelovitost i upotrebljivost.

Zakon o normizaciji61 uređuje načela i ciljeve hrvatske normizacije, osnivanje,

ustrojstvo i djelatnost nacionalnoga normirnog tijela, pripremanje i izdavanje hrvatskih

norma i njihovu uporabu. Zakon donosi značenje pojedinih izraza: norma,

međunarodna norma, europska norma, nacionalna norma, hrvatska norma,

konsenzus. Predmet normizacije je proizvod, proces ili usluga koju treba normirati.

Podaci o standardu mogu se naći kod Ćepulić, T. Međunarodni standard ISO 15489 «Information and Documentation – Records Management». // Arhivski vjesnik. 44 (2001), str. 77-84. 61 Narodne novine br. 163/2003

44

Hrvatske norme označuju se pisanom oznakom HRN. Hrvatske se norme izdaju kao

posebne publikacije i zaštićene su u skladu sa zakonom, nacionalnim propisima i

međunarodnim propisima o autorskim pravima. Sukladnost određenoga proizvoda,

procesa ili usluge s hrvatskom normom može se potvrditi izjavom o sukladnosti,

potvrdom (certifikatom) o sukladnosti ili oznakom sukladnosti.

Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo62 vodi katalog hrvatskih norma.

Usvojene odnosno hrvatske norme koje se odnose na upravljanje spisima nalazimo u

skupini “Opći pojmovi. Nazivlje. Normizacija. Dokumentacija / Informacijske znanosti.

Izdavaštvo / Informacijske znanosti”:

– HRN ISO 15489-1:20021. izd. pr.(en)20 str. (E)TO 46.Informacije i

dokumentacija - Upravljanje spisima - 1. dio: Općenito

– HRN ISO/TR 15489-2:20021. izd. pr.(en)40 str. (H)TO 46.Informacije i

dokumentacija - Upravljanje spisima - 2. dio: Smjernice

– HRN ISO 11108:20021. izd. pr.(en)5 str. (B)TO 46.Informacije i dokumentacija

- Arhivski papir - Zahtjevi za postojanost i trajnost

3.1.4 Propisi o pravu na pristup informacijama

Zakon o pravu na pristup informacijama uz Zakon o medijima, Zakon o zaštiti

tajnosti podataka i Zakon o zaštiti tajnosti osobnih podataka, određuju opća prava na

pristup informacijama.

3.1.4.1 Zakon o pravu na pristup informacijama

Zakon63 uređuje pravo na pristup informacijama koje posjeduju, raspolažu ili

nadziru tijela javne vlasti, propisuju načela prava na pristup informacijama, izuzetke

od prava na pristup informacijama i postupak za ostvarivanje i zaštitu prava na pristup

informacijama. Cilj zakona je omogućiti i osigurati ostvarivanje prava na pristup

62 Prema podacima na URL: http://dznm.hr. (15.03.2004.). 63 Narodne novine br. 172/2003

45

informacijama fizičkim i pravnim osobama putem otvorenosti i javnosti djelovanja

tijela javne vlasti, sukladno ovom i drugim zakonima. Zakon obvezuje Vladu RH da

svake godine do 31. siječnja u »Narodnim novinama« objavi popis tijela javne vlasti.

Nadzor nad provođenjem Zakona provodi ministarstvo nadležno za poslove opće

uprave.

Zakon donosi značenje pojedinih izraza: ovlaštenik prava na informaciju; tijela

javne vlasti; informacija; dokument; pravo na pristup informacijama i daje načela

prava na pristup informacijama:

- sve informacije koje posjeduju, raspolažu ili nadziru tijela javne vlasti moraju

biti dostupne zainteresiranim ovlaštenicima prava na informaciju,

- ovlaštenik ima pravo saznati od tijela javne vlasti nadziru li, posjeduju ili

raspolažu s traženom informacijom,

- u slučaju ograničenja prava na pristup određenoj informaciji, tijelo javne vlasti

obvezno je u posebnom rješenju navesti o kojoj se kategoriji izuzetka radi,

odnosno o razlozima zbog kojih je odlučilo o uskrati informacije. Iznimno,

pravo na pristup informacijama može se ograničiti u slučajevima i na način

propisan zakonom,

- informacija koju tijela javne vlasti daju, odnosno objavljuju mora biti potpuna i

točna,

- pravo na pristup informacijama pripada svim ovlaštenicima na jednak način i

pod jednakim uvjetima i oni su ravnopravni u njegovom ostvarivanju. Tijela

javne vlasti ne smiju staviti u povoljniji položaj niti jednog ovlaštenika na način

da se određenom ovlašteniku informacija da ranije,

- pravo na pristup informacijama koje sadrže osobne podatke ostvaruje se na

način koji je propisan drugim zakonom,

- ovlaštenik koji raspolaže informacijom ima pravo tu informaciju javno iznositi.

Dati su izuzeci od prava na pristup informacijama:

- tijela javne vlasti uskratit će pravo na pristup informaciji ako je informacija

zakonom ili na osnovi kriterija utvrđenih zakonom proglašena državnom,

46

vojnom, službenom, profesionalnom ili poslovnom tajnom ili ako je zaštićena

zakonom kojim se uređuje područje zaštite osobnih podataka.

- tijela javne vlasti mogu uskratiti pravo na pristup informaciji ako postoje

osnovane sumnje da bi njezino objavljivanje:

1) onemogućilo poduzimanje mjera i radnji radi sprječavanja i otkrivanja

kažnjivih djela ili radi progona počinitelja kažnjivih djela,

2) onemogućilo učinkovito, neovisno i nepristrano vođenje sudskog,

upravnog ili drugog pravno uređenog postupka, izvršenje sudske odluke

ili kazne,

3) onemogućilo rad tijela koji vrše upravni nadzor, odnosno nadzor

zakonitosti,

4) izazvalo ozbiljnu štetu za život, zdravlje i sigurnost ljudi ili za okoliš,

5) onemogućilo provođenje gospodarske ili monetarne politike,

6) ugrozilo pravo intelektualnog vlasništva, osim u slučaju izričitoga

pisanog pristanka autora ili vlasnika.

- informacije kojima se uskraćuje pravo na pristup iz ranije navedenih razloga

postaju dostupne javnosti kada to odredi onaj kome bi objavljivanjem

informacija mogla biti uzrokovana šteta, ali najduže u roku od 20 godina od

dana kada je informacija nastala, osim ako zakonom ili drugim propisom nije

određen duži rok.

- tijela javne vlasti odobrit će pristup u one dijelove informacije koji se s obzirom

na prirodu svog sadržaja mogu objaviti.

- informacije su dostupne javnosti nakon što prestanu razlozi prema kojima tijelo

javne vlasti uskraćuje pravo na pristup informaciji.

Tijela javne vlasti obvezna su omogućiti pristup informacijama:

- redovitim objavljivanjem određenih informacija, kako je to određeno posebnim

zakonom ili drugim općim aktom, uz uvjet objave jedanput mjesečno, na

primjeren i dostupan način radi upoznavanja javnosti,

- neposrednim pružanjem informacije ovlašteniku koji je podnio zahtjev,

47

- uvidom u dokumente i izraaadom preslika dokumenata koji sadrže traženu

informaciju,

- dostavljanjem ovlašteniku koji je podnio zahtjev preslika dokumenta koji sadrži

traženu informaciju,

- na drugi način kojim se ostvaruje pravo na slobodan pristup informacijama.

3.1.4.2 Zakon o zaštiti osobnih podataka

Zakon64 uređuje zaštitu osobnih podataka o fizičkim osobama te nadzor nad

prikupljanjem, obradom i korištenjem osobnih podataka u RH. Svrha zaštite osobnih

podataka je zaštita privatnog života i ostalih ljudskih prava i temeljnih sloboda u

prikupljanju, obradi i korištenju osobnih podataka. Zakon donosi značenje pojedinih

izraza: osobni podatak, obrada osobnih podataka, zbirka osobnih podataka, voditelj

zbirke osobnih podataka, korisnik, privola ispitanika. Osobni podaci moraju se čuvati

u obliku koji dopušta identifikaciju ispitanika ne duže no što je to potrebno za svrhu u

koju se podaci prikupljaju ili dalje obrađuju. Odgovarajuće mjere zaštite za osobne

podatke koji se pohranjuju na duže razdoblje za povijesnu, statističku ili znanstvenu

uporabu propisuju se posebnim zakonima.

3.1.4.3 Zakon o zaštiti tajnosti podataka

Zakon65 propisuje pojam, vrste i stupnjeve tajnosti te mjere i postupke za

utvrđivanje, uporabu i zaštitu tajnih podataka. Tajna je podatak koji je zakonom,

drugim propisom, općim aktom ili drugim aktom nadležnog tijela donesenim na

temelju zakona, određen tajnim. Podaci su dokumenti te njihov sadržaj i prilozi,

predmeti, objekti, mjere ili postupci, kao i usmena priopćenja ili informacije povjerljive

naravi iznijeti u radu tijela državne vlasti jedinica lokalne samouprave i uprave,

ustanova i pravnih osoba koje imaju javne ovlasti te drugih pravnih osoba. Dokumenti

su svi pisani sastavci (akti, tablice, grafikoni, nacrti, crteži i slično). Predmeti u smislu

64 Narodne novine br. 103/2003 65 Narodne novine br. 108/1996

48

Zakona su makete, modeli, uzorci, fotografije, filmovi, mikrofilmovi, te drugi zapisi koji

su svjetlosno, zvukovno, strojno, ručno ili na drugi način zabilježeni na određenoj

podlozi. Prema vrsti tajne podaci su državna, vojna, službena, poslovna ili

profesionalna tajna. Prema stupnju tajnosti podaci mogu biti državna tajna, vrlo tajni,

tajni i povjerljivi. Na dokumentima koji sadrže tajne podatke označava se na vidljivom

mjestu vrsta tajne i stupanj tajnosti. Elektronske baze podataka koje sadrže tajne

podatke moraju biti označene određenom vrstom i stupnjem tajnosti te osigurane

lozinkom od neovlaštenog pristupa. Svatko je dužan čuvati državnu, vojnu, službenu,

poslovnu ili profesionalnu tajnu, bez obzira na način saznanja tajnih podataka ili

pribavljanja odnosno stjecanja mogućnosti uvida u tajne podatke, a nedvojbeno je da

se radi o tajni. Obveza čuvanja tajnih podataka traje dok osoba ovlaštena za

određivanje tajnosti određenog podatka ne odredi da je prestala potreba za čuvanjem

njegove tajnosti, a za službenu i poslovnu tajnu obveza može prestati istekom roka

od prestanka obavljanja dužnosti, službe ili zaposlenja osobe kojoj su tajni podaci bili

poznati, ako zakonom ili drugim na zakonu utemeljenim propisom nije što drugo

određeno.

3.1.5 Propisi o pružanju usluga informacijskog društva

Pravni okvir kojim se omogućuje djelovanje sustava pružanja usluga

informacijskog društva određen je donošenjem Zakona o elektroničkoj trgovini, koji se

sustavno povezuje s pravnim okvirom Zakona o zaštiti osobnih podataka, Zakona o

telekomunikacijama i Zakona o elektroničkom potpisu.

3.1.5.1 Zakon o elektroničkom potpisu

Zakonom66 se uređuje pravo fizičkih i pravnih osoba na uporabu elektroničkog

potpisa u upravnim, sudskim i drugim postupcima, poslovnim i drugim radnjama, te

prava, obveze i odgovornosti fizičkih i pravnih osoba u svezi s davanjem usluga

certificiranja elektroničkog potpisa, ako posebnim zakonom nije drugačije određeno.

49

Zakon donosi značenje pojedinih izraza: elektronički potpis; napredan

elektronički potpis; potpisnik; elektronički zapis; podaci za izradu elektroničkog

potpisa; sredstvo za izradu elektroničkog potpisa; sredstvo za izradu naprednoga

elektroničkog potpisa; podaci za verificiranje elektroničkog potpisa; sredstvo za

verificiranje potpisa; certifikat; kvalificirani certifikat; davatelj usluga certificiranja;

sredstvo za elektronički potpis.

Elektronički potpis je skup podataka u elektroničkom obliku koji služe za

identifikaciju potpisnika i potvrdu vjerodostojnosti potpisanoga elektroničkog zapisa.

Ne može se odbiti prihvaćanje dokumenta samo zbog toga što je sačinjen i izdan u

elektroničkom obliku s elektroničkim potpisom ili naprednim elektroničkim potpisom,

što se iznimno ne odnosi na:

1. pravne poslove kojima se vrši prijenos vlasništva na nekretninama ili se

uspostavljaju druga stvarna prava na nekretninama,

2. oporučne poslove,

3. imovinske predbračne, odnosno bračne ugovore,

4. opterećenje i otuđenje imovine za koje je potrebno odobrenje centra za

socijalnu skrb,

5. ugovore o predaji i raspolaganju imovinom za života,

6. ugovore o doživotnom uzdržavanju i sporazume u svezi s

nasljeđivanjem,

7. darovne ugovore,

8. druge pravne poslove za koje je posebnim zakonom propisano da se

sastavljaju u obliku javnobilježničkog akta, odnosno isprave,

9. druge pravne poslove ili radnje za koje je posebnim zakonom ili na

temelju zakona donesenim propisom izričito određena uporaba

vlastoručnog potpisa u dokumentima na papiru ili ovjera vlastoručnog

potpisa.

66 Narodne novine br. 10/2002

50

3.1.5.2 Zakon o elektroničkoj trgovini

Zakon67 uređuje pružanje usluga informacijskog društva, odgovornost davatelja

usluga informacijskog društva, te pravila u vezi sa sklapanjem ugovora u

elektroničkom obliku. Zakon daje značenje pojedinih pojmova: podatak, usluga

informacijskog društva, elektronički potpis, davatelj usluga, korisnik usluge, ugovori u

elektroničkom obliku, komercijalno priopćenje, potrošač.

Sklapanje ugovora moguće je elektroničkim putem, odnosno u elektroničkom

obliku. Kada se elektronička poruka, odnosno elektronički oblik koristi kao oblik u

sklapanju ugovora, takvu ugovoru neće se osporiti pravna valjanost samo na temelju

činjenice da je sastavljen u obliku elektroničke poruke, odnosno u elektroničkom

obliku. Odredbe Zakona neće se primjenjivati na sljedeće ugovore:

– imovinske, predbračne, odnosno bračne ugovore i druge ugovore koje uređuje

Obiteljski zakon,

– ugovore o opterećenju i otuđenju imovine za koje je potrebno odobrenje centra

za socijalnu skrb,

– ugovore o ustupu i raspodjeli imovine za života, ugovore o doživotnom

uzdržavanju i sporazume u vezi s nasljeđivanjem, ugovore o odricanju od

nasljedstva, ugovore o prijenosu nasljednog dijela prije diobe, oporučne

poslove i druge ugovore koje uređuje Zakon o nasljeđivanju,

– darovne ugovore,

– ugovore o prijenosu prava vlasništva na nekretninama ili druge pravne poslove

kojima se uređuju stvarna prava na nekretninama, osim ugovora o najmu i

zakupu nekretnina,

– druge ugovore za koje je posebnim zakonom propisano da se sastavljaju u

obliku javnobilježničkog akta, odnosno isprave,

– druge ugovore za koje je posebnim zakonom ili propisom donesenim na

temelju zakona izričito određena uporaba vlastoručnog potpisa u dokumentima 67 Narodne novine br. 173/2003

51

na papiru ili ovjera vlastoručnog potpisa,

- ugovore i očitovanja volje jamaca, ako je jamac osoba koja djeluje izvan svoje

trgovačke, poslovne ili profesionalne djelatnosti.

3.1.6 Međunarodni ugovori i europske integracije

Međunarodni ugovori koji su sklopljeni i potvrđeni u skladu s Ustavom i

objavljeni, a koji su na snazi, čine dio unutarnjega pravnog poretka RH, a po pravnoj

su snazi iznad zakona. Njihove se odredbe mogu mijenjati ili ukidati samo uz uvjete i

na način koji su u njima utvrđeni, ili suglasno općim pravilima međunarodnog prava.

Republika je Hrvatska potpisala mnoge međunarodne ugovore, među kojima:

- mnogostrane međunarodne ugovore kojih je RH stranka na temelju

notifikacija o sukcesiji,68

- povelju UN-a,69

- potvrdila je (ratificirala) Bečke konvencije o sukcesiji država glede

državne imovine, arhiva i dugova,70

- Ženevsku konvencijiu71

- mnogostrane međunarodne ugovore kojih je RH stranka na temelju

pristupa (akcesije)72

- dvostrane međunarodne ugovore kojih je RH stranka na temelju

sukcesije,73

- objavila je Europsku kulturnu konvenciju,

- ugovornica je UNIDROIT-ove konvencije o ukradenim ili nezakonito

izvezenim kulturnim dobrima,

- ugovor o autorskom pravu Svjetske organizacije za intelektualno

vlasništvo,

68 Narodne novine – međunarodni ugovori br. 1/1992, 12/1993, 4/94, 3/1995, 11/1995, 3/99, 8/2002 69 Narodne novine – međunarodni ugovori br. 15/1993, 7/1994 70 Narodne novine – međunarodni ugovori br. 16/1993, 9/98 71 Narodne novine – međunarodni ugovori br. 5/1994 72 Narodne novine – međunarodni ugovori br. 6/1994, 10/1994, 3/1995, 11/1995, 8/2002 73 Narodne novine – međunarodni ugovori br. 4/1996, 1/1997, 4/98, 8/98, 14/98, 4/2002

52

- ugovor o zajmu između RH i Međunarodne banke za obnovu i razvoj za

projekt sređivanja zemljišnih knjiga i katastra.

Potpisan je protuustavni74 Ugovor između Svete stolice i Republike Hrvatske o

suradnji na području odgoja i kulture75, čijim se člankom 13. RH obvezala da će vratiti

crkvene matične knjige, knjige stanja duša, ljetopise i druge knjige koje su za vrijeme

komunističkog režima nezakonito oduzete Katoličkoj Crkvi, a koje su u njezinu

posjedu.

3.1.6.1 Propisi o pridruživanju EU

Donesen je Zakon o provedbi Sporazuma o stabilizaciji i pridruživanju između

RH i EZ i njihovih država članica i privremenog sporazuma o trgovinskim i s njima

povezanim pitanjima između RH i EZ-a76. U preambuli Sporazuma naglašava se

opredjeljenje stranaka da svim sredstvima pridonesu političkoj, gospodarskoj i

institucionalnoj stabilizaciji kako u Hrvatskoj tako u regiji razvitkom civilnoga društva i

demokratizacijom, izgradnjom institucija i reformom javne uprave, povećanom

trgovinom i gospodarskom suradnjom, širokom suradnjom, uključujući suradnju na

području pravosuđa i unutarnjih poslova, te jačanjem nacionalne i regionalne

sigurnosti; podsjeća na spremnost EU da u najvećoj mogućoj mjeri integrira Hrvatsku

u političku i gospodarsku maticu Europe, te na njezin status potencijalnoga kandidata

za članstvo u EU; podupire napore Hrvatske u razvijanju gospodarske i međunarodne

suradnje među ostalim i usklađivanjem njezina zakonodavstva sa zakonodavstvom

Zajednice.

RH i EZ pridaju važnost usklađivanju postojećega hrvatskog zakonodavstva sa

zakonodavstvom EZ. Hrvatska će nastojati osigurati postupno usklađivanje postojećih

74 Članak 41. Ustava RH određuje da su sve vjerske zajednice jednake pred zakonom i odvojene od države. 75 Narodne novine – međunarodni ugovori br. 2/1997 76 Zakon nalazimo u Narodnim novinama - međunarodni ugovori br. 15/2001, a puni tekst sporazuma na Web stranici Ministarstva za europske integracije.

53

zakona i budućega zakonodavstva s pravnom stečevinom Zajednice (acquis). U

suradnji na području pravosuđa i unutarnjih poslova stranke će posebnu važnost

pridavati konsolidiranju vladavine prava i jačanju institucija na svim razinama u

području uprave općenito, a posebice u provođenju prava i u pravosudnim

mehanizmima. Stranke će surađivati na podizanju razine općeg obrazovanja i

stručnih kvalifikacija u Hrvatskoj. Stranke se obvezuju promicati kulturnu suradnju.

RH i EZ će osnažiti suradnju na daljnjem razvijanju informatičkoga društva u

Hrvatskoj. Globalni će ciljevi biti priprema društva u cjelini za digitalno doba,

privlačenje ulaganja i međusobno funkcioniranje mreža i usluga, te suradnja na

istraživanju i tehnološkom razvoju.

Odnosi između RH i EU regulirani su i Nacionalnim programom RH za

pridruživanje EU – 2004. godina.77 Podnošenjem zahtjeva za punopravno članstvo,

21. veljače 2003. godine, RH je formalno započela s procesom pristupanja EU.

Program Vlade RH u mandatnom razdoblju 2003. do 2007. godine određuje ulazak

RH u EU kao prioritet državne i vanjske politike. Pri tome su unutarnje reforme, opća

konsolidacija sustava, snažniji gospodarski razvoj i intenzivnije vanjskopolitičko

djelovanje u područjima koja utječu na dinamiku odnosa RH i EU ključni preduvjet

ubrzanog i individualno vrednovanog institucionalnog ulaska u punopravno članstvo

EU.

Donesen je Zakon o pravu na pristup informacijama, kojim je, uz Zakon o

medijima, Zakon o zaštiti tajnosti podataka i Zakon o zaštiti tajnosti osobnih podataka,

zaokruženo donošenje pravnih pretpostavki za ostvarivanje općeg prava na pristup

informacijama. Pravo na dostupnost informacijama kojima raspolažu tijela javne vlasti

jedno je od temeljnih ljudskih prava koje je zaštićeno i odredbama Ustava RH,

međunarodnim ugovorima, posebno Europskom konvencijom o ljudskim pravima i

temeljnim slobodama kao i Konvencijom o pristupu informacijama, sudjelovanju

javnosti u odlučivanju i pristupu pravosuđu u pitanjima okoliša iz 1998. godine.

54

Pravni okvir kojim se omogućuje djelovanje sustava pružanja usluga

informacijskog društva određen je donošenjem Zakona o elektroničkoj trgovini, koji se

sustavno povezuje s pravnim okvirom Zakona o zaštiti osobnih podatak, Zakona o

telekomunikacijama i Zakona o elektroničkom potpisu. Uprava za poslove opće

uprave Ministarstva pravosuđa priprema i izrađuje nove propise o uredskom

poslovanju u cilju prilagodbe sustava uredskog poslovanja potrebama elektroničke

uprave, sukladno odgovarajućim propisima Europske unije.

Pravilnik o određivanju kulturnih predmeta koji se smatraju nacionalnim

blagom država članica Europske unije78, određuje kategorije kulturnih predmeta koji

se smatraju nacionalnim blagom država članica Europske unije, koje u postupku

propisanom Zakonom o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara mogu zatražiti njihov

povrat u slučaju nezakonitog odnošenja s njihova teritorija. Kulturni predmeti jesu:

arheološki objekti stariji od 100 godina, elementi koji su sastavni dio umjetničkih,

povijesnih ili vjerskih spomenika koji nisu u jednom komadu, stariji od 100 godina,

slike i platna, akvareli, gvaševi i pasteli u potpunosti naslikani rukom na bilo kojem

mediju, mozaici od svih materijala u potpunosti izrađeni rukom, crteži u potpunosti

izrađeni rukom na bilo kojem mediju i u bilo kojim materijalima, originalne gravure,

grafike, serigrafije i litografije s odgovarajućim pločama i originalni posteri, originalne

skulpture ili kipovi i kopije izrađene istim postupkom kao originali, fotografije, filmovi i

njihovi negativi, inkunabule i manuskripti, uključujući zemljovide i glazbene partiture,

pojedinačno ili u zbirkama, knjige starije od 100 godina, pojedinačno ili u zbirkama,

tiskani zemljovidi stariji od 200 godina, arhivsko gradivo i njegovi dijelovi bilo koje

vrste i u bilo kojem mediju, koji sadrže elemente starije od 50 godina, zbirke i

primjerci iz zooloških, botaničkih, mineraloških ili anatomskih zbirki; zbirke od

povijesnog, paleontološkog, etnografskog ili numizmatičkog značenja, prijevozna

sredstva starija od 75 godina, svi drugi antikni predmet stariji od 50 godina.

77 Narodne novine br. 37/2004 78 Narodne novine br. 38/2004

55

18. lipnja 2004. g. Europsko vijeće je promaknulo RH u službenog kandidata

za članstvo u EU. Prema Kopenhaškim kriterijima iz 1993. g. svaka država koja želi

postati punopravnom članicom EU mora ispuniti tri kriterija:

- politički: stabilnost institucija koje osiguravaju demokraciju, vladavinu

prava, poštivanje ljudskih prava i prava manjina i prihvaćanje političkih

ciljeva Unije,

- gospodarski: postojanje djelotvornog tržišnog gospodarstva te

sposobnost tržišnih čimbenika da se nose s konkurentskim pritiscima i

tržišnim zakonitostima unutar EU-a,

- pravni: usvajanje cjelokupne pravne stečevine EU-a.

Na zasjedanju u Madridu, 1995. g., Vijeće Europe odredilo je i Madridski

kriterij, kao preduvjet za članstvo:

- administrativni: prilagodba odgovarajućih administrativnih struktura s

ciljem osiguranja uvjeta za postupnu i skladnu integraciju.

3.1.7 Arhivi u EU

EU, iako su se članice dogovorile o kulturnoj suradnji, nije donijela europske,

zajedničke propise o arhivskom gradivu no članice mogu koristiti preporuke i upute

Vijeća Europe.79 Arhivi su, kao i knjižnice, ostavljeni suverenitetu pojedine zemlje-

članice, naravno,- unutar pravnog okvira EU zakona.

14. studenoga 1991. Vijeće Europe je prihvatilo rezoluciju80 kojom je ovlastilo

europsku komisiju da sastavi stručnu grupu za koordinaciju arhivske teorije i prakse u

državama članicama. Rezolucija je naglasila dvojnu ulogu arhiva u budućoj Europi,

kao povijesnog izvora te sredstva za razvoj demokracije. Kulturni komitet EZ-a

predložio je stvaranje grupe eksperata, koje imenuje zemlje članice, s ciljem 79 O EU arhivskim popisima vidi Cadell, P. Archives and Goverment at a European Level. // Archivum. XLV (2000), str. 57 – 67., Semlič Rajh, Z. Ahivi in Europska Unija – enotni predspisi ali zgolj skupna priporočila. // Arhivi in arhivsko gradivo v času tranzicijskih sprememeb : InfoArh : Zbornik referatov : 21. zborovanje : Arhivsko društvo Slovenije : Pokrajinski arhiv Koper. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, 2003. str. 62-65., Baier, H. Compatibility of Archival Theory and Practice in European Union. // Atlanti, 1-2 (2003).

56

proučavanja do koje bi mjere veća koordinacija arhivske prakse i politike bila

poželjna. Grupa je došla do zaključka kako je kooperacija u načelu laka i poželjna, ali

će koordinacija biti vrlo teška.

17. lipnja 1994. Vijeće Europe izdalo je rezoluciju o većem sudjelovanju na

području arhivske djelatnosti,81 pri čemu treba poštivati znanje ICA-e. Rezolucija

predlaže: organizaciju multidisciplinarnog foruma o strojno čitljivom gradivu;

stimulaciju razmjene studenata; publiciranje priručnika, tehničkih publikacija i sl.

U ljeto 1994. g. Ured za službene publikacije EZ-a izdao je izvješće “Archives

in European Union. Report of the Group of Experts on the Coordination of Archives”.

Prema izvješću, čije se preporuke odnose na nacionalne arhivske službe, područja na

kojima treba intenzivirati rad su:

- europska i međunarodna suradnja,

- vrednovanje, izlučivanje i materijalna zaštita gradiva,

- praktični uvjeti dostupnosti gradiva,

- nacionalno zakonodavstvo,

- upravljanje i zaštita gradiva u elektroničkom obliku,

- razmjena informacija i sustava podataka između arhiva država članica,

- uzajamno priznavanje diploma,

- privatni arhivi,

- arhivske ustanove.

Arhivi trebaju na najbolji mogući način odgovoriti potrebama korisnika tako što će

optimalizirati uvjete korištenja javnoga arhivskog gradiva, pri čemu se sve državljane

EU treba tretirati jednako, a ne smije se ograničiti količina gradiva koje se koristi u

čitaonici. Upute korisnicima moraju biti dvojezične. Dostupnost privatnog gradiva ni u

jednoj državi-članici nije zakonski uređena te se stoga prepušta vlasniku gradiva.

Na temelju navedenih preporuka osnovan je DLM forum, forum za strojno

čitljive podatke odnosno upravljanje životnim ciklusom dokumenta. Forum se prvi put 80 Official Journal, C 314

57

sastao u prosincu 1996., a iste se godine počela izdavati i publikacija za razmjenu

arhivskih informacija zemalja članica i institucija EU-a, INSAR. DLM Forum je 1999.

pokrenuo projekt IDA MoReq, zahtjeve modela za upravljanje elektroničkim zapisima,

s ciljem razvoja modela funkcionalnih zahtjeva za upravljanje elektroničkim

zapisima.82 Specifikaciju mogu koristiti privatne i javne organizacije, ne samo u EU,

već u svim zemljama u kojima se od sustava traži upravljanje elektroničkim

podacima. MoReq je usklađen s normom opisa ISAD(G) i standardom uredskog

poslovanja ISO 15489.

Kulturni komitet EZ-a je u studenome 1996. izdao prvi nacrt preporuka o

dostupnosti gradiva. 13. srpnja 2000. usvojena je preporuka o zajedničkoj europskoj

politici o dostupnosti gradiva (Recommendation No. R (2000) of the Committee of

Ministers to Member States on a European Policy on Access to Archives). Na temelju

preporuke počelo se s realizacijom nekih međunarodnih projekata kao što su

digitalizacija arhiva Kominterne i objava izvora za povijest Poljske.

1996. g. utemeljen je Povijesni arhiv EZ-a (Historical Archives of the European

Union).83 Arhiv preuzima gradivo EZ-a starije od 30 godina, kao i gradivo fizičkih i

pravnih privatnih osoba, značajnih za nastanak i stvaranje EZ-a. Gradivo mlađe od 30

godina čuva se kod stvaratelja u Briselu i Luksemburgu.

1999. donesena je direktiva EZ-a o elektroničkom potpisu, no u njoj nema

odredbi o dugotrajnoj pohrani u arhivskom smislu.

6. svibnja 2003. Vijeće je, poštujući činjenicu da dobro sačuvani i dostupni

arhivi pomažu demokratizaciji društva prihvatilo Rezoluciju o arhivima u državama-

članicama84 kojom je pozvalo komisiju da utemelji ekspertnu skupinu, uključivo

predstavnike novih članica, čije bi zadaće bile:

81 Official Journal, C 235 82 2003. g. objavljen je hrvatski prijevod specifikacije. MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2003. 83 Podaci o Arhivu mogu se naći na URL: http//:www.iue.it/ECAarchives 84 Official Journal C 113

58

- proučiti stanje javnih arhiva u državama-članicama,

- proučiti posljedice razvoja do kojih je došlo zbog IT,

- promocija konkretnih aktivnosti.

Vijeće Europe se već od 1981. g. bavi zaštitom osobnih podataka i dostupnosti

informacija donošenjem Konvencije za zaštitu pojedinaca pri automatskoj obradi

osobnih podataka – Europski ugovori ETS br. 108 (28. siječnja 1981.), Preporuke br.

R (81) 19 Odbora ministara Vijeća Europe državama-članicama, o dostupnosti

informacija koje posjeduju javne vlasti (25. studenoga 1981), te Preporuke br. R (91)

10 Odbora ministara Vijeća Europe državama-članicama, o priopćavanju osobnih

podataka koje posjeduju javna tijela trećim osobama (9. rujna 1999.).85

3.2 Uprava i uredsko poslovanje

Događanja 20. stoljeća, globalizacija86 i globalna privredna utakmica,

integracija europskih zemalja u Europsku uniju, te nagli rast izdataka za socijalnu

državu doveli su do krize njezina financiranja odnosno potrebe za smanjenjem

troškova rada državnog aparata što je dovelo do nove uloge (mjesta i položaja) javne

uprave,87 u čemu je najočitiji primjer Velika Britanija koja je prešla na “novo javno

upravljanje” (new public management) što znači: prijelaz javne uprave na metode

menadžmenta koje su razvijene i usavršene u privatno-vlasničkoj privredi, unaprijed

utvrđeni standardi i mjere uspješnosti uprave, težište na postignutim rezultatima,

dekoncentracija i decentralizacija uz veću samostalnu odgovornost pojedinih jedinica

upravnog sustava, uvođenje metoda tržišne utakmice, jača disciplina i štedljivosti u

85 Tekstovi navedenih preporuka te preporuka o dostupnosti arhivskog gradiva dostupni su u: Zaštita osobnih podataka i dostupnost informacija : preporuke Vijeća Europe. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2002. 86 Globalizacija je proces razumijevanja, prihvaćanja i primjene najviših civilizacijskih dostignuća i standarda u području znanosti, tehnologije, proizvodnje, kulture, obrazovanja i drugim te njihova primjena na svakoj lokalnoj razini. Radi se o svojevrsnoj standardizaciji (najviše razine) što je uvjet nastupa odgovarajućeg subjekta na najzahtjevnija tržišta znanja, roba, usluga i kapitala. 87 Vidi u Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., radove Pusić, E. Modernizacija velikih europskih upravnih sustava. str. 1-22., Wollmann, H. Suvremene upravne reforme u Njemačkoj. str. 23-36., Brűnner, C. Novi javni menadžment: suvremene upravne reforme u Austriji. str. 37-48., Trpin, G. Reforma javne uprave u Sloveniji. str. 49-68., Gjidara, M. Upravne reforme i prilagodba upravnog obrazovanja s posebnim osvrtom na francusku upravu. str. 69-146.

59

upotrebi javnih sredstava. Sve više se govori o e-vladi koju se definira kao «globalni

pokret reformi započet devedesetih godina koji potiče vladu i sve koji s njom rade na

korištenje Interneta za djelotvornije pružanje i primanje usluga i podršku.» 88

3.2.1 Stanje uprave i kadrova u RH

RH je od 1990. g. samostalna država koja je ukinula jednopartijski sistem,

prešla na tržišnu privredu, promijenila dosta propisa i dijelom smijenila nekadašnji

kadar. Brojne reorganizacije89 nisu dovele do boljeg i učinkovitijeg rada. Naslijeđe i

tranzicija doveli su do strukturne i hijerarhijske nestabilnosti, pasivnosti uprave,

konfuzije političkih i upravnih funkcija, smanjenja kvalificiranosti uprave, nepostojanja

programa izobrazbe, statusne nesigurnosti, demotiviranosti i osjećaja sputanosti zbog

neizbježnog prilagođavanja normama i postupcima MMF-a i EU. Najteže posljedice

ostavlja navika da se problemi, osobito nepopularni zahvati, odgode za neko “bolje

vrijeme”. Dodatnu težinu daje ekonomska kriza koja traje već skoro četvrt stoljeća, te

Domovinski rat i njegove posljedice.

Stranke i koalicije na vlasti primjenjuju divlji spoil system. Stanje je plastično

opisao Robert Blažević: “Tijekom 1990-tih bili smo svjedoci posvemašnje zloupotrebe

vlasti, voluntarizma, arbitrarnosti i korupcije. Hrvatska je po korumpiranosti bila u

samom vrhu tzv. tranzicijskih zemalja. U vrijeme kolektivnog nacionalističkog ludila

osnovni kriterij koji se uzimao u obzir prilikom zapošljavanja u državnu službu nije bio

kriterij sposobnosti i stručnosti, već uglavnom kriterij tribalne pripadnosti. Nepotizam i

obiteljsko-rodijački kriteriji bili su ključni u svim segmentima hrvatskog društva i

države. Čitav je sustav vrijednosti dakle okrenut naglavce. Ono što je inače normalno

postalo je nenormalno, i obratno. ... izvršena je masovna čistka u državnim i javnim

službama, a na radna mjesta politički nepodobnih nerijetko su dovođeni

nekompetentni, nestručni i neiskusni ljudi... Stvoren je glomazan, neefikasan i

88 Vidi Rajko, A. Pravo na pristup informacijama javnog sektora i njegova ograničenja u demokratskom društvu. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 395-438. 89 O stanu uprave vidi Dokumenti : Strategija razvitka Republike Hrvatske. // Hrvatska javna uprava. 3-4 (2001), str. 659-745, te Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003.

60

neprofesionalan aparat vlasti i uprave koji nije bio u stanju nositi se s problemima koje

generira i nameće aktualna krizna (katastrofalna) situacija u kojoj se zemlja već

godinama nalazi.” 90

Podaci o upravi ne postoje ili su nepouzdani. Nema sustavnog praćenja

ključnih statističkih podataka o troškovima, kadrovima, inicijativama. Nema

istraživanja i rasprava. Stručne udruge, stručni sastanci ili općenito profesionalno

djelovanje prije su rijetkost i izuzetak, no pravilo i redovna aktivnost. Nema empirijskih

istraživanja uprave. Nema institucije koja obavlja poslove analiziranja stanja u javnoj

upravi, prikuplja i sistematizira iskustva. Međunarodna suradnja najčešće je

posljedica pojedinačnih i osobnih inicijativa, a ne redovita razmjena iskustava.

Nakon 1990. provedena je vrlo široka selekcija državnih i lokalnih službenika

te službenika u javnim službama po političkim, nacionalnim i sličnim kriterijima,

intenzivni proces zamjenjivanja prijašnjih službenika novim osobljem prema

metastručnim, političkim kriterijima koji su bili presudni i za mogućnost napredovanja,

dobivanja bolje plaće ili rukovodećeg mjesta. Uz to su na djelu i različiti patološki

procesi porasta broja uposlenih. Nepotizam i preferiranje kandidata prema porijeklu

(obiteljskom i lokalnom) vrlo je rašireno, a zaposlen je veliki broj službenika s

neodgovarajućom stručnom spremom, koje se k tome sustavno ne educira.

U zemlji ne postoje institucije ili posebni studij za visoku naobrazbu upravnog

osoblja, naročito visokih upravnih rukovodilaca i upravnog osoblja općeg profila,

stručno usavršavanje i reedukacija već zaposlenih službenika nisu organizirani, već

se obavljaju na tečajevima koji izmiču svakoj kontroli standarda i kvalitete.91 Ne

postoje pisane norme ponašanja uprave, kao što npr. postoji etički kodeks američke

državne uprave.

90 Blažević, R. Racionalizacija i hrvatska uprava. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 349-364. 91 O upravnom obrazovanju i njegovom razvoju u Hrvatskoj, te primjerima u nekim europskim zemljama vidi u Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. radovi Pavić. Ž. Ključni momenti u razvoju upravnog obrazovanja na hrvatskim područjima. str. 179-190., i Koprić, I.; Marčetić, G. Obrazovanje upravnog osoblja: iskustva i izazovi. str. 191-128.

61

3.2.2 Stanje uredskog poslovanja i pismohrana u RH

Propise o uredskom poslovanju primjenjuju tijela državne uprave i druga

državna tijela, jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave, te pravne osobe

koje imaju javne ovlasti. Uredsko poslovanje se treba odvijati sukladno načelima:

jednostavnosti, preglednosti, ekspeditivnosti, jednoobraznosti, ekonomičnosti i

točnosti.

Uredsko poslovanje tijela javne uprave nadzire Središnji državni ured za

upravu putem inspekcijskog nadzora. Državni arhivi nemaju nikakve ingerencije nad

uredskim poslovanjem uprave. Uredba o uredskom poslovanju ne predviđa sankcije

za pravne i fizičke osobe, za loše ili nikakvo nepridržavanje odredbi Uredbe.

Posljedica lošeg uredskog poslovanja je loša uprava koja nije u stanju odgovoriti na

upite i potrebe građana.

U novinama se često može pročitati kako se određeni političari ili istaknute

osobe hvale dokumentima koje imaju u svom posjedu, a do kojih su došli tijekom

obnašanja funkcija. Nerijetko, zbog brojnih reorganizacija i zapošljavanja nestručnog

kadra, gradivo završava u privatnim garažama, ili se značajniji spisi “čupaju” iz

gradiva i predaju raznim tijelima ili fizičkim osobama. Nadležna državna tijela i/ili

nadležni arhivi ne poduzimaju akcije glede sprječavanja ili sankcioniranja takve

prakse, već umjesto preventivno, djeluju na saniranju stanja. U arhivskoj literaturi

iznimno rijetko nailazimo na opis primjera iz prakse.

Stanje se nije promijenilo od stanja navedenog u Preporuci o zaštiti i čuvanju

arhivsko-registraturne građe u političkim i društvenim organizacijama,92 koju je 11.

prosinca 1961. g. donio Savet za kulturu NR Hrvatske, Br.: 4274/1-196193: ”...arhivsko

se gradivo uništava, prisvaja, veoma često loše smještava, nalazi se i po stanovima

92 Dio sadašnjih političkih stranaka su sljednici nekadašnjih DPO-a. 93 Vidi Arhivi i arhivsko gradivo : Zbirka pravnih propisa 1828-1997 / priredio Marijan Rastić, Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1998.

62

dužnosnika, a u pravilu je ili potpuno nesređeno ili neznatno sređeno, društvene i

političke se organizacije osnivaju, reorganiziraju i likvidiraju, a da o tome nije

obaviješten nadležni povijesni arhiv.”

Uredsko poslovanje tijela uprave je nerijetko loše, a upravne inspekcije

uočavaju niz nedostataka vezanih uz nepregledno i neažurno obavljanje poslova

uredskog poslovanja: ispreplitanje i preklapanje poslova između raznih

organizacijskih jedinica određenog tijela, djelomično urudžbiranje npr. samo ulaznih

akata primljenih poštom, a ne i onih primljenih na ruke ili faxom, neurudžbiranje

izlaznih spisa, neuredno vođenje internih dostavnih knjiga što dovodi do toga da se

ne zna gdje se i kod koga određeni spis nalazi, nepravilni postupci s povjerljivim

spisima, spisi se ne razvode, na omotima spisa nema popisa akata, u spisu nema

upute pisarnici od strane službenika koji je predmet obrađivao...

Uredsko poslovanje uprave posljedica je, između ostalog:

- nezainteresiranosti dužnosnika i čelnih ljudi za odvijanje uredskog

poslovanja,

- nedovoljne educiranosti i zalaganja dužnosnika, službenika i

namještenika,

- položaja pisarnica i pismohrana koji se nalaze na samom dnu

hijerarhijske piramide,

- poslovne kulture u kojoj se ne cijene i ne nagrađuju zalaganje, stručnost

i profesionalnost.

Na stanje uredskog poslovanja u Hrvatskoj utječe i neproučeni fenomen94

velikih promjena državnog uređenja u 20. stoljeću. 1918., 1941., 1945. i 1990. godine

nastajale su nove države koje su se nastojale ograditi od prethodnih i krenuti ab ovo.

Promjene državnog uređenja rezultiraju time da većina gradiva gubi svoju praktičnu

vrijednost za upravu, te mu uprava ne posvećuje pažnju i doživljava ga kao balast.

94 U recentnoj arhivskoj literaturi nema radova koji se bave ovom problematikom.

63

Za svaku je novu vlast karakteristično početno lutanje i nesnalaženje u

uredskom poslovanju. Položaj Banskog vijeća (1848-50) bio je u početku neodređen i

nestalan, točan datum početka njegova rada nije poznat, a početno uredsko

poslovanje nema stalan oblik. NDH je donijela svoju uredbu o uredskom poslovanju u

rujnu 1941. g. SFRJ je uredbu o uredskom poslovanju donijela tek 1957. g.

Novonastalim sustavima treba duže ili kraće vrijeme za usvajanje i primjenu načela

urednosti, odgovornosti, stručnosti i profesionalnosti. Sustavi moraju raditi dulje

vrijeme kako bi novouposleni ljudi u upravi shvatili prednosti urednog uredskog

poslovanja i arhiviranja spisa. Uredsko poslovanje CK SKH odvijalo se sukladno

Uredbi o kancelarijskom poslovanju iz 1957. g., koja se uredno i dosljedno počela

primjenjivati tek 1980-ih godina. U prvim poslijeratnim godinama većina gradiva nije

urudžbirana, ili je urudžbiranje djelomično, što ostaje karakteristika gradiva kabineta

predsjednika CK i u 1970-im.

Na sadašnje stanje uredskog poslovanja utjecalo je uvođenje nove uredbe o

uredskom poslovanju 1987. g. Uredba se primjenjuje od 1. siječnja 1988. g. Uredski

djelatnici su se tek počeli privikavati na rad sukladno novoj uredbi kada je 1990. g. dio

kadrova zamijenjen novim. Utjecaj ovih promjena vidljiv je na stanju suvremenog

gradiva koje se često ne registrira, ili zaduženi djelatnik samovoljno uvodi “vlastite”

sustave klasifikacije predmeta i spisa: po sadržaju, dužnosniku koji spis potpisuje, ili

ih vodi po internim evidencijama koje ne odgovaraju evidencijama propisanim

Uredbom o uredskom poslovanju i sl.

Uredsko poslovanje je sustav kojim se spisi evidentiraju i razvrstavaju kako bi

se, onda kada je to potrebno, mogli pretraživati. Pismohrane trebaju dati brzu i točnu

informaciju čuva li se određeni predmet ili je izlučen, ukoliko se čuva je li predan

nadležnom državnom arhivu ili se nalazi u pismohrani, ukoliko se nalazi u pismohrani

gdje se točno nalazi (soba, stalaža, polica...) ili je posuđen, kome i do kada.

64

Točni podaci o djelatnicima pismohrana ne postoje. 2003. i 2004. g. pismeno

sam se obratila95 Ministarstvu pravosuđa, uprave i lokalne samouprave, Ministarstvu

kulture i HDA tražeći podatke o službenicima i namještenicima pismohrana uprave u

RH. Ni jedno od navedenih tijela nema podatke o broju osoba koje rade u

pismohranama.

Na rad dijela pismohrana utječe negativna selekcija službenika koji su,

relativno često, službenici/namještenici koji su radili na potpuno različitim radnim

mjestima, na određeni su način postali “višak”, ali ih se zbog raznih razloga zadržalo

u radnom odnosu. Osobe se šalje da “slažu spise” i po kazni (nedavni slučaj Željka

Bagića koji je, prema vijestima objavljenim u svim medijima, s mjesta savjetnika

predsjednika RH suspendiran na mjesto arhivara). U pismohranama su izuzetak, a ne

pravilo, djelatnici s visokom stručnom spremom. Čest je slučaj da se problem

nesređenih i zapuštenih pismohrana rješava zapošljavanjem novih ljudi, a da se

istovremeno ništa konkretno ne čini kako bi se stanje uistinu promijenilo. Sadašnja

edukacija djelatnika u pismohranama, koja se sastoji od tečaja u nadležnom

državnom arhivu i polaganja ispita o stručnoj osposobljenosti radnika za zadatke i

poslove zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva ne daje željene rezultate i

ne osposobljava djelatnike ni za najjednostavnije zadatke kao što je izrada sumarnog

popisa gradiva i topografskog inventara.96

Poslovima slaganja i čuvanja spisa i predmeta ne posvećuje se dovoljna

pažnja, ne samo u tijelima koja u svom radu rijetko koriste spise i predmete

pohranjene u pismohrani. Ukoliko za svoj svakodnevni rad ne koristi gradivo

pohranjeno u pismohrani, većina se djelatnika s pohranom gradiva susreće samo pri

polaganju stručnog državnog ispita, u okviru predmeta “Uredsko poslovanje”. U

načelu, ona tijela koja u svom radu često koriste dovršene predmete imaju i uredno

odložene i sređene spise, što je posljedica praktičnih potreba rada.

95 Vidi Prilog I. 96 Ilustracije radi navodim primjer iz vlastite prakse: po dolasku na sadašnje radno mjesto zatekla sam troje djelatnika s položenim ispitom o stručnoj osposobljenosti radnika za zadatke i poslove zaštite arhivske i registraturne građe izvan arhiva. No, nisu postojali sumarni popis gradiva, topografski inventar gradiva, ni pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva s Posebnim popisom gradiva s rokovima čuvanja.

65

Nadležnih je državnih arhiva malo, a dio njih, zbog nedostatka spremišnog

prostora, ne može izvršiti svoju obvezu preuzimanja gradiva koje je dospjelo za

predaju. Zbog toga se u pismohranama nalazi i gradivo starije od 30 godina, što

dodatno opterećuje pismohrane, i pridonosi negativnom imageu pismohrana kao

pretrpanih, prašnih i prljavih, podrumskih/tavanskih prostorija u kojie se odlaže nešto

što nikome ne treba i što nitko ne koristi, a gdje se osim akata odlažu i druge

nepotrebne, otpisane stvari – računala, uredski namještaj, slike....

3.3. Arhivska služba i praksa

Arhivi su ustanove za čuvanje, zaštitu, obradu i korištenje arhivskoga gradiva,

koje mogu, ovisno o izvorima financiranja, biti javne i privatne. Arhivi mogu čuvati

gradivo više ili samo jednog stvaratelja, te onda govorimo o in-house arhivima (npr.

arhiv određene banke). Arhivi mogu, kao i knjižnice i muzeji, biti specijalizirani za

pohranu gradiva određenih kategorija stvaratelja, npr. sveučilišni, gospodarski ili

arhivi vjerskih zajednica, ili određenih vrsta gradiva, npr. audio-vizualnog.

Arhivi, najčešće, gradivo sređuju i opisuju sukladno načelu provenijencije i

načelu prvobitnog reda, iz čega proizlaze zadaće arhiva i arhivista, obavijesna

pomagala, norme za opis gradiva, pravila opisa gradiva, korpus znanja arhivista, rad i

odnos prema gradivu u nastajanju, propisi, metode vrednovanja gradiva... Načelo

prvobitnog reda je neprimjenjivo na elektroničke zapise budući da su fizičke osobine

elektroničkih zapisa odvojene od informacijskog sadržaja i konteksta dokumenata.

Glavna zadaća arhivista u radu s elektroničkim zapisima je osigurati njihovu

autentičnost, čitljivost i razumljivost. Dostupnost i korištenje arhivskog gradiva,

najvećim dijelom, određuju image arhiva u javnosti odnosno njihov položaj i ulogu u

društvu.

3.3.1 Stanje arhivske službe u RH

66

Arhivska služba u RH organizirana je na klasičnom modelu arhiva kao

ustanova koje preuzimaju, čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo različitih

stvaratelja. Klasičnost modela arhivske službe vidljiva je i u definiciji arhivskog gradiva.

Sukladno važećem arhivskom zakonu arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su

nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od

trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti. Definicija odgovara

devetnaestostoljetnom shvaćanju arhiva kao ustanova i gradiva važnog za

nacionalnu državu i nacionalnu svijest. Sukladno «životnom ciklusu dokumenata»

arhivi preuzimaju neaktivno gradivo, starije od 30 godina, koje je izgubilo svoju tekuću

administrativnu, financijsku i pravnu upotrebljivost. Registraturno gradivo je razdvojeno

od arhivskog, a arhivsko su i uredsko poslovanje različite struke.

Zadaće su arhiva definirane zakonom, te arhivi:

- provode mjere zaštite arhivskoga gradiva u arhivu i brinu za njegovu

sigurnost,

- sređuju, popisuju i objavljuju arhivsko gradivo, te ga daju na korištenje,

- obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem arhivskoga gradiva

koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove zaštite,

- provode neposredan nadzor nad radom arhiva i drugih imatelja

arhivskoga gradiva izvan sustava državnih arhiva,

- preuzimaju javno arhivsko gradivo,

- prikupljaju privatno arhivsko gradivo otkupom, darovanjem ili pohranom,

- obavljaju sigurnosno i zaštitno snimanje arhivskoga gradiva, te

restauratorske i konzervatorske poslove u svezi s arhivskim gradivom,

- daju podatke, izvatke iz dokumenata i ovjerovljene prijepise na zahtjev

korisnika,

- izrađuju i objavljuju obavijesna pomagala za pojedine arhivske fondove i

zbirke,

- organiziraju predavanja, tečajeve i druge oblike stručnog

osposobljavanja i usavršavanja arhivskog osoblja,

67

- priređuju izložbe, predavanja i provode druge oblike kulturne djelatnosti

radi poticanja zanimanja za arhivsko gradivo i arhivsku djelatnost,

- surađuju međusobno i s drugim ustanovama kulture, znanstvenim i

srodnim ustanovama dokumentacijske i informacijske službe radi

unapređenja arhivske djelatnosti i znanstvenoga rada u području

arhivistike, pomoćnih povijesnih i informacijskih znanosti,

- obavljaju i druge poslove određene zakonom i drugim propisima.

HDA uz poslove koje obavlja kao i ostali državni arhivi još:

- vodi registar arhivskih fondova i zbirki RH,

- obavlja informativno-dokumentacijsku službu o arhivskom gradivu na

području RH,

- vodi evidencije o arhivskom gradivu u inozemnim arhivima koje je od

značenja za RH, kao i o arhivskom gradivu iseljene Hrvatske,

- vodi Upisnik svih arhiva u RH,

- vodi Upisnik vlasnika arhivskoga gradiva RH u privatnom vlasništvu,

- vodi evidenciju osoba zaposlenih u državnim arhivima,

- izrađuje plan školovanja i drugih oblika izobrazbe stručnog arhivskog

osoblja,

- daje mišljenje ministru kulture o programima rada državnih arhiva,

- obavlja i druge stručne poslove predviđene zakonom.

U Hrvatskoj djeluje, uz HDA, 13 državnih područnih arhiva s 9 sabirnih

centara. Prostor za rad, spremišni prostor i opremu HDA osigurava RH, a za

područne državne arhive grad u kojem imaju sjedište osigurava spremišni i prostor za

rad, a opremu RH. Svi arhivi ukupno koriste 46 zgrada, namjenski prostor je građen

jedino za HDA (1913. g. jedno krilo zgrade tadašnje nove zgrade NSK) i za DA

Karlovac (1980. g.). 24 zgrade koje arhivi koriste zaštićeni su spomenici kulture, a

pitanje vlasništva nad dijelom zgrada nije riješeno (denacionalizacija). Ukupna

68

površina svih zgrada iznosi 50785 m2 a od toga na spremišni prostor otpada 36233

m2. 97

Problemi arhivske službe nisu novi.98 Problemi se ne rješavaju godinama, što

rezultira time da arhivska služba ne izvršava u potpunosti svoje zadatke i obveze.

Najveći je problem prostor, te gradivo van arhiva, zbog nemogućnosti preuzimanja,

propada i nestaje. Većina arhivskih zgrada nema osnovne uvjete koje suvremeni

standardi preporučaju za čuvanje gradiva, te nije rijetkost da su uvjeti pohrane

gradiva (temperatura, relativna vlažnost, oprema...) bolji u pismohranama. Arhivima

osim spremišnog prostora nedostaje prostor za prijem, čišćenje i sređivanje gradiva,

uredski prostor za djelatnike, oprema i sl.

3.3.2 Stanje arhivskog kadra u RH

Uz nedostatak prostora za preuzimanje “zrelog” gradiva veliki problem arhiva,

kao i cijele uprave, su djelatnici. Djelatnika nema dovoljno. Fluktuacija radne snage je

velika,99 dio djelatnika arhivistiku nije izabrao kao životni poziv već im je to bila jedina

mogućnost zapošljavanja, dio djelatnika u javnim službama posao doživljava kao

sigurnu sinekuru u kojoj su im prava i pogodnosti zajamčeni bez obzira na kvalitetu i

kvantitetu rada. Norme rada ne postoje ili se ne primjenjuju.

Prema evidenciji HDA u državnim je arhivima zaposleno 386 osoba: 84

arhivska tehničara, 24 viša arhivska tehničara, 99 arhivista, 29 arhivista specijalista, 9

viših arhivista i 7 arhivskih savjetnika.100 Od 14 ravnatelja državnih arhiva u 2001.

g.101 21,49% su žene, 14,29% su doktori, a 14,29% su magistri.

97 Vidi Kolanović, J. Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str.11-32. 98 O problemima vidi Giler B. O. Stanje i problemi zaštite arhivske građe i registraturskog materijala van arhiva na području SFRJ. // Arhivist. 1-2 (1986). str. 19-44., Rastić, M. Strčić, P. Arhivska služba SR Hrvatske - stanje, problemi, perspektive. // Arhivist, 1-2 (1988). str. 230-261. 99 Vidi Hrelja, D. Kratki prikaz aktualnih problema Državnog arhiva u Varaždinu. // Srečanje obmejnih arhivov. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 1999, str. 56-60. 100 Vidi Prilog I. 101 To su: - Hrvatski državni arhiv dr. Josip Kolanović - DA Bjelovar Željko Pleskalt

69

Obrazovanje arhivista (VSS) je dvojako. Filozofski fakultet Sveučilišta u

Zagrebu, Odsjek za informacijske znanosti, katedra za arhivistiku, organizira

dvogodišnji i četverogodišnji dodiplomski studij. Web stranica katedre102 daje podatke

o studiju arhivistike općenito, o sadržaju studija, te o mogućnostima zapošljavanja.

Krajem 1980-tih HDA, HAD i Hrvatsko arhivsko vijeće počeli su organizirati

tečajeve za izobrazbu novouposlenih arhivista, što je dopunsko obrazovanje i služi

kao priprema za polaganje stručnog ispita. Stručni ispit je osnovni oblik dodjele

stručnog zvanja odnosno izobrazbe arhivista. Arhivisti su osobe s VSS priučene za

arhivsku službu. U arhivima RH rade arhivisti koji su uglavnom diplomirali neku od

društvenih znanosti (povijest, povijest umjetnosti, strane jezike, promet, ekonomiju...),

te potom položile stručni ispit. Izobrazba arhivskih tehničara sastoji se od rada u

arhivu i polaganja stručnog ispita. Stručni arhivistički ispit su dužne polagati i osobe

koje su diplomirale arhivistiku. Stručni arhivistički ispit ne mogu polagati djelatnici u

pismohranama, bez obzira na spremu. Za djelatnika u pismohranama ne postoji

redovito školovanje, već se prvenstveno radi o dopunskom obrazovanju putem

povremenih tečaja koje organiziraju nadležni državni arhivi.

U arhivima je najmanje osoba koje su diplomirale računarstvo, arhivistiku ili

neku od informacijskih znanosti. Tradicionalno arhivističko obrazovanje ne pruža

arhivistima ona znanja i vještine koji su nužni da bi se uspješno bavili novim

informacijskim tehnologijama. Malo arhivista razumije koncepte i postupke koje

koriste projektanti informacijskih sustava, niti su dovoljno osposobljeni da u

- DA Dubrovnik Ivo Orešković - DA Karlovac Katica Miholović - DA Gospić Ivica Matija - DA Osijek dr. Stjepan Sršan - DA Pazin mr. Jakov Jelinčić - DA Rijeka Goran Crnković - DA Sisak Nela Kušanić - DA Slavonski Brod Ivan Medved - DA Split mr. Nataša Bajić Žarko - DA Varaždin Damir Hrelja - DA Zadar Slavko Ražov - DA Zagreb Darko Rubčić 102 Podaci prema URL: http://www.ffzg.hr. (29.03.2004.).

70

potpunosti shvate utjecaj novih informacijskih sustava na arhivistiku. Ne postoji

jedinstveni priručnik odnosno pravilnik o metodologiji rada arhivista,103 a za djelatnike

u pismohranama nadležni su državni arhivi izdali samo jedan priručnik.104 Prevodi se

dosta recentne strane literature, ali nedostaju sustavni i kritički pregledi teorija,

zbivanja, metoda i postupaka u suvremenoj arhivistici. Nedostaju prijevodi bazičnih

arhivskih radova, npr. nizozemskog ili Jenkinsonovog priručnika.

3.3.3 Vanjska služba - odnos arhiva i pismohrana u RH

Uz sređivanje gradiva arhivisti obavljaju stručni nadzor nad čuvanjem i

odabiranjem arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva i određuje mjere njegove

zaštite (vanjska služba). Sukladno propisima o zaštiti kulturnih dobara inspektori

zaštite kulturnih dobara bi trebali djelovati na temelju Zakona o zaštiti i očuvanju

kulturnih dobara, Zakona o općem upravnom postupku, Zakona o prekršajima te

Kaznenog zakona. Rad vanjske službe arhiva nije standardiziran i reguliran posebnim

propisom niti djelatnici vanjske službe imaju status inspektora. Djelatnici vanjske

službe ne moraju biti posebno upoznati s relevantnim propisima, imati iskustvo u radu

u pismohranama, i/ili iskustvo u radu u arhivu na modernom i suvremenom gradivu, a

iz zapisnika o obavljenom nadzoru vidljivo je kako djelatnici vanjskih službi nisu

upoznati sa Zakonom o upravnom postupku. Nije rijetkost da djelatnici vanjske službe

obavljaju pripravnički staž na tim poslovima, a zbog nedostatka djelatnika u nekim

arhivima na poslovima nadzora rade djelatnici sa srednjom stručnom spremom što

utječe na kvalitetu zaštite registraturnog gradiva.

Propisi koji se odnose na rad pismohrana su terminološki105 i konceptualno

neusklađeni, što je vidljivo usporedbom Uredbe o uredskom poslovanju s Pravilnikom

o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva. Pravilnik106

103 Zadnji je 1977. g. objavljen “Priručnik iz arhivistike”. 104 Arhivistika za djelatnike u pismohranama. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1992., Djelatnicima pismohrana u radu može pomoći i Rubčić, D., Šaban J., Ivanović, J. Vodič za arhiviranje dokumentacije u trgovačkim društvima i ustanovama. Zagreb : Informator, 1999. 105 Vidi Kasabašić, Š. Uredsko poslovanje u primjeni. // Informator, 5024-5025 (2002). str. 6-8. 106 Pravilnik je lakše shvatiti ukoliko se pročita HDA Nacrt Uredbe o spisovodstvu u javnim službama, koji je očito poslužio za izradu pravilnika. URL: http://www.arhiv.hr/hr/pdf/uredba.pdf. (04.05.2003.).

71

daje orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja i orijentacijski popis

gradiva trajne vrijednosti. Orijentacijski popis gradiva ograničenih rokova čuvanja

dijeli gradivo prema područjima: računovodstvo, evidencije o zaposlenicima, ostalo te

godinama čuvanja: 50, 10, 5, 3, 2 i 1 godina. Orijentacijski popis gradiva trajne

vrijednosti dijeli gradivo prema funkcijama: opća i organizacijska; upravna,

pravosudna, poslovna i samoupravna; kadrovska; financijska i komercijalna;

statistika, planiranje i analiza svih područja djelatnosti; investicija, gradnja i razvoj;

informacijsko-dokumentacijska funkcija. Važeći propisi o uredskom poslovanju

(klasifikacijske oznake) temelje se na sadržaju predmeta: rad i radni odnosi, privreda,

prosvjeta, kultura, znanost i informatika, pravosuđe...

Usporedbom Pravilnika o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja

arhivskoga gradiva s Pravilnikom o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva izvan

arhiva vidljivo je kako Pravilnik o vrednovanju zahtijeva od stvaratelja da nadležnom

državnom arhivu dostavi na odobrenje prijedlog posebnoga popisa s rokovima

čuvanja dok Pravilnik o zaštiti traži da stvaratelj dostavi nadležnom državnom arhivu

na suglasnost svoj pravilnik o zaštiti i obradi arhivskoga gradiva. Neusklađenost

propisa dovodi do različitih tumačenja što blokira i usporava rad pismohrana i arhiva.

Pravilnik o vrednovanju ne odgovara stvarnoj i zakonskoj praksi,107 i pokušaj je

nekritičke primjene stranih iskustava na rad u Hrvatskoj. Prema relevantnim arhivskim

teorijama funkcionalno vrednovanje je uspješno samo ukoliko je sustav uredskog

poslovanja temeljen na funkcionalnom modelu, što u Hrvatskoj nije slučaj.

Funkcionalna analiza će se moći primjenjivati jedino u slučaju donošenja nove uredbe

o uredskom poslovanju temeljene na funkcionalnom modelu, a i tada na gradivo koje

će biti evidentirano sukladno novoj uredbi.

Opći popis gradiva s rokovima čuvanja nije donesen, iako je to trebalo biti

učinjeno do 3. kolovoza 2003. g. Opći popis treba izraditi za gradivo nastalo do 1990.

g. i za gradivo nastalo od 1990. g. s obzirom da su se, zbog osamostaljenja zemlje i

prelaska sa socijalizma na tržišnu privredu, promijenile vrste spisa i dokumenata koje

72

nastaju. Na primjer, u doba socijalizma postojalo je stanarsko pravo, zaposlenici su

dobivali stanove i stambene kredite, što je rezultiralo nizom ugovora, zapisnika o radu

stambenih komisija, bodovanjima..., gradivom koje iznimno ilustrativno pokazuje

socijalni karakter tadašnje države. Danas stanarskog prava u nekadašnjem smislu

nema.

Uputno bi bilo opće popise izraditi i sukladno sustavima koji su se koristili za

evidentiranje spisa, od 1957. do 1987. arhivski znakovi, od 1988. klasifikacijske

oznake. Gradivo nastalo između 1957. i 1987. se djelomično može vrednovati prema

organizacijskoj jedinici tijela. Ipak, pri tome treba biti izuzetno oprezan i obvezatno se

upoznati sa sadržajem spisa.108 Gradivo nastalo od 1988. g. klasificirano je prema

sadržaju, te sukladno tomu treba izraditi i opći popis. Kako će arhivsko gradivo

evidentirano prema postojećoj uredbi o uredskom poslovanju biti preuzeto u arhive

tek 2018. g. sadašnja arhivska služba nema dostatnog iskustva u radu s

klasifikacijskim oznakama što dovodi do određenog nerazumijevanja između

djelatnika pismohrana i arhiva.

Nedavno doneseni Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva izvan

arhiva svojim člankom 3. određuje.: «Dokumentacijska zbirka ili cjelina u pravilu se

oblikuje sukladno izvornoj organizaciji, odnosno klasifikaciji dokumentacije koju

sadrži. Ako izvorna organizacija, odnosno klasifikacija dokumentacije nije dosljedna ili

ako znatnije otežava pronalaženje, korištenje ili rukovanje (zaštitu, vrednovanje,

izlučivanje i dr.) dokumentacijom, dokumentacijska se zbirka ili cjelina oblikuje i

organizira na način koji uklanja nedostatke i pogreške u izvornoj organizaciji.» Nije

dato objašnjenje pojma «znatnije». Nadležni arhivi nemaju ingerencije nad uredskim

poslovanjem, a pismohrane su dužne gradivo sređivati prema klasifikacijskim

oznakama. Djelatnici pismohrana ne mogu i nemaju pravo ispravljati pogrešnu

klasifikaciju predmeta. Pravilnik ne određuje tko, i kada, određuje kako izvorna

organizacija, odnosno klasifikacija dokumentacije nije dosljedna ili znatnije otežava 107 Vidi Rubčić, D. Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrvatskoj. // Arhivski vjesnik. 45 (2002). str. 11-17.

73

pronalaženje dokumenata. Ova nejasnoća može dodatno utjecati na nerazumijevanje

između pismohrana i arhiva.

Nisu rijetki slučajevi da djelatnici nadležnih arhiva (i oni iz vanjskih službi) u

pismohranama u kojima obavljaju nadzor rade honorarno. Iako vjerojatno potaknuto

najplemenitijim željama za zaštitom i očuvanjem gradiva, ovakvo je ponašanje

neprofesionalno i neetičko. Osim zakonom o radu, koji izričito zabranjuje “utakmicu s

poslodavcem”, pravila ponašanja arhivista regulirana su etičkim kodeksom, čija je

svrha pružanje etičkog modela ponašanja članovima struke. Primjena kodeksa ovisi o

dobroj volji arhivista i arhiva. O negativnim se pojavama šuti i ne piše, mada su dobro

poznate. Rad vanjske službe je, uz korištenje gradiva, gotovo jedini siguran i stalan

kontakt javnosti sa strukom, i to onog dijela javnosti (uprave) koji ima utjecaj na

položaj arhiva i propise. U domaćoj stručnoj literaturi nema ni jednog rada o

ponašanju i (ne)etičnosti arhivista, ili utjecaju ponašanja arhivista na (ne)povjerenje

javnosti u struku.

Odnos nadležnih arhiva prema pismohranama je, najblaže rečeno,

pokroviteljski. Komunikacija je jednostrana, nema dijaloga. Ukoliko pregledamo

časopis “Arhivski vjesnik” unatrag zadnjih deset godina naići ćemo na vrlo malo

članaka koji pomažu pismohranama u radu.109 Malo je djelatnika pismohrana

učlanjeno u arhivističke udruge. Djelatnici pismohrana rijetko su pozivani kao autori

na stručna savjetovanja. Kontakti između pismohrana i arhiva su slabi. Arhivi ne

doživljavaju pismohrane kao dio «vlastitog tima» koji radi na istom zadatku i ima isti

cilj - pronalaženje potrebnog spisa ili predmeta, bilo to 5 mjeseci, 20 ili 100 godina od

njegova nastanka. Dio arhivista ima snishodljiv i podcjenjivački stav prema

108 Na primjer, gradivo kabineta IVS iz tog razdoblja, mada se radi o hijerarhijski najvišoj organizacijskoj jedinici, sadrži uglavnom predstavke i molbe koje su pojedinci upućivali tadašnjim čelnicima. 109 To su: Rupčić, D. Orijentacijska lista medicinske dokumentacije za bolničke ustanove. // Arhivski vjesnik. 39 (1996). str. 103-115., Validžić, Damir. Prijedlog liste arhivske građe za visokoškolske ustanove. // Arhivski vjesnik. 37 (1994). str. 87-99., Rastić, M., Rupčić, D. Orijentacijska lista registraturne građe za općinske/gradske organe uprave. // Arhivski vjesnik. 36 (1993). str. 25-58., Validžić, D. Prijedlog liste arhivske građe za znanstveno-istraživačku djelatnost. // Arhivski vjesnik. 36 (1993). str. 59-68., Rubčić, D. Orijentacijska lista za javne bilježnike. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 29-36., Heđbeli, Ž. Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 47-54., Razum, S. Kako urediti župni arhiv?. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 195-208.

74

pismohranama, i ne prepoznaje ih kao dio vlastite struke. Pismohrane pak uočavaju

da arhivi ne poznaju propise, uredsko poslovanje i “stvarni život” uprave.

3.3.4 Arhivsko gradivo

Arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili

fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu,

povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o

obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. Zapisi ili dokumenti su spisi, isprave,

pomoćne uredske i poslovne knjige, kartoteke, karte, nacrti, crteži, plakati, tiskovnice,

slikopisi, pokretne slike (filmovi i videozapisi), zvučni zapisi, mikrooblici, strojnočitljivi

zapisi, datoteke, uključujući i programe i pomagala za njihovo korištenje. Javno

arhivsko gradivo arhivi preuzimaju po sili zakona, a privatno u arhive dolazi putem

darovanja, depozita ili otkupa.

1999. g.110 13 hrvatskih arhiva čuvalo je 9633 fonda/zbirke odnosno 95460

dužnih metara gradiva, od čega su 6773 fonda/zbirke ili 73550 d/m gradiva bili

sređeni (70,3 %). U 2002. g.111 14 je arhiva čuvalo 11166 fonda/zbirke odnosno

99213 dužnih metara gradiva, od čega su 7.473 fonda/zbirke ili 65201 d/m gradiva bili

sređeni (65,7 %).

Podataka o gradivu u pismohranama nema. Gradiva nastalog do 1970. g.,

dakle onog koje se mora preuzeti u arhive, ima oko 44000 d/m.112 HDA ne vodi

evidenciju svih pismohrana i stvaratelja i imatelja javnoga arhivskog gradiva u RH,

nego samo evidenciju stvaratelja i imatelja u svojoj nadležnosti, u koju je upisano 306

stvaratelja, odnosno imatelja, kod kojih je pohranjeno oko 60000 dužnih metara

110 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002. Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002. Navedeni su podaci za 1999. g., a u ranijim statističkim ljetopisima (2000., 2001.) podaci za arhive nisu dani. 111 Podaci prema Statističkiom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003. Ljetopis ne daje objašnjenje manje količine sređenog gradiva u odnosu na prethodnu godinu. 112 Vidi Kolanović, J. Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str.11-32

75

gradiva, s time da se ne može se precizno utvrditi količina gradiva do 1973. godine.113

3.3.4.1 Sređivanje arhivskog gradiva

Arhivi, u načelu, gradivo preuzimaju sređeno po sustavu i na način na koji je

bilo sređeno i arhivirano u pismohrani stvaratelja. Sređivanje gradiva je djelatnost

kojom se njegovim sastavnim dijelovima određuje stalno mjesto u okviru cjeline i u

odnosu na druge sastavne dijelove. Sređivanjem stvorena i utvrđena struktura i red

dokumenta omogućavaju orijentaciju u gradivu i pronalaženje pojedinih akata.

Sređenost gradiva preduvjet je njegova korištenja. Ukoliko se gradivo u arhiv

preuzme sređeno, rad arhivista sastoji se u kontroli primljenog gradiva. Ukoliko se

gradivo preuzme nesređeno, arhiv gradivo mora srediti, barem do razine registraturne

sređenosti gradiva koja omogućuje da se za pretraživanje koriste uredske knjige

stvaratelja.

Hrvatski arhivi, jednako kao i strani, gradivo sređuju i opisuju sukladno načelu

provenijencije i načelu prvobitnog reda.114 Slijediti načelo provenijencije znači

sačuvati kontekst u kojem je dokument nastao, veze između dokumenata i njihovih

stvaratelja i veze među samim dokumentima. Kontekst uključuje znanje o tome gdje

je dokument nastao, u okviru kojeg procesa, za koju svrhu, za koga, kada i kako ga je

primatelj zaprimio i kako je došao u naše ruke. Kako su fizičke, formalne i

kontekstualne komponente tradicionalnih dokumenata neodvojive, fizički smještaj

jednog dokumenta u odnosu na drugi pokazuje kako su oni nastali i kako su korišteni

u određenom trenutku. Prema tome, sačuvati izvorni poredak tradicionalnih

dokumenata znači osigurati da se sačuvaju i veze među njima. Svaka promjena

izvornog poretka tradicionalnih dokumenata otežava identifikaciju tih odnosa.

113 Vidi Prilog I. 114 Vidi Prilog II.

76

U arhivima radi 252 arhivista i tehničara koji trebaju srediti 34012 dužnih

kilometara nesređenog gradiva,115 što znači 139,96 dužnih metara po osobi. Prema

najblažim procjenama gradiva “zrelog” za preuzimanje ima oko 44 dužna kilometra,

što znači dodatnih 181 dužnih metara gradiva po osobi koje treba arhivistički obraditi i

opisati.

Radi ilustracije vremena potrebnog za sređivanje gradiva slijedi primjer rada na

sređivanju fonda Ured za podržavljeni imetak Odjela za novčarstvo, državnu imovinu i

dugove Ministarstva državne riznice (Ponova), (1932) 1941-1945. (1946). Fond, oko

300 d/m, preuzet je u nesređenom stanju, djelomično rasut, a dio gradiva je na kraju

sređivanja mikrosnimljen, što znači da se rad sastojao od slaganja spisa po ur. broju,

uklanjanja duplikata i koverti, izrade obavijesnog pomagala i inventarnog popisa do

izrade oznaka za mikrofilmiranje. Sređivanje je obavljeno timski, krajem 1990-ih,

znači četrdesetak godina nakon nastanka spisa. 12 arhivista i tehničara je, uz rad na

drugim zadaćama, oko dvije godine radilo na sređivanju fonda.

Hrvatski državni arhiv je 1999. g. imao 70 zaposlenika arhivske struke, a

pohranjivao je 19568 d/m gradiva, od toga je 9598 d/m sređeno.116 2002. g. HDA ima

jednaki broj zaposlenika arhivske struke – 70. Količina pohranjenog gradiva se

povećala i iznosi 23138 d/m, od čega je sređeno 12386 d/m.117 Jednostavno je

izračunati kako su djelatnici HDA za tri godine sredili 2788 d/m gradiva, ili 39,8 d/m po

zaposleniku arhivske struke godišnje. Djelatnicima hrvatskih arhiva je, pri sadašnjem

broju zaposlenih, uz pretpostavku brzine rada djelatnika HDA, središnje i matične

arhivske ustanove u RH, potrebno oko 3 i pol godine rada za sređivanje nesređenog

gradiva koje se sada nalazi u arhivima.

3.3.4.2 Opis arhivskog gradiva 115 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003. 116 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002.

77

Nakon sređivanja gradivo se opisuje. Opisom se gradivo identificira i

pojašnjava se kontekst i sadržaj u cilju omogućavanja i olakšavanja dostupnosti

spisa.118 Obavijesna pomagala su popisi spisa i sredstvo kojim arhivisti upravljaju

gradivom. Obavijesna pomagala se izrađuju o obliku pregleda, vodiča, sumarnih i

analitičkih inventara, regesta… Pregled arhivskih fondova i zbirki sadržava opće

podatke o svim arhivskim fondovima i zbirkama jedne zemlje. Arhivski vodič je opis

svih fondova i zbirki jednoga arhiva. U uvodnome dijelu sadržava i historijat arhiva,

podatke o korištenju gradiva i bibliografiju. Tematski arhivski vodič je popis arhivskih

jedinica koje sadržavaju gradivo značajno za određenu temu, neko područje ili

vremensko razdoblje. Regesta opisuje pojedinačni dokument s naznakom vremena i

mjesta nastanka, sadržaja te vanjskih karakteristika dokumenta. Arhivski popis, bez

obzira na razinu opisa, obvezatno sadržava signaturu, naziv odnosno sadržaj, vrijeme

nastanka i količinu popisne jedinice.

Arhivski inventar (našastar) je opis arhivskih jedinica jednoga fonda ili zbirke

koji omogućuje pretraživanje, pronalaženje i razumijevanje sadržaja i konteksta

arhivskih jedinica unutar fonda te pronalaženje pripadajućih tehničkih jedinica.

Inventar sadrži:

– opis arhivskih jedinica odnosno identifikaciju i prikaz konteksta i

sadržaja kroz mogućih 26 elemenata opisa grupiranih u 7 područja

(identifikacija, kontekst, sadržaj, dostupnost i korištenje, dopunski izvori,

napomene, kontrola opisa). Identifikacijska oznaka (signatura), naziv

opisne jedinice, vrijeme nastanka, količina gradiva, razina opisa i naziv

stvaratelja obvezatni su elementi opisa,

– popis arhivskih i pripadajućih tehničkih jedinica, te

– predmetno kazalo, kazalo osoba i mjesno kazalo.

Arhivski inventar može biti sumarni ili analitički. Sumarni arhivski inventar sadrži opis

arhivskih jedinica razine podserije i viših razina i popis tehničkih jedinica koje

pripadaju pojedinim arhivskim jedinicama najniže opisane razine. Analitički arhivski

117 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003. 118 Za primjere klasičnih obavijesnih pomagala vidi Prilog IV.

78

inventar sadržava opis arhivskih jedinica na razini predmeta i jedinica viših razina, a

može sadržavati i opis pojedinačnih dokumenata te popis pripadajućih tehničkih

jedinica.

3.3.4.2.1 Norme opisa ISAG(G) i ISAAR(CPF)

ICA je izdala opću međunarodnu normu za opis arhivskoga gradiva

(ISAD(G)).119 ISAD(G) je rezultat dugogodišnjeg rada i procesa razvoja teorije i

prakse sređivanja gradiva. Norma daje opće smjernice za izradu opisa gradiva na

razini fonda, serije, predmeta, komada. Opis treba dati podatke o gradivu u svakoj

fazi njegova upravljanja (stvaranju, vrednovanju, preuzimanju, sređivanju…)

identificiranjem 26 elemenata podijeljenih u sedam područja: identifikacije, konteksta,

sadržaja i ustroja, uvjeta dostupnosti i korištenja, dopunskih izvora, napomena i

kontrole opisa.120 Za međunarodnu razmjenu obavijesti o opisu samo se nekoliko

elemenata smatra važnim: signatura, naslov, stvaratelj, vrijeme nastanka gradiva,

količina jedinice opisa, razina opisa.

ICA je izdala Međunarodnu normu arhivističkoga normiranog zapisa za pravne

i fizičke osobe te obitelji ISAAR(CPF).121 Norma sadrži obavijesne elemente koji se

koriste za kontrolu izrade i uporabe pristupnica u opisima dokumenata i za opis neke

pravne osobe, pojedinca i obitelji kao jedinica unutar sastava arhivističkog opisa.

Elementi opisa su svrstani u tri područja: normativna kontrola, obavijesti i napomena.

Hrvatski su arhivi, jednako kao i strani, prihvatili i koriste norme opisa ISAD(G)

i ISAAR(CPF), temeljene na tim načelima.122 Usvajanje normi od strane šire arhivske

zajednice omogućava standardizaciju rada, razmjenu informacija o gradivu između

zemalja koje imaju različito uredsko poslovanje i tradicije sređivanja i opisa gradiva.

Standardizacija opisa olakšava korištenje gradiva i prepoznavanje pojedinih 119 ISAG(G) : opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva. 2. izd., Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2001. 120 Za primjer opisa gradiva prema ISAD(G) vidi Prilog IV. 121 ISAAR(CPF) : Međunarodna norma arhivističkoga normiranog zapisa za pravne i fizičke osobe te obitelji. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1999.

79

elemenata u opisu. Norme ISAD(G) i ISAAR(CPF) su izrađene i usvojene prije

desetak godina, te će se njihov puni učinak na struku tek pokazati.

3.3.4.2.2. Standard EAD

U Americi se razvija novi standard koji se koristi za kodiranje podataka kojima

se opisuje arhivsko gradivo, EAD (Encoded Archival Description).123 EAD služi za

kodiranje obavijesnih pomagala kako bi bila dostupna za korištenje putem WWW. O

standardu se zajednički brinu Society of American Archivists i United States Library of

Congress. Standard je neovisan o hardveru i softveru, i temelji se na normi opisa

ISAD(G). Cilj standardizacije je dostupnost gradiva diljem svijeta putem jedinstvenih

indeksa, te virtualna reintegracija fondova čiji se dijelovi nalaze u raznim arhivima.

EAD se koristi za direktan pristup gradivu, daje računalnu verziju tradicionalnih

obavijesnih pomagala. Razvoj standarda je počeo 1993. g. kada je University of

California, Barkeley, započelo proces razvoja SGML standarda za kodirani arhivski

opis, 1996. je bila dostupna “alfa” verzija EAD DTD.

3.3.4.3 Privatno arhivsko gradivo

Osamostaljivanje RH 1990. g. dovelo je do niza promjena koje su zahvatile i

područje arhivske službe. Bitna je novost privatno gradivo koje sada obuhvaća daleko

veći dijapazon stvaratelja nego u doba socijalizma. Prema statistici124 nešto manje od

40% od ukupno zaposlenih 1272000 osoba radi u privatnim poslovnim subjektima.

Registriranih poslovnih subjekata ima 197245, od toga 2188 u kategoriji: javna uprava

i obrana; obvezno socijalno osiguranje. Registrirano je 69294 trgovačkih društava,

89917 poduzeća i zadruga, te 38034 neprofitnih pravnih osoba. Cijela zemlja,

stanovnici i uprava nemaju dovoljno iskustva ni znanja o privatnom vlasništvu.

Uredsko poslovanje privatnih pravnih osoba nije zakonski regulirano.

122 Vidi priloge II. i IV. 123 O EDA vidi Pitti, D.V., Encoded Archival Description. URL: http://www.dlib.org/dlib/november99/11pitti.html. (20.02.2004.). 124 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002.

80

HDA125 ne vodi evidenciju o ukupnom broju vlasnika i imatelja privatnoga

arhivskog gradiva. U evidenciji HDA nalazi se 241 imatelj privatnoga arhivskog

gradiva, od čega 54 fizičke osobe. Evidentirane su 72 privatne pravne osobe

osnovane nakon 1990. godine, a 115 su sljednici prijašnjih pravnih osoba. U posjedu

evidentiranih imatelja privatnoga gradiva nalazi se oko 7000 dužnih metara gradiva. U evidencijama HDA nema podataka o ukupnom broju vlasnika imatelja arhivskog

gradiva kojemu je utvrđeno svojstvo kulturnog dobra. HDA do sada nije izdavao

rješenja o proglašenju gradiva kulturnim dobrom.

Domovinskim ratom i privatizacijom počelo je uništavanje arhivskog gradiva,

posebice u onim područjima gdje je rat ostavio duboke tragove.126 Nerijedak je slučaj

uništavanja gradiva privatiziranih poduzeća od strane nezadovoljnih radnika ili

prodavača koji prostorije poduzeća čiste od “smeća” kako bi ga pripremili za prodaju.

Gradivo privatiziranih poduzeća ugrožava nedostatak prostora u arhivima za

preuzimanje bivšeg društvenog gradiva nastalog do pretvorbe. Državni su arhivi i prije

osamostaljivanja RH poklanjali malo pažnje gradivu privrede i rijetko ga preuzimali,

iako se radi o iznimno vrijednom gradivu koje uz podatke važne za pojedince (radni

staž, stanarska prava, školovanje...) sadrži podatke vrijedne za razvoj privrede i

znanosti Hrvatske, određenog područja, kontakte sa stranim poduzećima i privrednim

komorama.

3.3.4.3.1 Primjer stanja privatnog arhivskog gradiva – gradivo političkih stranaka

RH

Tijekom 2000. i 2001. godine HDA je obavio stručni nadzor nad gradivom 15

bivših i sadašnjih parlamentarnih stranaka sa sjedištem u Zagrebu, pri čemu je došao

do određenih spoznaja i podataka,127 koji mogu poslužiti kao primjer stanja privatnog

gradiva u RH.

125 Vidi Prilog I. 126 Vidi Vuković, M. Prilog tumačenju Zakona o arhivskome gradivu i arhivima te njegovih provedbenih propisa. // Arhivski vjesnik. 45 (2002), str. 191-197.

81

Prva i najčešća opaska koja se čuje prigodom nadzora ili kontakata sa

stvarateljima privatnog arhivskog gradiva je kako oni takvo gradivo nemaju. Privatne

pravne osobe nisu svjesne da jesu stvaratelji gradiva ili ga posjeduju. Ni jedna

novoosnovana stranka nije izvijestila HDA o svom osnivanju, promjeni statusa ili

adrese, posjedu gradiva, a samo je jedna prije nadzora zatražila savjet glede

sređivanja i pohrane svog gradiva.

54% stranaka spise ne urudžbira, ili je urudžbiranje djelomično odnosno

nemarno. Neuredno ili nikakvo urudžbiranje spisa ustanovljeno je kod 8 od 15

stranaka a znači da se npr. ne urudžbiraju spisi naslovljeni na fizičku osobu,

pripadnika stanke, ili spisi dostavljeni po dostavljaču, ili da se urudžbiraju samo oni

spisi koje osoba zadužena za rad s dokumentima smatra važnima. Stranke uglavnom

nemaju formalizirano i uređeno uredsko poslovanje, što je s jedne strane posljedica

toga da ih ni jedan zakon na to ne obvezuje, a s druge da stranke svoja sredstva i

ljude prvenstveno usmjeravaju na svoju političku djelatnost, te da im je sve ostalo, a

na što ih zakon izričito ne prisiljava, od drugorazredne važnosti.

Kod 27% stranaka gradivo je fizički nesređeno (rasuto). Fizički nesređeno

gradivo, ustanovljeno kod 4 od 15 stranaka, znači da dokumentacija nije odložena u

registratore, već se nalazi u mapama, fasciklima, rasuta, smještena po stolovima,

policama, ormarima, ponekad i podu, bez ikakva reda, a da zaduženi djelatnici nisu u

stanju pronaći traženi dokument. 74% stranaka nije popisalo svoje gradivo, što znači

da stanke ne znaju koje vrste dokumenata posjeduju, kada su dokumenti nastali i

njihovu količinu.

Kod 40% stranaka dio gradiva se nalazi kod bivših ili sadašnjih članova. O

ovom problemu govori sama količina gradiva stranaka, što se može ilustrirati na

primjeru dvije stranke: jedna, osnovana 1994. godine, koja broji oko 12500 članova,

ima 1 dužni metar gradiva (cca 10 registratora), a druga, osnovana 1992.g., ima oko

127 Vidi Heđbeli, Ž. Privatno arhivsko gradivo. // Arhivski vjesnik. 44 (2001), str. 93-101.

82

40000 članova i 21 dužni metar gradiva. Jasno je da skoro triput veći broj članova i

dvije godine dužeg postojanje donekle objašnjava veću količinu spisa, ali ne i 21 puta

veću.

Sudbina gradiva u slučaju prestanka djelovanja stranke je problematična. U

statutima stranaka uglavnom nema nikakvih odredbi o tome. Statuti stranaka

obavezno imaju odredbu o tome što se dešava s imovinom stranke u slučaju

prestanka njena djelovanja, ali se u statutima nailazi na odredbe kojima se kaže kako

će u slučaju prestanka djelovanja pravne osobe imovina biti razdijeljena siromasima

ili fizičkim osobama, osnivačima pravne osobe.

3.3.4.4. Elektronički zapisi – pojam i definicija

“Elektronički zapisi odnosno elektronički dokumenti sadrže podatke,

informacije i druge sadržaje koji nastaju odnosno zapisani su u elektroničkomu

(računalnom) poslovanju pomoću informacijske i komunikacijske tehnologije, na

magnetskim i optičkim nosačima. Elektronički podaci su podaci koji su oblikovani,

primljeni, poslani ili pohranjeni u elektroničkoj formi.” 128 Elektronički dokument, za

razliku od papirnatog, ne postoji kao fizički objekt. U IT nema neposrednog čitanja

dokumenata jer oni stvarno ne postoje. Umjesto dokumenata postoje razne strukture

podataka zapisane na nositeljima iz koje uređaji tek moraju stvoriti sliku koju čovjek

prihvaća kao dokument bilo da je vidi na ekranu ili ispisanu na papir.

Elektronički zapisi se sastoje od niza digitalnih signala i kao posljedica toga

imaju malo ili nimalo fizičkih obilježja koja su svojstvena tradicionalnim zapisima.

Fizičke osobine elektroničkih zapisa, uključujući i oblik ili vrstu materijala, kada su

prikazani na zaslonu ili tiskani, najvećim su dijelom proizvod softvera te su odvojeni

od informacijskog sadržaja i konteksta dokumenata. Stvaranje, upravljanje i korištenje

zapisa omogućuju metapodaci (dokumentacija o elektroničkim podacima, temeljne

dokumentacije bez koje se zapise ne može shvatiti, podaci koji omogućuju, prilikom

83

čitanja elektroničkih podataka, savršeno i jasno razumijevane konteksta njihova

nastanka i njihovog sadržaja). Metapodaci za svaki elektronički zapis pružaju podatke

o nastanku, svrsi i uporabi, obavijesti o profilu zapisa, o onomu tko je izvršio zahvat u

zapisu, kada, odakle i kako. Metapodaci uključuju sve standardizirane informacije

koje identificiraju, omogućavaju provjeru autentičnosti, opisuju, upravljaju i čine kroz

vrijeme i prostor dokumente dostupnima, koji su nastali u kontekstu društvenih i

poslovnih aktivnosti. 129

Digitalni signali, koji čine elektronički dokument, pohranjeni su na medijima čiji

je vijek trajanja kratak, a softveri i hardveri koji se koriste za njihovo čitanje rapidno

zastarijevaju. Elektronički zapisi koji se čuvaju dugotrajno, suočeni su s rizicima iz tri

smjera:

- propadanje medija;

- zastarijevanje tehnologije;

- zastarijevanje formata.

Rizik od propadanja medija pojavljuje se stoga što svi digitalni mediji za

pohranu imaju ograničen vijek trajanja. Vijek trajanja razlikuje se od medija do medija,

a razlikuje se i ovisno o uvjetima pohrane (temperatura, vlažnost i stupanj promjene).

Kako prolazi očekivani vijek trajanja medija, vjerojatnost grešaka u čitanju (odnosno

pogrešno pročitanih bitova) se bitno povećava. Smatra se da jedino stakleni disk

neće propasti i da će ga se moći čitati postojećim sredstvima još pedeset godina.

Ipak, ništa ne jamči da će sredstva za čitanje još nekoliko desetljeća podržavati njihov

format. Zastarijevanje formata predstavlja najteži problem za svako razdoblje duže od

nekoliko desetljeća. Svaka je aplikacija izgrađena na jezicima, softveru i operativnim

sustavima koji se neprekidno mijenjaju i obogaćuju. To većinom mijenja uvjete

obnavljanja podataka i informacija te ih u nekim slučajevima čini nedostupnima i/ili

beskorisnima. Zbog toga je od prije četvrt stoljeća potvrđeno da je rješenje ovog

problema migracija podataka. Ovaj se postupak zasniva na odvajanju podataka i 128 Definicija prema Žumer, V. Od nastanka zapisa do predaje arhivskog gradiva u slovenskoj javnoj upravi. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 306--331.

84

informacija od svekolikog softvera koji je služio za njihovo nastajanje i na njihovoj

konverziji u standardizirani jezik koji jamči trajnost, kao ASCII. Tehnika migracije

osigurava trajnost podataka i informacija. Ona zahtijeva stalno praćenje tehnologije.

Kad se jednom prebace na drugi programski alat, podaci koji su odvojeni od izvornog

oblika, neće više imati izvorni izgled i prikaz. Tko god bude koristio dokumente ili

podatke koji su bili predmet migracije, ovisit će o obavijesnim pomagalima i naročito o

opisu metapodataka koje će oni sadržavati, da bi mogao rekonstruirati izvorni oblik

dokumenta i način na koji su ga percipirali stvaratelj(i) i korisnici.

Priznate su sljedeće tehnike dugotrajnog čuvanja zapisa:

- migracija (konvertiranje informacija na nove formate kojima se može

pristupiti s postojećim hardverom i softverom);

- emulacija (premještanje informacija na novi hardver, ali s dodatnim

softverskim komponentama koje oponašaju stari hardver, dopuštajući

tako izvođenje starog aplikacijskog softvera);

- čuvanje tehnologije (stalno održavanje izvornog hardvera; nije praktično

za dulje razdoblje);

- povezivanje podataka i softvera.130

Opsežne su migracije rijetko izvedive bez problema. One mogu rezultirati gubitkom

pojedinačnih dokumenata, a poneka i gubitkom funkcionalnosti, detalja ili neke druge

karakteristike. Isto tako opsežna, dugoročna emulacija nije dobro poznata. Ona

također uključuje rizik od gubitka funkcionalnosti i drugih karakteristika. Poteškoće

povećavaju ponovljene migracije ili emulacije. Nitko ne može predvidjeti prirodu

migracija ili emulacija koje mogu biti potrebne, kao ni posljedice ponovljenih migracija

ili nekoliko «slojeva» emulacija. Najprimjerenija strategija je da se informacije zadrže

u široko prihvaćenim, stabilnim, otvorenim formatima (tj. formatima koji su

sveobuhvatno dokumentirani u javno dostupnim specifikacijama), koji imaju dulji

očekivani vijek trajanja.

129 Više o metapodacima vidi u Ivanović, J. Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 103-121.

85

3.3.4.4.1 Zadaće arhivista u odnosu na elektroničke zapise

Arhivisti se susreću s tri glavne vrste elektroničkih dokumenata:

- s dokumentima koji opisuju neku radnju ili neku odluku, čiji su okviri

jasni i precizni, a veličina uglavnom mala (npr. dokument nastao

obradom teksta, elektronička pošta),

- s bazama podataka,

- s dokumentima koji su sastavljeni o statičkih i dinamičkih elemenata i

sadrže veze prema vanjskim izvorima (npr. web-stranice).

Pristup elektroničkim zapisima je pitanje čitljivosti i razumljivosti zapisa.

Čitljivost znači da zapisi mogu biti obrađeni u računalnom sustavu ili s pomoću

uređaja različitog od onoga na kojem su izvorno nastali ili na kojem su trenutno

pohranjeni. Nečitljivost se obično odnosi na neki aspekt uređaja za pohranu (traka ili

disk) koji nije fizički kompatibilan i ne može biti pročitan na računalu ili je pak

kodiranje informacije takvo, da ga računalo ne može prepoznati. Nasuprot tomu,

razumljivost znači da je informacija razumljiva ljudima. Zaštititi elektroničke zapise

stoga znači osigurati njihovu čitljivost i razumljivost kako bi se olakšala razmjena

podataka kroz vrijeme.

Tijekom zadnjih desetak godina svjetska je arhivska zajednica dosta i često

raspravljala o elektroničkim zapisima. Općeniti je zaključak kako se elektronički zapisi

po svom konceptu ne razlikuju od klasičnih: “Zapis je pisana evidencija o pravnom

činu, napisana u skladu s odgovarajućom formom, utvrđenom kako bi je učinila

vjerodostojnom i kako bi je obdarila snagom dokaza.”131 Korištenje IT nije promijenilo

osnovnu prirodu stvaranja dokumenta, oni su izraz ili nusproizvod administrativnih

procesa. Nije promijenjena niti temeljna uloga arhiva, sačuvati dokumente kao

evidenciju aktivnosti.

130 Vidi MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2003. 131 Definiciju zapisa prema Luciani Duranti u Guercio, M. Načela, metode i instrumenti za stvaranje, zaštitu i korištenje arhivskih zapisa u digitalnom okruženju. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 247-278.

86

Kod konvencionalnog gradiva autentičnost dokumenta dolazi iz njegove

pohrane u istom obliku i stanju u kojem je stvoren. Temeljna zadaća arhiva je

sačuvati autentično gradivo koje će koristiti naredne generacije, pri čemu se mora

sačuvati sadržaj, struktura i kontekst gradiva. Sustavnost, dostupnost i vrednovanje

elektroničkih zapisa zahtijeva da se u sustav upravljanja elektroničkim zapisima od

samoga početka (od zamisli i nastanka) predvide i ugrade sve sastojnice potrebne za

upravljanje zapisima. Arhivist kod elektroničkih dokumenata zajedno s

informatičarima stvara sustav metapodataka. Zadaća je stvoriti takve pretpostavke u

upravljanju elektroničkim dokumentima, da bude sačuvana njihova vjerodostojnost i

integritet. Arhivist nastupa u samome početku životnog ciklusa dokumenata utvrđujući

oblik i pravila rukovanja dokumentima, metapodatke koji trebaju biti zabilježeni kada

dokument nastane i određujući rokove čuvanja pojedinih zapisa, što je praktički ishod

vrednovanja dokumenata. Nakon toga, kada su elektronički dokumenti već stvoreni,

arhivist u suradnji s informatičarima odlučuje o izboru formata i nosača elektroničkih

zapisa i stvara norme za preuzimanje u arhivske ustanove. I konačno, arhivist se

brine za dugoročno čuvanje elektroničkih dokumenata, izradu obavijesnih pomagala i

davanje tih dokumenata na korištenje. Upravljanje zapisima je jedinstven proces koji

integrira arhivske i administrativne funkcije, pri čemu bi bilo idealno da su metode

uredskog poslovanja i arhivske pohrane komplementarne.

3.3.4.4.2 Međunarodni projekti i iskustva vezani uz elektroničke zapise

ICA je 1997. g. utemeljila radnu grupu za pravna pitanja vezana uz

elektroničke zapise. Grupa je proučila stanje i ustanovila kako, kad govori o

elektroničkim zapisima, struka u raznim zemljama ne daje čak ni isto značenje

riječima autentičnost, pouzdanost, valjanost. Ipak, općenito je prihvaćeno da

autentičnost znači da je dokument ono što je namijenjen da bude, a da pouzdanost

znači da je dokument pouzdan.132

Ista je radna grupa ICA proučila glavne projekte o elektroničkim zapisima:

87

- Sveučilište British Columbia - projekt o očuvanju integriteta elektroničkih

zapisa, a na istom sveučilištu i projekt InterPARES,

- Sveučilište Pittsburgh – projekt o funkcionalnim zahtjevima za dokazom

u čuvanju dokumenata,

- Digital preservation testbed – projekt nizozemskog ministarstva

unutarnjih poslova o najboljoj strategiji dugotrajne pohrane elektroničkih

dokumenata,

- MoReq program EZ-a o modelima zahtjeva za upravljanje elektroničkim

zapisima,

- Sveučilšte Monash – projekt o metapodacima čuvanja dokumenata,

- Projekt Cedars – projekt Consortium of University Research Libraries o

pitanjima vezanim uz digitalno čuvanje,

i zaključila da projekata o elektroničkim zapisima ima dosta ali je njihova veza sa

legislativom slaba, a zakonodavci nemaju koristi od rezultata projekata. Projekte je

potrebno evaluirati kako bi se znanje koje je rezultat projekata prenijelo arhivistima.

Sveučilište British Columbia133 je, od 1994. do 1997. g., u suradnji s

Ministarstvom obrane SAD-a provelo projekt “The Preservation of the Integrity of

Electronic Records” čiji je cilj bio konceptualno identificirati i definirati prirodu i

komponente elektroničkih zapisa i uvjete potrebne za njihov integritet, pouzdanost i

autentičnost. U projektu se služilo konceptima i načelima diplomatike,134 budući da se

trebalo prepoznati i identificirati zapise nastale uporabom mnogih hardvera i softvera.

Na istom je sveučilištu proveden i projekt InterPares (International Research on

Permanent Authentic Records in Electronic Systems)135 kojim su utvrđena pravila136

132 Vidi Granstrom, C., Hornfeldt, T., Peterson i drugi. Authenticy of Electronic Records (ICA Study 13-1), URL: http://www.ica.org. (08.04.2004.).A 133 O projektima Sveučilišta British Columbia piše Duranti, L. The Impact of Digital Technology on Archival Science. // Arhicival science. 1 (2001). str. 39-55. 134 O uporabi diplomatike u radu s elektroničkim gradivom vidi Duranti, L. Arhivski zapisi : teorija i praksa. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2000. 135 O projektu vidi MacNeil, H. Providing Grounds for Trust II: The Findings of the Authenticy Task Force of Inter PARES. // Archivaria. 54 (2002). str. 24-58., i MacNeil, H. Providing Grounds for Trust: Developing Conceptual Requirements for the Long.Term Preservation of Authentic Electronic Records. // Archivaria. 50 (2000). str. 52-78. 136 To su: 1) pridruživanje opisnih metapodataka podacima; 2) pravo pristupa;

88

koja jamče autentičnost elektroničkih zapisa. Projekt je trajao od 1999. do 2002.

godine sa zadaćom formuliranja načela i metode dugotrajne pohrane autentičnog

elektroničkog gradiva. Radna grupa je pronašla kako nije moguće sačuvati

elektronički zapis, već je moguće sačuvati jedino sposobnost reproduciranja zapisa.

Uvijek je potrebno upotrijebiti neki softver kako bi se pohranjene digitalne bitove

pretvorilo u dokument, pri čemu je neizbježan rizik da će, bez obzira kako dobro

digitalni podaci bili pohranjeni, zapis biti promijenjen kada se pohranjeni bitovi

ponovno upotrijebe.

MoReq137 je model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima. Projekt IDA

MoReq pokrenut je 1999. g. sa ciljem razvoja modela funkcionalnih zahtjeva za

upravljanje elektroničkim zapisima. Potrebu za sveobuhvatnom specifikacijom

zahtjeva za elektroničko uredsko poslovanje DLM-forum je po prvi put artikulirao

1996. g. Smjernice DLM Foruma predlažu da se zapisi smatraju nečim što se sastoji

od: sadržaja; strukture; konteksta; prikaza. Sadržaj se nalazi u jednom i/ili više

elektroničkih dokumenata koji prenose poruku zapisa. Oni su spremljeni na takav

način da budućim korisnicima dopušta razumijevanje zapisa i njihovog konteksta.

Ovo podrazumijeva da zapis sadrži, osim sadržaja dokumenata, i podatke o

kontekstu i strukturi. Proceduralne kontrole trebale bi spriječiti da korisnici mijenjaju

zapise ili njihovo mjesto unutar spisa. Elementi metapodataka MoReq-a mogu se

preslikati na skup elemenata metapodataka Dublin Core i na Pitsburški model

metapodataka. Dublin core norma metapodataka je skupina jednostavnih, ali

učinkovitih elemenata za opis mnoštva različitih izvora u mreži, sadrži 15 elemenata

opisa, grupiranih u tri skupine: sadržaj, intelektualno vlasništvo i prikaz.138

3) postupci zaštite od uništenja i oštećenja podataka; 4) postupci zaštite od oštećenja nosača zapisa i od tehnološkog zastarijevanja; 5) izrada zapisa za svaki postupak; 6) pravila za ovjeru autentičnosti podataka; 7) utvrđivanje vjerodostojnog primjerka u slučaju kada postoji više kopija; 8) dokumentacija koja se ima predati onome kod koga će se podaci trajno čuvati kad uđu u svoju

«povijesnu dob». 137 Vidi MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2003. 138 Vidi Molnar, B. Arhiviranje elektroničkog gradiva. neobjavljeni referat održan na 38. savjetovanju HAD-a, 2002.

89

Arhivi Sjeverne Amerike, skandinavskih zemalja i Australije prednjače u

iskustvu u radu s elektroničkim zapisima i gradivom. NARA je već 1970. g.139

preuzela prvo elektroničko gradivo. Uredi u SAD-u koriste razne hardvere i softvere.

S obzirom na vremensku razliku između stvaranja zapisa i njihove predaje NARA

često radi sa zastarjelim medijima, ali je dugotrajno iskustvo u radu s elektroničkim

gradivom dovelo do spoznaje da se problem medija može riješiti. NARA je 1997. g.

proizvela program ERA (Electronic Records Archives), koji je još u razvoju, čiji je cilj

doći do provjerene metode koja bi zadovoljila arhivske zahtjeve za čuvanjem

autentičnog gradiva. Skandinavska iskustva140 pokazala su da je i u elektroničkom

okruženju moguće osigurati vjerodostojne, pouzdane i za čuvanje prikladne zapise

ukoliko se arhivi uključe u cjelokupni proces upravljanja elektroničkim zapisima.

Svjetska banka i IRMT proveli su petogodišnji projekt o upravljanju

elektroničkim dokumentima. Rezultati projekta su predočeni u izvješću.141 Uočena je

slaba ili nikakva legislativa vezana uz upravljanje elektroničkim dokumentima, uredski

ili arhivski djelatnici nemaju dovoljno IT znanja, a sredstva su ograničena. Stanje je

naročito kritično u zemljama u razvoju: arhivski i uredski djelatnici nisu dovoljno

informatički obrazovani, nema zakona i standarda, obrazovanje je slabo, sredstva su

ograničena i njima se ne zna upravljati, dužnosnici ne prepoznaju važnost gradiva

kao dokaza, nacionalni arhivi su marginalizirani, provodi se kompjutorizacija uprave

bez dovoljno savjetovanja s arhivistima, nedostaju realne solucije za realne probleme,

dio populacije nema računala te uvođenje e-uprave povećava razlike između bogatih i

siromašnih, zakoni se ne provode te su korupcija i prevare česte, proizvođači

hardvera i softvera ne brinu dovoljno o standardima pohrane gradiva. Arhivi se

moraju osposobiti u upravljanju elektroničkim gradivom a i sami se moraju

automatizirati.

3.3.4.4.3 Elektronički zapisi u RH

139 Vidi Thibodeau, K. Building the Archives of the Future. URL: http://www.dlib.org/dlib/february01/thibodeau/02thibodeau.html. (12.03.2004.). 140 Za iskustvo skandinavskih zemalja vidi Lemić, V. Arhivi i elektronički zapisi – iskustva skandinavskih zemalja. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 179-207. 141 Vidi Millar, L. Authenticy of Electronic Records (ICA study 13-2). URL: http://www.ica.org. (08.0.2004.).

90

Uredbom o uredskom poslovanju iz 1987. g. tijelima uprave omogućeno je

elektroničko vođenje uredskih knjiga. Danas se skoro u cijeloj upravi RH uredske

knjige vode računalno,142 s time da se urudžbeni zapisnici i upisnici UP predmeta, ali

ne i kazala, po završetku godine moraju ispisati. To znači da je pretraživanje gradiva

moguće, ukoliko se ne zna točna klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj dokumenta,

obaviti isključivo korištenjem računala odnosno pripadajuće aplikacije.

Korespondencija je i nadalje klasična, odvija se putem papirnih dokumenata.

Od 1987. g. do danas nadležno ministarstvo nije donijelo nikakve

upute/propise o hardveru i softveru tijela uprave te su tijela kupovala i koriste različite

softvere i hardvere. Nije rijedak slučaj da proizvođač softvera i hardvera s početka

1990-ih više ne postoji ili da tadašnje aplikacije nije moguće nadograditi ili izmijeniti.

Veliko je pitanje, s obzirom da će se gradivo nastalo 1988. g. u arhive preuzimati

2018. g., hoće li biti uopće moguće “iščitavati” elektroničke upisnike stare 30 godina,

te ukoliko ne, kako će se gradivo pretraživati.

Hrvatski arhivi, krajem 1980-ih i početkom 1990-ih, nisu poklanjali pažnju

informatizaciji i računalima,143 niti su, također, do današnjih dana donijeli konkretne

zahtjeve glede elektroničkog gradiva. Sadašnji pravilnik o predaji arhivskog gradiva

utvrđuje da se elektronički zapisi predaju u obliku i na nosaču koji dogovore nadležni

arhiv i predavatelj, zajedno s dokumentacijom i podacima koji su potrebni za čitanje i

razumijevanje zapisa, tako da su kompatibilni s postojećom informacijskom

tehnologijom i da sačuvaju izvornu razinu sigurnosti, autentičnosti i vjerodostojnosti.

Arhivima je, zbog ograničenih osobnih dohodaka i velike potražnje za

informatičarima, teško upošljavati kvalificirane i kvalitetne informatičare. Arhivisti

nemaju dovoljno informatičkog znanja. Mogućnosti koje pruža IT se vrlo polako 142 Vidi Dujmović, R., Čuljat, K. Prikaz projekta uredsko poslovanje: prijem i obrada akata. Izlučivanje akata u pismohrani. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 85-100. i Černelč-Marjanović, V., Vedrina, D., Čukman-Batinić, I. Integracija elektroničkih dokumenata u spisovodstvo Državnog zavoda za intelektualno vlasništvo. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 175-181.

91

usvajaju u arhivima, što se djelomično može obrazložiti troškovima vezanim uz

usvajanje novih znanja i tehnologija, a djelomično inercijom i otporom prema

novitetima. Dio, posebice mlađih arhivista, završio je tečajeve za rad s računalima,

što nije dostatno za stručan rad s elektroničkim zapisima. Arhivisti su, kao i svi javni i

državni službenici, radnim zakonodavstvom vrlo zaštićeni, čega su i svjesni, te je

praktički nemoguće da bilo tko dobije otkaz ili manju plaću zato jer se ne želi služiti

računalom ili se dodatno obrazovati. U takvim se slučajevima osobu(e) pušta na miru

čekati mirovinu.

Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo vodi katalog hrvatskih norma. U

katalogu normi navedena je i skupina «Informacijska tehnika. Uredski strojevi /

Uređaji za pohranu podataka» s predviđenim mjestima:

– Uređaji za pohranu podataka općenito

– Papirne kartice i vrpce

– Magnetski uređaji za pohranu podataka

– Magnetski diskovi

– Magnetske vrpce

– Optički uređaji za pohranu podataka

– Drugi uređaji za pohranu podataka

ali nema podataka o relevantnim normama, što znači da RH još nije usvojila norme

za uređaje za pohranu podataka.

3.3.4.5 Vrednovanje registraturnog i arhivskog gradiva

U prošlosti, kada se stvaralo malo, a sačuvalo još manje dokumenata,

izlučivanje gradiva nije se provodilo. Problem je nastao u 20. stoljeću, s pojavom

modernih registratura i masovne produkcije spisa, kada je postalo jasno da se ne

može čuvati sve, te da je potrebno odabrati što je važno za buduće korisnike, a izlučiti

ono što nije. IT povećava komunikaciju što dovodi do porasta broja dokumenata.

Vrednovanje je odlučivanje o konačnoj sudbini dokumenata. Odabiranje gradiva za 143 U HDA sam se zaposlila 1995. g. Tada sam bila među rijetkima koji su se znali služiti osobnim

92

čuvanje je iznimno delikatan zadatak budući da se izlučeni dokumenti ne mogu

nadoknaditi, oni su trajno uništeni. Vrednovanje i odabiranje gradiva je skoro svugdje

u svijetu zadaća arhivske službe. Vrednovanjem arhivisti postaju “stvaratelji povijesti”

odlučujući hoće li određeni dokument biti uništen ili sačuvan.

Napori da se ideja trajnog čuvanja primijeni na ogromne količine dokumenata

nespojivi su s realnim mogućnostima, cijena održavanja izvornih dokumenata u

neograničenom razdoblju tako je velika da je cilj praktički nedostižan, što je dovelo do

promjena klasičnih teorija vrednovanja i napuštanja ideje o trajnom čuvanju kao

čuvanju izvornih dokumenata zauvijek.

3.3.4.5.1 Suvremene teorije vrednovanja

Vrednovanju je svjetska arhivska zajednica posvećivala znatnu pažnju u 1970-

im i 1980-im godinama. U modernoj se teoriji vrednovanja susrećemo s tri struje:144

- cilj vrednovanja je, na temelju dokazne i obavijesne vrijednosti gradiva,

sačuvati izvore važne za povijest. Glavni teoretičari su Adolf Brennecke

i T.R. Schellenberg,

- arhivisti ne trebaju biti ti koji vrednuju gradivo budući da bi svojom

subjektivnošću mogli utjecati na kvalitetu gradiva odabranog za trajno

čuvanje. Rodonačelnik ove teorije je Hilary Jenkinson, a zastupaju je i

Luciana Duranti, Angelika Menne-Haritz,

- arhivisti trebaju vrednovati gradivo sukladno vrijednostima društva u

kojem žive, a vrednovanje ima i političku dimenziju. Postmodernističku

teoriju zastupaju Brian Brothman, Verne Harris, Terry Cook.

Novi pogledi na vrednovanje razvili su se u razvijenim anglosaksonskim

zemljama, koje su prve počele koristiti računala i raditi s elektroničkim

računalom, a “svoje” računalo sam dobila tek 1996. g. 144 Vidi Eastwood, T. Reflections on the Goal of Archival Appraisal in Democratic Societies. // Archivaria. 54 (2002). str. 59-71., te Ham, G.F. Selecting and Appraising Archives and Manuscripts. Chicago : The Society of American Archivists, 1993.

93

dokumentima.145 Meyer Fishbein razvio je u ranim 1970-im koncept “lista s rokovima

čuvanja” (retention plans), izvješća koja analiziraju funkciju određenog ureda i

preporučuju koje funkcije trebaju biti dokumentirane u arhivima. Njegov koncept je

prototip koncepata “funkcionalne analize” i “dokumentacijske strategije”.146 U kasnim

1980-tim i ranim 1990-tim147 razvilo se shvaćanje, glavni su teoretičari Hans Booms i

Terry Cook, da gradivo treba odražavati društvo koje ga je stvorilo, da društvo mora

odrediti svoje osnovne vrijednosti, a one se odražavaju u funkcijama onih ključnih

ureda koje je društvo stvorilo da realizira svoje potrebe i želje. Arhivski se fokus sa

sadržaja dokumenta premješta na širi ili makro kontekst dokumenta, koji se otkriva

kroz funkcije stvaratelja. Vrednovanje nije prvenstveno usmjereno na pojedini

dokument već na upravne funkcije, zadaće ili aktivnosti iz kojih zapisi nastaju.

Helen Samuels razvila je koncept “dokumentacijske strategije”, što je multi-

institucionalna, kooperativna analiza koja kombinira mnoge aktivnosti arhivskog

vrednovanja kako bi se dokumentirale glavne teme, pitanja, aktivnosti i funkcije

društva. Ključni element sadržan u ovom pristupu je analiza svijeta koji se treba

dokumentirati, razumijevanje problema dokumentiranja, te stvaranje plana koji

osigurava dokumentiranje tekućih predmeta, aktivnosti ili geografskih područja.

Strategiju provode, zajedničkim snagama, mnoge institucije i pojedinci utječući na

stvaranje gradiva, arhivsku pohranu, te razvoj sredstava dostatnih za provedbu

kooperativne pohrane.

Kanada je u 1970-tim razvila koncept “totalnog arhiva” gdje se naglašava

potreba integriranja službene uloge arhivista kao čuvara gradiva danog tijela i uloge

arhivista kao zaštitnika nacionalne memorije i historijskog identiteta. Hugh Taylor,

glavni arhitekt koncepta “totalnog arhiva”, naglašava da značenje zapisa ne leži u

samom zapisu već u transakcijama i običajima kojih su zapisi dokaz, a s obzirom na

145 Vidi Roberts, J. One size for All? The portability of Macro-appraisal by a Comparative Analysis of Canada, South Africa and New Zealan. Archives in a Wider World: The Culture and Politics of Archives. // Archivaria. 52 (2001). str. 47-68. 146 Vidi Daniels, M. On Being an Archivist. // The American Archivist. 59 (1996). str. 6-13. 147 Vidi Cook, T. Archives in the Post-custodial World: Interaction of Archival Theory and Practice Since the Publication of the Dutch Manual in 1898. // Archivum. XLIII (1997). str. 191-214.

94

ogromnu količinu informacija i promijenjene tehnologije arhivisti se trebaju manje

baviti pojedinim dokumentima i serijama a više oblicima i strukturama znanja.

Makro vrednovanje je poteklo iz Kanade,148 i ono je formalni model

vrednovanja Nacionalnog arhiva Kanade, razvijen tijekom 1980-tih pod utjecajem

zakona o slobodi informiranja i zaštite privatnosti, te promjena tehnoloških i

administrativnih dimenzija uprave. Makrovrednovanje je temeljeno na određivanju

uloge koju društvo pridaje određenom gradivu ili funkciji. Arhivisti lociraju koje je

gradivo važno društvu, a taj je proces komplementaran uredskom poslovanju

određene ustanove. Makrovrednovanje obuhvaća cijelu upravu kako bi se

identificiralo najbolje gradivo za čuvanje. Funkcionalnom analizom ispituje se tko je i u

koju svrhu stvorio gradivo, a temelji se na pretpostavci da arhivistu, ukoliko želi pravilno

shvatiti značaj gradiva, mora biti jasan odnos između gradiva i funkcija institucije.

Naglasak na analizi funkcija hijerarhijske strukture može zasjeniti vrijednost nekog

gradiva potrebnog za povijest ili odgovornost institucije. Protok dokumenata kroz

birokratsku organizaciju ne slijedi uvijek vertikalnu crtu hijerarhijske organizacije. Ono

što analizu čini isplativom je ujedno i slabost postupka. Arhivisti se često oslanjaju na

funkcionalne karakteristike kako bi odredili vrijednost gradiva, a ne na sadržaj samog

gradiva. Analiza funkcija ne može zamijeniti analizu sadržaja. Da bi funkcionalno

vrednovanje uspjelo sustav uredskog poslovanja mora biti temeljen na funkcionalnom

modelu. Aplikacija sustava vrednovanja na sustav uredskog poslovanja koji nije

temeljen na istoj podlozi može dovesti do diskrepancija.

Identifikacija i odabir elektroničkih zapisa za kontinuirano čuvanje jedna je do

najvažnijih zadaća arhivista. Kriteriji vrednovanja koji naglašavaju vrijednost

dokumenata za povijesna istraživanja nisu zanimljivi projektantima informacijskih

sustava. Njima su zanimljive i korisne one elektroničke informacije koje imaju

vrijednost za samog stvaratelja i koje mogu koristiti za obavljanje zadaća. Zaštita

elektroničkih zapisa zahtijeva da težište bude pomaknuto sa zaštite nosača

informacija odnosno medija za fizičku pohranu na zaštitu dostupnosti informacija koje

95

su zabilježene i pohranjene u elektroničkom obliku. Svaka aplikacija temelji se na

formatima i nosačima koji iziskuju posebna sredstva za čitanje. Da bi se podaci

sačuvali u njihovomu izvornom formatu trebalo bi osnovati utopijske muzeje

informatičkih tehnologija, čiji bi troškovi bili ogromni. Zato se prednost daje čuvanju

podataka, informacija, a ne čuvanju izvornog formata dokumenata.

Tehnološko zastarijevanje koje proizlazi iz prirode elektroničkih medija i

uređaja koji su potrebni da bi ih se čitalo još više potkopava ideju trajnog čuvanja.

Redovito kopiranje elektroničkih zapisa kako bi se osigurala migracija iz starih

tehnologija u nove ublažava učinke tehnološkog zastarijevanja. Redovito kopiranje,

međutim, podrazumijeva značajne troškove. Visoka cijena smanjivanja učinka

tehnološkog zastarijevanja u doglednoj budućnosti se vjerojatno neće smanjiti. Kako

bi se suočili s tom realnošću, arhivisti mijenjaju shvaćanje «trajnosti» i «trajnog

čuvanja» u «kontinuiranu vrijednost» koja podrazumijeva da dokument može izgubiti

vrijednost, jer je s vremenom opala potreba za njim.

3.3.4.5.2 Kriteriji vrednovanja i kategorizacija stvaratelja u RH

U Hrvatskoj je Pravilnikom o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja

arhivskog javnog i privatnog gradiva utvrđeno vrednovanje temeljeno na vrednovanju

gradiva i na kategorizaciji stvaratelja.

Kriteriji vrednovanja su kriteriji po kojima se određuje obveza, potreba i interesi

te pojedinačna ili šira društvena korist od čuvanja gradiva do isteka ili po isteku

određenoga roka. Kriteriji vrednovanja su:

– značenje djelatnosti i funkcija nekog stvaratelja,

– pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove čuvanja gradiva,

– potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem stvaratelja gradiva,

– zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje se gradivo odnosi,

148 Vidi Brown, R. Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade: Sedam godina stvarne prakse. Arhivski vjesnik. // 41 (1998). str. 51-65.

96

– interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u gradivu, odnosno

činjenice koje gradivo dokumentira,

– evidencijska vrijednost gradiva, odnosno mogućnost pouzdanog,

cjelovitog i autentičnog uvida u djelatnosti tijekom kojih je gradivo

nastalo, u jasnom i preglednom obliku,

– informacijska vrijednost gradiva, odnosno postojanje viška podataka i

obavijesti u jedinici ili cjelini gradiva u odnosu na druge poznate izvore

informacija, zajedno s mogućnostima obradbe i korištenja informacija,

– značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti, te

– vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra.

Kriteriji su mješavina tradicionalnih Schelenbergovih promišljanja o vrijednosti

gradiva i modernih teorija. Kako hrvatska arhivistika, kao i uprava, još nije prihvatila

načela «novog javnog upravljanja» odnosno nema izraženu svijest o tome da se

svaki postupak, rad i djelovanje trebaju opravdati financijski, među kriterijima

vrednovanja nema kriterija troškova, onih vezanih uz sam postupak vrednovanja i

troškova vezanih uz pohranu gradiva. Uzmimo za primjer da nadležni državni arhiv

želi otkupiti od poznate osobe gradivo nastalo njenim radom. S osobom se pregovara

i jedan ili više arhivista, jednom ili više puta, odlaze do nje radi pregleda gradiva.

Gradivo se od osobe otkupljuje. Gradivo najčešće nije sređeno te ga u arhivu treba

srediti i opisati kako bi bilo dostupno za korištenje. Gradivo se u arhivu čuva. Svaka

od ovih akcija ima svoju cijenu. Arhivi ne razmišljaju o tim troškovima, a posebice ih

se ne povezuje s time koliko će i kojih, budućih korisnika, gradivo koristiti.

Kategorizacijom se utvrđuje značenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem

pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja.

Stvaratelji gradiva razvrstavaju se u tri kategorije:

- prvu kategoriju čine stvaratelji nadležni za utvrđivanje politike, ciljeva i

načina obavljanja pojedine djelatnosti te stvaratelji čije gradivo pruža

uvid u način, opseg i uvjete obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste

djelatnosti. Imaju visok ili nadređen položaj na području svoje

97

nadležnosti. Donose ili provode strategije razvoja gospodarskih,

društvenih i kulturnih djelatnosti te imaju velik utjecaj na društvena

zbivanja na području svoje nadležnosti,

- drugu kategoriju čine stvaratelji koji su na području određene djelatnosti

nadležni za provođenje utvrđene politike i obavljanje tekućih i

operativnih poslova, a čiji način i opseg djelovanja nisu dostatno

dokumentirani gradivom stvaratelja prve kategorije. To su ustanove

manjeg opsega ili nižeg ranga, ograničenijeg područja i funkcionalnog

opsega od onih u prvoj kategoriji, ali reprezentativne za pojedina važna

područja gospodarskoga, društvenog i kulturnog života. U drugoj

kategoriji su i stvaratelji čije gradivo se čuva po načelu reprezentativnog

uzorka za stvaratelje jednakog djelokruga. Izbor se obavlja po načelu

podjednake zastupljenosti stvaratelja javnoga gradiva različitih sredina i

krajeva,

- treću kategoriju čine stvaratelji čiji su način i opseg djelovanja

dokumentirani gradivom stvaratelja prve i druge kategorije. To su manje

ustanove ograničenog opsega i niskog ranga koje podupiru a ne

utvrđuju ili nadziru funkcije stvaratelja prve i druge kategorije.

Informacije o njima u pravilu se nalaze u gradivu većih, nadređenih

odnosno matičnih ustanova prve ili druge kategorije

Kategorizacija stvaratelja se može primijeniti samo na privatne stvaratelje

odnosno na javno gradivo koje je pohranjeno u arhivu, ali ne i na aktivne stvaratelje

javnog gradiva. Aktivni stvaratelji javnog gradiva, bez obzira radi li se o Vladi RH ili

ispostavi nekog državnog ureda u mjestu Donji XY su dužni, po odredbama važeće

uredbe o uredskom poslovanju, svoje dokumente čuvati do uništenja ili predaje

nadležnom državnom arhivu, a nadležni državni arhiv ih je dužan, sukladno važećem

arhivskom zakonu, preuzeti.

3.3.4.6 Dostupnost i korištenje arhivskog gradiva .

98

Korištenjem arhivskoga gradiva smatra se uporaba obavijesnih pomagala o

arhivskome gradivu i arhivskog gradiva bez obzira na kojemu je nosaču zapisa

sačuvano. U korištenje spada pregled gradiva, prepisivanje, objavljivanje, izlaganje,

izrada preslika, posudba i izdavanje ovjerovljenih prijepisa odnosno preslika. U

Hrvatskoj je javno arhivsko gradivo u pravilu dostupno 30 godina nakon nastanka.

Javno arhivsko gradivo koje sadrži podatke koji se odnose na obranu, međunarodne

odnose, gospodarske probitke države i na poslove nacionalne sigurnosti, a čijim bi

objavljivanjem nastupile štetne posljedice za nacionalnu sigurnost ili nacionalni

interes, dostupno je na korištenje po isteku 50 godina od njegova nastanka, ako

posebnim propisom nije drugačije određeno. Javno arhivsko gradivo koje se odnosi

na osobne podatke (matice, liječnička dokumentacija, osobni dosjei, sudski, porezni

financijski i sl.) dostupno je za korištenje 70 godina nakon svoga nastanka, odnosno

100 godina od rođenja osobe na koju se odnosi.

Sukladno propisima korisnik koji želi istraživati određeno gradivo, ili doći do

dokumenta koji ga zanima, arhivu podnosi pisani zahtjev na posebnom obrascu u koji

obvezno upisuje osobne podatke, podatke o mjestu stanovanja, temu istraživanja ili

drugu svrhu korištenja i gradivo koje traži. Zahtjev se može odobriti ili odbiti. Ukoliko

je zahtjev pozitivno riješen korisnik se gradivom koristi u čitaonici arhiva. Korištenje

gradiva i obavijesnih pomagala je besplatno, ali korisniku nije dopušteno izrađivati

preslike obavijesnih pomagala, cjelovitih arhivskih fondova ili zbirki kao ni njihovih

većih dijelova. Korisnik je obvezan pri korištenju arhivskoga gradiva u čitaonici, ili

izvan nje, postupati s gradivom pažljivo, ne smije na gradivo upisivati bilješke ili

podcrtavati tekst ni na bilo koji drugi način oštetiti gradivo, niti poremetiti postojeći red

u spisima. Oštećivanje, uništenje, otuđivanje ili pokušaj otuđivanja arhivskoga gradiva

kazneno je djelo prema odredbama Kaznenoga zakona RH. Korisnik je obvezan u

svojim radovima, ili napisima, u kojima kao izvor koristi arhivsko gradivo, pravilno

navesti naziv arhiva, arhivskoga fonda ili zbirke i oznaku arhivske jedinice korištenoga

gradiva.

99

Kako bi se našao traženi dokument ili gradivo npr. spisi vezani uz raspad

seljačkih zadruga u Hrvatskoj ili prvi statut Hrvatskog sokola mora se znati na koje se

razdoblje spisi odnose te koje je tijelo u tom razdoblju bilo nadležno za rad s

relevantnim spisima. Većina korisnika zna temu koja ih zanima i okvirno razdoblje ali

ne zna stvaratelja gradiva. Korisnicima je gradivo najčešće tek početak posla kojeg

žele obaviti, npr. doći do imovine koja je bila nacionalizirana njihovim roditeljima.

Korisnik se bez pomoći arhivista, koji ga treba uputiti na relevantnog stvaratelja,

odnosno arhivski fond, teško snalazi. Kada se odredi pravi stvaratelj, korisniku se

daju na uvid obavijesna pomagala,149 koja treba pregledati kako bi identificirao knjigu

ili kutiju za koju se pretpostavlja da sadrži traženi spis. Nakon pregleda inventara

korisnik naručuje gradivo, i dobiva ga (u većini slučajeva) narednog radnog dana.

Količina gradiva koja se daje korisniku tijekom jednog radnog dana je ograničena.

Kad je dobio traženu kutiju korisnik pretražuje spise dok ne nađe ono što je tražio,

ustanovi da spisi ne sadrže informaciju koja mu je potrebna, ili da traženi spis nije

sačuvan.

Obavijesna pomagala slijede strukturu stvaratelja. Arhivima je lakše i brže

izraditi obavijesna pomagala zasnovana na strukturi gradiva nego ona na predmetu i

temi, dok istraživače ne zanima struktura već sadržaj. Korisnike se prisiljava na

prilagođavanje arhivskim obavijesnim pomagalima, radnom vremenu čitaonica,

ovisnost o znanju i volji arhivista u čitaonici. U arhivima, posebice manjim, nije rijedak

slučaj da je rad u čitaonicama organiziran putem dežurstava arhivista, ili arhivskih

tehničara, te se korisnik svaki dan susreće s drugom osobom. Prisutno je shvaćanje

kako je «mrtav korisnik najbolji korisnik», podjela korisnika na “omiljene i “neomiljene”

i sl. 2002. g.150 gradivo svih državnih arhiva (koji imaju 243 zaposlenika arhivske

struke) koristilo je 4602 korisnika koji su pregledali 37253 arhivske jedinice i

predmeta. Usporedbe radi, Nacionalni arhiv u Dublinu u kojem je 35 zaposlenika,

godišnje posjeti oko 20000 korisnika koji konzultiraju oko 50000 arhivalija.151 Odnos

hrvatske struke prema korisnicima djelomično je uvjetovan malim korištenjem gradiva 149 Vidi Prilog IV. 150 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003. Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003.

100

i slabim kontaktima s korisnicima zbog čega arhivisti ne vide praktičnu uporabu

rezultata svoga rada (sređeno gradivo i obavijesna pomagala).

3.3.4.6.1 On-line dostupnost gradiva

Pomak s tiskanih medija na elektroničke, uočljiv u znanstveno-istraživačkoj

djelatnosti u društvenim i humanističkim znanostima i u bibliotekarskoj struci, izaziva

slične promjene u korištenju arhivskog gradiva. Arhivisti su pod sve većim pritiskom

da izmijene korisničku službu tako da odgovori očekivanjima korisnika. Očekivanja i

potrebe korisnika traže od arhiva on-line pristup gradivu što mijenja ustaljeni način

rada. Tradicionalno, klasično gradivo, koje čini glavninu gradiva pohranjenog u

arhivima, korisnicima postaje računalno dostupno putem skeniranja. Skeniranje je

najjednostavniji način za digitaliziranje gradiva na papiru. Svaka stranica dokumenta

postaje elektronička slika, a stranice se povezuju odgovarajućim postupkom

indeksiranja. Slikovni format tako omogućuje spajanje svijeta papira sa svijetom

elektronike.152 On-line pristup omogućava da se istim gradivom istovremeno koristi

više ljudi, što s klasičnim gradivom nije moguće.

Od 14 hrvatskih arhiva svega ih nekoliko ima svoju Web stranicu: HDA, DA

Osijek, DA Rijeka, DA Varaždin, DA Zagreb.153 Na web stranicama se mogu pronaći

oskudni podaci o pohranjenim zbirkama i fondovima, šturiji od onih danih u «sivom

vodiču» iz 1984. g., gdje su za svaki fond navedene granične godine postojanja

stvaratelja, granične godine sačuvanog gradiva, količina gradiva, serije, obavijesna

pomagala I razina sređenosti.154 Tako su jedini podaci koje HDA donosi o vrlo

vrijednom fondu Centralni komitet SKH (CK SKH) podaci o stvaratelju koji se mogu

naći u svakoj enciklopediji ili priručniku, a nema nikakvih podataka o gradivu ili

obavijesnom pomagalu. DA Zagreb daje popis pohranjenih matičnih knjiga. Web

stranica DA Rijeka je jedina na kojoj se mogu pronaći podaci o gradivu na terenu.

Gradivo i obavijesna pomagala ni jednog arhiva nisu dostupna on-line. 151 Vidi Nacionalni arhiv u Dublinu i stanje irske arhivistike. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 276-279. 152 Vidi Prilog III. 153 Vidi Prilog III.

101

Za potrebe ovog rada ukratko ćemo se osvrnuti na Web stranicu HDA,155

središnje i matične arhivske ustanove u RH. Gradivo i obavijesna pomagala nisu

dostupni on-line, čak ni za teme koje zanimaju više korisnika kao što su npr. matične

knjige. On-line su dostupne upute korisnicima o korištenju arhivskog gradiva. Upute

su prilično zbunjujuće:

“Korisnici mogu arhivsko i knjižno gradivo koristiti samo u čitaonicama Arhiva.

Ako nas ne možete osobno posjetiti u našim čitaonicama obratite nam se

pismenim putem...,

Napominjemo da HDA ne istražuje za korisnike, ali odgovorit ćemo Vam na

molbe čije rješavanje ne zahtjeva previše vremena ...”

HDA svoju stranicu ne ažurira redovito te se početkom kolovoza 2004. g.

obavještavaju zainteresirani: “Termin za prijave kandidata za polaganje stručnog

ispita u zimskom roku 2003. godine, bit će objavljen naknadno.”, odnosno “Ispiti za

djelatnike u pismohranama održat će se krajem mjeseca veljače 2004., za kandidate

koji su pohađali tečaj pri HDA u prosincu, kao i za kandidate koji nisu položili ispit na

prethodnim rokovima. Prijava se može izvršiti do 06.02.2004.” Ili, kao zadnja sjednica

Hrvatskog arhivskog vijeća navedena je sjednica od 4. srpnja 2002. godine...

Strani arhivi su prilagođeniji zahtjevima i potrebama korisnika što je vidljivo s

njihovih Web stranica.156 Uz on-line popise gradiva moguće je i on-line pretraživanje.

Arhiv EZ-a korisnicima omogućava on-line pretraživanje gradiva po ključnim riječima,

nazivu fonda, datumima, abecednom poretku. Sredstvo pretraživanja je baza

podataka EURhistAr koja korisnicima daje podatke na raznim razinama: fond, serija,

podserija, predmet i sl. Nacionalni arhiv Kanade daje on-line slike dokumenata.

3.3.4.6.2 Istraživanja korisnika gradiva

154 Viidi Prilog IV. 155 Na dan 4. kolovoza 2004. godine 156 Vidi Prilog II.

102

Struka je s istraživanjima korisnika počela u 1980-tim.157 Prvo je veće

istraživanje poduzeo Nacionalni arhiv Kanade 1984. godine. Prema istraživanju opis i

dostupnost gradiva su takvi da omogućuju korištenje gradiva tek uz aktivno

posredovanje arhivista, obavijesna pomagala ne omogućuju nezavisna istraživanja, a

parcijalni arhivski opis dovodi do parcijalnog istraživanja. Za veći dio korisnika

istraživanje gradiva je samo prvi korak u njihovom radu, s time da korisnici preferiraju

koristiti gradivo u svojim prostorima i žele svoj boravak u arhivima svesti na minimum.

U Engleskoj je provedeno nacionalno istraživanje korisnika arhiva.158 Cilj radne

grupe bio je izrada nacrta standarda za dostupnost arhiva. Engleski arhivi nisu bili, za

razliku od ostatka uprave, zahvaćeni promjenama javnog sektora koje su posljedica

uvođenja «novog javnog upravljanja». Ipak je i u radu arhiva došlo do promjena od

kojih je najznačajnija bila ta da korisnici određuju razinu usluge, a usluge koje arhivi

pružaju moraju se opravdati ne samo financijski već i od strane korisnika.

Usmjeravanjem pažnje na korisnike arhivisti su ustanovili da njihove usluge uopće

nisu, kao što su to naivno vjerovali, prilagođene korisnicima.

U Hrvatskoj do sada nije provedeno istraživanje korisnika arhiva. Ako

pregledamo sadržaj zadnjih desetak brojeva vodećeg stručnog časopisa, Arhivskog

vjesnika, ustanovit ćemo da nema rasprava i članaka o istraživanju korisnika

arhivskog gradiva. Jedini relevantni rad je anketa Arhivista o arhivima i

istraživačima159 iz 1962. godine, koja je provedena u namjeri da se pomogne

znanstvenim radnicima i razvoju arhivske službe. Redakcija lista je većem broju

znanstvenih povjesničara na fakultetima i povijesnim institutima uputila pismo s

pitanjima među kojima su:

“1. Kako se u svome radu koristite arhivskim dokumentima?

157 Vidi Blais, G Access to Archival Records: A Review of Current Issues: A RAMP Study. URL: http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9505e/r9505e00.jtm. (15.02.2004.). 158 Vidi Pickford, C. Cuckoo on the Nest or Welcome Addition to the Archival Family? The UK Public Service Quality Group (PSQG) for Archives and Local Studies. // Archivum. XLV (2000). str. 219-232. 159 Arhivist. 1 (962). str. 94–106.

103

2. Šta pri tome zamerate arhivskoj službi i koje mere predlažete radi efikasnije

pomoći naučnim radnicima? Čime objašnjavate pojavu da relativno mali broj

naučnika danas zalazi u arhive?”

Iz Hrvatske su od arhivista na anketu odgovorili Krešimir Nemeth i dr. Bernard

Stulli. Obojica su istakla kako znanstveni radnici rijetko dolaze u arhive, upozorili na

nesređenost gradiva, pomanjkanje preglednosti i evidencije raspoloživog gradiva, a

naročito na nedostatak dobrih vodiča, indeksa i kataloga.

Od hrvatskih povjesničara na anketu je odgovorila dr. Mirjana Gross. Ističem

dijelove njenog odgovora kao primjer aktualnih problema koji do danas nisu riješeni:

“1. Ostaci nestručnog sređivanja i razvlačenja arhivske građe…

2. Uskladištavanje fondova na raznim mjestima …

3. Praksa nekih arhiva da daju u jednom danu samo određeni broj svežnjeva…

4. Mogućnost da se spisi nakon upotrebe ne vrate odmah na svoje mjesto …

5. Nepostojanje prikladnog dežurstva kod nekih arhiva …

6. Nemogućnost da se pismenim putem dobiju pouzdane informacije o fondu…

8. U većini slučajeva nema arhivskih pomagala … ni detaljnih opisa fondova.

Historičar je često prisiljen da pregleda i po 50 svežnjeva da bi pronašao onaj

koji mu treba.

9. … Trebalo bi omogućiti historičaru da može uvijek stupiti u kontakt s

arhivistom koji najbolje poznaje određeni fond.

10. … problem je u tome što većina arhiva ne obuhvaća svu arhivsku građu

koja je potrebna za izradu jedne teme.”

RH160 ima, prema popisu stanovništva iz 2001. g., 4437460 stanovnika od

čega su 429421 osobe, ili gotovo 10%, invalidne. Arhivi, jednako kao većina institucija

u zemlji, nisu prilagođeni ljudima s posebnim potrebama ili osobama koje se teže

kreću. Ne postoje rampe za invalidska kolica, obavijesna pomagala prilagođena

slijepim i slabovidnim osobama, arhivisti ne znaju znakove gluhonijemih. U

104

čitaonicama često rade arhivisti koji su tu “po kazni” a ne zbog dobrog poznavanja

gradiva ili dobrih komunikacijskih vještina. Ne postoje garderobe s ormarićima gdje bi

korisnici mogli, i trebali, ostavili svoje stvari. Nije samo fizički lay-out arhiva user-

unfriendly već i radno vrijeme. Čitaonica HDA radi radnim danom, od ponedjeljka do

petka, od 8,15 do 15,45 sati. Čitaonica DA Zagreb radi za korisnike radnim danom,

od ponedjeljka do petka, od 9,00 do 14,00 sati. Prema izvješću o korisnicima i

korištenom gradivu u HDA tijekom 1996. godine najkorišteniji fond je bio Zbirka

matičnih knjiga.161 Ako razmotrimo isto izvješće, vidjet ćemo da je bilo 312 korisnika

koji su gradivo koristili u znanstvene, a 288 korisnika koji su gradivo koristili u privatne

svrhe. Od ukupno 598 korisnika na Marulićevom trgu 42% ili 254 osobe su

znanstvenici i povjesničari.

3.3.4.6.2 Dostupnost registraturnog gradiva

Gradivo pohranjeno u pismohranama do sada u načelu nije bilo dostupno niti

su postojali propisi o njegovu korištenju. Načelo javne dostupnosti službenih

dokumenata prvi je put izraženo u Švedskoj, koja je 1766. g. donijela Freedom of the

Press Act. U 20. stoljeću utjecaj javnosti na vlast je veći te se donose zakoni o

slobodi informiranja, u SAD-u je takav zakon (Freedom on Information Act) usvojen

1966. g. Primjer Amerike slijedile su i druge zemlje priznajući kako vlade, odgovorne

za svoja djela i intervencije vezane uz građane, moraju dokazati kako su ispunile

svoje pravne i zakonske obveze, pri čemu mora postojati jasan dokaz postupka

odlučivanja a akcije uprave moraju biti obavljene na učinkovit i objektivan način.

Zahtjev za transparentnost uvjetovan je i željom izbjegavanja i sprječavanja

eventualnih sudskih procesa između vlasti i poreznh obveznika.

Sukladno članku 19. Opće deklaracije o ljudskim pravima “Svatko ima pravo

na slobodu mišljenja i izražavanja; ovo pravo uključuje slobodu mišljenja, bez tuđeg

miješanja, a isto tako i traženja, primanja i priopćavanja obavijesti i ideja bilo kojim

160 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002. Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002. 161 Objavljeno u Bulletinu HDA-a, 8 (1996.).

105

sredstvima i bez obzira na granice."162 Zahtjev za otvorenim i dostupnim

dokumentacijiama postao je tekovinom suvremene demokracije. 1997. godine Vijeće

Europe izdalo je Nacrt Preporuke o europskoj politici o dostupnosti arhivskog gradiva.

Neke od osnovnih postavki preporuke su da arhivi čine bitan i nezamjenjiv element

kulturne baštine, osiguravaju opstanak ljudske memorije te da određena zemlja ne

postaje potpuno demokratska dok svaki od njenih stanovnika nema mogućnost

objektivne spoznaje elemenata svoje povijesti.

Zakon o pravu na pristup informacijama u Hrvatskoj je donesen krajem prošle

godine i još nisu vidljivi njegovi učinci na rad uprave i arhiva. Zakon je učinio javno

gradivo dostupnim od trenutka stvaranja (uz određene izuzetke). Sukladno arhivskim

propisima javno je gradivo dostupno 30 godina od svog nastanka, te je očito je kako

propise treba uskladiti.

3.3.4.7 Odnos struke i javnosti

Krajem II. tisućljeća Martha Cooley objavila je knjigu «Arhivist» koju je arhivska

zajednica (engleskog govornog područja) vrlo dobro primila, i često citira.163 Knjiga

govori o moralnoj i ljudskoj dilemi jednog arhivista koji obrađuje (zatvoreni) osobni

fond prijateljice pjesnika T. S. Eliota. U fondu se nalaze Eliotava pisma za koja je on

sam tražio da budu uništena, a dilema arhivista je da li da pisma otvori javnosti ili da

ih uništi.

Knjiga u Hrvatskoj, unatoč dobrim književnim kritikama, nije prevedena.

Hrvatsko djelo koje se dotiče arhivske struke je 1888. g. prvi puta objavljeno djelo

Ante Kovačića “U registraturi”, priča o nadarenom seoskom đaku koji odlazi na

školovanje u grad, te doživljava potpuni društveni, moralni i psihički slom. Pri kraju

njegova radnog vijeka, nakon niza nižih službica, imenovan je registratorom, a u

alkoholnom ludilu spaljuje registraturu u kojoj radi: 162 Njihovim riječima : Hrvatske nevladine udruge za ljudska prava ocjenjuju kako se hrvatske vlasti pridržavaju Opće deklaracije o ljudskim pravima. Zagreb : Rehabilitacijski i edukacijski centar za žrtve torture, 2003.

106

“Ivica Kičmanović vukao se po nižim službicama od oblasti do oblasti...

Samotan, mrk, strog i ozbiljan, nije ni s kim općio. Svatko mu bijaše tuđ, kano i

on drugima. Nije imao ni prijatelja ni neprijatelja, a niti je on kome bio jedno ili

drugo. Projurila su već mnoga i mnoga ljeta, i kada mu već mraz sjedine

optočio glavu, imenovalo ga teda-negda registratorom. ... Spasilo se nije ništa.

Iz garišta izvukoše pocrnjelu, do ugljena izgorjelu materiju ljudskoga trupla... A

nakon potrage i izvida za nestalim registratorom Ivicom Kičmanovićem utvrdilo

se da ono do ugljena izgorjelo ljudsko truplo bijaše tijelo nesretnoga

registratora koga se još za života uhvatila bolest i suludost koju medicina

naziva delirium tremens...”164

Bez obzira prihvaćali ili ne ocjenu kako se radi o kultnom djelu hrvatskoga

realizma, svakako moramo prihvatiti činjenicu kako se radi o kultnom djelu u pogledu

imagea registratura i registratora, djelu koje već treće stoljeće najvećem dijelu svojih

čitatelja daje prve, a najčešće i jedine kontakte s registratorima i registraturama, ili

govoreći današnjim jezikom, djelatnicima u pismohrani i pismohranama, odnosno

arhivima, imajući na umu kako je Hrvatski državni arhiv odvojen od uprave i

utemeljen, kao posebna ustanova, tek 1923. g. Porazan utjecaj ove obvezne školske

lektire na image arhiva dodatno pojačava činjenica kako Hrvatska radio televizija

istoimenu seriju reprizira gotovo svake godine. Vrlo često arhivist, ili djelatnik u

pismohrani, kada se predstavi i kaže gdje radi, dobije sažalni pogled i opasku: “Ah,

da. Raditi se mora. Važno je da imaš posao.” ili “Što Vi radite tu? Zar niste uspjeli

naći ništa bolje?”

Arhivi vole naglašavati kako je arhivsko gradivo kulturno dobro od posebnog

interesa za povijest i identitet naroda. 25. veljače 2004. g. uputila sam e-mail 24

svojih prijatelja, kolega i rodbine u kojem sam tražila da mi napišu prvih tri do pet

asocijacija koje im padnu na um kada čuju izraz “kulturna baština / kulturno nasljeđe /

kulturna dobra”. Odgovorilo mi je 16 osoba:

informatičar: 163 Cooley, M. The Archivist. Boston, New York : Little, Brown and Company, 1999.

107

“ljubav, starost, vrijednost”

video artistica:

“pismo tj. jezik, umjetnost, povijest, kultura”

umirovljenik:

“sve što dobijamo tzv. kućnim odgojem, arhitektura, zdravstvene navike,

knjižnice, likovni izraz, melos”

tajnik udruge:

“knjiga, slika, građevina, zbirka, muzika”

računovođa:

“prašina, kobra, sleđ, plijesan, arhaično, nešto što ćeš naslijediti ili imaš

malo sutra, stare bake davno zaboravljene, nešto tako davno i prošlo”

informatičarka:

“povijesni lokaliteti, crkve, loša briga o starim zgradama, spomenicima

..., staromodan pristup shvaćanja muzeja - muzeji bi trebali biti tvornice

kulture, a ne samo izložbeni prostori, u turističkim brošurama nekog

mjesta/kraja/regije najčešće nisu navedene kulturne znamenitosti tog

područja”

slobodni umjetnik:

“Avganistan (rušenje Buda - vandalizam), egipatske piramide, ruševine

Jukatana (Maje), Vatikanska biblioteka (zarobljena kulturna dobra-

manipulacija), Stonehenge, Torinski Pokrov (zadnje tri - IZAZOVI)”

socijalna radnica:

“Baščanska ploča, Mediteran, narodni plesovi, kola, stare prašnjave

knjige, kaligrafija, pristojni ljudi”

umirovljenica:

“Sredozemlje, živost, trgovina i obilje u vezi s tim, divne stare građevine,

palače, Dubrovnik”

gimnazijalac:

“drvenjara pokrivena slamom, spomenik, narodna nošnja, stara greda,

kamen”

164 Kovačić, A. U registraturi. Vinkovci : Riječ, 1998., str. 380-382.

108

prevoditeljica:

“Bašćanska ploča, a druga (gotovo da me je i sram reći) Pero Biškupić”

djelatnik u pismohrani:

“Etnografski muzej, Lado, Ščitarjevo...”

umirovljenik:

“Varaždin, Šibenik, Dubrovnik, hrvatski jezik, etnografija, dvorci, perivoji,

opera «Ero s onoga svijeta», Meštrović, Dioklecijanova palača”

umirovljenica:

“građevina, arhitektura, kipovi, slike”

službenica:

“Da ti iskreno kažem, prvo čega sam se setila bio je odgovor jednog

dečkića na TV na pitanje šta je to kulturna baština - to je kad si baš

kulturan!

stare narodne nošnje, izvorne narodne pesme, lepe stare

građevine/kuće, iskopine, crkve i manastiri iz prošlih vekova”

konobarica:

“spomenici, običaji, crkva”

Izrazito rječit i ilustrativan, žalostan je rezultat, kako za mene osobno tako i za struku

kojoj pripadam, da ni jedna osoba nije imala za asocijaciju arhivsko gradivo ili neku

od zgrada u kojoj su arhivi smješteni, a koje su spomenici kulture.

Rad za javnost je onaj dio rada arhiva gdje rezultati rada arhiva na različite

načine dolaze u kontakt s javnošću, osobno, preko publikacija i medija, a tu je i

popularizacija arhivske službe.

HDA je za 104 godine rada, od 1899. do 2003. godine,165 izdavač ili suizdavač:

- 5 časopisa,

165 Prema podacima objavljenim u Arhivskom vjesniku br. 46 iz 2003. g.

109

- 23 izdanja koja se odnose na gradivo (npr. Zadarski statut, Hrvatski državni

sabor 1848.),

- 13 publikacija koje se odnose na povijest (npr. Dr. Bernard Stulli 1915-1985,

Zbornik Stjepanu Antoljaku u čast),

- 2 bibliografije,

- 19 publikacija s područja arhivistike (npr. Etički kodeks arhivista, Arhivistika za

djelatnike u pismohranama),

- 6 obavijesnih pomagala,

- 6 publikacija s područja filma,

- 5 kataloga, i

- 1 CD ROM-a.

Radovi objavljeni u arhivskim časopisima nisu dostupni on-line, niti postoje on-

line arhivistički časopisi. Nešto arhivskih radova bilo je objavljeno na Web stranici

“Autorski članci i Internet arhiv” Katedre za arhivistiku Odsjeka za informacijske

znanosti Filozofskog fakulteta u Zagrebu tijekom 2002. i 2003. godine, a radovi s

područja arhivistike mogu se naći na Web stranici Zagrebačkog arhivističkog

društva.166

Podataka o objavljenim člancima vezanim uz arhive nema. Koncem veljače

2004. g. obratila sam se, pismenim putem, časopisima Informator i Novi informator

tražeći podatke o tome koliko je članaka objavljeno, od 1987. g. do danas, o: arhiv;

arhiva; pismohrana; kancelarijsko poslovanje; uredsko poslovanje; spisovodstvo. Do

konca mjeseca srpnja iste godine nisam dobila nikakav odgovor.

Arhivi redovito priređuju izložbe, čija posjećenost, barem prema objavljenim

166 Vidi Prilog III.

110

podacima, iznimno varira. 1999. g.167 državni arhivi su organizirali 45 izložbi koje je

posjetilo 22498 posjetitelja, dakle u prosjeku 500 posjetitelja po izložbi. Po broju

posjetitelja je prvi HDA s 12 izložbi koje je posjetilo 11000 posjetitelja. Na drugom

mjestu je Državni arhiv u Rijeci koji je organizirao 3 izložbe koje je posjetilo 2200

posjetitelja. Na trećem mjestu je DA u Slavonskom Brodu koji je organizirao 3 izložbe

koje je posjetilo 2000 posjetitelja.

U 2002. g.168 državni arhivi su organizirali 36 izložbi koje je posjetilo 544519

posjetitelja, dakle u prosjeku 15125 posjetitelja po izložbi. Na prvom mjestu je DA u

Dubrovniku s 5 izložbi koje je posjetilo 500000169 posjetitelja. Na drugom mjestu je

DA u Pazinu koji je organizirao 3 izložbe koje je posjetilo 29568 posjetitelja. Na

trećem mjestu je HDA koji je organizirao 8 izložbi koje je posjetilo 8000 posjetitelja.

Odnosi s javnošću su komunikacija arhiva s pojedincima ili grupama u cilju

davanja na znanje obavijesti i uslugama i ciljevima arhiva. PR se planski izgrađuju i u

njih se ulažu vrijeme i sredstva. Jedan od ciljeva odnosa s javnosti je stvaranje

167 Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002. str. 478-479 168 Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2003. str. 479-481 169 17. kolovoza 2004. t.g. uputila sam DA Dubrovnik pismo sljedećeg sadržaja: “Poštovani, Dozvolite mi da se predstavim kao vaša kolegica, arhivist-specijalist, članica Predsjedništva Hrvatskog arhivističkog društva. Upravo pripremam za međunarodno savjetovanje u Mariboru referat o prijenosu informacija između arhiva i javnosti u RH. U Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2003, Zagreb, Državni zavod za statistiku,2003. str. 480-481, našla sam podatak da su u 2002. g. državni arhivi organizirali 36 izložbi koje je posjetilo 544.519 posjetitelja, od toga je Državni arhiv u Dubrovniku organizirao 5 izložbi koje je posjetilo 500000 posjetitelja. Iznenadila me činjenica kako je izložbe DA Dubrovnik, u 2002. g., u prosjeku posjetilo 100000 posjetitelja, dok je izložbe koje su organizirali ostali državni arhivi u prosjeku posjetilo cca 1436 posjetitelja. Molim vas da mi, sukladno Zakonu o pravu na pristup informacijama (»Narodne novine«, broj 172/03), pismeno dostavite informacije radi li se, vezano uz podatke o broju posjetitelja izložbi DA Dubrovnik, o tiskarskoj ili sl. grešci, i ukoliko da, ukupan broj posjetitelja izložbi DA Dubrovnik u 2002. g. Ukoliko je navedeni broj posjetitelja izložbi DA Dubrovnik u 2002. g. točan, molim vas za pismenu informaciju o kojim je izložbama riječ, jesu li izložbe organizirane u realnom svijetu ili se radi o virtualnim izložbama na web stranici DA Dubrovnik, te se za posjetitelja izložbi računala svaku osoba koja je «posjetila» web stranicu izložbe, ukoliko se radi o izložbama u realnom svijetu je li DA Dubrovnik izložbe organizirao samostalno ili u suradnji s drugim ustanovama, jesu li izložbe organizirane u prostorijama DA Dubrovnik ili u prostorijama drugim ustanova, jesu li naplaćivane ulaznice, i ukoliko jesu, cijenu ulaznica kao i ukupnu ostvarenu dobit DA Dubrovnik. Unaprijed se zahvaljujem na vašem razumijevanju i suradnji. Srdačan pozdrav,”. Iako sam pismo naknadno poslala i faxom, do 15. rujna t.g. DA Dubrovnik nije odgovorio na upit, unatoč odredbi Zakona o pravu na pristup informacijama prema kojoj je tijelo javne vlasti obavezno omogućiti podnositelju zahtjeva pristup informaciji najkasnije u roku od 15 dana od dana podnošenja zahtjeva.

111

željenog imagea arhiva, i uključivanje javnosti u arhivske programe. Odnosi hrvatskih

arhiva s javnošću su amaterski. Ni jedan arhiv nema osobu zaduženu za odnose s

javnošću, niti razumije važnost PR-a. Struka ne posvećuje dovoljnu pažnju teorijskim

pitanjima odnosa s javnošču, a praksa ne daje željene rezultate. Arhivi rijetko imaju

djelatnika čija je prvenstvena zadaća organiziranje i stvaranje veza s javnošću već to

najčešće rade ad hoc jedna ili više osoba.

112

4. MOGUĆNOSTI RAZVOJA ARHIVA

Razvoj arhiva ovisi o cjelokupnom razvoju uprave koja se kreće prema

automatizaciji i elektroničkom informacijskom upravljanju, on-line komunikaciji i

transakcijama s “građanima-korisnicima”, što uzrokuje nestanak klasičnih

pismohrana. Hibridno uredsko poslovanje (istovremeni rad s klasičnim i

elektronički dokumentima) je stvarnost koju, već i u Hrvatskoj, podržavaju

relevantni zakoni. Suočena s ogromnim i neminovnim promjenama u uredskom

poslovanju struka je dio odgovora pronašla u dekonstrukciji tradicionalnih arhivskih

koncepata i načela. Post-modernizam u arhivistiku uvodi novu paradigmu. Nova

teorija nadilazi životni ciklus gradiva i govori o modelu record continuuma u

kojemu su uredsko i arhivsko poslovanje jedinstveni proces. Bez obzira na

teorijske rasprave on-line dostupnost gradiva i zadovoljenje potreba korisnika su

imperativ, što rad arhivista usmjerava na područje upravljanja znanjima i stvaranja

virtualnih arhiva. Također, vrednovanje gradiva sve se više vezuje uz korištenje,

odnosno troškove pohrane i čuvanja.

Hrvatska uprava i arhivi tek trebaju ostvariti Weberov ideal uprave, a

istovremeno dosegnuti razinu EU. Arhivi će svoje zadaće i ciljeve moći ostvariti

jedino pronalaženjem i eksploatacijom unutrašnjih rezervi, iznimno proaktivnim i

kreativnim radom, te korištenjem i kritičkom primjenom stranih iskustava.

4.1 Mogućnosti razvoja uprave i e-uprava

Ured za strategiju razvitka RH izradio je, uz suradnju stručnjaka iz

relevantnih područja,170 strategiju razvitka RH «Hrvatska u 21. stoljeću».171

Strategija pokriva 19 područja, a za upravu i arhive su značajna: javna uprava,

170 Voditelj projektnog zadatka za područje javne uprave bio je prof.dr.sc. Josip Kregar, a član stručnog tima koji se bavio kulturom dr.sc. Josip olanović. 171 Podatci o projektu i strategije se mogu naći na URL: http://www.hrvatska21.hr

113

kultura, znanost, informacijska i komunikacijska tehnologija. Strategija daje ocjenu

stanja, objašnjava nužnost reforme i precizira ciljeve koji se reformom žele postići.

Prema strategiji ciljevi razvoja uprave su: moderna i sposobna uprava koja

je u troškovima svedena u okvire realnih mogućnosti, odanost zakonitosti,

angažirani kvalitetan rad djelatnika, pouzdana, otvorena i transparentna,

odgovorna, efikasna i učinkovita uprava, približavanje administracije korisnicima,

profesionalizirani vrh strukture uprave, primjena «merit» načela na rad djelatnika,

informatizacija, partnerstvo države i civilnog društva… Strategija razvitka znanosti

naglašava kako je IT temelj ekonomije i društva u 21. stoljeću te potrebu

umrežavanje informacijskih sustava državnih institucija i javnih službi, izgradnju

elektroničke uprave, digitalizaciju kulturnih, nacionalnih, obrazovnih i poslovnih

sadržaja.

E-uprava172 znači približavanje države i uprave tzv. informacijskom društvu.

E-uprava uključuje unutarnje elektroničko informacijsko upravljanje, on-line

komunikaciju i transakcije s “građanima-korisnicima”. Sljedeći su procesi pokriveni

e-government rješenjem:

- kreiranje elektroničkog tržišta i portala,

- omogućavanje elektroničkih usluga,

- integracija tradicionalnih procesa i sustava,

- upravljanje odnosima s građanima i tvrtkama,

- administracija i arhiviranje elektroničkih zapisa,

- integracija pozadinskih sustava.

Jedno od načela za pružanje usluga je načelo one-stop-shop (obavljanje

poslova s jednim zaustavljanjem) što znači postojanje jedinstvenog mjesta za

obavljanje svih poslova potrebnih da se npr. osnuje i vodi poslovna tvrtka ili dobije

putovnica. Uvjeti za provođenje načela one-stop-shop jesu umreženje tijela

uprave, dostupnost računala i Interneta građanima, propisi o elektroničkom

poslovanju i čuvanju elektroničkog gradiva, stručno osposobljene osobe. E-

government rješenje predstavlja velik potencijal u poboljšanju kvalitete usluge,

172 Vidi Kellerhals Maeder, A. Država, informacijsko društvo, “dobra vladavina” i arhiv. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 229-246.

114

stimuliranju trgovine i industrije, borbi protiv korupcije, internom smanjenju

troškova.173 E-rješenja potiču standardizaciju procesa, proizvoda i usluga.

IT je moćno sredstvo, ali se susret uprave s tim načinom rada pokazao

složenim, ponekad i neuspješnim. Problem je u tome da je uprava htjela sama, i

svaki sektor zasebno, stvoriti vlastite sustave elektronskog upravljanja i

informiranja, te je izgubljeno mnogo novaca, truda i tehnologije. Jedna od najvećih

pogrešaka je u tome što je izrada informatičkih sustava bila povjerena isključivo

informatičarima, a da nisu konzultirani korisnici, kadrovi iz uprave, ili su bili tek

marginalno uključeni. Iskustvo je pokazalo kako bez stvarnog uključivanja

službenika i dužnosnika, njihova praktičnog znanja i iskustava, kao i onih kojima je

informatička komunikacija namijenjena, nije moguće postići dobra informatička

rješenja u upravi.

Elektroničko uredsko poslovanje obavlja iste funkcije kao i klasično uredsko

poslovanje, ono je opći i sustavni nadzor koji svaki stvaratelj provodi nad svojim

spisima, uz osiguranje materijala potrebnih za podršku efikasnom odvijanju

aktivnosti stvaratelja. Današnje stanje uredskog poslovanja ne omogućava

korištenje mogućnosti koje pruža IT. Kako bi se polučili značajniji rezultati,

potrebno je automatizirati sustav uredskog poslovanja. Poslovi prijema i obrade

akata sastavljeni su od niza rutinskih operacija koje se na isti način ponavljaju, uz

korištenje istih sredstava evidentiranja, te ih je stoga moguće u cijelosti

automatizirati, pod čime se podrazumijeva automatizirani prijem, evidentiranje i

odlaganje primljenog akta te praćenje obrade akta pomoću računala do njegove

otpreme odnosno arhiviranja.174

Neka tijela dokumente skeniraju, te čuvaju elektronički i klasični dokument.

Tijela imaju posebnu pismohranu za papire, a posebno se spremaju elektronički

zapisi.175 Automatizacija uredskog poslovanja znači smanjenje broja djelatnika i

173 Dokumente EZ vezane uz e-upravu mogu se naći na URL: http://europa.eu.int/information_society/programmes/egov_rd/documentation/index 174 O automatizaciji uredskog poslovanja vidi Dujmović, R., Čuljat, K. Projekt uredsko poslovanje – prijem i obrada akta u Gradskom uredu za automatsku obradu podataka u Zagrebu. // Arhivski vjesnik. 45 (2002). str. 29-42. 175 Vidi Ivanović, J. Elektroničko poslovanje i upravljanje spisima. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 333-348.

115

nestanak određenih radnih mjesta, odnosno povjeravanje određenih poslova

drugoj vrsti djelatnika. Osobe koje su se znale služiti pisaćim strojem zamijenile su

pisare koji su spise prepisivali ručno iako je, u nekim tijelima, sustav prepisivanja

spisa u daktilo-birou i kolacioniranja zadržan do danas. Prije jednog stoljeća

daktilografa je bilo malo, i to su obično bili dobro plaćeni muškarci, tek su znatno

kasnije za pisaće mašine “sjele” žene što je dovelo do smanjenja ugleda i slabije

plaćenosti tih poslova. Povući paralelu s računalima i IT nije teško. Poslove

uredskog poslovanja već sada preuzimaju informatičari, te imamo Središnji

državni ured za upravu i Središnji državni ured za e-Hrvatsku.

IT otvara pitanje budućnosti pismohrana.176 Informatizacija uprave

pretpostavlja automatizaciju procesa upravljanja spisima. S jedne se strane

postavlja pitanje može li, i u kojoj mjeri, automatizacija procesa upravljanja spisima

dovesti do uredne komunikacije i evidentiranja svih spisa koje tijelo stvara ili prima,

ili će, kao i dosada, dio spisa biti van evidencija i kontrole. S druge strane, e-

uprava je neminovna i neizbježna a RH će je, kao sadašnji kandidat, a buduća

članica EU-a, morati usvojiti. Nadajmo se kako će pripadnost većoj zajednici

država dovesti do boljeg uredskog poslovanja, jednako kao što je i uredsko

poslovanje Zemaljske vlade (1868.-1918.), uređeno sukladno iskustvima i

naputcima Beča, uzor točnosti, urednosti i pedantnosti evidentiranja spisa, kao i

mogućnosti njihova pretraživanja.

4.2. Suvremena arhivska teorija – od Bearmana do post-modenizma

1975. g., gotovo istodobno s elektroničkim dokumentima, u arhivistici se

pojavio David Bearman.177 Bearman je uočio kako klasične arhivske metode ne

daju željene rezultate, i postavio dva pitanja:

- pretpostavimo li da naše najbolje metode uspijevaju u svakom

pogledu, do koje mjere ostvarujemo ciljeve koje smo si zadali?

176 Vidi Eržišnik, D. Informatizacija i uredsko poslovanje – povijesni pregled i perspektive. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 67-76, i Eržišnik, D. Suvremena pismohrana i arhivska služba. neobjavljeni referat održan na I. kongresu arhivista, Zagreb, 2001. 177 Bearmanova glavna djela “Archival Methods” i “Archival Strategies” mogu se naći na URL: http://www.archimuse.com/publishing (prosinac 2003.).

116

- ako naše sadašnje metode ne ostvaruju naše težnje, kako možemo

promijeniti naše ciljeve ili naše metode da bismo ih ostvarili?

kojima je želio pokazati postojanje velike razlika između onoga što se želi

vrednovati i onoga što se može vrednovati, te uočio potrebu za novim metodama

odnosno novom paradigmom u arhivistici.

Zagovarao je nove metode koje će se usmjeriti na vrednovanje aktivnosti iz

kojih nastaje gradivo radije nego na samo gradivo, i napuštanje ideje trajnog

čuvanja u korist čuvanja na temelju kontinuirane vrijednosti. Istaknuo je kako treba

prevrednovati svaku pretpostavku da gradivo treba čuvati u originalnom formatu,

već treba čuvati dokazni kontekst i funkcionalnost vezanu uz gradivo. Kod

sređivanja i opisa gradiva, koje po starim metodama zahtijeva previše posla, treba

dokumentirati kontekst stvaranja i upotrebe gradiva radije nego same spise, te

razviti sustav u kojem bi spisi opisivali sami sebe. Znanje koje korisnici steknu

tijekom korištenja gradiva treba ugraditi u obavijesna pomagala za buduće

korisnike. Arhivisti moraju imati kontrolu nad gradivom u ranoj fazi njegova životna

ciklusa. Arhivi se trebaju afirmirati kao centri informacija a ne centri gradiva.

Bearman je definirao 6 novih arhivskih metoda: stvoriti dokaze, identificirati

dokaze, dokumentirati aktivnosti, čuvati dokaze, omogućiti korištenje, mjeriti

uspjeh.

Prije trideset godina Howard Zinn178 je u struku uveo pojam “arhivista

aktivista” (activist archivist) naglašavajući kako arhivsko gradivo pokriva moćne i

bogate elemente u društvu, dok su siromašni i oni bez moći u gradivu nevidljivi, te

apelirao na arhiviste da skupljaju gradivo o životu, željama i potrebama običnih

ljudi (raznih manjina), jer će time arhivi biti reprezentativniji. Istu su potrebu kasnije

istaknuli Gould P. Colman, Gerald F. Ham te zagovaratelji “strategije

dokumentiranja”.

Elektronički zapisi mijenjaju rad arhiva. Klasične metode ne odgovaraju

novom gradivu te se struka s praktičnih okreće teorijskim pitanjima.179 Klasični

178 Vidi Johnston, I. Whose History is it Anyway?. // Journal of the Socety of Archivists. 22, 2 (2001.), str. 213-229. 179 O utjecaju IT na arhivistiku vidi Delmas, B. Archival Science Facing the Information Society. // Archival Science. 1 (2001). str. 25-37.

117

nacionalni (središnji) arhiv proizvod je političke tradicije. IT otvara temeljno pitanje i

o tome je li potrebno zadržati tradicionalne centralizirane arhive. U arhivistici

trenutno egzistiraju dvije paradigme:180 stara paradigma je povijesno-tehnistička

(historical-technicist), a nova znanstveno-informacijska (scientific-informatonal).

Osnovni objekt arhivistike stare paradigme je dokument, a karakteristične

odrednice: nacionalna država, važnost dokumenata za studij povijesti, nacionalna

arhivska služba (nacionalni arhiv), arhivi su objektivni, neutralni i pasivni čuvari

istine, koncept fonda, načela provenijencije i prvobitnog reda, privatno gradivo

pohranjeno u državnim arhivima, arhivistika je pomoćna povijesna znanost,

pragmatičko uredsko poslovanje, životni ciklus dokumenta.

Osnovni objekt nove paradigme je društvena informacija definirana kao niz

intelektualnih, kodiranih i društveno kontekstualiziranih značajnih simbola koje je

moguće zabilježiti na bilo kojem nosaču (papiru, računalu, magnetskoj traci...) i

stoga permanentno priopćavati. Osnovni objekt nove paradigme, informacija,

može biti izolirana i znanost je može proučavati. Arhivistika je informacijska

znanost ali se od ostalih informacijskih znanosti (bibliotekarstvo, dokumentalistika)

razlikuje po tome što gradivo promatra na holistički način kao (polu) zatvoreni

sustav društvenih informacija, zabilježenih na bilo kojoj vrsti medija, a koje

određuju dva faktora, struktura i korištenje, kojima se pridružuje i treći, memorija,

koji se preklapa s prva dva.

Najzapaženije su rasprave nastale pod utjecajem post-modernizma.181

Rasprave dekonstruiraju sve segmente arhivske teorije i prakse, a razmatraju i

pitanja koja su bila van domene klasične arhivistike. Post-modernizam se pojavio

1970-ih, no arhivisti su ga “otkrili” tek 1990-ih. Tvorac dekonstruktivizma Jacques

Derrida je 1996. g. napisao knjigu “Archive Fever”. Od arhivskih teoretičara koji

pišu pod utjecajem post-modernizma, i sebe nazivaju arhivistima nove paradigme,

valja istaknuti Terrya Cooka, a slijede Brien Brothman, Eric Ketelaar, Joan

Schwartz, Tom Nesmith, Verne Harris, Barbara Reed, Elizabeth Kaplan, Fran

Blouin, Frank Upward, James O’Toole, Lilly Koltun, Margaret Hedstrom, Nancy 180 O promjeni arhivske paradigme vidi Riberio, F. Archival Science and Changes in the Paradigm. // Archival Science. 1 (2001). str. 295-310.

118

Bartlett, Preben Mortensen, Richard Brown, Richard Cox, Robert McIntosh, Steve

Lubar, Sue McKemmish, Theresa Rowat....

Prema Terryju Cooku182 arhivisti moraju razumjeti post-modernizam zbog

njegova utjecaja na popularnu kulturu. Živimo u post-modernističkoj eri teorijskih

rasprava, a post-modernizam je glavni intelektualni trend. Post-modernizam je na

zapadnim sveučilištima predmet znanstvenih studija. Post-modernizam nudi

mogućnosti obogaćivanja arhivske prakse, a arhivistima priliku da se izvuku iz

svoje učahurenosti.

Fond prestaje postojati kao fizički entitet, više nije fizička stvar koja se

konstruira ili rekonstruira fizičkim sređivanjem, već niz odnosa između gradiva,

stvaratelja i poslovnih procesa. Ti se odnosi i veze ne moraju iskazati fizičkim

grupiranjem i čuvanjem gradiva već se prvenstveno iskazuju opisom, neovisnim o

fizičkoj lokaciji i sređivanju dokumenata. Ovaj ne-kustodijalni pristup znači

rekonstruiranje fonda konceptualno pomoću opisa, umjesto fizički pomoću

sređivanja.

Arhivska znanost mora se usmjeriti s analize dokumenata na analizu

funkcija, procesa i transakcija koje su dovele do stvaranja gradiva. Promjena

fokusa s proizvoda na proces dovodi do promjene osnovnih teorijskih formulacija:

provenijencija (koja postaje virtualna), prvobitni poredak (odražava radne

procese), dokument (više nije fizički objekt), fond (virtualni realitet odnosa),

sređivanje i opis (daju kontekstualno razumijevanje mnogostrukih međuodnosa),

vrednovanje (vrednuju se funkcije, programi i aktivnosti), pohrana (kontinuirana

migracija), arhivi (virtualni).

Arhivski postmodernizam je usmjeren na kontekst gradiva, na odnose moći

koji su oblikovali dokumentarnu baštinu. Činjenice iz teksta ne mogu se odvojiti od

interpretacije. Arhivisti nisu pasivni čuvari gradiva već imaju aktivnu ulogu u

181 Objašnjenje post-modernističkih teorija daje Rajh, A. Posmoderna arhivistika: uvodna predavanja. // Arhivski vjesnik, 46 (2003). str. 147-177., a odnos post-modernizma i arhivistike vidljiv je, posebice dobro, iz radova Terryja Cooka. 182 Cook, T. Fashionable Nonsense or Professional Rebirth: Postmodernisam and the Practice of Archives. // Archivaria. 51 (2001). str.14-35., i Cook, T. Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old Concepts. // Archival Science. 1 (2001). str. 2-24.

119

oblikovanju memorije društva, od njih se zahtijeva nova otvorenost i

transparentnost njihove uloge u stvaranju gradiva. Arhivisti se u vrednovanju

moraju usmjeriti s vrednovanja gradiva uprave na vrednovanje upravljanja. Arhivist

će se kod vrednovanja pitati koga i što se dokumentira gradivom koje je ostavljeno

za trajno čuvanje, i što i tko je izostavljen iz baštine koja se ostavlja budućim

generacijama. Kod opisa gradiva, uz postavljanje istog pitanja, arhivisti će

obavijesna pomagala prilagoditi potrebama korisnika. Naglašava se kako je kod

memorije jednako važno ono što se pamti kao i ono što se zaboravlja. Objasnit će

se zašto je i koje gradivo preuzeto u arhiv, te da se radi samo o dijelu gradiva koje

je stvoreno, uz obavijesti o gradivu koje nije preuzeto u arhiv ili je izlučeno. Aktivnu

ulogu arhivista u životu gradiva, vrednovanje, izlučivanje, preuređivanje, korištenje

treba dokumentirati uz objašnjenje koje je metode arhivist koristio pri radu i zašto,

kakva su njegova stajališta i njihov utjecaj, a posebno će biti naglašena

odgovornost arhivista za njihov rad. Fokus rada arhiva se sa čuvanja usmjerava

na stvaranje i vrednovanje gradiva, mora se osigurati stvaranje gradiva sukladno

standardima, a rad sa spisima adekvatno dokumentirati.

Laura Millar183 naglašava kako arhivski fondovi nikada nisu bili i neće nikad

biti cjelokupno gradivo jednog stvaratelja. Prije nego dođu u arhiv dokumenti se

uništavaju, gube, sele, u arhivu vrednuju i odabiru, a dijelovi istog fonda mogu se

nalaziti u više arhiva. Arhivisti čuvaju ostatke, a ne cjelinu određenog fonda, te

treba redefinirati koncept fonda u tom smislu da fond nije cjelokupno gradivo

nastalo radom jednog stvaratelja već dio gradiva tog stvaratelja. Arhivisti bi

provenijenciju trebali koristiti u smislu u kojem je koriste arheolozi i muzeolozi, te

odgovoriti na pitanje kako se neko gradivo našlo in situ, obuhvatiti povijest

stvaratelja, povijest gradiva i povijest čuvanja gradiva.

U zadnja dva desetljeća arhivska je zajednica uložila veliki trud u opis

gradiva i relevantne standarde. Danas postoje dva pristupa opisu gradiva. Terry

Eastwood, Michel Duchein i Heather MacNeil zalažu se za opis na razini fonda. Iz

Australije dolazi opis na razini serija, arhivisti Peter Scott, Chris Hurley i Sue

McKemmish, koji naglašava činjenicu kako moderno gradivo ima više

183 Millar, L. The Death of the Fonds and the Resurrection of Provenance: Archival Context in Space and Time. // Archivaria. 53 (2002). str. 1-15.

120

provenijencija. Oba pristupa imaju isti cilj, osvjetljavanje konteksta gradiva i

čuvanje dokazne vrijednosti.

Nova teorija nadilazi životni ciklus gradiva u kojem se različite profesije

brinu za dokumente ovisno o fazi, i naglašava kontinuum zapisa u kojemu su

uredsko i arhivsko poslovanje jedinstveni proces. Model record continuuma184 je

nastao 1990-tih u Australiji, a razvio ga je Frank Upward pod snažnim utjecajem

post-modernizma (Foucault, Derrida, Giddens). Continuum promatra gradivo kao

posebnu vrstu dokumenata u smislu njihove namjene i funkcionalnosti, naglašava

njegovu dokaznu, transakcionu i kontekstualnu prirodu, te odbacuje definiciju

gradiva usmjerenu na njegov sadržaj i obavijesnu vrijednost. Teži se inkorporaciji

osobnih i korporalnih arhiva svih sektora društva u kolektivni arhiv, koji funkcionira

kao kolektivna memorija cijele države. U Australiji je proveden istraživački projekt

o metapodacima temeljenim na continuumu koji je bio podloga za pristup

arhivskom opisu Petera Scotta.

Peter Scott je razvio, za razliku od jedan-na-jedan odnosa između gradiva i

njegovog stvaratelja, pristup sustava serija kojim se opisuju brojne veze između

brojnih stvaratelja i serija gradiva bez obzira gdje se nalazile u continuumu

gradiva: u uredu koji ih je stvorio, u uredu koji ih trenutno čuva ili u arhivu. Serija

tvori kronološki ili logički niz bez obzira na porijeklo. Uredsko poslovanje i

arhiviranje fiksiraju dokumente koji su stvoreni u kontekstu socijalnih i

organizacijskih aktivnosti, to jest ljudskih interakcija svake vrste, i čuvaju ih kao

dokaz aktivnosti. Pomoću metapodataka osigurava se dostupnost značajnog

gradiva tako dugo dok je ono vrijedno ljudima, organizacijama ili društvu, bilo da

se radi o nanosekundama ili tisućama godina. Naglašava se veza između

uredskog i arhivskog poslovanja. Arhivi su uključeni u kontrolu i upravljanje

gradivom, ali ne neophodno i u njegovo fizičko čuvanje.

Post-modernistička se arhivistika bavi i moći koju arhivi imaju nad upravom,

vladama, korporacijama i osobama, odabiranjem koje će se gradivo čuvati a koje

184 O razvoju modela vidi McKemmish, S. Placing Records Continuum Theory and Practice. // Archival Science. 1 (2001.) str. 333-359.

121

će biti uništeno, oblikovanjem društvene memorije i nacionalne svijesti.185

Dokumenti ne nose samo sadržaj već i širi pravni, tehnički, organizacijski, socijalni

i kulturno-intelektualni kontekst u kojem je stvaratelj postojao. Gradivo je proizvod

potrebe društva za informacijom, a arhivi nisu objektivne, neutralne društvene

institucije. Moć arhiva leži u njihovom posredovanju između dokumenata i

korisnika. Prelazak iz arhiva kao fizičkih mjesta u kojima su arhivisti bili posrednici

između gradiva i korisnika i svijeta u kojem računala igraju tu ulogu već se

događa, arhivi imaju svoje web stranice, on-line dostupnost, pohranjuju

elektroničko gradivo.

Arhivi su nastali kako bi vlast (bio to srednjovjekovni vladar ili nacionalna

država 19. stoljeća) imala kontrolu nad informacijama. Staviti predmet ad acta

znači i maknuti ga od očiju javnosti, učiniti nedostupnim i/ili tajnim. Postupak

(rukovanje, čuvanje, uništavanje) s važnim spisima, državnim ili vojnim tajnama,

posebno je pravno reguliran. Pristup dokumentima koje vlast smatra bitnim je

uvijek, i u svakom sustavu, bio ograničen, i samo su osobe od povjerenja imale

pristup određenim dokumentima. Arhivisti su osobe od povjerenja, a moć koju time

stječu, mada posredna, nije ništa manja. Moć arhiva leži i u čuvanju i u

razotkrivanju pohranjenih dokumenata. Dokumenti pohranjeni u arhivima se

koriste i u svrhe različite od onih u kojima su nastali. Npr. potvrde o zlatu koje su

Židovi 1941. g. predali nadležnim vlastima osvjetljavaju povijest holocausta. Ipak,

arhivisti se još uvijek rijetko bave pitanjem svoje moći: koje će se gradivo sačuvati,

kome će biti dopušteno korištenje i kada, a pitanje lojalnosti arhivista, hoće li

njihov prvi cilj biti interesi poslodavca ili posvećenost istini praktički nije ni

otvoreno. IT naoko povećava dostupnost informacijama, no veća količina

informacija znači i teže pronalaženje bitnih informacija, te je bitna uloga arhivista u

odabiranju “pravih” informacija.

Amerikanka Linda Henry najzapaženija je kritičarka arhivskog post-

modernizma.186 Uspoređujući teoretičare “nove paradigme” sa Schellenbergom,

kritizira koncepte nove paradigme i records continuuma gdje je arhiv “zadnje 185 O moći arhiva i njihovom utjecaju na društvo i memoriju vidi Schwartz, J.M., Cook, T. Archives, Records, and Power: The Making of Modern Memory. // Archival Science. 2 (2002). str. 1-19., i Hedstrom, M. Archives, Memory, and Interfaces with the Past. // Archival Science. 2 (2002). str. 21-43.

122

utočište”, a o gradivu se brinu stvaratelji. Prema autorici sljedbenici nove

paradigme nisu dobro pojasnili svoje ideje a definicija gradiva je preuska.

Postmodernisti ne utemeljuju svoj rad na cjelokupnoj arhivskoj teoriji, a još manje

na praksi, bilo u radu s klasičnim bilo u radu s elektroničkim gradivom. Ideje nove

paradigme nisu provjerene u praksi, daje se malo korisnih savjeta i obeshrabruje

učenje, vjeruje se da će brigu o gradivu preuzeti stvaratelji. Žargon koji

upotrebljavaju sljedbenici nove paradigme je nerazumljiv većini pripadnika struke

te se oni stoga ni ne uključuju u raspravu. Navodi primjer iz prakse za primjenu

funkcionalne analize: US Patend and Trade Office (PTO) odobrava patente (to je

njegova važna funkcija) a NARA vrednuje elektroničko gradivo vezano uz patente.

1996. g. PTO je NARA-i dostavio popis od 54 elektronička sustava. Arhivist je na

temelju funkcionalne analize mogao označiti sva 54 sustava kao trajno gradivo, no

uvidom u sadržaj baza podataka ustanovljeno je da samo jedan sustav treba

trajno čuvati. Autorica priznaje kako su pobornici nove paradigme naveli struku da

preispita svoj rad, što nije loše, no cijena koja je za to plaćena previsoka je,

arhivisti su odvraćeni od učenja o elektroničkom gradivu i od stvaranja programa

za njega.

4.3 Perspektive razvoja arhivske službe

4.3.1 Perspektive razvoja arhivske službe u svijetu

Zadaćama i položajem arhiva u bližoj ili daljoj budućnosti bave se mnogi

arhivisti,187 bez obzira nazivaju li sebe pripadnicima nove paradigme, ili se

186 Henry, L.J. Schellenberg in Cyberspace, Archivists and Society. // The American Archivist. 61, 2 (1998). str. 309-327. 187 Vidi Bearman, D., Trant, J. Electronic Records Research Working Meeting May 28-30, 1997 : A Report from the Archives Community. URL: http://www.dlib.org/dlib/july97/07berman.html. (10.02.2004.)., Bearman, D. Virtual Archives. URL: http:/www.archimuse.com/papers. (10.12.2003.)., Dowler, L. The Implications of Electronic Information to National Institutions. URL: http://www.cni.org/docs/tsh/Dowler.html. (02.02.2004.)., Duff, W.M. Harnessing the Power of Warrant. // The American Archivist. 61, 1 (1998). str. 88-105., Hickerson H.T. Ten Challenges for the Archival Porfession. // The American Archivist. 64 (2001). str. 6-16., Kesner, R.M. Information Resource Management in the Electronic Workplace: A Personel Perspective on “Archives in the Information Society”. // The American Archivist. 61, 1 (1998). str. 70-87., Ketelaal, E. Tacit Narratives: The Meanings of Archives. // Archival Science. 1 (2001). str. 131-141., Menne-Haritz, A. Access – the Reformulation of an Archival Paradigm. // Archvial Science. 1 (2001). str. 57-82., Menne-Haritz, A. Archival Need in New Areas: Diversification of Employment Offers. // Comma. 2-3 (2003). str. 123-129., Osbat, L. A Historian’s Reflections on the Future of Archives. // Archivum. XLV (2000.). str. 199-217., Sahli, N.

123

svrstavaju uz staru. Pitanja kojima se bave su virtualni arhivi, korištenje gradiva,

preobilje informacija, isplativost čuvanja, vrednovanje...

Dio odgovora na pitanje kakav će biti položaj i uloga pismohrana i arhiva u

budućnosti možemo naći u SF filmovima i romanima. Izravna komunikacija između

čovjeka i stroja i roboti odavno su iz SF knjiga prešli u realnost, a ljudska je rasa

počela osvajati Crveni planet.

Utjecaj razvoja znanosti i tehnologije na spise, u bližoj budućnosti, vidljiv je

iz kultnog filma “5. element” u kojem se glavnom junaku rješenje o rastavi braka

dostavlja u papirnatom obliku. Postojanje papirnatih dokumenata o razvodu braka

(dakle o privatnopravnim poslovima) u društvu koje je savladalo barijere

međuplanetarnog leta i suživota bića s više planeta odgovara današnjem zakonu o

elektroničkom potpisu koji ne priznaje valjanost elektroničkih dokumenata o

bračnim ugovorima i podrazumijeva hibridne sustave, istovremeno postojanje

papirnatih i elektroničkih dokumenata.

4.3.1.1. On line dostupnost gradiva i zadovoljenje potreba korisnika

Struka više ni ne postavlja pitanje o on-line dostupnosti gradiva, to je

postalo imperativom. Ogromna većina korisnika, izuzev nekoliko znanstvenika koji

trebaju uvid u originalni dokument, zadovoljava svoje potrebe slikom dokumenta, i

nije im bitno je li original pohranjen u arhivu, knjižnici, muzeju, privatnoj zbirci ili

nekom uredu. Uzmimo za primjer strategiju razvitka RH “Hrvatska u 21. stoljeću”.

Strategija je nastala radom Ureda za strategiju razvitka RH i gradivo je tog ureda,

ali je izdana u obliku publikacija te je i bibliotečno gradivo. Korisnika ne zanima

radi li se o arhivskom ili bibliotečnom gradivu, on/ona želi doći do strategije, po

mogućnosti jednim “klikom” na mišu. Struka koja svojim opisom i dostupnošću

gradiva bude bolje i brže odgovorila na upit korisnika steći će njegovo povjerenje,

što pridonosi boljem imageu struke, i konačno, ali ne manje važno, boljoj

financiranosti.

Commentary. // The American Archivist. 57 (1994). str. 100-104., Special Issue on State Archival Progams. // The American Archivist. 60, 2 (1997.) str. 132-252., Swift, M. Archives at the End of the Century. // Archivum. XLIII (1997.) str. 15-28., Bertrand, J. Imaju li savremeni arhivi budućnost?. Glasnik arhiva i društava arhivskih radnika Bosne i Hercegovine. 29 (1989). str. 177-185.

124

Korisnici očekuju gradivo dostupno na svom računalu, bilo kada i bilo gdje.

Praktički se može reći da ono što nije na Netu ne postoji. Zbog preobilja

informacija naglasak se cijelog informatičkog društva pomiče ka selekciji

informacija. Za razliku od prethodnih razdoblja, kada su informacije bile teško ili

nikako dostupne a njihovo korištenje ovisilo o sredstvima tražitelja i dobroj volji

imatelja, današnjoj je generaciji, na njihovom radnom stolu, u bilo koje doba,

dostupna nesavladiva i neprobavljiva količina informacija.

4.3.1.2 Uloga i zadaće arhivista

Svima nam je poznata frustracija kada na Internet tražilici kao odgovor

dobijemo 1000 ili više Web stranica na kojima se spominje pojam koji nas zanima.

Rijetki imaju vremena i volje pregledati svih 1000 ili x stranica. Arhivi će morati

naći način da informacije koje stave na “mrežu” prilagode upitima korisnika i pruže

im kvalitetnu, relevantnu informaciju. Suvremeni zahtjevi dostupnosti traže da se

svim korisnicima omogući da gradivo pročitaju i interpretiraju prema vlastitim

potrebama, što znači novo shvaćanje za arhiviste i prihvaćane kompetencija

korisnika u odnosu na područje istraživanja, a ne nametanje “pravog” načina

shvaćanja gradiva. Zadaća arhivista je omogućiti dostupnost gradiva i pružiti

infrastrukturu koja olakšava rukovanje gradivom.

Arhivisti se trebaju poslužiti iskustvima knjižničara, dokumentalista,

informacijskih stručnjaka, muzeologa. S jedne strane navedene su struke dio

problema odavno riješile i imaju puno više iskustva u radu s korisnicima, a s druge

strane neisplativo je da arhivisti pronalaze “svoja” rješenja ukoliko postoje

iskušane i učinkovite metode i prakse. IT omogućava umreženje arhiva s ostalim

ustanovama. Arhivi on-line dostupnošću gradiva gube dio svoje dosadašnje moći

čiste fizičke kontrole nad gradivom i ograničenjima pristupa. Nova moć arhiva

djelomično leži u tome da arhivi, kao i knjižnice, pridonose širenju znanja i

omogućuju zabavu.

Korisnici sve više traže različito gradivo: slike, fotografije, video zapise,

knjige, popularnu literaturu, spise... praktički sve što može razotkriti predmet

njihova interesa. IT omogućava virtualno povezivanje raznih disciplina oko jedne

125

teme, npr. povezivanje baza podataka povjesničara umjetnosti, arheologa,

etimologa, povjesničara... o staroj Grčkoj ili drvodjelstvu u renesansnoj Italiji.

Društvene i humanističke znanosti još nisu do kraja usvojile prednosti IT (e-mail i

voice-mail, list servere, elektronske konferencije) dakle tehniku koja pruža

enorman potencijal zajedničkih istraživanja, a kako oni budu usvajali IT, tražit će

sve više raznog gradiva što će dovesti do povećanja onoga što podrazumijevamo

pod “istraživačkim izvorima”.

IT postavlja pitanje adekvatnog obrazovanja, zapošljavanja i uloge

informacijskih stručnjaka kako bi mogli zadovoljiti potrebe znanstvenika za

informacijama neovisno o lokaciji ili formatu. Budući arhivisti će, možda, biti

stručnjaci za određeno povijesno razdoblje, stručnjaci koji će o tom periodu znati

apsolutno sve, i moći će korisnicima dati informacije o činjenicama, sačuvanim

artefaktima i dokumentima, stručnoj literaturi i beletristici, filmovima i fotografijama.

Dakle, stručni konzultanti koji će korisnicima štedjeti vrijeme pružajući im upravo

onu informaciju koja im treba. Budući arhivisti će morati znati upravljati izvorima

informacija. Arhivisti još uvijek nisu u dovoljnoj mjeri svjesni mogućnosti koju im

pruža IT. IT omogućava obavljanje dijela dosadašnjih arhivskih zadaća kod

stvaratelja, i usmjeravanje rada arhivista na davanje stručnih savjeta, oblikovanje

metapodataka i koordiniranje standarda. Arhivisti se mogu usmjeriti i na

pomoć/edukaciju korisnika kako bi oni sami upravljali svojim elektroničkim

zapisima. Arhivistima se otvaraju nove mogućnosti u području konzaltinga i

upravljanja znanjima.

U bliskoj će budućnosti najveći dio dokumenata biti elektronički, a budući da

lokacija elektroničkih dokumenata ne uvjetuje njihovu dostupnost, današnja

spremišta za fizičku pohranu gradiva će postati dio virtualnih arhiva. Virtualni arhivi

će sadržavati i gradivo pohranjeno u spremištima van arhivske brige ali unutar

arhivske kontrole. Virtualni arhivi budućnosti neće se baviti fizičkim aktivnostima

preuzimanja, čuvanja i brige oko dokumenata, već će se baviti intelektualnom

kontrolom zapisa, njihovim korištenjem, vrednovanjem i izlučivanjem. Za

ostvarenje ovog cilja nisu potrebne nove tehnologije već standardizacija rada.

Treba riješiti pitanja autorskih prava, poštene uporabe informacija s “mreže”,

jednake dostupnosti informacija, softvera za akademska istraživanja, te pitanja

126

standarda za elektroničke informacije. Virtualni arhivi znače i on-line dostupnost

klasičnog, papirnatog gradiva pohranjenog u arhivima. Arhivi moraju osigurati

dostupnost gradiva kako bi svatko mogao istraživati ono što ga zanima, IT nudi

nove načine predstavljanja gradiva javnosti. IT omogućava da svatko, iz ogromne

baze podataka, po vlastitim kriterijima odabere gradivo koje ga zanima i stvori

vlastiti, trenutni, virtualni arhiv.

4.3.1.3 Odabir gradiva za trajno čuvanje

Količina suvremenog gradiva je ogromna, čak i nakon izlučivanja. Nastojati

sačuvati trag o svemu ambicija je van domašaja arhiva. IT u arhivistiku

nemilosrdno uvodi pitanja vezana uz isplativost, tržište, učinkovitost i sredstva.

Jedino što opravdava čuvanje gradiva je njegovo korištenje. Arhivi moraju

opravdati dobivena sredstva te se nova pozoornost poklanja odabiru gradiva za

trajno čuvanje. Pri vrednovanju arhivisti moraju obaviti analizu:

- funkcionalnih karakteristika gradiva, tko je i u koju svrhu stvorio

gradivo;

- podataka sadržanih u gradivu kako bi se odredile kvaliteta i značaj

gradiva;

- gradiva u kontekstu paralelnog ili srodnog gradiva;

- potencijalne uporabljivosti gradiva, te fizičkih, pravnih i intelektualnih

ograničenja dostupnosti;

- troškova pohrane u odnosu na koristi ponovne uporabe gradiva.188

Vrednovanje gradiva sve se više vezuje uz korištenje, odnosno troškove

pohrane i čuvanja. Bard SF literature, Isaak Asimov se u jednom od svojih izvrsnih

djela bavi i zapisima: “... zapisi nisu vječni. Banke zapisa mogu se uništiti ili mogu

biti oštećene u sukobima, ili ih jednostavno nagrize zub vremena. Svaki bit

memorije, svaki zapis koji se dulje vrijeme ne pozove, s vremenom se utopi u

nakupljenim šumovima. Priča se da je cijela jedna trećina dokumenata u Carskoj

knjižnici jednostavna kaša, ali naravno, običaji ne dopuštaju da ih se baci. ...

zapise koje se često poziva i koji se često kopiraju na raznim svjetovima i u raznim

188 Vidi Ham, G.F. Selecting ad Appraising Archives and Manuscripts. Chicago : The Society of American Archivists, 1993.

127

privatnim i državnim knjižnicama, ostaju jasni i čitljivi i nakon mnogih tisuća

godina, tako da mnogi od ključnih zapisa galaktičke povijesti ostaju poznati iako su

nastali još u vremenima prije Carstva. Naravno, što se dalje vraćaš u povijest, to je

manje sačuvanih dokumenata. ... Neželjeno znanje je bezvrijedno znanje. Možeš li

zamisliti koliko je vremena, truda i energije potrebno za stalno obnavljanje

neupotrebljavanih podataka. I kako bi to rasipanje s vremenom raslo do ekstrema.

... Moguće je da se neki naslov traži jednom u tisuću godina. Čuvati ih sve samo

zato jer bi jedan dan mogli nekome zatrebati preskupo je. Čak i za znanost.”189 4.3.1.4 Suradnja arhivista s drugim strukama

Arhivisti nisu jedini koji se bave definiranjem i implementiranjem okruženja

koje osigurava upravljanje gradivom, time se bave i mnoge druge struke, od

poslovnog svijeta do medicinara, svi kojima je važno da sačuvaju svoje podatke.

Arhiviste se često isključuje iz procesa odgovaranja na izazove elektroničkih

zapisa zato jer ih ostale struke podcjenjuju, odnosno, arhivisti nisu stekli, u očima

drugih struka, kredibilitet svojim poznavanjem zakona, propisa, standarda i

najboljih metoda rada, a i sama arhivska struka je nedovoljno standardizirana.

Elektroničko poslovanje nije moguće planirati i realizirati bez interdisciplinarne

suradnje stručnjaka različitih profila: stvaratelja zapisa, arhivista, informatičara i

pravnika. Samo zajedničkim radom i u interdisciplinarnoj suradnji moguće je

stvoriti pretpostavke za suvremeno upravljanje dokumentima a za budućnost

sačuvati informacije u elektroničkom okruženju.

Pitanje koje muči arhiviste, bibliotekare i druge struke koje se bave

pružanjem informacija i istraživanjima, pitanje dugotrajne pohrane elektroničkih

zapisa se, izgleda, počelo uspješno rješavati. Open Archival Information System190

(OAIS)191 je konceptualni okvir za arhivski sustav dugotrajne pohrane i održavanja

dostupnosti digitalnih informacija.

189 Asimov, I. Preludij u Fondaciju. Zagreb : Izvori, 1997. 190 Vidi Lavoie, B.F., Technology Watch Report : The Open Archival Information System Reference Model: Introductory Guide. DPC Technology Watch Series Report 04-01, January 2004. URL: htttp://www.dpconline.org/graphics/reports. (15.06.2004.). 191 Kraticu OAIS se često miješa s kraticom OAI (Open Archival Initiative) što je potpuno druga aktivnost koja promovira interoperabinost putem razvoja standarda i protokola za diseminaciju sadržaja.

128

Dok se sposobnost stvaranja i korištenja elektroničkih informacija rapidno

povećavala, sposobnost IT da ih dugotrajno pohrani nije se razvijala istom

brzinom. Consultative Committee for Space Data Systems (CCSDS) je 1990. g.

započeo suradnju s ISO-om na pronalaženju rješenja vezanih uz probleme

upravljanja podacima, s ciljem izrade standarda dugotrajne pohrane digitalnih

podataka. 1995. g. CCSDS je organizirao međunarodnu radionicu za stvaranje

OAIS referentnog modela. Nacrt modela je izrađen 1997. g., a početkom 2002.

finalna verzija modela je usvojena kao ISO 14721 standard. Open znači da je

model razvijen i dostupan javnosti, i da se svaka zainteresirana strana potiče na

suradnju. Archival Information System znači bilo koju organizaciju i sustave koji su

preuzeli odgovornost za čuvanje informacija i omogućaavanje njihove dostupnosti

ciljanim korisnicima. Primjer rada je sljedeći: OAIS je servis za Nacionalno

spremište podataka, kojim upravlja Sveučilišni računalni centar. Rukovodeće

aktivnosti obavlja Nacionalni arhiv, koji je zakonom određeni čuvar arhiviranog

gradiva kojeg su stvorila razna državna tijela. Pohranjenim gradivom se putem

Weba može koristiti bilo tko. Migracija podataka na nove medije ili formate obavlja

se periodički.

U lipnju 2000. g. osnovana je druga radna grupa, Preservation Metadata:

Implementation Strategies (PREMIS), sastavljena od knjižničara, muzealaca,

predstavnika uprave i privatnog sektora. Cilj radne grupe je razviti niz osnovnih

metapodataka važnih za pohranu, i rječnik podataka, koje će moći koristiti što širi

krug organizacija koje se bave, ili trebaju, pohraniti elektroničke podatke.

Osnovana je i radna grupa koja se bavi značajkama koje moraju imati spremišta

digitalnih podataka. U radu radnih grupa sudjeluje NARA i RLG.

4.3.2 Perspektive razvoja arhivske službe na tlu Hrvatske

4.3.2.1 Strategija razvoja kulture RH u 21. stoljeću

Temeljni zadaci i cilj rada arhiva u RH, u bliskoj budućnosti, definirani su

strategijom razvoja kulture RH u 21. stoljeću: «U tom smislu, u pogledu

organizacije arhivske službe mogu se identificirati tri zadatka:

129

- usklađivanje mreže državnih arhiva s administrativno-upravnom

podjelom Republike Hrvatske (u čemu je već postignut određeni

napredak);

- stvaranje boljih uvjeta za obavljanje arhivske djelatnosti u jedinicama

lokalne uprave i samouprave kroz uvođenje programa zaštite i

obrade arhivskoga gradiva u vlasništvu županija, gradova i općina,

što je preduvjet za decentralizaciju arhivske službe;

- i poticanje osnivanja privatnih i specijaliziranih arhiva.

Zato se kratkoročno i dugoročno najvažnijim pitanjem u razvoju arhivske službe

može smatrati razvoj sustava za upravljanje dokumentima u tijelima i

organizacijama, prvenstveno u državnoj upravi, čijim radom dokumenti nastaju, u

kojem će biti integrirane tradicionalne arhivske funkcije klasifikacije, organizacije,

vrednovanja i korištenja gradiva. S obzirom na sveprisutnost informacijske i

komunikacijske tehnologije u poslovnim procesima, naročito u stvaranju i

upravljanju dokumentima i drugim informacijskim resursima koji se koriste ili

nastaju u poslovanju, navedeni sustav mora omogućiti obuhvat i upravljanje kako

tradicionalnim vrstama zapisa, tako i elektroničkim dokumentima i bazama

podataka te osigurati njihovo trajno čuvanje i dostupnost. U razvijenim zemljama

arhivi sve više sudjeluju u stvaranju takvih sustava records managementa,

klasifikacijskih sustava i funkcija vrednovanja pojedinih vrsta arhivskih zapisa.

Tako arhivi sudjeluju u izradi pravnih propisa i stručnih standarda vezanih za nove

medije te preuzimaju brigu za elektroničke zapise. Uvođenjem elektroničkoga

poslovanja arhivi dobivaju nove zadaće u nadzoru nad primjenom standarda

neophodnih da se osigura dokazna snaga dokumenta i u razvoju standarda za

upravljanje elektroničkim dokumentima i njihovu zaštitu kao dijela memorije.

Cilj Organizacijski i financijski osposobiti arhivsku službu za zaštitu cjelokupnog

arhivskog gradiva (u državnom vlasništvu, javno i privatno), razviti i integrirati

sustav za upravljanje dokumentima u upravi i arhivima i osigurati obrazovanje

stručnih djelatnika.

130

Zadaci 1. Osnovati jedinstvenu Upravu ili Ravnateljstvo za arhive, kao samostalnu

jedinicu ili pri Hrvatskom državnom arhivu, koje bi obavljalo upravne,

stručne i inspekcijske poslove u arhivskoj djelatnosti te provodilo stručnu

koordinaciju cjelokupne arhivske službe i izrađivalo legislativu i pravne

norme potrebne u arhivskoj službi.

2. Izgraditi jedinstven sustav dokumentacije, klasifikacije i makrovrednovanja

zapisa (kategorizacijom stvaratelja) te funkcionalnog mikrovrednovanja (na

razini stvaratelja) te stvarati preduvjete za moderno elektroničko

poslovanje.

3. U okviru procesa informatizacije arhivske službe stvoriti preduvjete za

korištenje arhivskoga gradiva on line, prvenstveno onoga koje je već

snimljeno na mikrofilmove, te izraditi i provoditi program sustavnoga

mikrofilmiranja i digitaliziranja arhivskoga gradiva.

4. Osigurati novi prostor za HDA (sukladno Zakonu iz 1995.), jer svi postojeći

prostori ne udovoljavaju sadašnjim potrebama središnjega državnog arhiva.

Treba osigurati funkcionalne prostore i za veći dio područnih državnih

arhiva. U tom pogledu valja izraditi konkretan srednjoročni i dugoročni plan.

5. Riješiti problem prostora Hrvatske kinoteke odnosno Hrvatskoga

audiovizualnoga arhiva.

6. Uskladiti mrežu državnih arhiva s upravnom podjelom Hrvatske te osnovati

državne arhive u Požegi i Šibeniku (sada sabirni centri), te jasno odrediti

vlasničke odnose, nadležnosti i obveze države i jedinica lokalne

samouprave. U tom procesu poticati decentralizaciju arhivske djelatnosti, uz

osiguranje stručnog nadzora i koordinacije.

7. Poticati i stvarati preduvjete za osnivanje specijaliziranih arhiva:

sveučilišnih, gospodarskih, političkih stranaka, znanstvenih ustanova,

medija, književnosti, crkvenih.

8. U procesu razvoja informacijske infrastrukture povezati arhivske službe i

uključiti ih u europsku mrežu arhivskih ustanova. Pretpostavka je za to

prihvaćanje međunarodnih arhivskih standarda za normiranje zapisa

(ISAAR/CPF) i za opis arhivskoga gradiva (ISAD/G).

131

9. Poduzeti mjere da se osigura studij arhivistike koji će obrazovati i arhiviste

za (povijesne) arhive i za stručnjake u području upravljanja dokumentima u

tijelima i organizacijama koje stvaraju dokumente.

10. Nastaviti i dovršiti proces povrata arhivskoga gradiva iz Austrije, Italije i SR

Jugoslavije te provoditi sustavno evidentiranje arhivskoga gradiva u stranim

arhivima koje se odnosi na Republiku Hrvatsku.»192

4.3.2.2 Mogućnosti razvoja arhivske službe – proaktivni pristup

Od 4437460 stanovnika RH,193 prema popisu stanovništva iz 2001. g.,

nezaposleno je 380195 osoba. Novi list 28. veljače 2004. g. prenosi podatke

Državnog zavoda za statistiku: “U 2001. godini ispod praga siromaštva u Hrvatskoj

je živjelo oko 727 tisuća stanovnika, a godinu kasnije 773 tisuće ljudi.194”; “Ono što

zabrinjava jest i podatak da se subjektivno čak 80 posto populacije osjeća

siromašno...”195 Teško je očekivati da će u zemlji u kojoj je planirano povećanje

vanjskog duga na 27 milijardi dolara,196 u kojoj je prema službenim podacima oko

16% stanovnika siromašno, izdvajanja, bilo državna bilo osobna, za kulturu biti

veća. Većina “običnih smrtnika” nema potrebu za arhivima, čak ni na razini

razgledavanja zgrade u kojoj je arhiv smješten, tijekom godišnjeg odmora.

Stanje arhiva može se popraviti, bez ikakvog ulaganja, striktnim

poštivanjem i provođenjem propisa i etičkog kodeksa arhivista. Za zapošljavanje i

rad djelatnika mora se primjenjivati “merit”197 načelo odnosno vrsnoća i

sposobnosti osobe. Jedan od načina povećanja učinkovitosti rada je uvođenje

normi rada198 i standarda za proizvode, procese i usluge arhiva. ICA u radovima

CITRE održane 1991. godine navodi da uvođenje normi rada povećava

produktivnost rada za 30 do 40%. Arhivi učinkovitost i isplativost rada mogu

192 Hrvatska u 21. stoljeću : Kultura. Zagreb : Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske., 2001., str. 67-69 193 Podaci prema Statističkom ljetopisu Republike Hrvatske 2002. Zagreb : Državni zavod za statistiku, 2002. 194 Članak Rade Dragojevića “Treće dijete vodi u siromaštvo”, Novi list, 28.2.2004., str. 2 195 Članak Branka Mijića “Prosjaci i kumovi”, Novi list, 28.2.2004., str. 2 196 Članak Mladenke Šarić “Vanjski dug u ovoj godini raste na 27 milijardi dolara”, Večernji list, 24.2.2004., str. 5 197 O ovom načelu vidi više u Šimac, N. Izbor i početna izobrazba viših kadrova državne uprave: francuska iskustva i tranzicijske mogućnosti. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište, 2003., str. 147-178. 198 O normama vidi Srebrnić, I. Norme rada u arhivu. // Arhivist. 1-2 (1976). str. 285-300.

132

povećati radom volontera (ročnici, studenti...) ili povjeravanjem poslova

organizacijama van arhiva, uz uvjet da je kvaliteta njihovog rada zadovoljavajuća.

Arhivi mogu štedjeti. U štednju ulazi pohranjivanje samo i isključivo onog

gradiva za koje je dati arhiv nadležan, ili zakonom ovlašten, što znači da se

gradivo koje ne pripada u područje njegove nadležnosti predaje drugom arhivu ili

ne preuzima. Prevrednovanje pohranjenog gradiva spada u mjere štednje. Arhivi

su tijekom svoje povijesti vrlo često preuzimali svaki, i najbeznačajniji papir.

Revalorizacijom fondova i zbirki ne samo da štede na npr. prostoru i režijskim

troškovima već utječu i na promjenu imagea koji javnost ima o arhivima kao

ustanovama koje čuvaju “smeće”. Arhivisti moraju shvatiti da su dokumenti

imovina i kao takvi imaju vrijednost. Arhivisti nisu svjesni koliko su zaštita i čuvanje

gradiva skup pothvat, i obično ne vezuju novčanu vrijednost uz dokumente.

Arhivi ne znaju prikupljati sredstva, a ako to i rade, to su ad-hoc i amaterske

akcije. Prikupljanje sredstava (fund-raising) treba biti dobro isplanirana i

kontinuirana djelatnost, temeljena na istraživanju tržišta. Jedan od vidova

prikupljanja sredstava je i sponzorstvo. Sponzori daju novac, materijalna dobra ili

usluge u zamjenu za promoviranje ili reklamiranje njihovih proizvoda ili imagea.

Indirektno sakupljanje sredstava znači razmjenu ili prodaju arhivskog gradiva, u

što ulazi npr. prodaja multiplikata, mikrofimova ili CD-romova snimljenog gradiva.

Arhivi do sredstava mogu doći novim proizvodima ili uslugama: davanjem u

najam spremišnog prostora; savjetodavnim uslugama; posudbom opreme za

preseljenje gradiva; iznajmljivanjem reprezentativnih prostora arhiva za

prezentacije, izložbe i sl.; čuvanjem sigurnosnih kopija elektroničkih zapisa;

ugovaranjem istraživanja; prodajom replika isprava, karata, pečata; naplatom

autorskih prava za korištenje motiva s arhivskog gradiva za ukrašavanje kravata,

marama, kalendara, omota knjiga; pretiscima starih izdanja itd. Naravno, arhivi

prvo moraju uložiti – u vlastitu reklamu, savjetnike koji će im reći za koje proizvode

postoji tržište, u dizajnere, u obuku vlastitih ljudi, izradu novih proizvoda... Arhivi

nove proizvode i usluge trebaju davati samo u slučajevima da su oni isplativi,

odnosno donose zaradu dostatnu za pokrivanje drugih, redovitih arhivskih

proizvoda i usluga.

133

Komunikacija između arhiva i korisnika treba biti dijalog, a ne monolog

arhiva. Arhivi moraju iznaći način da saznaju i saslušaju potrebe korisnika i

sukladno tome prilagoditi svoj rad. Korisnicima se treba dati mogućnost da kažu

jesu li zadovoljni brzinom odgovora arhiva na svoje upite, pozitivnim ili negativnim

odgovorima na zamolbe i zahtjeve, upućivanjem na druge izvore, pohranjenim

fondovima i zbirkama, obavijesnim pomagalima, izgledom čitaonica i njihovim

radnim vremenom...

Tek kad saznaju potrebe korisnika arhivi mogu učinkovito planirati svoj

daljnji rad. Za to je planiranje potrebno stalno konzultiranje s korisnicima, što znači

da bi istraživanje potreba korisnika trebalo provoditi periodički, barem svakih pet

(5) godina. Zadaća arhivista ne smije biti samo puka zaštita i čuvanje gradiva, već

oni trebaju aktivno promovirati što širu uporabu arhivskoga gradiva. Osnovno što

se mora dati korisnicima su:

- informacije o arhivu,

- informacije o fondovima i zbirkama,

- informacije iz gradiva,

- informacije o stvarateljima, i

- upute na druge izvore.

Promjena koja će gledano na dugi rok, donijeti najveću dobit, promjena je

načina na koji javnost doživljava arhive, odnosno promjena imagea arhiva.

Arhivisti moraju shvatiti da omjer do kojeg građani razumiju da arhivi postoje kako

bi se koristili za stvari koje utječu na njihove živote, vlasništvo i sl., određuje do

koje će mjere javnost podržavati i poticati arhive. Samo bolje usluge arhiva mogu

promijeniti stav javnosti. Bolja usluga znači ne samo brzina kojom korisnici dobiju

upravo ono što traže, već obuhvaća i stvari kao što su vanjski izgled arhivista,

verbalna i neverbalna komunikacija, izgled prostorija u arhivu namijenjenih

korisnicima, materijali arhiva namijenjeni korisnicima, izgled i čistoća gradiva koje

se daje na korištenje, kvaliteta obavijesnih pomagala, radno vrijeme čitaonica, on-

line dostupnost, stvarna i praktična jednakost korisnika pri korištenju gradiva itd.

134

Preuzimanje iskušanih i provjerenih metoda i praksa drugih arhivskih službi

je, ako ne u potpunosti besplatno, a ono gledano na dugi rok vrlo blizu toga. Arhivi

diljem svijeta su izradili i iskušali aplikacije za on-line dostupnost gradiva i

obavijesti o gradivu. Ponašanje “dobrog domaćina” znači preuzeti njihova rješenja,

a ne davati sredstva za izradu novih aplikacija u kojima će vanjski dobavljač i tako

koristiti strana iskustva. Naravno, primjena najboljih iskustava drugih zemalja mora

biti kritička, bez doslovnog prepisivanja propisa i preuzimanja praksa koji ne

odgovaraju našem stvarnom i zakonskom stanju i okruženju.

Poštivanje i provođenje propisa zahtijeva suradnju arhiva s pismohranom, a

ne samo nadzor. Izrada općih i granskih popisa nije moguća bez suradnje.

Sukladno suvremenoj arhivskoj teoriji o records continuumu uredsko i arhivsko

poslovanje se spajaju a težište rada arhiva se s preuzimanja prenosi na evidencije

o gradivu. Nezaobilazna treća strana su informatičari i suradnja s njima. Za

ispunjenje ove zadaće arhivisti će morati daleko bolje nego sada poznavati sve

relevantne zakone i propise.

Ukoliko država bude imala sredstava za arhive prvi je i najosnovniji zadatak

osiguranje adekvatnih i dostatnih spremišta za pohranu suvremenog klasičnog i

elektroničkog gradiva. Drugo, jednako važno, su arhivisti. Pismohrane i klasični

dokumenti neće brzo izumrijeti. Treba ukloniti razlike između arhivista i djelatnika u

pismohranama što se može postići izjednačavanjem njihova obrazovanja,

ukidanjem posebnih stručnih ispita i boljim uklapanjem arhiva u sustav uprave.

Osobe koje rade s dokumentima moraju biti u stanju jednako se uspješno “nositi”

sa spisima nastalim u 1880-im i u 2000-im godinama. Dosta je dobro rješenje

periodično premještanje arhivista, iz arhiva u pismohrane, iz arhiva u arhiv, unutar

arhiva.

U ovom trenutku cca 34 dužna kilometra gradiva pohranjenog u arhivima

nije sređeno. Taj zaostatak treba nadoknaditi. U arhive tek treba doći gradivo

nastalo od 1970-ih nadalje, ogromna količina spisa nastalih u doba ekspanzije

produkcije dokumenata, u doba fotokopirnih strojeva i faxeva. Točnu procjenu

fotokopija (ne duplikata) i faxeva na termalnom papiru u gradivu je teško dati, no

vjerojatno se neće pogriješiti ako se govori o 10 do 15 % gradiva. Struka za sada

135

nije ponudila adekvatno rješenje problema ovog fragilnog gradiva, a izrada

preslika fotokopija i faxeva, što se sada radi, je skup, mukotrpan i uzaludan posao.

Poseban je problem gradivo nastalo u prvim godinama postojanja RH kao

samostalne države, koje dijelom nije urudžbirano, dakle ne postoji način njegova

pretraživanja osim izrade analitičkih inventara što zahtijeva ogromna sredstva i

rad. Samo skenirati gradivo ne znači ništa, prvo stoga što se gradivo za skeniranje

(kao i za mikrofilmiranje) mora srediti i pripremiti, a drugo što struka za sada nije

ponudila adekvatna rješenja pretraživanja skeniranog gradiva.

Postojećim Zakonom o arhivskom gradivu i arhivima određeno je da je

arhivsko gradivo od interesa za RH i ima njezinu osobitu zaštitu. Arhivsko i

registraturno gradivo zaštićeno je bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu,

odnosno kod koga se nalazi, te je li registrirano ili evidentirano. Uzevši u obzir

sredstva i kadar kojim arhivi raspolažu, a vrlo je vjerojatno kako se u bliskoj

budućnosti stanje neće popraviti na bolje, cilj zaštite arhivskog i registraturnog

gradiva bez obzira na to u čijem je vlasništvu ili posjedu je daleko preambiciozan.

Zaštitu cjelokupnog gradiva ne mogu financirati i izvesti ni daleko bogatije zemlje u

kojima je svijest o važnosti gradiva dobro izgrađena i izražena. Arhivi u RH moraju

usmjeriti svoja ograničena sredstva na zaštitu i čuvanje onog dijela gradiva koje

građanima daje potrebne dokaze o njihovim općim i pojedinačnim interesima i

pravima.

136

5. ZAKLJUČCI

Potreba ljudi da sačuvaju svjedočanstva svojih aktivnosti, posjeda, imovine,

odnosa stara je koliko i čovječanstvo. Pisana je riječ pri tome samo jedna od mogućih

metoda memoriranja, danas najrasprostranjenija. Arhivi su, u smislu funkcije čuvanja

dokaza, podataka i obavijesti, stari koliko i pismenost. Moderni arhivi, utemeljeni od

16. do početka 20. stoljeća, nastali su zbog potrebe čuvanja isprava i dokumenata

važnih za dokazivanje prava na nacionalni identitet i državni suverenitet. Zadaća

arhiva je fizička pohrana i čuvanje isprava i spisa koji su stavljeni pod posebnu zaštitu

države. Država financira rad arhiva, a glavni su korisnici gradiva nacionalni

povjesničari. Moderne države, na temelju racionalizma i pozitivizma, uređuju arhivsko

zakonodavstvo i obrazovanje, osnivaju i opremaju arhive, rad arhiva postavljaju na

znanstvene temelje što dovodi do razvoja arhivske teorije, osnivaju se nacionalne i

međunarodne strukove udruge.

Arhivi u Hrvatskoj sa znatnim kašnjenjem (arhiv u Dubrovniku je 1920. g.

prerastao u samostalnu ustanovu, a arhivi u Zagrebu i Zadru 1923. g.) prate svjetske

tokove. Arhivska se služba organizira u drugoj polovici 20. stoljeća, u razdoblju od

1945. do ranih sedamdesetih. Doneseno je arhivsko zakonodavstvo, utemeljena

mreža arhivskih ustanova, organizirana služba nadzora nad gradivom izvan arhiva,

obuka arhivskog kadra...

U 20. stoljeću došlo je do iznimnog porasta količine dokumenata. Spisi nastaju

rutinskim radom uprave, i većinom imaju, nakon što je predmet dovršen, malu ili

nikakvu vrijednost te je pitanje hoće li ih itko ikada koristiti. Kako država nema

dovoljno sredstava za čuvanje i pohranu ogromnih količina pretežito bezvrijednog

gradiva, arhivisti se suočavaju s potrebom odlučivanja koje je gradivo vrijedno trajnog

čuvanja. Iako postoji više gledišta o vrednovanju, struka shvaća njegovu neminovnost

137

i od čuvanja dokumenata se okreće ka odabiru dokumenata za čuvanje, napušta se

ideja trajne vrijednosti u korist «kontinuirane vrijednosti» dokumenata.

Globalizacija, globalna privredna utakmica, gubljenje uloge i važnosti nacionalne

države, integracija europskih zemalja u EU, pojava novih institucija moći kao što su

međunarodna udruženja i multinacionalne kompanije, nagli rast izdataka za

financiranje države doveli su do potrebe za smanjenjem troškova državnog aparata.

U upravu se uvode nemilosrdne metode menadžmenta, pitanja vezana uz isplativost,

opravdanje troškova, tržište, učinkovitost i sredstva, zadovoljne klijente, kvalitetnu

uslugu. Teži se e-upravi, što znači informatiziranu upravu u kojoj pri obavljanju

upravnih poslova nema službenika (čime se postiže ogromna ušteda), ili im je broj

uvelike smanjen, kao posrednika između građana i upravnih činova. E-uprava znači

normizaciju i standardizaciju procesa, proizvoda i usluga i automatizaciju rada, u

kojem strojevi zamjenjuju neobrazovanu ili nisko obrazovanu radnu snagu, te

poslovanje, kako bi građani dio poslova mogli obaviti sami, putem računala.

Globalizacija traži i zahtijeva istu razinu usluga i iste usluge bilo gdje u svijetu kao i

jednaki tretman svakoga. Uprava i arhivi od institucija i simbola moći postaju uslužna

djelatnost, “službenici” čiji rad nekadašnji “podanici” trebaju ocijeniti uspješnim u cilju

opravdavanja troškova.

Rad struke se standardizira. ICA je izdala norme za opis gradiva (ISAD(G)) i

stvaratelja ISAAR(CPF). U Americi se razvija standard za kodiranje podataka kojima

se opisuje arhivsko gradivo, EAD, koji služi za omogućavanje dostupnosti obavijesnih

pomagala putem Interneta. Arhivisti su pod sve većim pritiskom da izmijene

korisničku službu tako da odgovori očekivanjima korisnika. Očekivanja i potrebe

korisnika traže od arhiva on-line pristup gradivu Skeniranje je najjednostavniji način

za digitaliziranje gradiva na papiru, te strani arhivi na svojim Web stranicama

omogućuju on-line pretraživanje i korištenje gradiva.

Detronizacija uprave kao institucije moći posebno je pogodila zemlje u tranziciji.

RH je zemlja u tranziciji čiji državni aparat i stanje u društvu karakteriziraju

138

nestabilnost, korupcija, pasivnost, smanjena stručnost i profesionalnost kadrova,

nesigurnost, demotiviranost, ekonomska kriza i navika da se problemi, osobito

nepopularni zahvati, odgađaju za neko “bolje vrijeme». Doneseni su mnogi i brojni

propisi: o arhivima, kulturnim dobrima, pravu na pristup informacijama, elektroničkom

potpisu, elektroničkoj trgovini, zaštiti podataka, normizaciji... No, propisi sami po sebi

ne znače ništa ako ih se zajednica ne pridržava ili nastoji izigrati.

Arhivska služba u RH organizirana je sukladno devetnaestostoljetnom poimanju

arhiva kao ustanova i gradiva važnog za nacionalnu državu i nacionalnu svijest.

Registraturno gradivo je razdvojeno od arhivskog, a arhivsko su i uredsko poslovanje

različite struke. Gradivo se sređuje i opisuje sukladno tradicionalnim načelima

provenijencije i prvobitnog reda.

Problemi arhivske službe ne rješavaju se godinama. Arhivi, zbog nedostatka

prostora, ne mogu izvršiti svoju obvezu preuzimanja gradiva koje je dospjelo za

predaju. Točnih podataka o gradivu kod stvaratelja nema. Domovinskim ratom i

privatizacijom počelo je uništavanje gradiva, posebice u onim područjima gdje je rat

ostavio duboke tragove. Privatno gradivo osobito je ugroženo. Oko 34 dužna

kilometra gradiva pohranjenog u arhivima je nesređeno, a za njegovo sređivanje

potrebno je oko tri i pol godine. Stručni nadzor nad čuvanjem i odabiranjem

arhivskoga gradiva koje se nalazi izvan arhiva nije standardiziran i reguliran

posebnim propisom. Opći popis gradiva ograničenih rokova čuvanja i gradiva trajne

vrijednosti nije donesen. Pravilnici su terminološki i konceptualno neusklađeni, kako

međusobno tako i s važećim arhivskim zakonom, a vidljivi su i pokušaji nekritičke

primjene stranih iskustava. Odnos arhiva prema pismohranama je pokroviteljski i

ponekad neprofesionalan.

Djelatnika nema dovoljno, a njihovi su radni učinci dvojbeni budući da norme rada

ne postoje ili se ne primjenjuju. Obrazovanje arhivista je u načelu dopunsko, služi kao

priprema za polaganje stručnog ispita, te su arhivisti osobe priučene za arhivski rad.

Obrazovanje ne pruža arhivistima ona znanja i vještine koji su nužni da bi se

139

uspješno bavili novim informacijskim tehnologijama. Gradivo pohranjeno u hrvatskim

arhivima koristi se relativno malo, a istraživanje korisnika nikada nije provedeno.

Arhivi se prema korisnicima ne ponašaju na user-friendly način. Od 14 hrvatskih

arhiva svega ih nekoliko ima svoje Web stranice koje daju šture podatke o gradivu, ali

ne i samo gradivo.

Arhivska se struka s elektroničkim zapisima sporadično počela susretati u ranim

1970-im, a zadnjih se desetak godina njima bavi iznimno mnogo. Općeniti je

zaključak struke kako se elektronički zapisi po svom konceptu ne razlikuju od

klasičnih, oni su evidencija o pravnom činu, napisana u skladu s odgovarajućom

formom, utvrđenom kako bi je učinila vjerodostojnom i kako bi je obdarila snagom

dokaza. Temeljna zadaća arhiva je sačuvati autentično gradivo koje će koristiti

naredne generacije, pri čemu se mora sačuvati sadržaj, struktura i kontekst gradiva.

Pitanje dugotrajne pohrane elektroničkih zapisa se, izgleda, počelo rješavati. OAIS je

konceptualni okvir za arhivski sustav dugotrajne pohrane i održavanja dostupnosti

digitalnih informacija.

Globalizacija utječe na rad arhiva. Glavna roba informatičkog doba su

informacije, znanje ima tržišnu vrijednost i objekt je i sredstvo eksploatacije. Arhivi

pohranjuju informacije. Problem je način na koji se dolazilo do informacija pohranjenih

u gradivu. Dolaženje do informacija putem tradicionalnih arhivističkih načela

(stvaratelj) je teško bez aktivne uloge arhivista kao posrednika između gradiva i

korisnika. Kako se teži automatizaciji rada potrebno je iznaći takve načine

prezentiranja gradiva koji će korisniku omogućiti pronalaženje tražene informacije bez

pomoći posrednika. Budući da dosadašnjom praksom nije mogla odgovoriti na ovo

pitanje, struka se okrenula teoriji. Post-modernizam je današnjoj arhivistici ono što je

bio pozitivizam arhivistici 19. stoljeća.

Post-modernizam nudi mogućnosti obogaćivanja arhivske prakse, a arhivistima

priliku da se izvuku iz svoje učahurenosti. Fond prestaje postojati kao fizički entitet

koji se konstruira ili rekonstruira fizičkim sređivanjem, nego postaje niz odnosa

140

između gradiva, stvaratelja i poslovnih procesa koji se iskazuju opisom. Od arhivista

se očekuje nova transparentnost i dokumentiranje rada, prilagodba obavijesnih

pomagala potrebama korisnika. Nova teorija nadilazi životni ciklus gradiva i govori o

modelu records continuuma u kojem su uredsko i arhivsko poslovanje jedinstveni

proces. Arhivi su uključeni u kontrolu i upravljanje gradivom, ali ne neophodno i u

njegovo fizičko čuvanje. Iako se arhivistička post-modernistička teorija tek treba

provjeriti u praksi, ona daje dostatno opravdanje za napuštanje stare paradigme i

prihvaćanje nove, čiji je osnovni objekt informacija koju se može znanstveno

proučavati. Elektroničke se informacije pretražuju po sadržaju što znači da su daleko

dostupnije u odnosu na klasično gradivo koje se pretraživalo po stvaratelju. Post-

modernizam je omogućio dekonstrukciju temeljnih elemenata arhivističke teorije i

prakse. Nova paradigma, koja ne mora nužno biti utemeljena na post-modernističkim

postavkama, treba rekonstruirati arhivistiku.

Hrvatska uprava i arhivi nalaze se u teškoj situaciji. S jedne strane još nije

ostvaren ni Weberov ideal uprave: neosobna hijerarhija, odgovorno vodstvo,

nepolitiziranost, stručnost i profesionalnost, uredna pismena komunikacija, primjerene

i korektne procedure, dobri arhivi, zaštita podataka, nepristranost i etičnost, dosljedno

zastupanje javnog interesa…, a s druge strane treba, radi konkurentnosti, realizirati e-

upravu. Hrvatska je kandidat za ulazak u EU što znači da mora zadovoljiti zadane

političke, gospodarske, pravne i administrativne kriterije (vladavina prava, tržišno

gospodarstvo, aquis communautaire, učinkovita uprava). RH je izradila strategiju

razvoja zemlje za 21. stoljeće. Želi se moderna, sposobna, pouzdana, otvorena,

transparentna, odgovorna, efikasna i učinkovita uprava koja je u troškovima svedena

u okvire realnih mogućnosti, odanost zakonitosti, angažirani kvalitetni rad djelatnika

uprava, približavanje administracije korisnicima, profesionalizirani vrh strukture

uprave, primjena «merit» načela na rad djelatnika, informatizacija, partnerstvo države

i civilnog društva, izgradnja elektroničke uprave, digitalizacija kulturnih nacionalnih,

obrazovnih i poslovnih sadržaja…

141

Za razliku od uprave, arhivi su rijetko kada morali raditi pod budnim okom javnosti

i pritiskom rokova, te je kod njih još naglašenija potreba za aktivnim stavom u odnosu

na rješavanje problema. Teško je očekivati da će u zemlji u kojoj je planirano

povećanje vanjskog duga na 27 milijardi dolara, izdvajanja bilo državna bilo osobna,

za bilo što osim vitalnih funkcija, biti veća. Arhivi, s obzirom da veći dio javnosti nema

ni svijesti o njihovu postojanju, da se u pismohranama radi po kazni (slučaj Bagić), a

da je pohranjeno gradivo, zbog diskontinuiteta državnosti rijetko potrebno upravi,

moraju pronaći i aktivirati unutrašnje rezerve umjesto očekivanja da se stvari srede

“odozgo” ili same po sebi. Stanje arhiva može se popraviti, bez ikakvog ulaganja,

striktnim poštivanjem i provođenjem propisa i etičkog kodeksa arhivista, štednjom,

uvođenjem i poštivanjem normi rada, novim proizvodima ili uslugama arhiva.

Prelazak iz arhiva kao fizičkih mjesta u kojima su arhivisti bili posrednici između

gradiva i korisnika i svijeta u kojem računala igraju tu ulogu je neminovan. Više se ni

ne postavlja pitanje o on-line dostupnosti gradiva, to je postalo imperativom.

Ogromna većina korisnika zadovoljava svoje potrebe slikom dokumenta, i nije im

bitno je li original pohranjen u arhivu, knjižnici, muzeju, privatnoj zbirci ili uredu.

Korisnici očekuju gradivo na svom računalu, bilo kada i bilo gdje. Praktički se može

reći da ono što nije na Internetu ne postoji. U bliskoj će budućnosti najveći dio

dokumenata biti elektronički, a budući da lokacija elektroničkih dokumenata ne

uvjetuje njihovu dostupnost, današnja spremišta za fizičku pohranu gradiva postat će

dio virtualnih arhiva. Virtualni arhivi budućnosti neće se baviti fizičkim aktivnostima

preuzimanja, čuvanja i brige oko dokumenata, već intelektualnom kontrolom zapisa,

njihovim korištenjem, vrednovanjem i izlučivanjem.

IT omogućava dostupnost informacija svakome. Jednako kao što je tiskarski stroj

omogućio da svatko (tko je pismen) čita Bibliju, što je dovelo do preispitivanja mnogih

sankrosanktnih istina, tako IT omogućava da svatko (tko je informatički pismen) sam

dođe do informacija i tumači ih na svoj način. Preispitivanje sankrosanktnih istina tek

predstoji.

142

IT rapidno povećava dostupnost informacijama, no veća količina informacija

znači i teže pronalaženje bitnih, “pravih” informacija. Zbog preobilja informacija

naglasak se cijelog informatičkog društva pomiče ka selekciji informacija. IT postavlja

pitanje adekvatnog obrazovanja, zapošljavanja i uloge informacijskih stručnjaka kako

bi mogli zadovoljiti potrebe korisnika. Budući arhivisti će biti stručni konzultanti koji će

korisnicima štedjeti vrijeme pružajući im upravo onu informaciju koja im treba.

Arhivisti će morati znati upravljati izvorima informacija što im otvara nove mogućnosti

u području konzaltinga i upravljanja znanjima.

IT nije promijenila osnovnu prirodu stvaranja dokumenata, oni su izraz ili

nusproizvod administrativnih i poslovnih procesa. Nije promijenjena ni potreba za

čuvanjem dokumenata kao evidencije. Hoće li tu bazičnu funkciju i nadalje obavljati

arhivi, bili oni fizički ili virtualni, ovisi isključivo o današnjim arhivistima. O mjeri u kojoj

arhivisti budu prihvatili i ispunjavali novu ulogu, onih koji brzo pružaju točne i

autentične informacije, ovisit će i njihov položaj u društvu. Današnje doba zahtijeva i

nagrađuje aktivno ponašanje. Glavni će izazov struci biti da osigura daljnju važnost

arhiva upravi. Dokumenti su kreacija uprave, oni postoje zato što uprava ima potrebe

za njima zbog svog vlastitog rada, a svako je drugo korištenje gradiva, kao

povijesnog izvora ili kulturnog dobra, nusproizvod činjenice da je gradivo stvoreno i

čuva se zbog potreba poslovnih procesa. Ukoliko struka sama ne opravda potrebu za

svojim postojanjem, neće ni postojati. Proces učenja i prihvaćanja nove uloge je

bolan i težak, ali neminovan: “Ono što nas ne ubije, to nas ojača!”

143

Literatura: 1. A Modern Archiveds Reader: Basic Readings on Archival Theory and Practice.

The National Archives and Records Service and the National Archives Trust Fund Board. 1984.

2. Anić, V. Rječnik hrvatskoga jezika. 3. proš. izd. Zagreb : Novi liber, 1998. 3. Anić, Ž. Dosadašnja nastojanja na izgradnji jedinstvenog sistema stručnog

rada u arhivskoj službi SFRJ. // Arhivist. 1 (1977). str. 41-50. 4. Arhiv. // Vojna enciklopedija. 2. izd. Beograd : Izdanje redakcije vojne

enciklopedije, sv. 1., 1970. 5. Arhivi i arhivsko gradivo : Zbirka pravnih propisa 1828-1997 / priredio Marijan

Rastić, Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1998. 6. Arhivistički standardi i postupci Državnog arhiva Quebeca. Zagreb : Hrvatski

državni arhiv, 1994. 7. Arhivistika : predavanja dr. Ivana Beuca na Arhivističkom tečaju u Zagrebu

1968. godine. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1968. 8. Arhivistika za djelatnike u pismohranama. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1992. 9. Arhivski fondovi i zbirke u SFRJ : SR Hrvatska. Beograd : Savez arhivskih

radnika Jugoslavije, 1984. 10. Asimov, I. Preludij u Fondaciju. Zagreb : Izvori, 1997. 11. Bačić, S. Razvitak moderne registrature u Hrvatskoj (skripte). Zagreb : Arhiv

Hrvatske, 1971. 12. Baier, H. Compatibility of Archival Theory and Practice in European Union. //

Atlanti, 1-2 (2003). 13. Bard, A., Soderqvist, J. Netokracija : nova elita moći i život poslije kapitalizma.

Zagreb : Differo, 2003. 14. Bastian, J.A. Taking Custody, Giving Access: A Postcustodial Role for a New

Century. // Archivaria. 53 (2002), str. 76-93. 15. Bearman, D. Item Level Control and Electronic Recordkeeping. URL:

http://www.archimuse.com/papers. (02.12.2003.). 16. Bearman, D. Virtual Archives. URL: http:/www.archimuse.com/papers.

(10.12.2003.). 17. Bearman, D., Trant, J. Electronic Records Research Working Meeting May 28-

30, 1997 : A Report from the Archives Community. URL: http://www.dlib.org/dlib/july97/07berman.html. (10.02.2004.).

18. Bertrand, J. Imaju li savremeni arhivi budućnost?. // Glasnik arhiva i društava arhivskih radnika Bosne i Hercegovine. 29 (1989). str. 177-185.

19. Biljan, F., Vilfan, S., Milošević. M. Obaveštajna sredstva arhiva u službi nauke. // Arhivist. 1-2 (1973). 21-56.

20. Blais, G. Access to Archival Records: A Review of Current Iissues: A RAMP study. URL: http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r9505e/r9505e00.jtm. (15.02.2004.).

21. Blažević, R. Racionalizacija i hrvatska uprava. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003.,str. 349-364

22. Bojović, B., Adžić, S. Izgradnja jugoslovenskog arhivskog nacionalnog sistema i njegovo uključenje u sistem društvenih i naučnih informacija zemlje. // Arhivist. 1-2 (1989). str. 14-38.

23. Borković, I. Upravno pravo. 5. izm. i dop. izd., Zagreb : Informator, 1995.

144

24. Broek, Jan van den. From Brussels to Beijing. // Archivum. XLIII (1997). str. 31-62.

25. Brothman, B. Afterglow: Conceptions of Record and Evidence in Archival Discourse. // Archival Science. 2 (2002). str. 311-342.

26. Brothman, B. The Past that Archives Keep: Memory, History, and the Pereservtion of Archival Records. // Archivaria. 51 (2001). str. 48-80.

27. Brown, R. Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade: Sedam godina stvarne prakse. Arhivski vjesnik. // 41 (1998). str. 51-65.

28. Brűnner, C. Novi javni menadžment: suvremene upravne reforme u Austriji. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 37-48.

29. Butorac, J., Bačić, S. Iz historije pisanog dokumenta. Zagreb : Arhiv Hrvatske, 1966.

30. Cadell, P. Access and Information: European Attitudes and Anxieties. // Archives. 18 (2003). str. 3-13.

31. Cadell, P. Archives and Government at a European Level. // Archivum. XLV (2000), str. 57–67.

32. Cook, T. Archival Science and Postmodernism: New Formulations for Old Concepts. // Archival Science. 1 (2001). str. 2-24.

33. Cook, T. Archives in the Post-custodial World: Interaction of Archival Theory and Practice Since the Publication of the Dutch Manual in 1898. // Archivum. XLIII (1997). str. 191-214.

34. Cook, T. Fashionable Nonsense or Professional Rebirth: Postmodernisam and the Practice of Archives. // Archivaria. 51 (2001). str.14-35.

35. Cook, T. What is Past is Prologue: A History of Archival Ideas Since 1898, and the Future Paradigm Shift. URL: http://www.mybestdocs.com/cookt-pastprologue-ar43fnl.htm. (10.07.2004).

36. Cook, T., Schwartz, J.M. Archives, Records, and Power: From (Postmodern) Theory to (Archival) Performance. // Archival Science. 2 (2002). str. 171-185.

37. Cooley, M. The Archivist. Boston, New York : Little, Brown and Company, 1999.

38. Cox, R.J. The End of Collecting: Towards a New Purpose for Archival Appraisal. // Archival Science. 2 (2002). str. 287-309.

39. Černelč-Marjanović, V., Vedrina, D., Čukman-Batinić, I. Integracija elektroničkih dokumenata u spisovodstvo Državnog zavoda za intelektualno vlasništvo. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 175-181.

40. Ćepulić, T. Međunarodni standard ISO 15489 «Information and documentation – Records management». // Arhivski vjesnik. 44 (2001), str. 77-84.

41. Ćirović, D. Metodologija za utvrđivanje normi rada s nomenklaturom poslova u arhivima SR Srbije. // Arhivski pregled. 1-2 (1977). str. 11-199.

42. Daniels, M. On being an Archivist. // The American Archivist. 59 (1996). str. 6-13.

43. Delmas, B. Archival Science Facing the Information Society. // Archival Science. 1 (2001). str. 25-37.

44. DIRKS Manual. URL: http://www.naa.gov.au/recordkeeping/dirks/dirksman/dirks.html. (10.07.2004.).

45. Dokumenti : Strategija razvitka Republike Hrvatske. // Hrvatska javna uprava. 3-4 (2001), str. 659-745.

46. Dollar, C.M. Arhivistika i informacijske tehnologije : Utjecaj informacijske tehnologije na arhivsku teoriju i praksu. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1999.

145

47. Dowler, L. The Implications of Electronic Information to National Institutions. URL: http://www.cni.org/docs/tsh/Dowler.html. (02.02.2004.).

48. Dragojević, R.Treće dijete vodi u siromaštvo, Novi list, 28.2.2004., str. 2. 49. Duff, W.M. Harnessing the Power of Warrant. // The American Archivist. 61, 1

(1998). str. 88-105. 50. Duff, W.M., Harris, V. Stories and Names: Archival Description as Narrating

Records and Constructing Meanings. // Archival Science. 2 (2002). str. 263-285.

51. Dujmović, R., Čuljat, K. Prikaz projekta uredsko poslovanje: prijem i obrada akata. Izlučivanje akata u pismohrani. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 85-100.

52. Dujmović, R., Čuljat, K. Projekt uredsko poslovanje – prijem i obrada akta u Gradskom uredu za automatsku obradu podataka u Zagrebu. // Arhivski vjesnik. 45 (2002). str. 29-42.

53. Duranti, L. Arhivski zapisi : teorija i praksa. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2000.

54. Duranti, L. The impact of digital technology on archival science. // Arhicival science. 1 (2001). str. 39-55.

55. Eastwood, T. Reflections on the Goal of Archival Appraisal in Democratic Societies. // Archivaria. 54 (2002). str. 59-71.,

56. Elektronički zapisi, priručnik. / priredila Catherine Dherent. Hrvatski državni arhiv : Zagreb, 2003.

57. Eržišnik, D. Arhivistika : skripte. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2002.

58. Eržišnik, D. Informatizacija i uredsko poslovanje – povijesni pregled i perspektive. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 67-76

59. Eržišnik, D. Suvremena pismohrana i arhivska služba. neobjavljeni referat održan na I. kongresu arhivista, Zagreb, 2001.

60. Eržišnik, D. Uredsko poslovanje : skripte. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2002.

61. Eržišnik, D. Vrednovanje arhivskoga gradiva : prema predavanjima na Filozofskom fakultetu u Zagrebu – Odsjek informacijskih znanosti. Zagreb : Ana Eržišnik, 2004.

62. Etički kodeks arhivista. Hrvatski državni arhiv : Zagreb, 1997. 63. Facco, L. The impact of writing and the image of archives. // INSAR. 7 (1999-

2000). str. 6-7. 64. Gehrlich, J.L. The Archival Imagination of David Bearman, Revised. // Journal

of Archival Organization. 1 (2002). str. 5-18. 65. Giler B. O. Stanje i problemi zaštite arhivske građe i registraturskog materijala

van arhiva na području SFRJ. // Arhivist. 1-2 (1986). str. 19-44. 66. Gjidara, M. Upravne reforme i prilagodba upravnog obrazovanja s posebnim

osvrtom na francusku upravu. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 69-146

67. Gladney, H.M., Bennett, J.I. What Do We Mean by Authentic? : What’s the Real McCoy?. URL: http://www.dlib.org/dlib/july03/gladney/07gladney.html. (12.03.2004.).

68. Granstrom, C., Hornfeldt, T., Peterson i drugi. Authenticy of Electronic Records (ICA Study 13-1), URL: http://www.ica.org. (08.04.2004.).

69. Guercio, M. Načela, metode i instrumenti za stvaranje, zaštitu i korištenje arhivskih zapisa u digitalnom okruženju. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 247-278.

146

70. Guercio, M. Stvaranje, upravljanje i čuvanje digitalnih zapisa. Uvod za nacionalne i međunarodne smjernice. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 123-132.

71. Gut, K. Arhiv i javnost. // Arhivist. 1-2 (1975). str. 100-127. 72. Ham, G.F. Selecting ad Appraising Archives and Manuscripts. Chicago : The

Society of American Archivists, 1993. 73. Heald, C. Is There Room for Archives in the Postmodern World?. // The

American Archivist. 59 (1996). str. 88-101. 74. Hedstrom, M. Archives, Memory, and Interfaces with the Past. // Archival

Science. 2 (2002). str. 21-43. 75. Heđbeli, Ž. Financiranje arhiva – alternative i mogućnosti. URL:

http://www.ffzg.hr stranica “Autorski članci i Internet arhiv” Katedre za arhivistiku Odsjeka za informacijske znanosti Filozofskog fakulteta u Zagrebu. (29.03.2002.).

76. Heđbeli, Ž. Poslovi i obveze pismohrana. // Informator. 5213 (2004). 15-16 77. Heđbeli, Ž. Privatno arhivsko gradivo. // Arhivski vjesnik. 44 (2001), str. 93-101. 78. Heđbeli, Ž. Uredsko poslovanje i registraturni sustavi središnjih tijela Banske

Hrvatske od 1848. do 1868. godine. URL: http://www.daz.hr/arhol/prilozi. (04.07.2004.).

79. Heđbeli, Ž., Korisnici, arhivi, literatura, Zagovor za istraživanje korisnika arhiva u Hrvatskoj, URL: http://www.ffzg.hr www.ffzg.hr stranica “Autorski članci i Internet arhiv” Katedre za arhivistiku Odsjeka za informacijske znanosti Filozofskog fakulteta u Zagrebu. (10.09.2002.).

80. Heđbeli, Ž., Dostupni i sređeni arhivi – pretpostavka i temelj pravne države. // Država i političke stranke. Zagreb : Narodne novine : Hrvatski pravni centar, 2004., str. 123-128

81. Heđbeli. Ž. 45. obljetnica Hrvatskog arhivističkog društva. // Arhivski vjesnik, 42 (1999), str 321-348.

82. Henry, L.J. Schellenberg in Cyberspace, Archivists and Society. // The American Archivist. 61, 2 (1998). str. 309-327.

83. Hickerson H.T. Ten Challenges for the Archival Porfession. // The American Archivist. 64 (2001). str. 6-16.

84. Higgs, E. From Medieval Eruditon to Information Management: the Evolution of the Archival Profession. // Archivum. XLIII (1997). str. 136-144.

85. Hodge, G.M., Best Practices for Digital Archiving. URL: http://www.dlib.org/dlib/january00/01hodge/html. (02.03.2004.).

86. Horsman, P. The Last Dance of the Phoenix, or the De-discovery of the Archival Fonds. // Archivaria. 54 (2002), str. 1-23.

87. Hrelja, D. Kratki prikaz aktualnih problema Državnog arhiva u Varaždinu. // Srečanje obmejnih arhivov. Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor. 1999, str. 56-60.

88. Hrvatska u 21. stoljeću : Informacijska i komunikacijska tehnologija. Zagreb : Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske, 2001.

89. Hrvatska u 21. stoljeću : Kultura. Zagreb : Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske, 2001.

90. Hrvatska u 21. stoljeću : Načela razvitka Republike Hrvatske. Zagreb : Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske

91. Hrvatska u 21. stoljeću : Znanost. Ured za strategiju razvitka Republike Hrvatske. URL: http://www.hrvatska21.hr. (11.03.2004.).

92. Hrvatski leksikon. Zagreb : Naklada leksikon d.o.o. 1996.

147

93. Informacijske znanosti i znanje. Zagreb : Zavod za informacijske studije, 1990. 94. ISAAR(CPF) : Međunarodna norma arhivističkoga normiranog zapisa za

pravne i fizičke osobe te obitelji. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 1999. 95. ISAG(G) : opća međunarodna norma za opis arhivskoga gradiva. 2. izd.,

Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2001. 96. Ivanović, J. Elektroničko poslovanje i upravljanje spisima. // Modernizacija

hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 333-348.

97. Ivanović, J. Sheme metapodataka u upravljanju dokumentima. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 103-121.

98. Jerčič, L. Vloga arhivov pri zagotavljanju kakovosti. Sodobni ahrivi 90, XII., str. 40-45

99. Johnston, I. Whose History is it Anyway?. // Journal of the Socety of archivists. 22, 2 (2001.). str. 213-229.

100. Kaplan, Elisabeth. “Many Paths to Partial Thruts”: Archives, Anthropology, and the Power of Representation. // Archival Science. 2 (2002). str. 209-220.

101. Kasabašić, Š. Uredsko poslovanje u primjeni. // Informator, 5024-5025 (2002). str. 6-8.

102. Kellerhals Maeder, A. Država, informacijsko društvo, “dobra vladavina” i arhiv. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 229-246.

103. Kesner, R.M. Information Resource Management in the Electronic Workplace: A Personel Perspective on “Archives in the Information Societ”. // The American Archivist. 61, 1 (1998). str. 70-87.

104. Ketelaal, E. Tacit Narratives: The Meanings of Archives. // Archival Science. 1 (2001). str. 131-141.

105. Ketelaar, E. Archival Tempels, Archival Prisons: Models of Power and Protection. // Archival Science. 2 (2002). str. 221-238.

106. Klarić, S. Uloga masovnih medija u savremenim oblicima prezentacije arhivske građe. Glasnik arhiva i društava arhivskih radnika Bosne i Hercegovine. XXII (1982). str. 107-110.

107. Klasinc, P.P. Compatibility Between Archival and Information Science : Let the Archivist be an Information Worker. Atlanti. 1-2 (2003). str. 79-88.

108. Kolanović, J. Arhivistika i povijest upravnih institucija. // Arhivski vjesnik. 34-35 (1991-92). str. 9-20.

109. Kolanović, J. Arhivska služba Republike Hrvatske: stanje i izgledi razvoja. // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str.11-32.

110. Kolanović, J. Identitet arhivista: od zanimanja do profesije. // Arhivski vjesnik, 40 (1997). str. 7-14.

111. Kolanović, J. Modernizacija uprave i arhivska služba u Republici Hrvatskoj. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 365-380

112. Kološa, V. Delo za javnost in stiki z javnostjo v slovenskih arhiviih. // Arhivi. 1-2 (1995).

113. Koprić, I.; Marčetić, G. Obrazovanje upravnog osoblja: iskustva i izazovi. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 191-128.

114. Koprić, I. Modernizacija hrvatske uprave, pitanja, prijedlozi i perspektive. Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 439-452.

148

115. Körmendy, L. Historical Challenges and Archivist’s Responses Hungary, 1945-2000. // Archivum. XLV (2000). str. 41-56.

116. Kovačić, A. U registraturi. Vinkovci : Riječ, 1998. 117. Kržak, M. Informacijska tehnologija, arhivistika i historiografija. // Historijski

zbornik, L (1997). str. 213-231. 118. Lavoie, B.F., Technology Watch Report : The Open Archival Information

System Reference Model: Introductory Guide. DPC Technology Watch Series Report 04-01, January 2004. URL: htttp://www.dpconline.org/graphics/reports. (15.06.2004.)

119. Lekić, B. Kulturno blago Arhiva Jugoslavije i njegov značaj za istoriju naroda i narodnosti Jugoslavije. // Arhivist.1-2 (1987). str. 158-166.

120. Lemić, V. Arhivi i elektronički zapisi – iskustva skandinavskih zemalja. // Arhivski vjesnik. 46 (2003). str. 179-207.

121. Lemić, V. Arhivi i Internet – nove mogućnosti dostupnosti i korištenja arhivskoga gradiva. // Arhivski vjesnik. 45 (2002). str. 207-218.

122. Lučić, M. Obrazovanje arhivista i spisovoditelja za novo okruženje: praksa u svijetu i izgledi u Hrvatskoj // Arhivski vjesnik. 44 (2001). str. 33-42.

123. Lytle, R.H. Intelectual Access to Archives: II. Report of an Experiment Comparing Provenance and Content Indexing Metohods of Subject Retreival. // The American Archivist. 43, 2 (1980). str. 191-207.

124. MacNeil, H. Providing Grounds for Trust II: The Findings of the Authenticy Task Force of Inter PARES. // Archivaria. 54 (2002). str. 24-58.,

125. MacNeil, H. Providing Grounds for Trust: Developing Conceptual Requirements for the Long. Term Preservation of Authentic Electronic Records. // Archivaria. 50 (2000). str. 52-78.

126. Maher, J.W. Archives, Archivists and Society. // The American Archivist. 61, 2 (1998). str. 252-265.

127. Management, appraisal and preservation of electronic records. URL: http://www.pro.gov.uk/recordsmanagement. (10.07.2004.).

128. Marshall, J.A. The Impact of EAD Adoption on Archival Programs: A Pilot Survey on Eearly Implementation. // Journal of Archival Organization. 1 (2002). str. 35-55.

129. McKemmish, S. Placing Records Continuum Theory and Practice. // Archival Science. 1 (2001.) str. 333-359.

130. Medvedović, D. Pravno uređeni upravni postupci – pretpostavka moderne uprave. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 381-394.

131. Menne-Haritz, A. Access – the Reformulation of an Archival Paradigm. // Archival Science. 1 (2001). str. 57-82.

132. Menne-Haritz, A. Archival Need in New Areas: Diversification of Employment Offers. // Comma. 2-3 (2003). str. 123-129.

133. Mijić, B. Prosjaci i kumovi. Novi list, 28.2.2004., str. 2 134. Millar, L. Authenticy of Electronic Records (ICA study 13-2). URL:

http://www.ica.org. (08.0.2004.). 135. Millar, L. The Death of the Fonds and the Resurrection of Provenance:

Archival Context in Space and Time. // Archivaria. 53 (2002). str. 1-15. 136. Miller, T. The German Registry: The Evolution of a Recordkeeping Model. //

Archival Science. 3 (2003), str. 43-63 137. Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu,

2003.

149

138. Molnar, B. Arhiviranje elektroničkog gradiva. neobjavljeni referat održan na 38. savjetovanju HAD-a, 2002.

139. Moore, R., Baru, C., Rajasekar, A., Ludaescher, B., Marciano, R., Wan, M., Schoroeder, W., Gupta, A. Collection-Based Persistent Digital Archives – Part 1. ZRL: http://www.dlib.org/dlib/march00/moore/03more-pt1.html. (12.03.2004.).

140. Moore, R., Baru, C., Rajasekar, A., Ludaescher, B., Marciano, R., Wan, M., Schoroeder, W., Gupta, A. Collection-Based Persistent Digital Archives – Part 2. URL http://www.dlib.org/dlib/april00/moore/04more-pt2.html. (12.03.2004.).

141. MoReq – Model zahtjeva za upravljanje elektroničkim zapisima, Specifikacija MoReq. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2003.

142. Mundet, J.R.C. Master’s Degree in Archives Administration at the University Carlos III, Madrid: New Outlook for Professional Training. // INSAR. 8 (2000). str. 5.

143. Nacionalni arhiv u Dublinu i stanje irske arhivistike. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 276-279.

144. Nemeth, K. Izrada jedinstvenog informacionog sistema u arhivima SFR Jugoslavije. // Arhivist. 1 (1977). str. 75-102.

145. Nemeth, K. Prilog problemu organizacije arhivske službe u NR Hrvatskoj. // Arhivski vjesnik. 1 (1958). str. 393-409.

146. Nikolić, N, Četrdeset godina arhivske službe u SFRJ (1945-1985). // Arhivist. 1-2 (1985). str. 14-26.

147. Njihovim riječima : Hrvatske nevladine udruge za ljudska prava ocjenjuju kako se hrvatske vlasti pridržavaju Opće deklaracije o ljudskim pravima. Zagreb : Rehabilitacijski i edukacijski centar za žrtve torture, 2003.

148. O’Toole, J.M., Cortes’s Nottary: The Simbolic Power of Records. // Archival Science. 2 (2002). str. 45-61.

149. Opća enciklopedija Jugoslavenskog leksikografskog zavoda. Zagreb : Jugoslavenski leksikografski zavod, 1977.

150. Osbat, L. A Historian’s Reflections on the Future of Archives. // Archivum. XLV (2000.). str. 199-217.

151. Osredečki, E. Odnosi s javnošću. Eduard Osredečki – Zagreb – Naklada Edo,1995.

152. Pandžić, M. Povodom 350. obljetnice izrade škrinje povlastica/sloboština – “arhiva” Kraljevstva Hrvatske (1643-1993). // Arhivski vjesnik. 36 (1993). str. 7-21.

153. Pavić. Ž. Ključni momenti u razvoju upravnog obrazovanja na hrvatskim područjima. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 179-190.

154. Pavliček, V. Arhivske zgrade u Hrvatskoj – stanje i problemi. // Arhivski vjesnik, god. 43 (2000), str. 137-146

155. Peto proširenje Europske unije: 2004. Zagreb : Ministarstvo europskih integracija, 2004.

156. Pickford, C. Cuckoo on the Nest or Welcome Addition to the Archival Family? The UK Public Service Quality Group (PSQG) for Archives and Local Studies. // Archivum. XLV (2000). str. 219-232.

157. Pitti, D.V., Encoded Archival Description. URL: http://www.dlib.org/dlib/november99/11pitti.html. (20.02.2004.)

158. Popović P.J. Časopisi kao medij razmene i unapređenja stručnih arhivističkih znanja. // Arhiv. 1 (2000). str. 13-18.

150

159. Popović-Petković, R. Školovanje stručnih arhivističkih kadrova i njegovo usklađivanje sa modernizacijom arhivske službe, novom tehnikom i novim materijalima. // Arhivist. 1-2 (1972).str. 50-62.

160. Priručnik iz arhivistike. Zagreb : Savez društava arhivskih radnika Jugoslavije, 1977.

161. Prodanović, V. Indeksiranje građe i izrada tezaurusa kao uslov za izgradnju arhivskog informativnog sistema. // Arhivist. 1-2 (1989). str. 50-56.

162. Pusić, E. Modernizacija velikih europskih upravnih sustava. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 1-22.

163. Rajh, A. Postmoderna arhivistika: uvodna predavanja. // Arhivski vjesnik, 46 (2003). str. 147-177.

164. Rajko, A. Pravo na pristup informacijama javnog sektora i njegova ograničenja u demokratskom društvu. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 395-438

165. Rastić, M. Kratko predstavljanje aktualnih problema državnog arhiva u Zagrebu. // Srečanje obmejnih arhivov. Pokrajinski arhiv Maribor : Maribor, 1999., str. 52-55

166. Rastić, M. Oblici izobrazbe arhivista u Hrvatskoj. // Arhvski vjesnik. 40 (1997). str. 43-55.

167. Rastić, M. Strčić, P. Arhivska služba SR Hrvatske - stanje, problemi, perspektive. // Arhivist. 1-2 (1988). str. 230-261.

168. Rhoads, J.B., The Role of Archives and Records Management in National Information Systems: A RAMP Study. Url: http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/r8906e/r8906e00.jtm. (15.02.2004.).

169. Riberio, F. Archival Science and Changes in the Paradigm. // Archival Science. 1 (2001). str. 295-310.

170. Rječnik hrvatskoga jezika. Zagreb : Leksikografski zavod Miroslav Krleža i Školska knjiga, 2000.

171. Roberts, J. One Size for All? The Portability of Macro-appraisal by a Comparative Analysis of Canada, Sout Africa and New Zealand. Archives in a Wider World: The Culture and Politics of Archives. // Archivaria. 52 (2001). str. 47-68.

172. Rubčić, D. Stanje i prioriteti rada arhivske vanjske službe u Hrvatskoj. // Arhivski vjesnik. 45 (2002). str. 11-17.

173. Rubčić, D., Šaban J., Ivanović, J. Vodič za arhiviranje dokumentacije u trgovačkim društvima i ustanovama. Zagreb : Informator, 1999.

174. Rubčić, D. Obrazovanje djelatnika u pismohranama – regulativa i praksa. // Arhivski vjesnik. 40 (1997). str. 57-62.

175. Sahli, N. Commentary. // The American Archivist. 57 (1994). str. 100-104. 176. Schwartz, J.M., Cook, T. Archives, Records, and Power: The Making of

Modern Memory. // Archival Science. 2 (2002). str. 1-19. 177. Semlič Rajh, Z. Arhivi in Europska Unija – enotni predspisi ali zgolj skupna

priporočila. // Arhivi in arhivsko gradivo v času tranzicijskih sprememeb : InfoArh : Zbornik referatov : 21. zborovanje : Arhivsko društvo Slovenije : Pokrajinski arhiv Koper. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, 2003. str. 62-65.

178. Smole, M. Zgodovina arhivistike in arhivske službe. Ljubljana : Arhivsko društvo Slovenije, 1976.

151

179. Special Issue on State archival Progams. // The American Archivist. 60, 2 (1997.) str. 132-252.

180. Srebrnić, I. Norme rada u arhivu. // Arhivist. 1-2 (1976). str. 285-300. 181. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2002, Zagreb : Državni zavod za

statistiku, 2002. 182. Statistički ljetopis Republike Hrvatske 2003, Zagreb : Državni zavod za

statistiku, 2003. str. 478-479 183. Stulli, B. Arhivistika i arhivska služba : Studije i prilozi. Zagreb : Hrvatski

državni arhiv, 1997. 184. Sweet, N., Thomas, D. Archives Described at Collection Level. url:

http://www.dlib.org/dlib/html. (12.03.2004.). 185. Swift, M. Archives at the End of the Century. // Archivum. XLIII (1997.) str.

15-28. 186. Šarić, M. Vanjski dug u ovoj godini raste na 27 milijardi dolara, Večernji list,

24.2.2004., str. 5 187. Šimac, N. Izbor i početna izobrazba viših kadrova državne uprave:

francuska iskustva i tranzicijske mogućnosti. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište, 2003., str. 147-178.

188. Thibodeau, K. Building the Archives of the Future. URL: http://www.dlib.org/dlib/february01/thibodeau/02thibodeau.html. (12.03.2004.).

189. Thomasen, T. Arhivisti i records manageri: ista struka, različite odgovornosti. // Arhivski vjesnik. 43 (2000). str. 7-18.

190. Thomassen, T. A First Introduction to Archival Science. Mangement. // Archival Science. 1 (2001), str. 373-385.

191. Thomassen, T. Archivists Between Knowledge and Power: On the Independence and Autonomy of Archival Science and Archival Profession. // Arhivski vjesnik. 42 (1999.) str. 149-167.

192. Thomassen, T. The development of archival science and its European dimension. http://www.daz.hr/arhol. (05.03.2004.).

193. Trace, C.B. What is Recorded is Never Simply “What Happened”: Records Keeping in Modern Organizational Culture. // Archival Science. 2 (2002). str. 137-159.

194. Trpin, G. Reforma javne uprave u Sloveniji. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 49-68.

195. Tuđman, M., Boras, B., Dovedan, Z. Uvod u informacijsku znanost. Zagreb : Školska knjiga, 1992.

196. Tyacke, S. Archives in a Wider World: The Culture and Politics of Archives. // Archivaria. 52 (2001), str. 1-25

197. Upward, F. In Search of the Continuum: Ian Maclean’s “Australian Experience” Essays on recordkeeping. URL: http://rcrg.dstc.edu/au/publications/fuptrc.html. (09.02.2004.).

198. Vojna enciklopedija. 2. izd. Beograd : Izdanje redakcije vojne enciklopedije, 1970.

199. Vojnović, E. Dvestagodišnjica Nacionalnog arhiva Mađarske (1756-1956). // Arhivist. 3-4 (1956). str. 82-89.

200. Vuković, M. Prilog tumačenju Zakona o arhivskome gradivu i arhivima te njegovih provedbenih propisa. // Arhivski vjesnik. 45 (2002), str. 191-197.

201. Wettenger, M. Međunarodni rad na standardizaciji upravljanja zapisima u povodu objavljivanja Međunarodnog standarda ISO 15489-I (records management). II Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno

152

veleučilište u Zagrebu, 2003., str. 279-292. 202. Wollmann, H. Suvremene upravne reforme u Njemačkoj. // Modernizacija

hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 23-36. 203. Yakel, E. Archival Representation. // Archival Science. 3 (2003). str. 1-25. 204. Yakel, E. Impact on Internet-Based Discovery Tools on Use and Users of

Archives. // Comma. 2-3 (2003). str. 191-200. 205. Zaštita osobnih podataka i dostupnost informacija : preporuke Vijeća

Europe. Zagreb : Hrvatski državni arhiv, 2002. 206. Žumer, V. Arhiviranje zapisov : priročnik za ravnanje z dokumentarnim in

arhivskim gradivom državnih upravnih in pravosudnih organov, organov lokalnih skupnosti, javnih in zasebnih zavodov, gospodarskih družb (podjetij, bank, zavarovalnic, zadrug in združenj), političnih strank, društev ter posameznikom. Ljubljana : GV založba, 2001.

207. Žumer, V. Od nastanka zapisa do predaje arhivskog gradiva u slovenskoj javnoj upravi. // Modernizacija hrvatske uprave. Zagreb : Društveno veleučilište u Zagrebu, 2003. str. 306

Izvori: 1. Nacionalni program RH za pridruživanje EU – 2004. godina, Narodne novine

br. 37/2004 2. Popis imalaca arhivske i registraturne građe prve i druge kategorije u

nadležnosti Arhiva Hrvatske, Narodne novine br. 15/1989 3. Pravilnik o evidencijama u arhivima, Narodne novine br. 90/2002 4. Pravilnik o iskaznici inspektora zaštite kulturnih dobara te obrascu i načinu

vođenja očevidnika o obavljenim nadzorima; Narodne novine br. 129/1999 5. Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama stvaratelja i primatelja

akata, Narodne novine br. 37/1988 6. Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva, Narodne novine br. 67/1999 7. Pravilnik o određivanju kulturnih predmeta koji se smatraju nacionalnim blagom

država članica Europske unije, Narodne novine br. 38/2004 8. Pravilnik o polaganju stručnih ispita u arhivskoj struci, Narodne novine br.

93/2004 9. Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima, Narodne novine br. 90/2002 10. Pravilnik o registru kulturnih dobara Republike Hrvatske, Narodne novine br.

37/2001 11. Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne osposobljenosti djelatnika

u pismohranama, Narodne novine br. 93/2004 12. Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade arhivskog gradiva,

broju i strukturi stručnog osoblja arhiva, Narodne novine br. 65/2004 13. Pravilnik o uvjetima za davanje odobrenja radi iznošenja kulturnih dobara iz

Republike Hrvatske, Narodne novine br. 104/2000

153

14. Pravilnik o uvjetima za fizičke i pravne osobe radi dobivanja dopuštenja za obavljanje poslova na zaštiti i očuvanju kulturnih dobara, Narodne novine br. 73/2000, 74/2003

15. Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva, Narodne novine br. 90/2002

16. Pravilnik o zaštiti arhivskog i registraturnog gradiva izvan arhiva, Narodne novine br. 63/2004

17. Ugovor između Svete stolice i Republike Hrvatske o suradnji na području odgoja i kulture, Narodne novine – međunarodni ugovori br. 2/1997

18. Uputstvo za izvršenje Uredbe o uredskom poslovanju, Narodne novine br. 49/1987, 38/1988

19. Uredba o unutarnjem ustrojstvu Središnjeg državnog ureda za e-Hrvatsku, Narodne novine br. 11/2004

20. Uredba o unutarnjem ustrojstvu Središnjeg državnog ureda za upravu, Narodne novine br. 11/2004

21. Uredba o uredskom poslovanju, Narodne novine br. 38/1987 i 42/1988 22. Ustav Republike Hrvatske, Narodne novine br. 41/2001, 55/2001 23. Zakon o arhivskom gradivu i arhivima, Narodne novine br. 105/1997, 64/2000 24. Zakon o državnim službenicima i namještenicima, Narodne novine br. 27/2001. 25. Zakon o elektroničkoj trgovini, Narodne novine br. 173/2003 26. Zakon o elektroničkom potpisu, Narodne novine br. 10/2002 27. Zakon o normizaciji, Narodne novine br. 163/2003 28. Zakon o općem upravnom postupku, Narodne novine br. 53/1991, 103/1996 29. Zakon o pravu na pristup informacijama, Narodne novine br. 172/2003 30. Zakon o provedbi Sporazuma o stabilizaciji i pridruživanju između RH i EZ i

njihovih država članica privremenog sporazuma o trgovinskim i s njima povezanim pitanjima između RH i EZ-a, Narodne novine – međunarodni ugovori br. 15/2001

31. Zakon o sustavu državne uprave, Narodne novine br. 75/93, 48/99, 15/2000, 127/2000, 59/2001 i 199/2003

32. Zakon o zaštiti i očuvanju kulturnih dobara, Narodne novine br. NN 69/1999, 151/2003; 157/2003

33. Zakon o zaštiti osobnih podataka, Narodne novine br. 103/2003 34. Zakon o zaštiti tajnosti podataka, Narodne novine br. 108/1996

Web stranice: http://www.dpconline.org Digital Preservation Coalition http://www.dlm-forum.eu.org DLM forum http://www.dao.hr Državni arhiv u Osijeku http://www.riarhiv.hr Državni arhiv u Rijeci http://www.daz.hr Državni arhiv u Zagrebu

154

http://dznm.hr Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo

http//:www.iue.it/ECAarchives Historical Archives of the European Union http://www.ffzg.hr Filozofski fakultet Sveučilišta u Zagrebu http://www.arhiv.hr Hrvatski državni arhiv http://www.had-info.hr Hrvatsko arhivističko društvo http://www.collectionscanada.ca Nataional Archives of Canada http://www.ica.org Međunarodno arhivsko vijeće (ICA) http://www.mei.hr Ministarstvo europskih integracija http://www.min-kulture.hr Ministarstvo kulture http://pravosudje.hr Ministarstvo pravosuđa/Središnji državni

ured za upravu http://www.nn.hr Narodne novine http://www.archives.gov National Archives & Records

Administration http://www.osa.ceu.hu/ Open Society Archives http://www.unesco.org/webworld/ramp/html/begin.htm RAMP studije

UNESCO-a http://www.unesco.org UNESCO http://www.daz.hr/arhol Zagrebačko arhivističko društvo

155

Sažetak:

Rad pokazuje kako je informacijska tehnologija omogućila i potaknula

stvaranje elektroničke uprave i nametnula novu ulogu i položaj arhiva i pismohrana.

Računala pružaju niz novih mogućnosti ali i otvaraju određene probleme na koje rad

ukazuje i određuju položaj, ulogu i promjene pismohrana i arhiva u suvremenom

svijetu. Posebna je pažnja posvećena upravi s kojom su arhivi neraskidivo povezani.

Radnja se sastoji od uvoda, tri poglavlja i zaključaka. Glavni su dio tri poglavlja koje

bismo uvjetno mogli nazvati arhivskim jučer, danas i sutra.

U poglavlju o nastanku i razvoju arhiva dana je kratka povijest nastanka arhiva,

razvoja arhivske teorije i prakse u svijetu i Hrvatskoj, te objašnjeni osnovni pojmovi

vezani uz upravu i uredsko poslovanje. Krajem 16. stoljeća u Europi započinje

osnivanje modernih arhiva, koji buđenjem nacionalnih država dobivaju svoje značenje

kao ustanove koje preuzimaju, čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo različitih

stvaratelja. U 19. stoljeću, radom europskih arhivista, kodificira se moderna arhivska

teorija i praksa, a arhivistiku u 20. stoljeću “preuzimaju“ SAD i Kanada. Arhivi na tlu

Hrvatske slijede svjetske tokove, mada s određenim zakašnjenjem.

U narednom je poglavlju položaj suvremenih arhiva i pismohrana obrađen

pomoću ključnih elemenata koji definiraju njihovu ulogu i zadaće među kojima se

ističu relevantni nacionalni i međunarodni zakoni. Ustav je najviši pravno-politički

zakon i dokument koji određuje načela i oblike državnog i društvenog uređenja i

propisuje prava i dužnosti građana. Odredbe ustava razrađuju se zakonima, a

odredbe zakona detaljnije se određuju provedbenim propisima. Dat je pregled propisa

relevantnih za položaj i ulogu arhiva i pismohrana: o arhivskom poslovanju, o zaštiti

kulturnih dobara, o uredskom poslovanju, o pravu na pristup informacijama i sl. 18.

lipnja 2004. g. Europsko vijeće je promaknulo RH u službenog kandidata za članstvo

u EU što znači da Hrvatska treba usvojiti pravnu stečevinu EU-a i adekvatno

156

prilagoditi svoju administrativnu strukturu.

Važni čimbenik koji određuje ulogu i položaj pismohrana i arhiva je uprava i

uredsko poslovanje. Događanja 20. stoljeća, od kojih na sadašnje stanje uprave

najviše utjecaja imaju globalizacija i globalna privredna utakmica, doveli su do

potrebe za smanjenjem troškova rada državnog aparata, te se u upravu uvode

metode menadžmenta, a sve više se govori i o e-vladi. RH se, uz ekonomsku krizu i

posljedice nedavnog rata, suočava sa svim problemima karakterističnim za zemlje u

tranziciji: nestabilnost, korumpiranost, pasivnost uprave, konfuzija političkih i upravnih

funkcija, smanjenje kvalificiranosti uprave... što rezultira lošim i nekvalitetnim

uredskim poslovanjem.

Kao naredni element koji određuje ulogu i položaj pismohrana i arhiva

obrađeno je stanje arhivske službe i prakse. Arhivska služba i praksa je u RH

organizirana sukladno klasičnom modelu arhiva kao ustanova koje preuzimaju,

čuvaju, obrađuju i daju na korištenje gradivo različitih stvaratelja, te sukladno

konceptu «životnog ciklusa dokumenata» prema kojem je registraturno gradivo

razdvojeno od arhivskog, a arhivsko su i uredsko poslovanje različite struke. Daju se

dostupni kvantitativni podaci o gradivu, arhivima i arhivistima, navode krucijalni

problemi. Posebna je pažnja posvećena odnosu arhiva i pismohrana, obavijesnim

pomagalima, privatnom gradivu, elektroničkim dokumentima i projektima vezanim uz

njih. Dani su koncepti suvremenih metoda vrednovanja, prikazan odnos arhiva prema

korisnicima i javnosti.

Poglavlje posvećeno mogućnostima razvoja arhiva bavi se e-upravom,

prikazom najznačajnijih pravaca u suvremenoj arhivskoj teoriji, s posebnim osvrtom

na post-modernizam, promišljanjima struke o budućnosti arhiva, te perspektive

razvoja arhivske službe u svijetu i Hrvatskoj, kao i uloge i zadaće arhivista u

budućnosti. Prikazana je strategiju razvitka RH «Hrvatska u 21. stoljeću». Rad je

popraćen bilješkama, prilozima, popisom kratica, izvora, Web stranica i literature.

157

Summary:

The paper describes that new information technologies have enabled and

initiated rise of electronic government and forced new role and status of archives and

registry offices. Computers give a great number of new opportunities but also raises

certain concerns which this thesis presents and also determines status, position and

role of registry offices and archives in the modern society. Special attention is given to

the public administrations by which archives are unbreakably associated. The thesis

is made of introduction, three chapters and conclusions. Main part contains three

chapters that could be tentatively named as archival past, present and future.

The first chapter on origin and development of archives gives short history of

archives’ birth, evolution of the world’s and Croatian’s archival theory and practice,

and explains basic terms relevant for administration and records management. At the

end of the XVI century foundation of modern archives started in Europe. By the

national states awakening archives gain their importance as institutes for

preservation, protection, process and consultation of archival records created by

various creators. In the XIX century modern archival theory has been codified by work

of the European archivists. In the XX century archival science has been taken over by

the USA and Canada. Croatian archives follow world’s developments, although with

certain delays.

Second chapter analyzes position of modern archives and records offices by

key elements that define their role and duties between which relevant national and

international laws are prominent. Constitution is the highest legal-political law that

determines principles and forms of state and social system and prescribes rights and

obligations of citizens. Laws elaborate a constitution’s decrees, and laws’ decrees are

elaborated by regulation. The paper gives overview of rules relevant for the status

and role of archives and registry offices: rules on archival work; on protection of

158

cultural monuments; on rights to access to information... On Jun 18, 2004, European

Council promoted Croatia to official candidate for the European Union membership

which means that Croatia has to accept the EU’s acquis communautaire and

consequently adjust it’s administrative structure.

Important factors that determine position and status of archives and registry

offices are administration and records management. The XX century events from

which globalization and global economic competition influence mostly the present

state of administration have lead to the need of cutting down the expenses of a

government machinery work. Management methods are applied to an administration

work, and there are more and more talks on e-government. The Republic of Croatia

faces, along with economic crises and ill effect of the recent war, all characteristic

problems in country in transition: instability, corruption, administration’s passivity,

confusion of political and administration functions, reduced administration’s

qualification... that result with poor and substandard records management.

Status of archival service and practice has been analyzed as following element

that determines position of archives and registry offices. The Republic of Croatia

archival service and practice is organized according to the classical model of archives

as institutes for preservation, protection, process and consultation of archival records

created by various creators, and according to the “document life cycle”. Current

records are separated from archival records and archival and records management

are different professions. Available quantitative data on records, archives and

archivists are given and cardinal problems are stated. Special attention is given to the

relation between archives and registry offices, finding aids, private archival records,

electronic records and relevant projects. Concepts of present selection methods are

presented as well as relation between archives, public and users.

The last chapter, addressing the possibilities of archival development, is on e-

government, the most important trends in present archival theory, whit special review

of postmodernism, profession’s thoughts of archives’ future and perspectives of the

159

development of the world’s and Croatian’s archival service, as well as role and duties

of archivists in the future. Strategy of the development of the Republic of Croatia

“Croatia in the XXI century” is given.

The paper also has footnotes, appendixes and list of abbreviations, sources,

literatures and Web sites.

160

Prilozi: I. Dopisi vezani uz podatke o stvarateljima i imateljima gradiva 1. dopis Živane Heđbeli upućen Ministarstvu kulture 2. odgovor Ministarstva kulture na dopis Ž.H. 3. odgovor Ministarstva pravosuđa, uprave i lokalne samouprave na dopis Ž.H 4. dopis Ž.H. upućen HDA 5. odgovor HDA na dopis Ž.H. II. Primjeri web stranica stranih arhiva i ICA 1. Historical Archives of the European Union - home 2. Historical Archives of the European Union – search tools 3. Historical Archives of the European Union – Eurhistar 4. Historical Archives of the European Union – opis fonda Bocklet Report 5. Library and Archives Canada – home 6. Library and Archives Canada – Archivia Net 7. Library and Archives Canada – slika dokumenta ”Government of Canada files,

Cabinet Conclusions, Agenda – 04/9051972” 8. National Archives & Records Administration 9. Open society archives - home 10. Open society archives – on-line guide 11. International Council on Archives III. Primjeri web stranica domaćih arhiva i arhivskih udruga 1. Hrvatski državni arhiv – fondovi i zbirke, političke stranke, DPO-i i sindikati 2. Državni arhiv u Osijeku 3. Državni arhiv u Rijeci - home 4. Državni arhiv u Rijeci – popis gradiva na terenu 5. Državni arhiv u Zagrebu - home 6. Državni arhiv u Zagrebu – popis matičnih knjiga 7. Hrvatsko arhivističko društvo 8. Zagrebačko arhivističko društvo - home 9. Zagrebačko arhivističko društvo – prilozi IV. Primjeri klasičnih obavijesnih pomagala 1. Arhivski fondovi i zbirke u arhivima i arhivskim odjelima u SFRJ : SR Hrvatska 2. Ured za podržavljeni imetak Odjela za novčarstvo, državnu imovinu i dugove

Ministarstva državne riznice (Ponova), (1932) 1941-1945. (1946) – opis fonda, serija, predmeta

3. Ured za podržavljeni imetak Odjela za novčarstvo, državnu imovinu i dugove Ministarstva državne riznice (Ponova), (1932) 1941-1945. (1946) – inventarni popis knjiga i spisa Tajništva

4. Zbirka dokumenata talijanskih okupacijskih vlasti (1941-1943) [1922-1955]

209

Živana Heđbeli

Ž I V O T O P I S

Rođena sam 1961. godine u Bitoli, Makedonija. Osnovnu sam školu završila s

odličnim uspjehom u Zagrebu, kao i srednje obrazovanja u zagrebačkom Centru za

kulturu i umjetnost, zvanje arhivista. 1989. g. diplomirala sam povijest i arheologiju na

Filozofskom fakultetu u Zagrebu.

26. lipnja 1997. g. položila sam stručni ispit za arhivistu. 1. srpnja 1999. g.

Hrvatski državni arhiv dodijelio mi je zvanje arhiviste specijaliste. 21. lipnja 2003.g.

položila sam državni stručni ispit za stručnog suradnika.

Tijekom i nakon studija radila sam pretežito uredske i tajničke poslove. U

Hrvatskom državnom arhivu (HDA) sam se zaposlila 1995. godine. Od proljeća 1998.

do veljače 2000. g. bila sam zamjenica voditeljice Odsjeka za novije gradivo. 1.

ožujka 2000. godine imenovana sam voditeljicom Odsjeka za arhivsko gradivo

političkih stranka i udruga. Kao voditelj radne grupe, samostalno, ili uz pomoć arh.

tehničara, sredila sam cca 1,5 dužnih kilometara gradiva raznih fondova I zbirki, te

izradila relevantna obavijesna pomagala, a važniji su:

- Hrvatska izvještajna služba (HIS), Zagreb, 1941-45, 1,5 d/m, sumarni inventar

- Hrvatski dojavni ured „Croatia” (HDUC), 1941-45, Zagreb, 16 d/m, sumarni inventar

- Glavno ravnateljstvo za promidžbu (GRP), Zagreb, 1941-45, 7,5 d/m, sumarni inventar

- Zbirka dokumenata talijanskih okupacijskih vlasti (ZD TOV), 1941-1943, 1,15 d/m, sumarni inventar

- Kraljevsko poslanstvo Italije u Zagrebu ((K)TP/Z), 1941-1943, 1 d/m, sumarni inventar

- Ministarstvo državne riznice, Odjel za novčarstvo, državnu imovinu i dugove, Ured za podržavljeni imetak (Ponova), Zagreb, (1941-1945), [1932-1946], 252 dužni metar, sumarni inventar s kazalima

210

- Zbirka arhivskoga gradiva o Bosni i Hercegovini preuzetoga od HIS-a i MORH-a, [1979/1991] (1992/1997) [1998], cca 1 dužni kilometar, popis

Od 2002. g. radim u Uredu za opće poslove Hrvatskoga sabora i Vlade RH na

radnom mjestu voditeljice Pismohrane. 2003. g. sudjelovala sam u radu Radne

skupine za pripremu prijedloga uredbe o uredskom poslovanju, koju je imenovao

tadašnji potpredsjednik Vlade RH, dr. Goran Granić.

Članica sam Hrvatskog arhivističkog društva od 1996. godine, od 1998. do

2001. g. bila sam tajnica Društva, a od 2001. g. sam članica Predsjedništva. Od

2003. g. članica sam Zagrebačkog arhivističkog društva, a od 2004. g. Hrvatskog

informacijskog i dokumentacijskog društva, kojeg sam iste godine izabrana za

tajnicu.

Tijekom 2003. i 2004. godine sudjelujem u radu Inicijativnog odbora za

utemeljenje NGO dokumentacijskog centra, čiji sam idejni začetnik. Od 2004. g.

sudjelujem u radu Radne grupe za slobodan pristup znanstvenim informacijama, čiji

je rad prerastao u znanstveni projekt pod okriljem CARNET-a, voditelj akademik

Vlatko Silobrčić. Od siječnja 2005. članica sam redakcije e-biltena (HID – Drobilica,

http://www.hidd.hr) HID-a.

Objavljeni radovi:

- Časopis Arhivski vjesnik br. 39-44, 46-47, god. 1996. do 2001., 2003.-2004.:

izlaganja sa znanstvenih skupava:

- Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju UDK 651.57:025.8 939.253:7.025

- Privatno arhivsko gradivo UDK 930.25:347](497.5) 347.23:930.25](497.5)

6 izvješća, 21 recenzija i prikaz, 8 sažetaka i prijevoda stranih referata i članaka:

- Časopis Atlanti br 1-2, 2004., znanstveni radovi:

- Prijenos informacija između arhiva i javnosti u Republci Hrvatskoj UDK 930.25:025.4.03(497.5) - Određivanje arhivskoga gradiva kao kulturne baštine UDK 930.25

- 4. zbornik referatov dopolninega izobraževanja s področij arhivistike, dokumentalistike in informatike v Radencih od 6. aprila do 9. aprila 2005.

Maribor : Pokrajinski arhiv Maribor, 2005., str. 388-393, rad:

211

Položaj i uloga arhiva i pismohrana u Republici Hrvatskoj UDK: 930.25(497.5)

- Časopis Računovodstvo, Revizija i Financije br. 10/99, članak Zaštita vitalnih

dokumenata poduzeća, UDK 651

- Časopis Novi omanut, prilog židovskoj povijesti i kulturi br. 47-48/Zagreb,

srpanj-listopad 2001/5761-5762, str. 5-7, članak Ponova

- Časopis Letopis Srpskog kulturnog društva “Prosvjeta” svezak VI, 2001., str. 511-

521, članak Ponova, Arhivsko gradivo Ureda za podržavljeni imetak Nezavisne

države Hrvatske

- Časopis Informator br. 5213, 21.2.2004., str. 15-16, članak Poslovi i obveze

pismohrana

- Časopis Vijenac br. 112, od 23. travnja 1998. g. članak o Tjednu arhiva 1998.

- Časopis Fontes – izvori za hrvatsku povijest br. 3 (1997) ocjena / prikaz knjige

The Cominform Minutes of the Three Conferences 1947/1948/1949, Feltinelli

Editore Milano, 1994, 1054 str.

- Časopis Bulletin 8 (1996), br. 2 izvješće o stručnom boravku u Povijesnom arhivu

Europske zajednice u Firenci

- Časopis Arhivska praksa, br. 6/2003., str. 203-211, prenijet je članak “Privatno

arhivsko gradivo” objavljen u Arhivskom vjesniku br. 44, 2001., str. 93-102.

- Knjiga Preserving Jewish Archives as Part of the European Cultural Heritage, Proceedings of the Conference on Judaica Archives in Europe, for Archivists and Librarians, Potsdam, 1999, 11-13 July, Les Editions du Nadir de

l’Alliance israelite universale, ožujak 2001, Paris, tekst The Croatian State

Archives Records Relevant for the Holocaust

- Knjiga The private Archives and Archival Materials in the Central and East European Countries, Materials of the International Conference Madralin, October 8-11, 1998., Naczelna Dyrekcja Archiwow Panstwowych, Warszawa,

1999. referat The Status of Private Archive Materials According to the New

Croatian Archival Legislation

- Monografija Država i političke stranke, Zagreb : Narodne novine : Hrvatski

pravni centar, 2004., str. 123-128, rad “Dostupni i sređeni arhivi – pretpostavka i

temelj pravne države”

212

- e-bilten HID - Drobilica Hrvatskog informacijskog i dokumentacijskoj društva:

www.hidd.hr, br. 1-2, 2005., 3 priloga

- Web stranica Autorski članci i Internet arhiv Katedre za arhivistiku Odsjeka za

informacijske znanosti Filozofskog fakulteta u Zagrebu: www.ffzg.hr

29. ožujka 2002. g. referat - Korisnici, arhivi, literatura, Zagovor za istraživanje korisnika arhiva u

Hrvatskoj 10. rujna 2002.g. rad

- Financiranje arhiva – alternative i mogućnosti - Web stranica ArhOl Zagrebačkog arhivističkog društva www.daz.hr/arhol,

radovi:

29.2.2004. rad - Prilog poznavanju djelokruga rada i uredskog poslovanja austrijske uprave

do 1868. godine 4.7.2004. rad

- Uredsko poslovanje i registraturni sustavi središnjih tijela Banske Hrvatske od 1848. do 1868. godine

6 osvrta i priloga

- Web stranica Hrvatskog arhivističkog društva www.had-info.hr

5.10.2004. izlaganje

- 50 godina Hrvatskog arhivističkog društva

- Web stranica Zagrebačkog arhivističkog društva www.daz.hr/zad

19.11.2004. izlaganje

- Prijenos informacija između arhiva i pismohrana: komunikacija ili monolog

“velikog brata”?

Prijevodi:

- Vodič za upravljanje elektroničkim gradivom s arhivskog stajališta, Zagreb,

Hrvatski državni arhiv, 1999.

- Smjernice za korištenje elektroničkog gradiva, Zagreb, Hrvatski državni arhiv,

1999.

Neobjavljeni prijevod:

- F. G. Ham, Odabiranje i vrednovanje arhivskog gradiva i rukopisa, 1997.,

prijevod za internu uporabu, predan ravnatelju HDA