statistik-tool für bildungsträger excel – applikation vhs-vaterstetten - hubert schierl stand:...
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statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)1
Statistik-Tool für Bildungsträger
Excel – Applikationwww.statistik-tool.de vhs-Vaterstetten - Hubert Schierl
Stand: 11.03.2008
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)22
Einsatzgebiet
Bildungsträger in der Erwachsenen- und Jugendbildung
Volkshochschulen
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)33
Zielsetzung
Controlling Entwicklung der Einrichtung,
Fachbereichen, Unterfachbereichen Auswertung als „Blitzlicht“ Auswertung als Semestervergleich Entwicklung innerhalb eines Semesters Darstellung in Zahlen und Diagrammen Auswertungen auch kalenderjahrweise Benchmarking von vhsen
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)44
Voraussetzung
Einsatz einer Branchensoftware die in der Lage ist, Daten hinsichtlich bestimmter Kriterien (Filter) zu exportieren. Zum Beispiel:
winBasys; sqlBasis (Kufersoftware); Lissy; Fischer-Software in Vorbereitung
ExcelXP, Excel2003 oder Excel2007
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)55
Greift das Tool in den eigenen Datenbestand ein?
NEIN! Es bereitet den exportierten
Datenbestand aus und analysiert diesen
Eigene, benutzerdefinierte Analysen sind darüber hinaus möglich
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)66
Auswertungsmöglichkeiten
Standardauswertungen Individuelle Auswertungen
(erfordert entsprechende Excelkenntnisse) Fehlerprotokolle Erstellung von Benchmarking-Kennzahlen
des bvv ToDo-Listen Kursbezogene Listen mit dem ListGenerator
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)77
Standardauswertungen
Interpretation der Kursnummer in Bezug zu definierten Fachbereichen Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche)
Interpretation dvv/bvv-Statistik in Bezug zu den definierten Fachbereichen Grobe Auswertung Feine Auswertung (für Unterfachbereiche)
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)88
Standard-Indikatoren
Stand der Anmeldungen Kursanzahl mit Ausfallquote Gebühren Unterrichtseinheiten Teilnehmer-Doppelstunden Kursbezogene Ausgaben Deckungsbeitrag
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)99
bvv-Indikatoren
Siehe Standard-Indikatoren Innovationsrate Kursraumauslastung Personalkosten pro Doppelstunde Alle Indikatoren sind als Gesamtschau,
Fachbereichs- und Mitarbeiterbezogen dargestellt oder als Vergleich zwischen Semestern darstellbar
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)1010
Finanzcontrolling Kalenderjahr
Das Exceltool gibt folgende Indikatoren kalenderjährlich aus:EinnahmenAusgabenDB1
Weitere Indikatoren (Anmeldungen, UEs, etc. können ebenfalls sehr schnell manuell angezeigt werden
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)1111
Finanzcontrolling Kalenderjahr
Nach Monaten
Nach Quartalen
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)1212
Wieviele Kenntnisse muss ich mitbringen?
Keine besonderen Auswertungen über die Standard-
Auswertungen hinaus erfordern spezielle Excelkenntnisse(Umgang mit Pivot-Tabellen:ca. 4 Std. Seminar)
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)13
Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Der Kursdatenexport läuft auf der Basis eines vordefinierten Exportfilters. Dieser wird bei der Installation mitgeliefert.
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Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Aufruf
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Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Kursauswahl (i.d.R. EIN Semester)
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)16
Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Exportfilter auswählen Dateiname (Semkennung_JJJJMMTT.dbf)
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)17
Kurdaten-Export am Beispiel Kufer
Export läuft…
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)18
Kurdaten-Export TIPP
Die Exporte sollten regelmäßig mind. 1x wöchentlich immer am gleichen Wochentag durchgeführt werden. In der Einschreibezeit (über ca. 2 Wochen hinweg täglich).
WARUM? Kursdatenexporte sind „Momentaufnahmen“ zu einem
bestimmten Zeitpunkt. Die Momentaufnahmen verschiedener Semester können verglichen werden und Tendenzen eindeutig abgelesen werden.Z.B. Wenn entsprechend die Exporte vorhanden sind:
Herbstsemester 2006 / 2007 / 2008 exakt drei Wochen nach den jeweiligen Kursbeginnen vergleichend auswerten.
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)1919
Individuelle Auswertungen
Prinzipiell können ALLE! exportierten Datenfelder der Datenbank aus der Branchensoftware ausgewertet werden.
Beispiele:Verlaufskennziffern, freiwählbare
Eingabefelder (Kufer), Raumdaten, u.v.a.
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)2020
Beispiele aus der Praxisfür individuelle Auswertungen Voraussetzung:
die Kurse müssen an einem exportierbaren Feld gekennzeichnet sein:
Kooperationen mit Nachbar-VHSen oder anderen Institutionen
Kurkarte Krankenkassenkursen Kinderkurse Seniorenkurse Veranstaltungsarten Auswertungen für Gebäude oder Raum Rankingtabellen (Dozenten, Deckungbeiträge, etc.) u.v.m.
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)2121
Schnelle Lösungen für Praxisnahe Probleme Angenommen ein vollgeplanter
Gesundheitsraum geht an die Schule – in der man Gast ist – verloren In wenigen Minuten lassen sich mit dem Tool
Aussagen darüber machen, wie viel Teilnehmer, Kurse, und Dozenten davon betroffen sind. Wie viel UE; TN+UE; Einnahmen etc. davon bedroht sind.
Das Tool erstellt eine vorzeigbare Tabelle mit den zugehörigen Diagrammen
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)22 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)22
Beispiel SemesterauswertungHPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Anmeldungen
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)23 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)23
Beispiel SemesterauswertungHPM & Fachbereichsbezogen – Anzahl der Kurse m. Ausfallquote
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Beispiel Semesterauswertungfür einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Anmeldungen)
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Beispiel Semestervergleichefür einen HPM & feine Fachbereichsauswertung (Entwicklung von Anmeldungen für ausgewählte Unterfachbereiche)
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)2626
Beispiel bvv-KennzahlenGesamt-auswertung
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)27 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)27
Wozu ein Fehlerprotokoll
Vor Abgabe eines geplanten Semesters an den Layouter/Drucker kann man allen Beteiligten das Leben erheblich erleichtern, wenn relevante Kursdaten automatisch geprüft werden.
Die Qualität kann damit gesteigert werden
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)28 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)28
Indikatoren für das Fehlerprotokoll Abfrage auf Plausibilität b.z.w.
Vorhandensein von Einträgen Beginndatum? Raumplanung durchgeführt? Konten- und Kostenstellen eingetragen? Zuständigkeit eingetragen? Dozent eingetragen? bvv/dvv-Statistik eingetragen? u.v.m.
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)29 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)29
Beispiel Fehlerprotokoll
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)3030
Wie arbeitet das Tool: Fehlerprotokoll
Es stellt nur die mit Fehlern behafteten Kurse in einer Tabelle dar und markiert das Fehlende b.z.w. Falsche
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)3131
ToDo-Listen für HMPs
Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren
Output ist: Absage gefährdete Kurse Kurse die über Presse
beworben werden sollten Kurse mit Warteliste
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)3232
ToDo-Listen für HMPs
Das Tool kann genutzt werden um automatisch ToDo-Listen zu generieren
Input ist: HPM-Namenskürzel Startdatum Zeitfenster Pressevorgabe
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)33 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)33
ToDo-Lisen für HMPsGe
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Di 10.10.2006 I1493 NORDIC Walking 7 7 8 0 HSDi 10.10.2006 I1939 Ausfall: Einstieg in die AbenteuerKinderWelt 10/2005-12/2005 0 0 11 0 HSDi 10.10.2006 I1961 AbenteuerKinderWelt 12/2004-06/2004 8 8 9 0 HSDi 10.10.2006 I6590 Tastschreiben am PC 4 6 14 0 HSMi 11.10.2006 I6602 COMPUTERSTAMMTISCH - Interaktiver Workshop 5 6 12 0 HSDi 10.10.2006 I6642 Ausfall: EDV-Basiswissen/Windows 0 0 12 0 HSFr 20.10.2006 I6654 Textverarbeitung - MS-Word 0 6 6 0 HSDi 17.10.2006 I6699 Fit für den Neustart & Wiedereinstieg in den Beruf 6 6 8 0 HSDi 10.10.2006 I6738 Ausfall: Podcasting: Radio zum Mitnehmen 0 0 12 0 HSDo 19.10.2006 I6745 Mozilla Thunderbird - Die Kontrolle über Ihren Posteingang 5 6 6 0 HSSo 15.10.2006 I6757 Visual Basic für Anwendungen (VBA) - Programmierung 3 6 3 0 HSSo 15.10.2006 I6770 Ausfall: DVB-T-Aufnahmen - wie kann ich die Werbung entfernen 0 0 5 0 HS
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Di 10.10.2006 I1402 Ausfall: Fitness - Workout 0 0 12 0 HSMo 16.10.2006 I1485 NORDIC Walking 3 6 10 0 HSDi 10.10.2006 I1939 Ausfall: Einstieg in die AbenteuerKinderWelt 10/2005-12/2005 0 0 11 0 HSDi 10.10.2006 I6590 Tastschreiben am PC 4 6 14 0 HSMi 11.10.2006 I6602 COMPUTERSTAMMTISCH - Interaktiver Workshop 5 6 12 0 HSDi 10.10.2006 I6642 Ausfall: EDV-Basiswissen/Windows 0 0 12 0 HSDi 10.10.2006 I6738 Ausfall: Podcasting: Radio zum Mitnehmen 0 0 12 0 HS
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Di 10.10.2006 I1259 Feldenkrais 9 8 9 3 HSDi 10.10.2006 I1330 Präv. Bewegungsschulung mit Wirbelsäulengym. 15 7 15 1 HSDi 10.10.2006 I1366 Wirbelsäulen- und Ausgleichsgymnastik 10 8 10 3 HSMi 11.10.2006 I1371 Mit Qi Gong die Wirbelsäule beleben 6 3 6 1 HSDi 10.10.2006 I1436 Callanetics & Slimnastic mit Musik 17 7 17 1 HS
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)34 excel-tool der vhs-Vaterstetten (c)34
Der Listgenerator
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)35
Der Listgenerator
…wurde im März 2008 auf Wunsch von Anregungen der Anwender eingearbeitet
Zielsetzung sind:Kursbezogene Listen
Basis: Excel-Spezialfilter für vordefinierte oder schnell neu definierte Listen
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)36
Der Listgenerator
Liste der exportierten Felder(Feld kann auch einfacheingetippt, aus ausgewählt werden)
undoder
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Der Listgenerator
Die Ausgabefelder werden im Ausgabebereich genauso wie im Filterbereich definiert…
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Der Listgenerator
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Der Listgenerator
Die Listendefinitionen können abgespeichert und wiederaufgerufen werden
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Wozu einen Listgenerator?
Schnelle Filter - und Ausgabedefinitionen
Speichern und Rückspeichern der Definitionen
Sehr schnelle Listenerstellung Einfache Handhabung
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Der Listgenerator eignet sich für… Komplexe, selten genutzte benutzerdefinierte
kursbezogenen Listen Immer wiederkehrende kursbezogene Listen lassen
sich schnell erstellen.Filter- und Listeausgabe lassen sich leicht abspeichern und wieder aufrufen.
Beispiele (mit entsprechenden Hinterlegungen): Was beginnt in einem Raum/Gebäude am Vormittag Liste von Kursen mit Anmeldungen die in Kooperation
angeboten werden Liste von Kursen für's Wochenende mit Notizen für
Schließdienst/Hausmeister u.v.m.
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)4242
Referenzen
Bayr. Volkshochschulverband vhs-Vaterstetten vhs-Rosenheim vhs-Prien vhs-Neubiberg/Ottobrunn vhs-Mühldorf vhs-Kitzingen vhs-Starnberger See
Das Tool haben folgende Institution im Einsatz (Stand März. 2008):
vhs-Grafing vhs-Dachau vhs-Unterhaching vhs-Taufkirchen vhs-Sauerlach vhs-Garmisch vhs-Lkr. Regensburg
Darüber hinaus gibt es zahlreiche Anfragen.
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)4343
Kann das Tool an unsere Bedürfnisse angepasst werden? Die Art der
Kursnummer kann leicht konfiguriert werden:Semesterkennung,ggf. vhs-Kennung (für vhs-Verbund)Anzahl der Stellen,Suffixe
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)4444
Wie wird das Tool installiert? Bisher wurde das Tool von
Hubert Schierl - der eng mit der Entwicklung verknüpft ist – vor Ort bei der jeweiligen Einrichtung installiert, konfiguriert und auf die persönlichen Bedürfnisse angepasst.
Eine Einweisung erfolgt gleich im Anschluß Eine weitergehende Schulung (insb. Excel-
Pivot-Tabellen) ist möglich.
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)4545
Weitere Entwicklung
Der bvv möchte das Tool für alle vhsen, die sich am Benchmarking-Projekt beteiligen empfehlen
Vielen vhsen möchten das Tool demnächst implementieren
Bildungseinrichtungen aus Österreich, Italien und Ungarn sind daran interessiert. Geplant ist eine englische Übersetzung des Tools
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)4646
Kosten
Excel-Tool: 450.- EUR Installation/Einweisung nach Aufwand
50.- EUR / Std. Fahrtkosten
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Weitere Tools die an der vhs-Vaterstetten entwickelt wurden Wohnortstatistik
(Analyse und Darstellung von Teilnehmerbelegungen als Relation von Wohnort zu Kursort und umgekehrt)
Qualitätssicherung über elektronisch Auswertbare Fragebögen
statistik-tool der vhs-Vaterstetten (c)4848
Kontakt
Hubert Schierl(stellv. Leiter)
vhs-VaterstettenWendelsteinstr. 1085591 Vaterstetten+49 (0) 8106 / 35 90 20
Mail: [email protected]
Webauftritt des Tools: www.statistik-tool.de
Anfragen für zentrale kostenlose Vorführungen sind willkommen!