Stian Undbekken

Senior Rådgiver

Erling Høyem

Leder Prosjekt og Rådgiving

Agenda

Om oss

Om Ikomm AS

De store nasjonale linjene

Bakgrunn for prosjektet TRUST-IKT

Organisering

Resultatet

Forutsetninger for å lykkes

Stian

Sykepleier i Lillehammer kommune 1999

Distriktsleder i hjemmesykepleien.

Prosjektleder i Lillehammer for innføring av turnus-

programmet Gat.

Systemansvarlig Gat og Gerica.

Institusjonssjef på Lillehammer helsehus i tre år, ca 200

sengeplasser og to dagsentre. Fra sykehjem til

helsehus.

Erling

Sosionom, etter- og videreutdanning

Barneverntjenesten – Fosterhjemtjenesten – Veileder

□ Prosjektleder for innføring og bruk av journalsystem

□ Systemansvarlig

Fagkonsulent – Produktsjef Hiadata

Produktsjef Visma

Produktsjef Eidsiva bredbånd

Leder prosjekt- og rådgiving

□ Prosjektleder TRUST-IKT

Om Ikomm

Etablert som IKS i 2003

Endret til AS i 2007

Lokalisert i Lillehammer

60 ansatte

Kunder i hele skandinavia

ca. 13 000 brukere

320 lokasjoner

800 ulike applikasjoner

99,9% tilgjengelighet

Et av verdens mest

energieffektive datasenter og

reserveløsning ved nedetid

Vi passerer 100 mill NOK i

omsetning 2013

Tjenester

ASP tjenester og IT drift

□ Høy driftssikkerhet

□ Tilgjengelig og sikkert

Klientservice

□ Aktiv forvaltning av klientutstyr

□ Full fleksibilitet

□ Komplett oversikt og kontroll

Prosjekt og Rådgivning

□ Prosjektledelse

□ Konsulent

Noen kunder og referanser

Offentlig sektor

Helse Detaljhandel

Finans

Andre

Legevakt

Energi

Geografisk utbredelse av selskapets kunder

Arenaer der dere finner Ikomm i 2013

Nasjonal referansegruppe

Norm-seminar

Nasjonal erfaringskonferanse

Regionalt samarbeidsutvalg i

regi av KS (Kom – SI)

Vår visjon

Store nok til å

levere, men små

nok til å bry oss

10

Prosjekt og rådgiving

Egen avdeling

□ 8 erfarne prosjektledere

Administrativ prosjektledelse nye og eksisterende kunder/leveranser

Leveransekoordinering

IKT-Strategi og handlingsplan for eierkommunene

Generell rådgiving – forbedringer, ressursutnyttelse, gevinstanalyser

Kartlegging og forprosjekter - anbefalinger

Anbudsbistand - kvalitetssikring

Kravspesifikasjon/tilbudsinnhenting hos Leverandører

Avtaleforvaltning

Rådgivere innen IKT-helse

Hvorfor er vi her i dag?

Felles journalbase-

våre erfaringer

Noe som dere kan ha nytte av?

Stortingsmelding 25, Mestring, muligheter og mening

2005

6.5 De demografiske utfordringene

Verden står i dag overfor en global demografisk utfordring uten sidestykke i historisk tid, med en aldrende befolkning som vil fortsette å øke, og med dyptgripende konsekvenser av både økonomisk, sosial, politisk og kulturell art. Dette er konklusjonen i FNs rapport «World Population Ageing 1950-2050».

Norge har allerede vært gjennom en del av disse demografiske endringsprosessene og står overfor mindre dramatiske utfordringer enn de fleste andre land. I Norge forventes det likevel betydelige utfordringer både for velferdsstaten og familien når det gjelder å yte omsorg. Det blir færre yrkesaktive per eldre og det blir et sterkere omsorgspress på barna av de mest pleietrengende eldre. Dette har både betydning for verdiskapingen, for den framtidige finansieringen av pensjoner og velferdstilbud, og for dimensjonering og utforming av framtidas omsorgstjenester.

Stortingsmelding 47, Samhandlingsreformen

2008

Viser vei framover. Gir helsetjenesten ny retning.

Forebygge framfor bare å reparere

Tidlig innsats framfor sen innsats

Få ulike ledd i helsetjenesten til å jobbe bedre sammen

Flytte tjenester nærmere der folk bor

Flere oppgaver til kommunene og penger til å utføre

dem.

Samle spesialiserte fagmiljøer som er sterke nok

Bedre for pasientene - sterkere brukermedvirkning

Hva sier samhandlingsreformen om IKT

Den overordnede målsetningen er å etablere IKT-

løsninger med tilhørende organisering for å understøtte

løpende tjenesteproduksjon og samhandling mellom

kommunene, og spesialisthelsetjenesten.

Teknologien skal legge til rette for at all nødvendig

informasjon er tilgjengelig ved behov der hvor

pasienten befinner seg for å ivareta sømløse

pasientforløp.

Stortingsmelding 10, God kvalitet –

trygge tjenester. 2012

Kvalitet og pasientsikkerhet i helse- og omsorgstjenesten

Stor vekt på å utvikle en mer brukerorientert helse- og

omsorgstjeneste

Økt satsing på tiltak som skal fremme systematisk

kvalitetsforbedring

Bedre pasientsikkerhet

Færre uønskede hendelser

Vår påstand – og erfaring

Slike endringsprosesser handler om fag- og tjenesteutvikling;

IKT kan understøtte, og være et av flere virkemidler for å nå målene som beskrives i de nevnte dokumentene.

Kommunene må finne effektive og sikre samarbeidsformer for å understøtte felles helsetjenester med god pasientflyt.

Viktig å ha felles mål

Samhandlings-reformen

Om samarbeidet i Sør-Gudbrandsdal

Kartlegging - forstudie

Kommunene gjennomførte en forstudie høsten 2010 for å kartlegge kommunenes samhandlingsutfordringer i et IKT-perspektiv.

Utfordringene ligger ikke minst i understøttelse av den interkommunale samhandlingen og pasienter som skal omfattes av både kommunenes pleie og omsorgstjeneste og spesialisthelsetjenestene.

Rapport forstudie TRUST IKT

Utfordringene

4 kommuner som bidrar med sine helsetjenester/kompetanse

□ Lillehammer Helsehus – intermediær enhet og ø-hjelpsenger

□ Ambulante team

□ Tjenester på tvers av kommunegrenser

□ Sykehuset Innlandet

4 kommuner med hver sin installasjon av journalsystem og database

□ Store utfordringer knyttet til helseregisterlov ift tilgang til pasientopplysninger på tvers

□ Meldingsutveksling løser bare en liten del av behovet

Hvordan oppnå elektronisk samhandling med dette utgangspunktet?

Hva betyr dette for bruken av Epj?

Journalføring

Smertelindring forvirring

Amb team

Fysio

Hjemmetjeneste

Lillehammer

Per, 73, diabetes og overvektig

Noen som kjenner seg igjen?

Hva må kommunene tilfredsstille?

Lover

□ Helseregisterloven

□ Personvern

□ M.fl

Forskrifter

□ Helseinformasjonssikkerhetsforskriften

Samtykkehåndtering

Innsynsrettigheter og styring

Beslutningsbasert tilgang

Rolle- og tilgangsstyring for ansatte

□ Helseregistre for formaliserte arbeidsfellesskap

Personvern

Databehandlingsansvarlig

Åpner opp for journalopplysninger på tvers av

kommuner

Norm for informasjonssikkerhet med fakta-ark

□ Eks: Styringssystem for informasjonssikkerhet

□ Sikkerhetsrevisjon - sjekkliste

Konklusjon i forstudien

Forstudien avdekket store IKT-utfordringer i kommunene som sentrale myndigheter

ikke har tatt inn over seg, og kommunene besluttet å iverksette prosjektet TRUST IKT

for å etablere skalerbare og fremtidsrettede systemløsninger for å understøtte

målsetningen med samhandlingsreformen.

Dette løses best gjennom å etablere en felles database

Søknad om forsøk – etablering en felles database

Tilbakemelding fra HOD: • Prosjektet har tenkt helt riktig, det

dit vi skal • De ser behovet • Det vil bli endringer i forskriften –

omfatte «arbeidsfellesskap» og «helsehus»

MEN: • Dagens lovverk gir ikke adgang til å

åpne for forsøk • KS støtter vår løsning

Ny forskrift

Ny forskrift 9.11.12

Åpner for felles database

og utveksling av

journalopplysninger

Forutsetter egen avtale

Ikomm sitter i arbeidsgruppen som har utarbeidet nasjonal veileder med mal for avtale som snart legges ut på Normen.no

Så hva gjorde vi?

Organisering av TRUST-IKT

Resultatmål

Etablere ny IKT-plattform for helseløsning, nødvendige sikkerhetstiltak etter risikovurdering og nødvendig IKT-tjenestenivå.

Utrede og etablere nødvendige operative fellesfunksjoner for håndtering av data/journalansvar, systemadministrasjon og sikkerhetstiltak, samt ivaretagelse av rapporteringsbehov

Etablere felles journalløsning for kommunene for å understøtte løpende tjenesteproduksjon, både i den enkelte kommune og mellom kommunene.

Etablere meldingsutveksling med spesialisthelsetjenesten, primærhelsetjenesten og eventuelle andre kommunale tjenester

Etablere mobile løsninger for ambulante team og spesialister fra helseforetak

Utrede og etablere løsninger for samhandling med pasienten og pårørende

Delprosjekt forvaltning

Målsetning: Utrede og etablere nødvendige operative

fellesfunksjoner for håndtering av data/journalansvar,

systemadministrasjon og sikkerhetstiltak, samt

ivareta kommunenes IKT-behov når det gjelder

rapportering og økonomisk styring.

Innvirkning på øvrige delprosjekt og hvordan

kommunene velger å organisere seg etter at TRUST-

prosjektet avsluttes

Ny teknisk plattform

Pålogging smartkort

Sikkert mobilt kontor

□ Tilsynslege

□ Ambulante team

□ Fastlegesykepleier

Delprosjekt felles journal

Tilgang til pasientinformasjon på tvers av

kommunene

□ Hvordan sikre tilgang til nødvendige

pasientopplysninger der hvor tjenesten utføres?

□ Hvordan sikre tilgang til nødvendige

pasientopplysninger for leger og ambulante team?

□ Hvordan sikre tilstrekkelig tilgangsstyring iht

prinsippet om behovsbasert tilgang?

Hvordan sikre en god forvaltningsmodell?

Eks, sikre at man tilfredsstiller Normen

Rutiner og prosesser Innreg av nye pasienter,

samtykke, saksbehandling, Dokumentasjon, bevissthet

Integrasjoner Turnus, sak/arkiv

Løpende forvaltning Tilganger, Opplæring, Avvikshåndtering etc

Utførende

Økonomi og rapportering Fakturarutiner, Nav

Forvaltning

Pasient

Ansatt

RUTINER

Vegen fra 4 til 1 felles journal

• Kartlegging av de ulike journalsystemene – ulikheter

• Enighet om nivåtre og kodeverk

• Rydding og standardisering i hver enkelt base

• Sammenslåing

Avtalene som er forutsetningen for felles journal

Databehandleravtale

mellom den enkelte

kommune og Ikomm

Avtale om felles

pasientjournal for

formaliserte

arbeidsfellesskap

Informasjon og forankring

Ca 2300 brukere

Nyhetsbrev

Egen hjemmeside

Vi slo sammen journalbasene for akkurat ett år siden.

Lillehammer 19-21/11

Gausdal 26-27/11

Ringebu 28-29/11

Øyer 3-4/12

Staale Stampeløkken Systemkoordinator Gerica Sør-Gudbrandsdal +flere

Organisering nå

Controllerfunksjon

□ Hendelsesregister

□ «Ståles Grusomheter»

□ Datakvalitet

Hvordan har det gått? Ett år etter….

Sammenslåingen har gått over all forventning

Mest negativ tilbakemelding på bakgrunnsbildet

Det gode samarbeidsklimaet har blitt enda bedre

De går løs på nye utfordringer med stort pågangsmot

Avgjørende for å lykkes – våre erfaringer

Sikre god forankring i (kommune)ledelsen

Etablere styringsgruppe

□ Representere så mange kommuner som mulig, men ikke for stor

□ Bestående av kommunalsjefer Ambassadører

Klare mandater

Motiverte prosjektdeltakere – løsningsorienterte/Ikke problemorienterte!!

Bredt sammensatte prosjektgrupper

Dedikerte personer – må få avsatt tid til å jobbe med prosjektet

Prosjektdeltakere med tillit i egen og de samarbeidende kommuner

Tett samarbeid med journalleverandøren

Etablere et eget forvaltningsprosjekt – helt avgjørende

□ Hva er konsekvenser med en felles journal?

Etablere fast møtestruktur og område/verktøy for deling av informasjon

Et fagsystem kan i stor grad bidra til en bedre fagutvikling og fokus på prosesser, rutiner og effektivisering

□ Fra systemansvar til fagansvar

Hvorfor var forvaltningsprosjektet så viktig?

Dette handler om mye mer enn en teknisk sammenslåing

Hvilke konsekvenser får det for den enkelte kommune at man får en felles journal?

□ Systemansvarlig-rollen?

Planlegging nye versjoner

Opplæring

□ Hvem blir EPJ-eier?

□ Datakvalitet – ansvar?

□ Krav om felles rutiner – hvem jobber med dette?

□ Oppfylle en rekke krav iht lov, forskrift, Normen

□ Databehandler

Bredt sammensatt gruppe er viktig

Ressurser

Dette tar mye tid og engasjement!

□ Krever at prosjektdeltakere fra kommunene får avsatt

tid, snitt 20 %

I tillegg prosjektleder IKOMM ble det ansatt en

helsefaglig prosjektleder i 100 %

□ Ikomm også hatt prosjektledelsen i

forvaltningsprosjektet

Oppsummert – hva Ikomm har gjort

Bidratt med struktur

Hjulpet kunden til selv å finne løsninger prosess

Sparringspartner Rådgiver

Vi kan fagområdet

□ Arbeidsform – organisering

□ Rutiner

□ Lovkrav

Samarbeid med driftsleverandør

Driftsleverandør må ha kunnskap om hvordan kunden jobber

□ Kartlegging

Hvordan er kunden organisert:

o Turnus, fagområder, betydningen av påloggingstid, responstid Hektisk hverdag for fagpersonell

□ Løsningen skal understøtte arbeidsprosesser

□ Hva er gevinstene?

God kjennskap til journalløsningen

□ Tett samarbeid med journalleverandør

□ Planlegging av oppgraderinger – hva betyr dette for kunden?

□ Kunnskap om løsningen og hvordan kravene i Normen og fra NHN er ivaretatt

Denne kunnskapen sikrer et godt samarbeid med fagpersonellet

Til slutt….

Vær løsningsorienterte

Ha fokus på oppgavene som skal løses

Jobb sammen

Spørsmål – kommentarer?

Takk for oss

Ikomm AS

Stian Undbekken

Senior rådgiver Fakkelgården, 2624 Lillehammer Faks: + 47 61 05 06 01 Mobil: + 47 91 63 58 52

www.ikomm.no