sosiaalihuollon tietojärjestelmät – eväitä järkeviin hankintoihin

Sosiaalihuollon tietojärjestelmät– Eväitä järkeviin hankintoihin

Jyrki J.J. Kasvi

14.04.2023 TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry 2

”Houston, meillä on ongelma” Ajoneuvohallintokeskuksen (AKE) tietojärjestelmäuudistus venyi 4:stä 12 vuoteen ja hinta nousi 27

miljoonasta eurosta kolminkertaiseksi Tullin 2,7 miljoonaa maksanut Rita-tietojärjestelmä myöhästyi neljä vuotta. Valtionhallinnon 9 milj € Valda-asianhallintajärjestelmälle ei sen valmistuttua löytynyt käyttäjiä Sähköisen reseptin kehitys venyi 10 vuotta ja kymmeniä miljoonia, ja heti 1,5 v. korjausprojekti Helsingin taloushallinnon tietojärjestelmän käyttöönoton seurauksena 150.000 laskun lähettäminen

viivästyi kuukausilla. Poliisin aserekisteri otettiin vuonna 2013 käyttöön puolitoista vuotta myöhässä Espoon kaupungin sosiaalitoimen tietojärjestelmän käyttöönoton seurauksena

toimeentulotukipäätöksen saaminen kesti 40 päivää Kansallisen Kanta-potilastietojärjestelmän piti olla käytössä vuonna 2007. Yli 20 miljoonaa euroa

myöhemmin järjestelmä otetaan käyttöön 2013-2015. OKM:n taiteen edistämiskeskuksen Salama-tietojärjestelmä toimi niin hitaasti, että apurahat

jouduttiin käsittelemään käsin, koska se oli nopeampaa. Eduskunnan salijärjestelmä myöhästyi vuoden ja ylitti budjetin kolmanneksella sähköiseen henkilökorttiin käytettiin 20 miljoonaa euroa. Vuonna 2006 sitä käytettiin 500 kertaa. Poliisin Vitja-järjestelmän hankinta keskeytettiin v2014, kun käyttöönottovaiheessa vasta kolmannes

järjestelmästä oli valmiina Ongelmia toki myös yksityisellä puolella, mutta niitä ei repostella julkisuudessa.


Kroonikon sairaskertomus ”Tarkastusvirasto katsoo, että potilastietojärjestelmien kehittäminen nykyisellä

mallilla ei ole taloudellisesti eikä toiminnallisesti tarkoituksenmukaista.”

”Tarkastusviraston mielestä sosiaali- ja terveysministeriön tulisi ryhtyä toimenpiteisiin potilastietojärjestelmien kehittämisen valvonnan järjestämiseksi.”

”Terveydenhuollon tietoteknologisten ratkaisujen kehittäminen pohjautuu vuonna 1996 valmistuneeseen sosiaali- ja terveydenhuollon tietoteknologian hyödyntämisstrategiaan.”

” Useiden satojen miljoonien eurojen hankekokonaisuudella ei ole ollut riittävää IT-hankejohtamista.”

Sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten IT- hankkeiden toteuttaminen Valtiontalouden tarkastusviraston tuloksellisuustarkastuskertomukset 217/2011 http://www.vtv.fi/files/2435/217_2011_netti.PDF

http://www.vtv.fi/files/2435/217_2011_netti.PDF


Vallitseva tilanne on sietämätön Sosiaali- ja terveydenhoidon sadat tietojärjestelmät eivät

kommunikoi eivätkä muodosta toiminnallista kokonaisuutta Tiedonhallinnan pettämisestä johtuvat (hoito)virheet ja viivästymiset Ylimääräisen työn kustannukset

– HUS: erikoislääkäreiden työajasta 10%:a kuluu tiimalasin tuijotteluun

Julkisen sektorin tiedonhallinnan prosessit usein arkaaisia Mappeja, kirjeitä, käsin kirjoitettuja lippusia ja lappusia, muistikuvia Jopa eri yksiköiden käyttämät käsitteistöt ovat epäyhtenäisiä!

Sosiaali- ja terveydenhoidon tietojärjestelmät eivät vastaa potilaiden ja hoitohenkilöstön tarpeisiin Loppukäyttäjien kuuleminen kehittämiskohteita valittaessa ja toteutettaessa

Sosiaali- ja terveydenhoidon tietojärjestelmien kehityksen ja ylläpidon kustannukset ja aikataulut ovat karanneet käsistä


Menneen ja tulevan paineetTaustaKuntien ohjauksen liberalisointi Kunnat ja sairaanhoitopiirit

hankkivat tietojärjestelmänsä itsenäisesti Kuntien ja piirien ict-, projekti- ja

kilpailutusosaaminen heikkoa Järjestelmätoimittajat sitoivat

asiakkaat omiin järjestelmiinsä Jopa kuntien omaa järjestelmäkehitystä

Terveydenhoidon tieto- järjestelmien pitkä elinkaari Vanhoista järjestelmistä luopuminen

kallista ja vaikeaa

Tulevat haasteetKanTa Päätearkisto vai operatiivinen järjestelmä Potilastietojen tutkimuskäyttö Vanhojen järjestelmien rajapinnatPalveluväylä Mistä väylää käyttävät palvelut?Netti voimaannuttaa potilaat Potilas hallitsee omia tietojaan (myData) Terveydenhoito oikeussaleihinUbiikki yhdistää tietovarannot Ostos-, elintoiminto- ja terveystiedot

yhteen Geenitietojen hyväksi- ja väärinkäyttö Terveydentilan automaattinen seuranta


73 euroa maksava Vessyl-muki analysoi sisältämänsä juoman ja välittää tiedot appsille, joka kokoaa ja analysoi tiedot käyttäjän ruokavaliosta.


Kilpailu ei toimi käytännössä Toimittajaloukku estää kilpailun ja tulee kalliiksi

Jos tietojärjestelmän ja sen rajapintojen oikeudet jäävät toimittajalle, lisätyöt, muutokset ja päivitykset voidaan tilata vain toimittajalta toimittajan hintaan.

Järjestelmän sisäiset ja ulkoiset rajapinnat suljettuja, avataan eri korvausta vastaan Uuteen järjestelmään siirryttäessä potilas/asiakastiedot jäävät vanhan järjestelmän

”panttivangeiksi”

Ylisuuret hankkeet rajaavat tarjoajien joukkoa Satojen miljoonien eurojen kokonaisjärjestelmiä pystyy tarjoamaan vain pari

suomalaista ohjelmataloa. Pienikin muutos edellyttää koko järjestelmän avaamista.

Ratkaisuehdotuksia: Avoimet järjestelmien väliset ja sisäiset rajapinnat Modulaariset avoimia rajapintoja käyttävät tietojärjestelmät, jotka voidaan

kilpailuttaa ja päivittää osa kerrallaan


Hankintalaki ketteryyden jarruna Hankintalaki ei periaatteessa estä ketterää järjestelmäkehitystä

Perinteinen kilpailutus edellyttää että tiedetään, mitä ollaan tilaamassa. – Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä tietojärjestelmän tarkka

ennakkomäärittely on kuitenkin mahdotonta. Maali liikkuu jatkuvasti! Hankintalaki periaatteessa sallii ketterän järjestelmäkehityksen mutta kukaan ei

halua markkinaoikeuteen ennakkotapaukseksi– Tietojärjestelmähankinnan päätyminen markkinaoikeuteen pysäyttää

hankintaan liittyvän kehitystoiminnan 1-2 vuodeksi.

Ratkaisuehdotuksia: Hankintalain päivittäminen ja selkeyttäminen (valmistelu jo käynnissä)

– Edes Tekes ei saanut kahdella juristilla selvää, mitä hankintalaki varmasti vaatii Markkinaoikeuden käsittelyaikojen nopeuttaminen

– Esim. esikäsittely valitusten perusteluiden arvioimiseksi Varmuuden vuoksi valittamisen houkuttelevuuden vähentäminen

– Suurissa hankkeissa pienikin läpimenon mahdollisuus houkuttelee valittamaan.


Ei tietojärjestelmää vaan toimintaa varten Tietojärjestelmäkeskeinen ajattelu sivuuttaa toimintaprosessit

Tietojärjestelmä on vain väline toiminnan kehittämiseksi!– Pelkkä tietojärjestelmän käyttöönotto toimintatapoja muuttamatta laskee työn

tuottavuutta ja laatua Tietojärjestelmien lisäksi myös toimintatapojen ja -prosessien oltava yhteentoimivia

– Esim. videoneuvottelujen käyttäminen etäkonsultaatioissa

Tietojärjestelmä ei ole koskaan valmis! Aina kun esim. lainsäädäntö, organisaatio, työmenetelmät tai toimintaprosessit

muuttuvat, myös tietojärjestelmiä on muutettava. Tietojärjestelmät ovat halpoja, kun niitä vertaa ylläpitoon.

Ratkaisuehdotuksia: Kehitetään toimintaprosesseja, ei tietojärjestelmiä Siirrytään tietojärjestelmähankinnoista palveluhankintoihin


Lisää julkisten tietojärjestelmähankkeiden haasteita Osaamisen epätasapaino

Toimittajalla on paljon tilaajaa enemmän kokemusta tietojärjestelmähankinnoista– It-hankkeita ohjaavat työryhmät, joissa virkamiehet istuvat oman toimen ohessa.

Hankkeiden seurataan ja jatkuvaan uudelleenmäärittelyyn vain siivu työajasta. Soster- ja it-osaaminen eivät aina keskustele tilaajaorganisaatiossa keskenään

Hallintorajojen loukkaamattomuus JulkICT-toiminnolta on puuttunut natsat tehtävänsä hoitamiseen.

– Jo 10 vuotta JulkICT-toiminto on yrittänyt edistää ja varmistaa yhteentoimivuutta Tietohallintolain 4 § ja 6 § antavat valtiovarainministeriölle valtuudet toimia

– mutta niitä ei ole tiedonsiirron toteutuksen määritysten puuttuessa käytetty

Ratkaisuehdotuksia: Tilaajalla on oltava omaa tai ostettua it-hankeosaamista! Jonkun on uskallettava ottaa vastuu ja käskyttää tarvittaessa (myös kuntia) mitä

tehdään, vaikka vähän maksaisikin– (esim. Viron sähköinen tunnistaminen ja sähköisen tunnistamisen hyväksyntä)


Ja vielä kaksi Sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestämisvastuun ja

rahoituskanavien monimuotoisuus Esim. KanTa ja apteekit, yksityinen terveydenhoito, YTHS, työterveys,

terveyskeskukset, erikoissairaanhoito, Kansaneläkelaitos, kunnat Esim. tietohallintolaki ei koske Kansaneläkelaitosta eli terveydenhoidon

kokonaisvaltainen tietohallinnon ohjaus ei ole mahdollista.

Erikoissairaanhoidon kulttuuri ja professioiden asenne Tietojärjestelmien ei haluta vaikuttavan professioiden toimintatapoihin

– Eri sairaanhoitopiirit ym. ovat halunneet järjestelmiensä palvelevan nimenomaan heidän omia totuttuja toimintatapojaan

Tuloksena krooninen tuottavuusparadoksi

Ratkaisuehdotuksia: Rahoituskanavien ja vastuullisten määrää vähennettävä (sote-alueet) Kuntiin ja sairaanhoitopiireihin tarvitaan monialaista osaamista


Hankepöhö heikentää kehitystyön hyötysuhdetta Hankepöhö syö resurssit varsinaiselta kehitystyöltä

Johto- tai projektiryhmän kokous syö helposti 10-20 henkilötyöpäivää Rahoituksen hakeminen, hakemusten käsittely, raportointi ja valvonta syövät

helposti leijonanosan resursseista Projektiseurannassa tulisi välillä arvioida myös tuntien käyttötarkoitusta

Tulosten asemesta pitäisi seurata vaikutuksia Tietojärjestelmä sinänsä on merkityksetön, sen sijaan tulee arvioida sen

käyttöönoton toiminnallisia vaikutuksia esim. tuottavuuteen, laatuun, työhyvinvointiin, toimintatapoihin, …

Valmistuneille hankkeille tulisi perustaa seurantaryhmä, mutta mistä projektista sen kokousten tunnit laskutetaan?

Ratkaisuehdotuksia: Hanke- ja projektiosaaminen Arviointikriteerien ja mittareiden määritteleminen hankkeen aluksi


KanTa (ja KanSa) ovat paljon vartijoina Kun KanTa on syksyllä 2014 ;-) otettu valtakunnalliseen käyttöön

kaikkien terveydenhoidon tietojärjestelmien on tuotettava potilastietonsa KanTa-järjestelmän standardoidussa muodossa. KanTa käytännössä pakottaa yhteentoimivuuteen! Ei ihme, että KanTa on yritetty vesittää päätearkistoksi.

KanTa-järjestelmän tuloon ja sen kunnille ja sairaanhoitopiireille asettamiin velvoitteisiin ei ole herätty kaikkialla Suomessa. Seuranta ja auditointi

Sosiaalipuolen vastaava KanSa-järjestelmä ei valitettavasti ole vielä yhtä pitkällä, vaikka haasteet ovat vähintään yhtä mittavat. Sosiaalitoimen henkilöstön työajasta huomattava osa kuluu edelleen mm. toisen

sosiaalialan organisaation puhelinpalvelun jonotusääntä kuunnellen…


Käyttäjän sähköinen näkökulma Tietojärjestelmäkeskeinen ajattelu sivuuttaa toimintaprosessit

Tietojärjestelmä on vain väline toiminnan kehittämiseksi!– Tietojärjestelmä toimintatapoja muuttamatta laskee työn tuottavuutta ja laatua

Tietojärjestelmien lisäksi myös toimintatapojen ja -prosessien oltava yhteentoimivia– Esim. videoneuvottelujen käyttäminen etäkonsultaatioissa

(sähköisen) palvelun on palveltava käyttäjän kokemaa palveluprosessia, ei tuottajaorganisaation rakennetta Esim. palkka.fi ja työnantajamaksujen maksaminen

Käytettävyys: palvelun on vastattava käyttäjän valmiuksiin Kehittäjät eivät osaa asettua käyttäjän asemaan Esim. verkkopankkeja käytetään paljon mobiilikäyttöliittymällä, koska se on

yksinkertaisempi Käytettävyys- ja esteettömyystestaus osaksi tietojärjestelmän hyväksyntää!


Kun kehitetään tietojärjestelmiä eikä toimintaa Esimerkiksi laskun sähköinen käsittely eräässä kuntayhtymässä

1. Lasku tulee tilaajalle2. Sisäpostina keskushallintoon3. Skannataan4. Sähköpostina takaisin5. Asiatarkastus6. Sähköpostina esimiehelle7. Hyväksyntä8. Sähköpostina keskushallintoon9. Maksetaan (usein myöhässä viivästyskorkojen kera)

Laskun maksaminen saisi kestää vain viisi päivää Kukaan ei voi olla sairas, matkalla, koulutuksessa, tehdä oikeita töitään Käytännössä laskut käsitellään öisin ja viikonloppuisin Kun tietojärjestelmä lukitsee toimintaprosessin, ihmiset eivät voi enää joustaa

Mite

n jä

rjeste

lmää kä

yte

tään

Kenen

ja m

ihin

tätä

pitä

isi käyttä

ä

Hei, t

äm

ä h

om

ma e

i ku

ulu

tänne!

Käytt

ölii

ttym

än o

ngelm

at

Mate

riaalin

halli

nnan o

ngelm

at

Ei hajuakaan todellisuudesta.

Valtava määrä marmatusta ja kurinaa.

X

X

Kun johto hankkii tietojärjestelmän…


Suomi on alisuorittaja Suomi on ollut digitalisaation alisuorittaja

Maailman parhaista edellytyksistä huolimatta IC-tekniikkaa käytetään Suomessa vähän, ja silloinkin vanhojen prosessien pyörittämiseen

Esim. Suomen kouluissa Euroopan parhaisiin kuuluva IC-varustus, mutta sitä käytetään vähiten Euroopassa.

Suomen digitalisaation jarruina mm. Omistajuuden, sitoutumisen ja johtajuuden puute

”Päätöksentekolama” Keskittyminen teknologiaan (laajakaista, palveluväylä), palveluiden,

prosessien, toiminnallisuuden ja vaikuttavuuden asemesta Siiloutuminen ja omalle reviirille keskittyminen (esim suoratyo.fi) Projektipöhö ja strategiaähky uuvuttavat tekemisen


Suomen koulut digitalisaation peränpitäjiä

Survey of Schools: ICT in Education


Tietojärjestelmäinvestoinnin tulee nostaa tuottavuutta (case sosiaalitoimisto) Esim. asiakkaan mahdollisuus seurata oman toimeentulotuki-hakemuksen

käsittelyä verkossa vapautti sosiaalityöntekijät puhelin-tiedusteluihin vastaamisesta sosiaalityöhön

Mutta EI näin: Toimeentulotuen hakija tulostaa sähköisen lomakkeen, täyttää sen ja tuo sosiaalitoimistoon; Sosiaali-ohjaaja skannaa lomakkeen ja lähettää sen sähköpostina maksatukseen; Maksa-tuksessa lomake tulostetaan, ja tiedot syötetään käsin maksatusjärjestelmään. (tosi tarina)

Esim. päätöksiä toimeentulotuen perusosasta tekevien etuus-käsittelijöiden työ olisi helppo automatisoida (ja kouluttaa etuuskäsittelijät muihin tehtäviin) heti mutta vasta kun toimeen-tulotuen perusosan hakemustiedot saadaan suoraan sähköisinä.

Korjaus:

Tilaisuudessa yleisökommentista

kävi ilmi, että tämä prosessi on 2-

3 kuukautta sitten muutettu

järkevämmäksi.


Yhteenveto Kehitä toimintaa älä tietojärjestelmiä

Vanhan epätarkoituksenmukaisen toimintatavan tietokoneistaminen vain automatisoi sen!

Hanki hankinta- ja hankeosaamista Mitä hankintalaki mahdollistaa ja mitä ei

Pilko järjestelmä yhteentoimiviin, hallittavan kokoisiin osiin Yhteentoimivasta tilkkutäkistä voi vaihtaa ja kilpailuttaa ”tilkun”kerrallaan

Omista rajapinnat ja standardit Rajapintojen omistus ratkaisee, kuka hallitsee kokonaisuutta

Muista, ettei tietojärjestelmä ole koskaan valmis Jatkuvat muutokset ja korjaukset ovat ”business as usual” Hankintasopimuksessa tilataan jatkuvaa palvelua

30.9.2010 www.kasvi.org 21

Sukupuolten välinen digikuilu?

Keskustelua

U.S. Army Photo

Kuvituksena Yhdysvaltojen armeijan kuvamateriaalia suomalaisten kuvien asemesta, koska Yhdysvallat onavannut julkisin varoin tuotetut ja ylläpidetyt kuva-arkistot yleiseen käyttöön.

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry 22

TIEKE Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus ry TIEKE on v. 1981 perustettu tietoyhteiskunnan puolueeton ja

riippumaton vaikuttaja, verkottaja ja vauhdittaja.

TIEKEn toiminnan painopisteet ovat1. Tieto- ja viestintätekniikan osaamisen kehittäminen2. Sähköisten toimintaprosessien edistäminen3. Tietoyhteiskunnan tietopalvelut

TIEKEn toimintatapoja ovat hankkeet, foorumit, palvelut, seminaarit ja yhteiskunnallinen vaikuttaminen.

TIEKEn jäsenenä on yli 80 julkista ja yksityistä organisaatiota Jäsenmaksu liikevaihdon perusteella 3 500 €, 1 700 € tai 800 €

TIEKEn liikevaihto on n. 1,3 milj. € vuodessa TIEKEssä työskentelee 12 henkilöä

2013

sosiaalihuollon tietojärjestelmät – eväitä järkeviin hankintoihin

Presentations & Public Speaking