BUSINESS ENTERPRISE PROGRAM OF OREGON SPECIAL MEETING

Date: Thursday, May 3, 2018Time: 3:00 pm

OREGON COMMISSION FOR THE BLIND535 SE 12th Avenue (Portland office)

Conference line: 404-443-6397Participant code: 943611#

Agenda • Any of the agenda items listed below may become an action item.• Any of these items may be a conflict of interest. 1. Call to Order

2. Adoption of Minutes

3. Public Comment

4. Sub-Committee Businessa. Spring In-Serviceb. BLAST Upward Mobility Training

5. Director’s Commentsa. Delinquent and Liquidated Accounts/Exempt Accounts Report-Explanation

6. OLD BUSINESSa. BEP Program Budget Discussionb. Concerns with Receiving Program-Relevant Information Requests-Revisitedc. Assigned Locations Update – Managers’ Input Soughtd. Other

7. NEW BUSINESSa. New By-Laws Recommendationb. Use of Set-Aside.c. Legislative Session 2019d. Legal Fund Discussione. Other

8. Open Discussion

9. Schedule Next Meeting

10. Adjourn

Verbatim Transcript

Hauth: Let’s go ahead and call the meeting to order. We don’t have a quorum at this point in time but, you know, I don’t… obviously, we won’t be taking any action until we get a quorum. So hopefully we will. But, so I’ll call the roll. Art has identified that he is on the… on the meeting. Jerry Bird has come on. I’m here as well. Are there any other board members? Okay. And Eric is here. Anybody else from the agency joining us? 

Morris: No, not today, Randy.

Hauth: Okay. And so, go ahead and call the roll. Do we have Lin Jaynes on the call? Okay, do we have Cathy Dominique? Char Mckinzie? Tessa Brown? Salvador Barraza? How about Carole Kinney?

Kinney: I’m here.

Hauth: Hey, Carole. Thanks for joining in. Do we have Gordon Smith on the line? Okay. Do we have Harold Young on the line? 

Young: Here.

Hauth: Hi, Harold. Thanks for joining.

Young: Hey. You bet.

Hauth: How about Lewanda Miranda? Okay. And Celyn is on the line; we heard from her. 

Celyn Brown: Yes.

Hauth: Hi, Celyn. 

Celyn Brown: Hi.

Hauth: Thank you for joining us. Is there anybody else that… on the line that would like to announce themselves? Hi. Who just joined us?

Jackson: Steve Jackson.

Hauth: Hi, Steve. Thanks for joining, my friend.

Jackson: Sorry I’m late.

Hauth: We just went through and took roll. So thanks for joining in. Again, I will say that in the future we’re going to try and have the meetings from 4:00 to 6:00, working with Eric and his schedule. That just seems to work better for everybody. And, you know, so…. But today it didn’t work out that way, so we’re here. Let’s go ahead and call the meeting to order. And we do have Adoption of Minutes. I’d like a motion to adopt the previous minutes as recorded. Do I have a motion?

Art Stevenson: Randy?

Hauth: Yeah.

Art Stevenson: Randy?

Hauth: Yeah.

Art Stevenson: I don’t know if we got the verbatim copy of that yet. We just got the recorded. And so I would like to suggest we wait until the – because I haven’t seen them yet – wait until we get the written version before we adopt the minutes. 

Hauth: Yeah, and that’s fine. I don’t have a problem if the other board doesn’t have. I do know that we’ve made it a practice of recording the minutes as recorded. And so I know previously, and I’m not talking about recently, but previously, as you know, the written minutes in years past have come out different than the recorded minutes. So I know that we had made a motionable adoption to accept the minutes as recorded. But, I mean, there’s no… there’s no pressing issues that we need to adopt those right now, if the board’s okay. So. Okay. That I know of. 

Moving right along, at lightning speed, how about public comment? If anybody would like to make a comment please identify yourself and I’ll give you the floor. Okay, any public comment. Okay. Lively crew today. [Chuckles.] Number four, item number four, we have Subcommittee Business. This has kind of been a standing, running agenda item. Sometimes we have issues and items to discuss, sometimes we don’t. I don’t know if Lewanda Miranda has joined us yet, but Lewanda and Art Stevenson have been working, I think, with Kathy Ewing to get the spring in-service dialed in. 

So there’s two topics under there: we have spring in-service and then we have BLAST upward mobility training. So Lewanda or Art, either one of you, if you’d like to go over item A), that’d be great. 

Art Stevenson: Okay. Am I off mute, Randy?

Hauth: You are. You sure are.

Art Stevenson: Okay. Spring in-service will be June 2nd at the Oregon Commission for the Blind. Any of the managers who need rooms need to get ahold of Kathy Ewing. [Correction: Contact Mark Riesmeyer.] Because we didn’t have a whole heck of a lot of time to arrange who, what, where, when, how and why, we’re going to have it in Portland again so that we make sure… made sure we got it dialed in and completed in the spring, because it is spring in-service. So the managers have been dialed in. We are almost completely done with the agenda. It will include kind of four parts. 

The first part is, we’re going to have a guest speaker from Tennessee. Her name in Mary Baker. She is chair of the rules committee. She’s also on the Elected Committee. She was heavily involved in the development of the commissary program in Tennessee, which, of course, we’re busily hoping to get up and running in the state of Oregon. She also runs a location and has a food court. And so she’s going to talk about that a little bit, you know, her subcontractors and how she works with her subcontractors to get a good job done. So I’m really excited about us getting Mary to come in and talk to us on several things. And, of course, in our strategic planning/priorities, one of the things was rules and so I thought it would be really good to have her.

Then the second part will be a presentation from VendEngine. They will… they are a teaming partner that works with states in developing their commissary program. And so they’re going to give a presentation and talk about commissaries and hopefully have a lot of good information for the blind licensed managers. Then we’ll slip into the strategic planning, priorities, setting goals for the program. I think that’s exciting for us. And figure out how we’re going to implement the strategic priorities that the Elected Committee adopted at the last meeting. 

Then we’re going to have lunch and we’re going to have two guest speakers talking to us during lunch. We’ll break at noon, we’ll serve lunch. And then Terry Smith, which everybody knows, and Nicky Gacos will be our guest speakers. They’ll be talking about, of course, the vending program and what’s going on. Nicky Gacos is a board member of NAMA and so he’s going to discuss what’s going on and, you know, what priorities NAMA has for the vending industry and all the great things they do to advocate for the vending program and stuff. So that’s really exciting. 

And then we will continue after lunch at 1:00 for about an hour, wrap up on our strategic priorities and planning. And then we will go into a session concerning the vending program budget and develop some priorities and hopefully kick off the budget process so that we can ensure we get appropriate funding for our program. So that’s what’s going on with that. I know Mark Riesmeyer is putting together the menu for the lunch and that will be going out to the blind licensed managers. If you need a room you need to contact Kathy Ewing. [Correction: Contact Mark Riesmeyer.] And that’s my report, Mr. Chair.

Hauth: Thank you. Nice report, Art. I don’t know if Lewanda’s been able to join us yet. All right, Lin. 

Jaynes: Chairman Hauth?

Hauth: I hear you on there. Thank you.

Jaynes: Okay. Thank you. 

Hauth: Lewanda…

Miranda: Lewanda… Chairman Hauth, Lewanda’s here.

Hauth: Hi, Lewanda.

Miranda: I was listening to Art and I think he covered it pretty well. [Laughs.]

Hauth: Okay. Yeah, he did. He did. 

Miranda: Yeah. Good job, Art.

Morris: Hey, Randy? Randy?

Hauth: Eric, I don’t know if you have anything you want to…

Morris: Yeah…

Hauth: … weigh in on on that.

Morris: I was trying to comment and my phone was on mute. 

Hauth: Okay.

Morris: Just one little point of clarification, for rooms and everything, contact Mark. He’s… in fact, he’ll be reaching out to people, I think, today or tomorrow to start getting that all arranged. Or wait, he was going to wait until next week, once the agenda came out. Because that… I think… then people can look at the agenda and, you know, make their decision whether they’re going to attend or not.

Hauth: Well, and thank you Art and Lewanda. I know you guys have been working on this, so I appreciate that. I think we all appreciate that. So the next item is BLAST, upward mobility training. I think it was about a year ago where we had made a motion that blind vendors could, in Oregon could, you know, at least once a year attend a training of their choice. And the agency, I believe, adopted and accepted that, as long as there was funding. I think there was some criteria around that. So I want to open this up for discussion and I don’t know if we need a motion on it or not. But BLAST – Blind Leadership and Superior Training conference – will be held in, I believe it’s November. Is that right? In San Antonio, Texas. And there’s early registration. I know Terry Smith sent out a early bird registration. And so the point that I think we need to act on this at this point in time is pretty simple.

So I know there was some confusion around the NABM fly-in. And, for those of you who don’t know, there will be three managers representing the program: that would be Lewanda Miranda, Art Stevenson and myself. We’ll be doing the training and some other advocacy work on behalf of the program. But what I will share with you is, prior… the prior approval that ended up becoming… bogging down the system a little bit there, bottom line, I scheduled my trip prior to any approval by the agency. And, in sum, my flight ending up costing me at that time about 343. Being I’ve had to adjust it, it’s ended up costing about 600 and some odd dollars. But I think… I know that it looks like Art’s flight cost about $1200 and I don’t know about Lewanda’s flight. But it might be better, and I’m not blaming anybody on that, I’m just saying, when we book earlier, if we have to get authorization or, you know, better flight prices or however that works, it may be best to do that at this point in time. 

And also, the other thing, I want to -- being you’re listening, Eric – I wanted to, you know, consider is – and I know other states are doing this, is they are incorporating their annual meeting into, like, different trainings. I think, you know, Nevada did it at Sagebrush. And I know other states have done that. Is that something we would maybe want to consider? Even though everybody wouldn’t be able to be there in person because, just, not everybody will be going, I believe. We could, you know, have phone access. You know, then we wouldn’t be duplicating the training. We could cut away for, you know, we could cut away for half a day and hold our training, It’s just something for us to consider. I’m good either way. But I don’t know if anybody has any thoughts on that.

Morris: Ran…

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: Yeah, let me go to Art and then Eric.

Art Stevenson: Oh, okay. The only thing that I think about that, of course we do hold our elections at the fall in-service. We might need to make an adjustment or something like that, considering that. 

But obviously, you know, it may be a good idea. Obviously, BLAST is definitely upward mobility training and perhaps, you know, we could have our election maybe right after that or something. And so that would be my only thoughts on that. 

Hauth: Okay. Eric?

Morris: Yeah, Randy, I don’t disagree with... I know a lot of the… a lot of states do that pretty frequently. It seems like most… whenever the host state is there, they’re definitely doing it. So I guess my only concern would be for those who aren’t going, would be trying to ensure that they’re able to, like Art just mentioned, participate in the election process. And maybe that… maybe that’s a separate business meeting after we all get back. Or, if Terry or Nicky were able to facilitate us getting a room with the right kind of access and stuff, you know…

Hauth: Sure.

Morris: … setting that process up. But, no, I think it’s good because, you know, we’re going…

Hauth: Okay. Okay.

Morris: … and we’re not duplicating stuff. So.

Hauth: Sure. And that, you know, I mean, it’d be a cost shift, you know. The money we’d spend on in-service here we could shift toward what we’re doing, you know, at BLAST. Okay, well, I know Art and Lewanda have been working on the spring in-service, so maybe you guys can at least look into it when we get done with this or…. But what I would recommend – and, Eric, make sure I’m okay with this or it’s not a problem – that anybody who’s intending to go or wanting to go, maybe start that process now by identifying to the agency their desire, so we don’t get, you know… so we can take advantage of the early registration and so forth and so on. So that’s my thoughts. So.

Morris: Yeah. What I’ll… I’ll have Mark send out a note to everybody next week, along with the spring in-service, to say, “Hey, are you planning on going to BLAST?” So I hadn’t seen that communication from Terry. I haven’t checked my… my listserv thing in a day or so. So… but I hadn’t seen that yet. That’s good to know. 

Hauth: Yeah. And I think we can… one of us can send it to you, I’m sure. So. Okay, anybody else on any of that, before we move on? Okay. Director’s Comments, under A), just so you know, Eric, we did identify last time we were going to forward some questions around the delinquent and liquidated account. Haven’t had a chance to do that. I don’t know if you have any information on that or if you want to wait until you see the questions. 

Morris: Yeah, Randy, I looked at the agenda today. I went back over… I went over it in the week. And then I saw that, like, an hour ago, looking at it. I didn’t understand that that was under my comments today. I haven’t done any other work on that. And I remember you talked about before sending me some questions on it…

Hauth: Yep.

Morris: … which, obviously, that’s accounting and Gail’s neck of the woods and I would pass that along if I got them.

Hauth: Okay. Yep. Fair enough. You have any comments under Director’s Comments? 

Morris: I don’t. I’m kind of geared up today to talk about Policy Option Packages. That’s what I’m focused on right now because we’re trying to get those built in a timely fashion so I can get those up the food chain here and we can start talking about, you know, what… what requests we can ask for. So.

Hauth: Sure. And that’s next on the agenda. And we are trying to, you know, move at lightning speed through this. I just wanted to make sure. I don’t know if there’s any questions that anybody has of Eric before we move on. Okay, not hearing anything. 

Let’s go ahead and move on to Old Business, BEP Program Budget Discussion. And, you know, you can kind of overview it, again, Eric…

Morris: Sure.

Hauth: … on this. But my thoughts are at this time, is that we have the discussion about, you know, the priorities, maybe from the managers’ and board’s perspective. And we have discussion around the narrative that’s going to support those. And we talk about, maybe, some of the things that we’ll need to do and get to. You know, the best – as you already know – the best scenario is that the Elected Committee and the agency are supporting each other’s goals and objectives and that, you know, we’re not up testifying why it’s a bad idea and you guys are testifying why it’s a good idea, especially in this climate; money’s going to be real, real hard to get, you know. So… even in the best of situations. So I just wanted to throw that out there. And, you know, the floor is yours to start this off and maybe just remind us all of some key elements. 

Morris: Yeah, sure. No, I think you did a good job kind of recapping what we’re looking for today, Randy. So, just to refresh everybody’s memory real quick, so the budget, we’re talking about the budget for fiscal year… the biennium, which is every two… a two-year budget, which is unique. You know, most people either run a monthly budget, you know, in your own personal life or your business life, or an annual budget. The state runs on a two-year cycle, which just makes it extra special, and that budget year runs from July 1st of, like, the current year… so this is 2018, so we’re halfway through the biennium, come July 1. So what we’re talking about today would be for the budget starting July 1 of 2019 and running for two years after that, till 2021, June 30th. 

So what we’re looking at, the base budget, the budget that… I just sent out the financial report, just a few minutes ago, before the call got going, that budget-to-actual tab on there is the basic budget that we talk about when we’re talking about budgeting. So that get written pretty much on its own accord, based on what this year’s budget is, plus cost increases that come in from the Department of Administrative Services for, like, lights and rent and cars and all those kind of things, healthcare costs, salaries; all that gets built in pretty much automatically. And so what we want to talk about today is what’s called a Policy Option Package. And I don’t know why they call it that; sounds really fancy. Most people call it a POP, Policy Option Package. And so what that is, it’s the ability to go the Legislature as part of the commission budget and say, “We have our base budget. We want that, of course.” All agencies do. 

And then we want something extra. And that’s how we were able to get some staff in the past, was to basically make the case, to say, “Here’s the program. Here’s the program needs. Here’s some data behind that and this is how we think it’s going to improve the program.” So we kind of want to do the same thing… and it never hurts to ask. I mean, most of the time it doesn’t hurt to ask, to say, “Here’s the needs we think are applicable for the program. And here’s poten…” 

And this is General Fund money we would…. Sorry, I didn’t talk about that piece of it. The Legislature controls General Fund monies. So in this case we… any ask that we would be asking for from the Legislature would need to be General Fund. Because my understanding is our VR grant, the 110 monies from the feds, is pretty much maxed out agency-wide. So we can’t… you know, in past we’ve been able to say, “Hey, you know, for every dollar the State invests, we can get four dollars in return from the feds.” In that case, it’s… as an overall agency we’re kind of maxed out. So any ask we’d be asking from the Legislature would be General Fund dollars, which isn’t that unusual. But it’s not… we don’t have that extra little piece of leverage to say – which is super tempting for the Legislature to say – “Hey, that’s a good investment, if you can get a four-to-one return on investment, that’s good money.” 

So in this case we want to look at things we can agree on and come to a conclusion about that would be good for the program over the next two-year budget cycle. So that’s the essence of what we’re… what I want to talk about tonight. Because I need to take tonight’s discussion, then get the data behind it…. Because there will be, depending on what we talk about tonight, there’ll be, you know, I’ll need to go to finance to say, like, let’s say, “Hey, we need a new staff person.” And that, you know, there’s costs… you can’t just say, “Hey, it’s so much an hour for an annual salary.” Because there’s all these other costs that are built into payroll. But I’ll need to put that, package that together; like Randy said, have a narrative to go with it. And those are due to Director Johnson by the end of next week in the rough draft form. 

So that’s why I wanted to talk about it, get your guys’ feedback on it, what you guys are thinking. I know… I went back and reviewed some of the discussions at the strategic planning. I think we’re well on the right way to figuring out what, you know, what the future looks like from this little piece of the puzzle. 

Hauth: And… And, Eric, thank you for that. So when you provide the… I guess the draft to Executive Director Johnson then what are the next steps? So what’s going to happen between now and between our in-service, where we can… spring in-service, where we hopefully can iron out any wrinkles. You know, there may be some things that we all agree on and there may be some things that we are divergently different on. So what’s that process step going to look like from the draft forward? Do you know?

Morris: I don’t really know right off the top of my head, Randy. I can’t imagine…. Of course, I guess I shouldn’t even say that. I can’t imagine where we can’t have a discussion tonight about concepts and putting… trying to put things together that would be so…. I mean, we…. The thing about the Policy Option Packages, like I said earlier, I don’t think it ever hurts to ask. Now, if we were going to say, “Hey, we want $10 million for whatever,” then odds are, that’s probably not going to be successful. 

So I think if we’re all realistic and do some good problem-solving and collaboration we can probably come up with a fairly, you know, concise list of what we think would be appropriate, moving forward. I’m not quite sure… you know, depending on how long of a list and everything, that we can move up the food chain. Because what’s going to happen… the reason there’s a tighter deadline is the Commission board will look at this on the first, which is, unfortunately, like, the day before the in-service. So I’m not quite sure if we could tee up another meeting or if it would be appropriate to tee 

up another meeting between, like, the end of next week and the first part of June or what that would look like. But, yeah, I’m just not sure right this second. 

Hauth: Okay. Okay. And I just will share… so, just so everybody kind of remembers, we did send out, prior to the… so the strategic priority planning that occurred, you know, even though there was other strategic concepts in it, most agencies use those to gear up for the budget. So when they’re going to ask for more money or to, you know, support the budget they have they build the reasons why around that. So you know, I mean, hopefully everybody was able to read what we put together and sent out. 

And we also put together some budget priorities. And so, I mean, my thought – and then I want to open it up to others – but my thoughts, just talking out loud here, are that clearly, to implement House Bill 3253 and to provide new opportunities through that legislation, there’s going to be a need for funding to do so. And even though I’m not a budget expert, everything I can see looks like the monies aren’t necessarily there through the agency. So we would have to ask for that. And when Eric talked about the 110 money match, the 110 matching money’s going away or maybe not being used in our program, I’d need a little bit more specificity around that. Because I know in the past that they’ve used 110, that the agency’s used 110 money to pay staffing and that type of thing.

So I’m not exactly sure on that. But my – you know, just to remind everybody – my key points would be – which were shared with everybody, and some of you provided input – were… would be to make sure and maintain the equipment, you know. Have money to be able to maintain the equipment that is out there, right? People are operators; make sure there’s monies there. Make sure that there’s monies for growing the opportunities to put other blind business persons to work. I think that would be a focus. Training; I think Eric or Art or Lewanda, somebody talked about maybe putting together some… some kind of training fund so we could continue that to occur. And we also talked about directing the use of set-aside. You know, this is kind of a new… a new day for us. There haven’t really been a lot of these discussions around the budget. And, from what I’ve seen, the budget for our program has just been rolled over and rolled over. And, quite honestly, the other funds, including what the agency is collecting from unassigned vending, appears to be going into that pocket, under “other funds,” to help, you know, the budget. 

So, again, you know, I don’t want to get into a situation personally, nor would I support it, where the agency – and I’m not saying they’re going to do this – but where the agency is trying to get funding to continue, you know, an anti-subcontracting initiative. I don’t know where that is right now. But, as you recall, there was a request for monies and receipt of monies, both from the federal government and the state government. And the narrative that was provided was all around, you know, that and, you know, staffing and so forth and so on. 

So that’s just my general thought, right at this time. I would certainly support growing the program through new opportunities, maintaining what people have right now through providing them supportive equipment, training. And, you know, I know agencies always want more staff. And, again, I’m not trying to say this in a negative way. It’s my opinion – and, then, probably some of yours, as well – but with five full-time staff persons and sixteen managers, even though that’s kind of the footprint throughout the nation, I think we are probably staffed adequately. I would have a hard time, personally, supporting that and taking those monies, you know, and directing it towards that. But that’s just my two cents’ worth that I wanted to throw out on the table for consideration. 

And does anybody else want to…

Art Stevenson: Randy?

Hauth: … weigh in? Yes, Art.

Art Stevenson: Eric, what POPs is the agency currently looking at, as far as our program? I’m… hopefully you and Director Johnson have had discussions about that. And what is the current status or position of OCB as far as their thoughts on the funding of our program concerning the proposed Governor’s budget?

Morris: Well, Art, I don’t know what the proposed Governor’s budget… I don’t think we’ve seen the proposed Governor’s budget yet.

Art Stevenson: No no no no no. You… what I… I’ll clarify that.

Morris: All right.

Art Stevenson: We are going to submit the Policy Option Packages to the Governor’s Office for consideration in… in her budget. I mean, that’s where we’re sitting in the process. And so, what is OCB’s thought on where… what they would like to submit or what they’re going to submit to the Governor’s Office as far as Policy Option Packages?

Morris: I… I don’t know, Art. I haven’t had that discussion with the rest of the agency people. Because everybody’s kind of in the same boat; they’re working on their side of it just like I am. 

Bird: Randy?

Hauth: Anything else, Art? Yeah, Jerry, go ahead.

Bird: Yeah, I’m just wondering, I’m a little… once again, surprised that we get this tonight on the POPs. And apparently our POPs only deal with the Business Enterprise Program, right, Eric? 

Morris: Correct.

Bird: So we don’t really care about the other ones so much; we’re concentrating on our program. So… which you are the Director of, and here you tell us tonight that you got to have this draft thing in to the Administrator within a week and could we just figure out this stuff tonight, in this limited time, with our other business. That’s handcuffing again and I just can’t believe that it kind of continues to go that way. But we need to know what… I mean, and you act like, well, it’s our POPs are the administration, what’s best for the administration. And I think we’re kind of looking at… we’re looking at it as what’s best for the program. Because it is our program. You’re just supposed to implement it. So, therefore, it’s almost like you have a different goal for your words. It’s not… it’s like I’m trying to say, it’s almost that way on that, which troubles me. And we… you should be able to come to us with your list already written up on what… this is what as administration of the BEP, this is what we’re kind of would like to see it go. And you distribute to us and we can review it and come up with other ones. And I’m a little confused why once again that’s not happening. Because I almost feel like, you know, staff’s more important than our managers earning income. The way I seen it for the last three, four years that we have five people, that we got way too many cooks. But, for the program, unless, you know, they is always doing something on that, but it’d be a lot more. But I just don’t see justifying us losing money for our program to [inaudible] and to help grow staff that I don’t believe, some are, 

some aren’t, doing their job as they should be on a full-time basis. Can’t even get surveys. So, once again, I’m… I can’t see… I think we need a little time for get a list from Eric so we can…. Randy’s done a great job explaining quite a bit the ones that we have, which I think is how it should be since it’s our program. But I guess I can’t keep stressing that enough. But, anyway, I’ll leave it there. Thanks.

Hauth: Thank… Thank you, Jerry. Hey, Eric? So…

Morris: Yeah, I’d like to respond to that, Randy.

Hauth: Yeah, you… I know you… and I’ll let you.

Morris: Thank you.

Hauth: I just wondered if, you know, on your response if you could kind of include if there’s a, you know, thought about staff and that kind of thing. So, go ahead.

Morris: So, to answer Jerry’s… Jerry’s point, so we’ve done this several different ways, this little back-and-forth between the Elected Committee. I’m more than happy to draft up what I think is appropriate for the program and what I think will move us forward. But it seems like every time I do that and send it out to you guys, you’re like, “Why didn’t…? Why wasn’t there any talk about this? Why didn’t we go over this? Why wasn’t there any discussion?” So, literally, I have a list, kind of written in pencil, of things that I think would be appropriate to move forward. Some I think are big dream wish kind of things and some are like, “Hey, I think we really need to have this” kind of things. So that’s the point of this kind of a meeting, is to sit there… to sit here and work that. Not… I mean, you know, I guess… I guess we could have a running debate over three or four meetings and try to figure this stuff out. It’s not rocket science. It’s what we think is appropriate to move the program forward. It’s important stuff. 

And there are deadlines within government and private business where you have to meet a deadline. And I thought we had…. The budget itself doesn’t have to be in till, I think it’s August 1st. So the overall budget package itself has some time to be developed and built by the agency. But this kind of thing, we need to at least rough it out so I can do the rest of the work on it. And if I’d done all the work ahead of time, you guys would light me up for doing all the work and not getting any feedback from you guys. So it’s chicken or the egg, kind of thing. And I think having the discussion tonight tees that up for me, to get the work done. 

Hauth: Well, and I think you’re right. But if you could… I mean, that’s what we’re here to kind of discuss that. And there may be some things that were, again, right on with and there may be some things that were not. So can you share what you’ve written in your notes? Like, what your thoughts for the program are? Or…? I mean, is that something that you can identify? I mean, hopefully, you’re wanting to grow the program and you’re knowing that we’re going to, you know, bring… you know, have funds that we’d be able to do that. Like, maybe through a commissary….  I mean, I don’t know. But if you could help us understand the agency’s position, that would probably help. 

Morris: Sure. Sure. I just didn’t know… and it’s one of those things where we’re trying to develop this collaboration piece of it. I… I’m still trying to find the sweet spot. And I… I know… I understand Jerry’s point that, hey, it feels like it’s rushed. But sometimes, you know, we have to act with… you know, we have to move right along to get things accomplished. So that’s… I understand the frustration. And I 

apologize for that but, you know, I didn’t want to do too much work because then it’s like, “Hey, you’re doing things without any feedback or any input or active participation from the Elected Committee.” So I basically did a high-level sketch of what some high-level things that I think would be appropriate. And so I can go through that if you want me to.

Hauth: Yeah, I’d think we would.

Morris: All right. So one of the big first things, and I know it’s been controversial, was the backfill of one of the policy analyst positions from set-aside. That was, like, $91,000 a biennium. So that kind of a… that kind of budget action, we could ask for that to be restored through a Policy Option Package. And that’s pretty straightforward. I’d obviously work with the… with Gail, to get the right kind of language around that. But it’s a fixed amount. We would just ask the Legislature to re-fund that through General Fund, so it wouldn’t be coming out of set-aside. 

Hauth: Okay. So… so, if I’m hearing you right, the set-aside funding of that position would go away and that request would be from General Funds and there wouldn’t be by the agency any initiative to use set-aside or other funds for salaries. Does that summarize it?

Morris: No. So the first part, yes. But the back side of it, I haven’t heard any chatter about that, where…. Because I, frankly, I don’t know what the budget looks like right this second from…, Because, like we talked about, I haven’t seen or heard about the Governor’s budget. I don’t think they’ve built that yet. Because…. So, just one thing before we move on, so everybody understands it, because it is kind of confusing, it was confusing me when I first started in state government, the… all of the agencies, when I talk about, like, the Commission for the Blind, all the executive branch agencies work for the Governor. So what the Governor does is, the Governor comes up and says, here’s my proposed budget for the State of Oregon. 

And so, last time, I’m trying to remember now because it’s been a year or so ago, the Governor had some significant budget cuts for the agency – and I can’t remember what they are, right off the top of my head – that the Governor was recommending to the Legislature. So what happens is the agency, along with a representative from the Governor’s Office – budget, fiscal side – go to the Legislature and say, “Here’s the Governor’s budget, here’s what the agency wanted.” And then the Legislature makes a decision about what they’re going to do. And so the Legislature can say, “Governor, great job! We’re going to adopt your budget as presented.” Or “We’re going to change that.” So I’ve seen – and I can’t think of any great examples – but I definitely know I’ve seen it before, where the Governor was saying, “Hey, we’re going to cut certain programs.” And the Legislature said, “No, we’re going to add to certain programs.” And that’s across the state that that happens. But the Legislature ultimately has the last word when it comes to the budget piece of it. 

So that can be a positive thing, it can work against us, too. So. But it is… it is this kind of weird “Here’s the proposed budget.” Then the Legislature gets it, they kind of work their magic. And then, ultimately, they have to kind of, you know, they have to balance the budget. So it is one of those things where… I think that’s the… one of the most interesting parts I’ve seen is the stakeholder engagement, where the stakeholders come down and testify to the Legislature. That moves the needle, big time, with the legislators when they’re talking about funding stuff. 

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: Yes.

Art Stevenson: Yeah, I’ll remind everybody that the big time that the Governor’s Office messed with our program was the biennium before this. And actually the Legislature was only funding us by the tune of right around $38,000 and the Governor actually eliminated that amount of money. And if you remember, we got that fully restored because of matching funds, et cetera, et cetera. And then, of course, the last biennium we met with the Governor’s Office, talked about how the Governor’s Office needed to invest in independence and employment and not dependency. 

And, of course, the results of that was the positions that were added to the Commission for the Blind. And, of course, we went down and obviously met with the legislators also and said, “Hey, if you want to create more jobs for blind people, et cetera, et cetera, you need to invest in the vending program.” And obviously they did because… and the agency as a whole, because it was probably the best budget that had been given to OCB in a long, long time. And so that’s where we play our role.

We’ve definitely… we should have the budget policy packages to give to the Governor. But the Governor’s Office is only their suggestion on what they believe the legislators should do. Of course, it’s our job to convince the legislators that they need to invest in this program. And I believe we can and we will. And so you’re spot on on some of the things that you came forward. Of course, one of mine, obviously, would be a Policy Option Package to help develop the commissary program in our state. Of course, you know, I’d like to have more numbers. And that’s kind of one of the reasons that we brought up the fact that we wanted to start talking about the budget with Eric. And, of course, we were told that it’s not time yet. And so we could’ve have had a greater discussion about Policy Option Packages and all kind that stuff if we had met a little earlier. 

But I agree with you, Randy. And I want to hear the rest of Eric’s list. Because, obviously, I don’t… definitely don’t want to pay set-aside to fund that half position. That was done late in the game in the last budget process. And, of course, we didn’t know about it until after the fact. And so I do believe that we need to focus on, as we talked about, training and education, opening new opportunities for more blind people, or opportunities where we can have upward mobility and have, you know, have better jobs. 

Hauth: Yeah, and I think you made some great points. Eric, if you could…. I mean, this is just… just thinking here so we don’t go over each item you present and, you know, debate it… I mean, obviously, like, you came out of the chute and said, “Hey, this is going to be controversial,” right? There might be other ones but how about this? How about if you go through and identify those, like you’re doing…

Morris: Yeah.

Hauth: … and, I mean… and then you could follow up with us with those in some kind of written form, so that we could, you know, share our thoughts or our concerns, if the board thinks that makes sense. I mean, obviously, if you say something and the board wants to ask a question of clarification…. But that way it might help us get going through it. So.

Morris: Yeah, I don’t think it’s going to take a ton of time, Randy, to be perfectly honest.

Hauth: Okay.

Morris: But I think having some live discussion about it is much more productive, even if it takes a little while to do, then the whole running gun battle via email. It’s just not… I don’t think it’s as… I 

think you get better… it helps me to process it, to be perfectly honest. So. But, no, I can go through… I think the next one, I’ve heard people say and I agree with, would be a Policy Option Package around House Bill 3253 and the potential expansion from House Bill 3253. So that would include… I know one of the things we’ve talked a bunch about I know is commissaries. So I’d like to hear people’s thoughts on that.

Art Stevenson: Well, I’m a yea on that. I… you know, Eric, I got a question. Obviously, we want to come up with good and creative ideas. And I know that other states invest more heavily in their vending program than our Legislature has. And therefore I would suggest that maybe you pick out… because it is definitely on the federal web site, you know, the… their reports and how much money they’re investing, you know, what their set-aside rate is, et cetera, et cetera. And so I might [inaudible] you’re developing it, you may go over a few states that are kind of like us that might help you have some ammunition to be able to back up, you know… and you could say, “Well, this is why we need this.” 

Bird: Randy.

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: Yeah, I just… as we’re talking about this… because it seems like the commissaries are a hot issue and they’re definitely… the reason why they should’ve been, you know, time that we do that. But my thought is, I think that would be a really smart thing to do, to be able to get something kind of like Eric said, except showing that we need the money to take over with these county jails. I mean, there’s, like, 32 county jails. I mean, there’s the commissaries. Far as I understand it, we have the right of first refusal on them. And so wouldn’t it be a little smarter, maybe, to, instead of having, I don’t know, one guy or another guy that does this, say, we got five people, one guy might be doing surveys but kind of [inaudible] to send out these letters now to where they’ll be sending it back to us and that will pretty well be the starting of a survey. 

But I think my point being that maybe we could mix some of the other ones up to do the little bit of… and hire a commissary person, as a staff person. One that knows how to do that stuff, ones that’s up on that and could help us work through that. That would, I think, be a very wise… and selling, I think, the Legislature to show, you know, that we really want to do it, we want to do it right. We’re not going to just stumble in there like blind people. But we have an actual staff person that is going to train us and help us get it running smooth and make happy customers. Thanks.

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: Thank you, Jerry. Yes, Art.

Art Stevenson: So, my thoughts on the Policy Option Package should be vending facility development. And it should include commissaries, it should include the development of possibly a couple new vending routes. Also, that Policy Option Package should include possibly equipment update. And so, the more positive things that are included in the Policy Option Package and the amount that’s asked for… and then we can go and advocate for it and defend it. But I do believe that this particular Policy Option Package should be, you know, vending program facility development in all the different ways that we could do it. 

And that way, we come up with a figure. And actually it should be a little higher. And, you know, what kinds of facilities we want to develop. And then, you know, if we only get half of it or three-fourths of it, in any negotiations, you always start high and then you’re going to end up settling, you know, in the middle ground. But we can definitely defend what we’re trying to do here, and that’s create jobs for blind people. 

Hauth: I think you make a great point there, that… I certainly believe that that’s where the focus needs to be, Eric. And I think that’s a good selling point, you know? So, regardless if you agree with it or not, I mean, I’m not talking about you, Eric, but regardless if a person agrees with it or not, trying to force a blind person to end subcontracting and the whole investment in that is going to be a lot more controversial and harder to sell than it is like what Eric… or what Art talked about. You know, stimulating growth and bringing new opportunities. And, you know, so I kind of liked… I kind of liked what Art said there. So.

Morris: Well, it… Is it okay to comment, Randy?

Hauth: Yeah, sure.

Morris: So I think… I think one strategy that I would use, and I don’t disagree with what Art was saying, is that it’s important I think to call out the fact that the money we want for… and Art was talking about negotiating Policy Option Packages. I honestly don’t know if it works that way, to be perfectly honest. I always thought, either they approved it or they didn’t. So maybe Art’s seen that where they negotiated those packages differently, but I thought it was kind of like, “Hey, you got it” or “You didn’t get it.” But the… I think it’s important to call out that House Bill. Because then it’s not like, “Hey, we just want to expand the program.” Basically, “The Legislature went through and changed the law and here’s what we need to continue supporting the efforts around the law that was changed.”

Hauth: Sure.

Morris: And…

Hauth: I agree. 

Art Stevenson: Well, and…. Randy, can I respond to that? 

Hauth: Yeah. Sure. Sure.

Art Stevenson: Well, I’ll use a typical example. Last session, okay, right in the middle of the session, of course, you know, the Policy Option Package for employees became in controversy and a quote unquote deal was struck that half of it would be paid with set-aside and the other half would be funded by the Legislature. And so there’s negotiations going on all the time in these Policy Option Packages. You know, you… OCB, you know, presents the Policy Option Package and, of course, the evidence to defend why it should happen and how beneficial it would be to the State of Oregon and to the blind community. Just in this case, it is, “Hey, you guys worked real hard and developed House Bill 3253,” which I agree with what Eric says. Now we need to invest in it. But not only that, what you put in is going to be matched and so we’re going to see the program, you know, grow two-fold. And 

so I can guarantee you, the legislators, because I remember very distinctly, when they tried to take the $38,000 out of the budget and we were going to lose the match, the legislators went to bat and said, “Hey, you got to take advantage of this stuff because, you know, that’s how the Oregon Commission for the Blind and the vending program is run, by matching funds.”

And so, you know, I disagree that there isn’t any negotiating going on. And, obviously, the Elected Committee and the blind licensed managers have to play a role and convince not only the Governor’s Office but the legislators that investing in the blind and investing in this program makes a lot of sense because that’s what they do in other states. And if you look at the other states, they fund technicians to repair vending machines and… and the whole nine yards. And so we have to, you know, we have to start developing our program like these other successful states do. And… And…

Hauth: Let me jump in here. You’ve made your point and those are good points. Eric, just consider this, as well. I know I think we’ve been talking about it. I know Jerry’s brought it up and Art’s brought it up. I think you kind of even alluded to it, but if we can focus around… I can’t see… I can’t see people having issues with the agency putting forward a packages that says, “Lookit, we want to fund specialized… specially trained,” you know, I don’t know if you’d call them marketing or marketing/development…. 

Like Jerry talked about, we probably do need a specially trained person to be able to go out and, you know, work through and secure those locations. If that’s a staff member or if that’s through a different mechanism, I don’t know. I’m just trying to think through it right now. But I don’t think anybody could say, “Gosh, that doesn’t make sense.” Because we don’t really know the industry. And, obviously, you’re an administrative guy, right? And that’s a job you need to do. I get that. However, on the same note, we’ll need people out there that specialize in that. We need new equipment and new, you know, whatever it would be. I don’t know if it’s software or… but just new systems and equipment to help stimulate and enlarge those opportunities.

And so, you know, building new locations and…. I think that’s a pretty easy sell, if we could tie something around at least those concepts. That would probably be a good way to go about it. So.

Morris: Yeah, Randy. And I think that… if I can just comment on kind of what the discussion’s been, it’s always interesting… because I have a list and I think Jerry’s looking over my shoulder reading my list. And so, just to step back for just a second about the House Bill 3253 expansion thing, the piece of that that I feel pretty comfortable about doing, especially around commissaries, is we have some good financial estimates and stuff, like, when we did the RFP trying to get Washington County a few years ago. We know that that location would’ve brought in about $64,000 to the manager if we would’ve got that location, based on, you know, VendEngine teaming up with it and, you know, working with the county. 

So those kind of figures are great when you say, “Hey, we want to be able to stand up, let’s say, three commissaries in the next biennium. So one, you know, every X amount of months.” And that would bring remunerative employment at a pretty significant level, 64 grand, to a blind person. 

So those kind of arguments are good and easy… easy is… Don’t that wrong, but it’s an easy argument to make, to say, “Here’s the statistics behind it.” Because we’ve done a pro forma on this one big commissary location. So I feel pretty comfortable about that. From what I could find and the research, talking, like, with Washington County, it’d probably take 60, maybe 70 grand on the high end, to stand up a commissary operation.

So, you know, it’s not super complicated. But the warehouse and all the stuff that goes along with that and, like, a van and all those kind of things would… that’s a little chunk of money that we don’t, you know, just have sitting around to do $210,000 worth of that kind of expansion. So I think 

that’s a pretty easy chunk to say, you know, and we could support that with the data from the pro forma. That’s kind of how I would make the argument in a Policy Option Package. And then, we could… I could always try to take a look and see…. Because Art was mentioning some other things, you know, around equipment. I think, you know, equipment updates and stuff, I think that may fall under a different category. But… Geez, somebody driving by. But the commissary piece of it, I think, is pretty straightforward, at least from that perspective. Now, I would say, I would hope to ask for about a quarter million, like, 250,000. Like Art said, kind of shoot high and hope that…. And I didn’t understand that piece of it. I know there’s negotiations, like Art was talking about, with the actual budget, but I hadn’t seen that with Policy Option Packages. So obviously I didn’t understand that piece of it right. 

But from the commissary expansion piece of it, I think that’s a pretty… pretty good case to make. And it’s backed up with data, so that’s always helpful. 

Now, with…. Sorry.

Hauth: No, go ahead. 

Morris: I was going to say, as we talk about getting into a new… a new kind of business, I totally agree with what you guys are saying. And I hate to say, “Hey, we need more staff.” Because I know that, you know, the perception is, there’s too many people; there’s too many people in government, period. But, you know, I think, especially in something like this, where you’re talking about jails and the intricacies of that, I wish I could say, “Hey, I’m an expert on it.” But I’m not. I know just enough to be really dangerous. I’d agree with that to say, you know, I… and I would tee it up separately. I would say, you know, “Here’s the expansion Policy Option Package.” And then I would say… you know, and to support that expansion, we would want to add the expertise behind that, which would be what we call a program analyst or whatever we call it. 

Like, Tom Pileggi’s an operational specialist. So I would call this person, like, a commissary specialist. But it’s a program analyst job position code, which helps to… like, I’d go to Gail and they’d tell me how much… how much does one of these positions cost a biennium. And then we’d just build a Policy Option Package around that cost matrix.

So I would take two different approaches to that: I would say, you know, we build a Policy Option Package for a commissary specialist and put that in as an option package. But then I would try… try to come up with a lesser amount of money that we could do the same kind of work and have it contracted out through, like, a consultant or something like that, so that legislators would have a choice, to say, you know, “We want to support the program. But, you know, hey, we think it’s better to use internal staff because that’s…” for whatever reason. Or, hey, we could use a different approach. We could use a consultant and maybe get the same results. I don’t know if I could make that as a compelling argument. But that way there’s options to decide or not decide on. 

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: Yeah, I think that… I think that makes sense. And reading through Kate Brown’s vision, Oregon… what is it? “Future Oregon” or “Vision Oregon.” You know, there’s things in there that allude to the fact that they want government to think outside the box. And instead of traditionally having staff they want them to look at other options. I mean, and that kind of goes back to… without, you know, trying to beat this to death, maybe that’s something as we move forward that the agency can take a little bit softer approach on, you know, ending subcontracting. Because, clearly, if people 

want to use that method, I think it helps everybody. It helps the agency, it helps managers. I mean that’s my position and others’.

Maybe as we go forward we can also look at the unassigned vending and the locations coming into the agency that they’re using for other funds. You know, maybe there’s… maybe there’s a piece of that that the board and the managers can support. But I’m just asking, as we move forward together, let’s also, you know, let’s also look at how we fix that so we can all be in a good place, supporting each other. You know, it doesn’t mean we have to be a hundred percent supportive of each other all the time. 

But it will be hard for me, Eric – I’m just being honest – it’ll be hard for me to be up there supporting this package, but knowing that there’s some other major issues going on, right? So, again, maybe that’s something that we can… you can at least ponder and talk to your partners about, too, as we go forward. So.

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: Yes. Yeah, go ahead, Art. Art, you’re on mute. Go ahead.

Art Stevenson: Okay. I put it back on mute. And so, I talked with our friend at VendEngine when we were back at BLAST. And, in all actuality, the Elected Committee made a motion to use Silas and is company to develop the commissary program. And I’ve had discussions with him on how they could help. And, you know, he told me, you know, that they would be glad to come out here and help develop the commissary program, to make presentations. In fact, we made a motion to get them in here to assist the agency, you know, and it was kind of ignored. 

And so I’m going to send you Silas’ email address. And don’t know if you have…. I don’t have his phone number, but I would urge you, before we, you know, say, “Hey, we need a commissary specialist,” like Governor Brown said, you’ve got to think outside the box and use the resources you have. And, you know, I just know for a fact, I mean, when I explained to Silas, you know, that we were about to get commissaries, he was just absolutely excited about it, wanted to come to Oregon and help with all this stuff. So, for now, I’m not… I’m not in favor of hiring another FTE, Eric. I would contact Silas and talk to him about all the stuff that his company offers and how they can assist you in all this stuff.

Bird: Randy.

Hauth: Yeah, Jerry.

Bird: I got just a quick one. Made me thing, as far as the way to sell to the Legislature or whatever for Eric, you know, another good selling tactic, I think, would be to explain to them how these companies that are running them don’t even live in Oregon, a lot of them, in Idaho or whatever. So the money leaves the state and it’s not left here to be spent and it’s not improving Oregon blind people. So it’s a win-win situation. Thanks.

Morris: So, just to…

Hauth: Go ahead, Eric.

Morris: So, Art, I have Silas’ contact information. I’ve talked to him quite a bunch over the years. So the one thing that always concerns me when we’re talking to specific companies, to be perfectly transparent about it, is, you know, the State has to follow certain rules around contracting and all that kind of stuff. So I’m just always careful about that. 

But, setting that aside for a second, I’m not worried about the initial kind of getting out there and getting these locations. I mean, I am. But the… if we’re talking about staff and support that way, it’s more about the ongoing support. Because that’s the piece that sucks up a lot of bandwidth, when we start to have issues where managers need help with stuff. You know, and I can’t think… I don’t have a good prison example, which is good. But that’s where, I think, staff can be helpful, is to support the managers in their continuing operations, that… all these companies… I think there’s probably a long list of companies, many of them, like Jerry said, doing business in Oregon at these different counties that would be happy, more than happy to come out and work with us. Because they understand the potential to really, you know, get into that piece of business. 

And they… I haven’t run into or talked to any of those companies that were interested very much in the actual commissary piece of it, like, you know, selling toothbrushes to inmates. I mean, there’s good money in that. But they’re more interested in the banking and telecommunications aspect of it and the fiduciary aspect of it, that it deals with the software and the video equipment and stuff like that. That’s the money that they want to get into. And that’s… that’s a significant chunk of money, in comparison to the total. In fact, it’s the vast amount of money, compared to the total. Because there not dealing with a lot of staff and, you know, delivery systems and things like that. 

So I think there’s a lot of people… and Silas and his group, they’re a great group of guys. You know, I don’t have any problem with them. But just understanding that, you know, they’re not… I don’t think they’re altruistic in the sense of anybody else that wouldn’t be happy to come out and work with us. So I…

Hauth: Yeah, and Eric… Eric, this is one thought: I don’t know all the particulars but, you know, I would tend to, at this point, think that, instead of bringing on a staff member and hoping that you get the right fit and hoping they’re going to have all the expertise in commissary, which most likely they’re not, there might be an opportunity to do, like, a nominee section of that, where you could, as an agency, working with the Elected Committee, almost – again, I don’t know the particulars – but you can almost farm out or nominee out a responsibility like this, where companies would actually bid to be, you know, the marketing or the, you know…. I mean, I’d have to look at it again, but I just wanted to throw that out there. 

You know, if we’re getting away from… I personally don’t see it a benefit, trying to hire a person to be on staff and have them be, like Art Marshall, the point of contact out there, you know, trying to do it all and maybe not having the expertise. So, you know, it’s just something to think about and maybe look into some other options, as well. So. 

Morris: Yeah, no. And I’m not married to it, to be perfectly honest, Randy. I know it kind of came up in conversation before I got there. And I… I…. It’s a heavy lift. No matter where you work, and everybody’s experiences are different, adding people is a heavy, heavy lift. No matter what the budget cycle’s like and no matter what the organization is. So I don’t think for a second that it would be easy.

The nominee approach is interesting. I’m not sure if it can be split down to the, like, the program level like that. Because my understanding is the nominee agencies, you know, like the BE Program, would be basically subcontracted out to a company to run. 

Hauth: Well, that’s not…

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: That’s not actually the way that it does. And actually, again, I’d have to look into it. The agency sometimes can, I believe – and, again, I’d have to check into it – they can split off little sections and nominate…

Morris: Oh, okay.

Hauth: I mean, they have to go with the Elected Committee, you know. And I think you could say, “Hey, lookit, we want a marketing and development team that we want to nominee and help us grow these commissaries.” I believe there’s a way to do that, where you’re not getting in peril with, you know, preferential treatment of just one…. You know, I don’t know, again. But, at least let’s…

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: Let’s look into it. Yeah, go ahead, Art.

Art Stevenson: Okay. And, Eric, I sort of agree with what you said. Yes, there is other companies out there and… and the whole nine yards. However, getting your feet wet, if there’s a company that is willing to work with you, then you obviously have to work with them. And then also, something I’ve brought up lots of times, the teaming partner aspect of this and how truly a teaming partner relationship should go, you know, is the way to go with this commissary program. And I’ve had, you know, I’ve been involved in lots of discussions about teaming partners, not only on military bases. But commissaries is a perfect example of how you get your feet wet, how you get started. You develop a teaming partner relationship with the company, whichever company you go with, okay? And then the plan is – and RSA agrees with this because I’ve had this discussion with Jesse Hartle – then in most scenarios the teaming partnership goes away and the blind licensed manager takes over totally. Well, at that point in time, you know, everything’s set. 

And so I would encourage you, and I hear what you’re saying, and I’m not necessarily saying that VendEngine is the permanent teaming partner for commissaries in the vending program. We do just exactly what we did, only there’s a lot more companies out there, like we did with BPA. But the ultimate goal in the teaming partner relationship would be that the blind licensed manager, after five, six years or whatever, is phased out and then the manager takes complete control of that aspect. 

And so I would encourage you, Eric, yeah, have that kind of conversation with Jesse about teaming partners and the whole scenario. But I do believe that VendEngine is a good way to start. And then if we want… obviously, if we want to… the blind licensed manager… because what… we’ll agree to disagree right now on the teaming partner aspect. But the quote unquote blind licensed manager who’s going to run this facility should be the contracting person with the teaming partner, with the assistance of the State Licensing Agency.

And so, I’m going to stop right there. But do talk to Jesse about it. And I know, you know, you’ve read some information about teaming partners and all that. And so we’ll work on that aspect of it. But that’s the way to go right now, not by having another FTE.

Hauth: Yeah, a great point. Eric, it’s 4:20, everybody. I know we have…. I know this is a key, important…. I don’t know how many more items you have that you want to share with us, Eric, 

before we move forward. But, you know, there’s one other thing that came to mind while you were… while Art was talking is, should be a way to hire a consulting company and if that is, you know, if there is a way to hire VendEngine… and, like Art said, maybe VendEngine isn’t the best. I mean, everything I’ve seen, they are. You know, they know the industry, they’re integrity-driven and they do a wonderful job. But let’s explore opportunities outside of an FTE too. And you said you’re not necessarily married to that. So if there’s a way to, you know, get the funding to hire a consulting company like VendEngine maybe that’d be the way to go. But if you have a few other things you want to bring forward…

Morris: Yeah, I just… I just have a few more, Randy. 

Hauth: Okay.

Morris: I just lost my train of thought. So one thing, briefly, on the whole program analyst kind of thing, the other thing I was thinking about as we talk about being outside the box was re-tasking staff. I mean, that’s always the thing. You’ve got to be nimble, you’ve got to… you got to be able to pivot on an issue. My biggest concern with that, I know there was a lot of talk during the strategic planning, or some talk about it, about recruiting and bringing more people in. So I’m also considering that in the back of my head, too. You know, Kathy, that’s her primary focus. And, you know, that’s also something I’m looking at, is what everybody’s actually doing on a daily basis and trying to make sure we are looking at all the different options. So, yeah, I mean, adding staff is always controversial. So that’s fine.

The next thing that I was thinking about – actually I didn’t come up with it, Kathy did – was a marketing campaign. And so, you know, I think – and I know some people that do marketing and I’ve had some experience with marketing outside of this venue – and I think we all think that, “Hey, marketing can’t be that tough. It’s not rocket science. It’s really not.” But the thing that I’ve learned over the years is, when you have an effective marketing team or a communications team, if you have professionals doing that, that is the most… it’s just a totally different experience. So I wrote that down as a topic because I know you guys had brought it up in one of our meetings. I think we talked about it during the strategic planning session. And so I just wanted to kind of circle back around on that with this group again and say, you know, is that… is that something that seems like it would be a good…? 

And I don’t know what that would cost, cost-wise. I know some people I can talk to, to just get a general estimate, to basically have, what I would picture, a marketing company analyze the program. And what they can do is they can develop, you know, a strategy and an implementation plan that then we could run the implementation plan, which is… you know, half the battle is getting all the content built and stuff. So I’d like to hear everybody’s thoughts on that. 

Hauth: Yeah, Eric, I think that’s… personally, I think that’s a great idea. However, I think we have to be careful that we just don’t get caught up with a company, like, road mapping for us without, you know, involvement of the managers and committee and the agency. I mean, we know this program, you know, the agency and the blind managers know this program better than any entity. So I would just caution that when we come… when we… if and when we get to that point, that we do a strategic planning… I mean, it can be pretty simple, bulleted points on what we want to capture and how we want to do it. And, you know, how we as a committee and blind managers are involved in that, too. If it’s through recruiting or if it’s through selling the program. And, you know, I just wanted to throw that out there. I think any marketing promotion, you know, that’s a good angle, especially when you 

tie it in with the other things we’ve talked about. Like House Bill and expanding opportunities and the expertise needed. So that’s my thoughts.

Art Stevenson: Randy, this is Art. 

Hauth: Art.

Art Stevenson: Obviously, I think marketing is… we have to do it, we have to do a better job of it. I do believe that, through appropriate active participation and involvement…. In fact, I just thought of a new name for the Vending Facility Development Committee. We could tack on Program and Facility Development Committee. Because marketing is definitely a part of that. I think there is a lot of resources that we could tap into and we could do to definitely increase our marketing of this program.

However, I think right now, as far as budget goes, you know, facility development, the money for that and all those other things are important. I know… I know a lot of people that know about marketing and stuff, including myself, that we could definitely, in the next biennium – or, actually, it could be one of our strategic priorities and… is to develop that. And I think that’s a good topic for… to discuss during our in-service training. Because I think we all should get involved in that and find the ways. 

But right now I don’t think we should be asking for money to do it. We ought to tap into the assets we got now. And then if we need, you know, further assistance later it may be a possibility. But right now I just don’t think that’s a good Policy Option Package. But training… and it came from Kathy, you know, some money for some training would definitely, in my opinion, be a good Policy Option Package. So that’s my two cents’ worth.

Hauth: Okay. Thank you, Art. Anybody else? Okay. You want to close up on this, Eric? Or are you done with your talking points?

Morris: I did have a couple more, but just real quick, Randy.

Hauth: Okay.

Morris: Art mentioned training and a Policy Option Package around that. I’m not sure… I’m not sure how I’d tee that up, to be perfectly honest. Art, can you…? You know, because we do training now. But is there… is there some kind of training that you can think of that would be some kind of a specific type of training that’s heavily cost-intensive or…?

Art Stevenson: Well, Eric, I can make one suggestion, okay? And I know… I know this has been discussed. In fact, I know for a fact, you know, like, when somebody went in for on-the-job training that Char Mckinzie had to hire somebody and it cost her money to be able to focus on the trainee. And I don’t think that’s right. I don’t think it should cost the blind licensed manager. Maybe we can wrap it around, you know, being able to, you know, have the money to be able to reimburse or to have somebody who is a specialist in one certain aspect be able to train not only licensees but blind licensed managers who are weak in certain aspects. But having the money to be able to do that…. And that’s one thing, you know. Definitely reimbursing the blind licensed manager or hiring somebody to give, you know, A Number One training on certain aspects of the program, whether it 

be trends, you know, current trends or good ways to cut costs. Or any of that kind of stuff. Does that help you, Eric?

Morris: Yeah, I think so, Art. I’m just trying to jot down a note about that.

Hauth: All right. Anything else, Eric, you have?

Morris: I think you touched on it earlier, and it probably goes back to the expansion piece we were talking about a little bit, is continuing maintenance of the program. For, you know, not only the vending side of it, but just operations in general. And I just wrote that down as a topic. I don’t know what that would look like. And I need to spend a little more time, you know, looking at the future budget and, you know, seeing how, you know, the money we spend for maintaining our current equipment and maybe teeing up a package that looks at replacing equipment. I know there’s been some chatter around that, especially in some of our older live operations that are… we’ve definitely had some challenges with older equipment that, you know, isn’t vending machines and isn’t inexpensive stuff. Some of the bigger more capital kind of… capital expenses. Maybe that’s how I tee it up, is…

Hauth: Sure.

Morris: … capital equipment replacement. 

Hauth: Yeah, and if we can make a, you know, collective decision moving forward that, you know, maybe cafeterias and those, you know, live operations, you know, maybe aren’t as good of a decision or investment as a commissary. So maybe that’s something we have to have down the line, too, where we can kind of divergently change our mode of business. So I don’t know, but that’s just something I’m thinking about. 

Yeah, so, hey, Eric, I appreciate you bringing those to us. I think it was a good conversation. If you would please make sure that we get cc’d on the draft, I think that’d be very helpful to…

Morris: So can I go back through just really quick, to make sure I’m still…. I was trying to make notes as I went along. So here’s… here’s what I would tee up and what I’ll work on: replacing the… getting the General Fund contribution back for the program analyst; an expansion program around House Bill 3253. I didn’t hear a lot of support for a program analyst, adding a position. Maybe some consultant services. Do you guys think that that would be appropriate for a Policy Option Package? Versus staff.

Art Stevenson: Eric?

Morris: Yeah.

Art Stevenson: Am I off mute?

Morris: Yeah.

Art Stevenson: Okay. Well, I just thought of something that you might consider and it could be developed into a Policy Option Package. And that would be management services. Obviously, set-aside can be used for management services and I do believe that getting some assistance in some 

management services projects might be well worth our while. I’ll give you an example of that. And it is in our strategic plan and that is in, you know, rules and regulations and stuff. We… if we had some money to help with technical assistance on things, problem areas that we know need to be addressed.

And I could give another, well, two examples. You know, like when the Elected Committee brought up the fact that we might hire Gregory Chamoff to help us and he’s a… was a professional rule writer and also worked with other state entities and stuff. You know, that management services money could be used for that, hiring a consultant, and I’ll just throw a name out there, that might help us through some difficulties or figure out how to do challenges and that might be, like, Susan Gashel, who is an expert on the federal program and the law and stuff like that. 

So using, you know, getting some investment to help with management services we might be able to…. And so hopefully you understand where I’m coming from there and we could develop a Policy Option Package on that, to kind of hopefully eliminate some of the problems that we’ve had and so we can spend our money more wisely than in, you know, litigation or any of that kind of stuff. So that’s just a thought on something that you might consider to put into a Policy Option Package. 

Hauth: Okay. So, Art…

Bird: One thing, Randy. It also is a matchable expense so we can four times our money just by using our match, matching correctly this time. Make sure we get it back because it’s… management services has been used very creative in the past. Thanks.

Hauth: Yeah, thanks, Jerry. Is there anybody else on the line? Any managers or board members that want to say anything before we move on? Or have any ideas? So, anyway…

Art Stevenson: Did Eric have a comment on that, Randy? On the management services thing?

Hauth: Yep. Go ahead. Art, you’re on mute now.

Art Stevenson: Eric?

Hauth: Go ahead.

Art Stevenson: Eric, did you have any comments about that idea, as far as the POP?

Morris: You know, Art, I think the struggle with that would be is that, you know, like we talked about originally, as this conversation got going, is making the argument how it’s going to, you know, help the bottom line when it comes to employing blind Oregonians. So I think… I understand what you’re saying. I just think that would be hard to sell to anybody. Because I think, literally, a lot of people might look at that and go, “Well, you know, why aren’t you figuring that out on your own?” 

I think if we’re able to get monies for other things, maybe we would have the opportunity to, you know, use management services for those kind of things. The problem is with that kind of stuff, especially when it comes to legal stuff, is the whole, hey, DOJ’s our representative and they get really tuned up when we start talking about, “Hey, we’re going to hire an independent consultant that’s a lawyer and stuff like that.” So I think that tees up a whole bunch of challenges. Yeah. That’s my thought, right off the top of my head.

Hauth: Well, hey, Eric? Again, I think it’s been great conversation. We’re not going to get all dialed in tonight. But, you know, if you would… I think the request is, if you would send your draft to the Elected Committee and/or the managers before you send it to Dacia, I think that would probably be an appropriate thing to do. I hope you wouldn’t have a problem with doing that. But that would be what I think would be, you know, a collaborative, continuing effort, to do that. So. 

Morris: Yeah, no, I don’t disagree with that, Randy. I should be able to do it, I’m hoping, just based on timelines and stuff, I would have that done mid-week next week. And then be able to get it pushed out to you and be able to hit my deadlines internally, too. And just…

Hauth: Okay.

Morris: One…

Hauth: Guys, obviously, go ahead. Hold on. There’s obviously going to be more discussion around this. So I would like to move on. But if… I heard somebody trying to get the floor. So if you have one quick comment, please have it.

Morris: I was just going to say real quick, Randy, that there’s no guarantees that we’ll get any of it. Just for the record. But, you know, you get nothing if you don’t ask for it. So.

Hauth: Yeah. Okay. So, again, I think this meeting has been really, really good. And I know there’s some things on here maybe that are going to be, you know, could be a little bit, you know… I don’t know. [Laughs.] Not so good. But I know that there’s… on B) I know that there’s been some issues around concerns regarding program-relevant information. And I know we’ve had the discussion, you know, a number of times. And I think recently I saw an email where, you know, you were… you were wanting to know what basis somebody wanted to know the information for. 

And, you know, so my thoughts, you know, as I was sitting here, I wonder how… I wonder how wise it is to have the BEP Director be the custodian of records. I would guess that most of the requests for public records are relevant to the BEP Program. And I think it’s really kind of a – I know you didn’t ask for it, I don’t believe – but I think it’s almost a conflict of interest that you are, you know, the person that’s determining if information’s going to be provided or not, based on your position through the custodian of records. And so I just want to send that out there. I don’t know in your discussions that you have with the other administration if that’s ever been a comment or concern. But it might be better…. Because it does look like sometimes it gets kind of, you know, tug of war on if people want information and if you’re going to give it. And so I just wanted to throw that out there. 

I don’t know if anybody… if you have a response for that or if anybody else has a comment on this before we move on. But.

Morris: I can respond after everybody comments, Randy. No problem.

Hauth: Anybody…?

Bird: Jerry.

Hauth: Jerry, go ahead.

Bird: Yeah, I’m… it’s just… I don’t know. Once again, here we are again, talking about relevant information. I thought we kicked this around, like, what, a year ago? Come up with dictionary stuff, come up with this. I mean, it’s a very, very, VERY simple thing, unless you have someone on the other side that’s wants to control everything and be the bully and decide. You know, and anything that…. It’s pretty clear, Eric, anything that has to deal with the BE Program, says BE Program, smells BE Program, walks like BE Program, has anything… hint of it is supposed to be given out. Free! We don’t have to pay your fees, which is a way to think you can bully us. “Oh, I’ll charge them because I decided.” What are you wanting that for? 

You know, I’ve asked for… on State Hospital. They don’t ask me exactly what you want it for because it’s none of their business. It’s public information. And I just can’t believe you continue doing it, using it as, “I’m just not going to send it to you.” I mean, it’s… why? Why do you have so much trouble sending out anything? Now, it’s pretty clear, and it’s no gray area, it’s pretty clear that if I ask for something for the olderly blind or something like that, I want to know their figures, you could very easily say, “Well, Jerry, that’s not BE- relevant.” And you’d be right! Because it’s pretty darn clear; it’s not even part of our program. But whether it’s a dime, a nickel, what you do, what you say, what a staff member does, it’s information that is granted to us under our program. And we got to have this stop. Apparently, I think I agree with Randy, we can no longer have you be the judge and juror. It needs to go… we need to go over your head and I guess let’s let Dacia decide. 

It’s time to prove that you’re not just saying it. I mean, I hate to get on you and that, but… jeez, I’d love not to but this is crazy. This is like kindergarten stuff. Thank you.

Hauth: So, anybody else have a comment on that? 

Art Stevenson: Chair Hauth?

Hauth: Yes, Art.

Art Stevenson: You know, and I kind of concur with Jerry. And, you know, the federal law’s pretty clear. It says program-relevant information. And we actually tried to clarify it a little more in the rules, but it was kind of… kind of ignored somewhat and… and everything. And, you know, the federal law does not say, “If the Director decides it’s relevant, then it’s relevant” or those sort of things. And so, that’s… I mean, that’s just the fact. It says program-relevant information. We know what the definition of “relevant” is: it has anything to do with the program, unless it’s confidential. And if it’s confidential, then the agency can say, “No, that’s confidential information.” They have said that before. No arguments about that. 

And so we do definitely need to get it resolved. And hopefully, you know, it will just be done. Because it doesn’t say in the law that, “only if the Director thinks it’s relevant.” If I think it’s relevant and I want the information, then the law says I can have it. So let’s just do it and… and stop all the dang arguing about it and just comply with the law.

Hauth: Yeah. Thank you, Art. I do want to say that – oh, gosh, I don’t know – over the last couple of months I’ve made a couple of requests for information. And, in my opinion, those weren’t provided to me and I was forced through the public records request to get the information. And, you know, I’m not going to fight with Eric on the phone right here and now, but I believe that was not a proper denial. I believe, clearly, unassigned vending is program-relevant, and the agreements and all the information, which I did pay for. And I have it and it’s going to take me some time to go through it. So 

I guess my thought is, how… you know, I guess my option would be to file a complaint and, you know, do all those type of things. But how can we get… from this particular instance, issue, how can we get somewhere where we’re meeting more in the middle on it, you know? House Bill 3253 does require that the Elected Committee get info to assist them in understanding. Again, you know, my thoughts… my thoughts are it’s probably not good to have Eric be the custodian of… I think it puts him in a bad situation. That’s my own opinion. But… so I just wanted to say that for the record. I want this to get better and if somebody asks for information, that they be provided it. 

So, Eric, I don’t know what your thoughts are or if anybody else has anything before we move on. But I do want to, after we hear from you, I do want to get to the assigned location update, if anybody has information on that.

Jackson: Chair Hauth? Steve Jackson.

Hauth: Yeah, Steve. Go ahead.

Jackson: I just quickly want to make a comment. Over two years ago, when Eric and the Elected Committee at the time said I had to leave the State Building, they said because it was deemed a stand-alone unit. And I asked for a definition. I asked for them to just show me in writing where does it say that and it never happened. And then things changed and the reason that I had to leave changed. But my point is, I’ve asked for information and I never got it either. I never got a response. So I think it’s only professional and only polite and courteous, if he doesn’t have the information he can… someone from the Commission can respond and say, “They don’t have that information right now” or some kind of response. Because being left hanging in the dark is not very nice.

Hauth: Thank you. Thank you, Steve. Anybody else before Eric? Okay, Eric.

Morris: Yeah, Randy, thank you. I appreciate that. So I got about, just checking in on the time, I got about five minutes before I’ve got to head for the bus. So, with the public records, custodian of records kind of thing, you’re right. I didn’t volunteer to do that. You know, my job description, which I’m sure you’re all familiar with, says “other duties as assigned.” That does, you know, it does… it does require a distinctive, different hat to be worn. I mean, the policies and the laws around public records are very specific and very different than what we deal with in the program. So during our last meeting, we talked… I think we talked this… I think it was the last meeting we talked about it. And I kind of echoed that back yesterday in some emails I sent out that, you know, I want to collaborate on issues. And I think collaboration is not just telling people what to do. I think that’s what it boils down to.

So, having… having conversations about stuff is important. And having conversations about what… you know, how it’s relevant and how it’s not already information that’s been provided…. And, like, one of the requests, it’s not something that I can just go out and yank out of files that I control staff around. It requires me… which is not… I know it’s something you guys are worried about. But from an internal processing kind of thing, I have… I would have to go and, you know, get other people’s people to be doing stuff to get records, which, you know, if we could come to, you know, some kind of an agreement about that, then, you know, I could probably move the needle on that. But it’s not as easy as it always sounds. 

And so that’s the piece that I think is important about collaboration, is having that communication. If we’re… it’s a running gun battle on email, then obviously people aren’t, you know, connecting on the same topic. So. 

Hauth: Well, and Eric, I do think we need to find, you know, a better way for that to occur. So you’re not pushing back against us and we’re not pushing back against you. And I don’t know how that is. But, you know, let’s… I mean, we’ve talked about this time and time and time again. And we do need to, like Jerry said, we do need to get it figured out. And I think it would make your life easier and it would make our lives easier, as well. But before you have to leave, you guys – and I’ve had this on the agenda for the last three or four times, and I apologize – but are there any managers out there that want to do an update or having any concerns with their locations or routes or have any questions? Please have the floor. I know we don’t have a lot of time but if there’s anything…. Sometimes I hear wind of issues going on. And just please know that you can always reach out to the Elected Committee and see if there’s anything that we can do, you know, to assist you or assist you with the agency or…. You know, please know that. So.

Bird: I got a question real quick, Randy. Jerry.

Hauth: Yeah, sure. Sure, Jerry.

Bird: Yeah, I’m still kind of confused because we’re supposed to be treated equally. On some of the previous… some of the vendor routes that need some equipment, they act like, “Well, we can’t get you any vending machines. We’re trying to give them all to these other people.” Or I don’t know what the deal is. Or a vehicle, a van. I’ve got the van that I paid for myself that’s old, you know. I’d like to get some of that stuff that comes to it that I pay top set-aside for. A few machines. I mean, I’m not even talking about that many for now. But even Art has asked for them, to… bad one… and it’s all, like, “Oh, you’re on the bottom.” So, I don’t know. I was wondering why it’s so hard to get equipment and vending machines that are updated. Thanks.

Hauth: Yeah, I don’t know, Eric, if you have any answer for that or not. I know you… you know. 

Morris: Well, yeah, we’re kind of… we’re running short on time, Randy. But I can answer that to a certain point. You know, obviously, before the House Bill changed and stuff we were working through one strategy for deployment of vehicle… not vehicles, but equipment and stuff. And so, if people are willing to… you know, if people are looking to make a change that way in the self-operations, then I think we need to have that conversation. And, like, with Jerry specifically, I know, like, the Baldock/French Prairie Rest Area and stuff could probably use some, you know, some modern machines and that kind of thing. And I’m definitely willing to have a conversation about that. 

Hauth: Well, and I’m going to put this on the… I’m going to put this on the top of the agenda for our meeting during in-service. So, you know, it’s something… I think there’s other issues out there that we need to talk about, have a conversation around. Is there anybody else before we adjourn the meeting? Any other comments from managers or board members or public or…?

Morris: Randy, thanks for having an early meeting today. That helps me a bunch. I appreciate it.

Hauth: Yep. Yep. Okay, you guys. Well, let’s go ahead and adjourn the meeting…

Jaynes: Chairman Hauth?

Hauth: Go ahead. Yes. Yes, Lin.

Jaynes: I just wanted to make sure that you did know I was present for today’s meeting. I was a couple minutes late coming in.

Hauth: We sure did, Lin. 

Jaynes: All right. Thank you.

Hauth: Okay, you guys, thanks a lot for joining. I’ll…

Morris: Good night, everybody.

Hauth: …adjourn it. Bye.

Note: No motions were made or adopted by the Elected Committee during this meeting.

Transcription: Mark Riesmeyer