Soumissions électroniques des demandes de subvention

Muhsin AboudChercheur principal IEARDA (MUHAS)

Avant de déposer une demande / s’inscrire Repérage d’une possibilité de financement Préparation d’une demande Soumission, suivi, consultation

Vue d'ensemble du processus de demande

La soumission par voie électronique des demandes de subvention est obligatoire pour toutes les demandes de subventions concurrentes aux instituts de santé NIH *

Le processus exige une grande attention aux détails pour assurer une présentation réussie!

* Sauf pour les demandes multi-projets

Soumissions électroniques

Présentation de la demande: Qui dans votre organisation est responsable de la préparation de chaque partie de la demande?

Pouvoir de signature: Qui a le pouvoir de signer la demande au nom de votre organisation?

Instruction des demandes: Quels sont les examens et autorisations internes qui s’imposent avant la soumission?

Les administrateurs et les chercheurs principaux doivent travailler ensemble

Exigences internes de l’organisation

Grants.gov Le seul portail en ligne du gouvernement fédéral

permettant de trouver et de demander une subvention fédérale

Utilisé par l’ensemble des 26 agences fédérales prestataires de subventions

eRA Commons Système informatique de gestion de la recherche NIH qui

permet aux demandeurs /bénéficiaires de subventions de recevoir et transmettre les informations relatives à leur demande ou à leur attribution par voie électronique

Utilisé par les NIH et autres organes de l’administration chargée de la santé publique aux Etats-Unis (HHS – Health & Human Services.

IMPORTANT: Chaque système a ses propres exigences d‘inscription et de demande

Deux systèmes qui se composent

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Il existe diverses options pour soumettre une demande électronique:

Formulaires téléchargeables: option la plus courante

Flux des données, de système à système, propre à une institution: Habituellement utilisé seulement par les institutions qui reçoivent beaucoup de subventions NIH

Prestation de services commerciale: http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/sp.htm

Options de soumission

Adobe Reader obligatoire: Seules certaines versions spécifiques d'Adobe Reader sont compatibles avec les formulaires Grants.gov Page de téléchargement de logiciels à Grants.gov/resources/download_software.jsp

Convertisseur PDF Les documents exigés doivent être inclus dans la demande sous format PDF

Suivez les instructions du NIH pour le format PDF à: http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/pdf_guidelines.htm

Acquisition des logiciels

Les organisations doivent s'inscrire dans tous les systèmes suivants: NCAGE (uniquement à l’étranger) DUNS SAM Grants.gov eRA Commons: Les chargés de recherches

doivent travailler avec leur institution pour s’inscrire à eRA Commons.

Vérifiez si votre organisation est déjà inscrite.

Les organisations doivent s'inscrire pour déposer une demande

Les organisations étrangères doivent se munir d’un code NCAGE de spécification d'entité commerciale ou gouvernementale de l'OTAN Il s’agit d’un code à 5 caractères utilisé pour

identifier un établissement donné à un endroit précis

Exigé pour l’inscription au système de gestion des subventions (SAM)

Pour obtenir un code NCAGE; consultez: http://www.dlis.dla.mil/Forms/Form_AC135.asp

Tél.: 269-961-7766

Inscription à NCAGE

Dun & Bradstreet (D&B) fournit un numéro d'identification unique de neuf chiffres à votre entreprise / institution.

Gratuite Démarrez l’inscription à :

http://fedgov.dnb.com/webform

Inscription à DUNS

SAM – Système de gestion des subventions Remplace l’ancien système d’inscription

(CCR) Si vous avez déjà été inscrit(e) dans CCR, il

conviendra de visiter SAM pour créer un compte SAM.

Votre adresse courriel permettra de relier votre nouveau compte SAM avec les informations de votre ancien compte CCR .Renouvellement annuel obligatoire!

Inscription à SAM

Étapes pour inscrire votre organisation à SAM: 1) Allez à www.sam.gov 2) Créez un compte personnel et ouvrez une session3) Cliquez sur “Register New Entity” sous “Manage Entity” 4) Sélectionnez le type d'entité 5) Sélectionnez “No” à la question “Do you wish to bid on

contracts?” (Voulez-vous répondre à un appel d’offres?)6) Sélectionnez “Yes” en réponse à la question “Do you want

to be eligible for grants and other federal assistance?” [Voulez-vous devenir admissible aux subventions et autres sortes d’assistance fédérale?]

7) Renseignez la section “Core Data” [Données de base]8) Renseignez la section “Points of Contact” [Contacts]

Attendez la validation de l’inscription

Inscription obligatoire à SAM

Vue d'ensemble des étapes d‘inscription à Grants.gov1) Se munir d’un numéro d'inscription DUNS2) Se munir d’un Code NCAGE3) S’inscrire à AM Designate un point de Contact E-business (E-Biz POC),

chargé d’approuver les demandes d'autorisation de dépôt d’une demande.

4) Identifiant et mot de passe pour Grants.gov Toute personne chargée de déposer ou de suivre les demandes de votre

organisation doit remplir un profil de représentant autorisé de l’organisation (AOR) à Grants.gov et créer un identifiant et mot de passe.

5) Autorisation AOR : E-Biz POC recevra un courriel concernant la demande AOR et devra accéder à Grants.gov pour approuver la demande et fournir le rôle de «candidat autorisé» à l'utilisateur. Il peut y avoir plus d'un AOR pour votre organisation.

6) Suivi AOR : a tout moment, vous pouvez suivre l'état AOR en vous connectant avec votre identifiant et mot de passe.

Inscription à Grants.gov

IMPORTANT!Inscriptions multiples – Responsables autorisés - AOR (Autorise Organizational Representatives)! Seule une personne ayant le statut AOR peut

déposer une demande à Grants.gov Suppléant au cas où la première personne

n'est pas disponible Permet à plusieurs personnes de suivre l'état

de la demande.

Inscription obligatoire à Grants.gov

L’organisation requérante ET le chercheur principal doivent ensemble être inscrits à eRA Commons1) L’organisation requérante doit s’inscrire2) L'organisation requérante lance l’inscription du chercheur principal à eRA Commons-Ou s’associe au chercheur principal lorsque celui-ci possède déjà un compte à eRA Commons3) Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons

Inscription à eRA Commons

Présentation des étapes d'inscription à eRA Commons1) Remplir le formulaire d’inscription en ligne pour les organisations2) Imprimez & faxez la page d’inscription. Le signataire officiel (SO) doit signer, dater et faxer l'inscription au numéro indiqué sur le formulaire.3) Le signataire officiel doit vérifier l’adresse courriel: Une fois l'inscription soumise par voie électronique, un courriel de vérification est envoyé. Le SO devra cliquer le lien pour vérifier l’exactitude de l’adresse courriel . Les étapes 2 & 3 doivent être achevées avant que NIH puisse traiter l'inscription.4) Le signataire officiel recevra un courriel "d'agrément" de la part de NIH . Le courrier d'agrément" contient un lien vers des informations dont l’exactitude devra être vérifiée avant que le processus de confirmation soit terminée.5) Le signataire officiel reçoit les identifiants et mots de passe temporaires. Après l'achèvement de la confirmation, le SO va recevoir deux courriel qui contiennent les identifiants et mots de passe temporaires pour le Signataire Officiel (SO )et l’administrateur du compte (AA) créés au cours du processus d'inscription.6) Ouvrir une session à Commons eRA Le SO et AA peuvent se connecter à Commons eRA et peuvent administrer des comptes supplémentaires s’il y a lieu.

Inscription d’une organisation à eRA Commons

1) Les possibilités de financement sont affichées dans le guide NIH pour les subventions et contrats (OER) ET2) à Grants.govPourquoi doit-on vérifier ces deux sources de subvention.3) Examinez la liste des FOA (Funding Opportunity Announcement) correspondant à vos critères et trouvez les FOA d'intérêt 4) Lisez et suivez toutes les instructions d'annonce 5) Une attention particulière à la section IV. Information pour la demande et pour communication

Repérage des possibilités de financement

Dans l'annonce– Cliquez le bouton Apply for Grant Electronically (Déposez une demande de subvention par voie éléctronique)◦ Remarque: vous ne pouvez pas déposer de

demande avant la « date d'ouverture» indiquée sur l’annonce FOA.

◦ Remarque: L’annonce FOA a préséance sur le guide des demandes de subvention Grants.gov

Cela vous mènera directement à Grants.gov pour y télécharger le dossier de demande

Repérage de la possibilité de financement et téléchargement de l’annonce FOA

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NIH utilise le formulaire SF424 (R&R Research & Related) pour l’ensemble des données appartenant à et gérées par Grants.gov Les demandes électroniques de subventions NIH comprennent: 1) Des composants (R&R) à l'échelle fédérale. Les NIH ne contrôlent pas les champs marqués obligatoires dans ces formulaires publiques2) Composants propres aux agences - (PHS)

Preparation d’une demande

SF424 (R&R) – Il s’agit d’un dossier de demande de subvention dont les différents composants sont comparables à ceux de PHS 398

Les composants de ce dossier ne sont pas tous utilisés pour chaque annonce de possibilité de financement (FOA) ◦ Les Agences peuvent créer des dossiers de demande

spécifiques pour chaque FOA◦ Chaque FOA indique les composants nécessaires au

dossier de demande

Qu’est-ce que SF424 (R&R)?

Guide pour le dossier de demande SF424◦ Les instructions générales vous guideront à

travers toutes le étapes nécessaires pour remplir les diverses parties du dossier.

◦ Des instructions figurent dans les formulaires ◦ Les instructions spécifiques aux NIH sont

indiquées par le logo HHS.

Guide de préparation au dossier de demande SF424

Dossier de demande = combinaison SF424 (R&R) + PHS398

L’annonce d’une possibilité de financement FOA (Funding Opportunity Announcement) indique les formulaires exigés du dossier de demande

Les composants SF424 (R&R) incluent:◦ Page de couverture de la demande R&R◦ Site du projet / Performance R&R◦ Autres informations relatives au projet R&R◦ Personnel responsable / clef R&R◦ Budget R&R◦ Formulaire de sous-subvention du budget en Annexe R&R

Caractéristiques du dossier de demande SF424 (R&R)

Composants spécifiques aux agences NIH (PHS 398)◦ PHS 398 Lettre de motivation ◦ PHS 398 Supplément de la page de motivation ◦ PHS 398 Budget modulaire ◦ PHS 398 Plan de recherche ◦ PHS 398 Liste

Les composants incluent des champs de données spécifiques (rempli en ligne) et de multiples Annexes

Les Annexes DOIVENT être converties sous format PDF avant d’être

téléchargées

Caractéristiques du dossier de demande SF424 (R&R)

Astuces pour réussir Suivez les Directives FOA-spécifiques (par ex.,

annexes spéciales, titres de sections spécifiques)

Suivez les exigences du guide de demande de subvention - y compris les directives pour les polices et les marges

Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de page – les titres de section dans le cadre du texte sont encouragés

Évitez les formats «paysage» et les colonnes

Remplir la demande

Utilisez le format PDF pour toutes les annexes1) Utilisez des fichiers PDF au format simple

◦ Ne pas utiliser Portfolio ou une fonction similaire pour regrouper plusieurs fichiers en un seul document PDF

◦ Désactiver les fonctions de sécurité telles que la protection par mot de passe

2) Garder les noms des fichiers à 50 caractères ou moins et utiliser uniquement des lettres, des chiffres, le tiret par le bas (_), l'espace et le tiret (-)3) Ne pas inclure d’en-têtes ni de pieds de pageLes têtes de section dans le cadre du texte sont encouragés4) Suivez les directives pour les polices et les marges

Éviter les écueils

Formulaire SF424 : Article #6 Champ d'identification d'employeur (EIN ou TIN) – les organisations non-U.S. peuvent utiliser 44-4444444 Admissibilité : Assurez-vous que l’annonce

FOA permet aux organismes à l’étranger de déposer des demandes de subvention. Budget: Les demandes à l’étranger nécessitent TOUJOURS un budget détaillé

Date: TOUJOURS sous format MM/JJ/AAAA (09/27/2012)

Scénarios particuliers

Soumission à temps: les demandes sans erreur seront acceptées par Grants.gov uniquement lorsque pointées à17h ou avant, heure locale de l'organisation requérante, à la date d'échéance. Quelques rappels importants:

NIH recommande de soumettre la demande aussi tôt que possible (quelques jours à l’avance et non quelques minutes!) afin de disposer du temps pour corriger les erreurs constatées pendant le créneau de consultation de la demande avant la date d'échéance

La politique NIH en matière de retard ne permet pas d’apporter de corrections après la date d'échéance

Toutes les inscriptions doivent être effectuées avant la date d'échéance

Soumission, suivi, consultation

Première réponse de Grants.gov: Demande reçue, est en cours de validation. (Inclut le nom du fichier d'origine et le numéro DUNS.)

Deuxième réponse de Grants.gov:Demande validée, en cours de préparation pour l’examen concédant

Troisième réponse de Grants.gov: Demande reçue par l’agence concédant

Les avis par courriel

Première réponse de l'agence concédant: Demande reçue. En cas d’avertissements ou d’erreurs repérées, d'autres mesures s’imposeront.

Avertissements: pas assez importants pour influer le processus◦ Erreurs: suffisamment importantes pour justifier

une nouvelle soumission La Demande devra être soumise de

nouveau

Avertissements et erreurs

Troisième réponse de Grants.gov: La demande reçue par l'agence concédant

Avis par couriel - eRA Commons◦ Les responsables autorisés (AOR/SO/chercheur principal) reçoivent

des avis par courriel◦ Validation terminée – Dossier de demande vérifié ◦ Validation terminée – Dossier de demande vérifié – Uniquement des

avertissements◦ Mesure à prendre - erreurs et/ou avertissements◦ Mesure à prendre – identifiant eRA Commons manquant ou non valide

(AOR/SO sont les seuls destinataires)◦ (seulement envoyé aux AOR/SO)◦ Mesure à prendre – Erreur de système ◦ Le Signataire Officiel a refusé la demande électronique (rejetée)◦ NIH a auto-vérifié la demande (suite à un créneau de consultation de

2 jours)

Grants.gov - Sans erreurs

Les erreurs interrompent le processus de soumission et elles doivent être solutionnées avant l’acheminement de la demande pour réception et aiguillage (Receipt & Referral)

Les avertissements peuvent être résous à la discrétion du demandeur mais n’imposent pas de mesure pour faire suivre la demande.

Lorsque le chercheur principal corrige un Avertissement ou une Erreur, les responsables autorisés AOR/SO doivent être avertis et ceux-ci devront redéposer l’ensemble de la nouvelle demande, corrigée ou modifiée, par l’intermédiaire de Grants.gov

Erreurs et advertissements (NIH)

Soumission à temps ◦ Demande acceptée par Grants.gov à 17h; heure

locale le jour de la date de soumission (Vérifiez l’annonce FOA pour les dates et l’heure )

◦ Au cours de la première période de transition— Les erreurs NIH repérées DOIVENT être corrigées dans les 2 jours après la date de réception

Soumission à temps

Réponse de Grants.gov à la soumission de la demande, en général en quelques heures, jusqu'à 2 jours ouvrables.

Instruction de la demande par le chercheur principal (PI) et le responsable autorisé de l’organisation (AOR) / Signataire officiel (au Bureau des projets parrainées) dans les 2 jours ouvrables suivant disponibilité à eRA Commons.

Délai d’exécution prévu

NIH ne tiendra pas les candidats responsables des problèmes de Grants.gov ou d’eRA Commons

Les candidats sont tenus de: Procéder à toutes les inscriptions requises

avant soumission de la demande Effectuer toutes les étapes de la soumission

de la demande en temps opportun, par ex. Soumission à Grants.gov Correction des erreurs Vérification de la demande

Principes directeurs

Préparation avant la demande◦ Connaître son rôle◦ Inscription

Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov, et à eRA Commons

Le Chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par l’intermédiaire des responsables autorisés (AOR/SO)

◦ Sélection du mode de soumission Formes de base, Org.systeme à systeme, fourniseur

de service◦ Acquisition des logiciels: PureEdge,Citrix-

Mac,Generateur PDF

Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov

Repérage d’une possibilité et téléchargement d’un dossier de demande◦ Repérage d’une possibilité spécifique à

Grants.gov ou dans le guide NIH et téléchargement du dossier de demande

Préparation de la demande Soumission de la demande à Grants.gov

(soumission au responsable autorisé ◦ Grants.gov procède à des verifications de base◦ En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit

déposer une demande corrigée à Grants.gov

Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov

Attendre que NIH récupère la demande◦ eRA Commons vérifie la demande d’après les guides

Vérification du statut de la soumission à eRA Commons◦ En cas d’erreurs Le responsable autorisé doit déposer une

demande corrigée à Grants.gov◦ Traitement réussi - demande sans erreurs (des avertissements

possibles) Demande rassemblée

Vérification de la demande rassemblée◦ Demande vérifiée par les responsable autorisés, chercheur

principal et AOR/SO. Option pour eux de rejeter ou d’approuver la demande – Acheminement sous 2 jours ouvrables.

Soumission complète

Processus de demande en ligne SF424 (R&R) par l’intermédiaire de Grants.gov

Processus de demande électronique SF424(R&R) par l’intermédaire de Grants.gov

Grants.gov effectue des vérifications de base eRA Commons vérifie la demande avec les guides Erreurs identifiées Repérage d’une possibilité spécifique ou guide NIH et téléchargement du dossier de

demande Connaître son rôle Traitement réussi; demande sans erreurs (des avertissements possibles) Formes de base, Org.systeme système fournisseur de service En cas d’erreurs le responsable autorisé AOR doit soumettre le dossier correct à

Grants.gov Le chercheur principal et les responsables autorisés AOR/SO vérifient la demande. Ceux-ci

peuvent rejeter ou approuver la demande pendant un créneau de consultation de deux jours ouvrables.

Le responsable autorisé (AOR) s’inscrit à Grants.gov, et à eRA Commons Le chercheur principal s’inscrit à eRA Commons par l’intermédiaire des responsables

autorisés Demande rassemblée Inscription Sélection du mode de soumission Acquisition des logiciels: PureEdge, Citrix-Mac, Generateur PDF Soumission de la demande à Grants.gov (AOR) Attendre que NIH récupère la demande Vérification du statut de la soumission à eRA Commons Vérification de la demande rassemblée Soumission complète