standardizarea activitĂŢii juridiceprefecturacluj.ro/departmentfilehandler/0/0/659.pdf ·...

9
STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICE PROMOVAREA APLICĂRII UNITARE ŞI TRANSPARENTE A ACTELOR NORMATIVE UN PAS IMPORTANT PENTRU MODERNIZAREA INSTITUŢIONALĂ GUVERNUL ROMÂNIEI MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR INSTITUŢIA PREFECTULUI JUDEŢUL CLUJ „Mecanisme moderne pentru o administraţie eficientă”- exemplu de buna practica BUCURESTI, 11 OCTOMBRIE 2011

Upload: others

Post on 11-Jan-2020

49 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICE

PROMOVAREA APLICĂRII UNITARE ŞI TRANSPARENTE A ACTELOR NORMATIVE

UN PAS IMPORTANT PENTRU MODERNIZAREA INSTITUŢIONALĂ

GUVERNUL ROMÂNIEI

MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

„Mecanisme moderne pentru o administraţie eficientă”- exemplu de buna practica

BUCURESTI, 11 OCTOMBRIE 2011

Page 2: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

Prin strategia de dezvoltare, Instituţia Prefectului judeţului Cluj şi-a conturat şi

asumat următorul obiectiv - Eficientizarea activităţii de verificare a legalităţii

actelor prin standardizarea activităţilor specifice, comunicarea unitară a

noutăţilor legislative şi a interpretărilor acesteia şi îmbunătăţirea colaborării cu

instituţiile publice şi cu instanţele judecătoreşti din judeţului Cluj.

Cadrul comun de auto-evaluare a modului de funcţionare a instituţiilor publice

(CAF) este un instrument de management care a contribuit, alaturi de alte

instrumente ca analiza SWOT, discuţii tematice cu angajaţii, cu coordonatorul

componentei juridice, la conturarea unei imagini de ansamblu a performanţelor

acesteia, dar şi a deficienţelor, fiind identificate pârghii specifice de acţiune.

`

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

Page 3: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

Aspecte problematice identificate:

Neutilizarea sistemului de înregistrare electronică a corespondenţei,

Inexistenţa unor proceduri de lucru standardizate,

Insuficienta promovare a rolului de consiliere şi îndrumare legislativă al instituţei,

Fişele de post -multe atribuţii specifice-foarte diferite între ele,

Inexistenţa unor criterii unice de prioritizare a dosarelor în lucru

Consumul mare de timp al juriştilor pentru îndeplinirea unor formalităţi administrative,

Inexistenţa unei analize a nevoilor de formare si a unei planificări a fomării profesionale

Numărul mare de întrebări privind aceleaşi aspecte legislativ.

Insuficienta colaborare cu reprezentanţii instanţelor judecătoreşti pentru crearea unor

practici judiciare unitare pentru speţe similare

Page 4: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

PRIORITATEA ZERO

modernizarea şi creşterea calităţii analizei legalităţii actelor administrative de la nivelulul judeţului Cluj, prin promovarea informării şi interpretării corecte şi unitare a prevederilor legale, în relaţia cu unităţile administrativ-teritoriale si cu alte institutii de profil, prin redefinirea priorităţilor şi a atribuţiilor specifice juriştilor angajaţi.

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

Page 5: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

…PAS CU PAS …

Identificarea şi promovarea unor modalităţi transparente şi unitare de comunicare rapidă a

modificărilor legisltative. Forumul de discutii creat pe site-l instituţiei promoveaza ultimele

modificări legisltative, afişează întrebări şi răspunsuri unitare specifice,

Simplificarea procedurilor administrative - constituirea unei evidenţe electronice a dosarelor

în lucru, respectiv a etapei de soluţionare a acestora, a unor proceduri standardizate de

lucru în relaţia cu autorităţile publice locale,

Creşterea responsabilităţii şi autonomiei personalului angajat - stabilirea unor regulamente

unitare, în paralel cu încurajarea delegării şi asumării rapide a altor sarcini de către

angajaţi,

Prioritizarea dosarelor în lucru conform unor criterii unitare aprobate,

identificarea unor indicatori de performanţă pentru activitatea juridică,

Analiza nevoilor de formare specifice fiecarui post şi participarea juriştilor la cursuri de

perfecţionare pe domenii de actualitate,

Îmbunătăţirea colaborării cu instanţele de judecată în vederea creării unor practici judiciare

unitare şi coerente.

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

Page 6: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

Măsurile de modernizare

noiembrie 2009 – februarie 2010 :

Utilizarea unei evidenţe informatizate a documentelor, a circuitului lor şi a modului lor

de soluţionare,pri untilizarea unei aplicatii electronica,

Evidenţierea în format electronic a numărului de dosare în lucru în domeniul restituirii

proprietăţii, a stadiului lor de soluţionare, precum şi a demersurilor instituţionale

efectuate pentru soluţionarea lor,

Stabilirea unor reguli/proceduri de lucru în format standardizat, uşor accessible şi

utilizabile, asumarea lor de către personalul angajat,

Degrevarea juriştilor de unele activităţi de rutină cum ar fi de ex. înregistrarea şi

verificarea unor acte şi preluarea acestora de către alte persoane din cadrul altor

compartimente

Desemnarea unei persoane din cadrul compartimentului de relaţii publice pentru

preluarea apelurilor telefonice şi a actelor necesare pentru completarea dosarelor

în domeniul restituirii proprietăţii,

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

Page 7: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

Au fost modificate şi standardizate fişele de post ale juriştilor astfel încât atribuţiile

specifice postului de jurist să se regăsească în toate fişele de post, asigurându-se

astfel o preluare mai uşoară a atribuţiilor specifice altui coleg jurist,

Aprobarea Regulamentului de organizare şi funcţionare a instituţiei şi a celui de

organizare internă, ambele afişate pe site-ul instituţiei,

Identificarea şi aplicarea unei metode unice, general aplicabile la nivelul structurii, de

prioritizare a soluţionării dosarelor,

Aprobarea unor indicatori de performanţă pentru evaluarea activităţii juridice, pentru

evidenţierea performanţelor specifice,

Analiza nevoilor actuale de formare specifice structurii juridice şi planificarea

participării la cursuri de formare profesională pentru jurişti în funcţie de domeniile de

interes identificate şi de bugetul limitat alocat,

Intâlniri cu preşedinţii de instanţe- Curtea de Apel, Tribunalul şi Judecătoria Cluj

pentru a analiza posibilitatea adoptării unor practici judiciare unitare în situaţii

similare din domeniul legilor fondului funciar şi ale restituirii proprietăţii

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

Page 8: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

LECŢII ÎNVĂŢATE

Conturarea şi implementarea instrumentelor de lucru este accelerată dacă toţi membrii

structurii contribuie la elaborarea lor, doresc aplicarea lor, şi le asumă şi propun adaptarea

lor la noile realităţi.

Delimitarea mai clară a sarcinilor de serviciu, degrevarea de unele sarcini administrative şi

utilizarea la maximum a timpului de lucru pentru soluţionarea unui număr cât mai mare de

dosare în domeniul restituirii proprietăţii a contribuit la sporirea randamentului direcţiei

juridice.

Unor unităţi adminsitrativ-teritoriale le lipseşte exerciţiul utilizării unor astfel de mijloace de

comunicare gen forum de discuţii, ei fiind obişnuiţi să scrie întrebări sau să discute verbal

Eficienţa intervenţiilor în paralel, atât la nivel operaţional precum şi la nivel managerial prin

sprijinul acordat de conducera instituţiei pentru îndelinirea obiectivelor asumate,

Colaborarea cu instanţele în procesul de stabilire a unor interpetări unitare a prevederilor

legilor la nivelul judeţului Cluj asigură coerenţă în aplicarea legilor. Acest demers sporeşte

şi gradul de încredere al cetăţenilor în instituţii, garantând modernizarea soluţiilor şi

adaptarea lor la evoluţiile actuale ale societăţii.

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ

Page 9: STANDARDIZAREA ACTIVITĂŢII JURIDICEprefecturacluj.ro/DepartmentFileHandler/0/0/659.pdf · standardizarea activitĂŢii juridice promovarea aplicĂrii unitare Şi transparente a

IN LOC DE CONCLUZII …

Utilizarea concomitentă a unor pârghii diferite de actiune a contribuit

la o nouă abordare a managementului instituţional

Metoda de modernizare aplicată - un pas esenţial în restructurarea

întregii instituţii.

Evidenţierea rolului instituţiei de garantare a legalităţii actelor

administrative de la nivelul judeţului Cluj, prin toate mijloacele de

comunicare, în interpretarea unitară a prevederilor legale şi în

diseminarea în timp real a acestora.

***

GUVERNUL ROMÂNIEI - MINISTERUL ADMINISTRATIEI SI INTERNELOR

INSTITUŢIA PREFECTULUI –JUDEŢUL CLUJ