start - stadsarkivet · web view2018/11/20 · 2.5 hantera digitala stöd och funktioner39 2.6...

Stadsarkivet Exempel på bevarandeförteckning Sida 1 (43)Informationsförsörjning

Exempel på bevarandeförteckning2018 -

Detta exempel kan man använda som mall vid upprättandet av en ny bevarandeförteckning som utgår ifrån den stadsgemensamma klassificeringsstrukturen, dvs verksamhetsområde 1 och 2 (styrande och stödjande processer).

Inledning

Handlingar som ska bevaras ska förtecknas i en bevarandeförteckning. Bevarandeförteckningen utgår från myndighetens klassificeringsstruktur. Bevarandeförteckningen ska omfatta alla bevarandehandlingar som tillkommit i myndighetens verksamhet. Huvudsyftet med bevarandeförteckningen är att information som ska bevaras ska kunna sökas, nu och i framtiden. Informationen ska vara begriplig över en lång tidsperiod. Därför behöver bevarandeförteckningen innehålla vissa uppgifter som sätter in informationen i sitt sammanhang. Det är inte möjligt att redovisa myndighetens samtliga arkiverade handlingar, dokument för dokument. Förvaringsenhet utgör därför den lägsta nivån i förteckningen. Följande uppgifter ska anges i bevarandeförteckningen:

Namn och beteckning på verksamhetsområdeVerksamhetsområden utgår ifrån de uppdrag som en förvaltning/ett bolag har. Verksamhetsområden är grupperingar av processer som utifrån exempelvis tjänster/produkter eller målgrupp logiskt hör ihop. Alla processer ska sortera under ett verksamhetsområde. Verksamhetsområde utgör den översta nivån i klassificeringsstrukturen, nivån utgör en rubriknivå. Exempelvis 1. Styra, planera och följa upp verksamheten

Namn och beteckning på processgruppIbland finns det processer inom ett och samma verksamhetsområde som logiskt hör ihop. För att få en bättre överblick kan man då gruppera dessa processer i en processgrupp. Precis som verksamhetsområden är processgrupper då bara en rubriknivå. Handlingstyperna redovisas under processerna.

Namn och beteckning på processProcesser är återkommande arbetsflöden, dvs. en kedja av aktiviteter som genomförs då t ex ett ärende handläggs, när en person anställs eller arbetsflödet när ett beslut fattas. Processen har en väl definierad start- och slutpunkt. I klassificeringsstrukturen är processen den lägsta nivån och det är här som handlingarna ska redovisas. Det är i processerna som aktiviteter utförs och som information skapas och används. Alla processer som avsätter handlingar ska finnas representerade i klassificeringsstrukturen. Processer kan ligga direkt under verksamhetsområdet.

Handlingstyper/handlingsslag som redovisas inom processenKategori av allmän handling, t.ex. Protokoll nämnd/styrelse, webbplats. Handlingstyp är medieoberoende, d.v.s. kan bestå av analoga eller digitala handlingar. Det kan vara ett dokument, en uppgift i en databas, ett konto på sociala medier etc.

Handlingar som förvaras separat och beteckning (visas endast när det är tillämpbart)Om det finns handlingar som skapas i processen men som förvaras separat ska det framgå vart de förvaras samt vilken beteckning under denna rubrik.

SekretessInformationsklassning med hänsyn till sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL). Visar om handlingen innehåller uppgifter som kan vara sekretessreglerade samt graden av sekretess. Kategoriseras på följande sätt enligt stadens gemensamma ärende- och dokumenthanteringssystem (eDok) och e-arkivets klassning: 0 Ingen, 10 svag eller 20 stark samt vilken paragraf som är aktuell, exempelvis OSL 39 kap 3§.

Ingen: Denna klass sätts på information som inte omfattas av sekretess.

Svag sekretess: Denna klass sätts på information som omfattas av svag sekretess. Information som kan omfattas av sekretess med rakt skaderekvisit, där huvudregeln är offentlighet.

Stark sekretess: Denna klass sätts på information som omfattas av stark sekretess. Information som kan omfattas av sekretess med omvänt skaderekvisit, där sekretess är huvudregeln.

Pröva mot OSL: Handlingstypen kan innehålla sekretessbelagda uppgifter som omfattas av olika paragrafer med olika grader av sekretess.

PersonuppgifterInformationsklassning med hänsyn till EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och lag (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning. Klassificeringen anger om handlingstypen kan innehålla personuppgifter samt om de kan anses vara publicerbara på internet eller inte. Klassificeringen utgår ifrån tillämpning i e-arkiv Stockholm och eDok. Visar om handlingen innehåller personuppgifter. Kategoriseras 0 Inga, 10 Harmlösa eller 20 Känsliga enligt eDoks och e-arkivets klassning.

Inga: Denna klassificering sätts på information som inte innehåller personuppgift. Med personuppgift menas information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet.

Harmlösa (publicerbara personuppgifter): Denna klassificering sätts på information som bedöms vara harmlös och som kan publiceras, sökas och spridas via internet.

Känsliga (ej publicerbara personuppgifter): Denna klassificering sätts på information som bedöms innehålla integritetskänsliga personuppgifter och där publicering på

internet är oskälig i förhållande till den registrerades rätt till skydd av sina personuppgifter.

Typ av förvaringsenhet/formatVilken typ av förvaringsenhet eller format som handlingarna förvaras i t.ex. arkivbox eller PDF/A.

Förvarings-id (visas endast när det är tillämpbart)Unikt id för förvaringsenhet, endast tillämpbar på analoga handlingar och redovisas därför bara om processen innehåller analoga bevarande handlingar.

OmfattningVilka handlingar förvaringsenheten omfattar. Omfattningen kan exempelvis anges med ett tidsmässig intervall (2007–2008), (födda 1970–1975). eller tematiskt område (Projekt Xerxes).

PlaceringFör digital information behöver anges var informationen lagras, t.ex. i ett visst system eller i e-arkiv Stockholm. För analog information anges placering vid behov.

Anmärkning/sökbegreppÖvrig information som är relevant att beskriva i bevarandeförteckningen. Här kan man även skriva in exempel på sökbegrepp som man kan använda för att hitta informationen.

Innehåll

Inledning...................................................................................................1Namn och beteckning på verksamhetsområde..........................................1

Namn och beteckning på processgrupp.....................................................1

Namn och beteckning på process..............................................................1

Handlingstyper/handlingsslag som redovisas inom processen..................2

Handlingar som förvaras separat och beteckning......................................2

Sekretess...................................................................................................2

Personuppgifter..........................................................................................2

Typ av förvaringsenhet/format...................................................................3

Förvarings-id..............................................................................................3

Omfattning.................................................................................................3

Placering....................................................................................................3

Anmärkning/sökbegrepp............................................................................3

Grupper av handlingsslag.......................................................................60.1 Personalakter.....................................................................................61. Styra, planera och följa upp verksamheten.......................................71.1 Styra och leda verksamheten...............................................................7

1.1.1 Utföra politisk styrning......................................................................7

1.1.2 Samarbeta med utskott och råd........................................................8

1.1.3 Utföra internt ledningsarbete............................................................9

1.1.4 Samverka med personal och fackliga organisationer.....................10

1.2 Planera och följa upp verksamheten..................................................11

1.2.1 Planera verksamheten....................................................................11

1.2.3 Utföra internkontroll........................................................................14

1.3 Utveckla verksamheten......................................................................15

1.4 Hantera extern revision och granskning.............................................16

1.5 Hantera extern dialog.........................................................................17

1.5.1 Hantera synpunkter och klagomål..................................................17

1.5.2 Hantera medborgarförslag..............................................................18

1.6 Hantera remisser...............................................................................19

2. Ge verksamhetsstöd..........................................................................202.1 Hantera personal...............................................................................20

2.1.1 Rekrytera........................................................................................20

2.1.2 Hantera anställning.........................................................................21

2.1.3 Beräkna och betala ut löner och arvoden.......................................22

2.1.4 Hantera personalsociala frågor.......................................................23

2.1.5 Hantera rehabilitering och arbetsskada..........................................24

2.1.6 Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor..................25

2.2 Hantera ekonomi................................................................................26

2.2.1 Hantera intäkter..............................................................................26

2.2.2 Hantera kostnader..........................................................................27

2.2.3 Hantera löpande ekonomiredovisning............................................28

2.2.4 Hantera skatteredovisning..............................................................29

2.3 Köpa in och upphandla......................................................................30

2.3.1 Köpa in och beställa.......................................................................30

2.3.2 Hantera försörjningsupphandling....................................................31

2.3.3 Hantera verksamhetsupphandling..................................................32

2.3.4 Förvalta avtal..................................................................................33

2.4 Informera och kommunicera..............................................................34

2.4.1 Informera och marknadsföra...........................................................34

2.4.2 Kommunicera.................................................................................37

2.4.3 Dokumentera..................................................................................38

2.5 Hantera digitala stöd och funktioner...................................................39

2.6 Hantera lokaler och utrustning...........................................................40

2.7 Hantera säkerhetsfrågor....................................................................41

2.8 Redovisa och förvalta information......................................................42

2.9 Hantera juridiska frågor......................................................................43

Grupper av handlingsslag

0.1 Personalakter

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningAnsökningshandlingar, Handlingar rörande tillsättning, anställningsförhållanden, individuell kompetensutveckling, entledigande, Handlingar rörande pension, avtalsförsäkringar, anställningsstöd, lönebidrag, sjukersättning, kurativ verksamhet, diskrimineringsärenden, disciplinära ärenden, omplaceringsärenden, arbetsskadeärenden, yrkesmässig rehabilitering

0.1 SekretessStark Pröva mot OSL, kan omfattas av sekretess 39 kap 1-3 §§

PersonuppgifterKänsliga

Processer som handlingarna uppstår i Beteckning

Rekrytera 2.1.1Hantera anställning 2.1.2

Beräkna och betala ut löner och arvoden 2.1.3

Hantera personalsociala frågor 2.1.4

Hantera rehabilitering och arbetsskada 2.1.5

Placering Förvarings-ID

Omfattning förvaringsenhet Anmärkning

Arkivlokal

0.1:1 1931 - 1936 Arkivbox Avslutade personalakter sorterade i personnummerordning.

Avslutade personalakter med personer födda efter 1951 förvaras i hängmappar i ett särskilt arkivskåp. Se nedan

0.1:2 1937 - 19420.1:3 1943 - 19470.1:4 1948 - 1951

Arkivskåp 1 1952 - Personalakt, hängmappar

Avslutade personalakter sorterade i personnummerordning

Arkivskåp 2 1952 - Personalakt, hängmappar

Pågående personalakter sorterade i personnummerordning

1. Styra, planera och följa upp verksamheten

1.1 Styra och leda verksamheten

1.1.1 Utföra politisk styrning

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningUppdrag från kommunfullmäktige/KommunstyrelseNämndens reglementeAnslagsbevisProtokoll nämnd/styrelse med bilagor

1.1.1Sekretess Pröva mot OSLPersonuppgifter Harmlösa

Placering Omfattning Förvaringsenhet/format

Anmärkning/sökbegrepp

e-arkiv Stockholm

Här ska det framgå vilka år som är levererade till e-arkiv Stockholm

Här ska det framgå vilket format handlingstypen bevaras i, exempelvis PDF/A

Här ska det framgå vilka sökbegrepp som används för att söka efter informationen när den är levererad till e-arkiv Stockholm

Ärende-hanteringssystem

2018 - PDF/A Exempel på sökbegrepp: ärendemening, datum, process, diarienummer, avsändare/mottagare

1.1.2 Samarbeta med utskott och råd

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningRådsprotokoll med bilagorUtskottsprotokoll med bilagor

1.1.2Sekretess Pröva mot OSLPersonuppgifter Harmlösa




2018 - PDF/A Se ovan

1.1.3 Utföra internt ledningsarbete

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningLedningsgruppens protokoll/anteckningarPolicyer/Strategier/Riktlinjer/Program osvFörordnande av tillfälliga cheferAttestinstruktioner/ Attest- och utanordningsbehörigheterDelegationsordning/ DelegationsförteckningÖverläggningar med fackliga organisationer om principer för löneöversynBeslut om genomförd löneöversynFörhandlingsprotokoll/ dokumentation om avstämning, överenskommelse om lön.

1.1.3SekretessFörhandlingsprotokoll/ dokumentation om avstämning, överenskommelse om lön kan omfattas av svag sekretess 39 kap 3§

Övrigt ingen

PersonuppgifterFörhandlingsprotokoll/ dokumentation om avstämning, överenskommelse om lön kan innehålla känsliga personuppgifter.

Övrigt harmlösa





1.1.4 Samverka med personal och fackliga organisationer

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningFörvaltningsgruppens protokollAnteckningar från arbetsplatsträffarProtokoll från arbetsmiljökommitté/ skyddskommittéMBL-protokoll

1.1.4SekretessMBL-protokoll kan omfattas av svag eller stark sekretess. Pröva mot OSL 19 kap 6-8 §§ och OSL 39 kap 1-3 §§.

Övrigt ingen

PersonuppgifterHarmlösa


Anmärkning/Sökbegrepp



1.2 Planera och följa upp verksamheten

1.2.1 Planera verksamheten

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningVerksamhetsplanBudgetTreårsplan

1.2.1SekretessIngen






1.2.2 Följa upp verksamheten

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningÅrsredovisningVerksamhetsberättelseTertialrapportRevisionsberättelseKvalitetsredovisningsrapporter

1.2.2Sekretess IngenPersonuppgifter Harmlösa

Handlingar som bevaras separat Beteckning

Helårsbokslut med bilagorTertialbokslut med bilagor

1.2.2-1





1.2.2 Följa upp verksamheten

1.2.2-1 Bokslut

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningHelårsbokslut med bilagorTertialbokslut med bilagor

1.2.2-1Sekretess IngenPersonuppgifter Harmlösa

Placering Förvarings-ID

Omfattning Förvaringsenhet/format


Arkivlokal 1.2.2-1:11.2.2-1:2

20182019

Arkivbox Helårsbokslut med bilagorTertialbokslut med bilagor

1.2.3 Utföra internkontroll

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningRisk- och sårbarhetsanalysVäsentlighets- och riskanalysSäkerhetsskyddsanalys

1.2.3SekretessKan omfattas av stark sekretess, pröva mot OSL 18 kap 13 §PersonuppgifterHarmlösa





1.3 Utveckla verksamheten

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningProjekt och utredningar i syfte att utveckla verksamheten, övergripande kvalitetsarbeten och organisationsfrågor.Utvärderingar och marknadsundersökningar/kundundersökningarMedarbetarenkäter med handlingsplanEgna enkäter med sammanställningar av svar

1.3SekretessIngenPersonuppgifterHarmlösa





1.4 Hantera extern revision och granskning

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningHandlingar rörande revision och granskning 1.4

SekretessIngenPersonuppgifterHarmlösa





1.5 Hantera extern dialog

1.5.1 Hantera synpunkter och klagomål

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningInkomna synpunkter och klagomål på verksamheten med tillhörande svar 1.5.1

SekretessPröva mot OSLPersonuppgifterHarmlösa





1.5.2 Hantera medborgarförslag

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningGäller endast för stadsdelsförvaltningarna 1.5.2

Sekretess

Personuppgifter



1.6 Hantera remisser

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningRemissbrevRemissvar

1.6SekretessIngenPersonuppgifterHarmlösa





2. Ge verksamhetsstöd

2.1 Hantera personal

2.1.1 Rekrytera

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningSammanställning över alla sökande till viss anställningSammanställning över alla annonstexter

2.1.1Sekretess IngenPersonuppgifter Harmlösa

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras separat Beteckning

Ansökningshandlingar för sökanden, externt och internt, om sökanden fått tjänstenAnställningsavtalArbetstillståndAnmälan om företrädesrättIntyg om arbetsförmågaSekretessförbindelse/Försäkran om tystnadspliktBeslut om löner och förmåner

För info om sekretess och personuppgifter för handlingar som redovisas separat se 0.1 Personalakter

0.1 Personalakter



e-arkiv Stockholm Ange vilka år som levererats

CSV Exempel på sökbegrepp:Namn på annons och annonsens ref.nr samt ansvariges namn

Jobba i stan 2018 - Exempel på sökbegrepp:Namn på annons och annonsens ref.nr samt ansvariges namn

2.1.2 Hantera anställning

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningUppgifter om personUppgifter om anställning

2.1.2SekretessKan omfattas av stark sekretess, pröva mot OSL 39 kap 3 §Personuppgifter Känsliga


Handlingar rörande anställningsförhållandenHandlingar rörande individuell kompetensutvecklingHandlingar rörande Entledigande


0.1 Personalakter




XML Exempel på sökbegrepp: namn, personnummer

Löne- och personal-administrativt system

2018 - Se ovan

2.1.3 Beräkna och betala ut löner och arvoden

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningKontrolluppgifter till SkatteverketUppgifter om lönLönelista, ackumulerad samtliga anställda under åretKodförteckning till lönelista (löneartskatalog)

2.1.3SekretessKan omfattas av stark sekretess, pröva mot OSL 39 kap 3 §Personuppgifter Känsliga


Handlingar rörande pension


0.1 Personalakter




XML Exempel på sökbegrepp: namn, personnummer

Löne- och personal-administrativt system

2018 - Se ovan

2.1.4 Hantera personalsociala frågor

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen Beteckning

Disciplinåtgärder enligt nämnd- eller delegationsbeslut 2.1.4SekretessIngenPersonuppgifter Känsliga


Handlingar rörande särskilt anställningsstödHandlingar rörande lönebidragHandlingar rörande sjukersättningHandlingar rörande kurativ verksamhetDiskrimineringsärendenDisciplinära ärendenOmplaceringsärenden


0.1 Personalakter





2.1.5 Hantera rehabilitering och arbetsskada

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningAnmälan av arbetsskada i stadens incidentrapporteringssystem 2.1.5

SekretessKan omfattas av stark sekretess, pröva mot OSL 39 kap 1-2 §§PersonuppgifterKänsliga


Anmälan till AFA-försäkring, Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket med eventuella bilagorHandlingar rörande yrkesmässig rehabilitering


0.1 Personalakter



Incidentrapporterings-systemet (IA)

2018 - Exempel på sökbegrepp:Personnummer, namn, e-post, anställningsenhet

2.1.6 Hantera arbetsmiljö och gemensamma personalfrågor

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningHandlingsplan för arbetsmiljö 2.1.6

Utredningar om arbetsmiljöProtokoll från skyddsronderHedersbelöning - Sammanställning av anställdas val av gåvaHandlingar av vikt rörande gemensam personalutbildning och kompetensutveckling

SekretessHedersbelöning - Sammanställning av anställdas val av gåva kan omfattas av stark sekretess pröva mot OSL 39 kap 3 §

Övrigt ingenPersonuppgifterHedersbelöning - Sammanställning av anställdas val av gåva innehåller känsliga (icke publicerbara) personuppgifter

Övrigt harmlösaPlacering Omfattning Förvaringsenhet/

formatAnmärkning/sökbegrepp



2.2 Hantera ekonomi

2.2.1 Hantera intäkter

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningKundreskontra (kundregister med uppgifter om utsända fakturor 2.2.1

och betalningsstatus) SekretessKan omfattas av svag sekretess, pröva mot OSL 21 kap 3 §PersonuppgifterKänsliga


Anmärkning/Sökbegrepp

e-arkiv Stockholm

Ange vilka år som levererats

TXT, PDF/A Handlingarna levereras årligen från Agresso till e-arkiv Stockholm enligt en fastställd anslutningsplan.Stadsledningskontoret har arkivansvar.

Exempel på sökbegrepp: Fakturanummer, kundnummer

Agresso

2018 - Se ovan

2.2.2 Hantera kostnader

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningLeverantörsreskontra (leverantörsregister med uppgifter om inkomna fakturor och betalningsstatus)

2.2.2Sekretess

Kan omfattas av svag sekretess, pröva mot OSL 19 kap 1 §PersonuppgifterKänsliga



e-arkiv Stockholm



Exempel på sökbegrepp: Fakturanummer, kundnummer

Agresso

2018 - Se ovan

2.2.3 Hantera löpande ekonomiredovisning

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningGrundbok/huvudbokGällande ekonomimodell (kontoplan och konteringsdimensioner)

2.2.3SekretessKan omfattas av svag

sekretess, pröva mot OSL 19 kap 1 § och 21 kap 3 §PersonuppgifterKänsliga



e-arkiv Stockholm



Exempel på sökbegrepp: Räkenskapsår, klient och verifikationsnummer, Leverantörs- ochkundnummer

Agresso

2018 - Se ovan

2.2.4 Hantera skatteredovisning

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningProcessen avsätter inga bevarandehandlingar

Sekretess

Personuppgifter

Placering Omfattning Förvaringsenhet/


2.3 Köpa in och upphandla

2.3.1 Köpa in och beställa

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningInnehåller inga bevarandehandlingar

Sekretess

Personuppgifter



2.3.2 Hantera försörjningsupphandling

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningInnehåller inga bevarandehandlingar

Sekretess

Personuppgifter



2.3.3 Hantera verksamhetsupphandling

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningAnskaffningsbeslutUpphandlingsdokument (förfrågningsunderlag)

2.3.3Sekretess

Antagna anbud/offerter med bilagorAnbudsöppningsprotokollUtvärderingsprotokollFörhandlingsprotokollFörfrågningar och begärda förtydliganden, kompletteringar med svarTilldelningsbeslutUpplysning om tilldelningsbeslutUnderrättelse och beslut om avbruten upphandlingRapport om avslutad upphandling (upphandlingsrapport)

Anbud och uppgifter som rör anbuden kan omfattas av svag sekretess efter att den absoluta sekretessen upphört, pröva mot OSL 19 kap 1-3 §§ & 31 kap 16-17 §§

PersonuppgifterAnbud kan innehålla känsliga personuppgifter.



Ärendehanterings-system


2.3.4 Förvalta avtal

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningAvtal/kontrakt med bilagorAvtalsförlängningarAvtalsuppsägningar

2.3.4SekretessKan omfattas av svag

TilläggsavtalProtokoll/anteckningar från möten med leverantörerBeslut rörande avtalet under avtalsperiodenKorrespondens som påverkar avtalet

sekretess, pröva mot OSL 19 kap 1-3 §§ & 31 kap 16-17 §§






2.4 Informera och kommunicera

2.4.1 Informera och marknadsföra

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningPressutskickNyhetsbrevTrycksaker, publikationer, program, broschyrer, affischer, annonser

2.4.1

Sekretess

IngenPersonuppgifterHarmlösa

Handlingar som bevaras separat BeteckningWebbplatser och intranätLjudupptagningar och filmer

2.4.1-12.4.1-2






2.4.1-1 Webbplatser och Intranät

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningWebbplatser Intranät

2.4.1-1Sekretess Ingen

Personuppgifter Harmlösa



e-arkiv Stockholm 2018-02-10 HTML, XML, XHTML https://stadsarkivet.stockholm.se/

Exempel på sökbegrepp: namn på webbplatsen och datum/årtal.


2.4.1-2 Filmer

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningFilmer 2.4.1-2

Sekretess Ingen

https://stadsarkivet.stockholm.se/

Personuppgifter Harmlösa



e-arkiv Stockholm 2018

MP4 Onsdagshistorier

Exempel på sökbegrepp: Tema, föreläsare, årtal/datum

http://video.stockholm.se/

2018 - MP4Se ovan

2.4.2 Kommunicera

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningSociala medier (t.ex. Facebook, Twitter, Instagram) 2.4.2

SekretessPröva mot OSL




e-arkiv Stockholm

2018-05-14 WARC https://www.facebook.com/ Stockholmsstadsarkiv/

Facebooksidan samlas in en gång per år.

Exempel på sökbegrepp: Datum

https://www.facebook.com/ Stockholmsstadsarkiv/

2018 -

2.4.3 Dokumentera

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningPressklipp om verksamheten 2.4.3

SekretessIngen

https://www.facebook.com/%20Stockholmsstadsarkiv/

https://www.facebook.com/%20Stockholmsstadsarkiv/






2.5 Hantera digitala stöd och funktioner

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningKravdokumentation för ett egenutvecklat systemSystemdokumentation för ett egenutvecklat system

2.5Sekretess IngenPersonuppgifter Harmlösa





2.6 Hantera lokaler och utrustning

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningHyresavtal med tillhörande handlingar 2.6

Sekretess IngenPersonuppgifter Harmlösa


Inventarieförteckningar

Årlig version ingår och arkiveras i bokslutet. För info om sekretess och personuppgifter se beteckning 1.2.2

1.2.2





2.7 Hantera säkerhetsfrågor

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningPolisanmälningar med bilagorUtredningar rörande tillbud och incidenter som ligger utanför IA Handlingar rörande informationssäkerhetHandlingar rörande säkerhetsskydd

2.7SekretessKan omfattas av svag sekretess, pröva mot OSL, exempelvis 18 kap 1 §Personuppgifter

KänsligaPlacering Omfattning Förvaringsenhet/

formatAnmärkning/Sökbegrepp



2.8 Redovisa och förvalta information

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningDiarieplan/registreringsplanInformationsredovisning (arkivbeskrivning, bevarandeförteckning, hanteringsanvisningar och klassificeringsstruktur)Framställningar och beslut enligt stadens arkivreglerAvslagsbeslut med besvärshänvisning och tillhörande handlingarHandlingar rörande leveranser av arkivhandlingarRegister över behandling av personuppgifter (Registerförteckning)

2.8Sekretess IngenPersonuppgifter Harmlösa

Anmälningar till Datainspektionen


Personuppgiftsbiträdesavtal

Redovisas och förvaras tillsammans med det befintliga avtalet. Kan exempelvis vara en bilaga till ett befintligt avtal. Se exempelvis 2.3.4 Förvalta avtal.

2.3.4 Förvalta avtal





2.9 Hantera juridiska frågor

Handlingstyp/handlingsslag som bevaras inom processen BeteckningBegäran om ersättningsanspråk/ skadeståndsanspråk Handlingar i tvisteärendenHandlingar i överprövningsärendeHandlingar i överklagningsärendeJuridiska utredningar

2.9SekretessKan omfattas av svag sekretess, pröva mot OSL 19 kap 9 §PersonuppgifterBegäran om

ersättningsanspråk/ skadeståndsanspråk kan innehålla känsliga uppgifter





start - stadsarkivet · web view2018/11/20 · 2.5 hantera digitala stöd och funktioner39 2.6...

Documents