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Sommaire

Partie 1 – Débuter avec Kleos ....................................................................................................... 3

Installation ................................................................................................................................. 4

Configuration du bureau ........................................................................................................... 7

Configuration de base de votre cabinet .................................................................................... 9

Premiers pas avec Kleos .......................................................................................................... 11

Mon premier dossier ............................................................................................................... 15

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Partie 1 – Débuter avec Kleos

Installation

Kleos est un logiciel de gestion de cabinets d’avocats créé par des avocats pour des avocats. Il contient toutes les fonctionnalités qui vous permettront de gérer vos dossiers. Toutes les informations stockées dans Kleos sont sécurisées dans le Cloud. En étant utilisateur Kleos vous pouvez installer Kleos sur tous les PC dont vous avez besoin afin d’accéder à Kleos de partout (cabinet, maison etc.).

Pour utiliser Kleos il faut dans un premier temps l’installer sur votre PC. Si Kleos nécessite une installation physique sur votre PC, toutes les données sont quant à elles hébergées dans le Cloud. Kleos nécessite donc une connexion internet permanente (disposant d’un bon débit) pour fonctionner.

Avant d’installer Kleos veuillez vérifier que votre PC répond aux prérequis techniques Kleos.

Pré requis techniques

Minimum Recommandé

CPU: Dual core

RAM: 4Go

Espace disque libre : 300 MB

Connexion Internet: 3 MB/s

Versions de Windows supportées : Windows 7.1 / 8.0 / 8.1 / 10

CPU: quadri core

RAM: 8 Go

Espace disque libre: 300 MB

Connexion Internet 10 MB/s

Windows 10

Note : N’hésitez pas à vous référer au document « pré requis techniques Kleos » mis à jour régulièrement afin de vous assurer que votre parc informatique répond bien aux exigences de performances et de sécurité pour assurer le bon fonctionnement du produit.

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Voici l’URL d’installation de Kleos: https://kleos.wolterskluwer.com/france/ (Cliquez dessus afin d’ouvrir la page)

Cliquez sur le bouton rouge « installer Kleos ». Une fois le téléchargement complété, lancez l’installation en suivant les instructions à l’écran.

Maintenant que Kleos est installé, une icône Kleos apparait sur votre bureau. Pour lancer le programme double cliquez dessus.

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Si vous vous trompez de mot de passe 5 fois d’affilé vous bloquerez votre session.

Vous pouvez installer Kleos sur autant de PC que vous le souhaitez, en revanche vous ne pouvez pas vous connecter en même temps sur plusieurs PC avec les mêmes identifiants/la même licence. Si vous tentez de vous connecter deux fois à la même session depuis deux PC différents alors l’une des sessions déconnectera l’autre.

Si vous avez des questions supplémentaires sur le service support n’hésitez pas à joindre nos équipes support :

• URL: https://support-wolterskluwer.force.com/kleos/s/?language=fr

• Email: Support.kleos@wolters-kluwer.fr

• Téléphone: 08 09 10 24 12

L’écran de connexion contient 3 champs : Cabinet, nom d’utilisateur, mot de passe.

Utilisez ici les informations que nous vous avons fournies lors de votre formation afin de vous connecter à votre session.

N.B : nous vous recommandons fortement de personnaliser le mot de passe de session Kleos qui vous a été défini par défaut. Cela maximisera la protection de vos données.

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Configuration du bureau

Le « Bureau » est le nom donné à l’écran d’accueil de Kleos. Par défaut celui-ci sera vide lors de votre première connexion.

Vous pouvez configurer le bureau afin de personnaliser l’information qui apparaitra à l’écran. Vous pouvez faire apparaitre : Vos dossiers récents, les tâches en attente, les RDV à venir etc.

Pour personnaliser votre bureau cliquez au centre de l’écran sur cette icone :

Vous pouvez aussi naviguer vers la Configuration générale de Kleos en vous rendant sur l’icône « engrenage » placée en haut à droite de votre écran.

Depuis l’écran de configuration du bureau vous aurez accès à 6 icones différentes. Chacune représente une des tuiles du bureau. Cliquez sur les tuiles dont vous avez besoin pour les afficher (re cliquez dessus pour les désactiver).

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La plupart des utilisateurs Kleos affichent :

- Mes dossiers récents,

- Mes tâches,

- Mes Rendez-vous,

- La bannette A suivre.

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Configuration de base de votre cabinet

Afin de bien débuter dans Kleos il faut configurer les informations de base de votre cabinet : le nom du cabinet, son adresse, les membres du cabinet etc. Ces informations seront réutilisées par la suite par Kleos afin de vous assister dans la création de vos dossiers, de vos documents, dans la communication avec vos clients etc.

Le menu « Cabinet » est sélectionné par défaut. Vous trouverez ici les informations de base de votre cabinet. Cliquez, depuis le panneau de droite sur le bouton « Ouvrir ». La fiche contact de votre cabinet s’ouvrira et vous pourrez remplir les informations nécessaires.

A partir de cette fiche contact du cabinet Kleos va créer votre cabinet. Ce contact sera lié de façon permanente à votre cabinet, ses informations pourront à tout moment être modifiées.

Il est recommandé d’ajouter également la forme légale, le numéro de TVA, les moyens de communications (Email, numéro de tél. …).

Pour configurer les informations de votre Cabinet, naviguez sur le menu à droite de votre écran depuis la Configuration générale et cliquez sur “Cabinet”.

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Vous pouvez ajouter le logo de votre cabinet, celui-ci sera réutiliser pour personnaliser vos documents.

Pour inclure un logo, cliquez sur l’icône « bâtiment » en haut à droite de la fiche contact du cabinet.

Tous les formats d’image classiques sont acceptés (.jpg, .png, .bpm etc…). Essayez de conserver un poids d’image en dessous de 100Ko pour limiter le temps de chargement.

A cette étape il est important que vous puissiez revoir les licences dont vous disposez. Rappelez-vous que le nombre de licences est égal au nombre d’utilisateurs différents que vous pouvez avoir au sein de votre base Kleos. Si vous souhaitez ajouter de nouveaux utilisateurs en plus des licences dont vous disposez déjà n’hésitez pas à appeler nos équipes et nous vous aiderons à les configurer.

Pour accéder à la gestion de vos licences rendez-vous dans la Configuration générale puis dans le menu « Contrat & autorisations ».

Ensuite cliquez sur “Gestion de contrat ».

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La fenêtre de gestion des contrats contient les informations sur le nombre de licences dont vous disposez (et donc d’utilisateurs potentiels dans votre Kleos). Vous avez des informations sur le volume de données que vous utilisez.

Si vous souhaitez ajouter/créer de nouveaux comptes utilisateurs rendre page 21 dans la partie Error! Reference source not found..

Premiers pas avec Kleos

Kleos est un logiciel métier complexe, mais son interface graphique a été conçue afin de la rendre la plus simple possible à utiliser. Tous les écrans de l’application partagent une organisation et des caractéristiques similaires.

Le premier pas pour améliorer sa productivité avec Kleos est de se familiariser avec ces caractéristiques.

Le champ de recherche global est situé tout en haut à droite de votre écran. C’est depuis ce champ que vous pourrez effectuer toutes vos recherches dans l’application.

L’icône « Accueil » permet de naviguer rapidement en vous ramenant sur la page du Bureau Kleos, quel que soit l’endroit de l’application où vous vous situez. Ce bouton est accessible tout en haut à gauche de votre écran.

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L’icône de Configuration, engrenage, permet d’accéder à l’interface de configuration de votre Kleos, elle est située toute en haut à droite de votre écran.

Le menu principal est utilisé pour naviguer dans l’application entre les grandes différentes sections de l’application. Vous trouverez ce menu de navigation en haut de votre écran.

Kleos vous permet de travailler sur plusieurs dossiers en simultanée. Vous pouvez ouvrir un dossier et utiliser le menu principal pour continuer de naviguer vers un autre écran de l’application. Vous pouvez revenir rapidement à vos dossiers ouverts en utilisant l’onglet localisé à droite de votre écran.

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Le bouton d’ajout rapide « + » est situé en haut à droite du menu. C’est la façon la plus rapide et simple de créer des éléments dans Kleos. Vous pouvez créer des nouveaux dossiers, des documents, des contacts, des RDV agendas ou tout type d’élément disponible depuis ce menu.

Le bouton d’aide est localisé entre le bouton d’ajout rapide (« + ») et le bouton de Configuration. Il permet un accès à la documentation Kleos ou l’activation/désactivation des infobulles.

Tous les écrans/fenêtres Kleos partagent un design similaire. Un champ de recherche localisé dans le coin haut gauche de l’écran permet d’effectuer des recherches rapides sur les critères de recherche les plus fréquemment utilisés.

A l’opposé de la recherche globale, cette fonction de recherche est locale, cela signifie que cette recherche ne s’effectuera que sur les éléments de la section dans laquelle vous vous situez. Par exemple si vous faites cette recherche depuis la section des dossiers, alors la recherche s’effectuera que sur les dossiers (et pas sur les factures par exemple).

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Menu contextuel

La fonctionnalité de « Recherche avancée » est située à côté du champ de recherche. Elle ouvre une fenêtre qui permet de combiner tous les champs de recherches possibles et de personnaliser vos recherches le plus finement possible. Vous pouvez notamment faire des recherches en utilisant les champs complémentaires que vous avez configurés dans votre Kleos (Voir Error! Reference source not found. page 21).

Au centre de votre écran vous retrouvez les filtres rapides.

Le menu est localisé en haut à droite de l’écran.

Les fonctionnalités les plus importantes sont directement visibles depuis la fenêtre, les fonctionnalités secondaires sont regroupées depuis le bouton « Plus ». En passant votre souris sur ce menu vous afficherez tout le contenu de celui-ci.

Des actions rapides sont accessibles en utilisant le clic droit de votre souris. Un menu contextuel affichera tout ce qu’il est possible de faire depuis chaque endroit de l’application.

Vous pouvez trier les tableaux/listes en cliquant sur une colonne spécifique depuis le titre de la colonne. Il est possible de filtrer les contenus des listes/tableaux en utilisant l’icône « entonnoir » positionnée sur la liste des valeurs s’affichant depuis un titre de colonne. Il est possible de combiner différents filtres afin de personnaliser l’affichage des informations ou de faire une recherche.

Menu contextuel (clic droit)

Filtres recherche rapide

Recherche rapide Recherche avancée Menu

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Il est aussi possible d’ordonnancer les colonnes selon vos préférences d’affichage. Pour se faire, cliquez sur le titre d’une colonne puis glissez-déposez là à l’endroit souhaité.

Vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer certaines colonnes, selon l’information que souhaitez voir affichée à l’écran. Pour cela un clic droit souris sur un titre de colonne affichera les colonnes à masquer/afficher.

Si vous voulez revenir à l’affichage de départ de Kleos cliquez sur l’icône de configuration en bas à droite du tableau/liste où vous vous situez, un menu contextuel vous proposera de revenir au « modèle par défaut ».

Mon premier dossier

Dans Kleos tout est organisé autour de vos dossiers. Vous pourrez y rattacher vos documents, vos notes, vos contacts, vos Emails, vos RDV agenda, vos tâches etc.

Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton « + Nouveau » Accessible depuis le menu des dossiers.

La seule information obligatoire à renseigner sera alors le nom du dossier, mais nous vous recommandons d’ajouter vos parties (POUR/CONTRE). Vous pourrez renseigner tous les détails opérationnels du dossier par la suite. Toutes les informations rentrées pour chaque dossier seront réutilisable par la suite comme critères pour rechercher vos dossiers.

Il y a de plusieurs façons de créer un dossier. Vous pouvez le faire depuis le bouton d’ajout rapide, le menu contextuel ou encore le clic droit de votre souris depuis la liste de vos dossiers.