Spotkania z wiedzą

webinarium

Korespondencja Seryjna

Co to jest korespondencja seryjna

• Korespondencja seryjna - technika tworzenia w edytorze tekstów jednobrzmiących dokumentów, różniących się jedynie zawartością kluczowych pól dokumentu, które są automatycznie wypełniane treścią pól pobieranych z zewnętrznej bazy danych.

• Utworzenie korespondencji seryjnej wymaga napisania dokumentu wzorcowego z tekstem oraz wstawienia do niego pól odpowiadających np. bazie adresowej - imię, nazwisko, adres pocztowy, adres e-mail itd. W chwili połączenia dokumentu wzorcowego z zewnętrzną bazą danych powstanie seria zindywidualizowanych dokumentów, w których pole "imię" zostanie wypełnione imionami z bazy, pole "nazwisko" nazwiskami z bazy itd. Seria takich dokumentów może służyć jako zwykłe listy, poczta elektroniczna, faks, etykiety, koperty itp.

• Technika ta znacznie ułatwia i przyspiesza prowadzenie korespondencji z wieloma osobami, zastępując staromodne techniki sprzed ery komputerowej, w której napisanie tego rodzaju dokumentu wymagało zazwyczaj ręcznego redagowania każdego listu z osobna.

Korespondencję seryjną w MS Word 2007/2010

uruchamiamy klikając zakładkę Korespondencja

W menu Korespondencja – rozpoczynamy naszą pracę w bloku – Rozpoczynanie korespondencji seryjnej – opcja Rozpocznij korespondencję seryjną

Tworząc list (dokument seryjny) wybieramy opcję List. Następnie musimy wybrać adresatów (opcja Wybierz adresatów ), czyli jeśli tworzymy po raz pierwszy dany dokument – tworzymy tabelę bazy danych i wybieramy opcję wpisz nową listę

Baza danych

Wpisując dane do bazy (tabeli) musimy wiedzieć dokładnie jakie pola (kolumny) z danymi chcemy wykorzystać w naszej korespondencji. Stąd na następnym slajdzie będzie przykład dokumentu korespondencji seryjnej, w którym pola korespondencji (kolumny w tabeli) zaznaczone są kolorem niebieskim.

Warszawa 2012-05-28

Imię Nazwisko

Adres

Kod miejscowość

Uprzejmie informujemy że decyzją Komisji Kwalifikacyjnej (nie) został/a Pan/i

przyjęty/a na Podyplomowe Studia Techniki Informatyczne w Bankowości.

Komunikat

Z poważaniem

Przewodniczący Komisji Kwalifikacyjnej

Widzimy gotowe pola (kolumny) w bazie, które są domyślne (wykonane jako przykład) i nie pasują do naszego dokumentu – wybieramy opcję Dostosuj kolumny

Usuwamy wszystkie niepotrzebne pola (Usuń). Dodajemy pola imię, nazwisko, kod, miejscowość

Pojawia się okno zapisu naszej bazy – zapisujemy pod dowolną nazwą (baza domyślnie zapisuje się w folderze Moje źródła danych w Moje dokumenty danego użytkownika Windows)

Piszemy nasz dokument, a w miejscach gdzie ma się pojawić pole korespondencji wybieramy Wstaw pole koresp. ser.

Po wpisaniu treści dokumentu wybieramy opcję Podgląd wyników i możemy przeglądać pisma do naszych adresatów

Aby ukończyć korespondencję – wybieramy opcję – Zakończ i scal – edytuj poszczególne dokumenty

A następnie w opcji Scal rekordy – Wszystko i OK

Dodatek LiveWeb

Dodatek LiveWeb

• Darmowy dodatek, który można pobrać z sieci i zainstalować na swoim komputerze.

• Dzięki LiveWeb mamy możliwość prezentacji stron internetowych w naszej prezentacji w czasie rzeczywistym.

Korzystanie z LiveWeb Krok po kroku

• Na karcie Wstawianie klikamy w grupie LiveWeb ikonkę Web Page.

Ekran powitalny.

Na samym początku pojawia się ekran powitalny informujący nas

że dzięki temu kreatorowi dodamy do naszej prezentacji stronę

internetową. Zaznaczając opcję „Do not show…” ekran powitalny

nie będzie się więcej pojawiał.

Krok 1.

• W pierwszym kroku w polu w którym jest ustawiony kursor wprowadzamy adres strony internetowej którą chcemy pokazać. Następnie klikamy Add.

Krok 1. c.d.

• Po kliknięciu na przycisk Add, mamy możliwość dodania do naszej prezentacji kolejnych stron powtarzając po kolei krok 1.

Krok 2.

• W kolejnym kroku zaznaczamy pierwszą opcję dzięki której strona internetowa w naszej prezentacji będzie automatycznie odświeżana.

Krok 3.

• W tym kroku wprowadzamy jaką część slajdu będzie zajmowała strona www oraz w której części slajdu powinna się wyświetlać.

Krok 3. c.d.

• Jeżeli w naszej prezentacji będzie prezentowanych kilka różnych stron dla ułatwienia można zaznaczyć opcję.

Krok 4. • Jeżeli od razu po dodaniu strony internetowej

do naszego slajdu chcemy przejść do pokazu slajdu zaznaczamy opcję „Run show..”, następnie klikamy Finish.

Komunikat

• Na samym końcu pojawia się komunikat informujący nas o pozytywnym przebiegu procesu dodawani strony internetowej do naszej prezentacji.

Zaproszenie

„Spotkania z wiedzą” 2013

Temat 1: Korespondencja Seryjna w MS Word

• 24.01 Warszawa

• 31.01 Kraków

• 1.02 Katowice