Sonderprüfung

LRH-140009/30-2003-Spi

Öffentlichkeitsarbeit der

Oö. Landesregierung und

deren Mitglieder seit 1999

Bericht

LLandesrechnungshof

Oberösterreichischer

LRH-210049/5-2003-ES

Auskünfte

Oberösterreichischer LandesrechnungshofA-4020 Linz, Schubertstraße 4Telefon: #43(0)732-7720/11426Fax: #43(0)732-7720/14089E-mail: post@lrh-ooe.at

Impressum

Herausgeber: Oberösterreichischer LandesrechnungshofA-4020 Linz, Schubertstraße 4

Redaktion und Grafik: Oberösterreichischer LandesrechnungshofHerausgegeben: Linz, im Dezember 2003

I n h a l t s v e r z e i c h n i s

Kurzfassung ..................................................................................................................4

Allgemeines ..................................................................................................................6

Stellenwert der Öffentlichkeitsarbeit............................................................................6

Abgrenzungsproblematik Öffentlichkeitsarbeit - Informationsarbeit ...........................6

Genereller Überblick ....................................................................................................6

Abgrenzung zwischen Informationsarbeit der Landesregierung und Parteiwerbung....7

Finanzielle Auswirkungen der Öffentlichkeitsarbeit .....................................................8

Ausgaben im Landeshaushalt ........................................................................................8

Problematik der fehlenden Transparenz ....................................................................................8

Ausgabenentwicklung 1999 bis 2002........................................................................................9

Bemerkungen zu einzelnen Ausgaben ..........................................................................9

Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und deren Mitglieder.........................................9

Personalausgaben der Presseabteilung.....................................................................................10

Amtliche Linzer Zeitung ..........................................................................................................10

Sachausgaben für Veröffentlichungen, Informationsdienste und Europainfostelle ....................11

Vorschlag zur transparenten Budgetierung und Kostenverfolgung.............................11

Zentrale Budgetierung und Budgetcontrolling .........................................................................11

Kostenrechnung.......................................................................................................................11

Rolle und Effizienz der Presseabteilung......................................................................12

Aufgaben und Ziele ....................................................................................................12

Organisation...............................................................................................................13

Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.................................................................13

Dienstpostenentwicklung............................................................................................14

Technische Mediendienste..........................................................................................15

DTP-Center..............................................................................................................................15

Fotodienst................................................................................................................................16

Medientechnik.........................................................................................................................16

Zukauf von externen Leistungen.................................................................................17

Pressespiegel...............................................................................................................18

Bürgerservice-Stelle ....................................................................................................18

Rolle und Effizienz von Landesmedien .......................................................................19

Amtliche Linzer Zeitung .............................................................................................19

Überblick ................................................................................................................................19

Einnahmensituation .................................................................................................................20

Unser Oberösterreich .................................................................................................20

Einzelne Maßnahmen/Kampagnen..............................................................................20

Allgemeines ................................................................................................................20

Ziele und Zielevaluierung ...........................................................................................22

Auftragsvergaben........................................................................................................22

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A b k ü r z u n g s v e r z e i c h n i s / G l o s s a r

Begriff Erklärung

A

Abs. Absatz

ALZ Amtliche Linzer Zeitung

B

BgA Betrieb gewerblicher Art

bzw. beziehungsweise

C

ca. cirka

Chat englisch für “plaudern”. Im Internet versteht man unter Chat eine Live-Kommunikation zwischen mindestens zwei Teilnehmern.

D

d. J. dieses Jahres

DTP DeskTopPublishing bezeichnet das Entwerfen eines Dokumentes aufeinem Computer, bei dem Texte, Grafiken und Bilder integriert sind.

E

exkl. exklusive

Extranet Ein speziell geschütztes Netzwerk um den Zugriff für andere Behörden zu ermöglichen.

I

inkl. inklusive

Insertion Verfahren zur Schaltung einer Anzeige in einer Zeitung/Zeitschrift.

Internet Das Internet ist das weltweit größte Computernetzwerk. Zu den wichtigsten Leistungen zählen die Information, die Transaktion, elektronische Post (E-Mail), Suchdienste (www), Dateitransfer und Diskussionsforen.

Intranet Ein internes Firmennetzwerk, das auf Web-Technik basiert

K

Know How (Fach)Wissen

L

LBD Landesbaudirektion

LDZ Landes-Dienstleistungszentrum

LH Landeshauptmann

LH-Stv. Landeshauptmann-Stellvertreter

LR Landesrätin/Landesrat

LRH Landesrechnungshof

LRHG Landesrechnungshofgesetz

lt. laut

M

Mio. Millionen

O

Oö. Oberösterreich

Oö. KMG Oö. Kundmachungsgesetz 1998

P

Printmedien Informationsträger/Werbemittel in Form von Druckwerken

R

rd. rund

U

u.a. unter anderem

UNO Vereinte Nationen

USt. Umsatzsteuer

W

Web Bezeichnung für world wide web (www)

Web-Management Die Verwaltung und Organisation des Internet-Auftrittes.

Z

Z Ziffer

zB zum Beispiel

2

Der Oö. Landesrechnungshof (LRH) hat mit Unterbrechungen in der Zeit vom 23.6.2003 bis 30.9.2003über Auftrag des Klubs der Grünen im Oö. Landtag vom 2.5.2003 eine Sonderprüfung im Sinne des § 4 Abs. 3 Z. 4 des Oö. LRHG, LGBl. Nr. 38/1999 durchgeführt.

Gegenstand der Prüfung war die “Einhaltung der Grundsätze von Sparsamkeit, Wirtschaftlichkeit undZweckmäßigkeit sowie Transparenz der Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und derenMitglieder seit 1999 mit den Schwerpunkten

• Rolle und Effizienz von Presseabteilung und offiziellen Landesmedien

• Vergabeverfahren (insbesondere Kampagnen und Agenturen)

• Konzept und zugrunde liegende Richtlinien

• Zielevaluierung der großen Kampagnen

• Abgrenzung Parteiwerbung und Informationsarbeit der Landesregierung (wie etwa Porträtwerbung) sowie

• Budgetierung und Einhaltung des finanziellen Rahmens”.

Die Prüfung gestaltete sich schwierig, weil die Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierungund deren Mitglieder im Landeshaushalt nicht transparent sind. Es war notwendig, bei denPrüfungshandlungen neben den Regierungsbüros zahlreiche Organisationseinheiten/Bewirtschaftereinzubeziehen.

Das Prüfungsteam setzte sich aus Barbara Spindelbalker als Prüfungsleiterin, Manfred Holzer-Ranetbauer, Martin Mühlbachler und Leopold Pesendorfer zusammen.

Das vorläufige Ergebnis der Prüfung wurde den Vertretern der Fachabteilungen und den Mitgliedernder Landesregierung in den Schussbesprechungen am 22.10.2003 bzw. 3.12.2003 vollinhaltlich zurKenntnis gebracht.

Nachstehend werden in der Regel punkteweise die Sachverhaltsdarstellung (Kennzeichnung mit 1 ander zweiten Stelle der Absatzbezeichnung), deren Beurteilung durch den LRH (Kennzeichnung mit 2),die Stellungnahme der geprüften Stelle (Kennzeichnung mit 3 und im Kursivdruck) sowie die allfälligeGegenäußerung des LRH (Kennzeichnung mit 4) aneinandergereiht.

In Tabellen und Anlagen des Berichtes können bei der Summierung von gerundeten Beträgen undProzentangaben durch die EDV-gestützte Verarbeitung der Daten rundungsbedingte Rechendifferenzenauftreten.

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KURZFASSUNG

(1) Die Ausgaben für die Öffentlichkeitsarbeit des Landes Oberösterreich haben sich zwischen 1999 und 2002 mehr als verdoppelt. Sie sind von rd. 7,45 Mio. Euro auf rd. 15,55 Mio. Euro gestiegen. Eine ressortübergreifende Planung und Steuerung dergesamten Öffentlichkeitsarbeit des Landes war nicht nachvollziehbar. Für den LRH war esschwierig, die wesentlichen Ausgaben für Informations- und Öffentlichkeitsarbeit zu erheben, weilsie sich über den gesamten Landeshaushalt verteilen und nicht transparent dargestellt waren. Diehohen Ausgabensteigerungen sind mit einem sparsamen und wirtschaftlichen Mitteleinsatz nichtin Einklang zu bringen.

(2) Im Regelfall beschloss die Landesregierung die Werbeaktivitäten. Diese öffentlichkeitswirksamenMaßnahmen wickelten dann die Fachabteilungen aus den betroffenen politischen Referaten ab.

Der LRH kritisierte die mangelnde Koordination und Abstimmung bei Kampagnen, die im selbenZeitraum gleiche oder ähnliche Zielgruppen ansprachen. Die Ziele der einzelnen geprüftenKampagnen (Ausgaben seit 1999 rd. 12 Mio. Euro) waren oft wenig konkret und kaum messbar. Invielen Fällen war ihre Wirkung nicht feststellbar. Zahlreiche geprüfte Kampagnen wurden ohneVergabeverfahren direkt vergeben.

(3) Die Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung und deren Mitglieder ist zur parteipolitischenWerbung nicht klar abgegrenzt. Insbesondere führte die “Porträtwerbung” in tagespolitisch sen-siblen Phasen zu Diskussionen.

(4) Die Presseabteilung ist für Steuerung und Koordination der Öffentlichkeitsarbeit des Landeszuständig. In die Abwicklung einzelner ressortspezifischer Maßnahmen, insbesondere vonKampagnen war sie nur teilweise eingebunden.

Der Aufgabenbereich der Presseabteilung ist in den letzten Jahren deutlich gewachsen. Durchorganisatorische Zusammenführungen erhöhte sich seit 1999 der Stand an Dienstposten von 26 auf54. In diesem Zusammenhang ist es der Presseabteilung noch nicht gelungen, sich in ihrerSteuerungs- und Dienstleistungsfunktion optimal zu positionieren. Aus Sicht des LRH sind nochVerbesserungen in der Struktur- und in der Ablauforganisation notwendig, um Synergien aus denorganisatorischen Zusammenführungen zu nutzen und die Presseabteilung als zentralen Steuererund Dienstleister zu etablieren.

(5) Um künftig mehr Transparenz und Wirtschaftlichkeit in der Öffentlichkeitsarbeit derLandesregierung und ihrer Mitglieder zu erreichen hielt der LRH Folgendes für notwendig:

• Definition einer möglichst klaren Abgrenzung der Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierungund deren Mitglieder zur parteipolitischen Werbung durch die Landesregierung, indem zBdas angemessene Verhältnis von Sachinhalten zu Porträts definiert wird. (siehe Berichtspunkt4.2.; Umsetzung ab sofort)

• Vorgabe eines verbindlichen Budgetrahmens für die Gesamtausgaben für Öffentlichkeitsar-beit. (siehe Berichtspunkt 3.2.; Umsetzung ab dem Budget für 2005)

• Einführung einer zentralen Budgetierung und nachvollziehbaren Verrechnung der Ausgabenfür Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung. Künftig sollten nicht mehr einzelneFachabteilungen die Mittel für Öffentlichkeitsarbeit bewirtschaften sondern diePresseabteilung. Außerdem wären die Gesamtkosten für Öffentlichkeitsarbeit in derKostenrechnung zu dokumentieren. (siehe Berichtspunkte 11.2. und 12.2.; Umsetzung absofort)

Um bei Kampagnen einen wirtschaftlicheren Mitteleinsatz und eine einheitliche Außenwirkung zuerreichen, sollten

• diese Werbemaßnahmen einzelner Regierungsmitglieder ressortübergreifend konzentriertwerden; (siehe Berichtspunkte 3.2. und 34.2.; Umsetzung ab sofort)

• spezifische Ziele der Kampagnen definiert werden und ihre Wirkungen in der Folge nachvoll-ziehbar evaluiert werden; (siehe Berichtspunkt 35.2.)

• bei der Vergabe von (Agentur)Leistungen die vergaberechtlichen Bestimmungen eingehalten

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und der Wettbewerb am Markt genutzt werden. (siehe Berichtspunkt 36.2.; Umsetzung absofort)

Damit die Presseabteilung ihrer Steuerungsfunktion in der Öffentlichkeitsarbeit gerecht wird, ihreninhaltlichen sowie organisatorischen Wachstumsprozess bewältigt und sich als zentralerDienstleister etabliert, sah der LRH für die Presseabteilung folgenden Handlungsbedarf:

• Maßnahmen zur Organisationsentwicklung:

- Vereinbarung von Führungs- und Entwicklungszielen zwischen Abteilungsleitung undLeitungen der Teilbereiche; (siehe Berichtspunkt 14.2.; Umsetzung ab sofort)

- räumliche Zusammenführung der Bereiche Fotografie, um den Personaleinsatz zu optimieren;(siehe Berichtspunkte 14.2. und 21.2.; Umsetzung ab sofort)

- räumliche Zusammenführung der Bereiche DTP-Center und Medientechnik, um Synergien inder technischen Ausstattung und beim Wissenstransfer zu nutzen; (siehe Berichtspunkt 17.2.;Umsetzung mittelfristig mit Übersiedlung in das neue LDZ)

- vier dem Dienstpostenplan der Presseabteilung zugerechnete Dienstposten vonMitarbeiterinnen und Mitarbeitern politischer Büros bzw. Klubs im Sinne von Transparenzund Einheitlichkeit in der Landesverwaltung auch diesen zuordnen; (siehe Berichtspunkt16.2.; Umsetzung ab sofort)

- stärkere Nutzung der Kostenrechnung zur Steuerung der Leistungen der Öffentlichkeitsarbeit;(siehe Berichtspunkte 12.2. und 13.2.; Umsetzung ab sofort)

- Aufbau eines Controllings, um einen nachvollziehbaren Budgetvollzug zu gewährleisten;(siehe Berichtspunkt 11.2.; Umsetzung ab sofort).

• Maßnahmen im Leistungsangebot:

- Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen festlegen und zu stan-dardisieren, um den Dienstleistungs- und Servicecharakter der Leistungen der Presseabteilungzu unterstreichen. Zur besseren Kommunikation in den Fachabteilungen Ansprechpartner alsSchnittstellen zur Presseabteilung nominieren; (siehe Berichtspunkt 15.2.; Umsetzung absofort)

- Zusammenführung des “Landhaus-Pressespiegels” und des von der Medientechnik erstelltenPressespiegels für die Baudirektion zu einem Pressespiegel; (siehe Berichtspunkt 29.2.;Umsetzung ab sofort)

- Entfall des redaktionellen Teiles der “Amtlichen Linzer Zeitung”, da er für die Öffentlichkeitnur von beschränktem Interesse ist. Der amtliche Teil der “Amtlichen Linzer Zeitung” solltekünftig in elektronischer Form als “Newsletter” zur Verfügung gestellt werden; (sieheBerichtspunkt 31.2.; Umsetzung ab sofort)

- die Tarife für landeseigene Einschaltungen in der ALZ wären zu überdenken und auf dieSelbstkosten zu beschränken. (siehe Berichtspunkt 32.2.; Umsetzung ab sofort)

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Allgemeines

Stellenwert der Öffentlichkeitsarbeit

1.1. Mit der Weiterentwicklung der öffentlichen Verwaltung von einer aufgabenerledigendenBehörde zu einem wirkungs- und kundenorientierten Dienstleistungsunternehmen gewinnt dieInformations- und Öffentlichkeitsarbeit zunehmend an Bedeutung. Im Sinne der Kunden-orientierung ist es unerläßlich die Bürgerinnen und Bürger über das Leistungsangebot und diedamit verbundenen Zielsetzungen der Verwaltung und ihrer politischen Referenten zuinformieren. Außerdem sollen Umfragen im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit Meinungenund Informationsgrad der Bevölkerung erforschen.

Das Land Oö. bekennt sich mit dem zukunftsweisenden mittelfristigen Management- undUnternehmenskonzept “WOV 2015” zur wirkungsorientierten Verwaltungsführung. Auf Basisdieses Konzeptes wird derzeit ein Marketingkonzept für die Landesverwaltung erarbeitet.Dieses Konzept soll die Grundlage für die zielgerichtete Planung und Gestaltung alleröffentlichkeitswirksamen Maßnahmen bilden.

Abgrenzungsproblematik Öffentlichkeitsarbeit - Informationsarbeit

2.1. Eine einheitliche bzw. verbindliche Definition des unbestimmten Begriffes Öffentlichkeitsar-beit und damit eine genaue Abgrenzungsmöglichkeit zu anderen Leistungen der öffentlichenVerwaltung und deren politischer Vertreter liegt nicht vor. In der Praxis wird der BegriffÖffentlichkeitsarbeit oft synonym mit den Begriffen Werbung, bezahlte Information,Kampagne oder Public Relations gebraucht.

Die Öffentlichkeitsarbeit der Regierung kann von der verpflichtenden Informationsarbeit derLandesverwaltung nicht klar abgegrenzt werden. Lediglich die Verlautbarung von Gesetzenund anderen Rechtsvorschriften sowie sonstigen öffentlichen Kundmachungen1 ist mit demOö. Kundmachungsgesetz 1998 gesetzlich verpflichtend geregelt. Die gesetzliche Informa-tionsarbeit ist auf ein Minimum beschränkt. Im Sinne einer bürger- und wirkungsorientiertenVerwaltungsführung ist sie nicht geeignet, die Leistungen der Landesregierung und derLandesverwaltung der Bevölkerung näher zu bringen. Im zukünftigen Marketingkonzept desLandes werden die einzelnen Formen der Öffentlichkeitsarbeit und Verantwortungsebenennäher zu regeln sein.

2.2. Eine Unterscheidung zwischen der gesetzlich verpflichtenden Informationsarbeit und der frei-willigen Informations- und Öffentlichkeitsarbeit erschien dem LRH aus Sicht der beab-sichtigten Wirkungen für die Kunden - die Information über Produkte und Leistungen - nichtsinnvoll. Nach Ansicht des LRH sollten unter Öffentlichkeitsarbeit die vielfältigen Formeneiner nach außen gerichteten Information und damit auch werbenden Tätigkeit zusammenge-fasst werden, unabhängig von der Form der Informationsweitergabe (zB Inserate, Plakate,Newsletter, Homepage, Amtliche Linzer Zeitung).

Genereller Überblick

3.1. Die Öffentlichkeitsarbeit wurde bislang von den einzelnen politischen Referenten inZusammenarbeit mit der jeweiligen Fachabteilung geplant und durchgeführt. Eineressortübergreifende Zusammenarbeit fand nur in Einzelfällen statt (zB Information über dasheimische Wasser anlässlich des von der UNO proklamierten Jahresthemas 2003).

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Auch die Einbindung der Presseabteilung, als für die Koordination und Steuerung derÖffentlichkeitsarbeit zuständige Fachabteilung, folgte keiner Regelmäßigkeit. Sie reichte vonder reinen Information über die Planung einer Maßnahme bis zur Übertragung der operativenAbwicklung. In Einzelfällen unterblieb auch die Information der Presseabteilung über einegeplante Maßnahme (zB 4you-card, Klix der Schlaubär).

Die Zersplitterung bei der Planung und Abwicklung der öffentlichkeitswirksamen Maß-nahmen schlug sich auch in der haushaltsmäßigen Darstellung dieser Ausgaben nieder. Siesind über den gesamten Haushalt verteilt. Durch die gemeinsame Budgetierung und Verrech-nung mit anderen Ausgaben ging der finanzielle Überblick über die Gesamtausgaben fürÖffentlichkeitsarbeit verloren. Seit 1999 stiegen diese Ausgaben beträchtlich. Die Verrech-nung war intransparent. Eine Planung und Steuerung fand nicht statt.

3.2. Gerade wegen der zunehmenden Bedeutung der Öffentlichkeitsarbeit in einer bürger- undwirkungsorientierten Verwaltung erachtete es der LRH als unverzichtbar, alle diesbezüglichenAktivitäten aufeinander abzustimmen, zielgerichtet zu planen und zu gestalten. Eine zentraleKoordination und Steuerung der Aktivitäten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit sollte

• einen einheitlichen, koordinierten Auftritt der Landesverwaltung mit seinemDienstleistungangebot nach außen (zB Jahr der Jugend),

• die transparente Darstellung der Ausgaben sowie die Einhaltung des fürÖffentlichkeitsarbeit festgelegten Ausgabenrahmens,

• einen effizienten und wirtschaftlichen Einsatz der Ressourcen (zB durchgemeinsame Bewerbung der von der Landesregierung festgelegtenSchwerpunktthemen, die Abstimmung von Informationen an idente Zielgruppen,Rahmenvereinbarungen bei den Insertionen in Printmedien) und

• eine Vereinheitlichung der Abläufe

sicherstellen.

Um drastische Ausgabensteigerungen wie in den letzten Jahren zu vermeiden, soll inHinkunft vermehrt auf einen effektiven und effizienten Mitteleinsatz geachtet werden. UnterBerücksichtigung der Ziele und Aufgaben soll ein verbindlicher Rahmen für dieGesamtausgaben durch den Landtag festgelegt werden.

3.3. Seitens der Kulturdirektion wird der generellen Empfehlung zugestimmt, mit dem Vorbehalt,dass bei der Planung und Umsetzung kulturpolitischer Projekte und Veranstaltungen dieBudgetverantwortung und Freiheit des Mitteleinsatzes im Rahmen des Kulturbudgetssichergestellt ist.

Abgrenzung zwischen Informationsarbeit der Landesregierung und Parteiwerbung

4.1. In Oberösterreich besteht bislang keine Abgrenzung der Öffentlichkeitsarbeit derLandesregierung und ihrer Mitglieder und jener der politischen Parteien, denen dieRegierungsmitglieder angehören. Die Tendenz, mit den Informationen über Sachinhalteverstärkt die Porträts der jeweiligen Regierungsmitglieder zu präsentieren, führte speziell intagespolitisch sensiblen Phasen zu Diskussionen.

4.2. Wenngleich der LRH keine der im Detail geprüften Maßnahmen als rein parteipolitischeWerbung bewertete, regte er dennoch an, die Abgrenzung der Öffentlichkeitsarbeit derLandesregierung und deren Mitglieder zur parteipolitischen Werbung klarer als bisher zuregeln. Grundsätzlich bestehen gegen den Einsatz von Porträts keine Einwände. Dennochsollte die Landesregierung insbesondere das angemessene Verhältnis von Sachinhalten zu

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Porträts festlegen. Jedenfalls sollte bei allen öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen derLandesregierung bei den Bürgerinnen und Bürgern der Eindruck einer werbendenEinflussnahme zu Gunsten einer politischen Partei vermieden werden.2

Finanzielle Auswirkungen der Öffentlichkeitsarbeit

Ausgaben im Landeshaushalt

Problematik der fehlenden Transparenz

5.1. Die Ausgaben für Informations- und Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und derenMitglieder wurden bislang im Landesvoranschlag nicht zentral budgetiert. Diese Aufwen-dungen wurden meist von den Fachabteilungen bzw. Mittelbewirtschaftern bei den für sie inBetracht kommenden Voranschlagsstellen gemeinsam mit anderen Ausgaben veranschlagtund verrechnet. Der Großteil der Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit ist daher über dengesamten Landeshaushalt verteilt. Im Landesvoranschlag gibt es beim Unterabschnitt 021auch zentrale Ansätze für Informationszwecke. Sie bilden aber nur einen kleinen Teil dergesamten Aufwendungen des Landes für Öffentlichkeitsarbeit ab. Selbst diese zentralenAnsätze werden von mehreren Fachabteilungen bewirtschaftet, wobei der Hauptanteil auf diePresseabteilung entfällt.

Durch die Verteilung der Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit auf zahlreiche Voranschlagstellenund die Vermengung dieser Aufwendungen mit anderen Ausgaben (Post 7280 “Entgelte fürsonstige Leistungen”) ist die Einhaltung des Budgetrahmens für Öffentlichkeitsarbeit derzeitmit vertretbarem Aufwand nicht nachvollziehbar. Es steht aber fest, dass mit den budgetiertenMitteln das Auslangen nicht gefunden wurde. Entsprechend den haushaltsrechtlichenMöglichkeiten wurden für Öffentlichkeitsarbeit häufig zusätzliche Budgetmittel in Form vonfinanziellen Ausgleichen bereitgestellt.

Bei der derzeitigen Budgetierungs- und Verrechnungspraxis ist ein vollständiger Überblicküber alle relevanten Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit der Landesregierung und derenMitglieder nicht möglich. Außerdem können sie von den übrigen Ausgaben für Informations-und Öffentlichkeitsarbeit des Amtes der Oö. Landesregierung nicht sinnvoll abgegrenztwerden.

5.2. Der LRH sah einen dringenden Handlungsbedarf zur Steigerung der Transparenz derAusgaben für Informations- und Öffentlichkeitsarbeit. Er verweist diesbezüglich auf dieVorschläge zur transparenten Budgetierung und Kostenverfolgung (Pkt. 11. und 12. desBerichtes).

5.3. Die Sozialabteilung meint, dass die Presseabteilung auch Dienstleistungen in der konkretenUmsetzung der Öffentlichkeitsarbeit anbieten sollte (auch wenn diese Leistungen externvergeben werden). Der Fachabteilung fehlen die erforderlichen Personalressourcen für dieÖffentlichkeitsarbeit. Eine Unterstützung, die sich auf die Einhaltung von standardisiertenAbläufen und Vorgaben beschränkt, ist für die Fachabteilung zu wenig. Nach Ansicht derSozialabteilung ist es erforderlich, dass die Ressourcen der Presseabteilung für sie aus-reichend und zeitgerecht zur Verfügung stehen. Weiters hält sie eine gerechte Verteilung dervom Oö. Landtag bereitgestellten Budgetmittel für Öffentlichkeitsarbeit zwischen denverschiedenen Aufgabenbereichen für notwendig. Gerade für die Sozialabteilung ist inHinblick auf die Kundenorientierung sowie für die Erleichterung des Zugangs zu Leistungenfür bestimmte Zielgruppen (Menschen mit Beeinträchtigungen, ältere Menschen sowie derenAngehörige etc.) eine entsprechende Informationsaufbereitung notwendig und sicherzustellen.

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Ausgabenentwicklung 1999 bis 2002

6.1. Der LRH war bestrebt, die wesentlichen Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit imLandeshaushalt zu erheben und in ihrer Entwicklung darzustellen. Nach dem gebotenenGrundsatz der Verhältnismäßigkeit stützte er sich dabei auf Angaben der Bewirtschafter, diein den letzen Jahren der Presseabteilung zu Informationszwecken gegeben wurden. DieseAusgaben wurden vom LRH um weitere wesentliche Ausgaben im Landeshaushalt ergänzt.Wenngleich nachstehende Tabelle keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, bildet sie einenGroßteil der Ausgaben für Informations- und Öffentlichkeitsarbeit des Landes und derenEntwicklung ab. Diese Ausgaben stiegen im Zeitraum von 1999 bis 2002 von rd. 7,45 Mio.Euro auf über 15,5 Mio. Euro an. Sie verteilten sich auf folgende Bereiche, die anschließendnäher erläutert werden:

Ausgabezweck (in Tausend Euro) 1999 2000 2001 2002 Steigerung1999 - 2002

rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro

Diverse Ausgaben für 4.482,0 6.909,6 7.938,0 10.828,0 141,6%Öffentlichkeitsarbeit derOö. Landesregierung undderen Mitglieder lt.jährlichen Erhebungen

Personalausgaben der 1.383,6 2.073,3 2.471,1 2.573,8 86,0%Presseabteilung

Ausgaben für die Amtliche 693,5 696,4 854,1 804,3 16,0%Linzer Zeitung und Unser OÖ

Ausgaben für allgemeine 483,7 531,6 506,3 606,3 25,3%Veröffentlichungen (hauptsächlichamtliche Einschaltungen indiversen Zeitungen)

Sachausgaben für 326,0 514,8 464,6 631,5 93,7%Informationsdienste

Sachausgaben der 77,2 122,7 94,6 102,6 32,9%Europainformationsstelle

Gesamtsumme 7.445,9 10.848,3 12.328,6 15.546,6 108,8%

Bemerkungen zu einzelnen Ausgaben

Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und deren Mitglieder

7.1. In den letzten Jahren wurden über Auftrag des Landeshauptmannes zur Erledigung vonschriftlichen Anfragen des Klubs der Grünen im Oö. Landtag die Ausgaben für Öffentlich-keitsarbeit der Landesregierung bzw. deren Mitglieder aufwändig von den einzelnenFachabteilungen erhoben. Die einzelnen Mitglieder der Landesregierung waren verpflichtet,die in ihrem Ressortbereich getätigten Ausgaben für Inserate (ohne Untergrenze) und sonstigeAusgaben der Öffentlichkeitsarbeit (zB für Broschüren, Informationsmaterial, Veranstal-tungen, TV- und Radioinformationen) ab einer Wertgrenze von 3.600,— Euro derPresseabteilung zu melden. Die von den Bewirtschaftern im Wege des zuständigenReferenten gemeldeten (Sach)Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit stiegen im Zeitraum von1999 bis 2002 von rd. 4,48 Mio. Euro auf rd. 10,83 Mio. Euro an. Dies entspricht einerSteigerung um 142 %. Die Ausgabenverteilung auf die einzelnen Ressorts sowie die Höhe derAusgaben für Inserate und sonstige Aufwendungen ist aus der Anlage 1 ersichtlich.

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7.2. Für den LRH war es nicht möglich, die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Ausgabenüber-sichten im Detail nachzuvollziehen. Bei der Überprüfung ausgewählter Kampagnen stellte eraber nur vereinzelt Abweichungen fest, sodass der LRH die Ausgabenübersicht imwesentlichen für aussagefähig hielt. Problematisch ist es aus Sicht des LRH, dass dieseAusgaben im Landeshaushalt auf 44 Ansätze und noch mehr Voranschlagstellen verteilt sind.Zudem wurden diese Ausgaben meist noch mit anderen Ausgaben vermengt (zB Post 7280“Entgelte für sonstige Leistungen”). Eine aussagefähige Abweichungsanalyse gegenüber demVoranschlag war daher nicht möglich. Der LRH stellte aber fest, dass häufig zusätzlicheBudgetmittel in Form von finanziellen Ausgleichen bereitgestellt wurden. Aufgrund derfehlenden Transparenz und der Ausgabensteigerungen, die Budgetumschichtungen bzw.Bereitstellung zusätzlicher Mittel notwendig machten, sah der LRH einen dringlichenHandlungsbedarf, den Mitteleinsatz für Öffentlichkeitsarbeit effizienter und transparenter zugestalten.

Personalausgaben der Presseabteilung

8.1. Die Ausgaben für das Personal der Presseabteilung erhöhten sich im Zeitraum von 1999 bis2002 von rd. 1,38 Mio. Euro auf rd. 2,57 Mio. Euro. Die Ausgabensteigerung um 86 % warprimär auf organisatorische Änderungen in der Landesverwaltung zurückzuführen. Wie imeinzelnen noch näher ausgeführt, wurden Dienstposten aus anderen Organisationseinheitenzur Presseabteilung verlagert. Dadurch hat sich die Gesamtanzahl an Dienstposten in derPresseabteilung im Betrachtungszeitraum mehr als verdoppelt.3 Lt. Dienstpostenplangesprächfür das Jahr 2004 ist die Presseabteilung bei gleichbleibendem Aufgabenumfang aberbestrebt, freiwerdende Dienstposten teilweise nicht mehr nach zu besetzen undPersonalüberhänge abzubauen.

Die Höhe der Personalausgaben wird derzeit durch die Altersstruktur der Bediensteten be-günstig. Bei der Beurteilung der Personalausgaben ist zu berücksichtigen, dass der Aufgaben-bereich der Presseabteilung neben der klassischen Öffentlichkeitsarbeit auch zentraleDienstleistungen für andere Fachabteilungen umfasst (zB Erstellen von Formularen undVisitenkarten).

8.2. Der LRH stellte fest, dass die hohe Steigerung bei den Personalausgaben der Presseabteilungprimär auf Verlagerungen von Dienstposten aus anderen Bereichen des Amtes zurückzuführenist. Er ist jedoch der Ansicht, dass die Personalkosten der Abteilung in Hinkunft genaubeobachtet und möglichst reduziert werden sollten. Die Absicht der Abteilung, freiwerdendeDienstposten nicht mehr nach zu besetzen und Personal nach Möglichkeit zu reduzieren, hieltder LRH als kostendämpfende Maßnahme für sinnvoll.

Amtliche Linzer Zeitung

9.1. Die Amtliche Linzer Zeitung (ALZ) wird derzeit gemeinsam mit der Landesillustrierten“Unser Oberösterreich” als ein Betrieb gewerblicher Art (BgA) geführt. Die Ausgaben fürdiese beiden Zeitungen waren in den letzten Jahren großteils durch Einnahmen gedeckt. ImRahmen dieses BgA durften Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie durch Einnahmengedeckt waren. Da im Jahr 2002 auf Grund der Herausgabe einer Sondernummer “UnserOberösterreich” zum Thema Hochwasserkatastrophe die Ausgaben mit rd. 804.300,— Eurohöher waren als die Einnahmen (rd. 784.800,— Euro), wurden die jährlich zu leistendenKostenersätze für Personal- (rd. 37.200,— Euro) und Sachaufwendungen (rd. 33.800,—Euro) nicht mehr verrechnet. Aufgrund fehlender Bedeckung wurden diese Ersätze erst imFinanzjahr 2003 geleistet.

9.2. Der LRH stellte fest, dass die verspätet verrechneten Personalkostenersätze zu gering sindund nicht annähernd einem echten Kostenbild entsprechen. Er empfahl, in Hinkunft dietatsächliche Stundenanzahl der Mitarbeiter zu verrechnen. Durch die Einführung der

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Kostenrechnung ist dies ohne zusätzlichen Aufwand möglich. Bei der ALZ sah der LRHeinen umfassenden Änderungsbedarf und verweist diesbezüglich auf Punkt 33. und 34. desBerichtes.

Sachausgaben für Veröffentlichungen, Informationsdienste und Europainfostelle

10.1. Unter Veröffentlichungen, Informationsdienste und Europainformationsstelle fielen imLandeshaushalt diverse Sachausgaben an. In Summe beliefen sich diese im Jahr 1999 auf rd.886.900,— Euro und erhöhten sich 2002 auf rd. 1.340.400,— Euro.4 Dies entspricht einerAusgabensteigerung um etwa. 50 %. Die Sachaufwendungen stehen im Zusammenhang mitder Informations- und Öffentlichkeitsarbeit des Amtes der Oö. Landesregierung und stellengroßteils Pflichtausgaben dar.

10.2. Für den LRH deutet die steigende Ausgabenentwicklung in diesem Bereich auf einenzunehmenden Stellenwert der Informationsarbeit in einer bürger- und wirkungsorientiertenVerwaltung hin. Dennoch sollten auch bei den Pflichtausgaben für ÖffentlichkeitsarbeitEinsparungsmöglichkeiten gesucht werden.

Vorschlag zur transparenten Budgetierung und Kostenverfolgung

Zentrale Budgetierung und Budgetcontrolling

11.1. Im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit ist der Budgetvollzug wegen der nicht transparentenBudgetierung und Verrechnung der Ausgaben derzeit nicht nachvollziehbar. Ein Gesamt-überblick über die Höhe dieser Ausgaben fehlt.

11.2. Der LRH empfahl, die Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit der Oö. Landesregierung und derenMitglieder in Hinkunft zentral beim Unterabschnitt 019 oder 021 zu budgetieren. Durch eineentsprechende Aufgliederung je Referent kann der Oö. Landtag die Budgetmittel klar fest-legen. Die Einhaltung der Budgetansätze ist dann durch Vergleich von Voranschlags- undRechnungsabschlusszahlen problemlos möglich.

Die Mittel sollten in Hinkunft von der Presseabteilung bewirtschaftet werden. Die bisherigenVoranschlagsbeträge in den Budgets der Fachabteilungen wären im Zuge der Budgetver-handlungen entsprechend zu kürzen.

Für einen effizienten Budgetvollzug ist eine gezielte Steuerung der Ausgaben für Öffentlich-keitsarbeit unerlässlich. Aus diesem Grund soll die Presseabteilung ein geeignetesControllingsystem aufbauen und die Aktivitäten im Bereich der Öffentlichkeitsarbeitlandesweit koordinieren.

Bei zentraler Budgetierung können die Sachausgaben für Öffentlichkeitsarbeit transparentgemacht werden. Um die gesamten Kosten für Öffentlichkeitsarbeit des Landes in Summeeffizient erfassen und steuern zu können, ist aus LRH Sicht das Instrument derKostenrechnung intensiver einzusetzen.

11.3. Der Pressereferent merkte dazu an, dass er bereits im Schreiben vom 31.3.2003 sämtlicheRegierungsmitglieder der oö. Landesregierung darauf hinwies, dass alle Aufträge imZusammenhang mit PR-Aktivitäten über die Presseabteilung abgewickelt werden müssen.

Kostenrechnung

12.1. Derzeit wird in der Landesverwaltung ein Kostenrechnungssystem aufgebaut. Im Produkt-katalog ist die Öffentlichkeitsarbeit als Produkt enthalten. Sobald das System flächendeckend

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eingerichtet und genutzt wird, sind konkrete Aussagen über die Kosten der Öffentlichkeits-arbeit des Landes möglich.

In der Presseabteilung wurde die Kostenrechnung im Jahr 2002 eingeführt. Aufgrund techni-scher und personeller Schwierigkeiten in der Abteilung gibt es noch keine aussagefähigenAuswertungen. Konkrete Aussagen über das Kostenniveau und die Kostenstruktur einzelnerLeistungen der Presseabteilung für die Öffentlichkeitsarbeit des Landes waren daher nichtmöglich.

12.2. Aufgrund der zunehmenden Bedeutung der Öffentlichkeitsarbeit hielt der LRH ein effizientesKostenmanagement in diesem Bereich für unverzichtbar. Sobald die Kostenrechnung flächen-deckend eingeführt ist, sollen die Gesamtkosten der Öffentlichkeitsarbeit erhoben undbeobachtet werden. Im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit sind Wirtschaftlichkeitskontrollennotwendig, um den Mitteleinsatz effektiv und effizient steuern zu können.

In der Presseabteilung gewann der LRH den Eindruck, dass der Kostenrechnung alsSteuerungsinstrument bislang kaum Bedeutung beigemessen wurde. Da sie für ihre Produktehäufig zu entscheiden hat, ob Leistungen selbst erstellt oder zugekauft werden sollen,empfahl der LRH, die Kostenrechnung verstärkt als Basis für Wirtschaftlichkeitsvergleicheheran zu ziehen.

Rolle und Effizienz der Presseabteilung

Aufgaben und Ziele

13.1. Nach dem Kompetenzenkatalog ist die Presseabteilung für die Steuerung und Koordinationder Öffentlichkeitsarbeit des Landes Oberösterreich zuständig. Ihr Aufgabenbereich umfasstdas Publikationswesen, Medienkontakte, Medienbeobachtung, diverse medientechnischeDienstleistungen sowie die Redaktion der ALZ und der Landesillustrierten “UnserOberösterreich”. Nach ihrem Leitbild (Mai 2002) möchte sich die Presseabteilung alszentraler Dienstleister für die gesamte Kommunikations-, Informations- und Medienarbeit desLandes etablieren. Ihre wesentlichen Ziele sind

• die umfassende, sachgenaue, rechtzeitige, zweckdienliche und überparteilicheInformation über die Arbeit der Landesregierung, -gesetzgebung und -verwaltung,

• die Bildung und Pflege eines positiven Images und

• die Wirtschaftlichkeit aller ihrer Dienstleistungen.

13.2. Aus der Sicht des LRH hat die Presseabteilung zwar klare strategische Ziele formuliert, beider Umsetzung dieser Ziele besteht aber noch ein großer Entwicklungsbedarf. Vor allem dieSteuerung und Koordination der gesamten Öffentlichkeitsarbeit hatte in der Vergangenheiteinen zu geringen Stellenwert.

Als zentraler Dienstleister im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit verfügt sie zwar über die fach-liche Kompetenz, ihr Leistungsspektrum ist allerdings in den Fachabteilungen oft noch zu-wenig bekannt und wird nur teilweise in Anspruch genommen. So ist der Pressedienst gutentwickelt, ein breites Know How über Medien sowie über Informations- und Kommuni-kationstechnologien ist vorhanden. Die Produkte der Presseabteilung werden im Allgemeinenauch gut angenommen. Die Zusammenarbeit mit den Fachabeilungen muss verbessertwerden, um in der Öffentlichkeit ein einheitliches Erscheinungsbild des Landes und ein positives Image zu prägen. Dabei hat das Ziel der Wirtschaftlichkeit der Dienstleistungen

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hohe Priorität. Entsprechende Wirtschaftlichkeitskontrollen durch die Kostenrechnungwurden bisher aber vernachlässigt.

13.3. Die Presseabteilung erklärte dazu, dass die Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen nichteinseitig verbessert werden kann, vor allem wegen der hohen Eigenständigkeit derFachabteilungen. Außerdem ist anzumerken, dass die Landespolitik eine solcheZusammenarbeit auch verstärkt unterstützen müßte.

Organisation

14.1. Durch Organisationsänderungen in der Landesverwaltung ist die Presseabteilung starkgewachsen. Im Zeitraum von 1999 bis 2001 wurden aus anderen Bereichen der Landes-verwaltung die Medientechnik, das DTP-Center und der Informationsdienst der Umwelt-akademie herausgelöst. Dadurch kamen über 30 Bedienstete zur Presseabteilung. Das rascheWachstum sowie die Unterbringung der Mitarbeiter in mehreren, teilweise weit auseinander-liegenden Gebäuden erschwert die Steuerung und Zusammenarbeit in der Presseabteilung. ImJahr 2002 wurde im Rahmen der Presseabteilung auch eine Bürgerservicestelle im Landhauseingerichtet.

Die Presseabteilung hat begonnen konzeptionelle Grundlagen für die Organisationsentwick-lung zu schaffen. Auf Basis des WOV 2015 wurden bereits mehrere Teilkonzepte (Marketing-konzept, Management- und Unternehmenskonzept, Führungskonzept, Qualitätsmanagement-konzept, Personalkonzept) erstellt. Ein Struktur- und Organisationsentwicklungskonzeptwurde aus zeitlichen Gründen noch nicht in Angriff genommen. Die Aufbauorganisation derAbteilung ist zwar in einem Organigramm abgebildet, dieses ist jedoch noch zu aktualisieren.

14.2. Nach Ansicht des LRH stellte das rasche Wachstum der Abteilung und die Unterbringung derMitarbeiter in unterschiedlichen Gebäuden eine Herausforderung für die betroffenenFührungskräfte und Mitarbeiter dar. Die einzelnen Aufgabenbereiche vermittelten denEindruck von eher eigenständigen, schwer koordinierbaren Organisationseinheiten. Aus Sichtdes LRH ist es umso mehr notwendig, die verschiedenen Aufgabenbereiche zu einer orga-nisatorischen Einheit zusammen zu führen. Dies erfordert verstärkt gezielte Führungs- undEntwicklungsarbeit.

Der LRH empfahl, die Aufbau- und Ablauforganisation weiter zu optimieren. Das fehlendeStruktur- und Organisationsentwicklungskonzept sollte möglichst rasch erstellt und dasOrganigramm überarbeitet werden. So sollte nach Meinung des LRH das Bürgerservice undder gesamte Fotodienst nicht dem technischen Mediendienst sondern dem Informationsdienstzugeordnet werden. Dies würde den fachlichen Gegebenheiten bzw. der Realität eherentsprechen. Um vor allem die dislozierten Aufgabenbereiche verstärkt in die Abteilung zuintegrieren, empfahl der LRH der Abteilungsleitung, in Hinkunft mit allen Leitern derTeilbereiche diesbezüglich klare Ziele zu vereinbaren und einzufordern.

Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen

15.1. Derzeit sind die Aufgaben der Presseabteilung für das Marketing des Landes noch nichtausreichend definiert. Nach dem im Entwurf vorliegenden Marketingkonzept für die gesamteLandesverwaltung wird die Presseabteilung in Hinkunft eine zentrale Stellung bei derÖffentlichkeitsarbeit des Landes einnehmen. Dies erfordert eine koordinierte Zusammenarbeitmit anderen Fachabteilungen. Bislang wurden das Know How und die Leistungen der Presse-abteilung von anderen Abteilungen in unterschiedlichem Ausmaß in Anspruch genommen. Esfehlen dazu auch klare Ansprechpartner in der Presseabteilung und in den Fachabteilungen.

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Die Schnittstellen zu den mit Öffentlichkeitsarbeit betrauten Abteilungen und Regierungs-büros wurden noch nicht ausreichend erhoben und vereinbart. Es gibt auch kaum Standardsund Richtlinien, die es der Presseabteilung ermöglichen, ein einheitliches Erscheinungsbild inder Öffentlichkeit zu wahren.

15.2. Der LRH hielt es für sinnvoll, die Marketingagenden in der Presseabteilung zu konzentrieren,sie zielgerichtet zu steuern und mit den Fachabteilungen zu koordinieren. Weiters sollten dasLeistungsangebot nach innen und nach außen verstärkt kommuniziert werden. Für dieZusammenarbeit mit den Fachabteilungen und den Regierungsbüros sollen die Rahmen-bedingungen festgelegt und standardisiert werden. Dabei ist es wichtig, die Schnittstellen zurPresseabteilung und innerhalb der Presseabteilung zu definieren. Nach Meinung des LRHsollten in der Presseabteilung und vor allem auch in den Fachabteilungen und Regierungs-büros Ansprechpartner für Öffentlichkeitsarbeit nominiert werden. Dadurch könnten dieKommunikation und Zusammenarbeit zwischen der Presseabteilung und den anderenOrganisationseinheiten des Landes deutlich verbessert und die Effizienz gesteigert werden.

15.3. Die Presseabteilung merkte dazu an, dass bereits vor der LRH-Prüfung der Landesamts-direktor die Presseabteilung beauftragt hatte, für die gesamte Landesverwaltung einMarketingkonzept auszuarbeiten. Dieses Konzept wurde im ersten Halbjahr 2003 mit derUniversität Linz erstellt und liegt nunmehr vor. Es bildete auch die Grundlage für dasMarketingkonzept für die Presseabteilung, das zwischenzeitlich ebenfalls erarbeitet wurde.Beide Konzepte berücksichtigen bereits die unter diesem Punkt vorgetragenen Anregungen.

Dienstpostenentwicklung

16.1. Im Jahr 1999, als die Aufgaben der Presseabteilung noch auf den klassischen Pressedienstbeschränkt waren, verfügte sie über 26 Dienstposten. Weil die Medientechnik, das DTP-Center und der Informationsdienst der Umweltakademie zur Presseabteilung verlagert undeine Bürgerservicestelle neu eingerichtet wurde, erhöhte sich die Anzahl an Dienstposten auf54 Planstellen. In diesen 54 regulären Dienstposten sind 3 Planstellen für Mitarbeiter in poli-tischen Büros und 1 Planstelle für einen Mitarbeiter in einem politischen Klub enthalten.Ebenso ist 1 Planstelle für den Oö. Presseclub (Verein) vorgesehen. Diese Situation isthistorisch gewachsen und steht in keinem Zusammenhang mit den in den letzten Jahrenvorgenommenen Organisationsänderungen.

16.2. Der LRH hielt eine Bereinigung der Dienstpostensituation für zweckmäßig. Um eineeinheitliche Bewirtschaftung der Dienstposten zu erreichen, schlug der LRH vor, die 3Dienstposten für Mitarbeiter in 2 politischen Büros - so wie in anderen Regierungsbüros - denjeweiligen Büros zuzuordnen. Ebenso sollte die Planstelle für einen Mitarbeiter in einem politischen Klub von der Presseabteilung zum Klub verlagert werden, da dieser Mitarbeiterhauptsächlich für den Klub tätig ist.

Die Personalbeistellung der Presseabteilung für den Presseclub hielt der LRH für vertretbarund wertete sie als “lebende Subvention” an den Verein. Bei Nachbesetzungen sollten aberneue Dienstverhältnisse möglichst durch den Presseclub selbst begründet werden.

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Technische Mediendienste

17.1. Die Aufgabengruppe Technische Mediendienste umfasst die Bereiche:

• DTP-Center mit Bürgerservice des Landes und Fotodienst Landhaus,

• Medientechnik mit Fotodienst Landesbaudirektion

Das DTP-Center befindet sich im Landhaus. Zu seinen wesentlichen Aufgaben gehört derDruckvorstufenbereich, die medientechnische Betreuung von Internet, Intranet und Extranet,legistische Dienste sowie Tätigkeiten als Dienstleiter für andere Abteilungen des Amtes (zBbei Ausschreibungen von Druckwerken).

Die Medientechnik ist hauptsächlich zuständig für TV- und Videoproduktionen,Veranstaltungstechnik, Messe- und Ausstellungsgestaltung sowie die dazugehörige Grafik.Sie hat ihren Sitz in der Landesbaudirektion.

17.2. Der LRH stellte fest, dass es im grafischen Bereich zwischen DTP-Center und Medientechniknur geringe Überschneidungen gab. Sehr wohl sind aber nach Ansicht des LRH bei einerZusammenführung der grafischen Bereiche Synergien zB im Bereich der Hardware, derSoftware und des Wissenstransfers möglich. Ein Schritt dazu kann die gemeinsameAnsiedlung von Medientechnik und DTP-Center im Bereich LBD/neues Landesdienstlei-stungszentrum sein. Zusätzliches Einsparungspotential wurde bereits in einer internenUntersuchung der Presseabteilung aufgezeigt, welches es noch zu nutzen gilt.

18.1. Strategische Ziele und daraus abgeleitete operative Jahresziele waren weder im DTP-Centernoch in der Medientechnik dokumentiert. Mitarbeitergespräche mit den Leitern des DTP-Bereiches und der Medientechnik wurden das letzte Mal 2001 geführt.

18.2. Der LRH erachtete es für notwendig, die Ziele klar zu vereinbaren und entsprechend zudokumentieren. Der LRH empfahl, das in der Landesverwaltung als Führungsinstrumentetablierte Mitarbeitergespräch als Zielvereinbarungsgespräch jährlich zu führen. Weiterssollten die Aufgaben und Kompetenzen aller Mitarbeiter möglichst schriftlich festgelegtwerden.

DTP-Center

19.1. Mit Beginn dieses Jahres wurde das Web-Management in einen redaktionellen und in einentechnischen Bereich aufgeteilt. Davon wurden die Abteilungen des Amtes der Oö. Landes-regierung schriftlich informiert. Die Zuständigkeiten, Aufgaben und die Kompetenzen beiderBereiche wurden weder innerhalb noch außerhalb der Presseabteilung definiert.

19.2. Um das Web-Management effizienter und kundenfreundlicher zu gestalten, empfahl der LRHdie Zuständigkeiten samt deren Kompetenzen schriftlich festzulegen. Diese sollten dann nachinnen und außen kommuniziert werden. Weiters regte der LRH an, abteilungsübergreifendeWeb-Auftritte des Landes (und somit auch die der Fachabteilungen) projektmanagement-mäßig abzuwickeln. Dabei sollten alle relevanten Abteilungen des Amtes miteinbezogenwerden.

20.1. Die Presseabteilung wickelte in den letzten Monaten im Internet insgesamt 14 Chats mitMitgliedern der Oö. Landesregierung ab. Durchschnittlich nahmen pro Chat acht User teil(75% davon waren landesinterne User). An Kosten fielen pro Chat insgesamt ca. 20Personenstunden an.

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20.2. Der LRH kam daher zur Ansicht, dass die Chats in der angebotenen Form nicht angenommenwurden. Er empfahl, die bisherigen Chats kritisch zu überdenken.

20.3. Die Presseabteilung teilte dazu mit, dass die Durchführung von Chats ein Versuch war, dendie Presseabteilung von sich aus im Sommer 2003 eingestellt hat.

Fotodienst

21.1. Der Fotodienst des Landes besorgt den redaktionellen, dokumentarischen und eventbezo-genen Fotografiebedarf in der Landesverwaltung. Insgesamt gibt es fünf Fotografen in derPresseabteilung. Damit beschäftigt das Land Oö. im Bundesvergleich nach Wien die meistenFotografen. Zwei davon sind der Medientechnik (LBD) zugeordnet. Die anderen vierFotografen gehören zum DTP-Center. Ihre Dienststelle befindet sich in unmittelbarer Nähedes Landhauses. Die Vertretung der Fotografen untereinander erfolgt nicht in allen Fällen undauch nicht wechselseitig. Eine gemeinsame Organisation erfolgt weder in derAuftragsplanung noch in der Auftragsdurchführung. Grund dafür ist u. a. die räumlicheTrennung.

Einen weiteren Fotografen gibt es im Landesmuseum. Dieser hat bisher keineBerührungspunkte mit den Fotografen der Presseabteilung.

21.2. Der LRH war der Meinung, dass die Aufteilung der Fotografen der Presseabteilung auf zweiStandorte eher ein Hindernis für ein effizientes Arbeiten darstellt. Vorhandene Synergieeffekte(zB bessere Auslastung der Geräte, wechselseitige Vertretungen sowie gegenseitigerWissenstransfer) wurden bei weitem noch nicht ausgenutzt. Geräte müßten nicht doppeltangeschafft werden. Der LRH empfahl daher einen “Fotografenpool” aller Landesfotografeneinzurichten. Generell sollte die Wirtschaftlichkeit des Einsatzes von eigenen Fotografengeprüft werden.

Gelegentliche Fotoaufnahmen für die Regierungsbüros könnten - wie in anderenBundesländern auch üblich - von den jeweiligen Mitarbeitern übernommen werden.

22.1. Im Jahr 1999 wurde das Projekt “Digitales Fotografieren” in der Presseabteilung gestartet.Ziel war es u. a. Fotos digital aufnehmen, bearbeiten, archivieren und im Intranet sowie imInternet zur Verfügung stellen zu können. Bis zum Herbst 2001 sollte dieses Projekt abge-schlossen sein. Insgesamt beliefen sich die Kosten für dieses Projekt auf rd. 363.000,— Euro.Durch technische Schwierigkeiten bei der Hard- und Software verzögerte sich dieses Projekt.Ab September 2003 waren Fotos im Intranet und Internet abrufbar.

22.2. Der LRH meinte, dass die Presseabteilung ihren ehrgeizigen Zeitplan nicht einhalten konnte.Gründe dafür sah der LRH vor allem in der ungenügenden Projektsteuerung und in dermangelnden Vorgabe von konkreten Zielen. Der LRH empfahl bei künftigen Projekten aufeine effizientere Projektsteuerung und -abwicklung zu achten.

Medientechnik

23.1. 2001 servicierte die Medientechnik 69 mal andere Fachbereiche als Dienstleister (Unter-stützung bei Messen, Ausstellungen, Events sowie Videoproduktionen). Am häufigstenwurden davon die Bereiche Sport/Bildung (rd. 23%), die Baudirektion (rd. 16%) und dieUmweltakademie (rd. 12%) unterstützt. Die restlichen Fachbereiche (wie zB Presseabteilung,Präsidium, Familienreferat) lagen unter 10%.

2002 trat die Medientechnik insgesamt 75 mal als Dienstleister auf. Davon entfielen rd. 24%auf die Baudirektion, rd. 15% auf das Präsidium, 12% auf die Kultur und rd. 11% auf denBereich Sport/Bildung.

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Bei den bereits abgewickelten und noch geplanten Dienstleistungen für 2003 scheinen 107Einsätze auf. Rd. 39% betrafen bzw. betreffen die Baudirektion und rd. 17% das Präsidium.Die anderen Fachbereiche lagen bzw. liegen unter 10%.

Periodisch wiederkehrende Ausstellungen und Messen wurden erstmals in diesem Bereich ineiner Jahresplanung berücksichtigt.

23.2. Der LRH begrüßte die Erstellung einer Jahresplanung. Um auch in Hinkunft alle Aufträge erfüllen zu können, empfahl der LRH mehrere Kriterien für die Prioritätenreihung zu er-arbeiten.

Weiters empfahl der LRH die Errichtung einer “Landes-Eventorganisation” in Form einerGesellschaft zu prüfen. Eine derartige Gesellschaft könnte auch Sponsorengelder lukrieren.Der LRH könnte sich auch die Ausgliederung von Tätigkeiten des Messe- undAusstellungsdienstes vorstellen.

24.1. Auf der Homepage des Landes gibt es die Möglichkeit Kurz-Videos abzurufen. Die Themenwerden von der Presseabteilung festgelegt. Die Zugriffszahlen je Video lagen zwischen 37und rd. 1.400. Eine Evaluierung der Videos wurde noch nicht vorgenommen.

24.2. Der LRH empfahl die Notwendigkeit und Wirtschaftlichkeit der Videos zu evaluieren sowieeine Themenplanung und -auswahl vorzunehmen.

25.1. Bei der Prüfung der Lieferanten-Rechnungen der Medientechnik stellte der LRH fest, dassdie erbrachten Leistungen nicht immer eindeutig bezeichnet waren. Rechnungen wurden vonder Presseabteilung beglichen, obwohl diese Leistungen eine andere Organisationseinheitbestellt hatte. Skonti konnten nicht immer in Abzug gebracht werden. Weiters lag eine Viel-zahl von Mahnungen vor. Dies deshalb, weil Rechnungen nicht zeitgerecht weitergegebenwurden oder weil nicht ausreichend Budgetmittel zur Verfügung standen. So waren EndeAugust d. J. die veranschlagten Budgetmittel für die Medientechnik bereits aufgebraucht undes stand noch nicht fest, woher der zusätzliche Bedarf gedeckt werden sollte.

25.2. Der LRH regte an, nur mehr jene Rechnungen zu akzeptieren, aus denen die erbrachteLeistung eindeutig ersichtlich ist. Auf eine reibungslose Übermittlung der Rechnungen an dieRechnungsstelle in der Presseabteilung sollte vermehrt geachtet werden. Er empfahl auf eineneffektiven und effizienten Mitteleinsatz zu achten. Vor allem bei der Leistungsvergabe anDritte sollte - auch im kreativen/künstlerischen Bereich - vermehrt auf die Wirtschaftlichkeitgeachtet werden. Regelmäßig wäre zu prüfen, ob Leistungen kostengünstiger selbst erstelltoder an Externe vergeben werden sollten.

Zukauf von externen Leistungen

26.1. Die Presseabteilung kaufte wiederholt externe Leistungen auf Basis mündlicher Verein-barungen zu. So fehlt beispielsweise für die technische “Umwandlung” der amtlichen Medienin das Internet ein schriftlicher Leistungsvertrag. Weiters werden von der Medientechniklaufend Kameraleute beauftragt, ohne den genauen Leistungsumfang schriftlich festzulegen.

26.2. Um die Leistungen transparent und nachvollziehbar zu machen, empfahl der LRH inHinkunft sämtliche Auftragsvergaben schriftlich zu dokumentieren. Bei gleichartigen bzw.sich wiederholenden Aufträgen wären entsprechende Rahmenvereinbarungen herbeizuführen.

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27.1. Im Dezember 2002 schloss die Presseabteilung einen freien Dienstvertrag mit einem externenRedakteur ab. Als Leistungen wurden die Herausgabe eines jährlich zu erscheinendenSportjahrbuches (erstmals 2003) sowie die Erstellung und Bearbeitung von Konzepten undGrundsatzpapieren über sportrelevante Fragen vereinbart. Weiters sah dieser Vertrag dieDurchführung von und Mitwirkung an Schulungen vor. Ebenso die publizistische und journalistische Mitarbeit bei Sportprojekten und -veranstaltungen, die federführend vom LandOÖ abgewickelt werden.

Der Vertrag begann mit 1.1.2003 und endet am 31.12.2007. Es wurden durchschnittlich 1.780 Jahresarbeitstunden (rd. 148 Monatsarbeitsstunden) vereinbart. Das monatliche Entgelt beliefsich auf 3.000,— Euro brutto.

27.2. Der LRH stellte fest, dass die Presseabteilung nicht auf die Einhaltung der vereinbartenLeistungen achtete. Dies hatte zur Auswirkung, dass die Landessportdirektion ohne Ab-sprache mit der Presseabteilung die Schwerpunkte bei der Leistungserfüllung setzte. Weitersüberprüfte niemand die Erbringung der durchschnittlichen Arbeitsstunden. In Anbetracht derinsgesamt nicht geringen Auftragssumme von 180.000,— Euro empfahl der LRH einejährliche Evaluierung der geleisteten Arbeit im Vertrag vorzusehen. Weiters sollte eindeutigfestgelegt werden, welche Abteilung für die Überprüfung der Leistungserbringung zuständigist.

28.1. Im Jänner 2003 schloss die Presseabteilung trotz der großen Zahl an eigenen Fotografeneinen freien Dienstvertrag mit einem externen Fotografen ab. Als Leistung wurde dieDurchführung von fotografischen und bei Bedarf notwendigen Folgearbeiten bei offiziellenTerminen eines Mitgliedes der Oö. Landesregierung vereinbart. Das monatliche Pauschal-entgelt belief sich auf insgesamt 1.045,— Euro brutto. Dies entsprach durchschnittlich 25Monatsarbeitsstunden. Der Leistungszeitraum begann am 15. Jänner d. J. und endete am 30.September d. J.

28.2. Der LRH stellte fest, dass weder die Presseabteilung noch das jeweilige Landesregierungs-büro die Erbringung der durchschnittlichen Monatsarbeitstunden überprüfte. Dies wohl auchdeshalb, weil im Dienstvertrag eine derartige Regelung fehlte. Der LRH empfahl daher inZukunft festzulegen, wer die Erbringung von Leistungen zu überprüfen hat.

Pressespiegel

29.1. Von der Presseabteilung werden täglich die aktuellen Pressemeldungen für die Landespolitikund -verwaltung erhoben und in 2 Pressespiegeln gesammelt. Der Pressespiegel “AktuellesOberösterreich” wird vom Informationsdienst der Presseabteilung im Landhaus erstellt.Darüber hinaus wird von der Medientechnik für den Bereich der Landesbaudirektion ein“Hauserhof - Pressespiegel” erstellt. Dabei steht der Hauserhof - Pressespiegel nur einembegrenzten Benutzerkreis zur Verfügung.

29.2. Der LRH meinte, dass in Hinkunft nur mehr ein Pressespiegel erstellt werden soll. Der“Hauserhof - Pressespiegel” soll entfallen bzw. mit dem breiteren Pressespiegel “AktuellesOberösterreich” zusammengeführt werden.

Bürgerservicestelle

30.1. Anfang Jänner 2002 eröffnete das Land OÖ seine Bürgerservicestelle im Landhaus. Zu ihrenAufgaben zählen hauptsächlich Broschürenservice, Formularausgabe, Antragannahme,Information über Beihilfen und Zuschüsse des Landes, Auskunft über Zuständigkeiten und

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Kontaktpersonen, Hilfestellung bei allgemeinen Anfragen sowie Beschwerdestelle. ImJahresdurchschnitt 2002 gab es 16 Anfragen pro Tag, im ersten Quartal 2003 waren es durch-schnittlich 30. Die Bürgerservicestelle ist pro Woche 49,5 Stunden geöffnet.

30.2. Der LRH erachtete diese “Anlaufstelle” für die Bürger als eine wichtige Einrichtung. Er waraber der Meinung, dass die Bürgerservicestelle räumlich, funktionell und organisatorischnicht optimal ausgestattet ist und oft nicht besetzt war. So fehlten zum Zeitpunkt der PrüfungzB ein Fax- und Kopiergerät sowie Sitzgelegenheiten für Kunden. Aufgrund der personellenMindestausstattung war die Service-Stelle über den Sommer nicht immer besetzt. ImHinblick auf den Neubezug des Landesdienstleistungszentrums empfahl der LRH für die dortgeplante Servicestelle ein geeignetes Personal- und Raumkonzept zu erstellen.

30.3. Die Presseabteilung erklärte dazu, dass die Einrichtung der Bürgerservice-Stelle imLandhaus ein Pilotprojekt war. Die dort gewonnenen Erkenntnisse bezüglich Kundenstrukturund Kundenwünsche waren maßgeblich für die Konzeption des Kunden-Bürger-Service imLDZ. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit wurde bewußt mit einer geringen Personalaus-stattung operiert. Die technische Ausstattung wurde seitens der Presseabteilung bereits imMärz dieses Jahres beantragt und teilweise geliefert.

Rolle und Effizienz von Landesmedien

Amtliche Linzer Zeitung

Überblick

31.1. Nach § 5 Oö. KMG gibt die Landesregierung als Amts- und Informationsblatt für Ober-österreich die “Amtliche Linzer Zeitung” heraus. Die ALZ wird bei einer Auflage von ca.3.350 Stück 26 mal im Jahr großteils an Abonnenten abgegeben. Im Jahr 2002 ging dieAnzahl der Abonnenten um über 10 % zurück, weil das Verordnungsblatt des Landesschul-rates nicht mehr der ALZ beigelegt, sondern den Schulen per Internet übermittelt wurde.

Derzeit umfasst die ALZ neben den amtlichen Verlautbarungen auch einen redaktionellenTeil. Der redaktionelle Teil ist auf der Hompage des Landes über Internet abrufbar. Dieamtlichen Verlautbarungen sind nur in Druckform der ALZ erhältlich.

31.2. Die bisherige Erscheinungsform der ALZ hielt der LRH für wenig kundenorientiert. Der LRHmeint, dass der redaktionelle Teil der ALZ für die Öffentlichkeit nur von beschränktemInteresse ist. Da dieser personelle Ressourcen bindet und wenig Wirkung in der Öffentlichkeithervorruft, sollte er in Hinkunft entfallen. Redaktionelle Berichte über Themen, die für dieÖffentlichkeit interessant und wichtig sind, sollten in der Landesillustrierten “UnserOberösterreich” konzentriert werden. Der LRH empfahl, vom redaktionellen Teil der ALZAbstand zu nehmen und den amtlichen Teil in Hinkunft vorrangig als “Newsletter” in elektro-nischer Form den Abonnenten zur Verfügung zu stellen. Ein Großteil der Abonnenten sindöffentliche Stellen und Firmen, die über Internetanschluss verfügen. Eine Verbreitung deramtlichen Verlautbarungen und Ausschreibungen über Internet hielt der LRH für effizient undzukunftsorientiert. Dazu ist es aber wichtig, den tatsächlichen Bedarf an Verlautbarungen inDruckform bei den Abonnenten zu erfragen. Nach Ansicht des LRH könnte mittelfristig aufden Druck der ALZ verzichtet und dadurch Druckkosten von rd. 128.000,— Euro eingespartwerden. Falls Verlautbarungen in Papierform nur in geringer Anzahl benötigt werden,könnten diese allenfalls in Eigenregie hergestellt und gegen Entgelt abgegeben werden.

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Einnahmensituation

32.1. Wie unter Pkt. 9. bereits erwähnt, stellt die ALZ gemeinsam mit der Landesillustrierten“Unser Oberösterreich” einen Betrieb gewerblicher Art dar. Dabei finanzieren die Einnahmenaus der ALZ vielfach auch “Unser Oberösterreich”. Von den Gesamteinnahmen der beidenZeitungen entfielen im Jahr 2002 rd.

• 647.000,— Euro auf Einschaltungen in der ALZ,

• 67.000,— Euro auf Abonnements der ALZ und

• 10.000,— Euro auf Werbeeinschaltungen in “Unser Oberösterreich”.

Die Haupteinnahmen resultieren aus den Einnahmen für Einschaltungen und Verlautbarungenim amtlichen Teil der ALZ. Mehr als die Hälfte davon (ca. 60 %) zahlt sich aber das Landselbst für ihre Einschaltungen und Verlautbarungen. Diese landeseigenen Einschaltungenstellen umsatzsteuerrechtlich Eigenverbrauch dar, der zu versteuern ist. DieGesamteinnahmen beim BgA ALZ hatten in den letzten Jahren stets eine Zahllast an dasFinanzamt (zB 1999 bis 2002 insgesamt rd. 126.000,— Euro) zur Folge.

32.2. Der LRH empfahl, die Finanzierungsstruktur der beiden Zeitungen zu überdenken. Vor allemsollten die Tarife für landeseigene Einschaltungen in der ALZ gesenkt und auf die Höhe derSelbstkosten beschränkt werden. Dies würde die jährliche Zahllast an das Finanzamt deutlichreduzieren. Falls auf den redaktionellen Teil und auf den Druck der ALZ in Hinkunftverzichtet wird, wäre für den LRH der gänzliche Entfall der Abonnentenpreise denkbar. Mitder Abo-Verwaltung ist ein erheblicher Verwaltungsaufwand verbunden. Dabei decken dieseEinnahmen nicht die Druckkosten der ALZ (rd. 128.000,— Euro ohne Personal).

Unser Oberösterreich

33.1. Die Landesillustrierte “Unser Oberösterreich” erscheint mit einer Auflage von 518.000 Stück.Sie wird fünf bis sechs mal im Jahr kostenlos an alle Haushalte in Oberösterreich abgegeben.Im Jahr 2002 wurde “Unser OÖ” sechs mal herausgegeben und eine Sondernummer“Hochwasser” publiziert. Dadurch erhöhten sich die Gesamtausgaben für die Gratiszeitungauf rd. 670.000,— Euro.

33.2. Aus der Sicht des LRH ist die Landesillustrierte “Unser OÖ” gut geeignet, die Leistungen desLandes der Bevölkerung näher zu bringen. Allerdings könnte überlegt werden, zurFinanzierung dieser Illustrierten in Hinkunft mehr als bisher Werbeinserate heranzuziehen.

Einzelne Maßnahmen/Kampagnen

Allgemeines

34.1. Der LRH überprüfte einzelne Werbemaßnahmen der Landesregierung bzw. deren Mitglieder.Er wählte dabei von jedem Ressort zumindest eine Kampagne aus. Zielsetzung, Evaluierungund Auftragsvergabe der folgenden Einzelmaßnahmen wurden im Detail untersucht:

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Referent Bezeichnung Durchgeführt von Vergabe an Agentur5

LH Dr. Pühringer Landesausstellung 2002 Landeskulturdirektion Vergabeverfahren

LH-Stv. DI Haider Klix, der Schlaubär Abteilung Verkehr Direktvergabe

LH-Stv. DI Haider Sicher durch den Tunnel Abteilung Verkehr Direktvergabe

LH-Stv. Hiesl Familie Gück Tour Präsidium Direktvergabe

LH-Stv. Hiesl Besser, schneller Presseabteilung Direktvergabe

LH-Stv. Hiesl OÖ. Bauschau 2001 Landesbaudirektion Direktvergabeund 2002

LR Dr. Achatz Richtig nützen, erfolgreich Abteilung Vergabeverfahrenschützen. Unser Wasser Wasserwirtschaft

LR Dr. Achatz Jahr des Wassers 2003 Abteilung VergabeverfahrenWasserwirtschaft

LR Ackerl Ideen schlagen Wurzeln Sozialabteilung Direktvergabe

LR Dr. Aichinger 4you-card Abteilung Bildung, VergabeverfahrenJugend und Sport

LR Komm-Rat Fill Technologietage 2003 Gewerbeabteilung Vergabeverfahren

LR Mag. Anti-Temelin Kampagne Umweltakademie DirektvergabeSteinkellner

LR Dr. Stöger Haustierratgeber Polizeiabteilung Direktvergabe

LR Dr. Stöger Katzenkastration Polizeiabteilung Direktvergabe

In Summe verursachten diese Maßnahmen seit 1999 Ausgaben von rd. 12 Mio. Euro. MitAusnahme der Kampagne “Besser, schneller” lag für alle Maßnahmen ein Beschluss derLandesregierung vor.

Die einzelnen Maßnahmen wurden jeweils in Zusammenarbeit zwischen der Fachabteilungund dem jeweiligen Regierungsmitglied geplant und durchgeführt. Die Presseabteilung wurdein unterschiedlichem Ausmaß informiert bzw. eingebunden. Eine ressorübergreifendeZusammenarbeit fand nur bei der geprüften Kampagne zum Jahr des Wassers 2003 statt.

34.2. Nach Ansicht des LRH sollte jedenfalls die Regierung über den Start einer Kampagne in derGrößenordnung von “Besser, schneller” (Gesamtausgaben rd. 600.000,— Euro exkl. USt.)entscheiden. Ein wesentliches Kriterium für die Entscheidung über Kampagnen solltenWirtschaftlichkeit und Sparsamkeit im Umgang mit Steuergeldern sein.

Ausgehend von den einzelnen geprüften Maßnahmen ortete der LRH bei der Durchführungvon öffentlichkeitswirksamen Aktivitäten erhebliche Einsparungspotentiale in folgendenBereichen:

• gemeinsame, ressortübergreifende Bewerbung von Schwerpunktthemen (zB Jahr derJugend, Jahr der Familie)

• ressortübergreifende Abstimmung bei Informationen die an idente bzw. ähnlicheZielgruppen gerichtet sind (zB Familien mit Kindern)

• Ausnutzung der Staffelrabatte und sonstiger Nachlässe bei Insertionen in Zeitungen sowiebei der Nutzung anderer Medien und Werbeträger

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Für die Nutzung dieser Rabatte müssen - neben der ressortübergreifenden Koordination derEinzelmaßnahmen - von der Presseabteilung Rahmenvereinbarungen mit den einzelnenMedienpartnern getroffen und an die einzelnen Fachabteilungen kommuniziert werden.

Ziele und Zielevaluierung

35.1. Für alle Kampagnen wurden inhaltliche Ziele definiert, wenngleich diese bei einzelnenMaßnahmen wenig konkret waren (zB Information der Bevölkerung). Bei sechs Kampagnen(Ideen schlagen Wurzeln, 4you-card, Technologietage, Oö. Bauschau, Klix der Schlaubär undLandesausstellung) wurden daneben auch vor der Durchführung nachvollziehbare quantita-tive Messgrößen schriftlich festgelegt.

Die Evaluierung der Kampagnen erfolgte auf sehr unterschiedliche Weise. Bei sechsKampagnen (Technologietage, Katzenkastration, Klix der Schlaubär, Sicher durch denTunnel, Ideen schlagen Wurzeln und Landesausstellung) fand eine strukturierte, schriftlicheEvaluierung statt. Dabei wurden bei der Landesausstellung und bei den Technologietagenneben dem Vergleich der zu Beginn definierten Soll-Werte mit den Ist-Ergebnissen auch dieEntwicklungs- und Verbesserungspotentiale für ähnliche Maßnahmen in der Zukunft erar-beitet und dokumentiert. Bei der Katzenkastration beschränkte sich die Evaluierung auf diebei der Abwicklung gewonnenen Erfahrungen, da diese Aktion eingestellt wurde. Bei “Ideenschlagen Wurzeln” bezog sich die Evaluierung auf die Bewertung der eingereichten Projekte.Die Kampagnen zur Verkehrssicherheit werden jährlich im Rahmen der Unfallstatistikhinsichtlich der erzielten Wirkungen evaluiert. Die übrigen Kampagnen wurden mündlichevaluiert, wobei die Wirkung entweder durch Medienbeobachtung, Marktforschung,Befragung von einzelnen Kunden bzw. der an der Kampagne beteiligten Parteien ermitteltwurde.

35.2. Der LRH empfahl in Zukunft für die einzelnen Maßnahmen möglichst spezifische, konkreteZiele zu formulieren und zu dokumentieren. Darüber hinaus sollten Messgrößen für dieBewertung der Zielerreichung und der Wirkungen festgelegt werden (zB angestrebteBesucherzahl, Anzahl der Teilnehmer an einem Wettbewerb, Zugriffe auf die Information imInternet, Anzahl der initierten Projekte für die Zielgruppe).

Ausgehend von derart klar definierten Zielen sollten alle Kampagnen auf ihre Zielerreichunghin schriftlich und in strukturierter Form mit den Beteiligten evaluiert werden. BesondererWert sollte dabei im Sinne des Wissenstransfers auf die Dokumentation von Entwicklungs-und Verbesserungspotentialen für eine sinnvolle Weiterführung von Kampagnen bzw. diePlanung und Durchführung ähnlicher Werbeaktivitäten gelegt werden.

Auftragsvergaben

36.1. Von den 14 untersuchten Kampagnen wurde bei 5 Kampagnen (Richtig nützen, erfolgreichschützen; unser Wasser, Jahr des Wassers, 4you card, Technologietage und Landesausstellung2002) ein Vergabeverfahren durchgeführt, bei dem jeweils zwischen 4 und 6 Agenturen zurAnbotslegung eingeladen wurden.

Für die übrigen 9 Kampagnen wurde jeweils eine Agentur ohne nachvollziehbaresVergabeverfahren direkt mit der Konzeption bzw. der Abwicklung der Kampagne betraut.Inwieweit vor der Vergabeentscheidung mündlich Vergleichsanbote eingeholt wurden, warnicht nachvollziehbar. Bei 4 dieser Kampagnen wurde der Direktvergabe aus unter-schiedlichen, nachvollziehbaren Gründen der Vorzug gegeben (zB Übernahme derWerbeaktivitäten von einem Projektbeteiligten, Diskretion für den Auftragnehmer,

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Monopolstellung des Auftragnehmers, Schutz eines Logos). Bei weiteren 4 Kampagnenwurde als Grund für die Direktvergabe der geringe Auftragsumfang angegeben. DieAgenturhonorare lagen zwischen rd. 3.000,— Euro und rd. 24.300,— Euro. Bei einerKampagne wurde nur die Abwicklung eines vorangegangenen Auftrages als Grund für dieDirektvergabe angegeben. Für die Konzeption und Abwicklung dieser Kampagne erhielt dieAgentur rd. 590.000,— Euro (inkl. USt).

36.2. Der LRH kritisierte die Direktvergabe des Auftrages, dessen Auftragsvolumen entsprechendden vergaberechtlichen Bestimmungen jedenfalls die Durchführung eines Vergabeverfahrenserfordert hätte. Im Sinne eines wirtschaftlichen Mitteleinsatzes empfahl der LRH bei derVergabe von Agenturleistungen die vergaberechtlichen Bestimmungen einzuhalten und denWettbewerb am Markt zu nutzen. Voraussetzung für die Einholung von Vergleichsanboten istdie Beschreibung der gewünschten Leistungen in einem Briefing sowie die Festlegung vonschlüssigen Kriterien für die Anbotsbewertung. Bei der Ausarbeitung des Briefings sowie beider Vertragsgestaltung sollte die Presseabteilung die Fachabteilungen mit ihrem Know Howunterstützen.

1 Anlage

13 Beilagen

Linz, am 4. Dezember 2003

Dr. Helmut Brückner

(Direktor des Oö. Landesrechnungshofes)

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Fußnoten:

1 Darunter fallen u.a. technische Normen oder Richtlinien, Stellenausschreibungen und alle sonstigenöffentlichen Ausschreibungen.2 Diese Empfehlung deckt sich mit der Sichtweise des Rechnungshofes Wien, sieheWahrnehmungsbericht vom Mai 2003 über Teilgebiete der Gebarung des Bundes.3 Siehe Pkt.16 des Berichtes.4 Die Ausgabensummen ergeben sich aus obiger Tabelle bzw. aus den Rechnungsabschlüssen desLandes bei den Ansätzen 02110, 02120, und 02140. Bei der Summe für Informationsdienste wurdendie Beträge der Voranschlagstellen 1/021108/4030/001 und 1/021108/7280/000 nicht mit einbezogen,da diese (zumindest größtenteils) in den Meldungen über die Öffentlichkeitsarbeit der Oö.Landesregierung und deren Mitglieder enthalten sind.5 nähere Ausführungen siehe Pkt. 36 des Berichtes

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Regierungs-mitglieder Inserate Sonstige Gesamt Inserate Sonstige Gesamt Inserate Sonstige Gesamt Inserate Sonstige Gesamt

rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. Euro rd. EuroRegierung allgemein 554,3 211,8 766,1 958,2 726,1 1.684,3 374,8 2.468,1 2.842,9 382,1 3.920,8 4.302,9LH Dr. Pühringer 290,4 288,5 578,9 664,3 676,4 1.340,7 325,1 190,0 515,1 568,8 161,5 730,3LHstv. DI Haider 386,2 281,1 667,3 672,7 270,8 943,5 161,9 1.318,8 1.480,7 995,6 690,7 1.686,3LHstv. Hiesl 587,7 799,0 1.386,7 466,5 1.036,5 1.503,0 524,0 1.186,4 1.710,4 606,5 973,3 1.579,8LR Dr. Achatz 0,0 4,7 4,7 50,3 29,2 79,5 6,1 28,8 34,9 27,1 335,3 362,4LR Ackerl 146,3 204,0 350,3 55,7 192,1 247,8 143,0 122,6 265,6 166,8 256,0 422,8LR Dr. Aichinger 380,4 141,2 521,6 714,0 61,4 775,4 140,3 126,5 266,8 336,4 106,9 443,3LR Kom.Rat Fill 43,8 10,7 54,5 80,6 35,7 116,3 82,0 5,2 87,2 406,7 26,8 433,5LR Haubner 25,9 49,4 75,3 53,5 55,3 108,8 84,8 422,8 507,6 187,3 250,7 438,0LR Dr. Stöger 32,4 44,2 76,6 41,6 68,7 110,3 109,2 117,6 226,8 228,3 200,4 428,7Gesamftsumme 2.447,4 2.034,6 4.482,0 3.757,4 3.152,2 6.909,6 1.951,2 5.986,8 7.938,0 3.905,6 6.922,4 10.828,0

Regierungs-mitglieder Inserate Sonstige Gesamt

rd. Euro rd. Euro rd. EuroRegierung allgemein 395,1 414,2 809,3LH Dr. Pühringer 456,0 500,1 956,1LHstv. DI Haider 1.391,0 687,5 2.078,5LHstv. Hiesl 274,9 318,5 593,4LR Dr. Achatz 187,0 120,8 307,8LR Ackerl 152,7 37,2 189,9LR Dr. Aichinger 171,3 54,6 225,9LR Kom.Rat Fill 409,5 0,0 409,5LR Mag. Steinkellner 54,2 364,5 418,7LR Dr. Stöger 103,3 34,6 137,9Gesamtsumme 3.595,0 2.532,0 6.127,0

Anlage 1

2002

Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit der oö. Landesregierung u. deren Mitglieder

1999 - 2002 und Jänner bis Mai 2003(in Tausend Euro)

Jänner - Mai 2003

1999 2000 2001