sophie tramier (contrôleur de gestion, ch de … · demande du rtc de distinguer soignant et non...
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PrésentationI - Démarche DGOS
Un Nouveau guide…… Complété par des fiches techniques
II - Réalisation des fiches
Déroulement du travailListe des fiches
III - Présentation des fiches
Présentation générale des fichesFiche: 1.1 Bonnes pratiques de structuration d’un FICOMFiche: 3. 6 Affectation du personnel
I – Démarche DGOSUn nouveau Guide…
Le guide de la comptabilité analytique a été actualiséet sera complété dans le but de répondre à 3 enjeux :
1
23
… complété par des fiches
MCOCHU
CHI
SSR Psy
ComptabilitéAnalytique
Uniformiser Développer Conforme
CH
GUIDE
Simpli
fier
Sim
plifie
r
…
II – Réalisation des fichesDéroulement du travail
Le groupe de travailVolonté d’une représentation variée
DGOS - SPH Conseil
CH (MCO – Psy – SSR)ANAPUGECAMCHUATIHMARTAA
Déroulement du travail
Élaborationdu
questionnaireDiffusion du
questionnaireListe des
fichesRédactiondes fiches
Validationdes fiches
Déroulement du travail
Élaborationdu
questionnaireDiffusion du
questionnaireListe des
fichesRédactiondes fiches
Validationdes fiches
Liste des FichesOUTILS DE LA CAH
FICHE 0.1 : Fondements, Intérêts et Limites des différents outils de la CAH
DECOUPAGE ANALYTIQUE
FICHE 1.1 : Bonnes pratiques d’un FICOMFICHE 1.2 : Exemple de découpage analytique cohérentFICHE 1.3 : Modèle de suivi dédié des MIG, AC et autres crédits fléchésFICHE 1.4 : Intégration dans le SIH d’une solution de comptabilité analytique durable
PLAN COMPTABLE SIMPLIFIE
FICHE 2.1 : Guide du recollement des variations de stocksFICHE 2.2 : Distinction des différentes catégories de personnel (PNM Soignant – PNM Autre) et traitement des pools de remplacementFICHE 2.3 : Retraitement du crédit-bail
AFFECTATIONS ANALYTIQUES
FICHE 3.1 : Tableau synthétique des affectations analytiquesFICHE 3.2 : Rappel sur quelques notions comptables fondamentalesFICHE 3.3 : Charges non incorporables et produits non déductiblesFICHE 3.4 : Traitements spécifiques relatifs aux activités subsidiaires et aux remboursements de frais des comptes de résultatsannexes (CRA)FICHE 3.5 : Exemple de Tableau Analytique Commun (TAC)FICHE 3.6 : Affectations des personnelsFICHE 3.7 : Recueil des unités d’œuvre
OUTILS DE LA CAH
FICHE 0.1 : Fondements, Intérêts et Limites des différents outils de la CAH
« Afin de lever les freins au déploiement il ne faut pas rechercher d’emblée la perfection »
« Justesse Acceptable »
Coût par séjour
CREA
Coût complet d’uneactivité
Coût direct d’une activité
Balance comptableinitiale
Structure analytique
Hiérarchie des Principaux outils de la CAH
DECOUPAGE ANALYTIQUEFICHE 1.1 : Bonnes pratiques d’un FICOMDétaillée dans la 3éme partie
FICHE 1.2 : Exemple de découpage analytique cohérentAvoir une illustration de ce qui se fait en établissement afin de faciliter le travail defiabilisation
Etapes à suivre pour structure son FICOM1, distinguer: hospitalisation, consultation, plateaux technique…2, au sein d’hospitalisation distinguer MCO, SSR, Psy3, au sein de chaque distinguer, HdJ, HS, HC, HAD…4, découper les consultations par discipline5, distinguer les disciplines au sein du plateau technique….
Structuration d’une démarche de fiabilisationMise en place d’un projet de fiabilisationrecensement de l’existantnettoyage du ficommise à plat du découpage hiérarchique de l’établissement…
DECOUPAGE ANALYTIQUE
FICHE 1.3 : Modèle de suivi dédié des MIG, AC et autres crédits fléchés
Les charges et recettes des activités spécifiques sont souvent incluses dans d’autres activités
Démarche pour les isoler:Se procurer la liste des activités spécifiquesIdentifier les activités spécifiques dans un hôpitalMesurer les dépenses et les recettes des activités spécifiques
FICHE 1.4 : Intégration dans le SIH d’une solution de comptabilitéanalytique durable
Alimentation Stockage Restitution
Entrepôt dedonnées
Données de production
Connaissances des sources de données :•Format•Système technique•Périodicité
Procédures d’alimentation
Modélisation décisionnelle :•Règles de transformation•Dictionnaire des données•Modèles « en étoile »
Magasins locaux oufonctionnellement
délimités
Procédures de transformation et d’intégration
Analysemultidimensionnell
e, requêtage,Data mining
Outils d’analyse et derequêtes
Clé n°1: structurer la comptabilité analytique autour du FICOMClé n°2: Assurer les affectations des charges et des produits selon les règles de la CAHClé n°3: Maitriser l’architecture d’un système d’information décisionnel
Exemple de schéma général de fonctionnement du SID
PLAN COMPTABLE SIMPLIFIE
FICHE 2.1 : Guide du recollement des variations de stocks
consommations = stock initial - stock final + achats
Comptes : 942 = 603N-1 - 603N + 602
Comment passer du 942 aux comptes 602 +/- 603Comment assurer au cours de l’année le recollement entre les comptes 942 et 602 +/- 603Comment gérer la différence pouvant exister entre les comptes 942 et 602 +/- 603
PLAN COMPTABLE SIMPLIFIEFICHE 2.2 : Distinction des différentes catégories de personnel (PNM Soignant – PNM Autre) et traitement des pools de remplacementDemande du RTC de distinguer soignant et non soignantSi l’ES dispose d’une base informatique des fiches de paie
Si l’ES n’en dispose pasRépartir les pools de remplacement
http://www.sante.gouv.fr/IMG/pd
PERSONNELS de DIRECTION et ADMINISTPERSONNELS DE DI
SAEf/nomenclatures_sae_2011.pdf
(page 49)CAH (conforme ENCC)
Libellé Code Libellé Code
RATIFS 1000
RECTION 1100 Personnel non médical autre PNMADIRECTEURS DE SOINS INFIRMIERS 1400 Personnel non médical autre PNMADIRECTEURS D'ECOLES PARAMEDICALES 1300 Personnel non médical autre PNMAAUTRES PERSONNELS ADMINISTRATIFS 1200Secrétaires médicaux 1210 Personnel non médical autre PNMAAutres personnels administratifs - N.d.a 1220 Personnel non médical autre PNMAPERSONNELS des SERVICES de SOINS 2000PERSONNELS D'ENCADREMENT (SERVICES DE SOINS et ECOLES) 2100
Surveillants, surv. chefs infirmiers et cadres infirmiers 2120 Personnel non médical autre PNMA
Surveillants, surv. chefs des pers. de rééducation et cadres non infirmiers 2130 Personnel non médical autre PNMA
INFIRMIERS NON SPECIALISES 2200Infirmiers diplômés d'Etat ou autorisés (hors secteur psychiatrique) 2210 Personnel non médical soignant PNMS
Infirmiers de secteur psychiatrique 2220 Personnel non médical soignant PNMSINFIRMIERS SPECIALISES 2300
PLAN COMPTABLE SIMPLIFIEFICHE 2.3 : Retraitement du crédit-bail
Répartir les coûts de la même façon quel que soit le mode de financement choisi pour l’acquisition d’un bien (emprunt ou crédit-bail).
Le but est de scinder les redevances de crédit bail en deux parties :Les charges d’amortissement (à affecter sur les sections d’analyse consommatrices)Les charges d’intérêts (à affecter sur la section d’analyse de Structure financière)
AFFECTATIONS ANALYTIQUES
FICHE 3.1 : Tableau synthétique des affectations analytiquesFaciliter la mise en cohérence des affectations comptables de l’établissement et des règles du guide de CAH
Comptepossibilité
d'affectation surSA de type n°1
possibilitétation surtype n°2
d'affecSA de
possibilitétation surtype n°3
d'affecSA de
possibilitétation surtype n°4
d'affecSA de
possibilitétation surtype n°5
d'affecSA de
possibilitétation surtype n°6
d'affecSA de
SA d'affectationpar défaut
6012 931 0 0 0 0 0 931.11360224 932.3 0 0 0 0 0 932.360225 932.5 0 0 0 0 0 932.5602261 934 935 0 0 0 0 934602268 934 935 0 0 0 0 9346023 931.3 0 0 0 0 0 931.360261 931.3 931.4 931.172 932.2 935.31 0 931.16560262 931 0 0 0 0 0 931.1660263 931.18 931.3 931.4 936.4 936.611 936.612 931.1860264 931.12 931.13 0 0 0 0 931.13602651 931.113 0 0 0 0 0 931.113602652 931.14 0 0 0 0 0 931.14602662 931 0 0 0 0 0 931.113602663 931.4 0 0 0 0 0 931.4602668 931 0 0 0 0 0 931.11360268 931 0 0 0 0 0 931.1136028 931 0 0 0 0 0 931.1136061 931.16 0 0 0 0 0 931.1660621 931.3 931.4 931.172 932.2 935.31 0 931.165
… … …
AFFECTATIONS ANALYTIQUES
FICHE 3.2 : Rappel sur quelques notions comptables fondamentalesPrincipe de continuité d’activitéPrincipe de régularité et de sincéritéPrincipe de prudencePermanence des méthodesRattachement au bon exerciceDistinction entre immobilisation (actif) et charges.….
FICHE 3.3 : Charges non incorporables et produits non déductiblesMieux comprendre les notions de charges non incorporables et de produits non déductibles.Lister les comptes concernésObtenir des précisions sur certains cas particuliers
FICHE 3.4 : Traitements spécifiques relatifs aux activités subsidiaires et aux remboursements de frais des comptes de résultats annexes (CRA)Faire le point sur les méthodes permettant d’isoler ces activités. Uniformiser les pratiques. 1)Rétrocession de médicaments2)Autres ventes de biens et services :3)Mise à disposition de personnel facturée : 4)Prestations délivrés aux usagers et accompagnants :5)Remboursement de frais des CRA (Comptes de Résultat Annexes) / Traitement des charges des fonctions supports :
AFFECTATIONS ANALYTIQUES
FICHE 3.5 : Exemple de Tableau Analytique Commun (TAC)Exemple de TAC produit par l’outil tableur présenter par la suite
FICHE 3.6 : Affectations des personnelsDétaillée dans la 3éme partie
FICHE 3.7 : Recueil des unités d’œuvre / Clés de ventilationDéfinition des notionsDifférents selon les méthodes (Angers, RTC…)Utilités des UO et clés de ventilation
III – Présentation de 2 fiches
Fiche: 1.1 Bonnes pratiques de structuration d’un FICOM
Présentation générale des fiches
Fiche: 3. 6 Affectation du personnel
Fiche: 1.1 Bonnes pratiques de structuration d’un FICOM
Comment construire et actualiser un FIchier COMmun de structure (FICOM) cohérent avec l’organisation de l’établissement et les impératifs de la comptabilité analytiquehospitalière.
…Cette fiche donne une méthode
I: S’interroger….
II: Analyser l’existantFaire un inventaire des UFRépertorier les logiciels…
III: remettre à plat son ficomConseil 1: toutes les activités sont intégréesConseil 2: Chaque UF clinique comporte: 1 responsable
des objectifs clairs…..
Conseil 3: Chaque UF doit être liée à : un seul pôleune seule structure
…..………..Conseil 8: Eviter les uf fourres tout
IV L’Administration du FICOM requiert rigueur et VigilanceQui pilote et pourquoiQui valide? Quelles instances?quels sont les acteurs?….
V cas ParticuliersSous traitances médicalesactivités subsidiaires
Points de vigilances
« Ne pas chercher la solution parfaitement exacte »
« Trouver le bon niveau de justesse »« Je préfère avoir globalement raison que précisément tort » Keynes
Exemples illustrés
Normalisé les libellés d’UF
Homogénéisation des libellés des UF dans le FICOM
UF7310
7311
7312
7313
7314
7315
7316
7310
7311
7312
7313
7314
7315
7316
Intégrer une sémantique unique et compréhensible de tous les acteurs de l'établissement
EFPneumologie
HCPneumologieLilbellé UF
Soins palliatifsPneumologie
HDJchimio Pneumologie
HDJPneumologie
CSPneumologie
HCPn
HDJ sommeil
CSPneumo
Soins palliatifsPneumo
Hôpital de jour chimo Pneumologie
HDJPneumolo
EF Pneumo
H de jour sommeil
Exemples de fiches navettes pour la création ou la modification des UF
légende : à compléter par le demandeur
Date de la demande :Date de création souhaité : DRH oui/non
Service demandeur : INFORMATIQUE oui/nonNom du demandeur : DAF oui/non
Nom du valideur : contrôleur de gestion DIM oui/non
Règles d'imputation : Personneldépenses/recettes Activité
Travail à effectuer :
CréationFermetureModification
Création d'une UF dans le CR (à compléter par le contrôle de gestion)
Centre d'Activité (CA) : Pôle :
Unité Fonctionnelle (UF) : T.A. :
Responsable de l'Unité Fonctionnelle (UF) :
Section d'Analyse (SA) :
Discipline d'Equipement (DE) :
Code de regroupement SAE :
Nombre de lits :
DMT :
Code tarif :
Budget :
Exemplaire à retourner complété par le service demandeur au contrôle de gestion
Objectifs et finalités de la demande de modification du FICOM :
Validation opérationnelle
Fiche navette : mise à jour du fichier structure commun
CR/service)
CA UF PÔLE
•Autre exemple de fiche navette de demande de modification d’unFICOMFICHIER COMMUN DE STRUCTURE (FCS)UNITE FONCTIONNELLE (UF) - VOLET GENERALCréation Modification Fermeture
NOM DE LA PERSONNE REFERENTE:……………………………………JUSTIFICATIONS DE LA DEMANDE (OBLIGATOIRE)-PRECISER LE CONTEXTE(DÉMÉNAGEMENT, CRÉATION D’UNE UNITÉ ETC…)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………INTITULÉ EXACT DE L’U.F :…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………INTITULÉ CONTRACTE EN 25 CARACTÈRES MAXIMUM:/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/__/CODE DE L’UF (PROPOSITION POUR UNE CRÉATION) /__/__/__/__/RATTACHEMENT AU SERVICE /__/__/__/__/ ET AU PÔLE/__/__/__/__/LA DEMANDE SERA EFFECTIVE À COMPTER DU /__/__/-/__/__/-/__/__/TYPE DE L’ACTIVITE DE L’UF (OBLIGATOIRE ET A VALIDER AVEC LE MEDECIN REFERENT):Hospitalisation (préciser « complète, de semaine ou partielle* ») : ……………………..•Nombre de …….. lits/places d’hospitalisation installés le …………………………..•Nombre de …….. lits/places d’hospitalisation en service du ……… au …………… (dans le cas oùtous les lits installés ne sont pas mis en service)
*Dans le cadre d’une structure d’hospitalisation à temps partielle préciser la naturede l’hospitalisation :de jour à venue uniquede jour à venues itératives (plusieurs hospitalisations de jour sur un même épisode)de séances de traitement de cure ambulatoire (dialyse, chimio …)•L’UF doit être rattachée à une unité de soins (US)• US à créer (remplir la fiche de création US - obligatoire)• US existante code ……………… libellé……………………………….………Consultation externe
précision : ……………………..•L’UF doit être rattachée à une unité de consultations (UC)• UC à créer (remplir la fiche de création UC - obligatoire)• UC existante code ……………… libellé……………………………….………Médico-technique
précision : ……………………..Autres (Administratif, logistique)
précision : ……………………..
MIGACprécision : ……………………..
- Utilisateur Type de modification :- Création, fermeture d’une
entité analytique- Modification de l’arborescence
analytique- Modification de l’intitulé d’une
entité analytique- Responsable de
la gestion duFICOM
- Et responsable duSIH
Pour les créations,analyse suivant le cahierdes charges pour lacréation d’une UFI/FINAN/0101
- Responsable duSIH
- Responsable dela gestion duFICOM
Directions fonctionnelles, SIM,pharmacie, services concernés
Directions fonctionnelles, SIM,pharmacie, services de soins etlogistiques
Groupe de travail composé :- du responsable de la gestion
du FICOM,- du responsable du SIH- du contrôleur de gestion
- Groupe de travailchargé del’analyse duFICOM
Demander une modification du FICOMau responsable de la gestion du FICOM
Analyser les demandes de modification du FICOM
Valider la modificationdemandée ?
NON
OUI Informer le demandeur de la suite donnée à sa
demande
Réaliser la modification dans le fichierFICOM
Informer tous les utilisateurs des créations,modifications, fermetures d’UF
Assurer la veille sur les UF qui doivent êtrecréées et celles qui peuvent être fermées
Réaliser des modificationssur le FICOM ?
NON
OUI
Diffuser au moins 1 fois par an le FICOMaux utilisateurs
Organiser au moins 1 fois par an une réunion d’analyse du FICOM
Apporter desmodifications au
FICOM ?
NON
OUI
Un exemple de procédure de modification du FICOM d’un CH
Fiche: 3. 6 Affectation du personnel
Comprendre la nécessité de réaliser certains retraitement comptable
Conseil sur la manière de préparer les entretiens pour la répartition du temps de travail
Rôle de la direction des ressources humaines et du contrôle de gestion
Dans un système idéal:
Charges de personnel affecté sur les différentes UF à lasources
Si ce n’est pas le cas: Enquêtes auprès des services
Qui interrogerA quelle fréquencePréparer un entretienconduire un entretien
Cas particulier de la psychiatrieExemple
UO Production(a)
Echelle Psy(b) Total (a*b) Clé de
répartitionUF 5000 HospitAdulte
Journée 7200 100 720 000 97.2%
UF 5001 Hospitde jour Adulte
Venues 200 58 11 600 1.6%
UF 5002 ActivitéCMP Adulte
Actes 300 30 9 000 1.2%
TOTAL 740 600 100%
Points de vigilance:Associé DRH – DIM – Contrôle de gestion
Attention a ce que les entretiens ne soit pas vécu comme un contrôle
Interroger directement les médecins si nécessaire
Pour aller plus loin:Cas des CLM et CLD
Exemples:
Grille d’imputation servant aux entretiens
Echelle de coût relatif avec le coût d’hospitalisation à temps plein pour adulte en psy
Exemple à partir du fichier d’affectation des charges de personnel