32 april 2013 TIJDSCHRIFT CONTROLLING TIJDSCHRIFT CONTROLLING april 2013

Stabiele management informatie

GEEFT RUST

Informatiemanagement

Case Endemol: buiten de oude IT-structuren denken

33april 2013 TIJDSCHRIFT CONTROLLING TIJDSCHRIFT CONTROLLING april 2013

Endemol Group, met meer dan tachtig dochterondernemingen in 31 landen, zocht naar stabiliteit in haar !nanciële informatiesystemen. Met de implementatie en vervolgens het uitbesteden van hosting & support van SAP Business Planning and Consolidation is een betrouw-baar managementinformatie platform gecreëerd. Michel Vermeij en Pascal Pater van Endemol vertellen hoe dit zowel voor IT en group controlling als de eindgebruikers rust geeft.

Endemol Group gebruikt SAP BPC al langere tijd voor haar !nanciële rapportages. Vorig jaar stond de or-ganisatie voor de keuze tussen interne of externe hosting en beheer. ‘Er was een momentum om te

kijken naar huisvesting van SAP BPC,’ vertelt Pascal Pater, head of Group IT bij Endemol Group. ‘Historisch gezien is de SAP BPC lastige materie voor de interne ICT-organisatie. Systeem-beheerders hadden vaak moeite om de SAP BPC oplossing te doorgronden en technisch te beheren, met als gevolg dat in tijden van nood oplossingen niet altijd goed uit de verf kwa-

men. Mede daarom hebben wij gekozen voor outsourcing naar mensen die verstand hebben van het pakket.’

‘Als je intern host, zit je al gauw op een achterstand’‘Technische IT-mensen hebben moeite met het begrijpen van SAP BPC, zo is gebleken,’ zegt hij. ‘Systeembeheerders zijn vaak (te) druk met andere zaken waardoor de aan-dacht voor SAP BPC soms verzwakt.’ Michel Vermeij, con-troller bij Endemol Group, beaamt dit. ‘Een systeembe-

Tekst: Daniëlle Gruijs Foto’s: Nationale Beeldbank en Kees-Jan Bakker Fotogra!e

Daniëlle Gruijs is merk & communicatieadviseur bij Spring!sh

Trends in outsourcingBij veel organisaties is de interne IT-afdeling inmiddels verantwoordelijk voor een veelheid aan systemen, waaronder !nanciële rapportagesyste-men. Het is bijna onmogelijk om voor al die systemen specialisten in huis te hebben. Hierdoor weet men van alle systemen wel wat, maar van niet één echt genoeg om alles te kunnen.Het outsourcen van shared competence centers was een logische stap. Het vervolgens verplaatsen van de shared competence centers naar lage lonen landen als India was een ontwikkeling met grote globale gevolgen. Veel organisaties komen hier nu echter van terug. Taal- en cultuurbarriè-res blijken groter dan aanvankelijk gedacht, en organisaties hebben het gevoel dat ze een ‘nummer’ zijn.

‘Local outsourcing’Daarom kiezen steeds meer organisaties bij het uitbesteden van hun ac-tiviteiten voor ‘local outsourcing’, ook wel ‘near shoring’ of ‘domestic out-sourcing’ genoemd. Lokale bedrijven, die snel kunnen schakelen doordat ze de organisatie, cultuur en taal goed kennen en zich in dezelfde tijdzo-ne bevinden. Uit een Amerikaans onderzoek van outsourcing analist HfS Research, blijkt dat 75 procent van de ondervraagden aangaf dat ‘domestic it-service aan-bieders’ goed cultureel begrip en communicatieve vaardigheden toonden, terwijl maar 30 procent dit vond van outsourcingspartijen in India. Ook vond 82 procent van de ondervraagden dat de systeembeheerders bij lokale out-sourcers goed scoorden op begrip van de business en 72 procent vond dit over het tonen van initiatief. Vergelijk dit met respectievelijk 37 en 38 pro-cent voor de systeembeheerders in India. Focus op het primaire procesBij veel organisaties zie je inmiddels een meer genuanceerde outsourcings-strategie de overhand krijgen, waarbij onderscheid gemaakt wordt naar de aard van het proces dat uitbesteed wordt.

De centrale functie van de interne IT-organisatie verschuift naar het on-dersteunen van het primaire bedrijfsproces. Dáár dient men alles van te weten. Vaak is dit proces ook zeer speci!ek voor de organisatie; er kunnen dus daadwerkelijk kosten- en concurrentievoordelen gehaald worden door IT-kennis en kennis van de kernactiviteit te combineren. Hier zien we een trend van insourcing: het ongedaan maken van eerder uitgevoerde uitbestedingen. Bijvoorbeeld bij GM waar de strategie van CIO Randy Mott met een budget van 150 miljard dollar heeft geresulteerd in het (opnieuw) inhuren van 10.000 eigen IT professionals.

Gespecialiseerde niche partijenDe ondersteuning van niet-primaire bedrijfsprocessen, zoals het !nanciële rapportageproces, zal wel meer en meer ge-outsourced worden. Het is voor bedrijven niet rendabel om voor al deze systemen de benodigde kennis zelf in huis te hebben. Maar bij de uitbesteding van deze processen gaat het wel steeds vaker om kleine, specialistische deelcontracten met verschillen-de partijen, in plaats van monstercontracten met één grote partij. Terwijl het aantal grote en middelgrote uitbestedingscontracten dat per jaar wordt afgesloten sinds 2002 niet meer groeit, is het aantal contracten met een waarde van 100 miljoen per jaar of minder verdrievoudigd, blijkt uit on-derzoek van Information Services Group. Gespecialiseerde niche partijen hebben meer kennis van het speci!eke proces en de bijbehorende syste-men dan generieke dienstverleners.

Financiële processenDe IT-ondersteuning en hosting van !nanciële processen zal steeds meer buiten de deur komen te liggen, bij gespecialiseerde lokale partijen die de organisatie en haar processen goed kennen. Kosten worden transpa-rant, kennis loopt niet meer weg: het wordt geleverd als onderdeel van de applicatie.

34 april 2013 TIJDSCHRIFT CONTROLLING TIJDSCHRIFT CONTROLLING april 2013

heerder die er wel zoveel van weet, is extern meer waard. Hierdoor zit je al gauw op een achterstand als je intern host. Voor ons een belangrijke beweegreden om hosting en beheer onder te brengen bij een externe partij.’ Na de implementatie van SAP BPC door consultancy orga-nisatie Finext, heeft Endemol de hosting & support van haar !nanciële informatiesystemen geoutsourced naar Swap Support. ‘Als zusterorganisatie van Finext werken we regelmatig nauw samen in trajecten met zowel imple-mentaties als beheer & onderhoud,’ vertelt Wietse Mol. Hij is vanuit beide zusterorganisaties al jaren betrokken bij de !nanciële informatiesystemen van Endemol.

Piekbelasting op bedrijfskritisch systeem ‘Binnen Endemol Group hebben we complexe systemen die zeven dagen per week, 24 uur per dag beschikbaar moeten zijn,’ vertelt Michel Vermeij. ‘Bij Endemol denken mensen aan programma’s als Goede Tijden, Slechte Tijden, maar inmiddels zitten we met meer dan tachtig bedrijven in 31 landen en wordt de meerder-heid van de omzet in het buitenland gerealiseerd. ’s Nachts wordt er in Australië gewerkt, op zondag in het Midden Oosten. Op al die momenten moet het systeem bereikbaar zijn.’Bedrijfskritische !nanciële rapportagesystemen kenmer-ken zich bovendien door een hoge piekbelasting, gaat Mi-chel Vermeij verder. ‘Honderd man gebruikt het systeem intensief gedurende drie tot vier dagen per maand, de rest van de tijd wordt het slechts door een handvol men-sen op het hoofdkantoor gebruikt. Maar tijdens die vier

dagen per maand is het systeem kritisch voor de organi-satie, tot aan de raad van bestuur toe.’ ‘Tijdens de piekbelasting hebben we snel een oplossing nodig als er iets mis gaat. Dit is een van de redenen waar-om we kozen voor het uitbesteden van beheer & onder-houd, ik wilde gegarandeerd een goede omgeving voor SAP BPC,’ zegt Pascal Pater. ‘Anders ben je aangewezen op de support service van sap vanuit India, Ierland of de VS, op die afstand word je snel een ticket nummer. Met een loka-le partner voor hosting & support hebben we directe lij-nen en snelle service, zonder logge procedures. Daarmee win je tijd, tijdens een afsluiting essentieel.’‘SAP neemt goed de verantwoordelijkheid voor de stan-daard werking van het standaard product,’ zegt Wietse Mol. ‘Maar veel problemen hebben met het speci!eke sys-teem van de organisatie te maken, waardoor je mensen nodig hebt die het betreffende systeem kennen.’

MigratieprocesHet migratieproces van intern beheer naar outsourcen is goed verlopen, zeggen Pascal Pater en Michel Vermeij. ‘De externe systeembeheerders hebben voldoende ruimte ge-kregen om de technische systemen en infrastructuur goed op te zetten. Daarna is de datamigratie probleemloos ver-lopen,’ zegt Pascal Pater. ‘In plaats van naar deur A gaan we nu naar deur B.’ Michel Vermeij vertelt dat hij vanuit zijn rol zelfs weinig gemerkt heeft van het migratieproces. ‘De overgang verliep op tijd, we merkten niet veel impact op de !nanciële processen tijdens de migratie.’ Een migratieproces is bovendien een goed moment om

15Rubriek

‘Als er iets fout gaat, is er nu een achtervang die het product door en door kent, en ook onze speci!eke con!guratie,’ zegt Michiel Vermeij (r). ‘Dit heeft een positief

effect op de responstijd.’ V.l.n.r. Pascal Pater, Wietse Mol en Michel Vermeij.

Informatiemanagement

35april 2013 TIJDSCHRIFT CONTROLLING TIJDSCHRIFT CONTROLLING april 2013

over te gaan naar de volgende versie van het management-informatiesysteem. ‘Tijdens de datamigratie en outsour-cing hebben we ook meteen de migratie naar de volgende versie van SAP BPC gedaan,’ vertelt Wietse Mol.

Interne rustVermeij en Pater zijn positief over de resultaten van het outsourcen van hosting & support. ‘De mensen van Swap Support doen er alles aan om zaken opgelost te krijgen; geen negen-tot-vijf-mentaliteit, maar gewoon zorgen voor de oplossing,’ zegt Vermeij. ‘Het levert mij een beheerste, stabiele en veilige omgeving op,’ vertelt Pascal Pater. ‘Ik ben af van patches, servers en dergelijke, terwijl ik alles in de gaten kan houden via rap-portages. Zo heb ik toch controle over wie wat in het sys-teem doet en hoe, tot de externe beheerpartij aan toe.’‘Als er iets fout gaat, is er nu een achtervang die het pro-duct door en door kent, en ook onze speci!eke con!gura-tie,’ zegt Michel Vermeij. ‘Dit heeft een positief effect op de responstijd. Als het mis gaat, is het altijd in de afslui-ting, en vaak ook nog in de kwartaal- of jaarafsluiting. Je wint dan al een uur als de telefoon meteen wordt opgeno-men en de kwestie direct wordt opgelost.’‘Binnen de interne IT-omgeving ontstaat rust,’ zegt Pas-cal Pater. ‘Hierdoor hebben wij tijd om ons met andere zaken bezig te houden.’ Er zijn veel ontwikkelingen bin-nen Endemol die een effect hebben op de dagelijkse ope-ratie. ‘We krijgen veel ad hoc vragen, herberekeningen en scenario’s, waar we nu goed aan kunnen voldoen,’ zegt Michel Vermeij. ‘Dan zie je ook waarom de syste-men zo stabiel en "exibel moeten draaien,’ gaat Pascal Pater verder.

Imago naar de dochterondernemingenOok de eindgebruikers binnen Endemol zijn positief. ‘Er is een hoge beschikbaarheid van het systeem, zegt Michel Vermeij. ‘De ervaring leert dat het nu beter draait dan hier-voor.’ ‘De bereikbaarheid van het systeem is meer gega-randeerd, de omgeving is veilig. Daarbij is de snelheid en performance van het systeem erg goed,’ zegt Pascal Pater. ‘Het is gewoon een hele goede omgeving.’

Eén geheelDoor het combineren van de benodigde externe expertise in implementatie, hosting en beheer & onderhoud, heeft Endemol één aanspreekpunt bij haar outsourcingspartij voor alle activiteiten rondom het management rapporta-gesysteem. ‘Er is inhoudelijke kennis van het product, de hardware en het operating systeem. Het is op alle fronten een hoogwaardig team dat daar zit, zowel functioneel als technisch,’ zegt Michel Vermeij. ‘De mensen kennen onze applicatie goed en begrijpen onze business.’ ‘Naast de beheer & supportorganisatie kunnen we ook het projectenbedrijf van onze zusterorganisatie inzetten,’ zegt Wietse Mol. ‘De beheerdesk is niet ingericht op het doen van grote implementaties, wij kunnen onderling overleg-gen wanneer welke expertise nodig is.’

SAP in the cloudVoor de toekomst wil Pascal Pater naar een SaaS-model voor !nanciële consolidatie en rapportages. ‘We willen graag diensten kunnen afnemen naar gelang het bedrijf hier be-hoefte aan heeft. Een vast bedrag per gebruiker per dienst per maand is de toekomst. Dat is "exibel en transparant.’ ‘SAP moet de cloud in, maar dan wel via de partners,’ gaat hij verder. ‘De partners hebben absolute toegevoegde waar-de voor het inrichten en beheren van het platform. Boven-dien is de klantrelatie van essentieel belang. Ook voor sap zelf is dit beter. Een lokale hosting & support organisatie heeft een open mind set bij het zoeken naar oplossingen omdat ze ook met andere producten werken.’

‘Denk buiten de oude IT-structuren’‘Als IT moet je niet alles willen, soms moet je dingen be-leggen bij mensen die er meer kaas van hebben gegeten. Financiële informatiesystemen zijn zo kritisch voor een organisatie,’ zegt Pascal Pater gevraagd naar advies voor organisaties die stabiliteit in hun !nanciële informatiesys-temen willen brengen. ‘Ga voor rust, ga met de experts om de tafel zitten en probeer buiten de oude IT-structu-ren te denken.’