Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallinta

Jarmo Kärki & Erja Ailio

24.6.2014 Asiakastietomallin hallinta / Kärki & Ailio 1

Esityksen sisältö

• Millainen ylläpidon ja kehittämisen rakenne on sosiaalihuollon asiakastietomallia varten luotu?

1. Mitä halutaan hallita? Esitellään yleisesti sosiaalihuollon asiakastietomalliin sisältyvien ja sitä tukevien tietomääritysten kokonaisuus.

2. Miten tietomallia pyritään ylläpitämään? Kerrotaan tietomääritysten hallintaan osallistuvat toimijat ja hallinnan organisointitavat sekä muutostenkäsittelyn päävaiheet.

3. Hallintaa käytännössä? Kuvataan kokemuksia hallintamallin käyttöönotosta ensimmäisen vuoden aikana.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 2

Yhtenäisen tietoarkkitehtuurin tavoitteet

• Ihmisten auttamisessa ja tukemisessa tarvittava tieto olisi saatavilla oikea-aikaisesti asiakkaan palvelutarpeen mukaisesti paikasta ja organisaatiosta riippumatta.

• Tietorakenteet tukevat relevanttien asiakastietojen kirjaamistaasiakasprosessin eri vaiheissa.

• Sosiaalihuollon valtakunnallista tietoarkkitehtuuria rakennetaan valtakunnallista asiakastietovarantoa ja muita keskitettyjä tietojärjestelmäpalveluja varten.

� Sosiaalihuollon tietoarkkitehtuurin keskiöön kuuluukin sosiaalihuollon palvelutoimintaa yhtenäisesti kuvaava ja sitä tukeva asiakastietomalli.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 3

Sosiaalihuollon asiakastietomalli• Sosiaalihuollon asiakastietomalliin on koottu määrityksiä

tietosisällöille ja tietorakenteille, joita on tarkoitus käyttää sosiaalipalvelujen asiakkaista tallennettavien tietojen esittämiseen.

• Asiakastietomallissa kuvataan sosiaalihuollossa yhtenäisesti hyödynnettävät tietorakenteet asiakasasiakirjoina, tietokomponentteina ja luokituksina sekä näiden keskinäisiä suhteita.

• Asiakastietomallissa on noin 150 tietokomponenttia, 1000 tietokomponenttikohtaista kenttää, 250 asiakasasiakirjarakennetta, yli 1000 asiakirjakohtaista kenttää ja useita kymmeniä koodistoja.

• Tietomalli muodostaa laajan kokonaisuuden, jossa on runsaasti riippuvuuksia ja yhteyksiä eri tietomääritysten välillä.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 4

Asiakastietomalli ja sitä tukevat määritykset

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 5

Asiakastietojen hallinnan tavoitteet• Sosiaalihuollon asiakastietomalliin kohdistuu muutospaineita

erityisesti toiminta-arkkitehtuurin ja lainsäädännön kehittymisen vuoksi.

• Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL) on laatinut hallintamallin, joka kuvaa sosiaalihuollon asiakastietomallin laadukkaan ja toimivan hallinnointitavan.

• Hallintamallin tavoitteena on turvata tietomääritysten systemaattinen ylläpito ja kehitys niin, että ne säilyvät ajantasaisina, tarkoituksenmukaisina, yhtenäisinä ja käyttökelpoisina.

• Asiakastietojen hallintamallilla pyritään myös varmistamaan muutosehdotusten hallittu ja nopea käsittely, muutosten läpinäkyvyys ja jäljitettävyys sekä mahdollisimman kustannusvaikuttava määritysten hallintatapa.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 6

Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallintaan osallistuvat toimijaryhmät

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 7

Asiakastietomallin muutostenhallinnan prosessi

• Muutostenhallinta on tietomääritysten muutostarpeiden tunnistamista, niiden arvioimista ja valmistelua sekä organisoitua muutosten hyväksyttämismenettelyä.

• Muutosten hyväksymisen jälkeen niiden käyttöönotto, tiedottaminen ja käytön seuranta kuuluvat myös hallinnan piiriin.

• Ennalta kuvatun mallin mukaisia muutoksia on helppo kontrolloida ja ne tulevat systemaattisesti dokumentoitua.

• Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallintaprosesseja rakennettaessa on hyödynnetty erityisesti ITIL-viitemallinmukaista muutostenhallintaa ja julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin ylläpitoon laadittua hallintamallia.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 8

Muutoslähteet

• Tietomäärityksiin kohdistuvat muutostarpeet voivat tulla esiin erilaisista lähteistä. – Merkittävistä sosiaalipalvelujen tuotannossa tapahtuneista

muutoksista, uuden palvelun syntymisestä tai vanhan palvelun poistumisesta, seuraa todennäköisesti muutostarpeita myös asiakastietomalliin.

– Toiminnan muutosten lisäksi tarpeita asiakastietomääritysten muuttamiseen voivat aiheuttaa esimerkiksi kohdealuetta koskevien lakien ja asetusten muutokset, kohdealueen kokonaisarkkitehtuurin, suositusten ja standardien muuttuminen, valtakunnallisten sosiaali- ja terveydenhuollon tilastointivaatimusten muutokset, JHS -suositusten muutokset sekä sidosryhmien esittämät muutokset tietotarpeisiin.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 9

Asiakastietomallin muutoksenhallinnan prosessin päävaiheet

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 10

Asia

kasta

rve

Se

ura

nta

ja a

rvio

inti

Ju

lkais

u

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 11

Muutospyyntöjen prioriteettiluokat ja niiden kriteerit

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 12

Prioriteetti Arvioinnin kriteerit

1 o Voimaantuleva laki- tai asetusmuutoso Valtakunnallinen sosiaali- ja terveydenhuollon

tilastointivaatimuksen muutoso Muutostarve koskee kaikissa tai lähes kaikissa asiakirjoissa

käytettävää tietokomponenttia tai sen luokitustao Vakava virhe tai puute

2 • Muutostarve, joka on esitetty useasta eri lähteestä• Muutostarve, koskee yksittäistä asiakirjaa tai vain joissakin• asiakirjoissa käytettävää tietokomponenttia• Virhe tai puute, joka ei ole vakava

3 � Yksittäisestä lähteestä tullut muutospyyntö� Yksittäisessä asiakirjassa oleva yksittäinen luokitus � Kehittämisehdotus

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 13

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 14

Muutoksen julkaiseminen

• Muutoksen toteuttamisen jälkeen, muutoksenhallinnan neljännessä ja viimeisessä päävaiheessa, tietotekninen tiimi julkaisee muutokset koodistopalvelimella.

• Julkaisemiseen liittyy tietyt määrämuotoiset tekniset operaatiot.

• Muutosten julkistamiseen, erityisesti kiireettömien muutosten osalta, on suunniteltu tietyin määräajoin tapahtuvat, uusien versioiden julkaisukokonaisuudet. – Näin muutokset olisivat esimerkiksi sosiaalihuollon ammattilaisten

ja tietojärjestelmätoimittajien näkökulmasta nykyistä paremmin ennakoitavissa.

• Tietomääritysten hallintaa voidaan tarvittaessa tukea muutosten pilotoinnilla ja testauksella, viestinnällä sekä koulutuksella.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 15

Johtopäätökset ja pohdinta• Tunnistettuja hallinnan haasteita lähitulevaisuudessa ovat

– Sosiaalihuollon lainsäädännön käynnissä oleva mittava uudistaminen

– Asiakastietomallin implementointi kuntien/SOTE-alueidensosiaalihuollon asiakastietojärjestelmiin ja sosiaalihuollon kansallisia tietojärjestelmäpalveluihin.

• Hallintamallia on otettu asteittain käyttöön. – Kaikki hallintamallin mukaiset työryhmät ovat toiminnassa. – Mallissa esitettyä muutostenhallintaprosessia ehdittiin toteuttaa

vuonna 2013. Asiantuntijaryhmä käsitteli yhteensä 12 lastensuojeluun, kaksi lapsen huoltoon ja elatukseen sekä kaksi omaishoidon tukeen liittyvää muutospyyntöä.

• Saatujen kokemusten perusteella voidaan todeta, että muutosehdotusten hyvällä valmistelulla on tavoiteaikataulussa pysymisen kannalta ratkaiseva merkitys.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 16

• Hallintamallia kehitetään edelleen käyttöönotossa saatujen kokemusten pohjalta.

• Tunnistetuista kehittämistarpeista akuutein on määritysten hallintaa ja esittämistä tukevien työvälineiden kehittäminen ja käyttöönotto. – Sosiaalihuollon asiakastietomallin eheyden säilyttäminen ja sen

osien keskinäisten suhteiden esittäminen on kallista ja epävarmaa nykyisillä manuaaliratkaisuilla.

• Hallintamallin täysimääräiseen käyttöönottoon vaikuttavat asiakastietomallin kypsyysaste sekä sosiaalihuollon kansallisten tietojärjestelmäpalvelujen kehittämisen, kuten kansallisen sosiaalihuollon asiakastietovarannon (KanSa), aikataulu ja vaiheistus.

• Määritysten asianmukainen hallinta parantaa määritysten laatua ja tukee siten myös niiden käyttöönottoa sosiaalihuollon tietojärjestelmissä.

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 17

Lähteitä

• Ailio E, Kärki J (2013) Sosiaalihuollon asiakastietomalli. Finnish Journal of eHealth and eWelfare. Vol. 5, Nro 2-3, 40-49. Saatavilla: http://ojs.tsv.fi/index.php/stty/article/view/8171

• Ailio E, Kärki J (2013) Sosiaalihuollon asiakastietomallin hallinta. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Työpaperi 34/2013. Saatavilla: https://www.julkari.fi/handle/10024/110539

• Mäkelä-Bengs P, Vuokko R (2013) Sosiaali- ja terveydenhuollon koodistopalvelutoiminta - THL:nkoodistopalvelun prosessikuvaus. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Ohjaus 9/2013. Saatavilla: https://www.julkari.fi/handle/10024/104553

24.6.2014 Esityksen nimi / Tekijä 18