sokongan halaman: 1/13 pengurusan sumber manusia no...
TRANSCRIPT
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 1/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
1.0 TUJUAN
Arahan Kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara permohonan Cuti Bersalin Lebih Awal (CBLA) dan Cuti Bersalin (CB) staf berjawatan tetap dan kontrak.
2.0 SKOP
Arahan Kerja ini meliputi pengurusan permohonan, penerimaan dan kelulusan CBLA dan CB.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Nombor Dokumen Tajuk Dokumen
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 15 Tahun 2007
Kemudahan Cuti Menjaga Anak
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010
Kemudahan Cuti Bersalin Pegawai Perkhidmatan Awam
- E-Panduan Kemudahan Cuti
- Panduan Cuti On Web (Pegawai yang Melaksana)
- Panduan Cuti On Web (Umum)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 2/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
CBLA : Cuti Bersalin Lebih Awal
CB : Cuti Bersalin
CR : Cuti Rehat
CG : Cuti Gantian
CTG : Cuti Tanpa Gaji
e-Cuti : Sistem Permohonan Cuti Online
PEND : Pejabat Pendaftar
KB : Ketua Bahagian
KS : Ketua Seksyen
PTJ : Pusat Tanggungjawab
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab
KJ : Ketua Jabatan
PT : Pegawai Tadbir (Pejabat Pendaftar)
PT PTJ : Pegawai Tadbir (Pusat Tanggungjawab)
PL : Pegawai Pelulus
PS : Pegawai Penyokong
PT(P/O) : Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Pejabat Pendaftar
PYM : Pegawai yang Melaksana
Pembantu Tadbir (P/O) Pusat Tanggungjawab
Setiausaha Pejabat Pusat Tanggungjawab
Pembantu Makmal
Pembantu Perpustakaan
Penolong Pegawai Sains
Penolong Pegawai Tadbir
Penolong Pengurus Asrama
Pegawai Sains
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 3/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
5.0 TANGGUNGJAWAB Pendaftar, Ketua Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Ketua Seksyen
Pengesahan, Cuti dan Persaraan dan Ketua Pusat Tanggungjawab adalah bertanggungjawab untuk menentukan arahan kerja ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat perlu mematuhi arahan kerja ini.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 4/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
6.0 CARTA ALIR
7.57.6
Tidak
Ya
7.1
7.2
7.3
7.4
7.7
7.8
7.9
7.10
7.11
7.12
Tidak
7.13
7.14
Ya
7.15
7.16
7.17
Ya
7.18
Tidak
7.19
7.20
7.21
7.22
7.23
Tidak
Tidak
Ya
7.24
Isi Borang Permohonan CB
Mohon CBLA ?
A
Mula
Tamat
Semak Borang dan
Kelayakan
Layak?
Ya
Tidak
Ya
Ambil CR/CG/
CTG
Dapatkan Sokongan/
Kelulusan
Disokong/
Kelulusan?
Maklum Kelulusan dan
Simpan Rekod CBLA
Terima Perakuan Bersalin
Semak Kelayakan CB
Sah dan Perakui CB
A
Rekod Dalam Sistem e-Cuti
Ambil CTG ?
Isi Borang Permohonan CTG
Semak Borang Permohonan
Disokong ?
Majukan ke Pejabat Pendaftar
Mohon Kelulusan Kuasa
Tertentu
LulusMaklum
Pemohonan
Tidak Lulus
Maklum Pemohonan Lulus
Kemaskini Rekod
7.12
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 5/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2
Isi Borang Permohonan CB 7.2.1 Cetak dan Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12
(Permohonan Cuti Bersalin) dari laman sesawang Pejabat Pendaftar.
7.2.2 Hantar borang permohonan CB yang lengkap ke
PTJ dalam tempoh Empat Belas (14) hari dari tarikh dijangka bersalin. Buat pilihan :
ambil CBLA/CB
ambil CB sahaja 7.2.3 Tentukan tempoh CB yang hendak diambil pada
borang permohonan samada antara 60 hari sehingga 90 hari. Keputusan pemilihan adalah muktamad.
7.2.4 Lampir surat pengesahan dari hospital/klinik
Kerajaan atau swasta yang mengesahkan tarikh dijangka bersalin jika hendak memohon CBLA.
Rujuk:
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010.
E-Panduan Kemudahan Cuti.
Pemohon/PYM
Pemohon
Pemohon
Pemohon/PYM
7.3 Mohon CBLA 7.3.1 Jika ya, ikut langkah 7.4. 7.3.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.
PYM
PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 6/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
7.4 Semak Borang dan Kelayakan 7.4.1 Semak borang yang diterima disertakan surat
pengesahan dari hospital/klinik Kerajaan atau swasta jika memohon CBLA.
7.4.2 Semak jumlah hari yang layak untuk ambil CB
supaya tidak melebihi jumlah 300 hari sepanjang tempoh perkhidmatan.
PT PTJ/ PYM
PT PTJ/ PYM
7.5 Layak ? 7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.7. 7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.6.
PT PTJ/PYM
Pemohon/PYM
7.6 Ambil CR/CG/CTG
7.6.1 Ambil CR atau CG yang berkelayakan jika telah menghabiskan kelayakan CB yang diperuntukan.
7.6.2 Buat permohonan CR atau CG melalui Sistem
e-Cuti.
7.6.3 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) atau SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) untuk anggota keselamatan yang bertugas syif di Bahagian Keselamatan UPM Serdang/Kampus Bintulu.
7.6.4 Ambil CTG jika tiada kelayakan CR atau CG. Isi
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji/Lanjutan).
Rujuk:
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010.
Pemohon/ PT PTJ/PYM
Pemohon/
PT PTJ/PYM
Pemohon/ PT PTJ/PYM
Pemohon/
PT PTJ/PYM D
OKUMEN T
IDAK T
ERKAWAL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 7/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
7.7 Dapatkan Sokongan/Kelulusan 7.7.1 Hantar borang permohonan untuk mendapatkan sokongan/kelulusan untuk mengambil CBLA/CB.
KPTJ/KJ/PL/PS PT PTJ/PYM
7.8 Disokong/Kelulusan? 7.8.1 Jika ya, ikut langkah 7.9 7.8.2 Jika tidak, ikut langkah 7.10
PT PTJ/PYM
Pemohon/PYM
7.9
Maklum Kelulusan dan Simpan Rekod CBLA
7.9.1 Maklum kepada pemohon keputusan kelulusan CBLA (lulus atau tidak lulus) dengan menyerahkan salinan borang.
7.9.2 Simpan dan masuk kelulusan permohonan CBLA ke
dalam Fail Cuti Staf sehingga mendapat surat perakuan bersalin sebenar.
PT PTJ/PYM
PT PTJ/PYM
7.10 Terima Perakuan Bersalin
7.10.1 Terima sijil perakuan bersalin daripada staf samada dari hospital/klinik Kerajaan atau swasta dalam tempoh tujuh (7) hari berkerja daripada tarikh bersalin.
7.10.2 Tampal sijil perakuan bersalin pada borang
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’).
7.10.3 Beri kenyataan pada ruangan ulasan di borang jika
sijil perakuan bersalin tidak diserahkan dalam tempoh yang dinyatakan pada 7.10.1.
Pemohon/ PT PTJ/PYM
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 8/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
7.11 Semak Kelayakan CB 7.11.1 Semak rekod pada Fail Cuti Staf jika ada
mengambil kemudahan CBLA. Rujuk:
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2010.
7.11.2 Semak kelayakan pemohon untuk diberi
kemudahan Cuti Bersalin. 7.11.3 Ambil kira jumlah kelayakan hari Cuti Bersalin
mulai dari tarikh staf mengambil CBLA (jika ada).
PT PTJ/PYM
PT PTJ/PYM
PT PTJ/PYM
7.12
Sah dan Perakui CB 7.12.1 Hantar sijil perakuan bersalin kepada PS/PL untuk mendapatkan pengesahan dan perakuan.
PYM
7.13 Rekod Dalam Sistem e-Cuti 7.13.1 Rekod tarikh kelulusan cuti bersalin ke dalam
Sistem e-Cuti selewat-lewatnya dalam tempoh tiga (3) hari bekerja daripada tarikh borang di terima.
PYM
7.14 Ambil CTG ?
7.14.1 Jika ya, ikut langkah 7.15. 7.14.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.
Pemohon/PYM
PYM D
OKUMEN T
IDAK T
ERKAWAL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 9/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
7.15 Isi Borang Permohonan CTG 7.15.1 Isi borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan
Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/ Lanjutan) selewat-lewatnya tiga (3) minggu sebelum memulakan CTG.
7.15.2 Hantar borang permohonan lengkap kepada PYM untuk mendapatkan sokongan KPTJ/KJ.
Pemohon/PYM
Pemohon/PYM
7.16 Semak Borang Permohonan 7.16.1 Terima dan semak borang permohonan. Hantar kepada KPTJ/KJ untuk mendapatkan sokongan.
PYM
7.17 Disokong ? 7.17.1 Jika ya, ikut langkah 7.18. 7.17.2 Jika tidak, ikut langkah 7.23.
PYM
PYM
7.18 Majukan ke Pejabat Pendaftar 7.18.1 Majukan borang permohonan yang lengkap dan telah mendapat sokongan KPTJ/KJ ke Pejabat Pendaftar.
7.18.2 Masuk salinan borang permohonan ke dalam Fail Cuti Staf.
PT PTJ/PYM
PYM
7.19 Mohon Kelulusan Kuasa Tertentu 7.19.1 Hantar borang permohonan beserta surat rasmi untuk mohon kelulusan daripada Kuasa Tertentu (Naib Canselor/Pendaftar).
NC/Pendaftar/PT/
PT (P/O)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 10/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
7.20 Lulus? 7.20.1 Jika ya, ikut langkah 7.22. 7.20.2 Jika tidak, ikut langkah 7.21 dan 7.23.
PT/ PT (P/O)
PT/ PT (P/O)
7.21 Maklum Permohonan Tidak Lulus 7.21.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan tidak lulus.
PT/PT( P/O)
7.22 Maklum Permohonan Lulus 7.22.1 Hantar surat rasmi kepada pemohon dan KPTJ/KJ untuk maklum permohonan lulus.
7.22.2 Sedia Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai dan hantar ke Pejabat Bendahari bagi tujuan pemberhentian gaji dalam tempoh lima (5) hari bekerja setelah permohonan yang diluluskan diterima.
7.22.3 Rekod maklumat pemohon serta tarikh CTG ke dalam Sistem e-IHRAMS.
PT/PT( P/O)
PT( P/O)
PT( P/O)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 11/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
7.23 Kemaskini Rekod 7.23.1 Masuk ke dalam Fail Cuti Staf mana-mana rekod
kualiti yang berkenaan :
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin);
surat perakuan oleh Pegawai Perubatan tarikh dijangka bersalin lebih awal;
sijil perakuan bersalin;
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat); yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian);
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji); dan
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji)
PYM
7.23.2 Masuk ke dalam Fail Pegawai mana-mana rekod kualiti yang berkenaan:
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin);
sijil perakuan bersalin;
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Tanpa Gaji); dan
borang SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/Tanpa Gaji)
PT (P/O)
7.24 Tamat
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 12/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
1. UPM/CUTI/(No. Staf) Fail Cuti Staf
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 12 (Permohonan Cuti Bersalin) yang lengkap
Surat Pengesahan Tarikh Dijangka Bersalin Oleh Pegawai Perubatan
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 16 (Borang Pengesahan Sijil Cuti
Sakit/Perakuan Bersalin/’Time Slip’)
yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 01 (Permohonan Cuti Rehat) yang lengkap bagi Anggota Keselamatan Bertugas Syif (AKBS) dan permohonan cuti yang diuruskan secara manual jika sistem e-Cuti tidak berfungsi
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 05 (Permohonan Cuti Gantian) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 03 (Permohonan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/ Lanjutan) yang lengkap
SOK/BUM/BR01/B-Cuti 10 (Borang Melapor Diri bagi pegawai yang menamatkan Cuti Separuh Gaji/ Tanpa Gaji/Lanjutan) yang lengkap
Penyata Perubahan Pendapatan Seseorang Pegawai yang lengkap
Penyata cuti sebelum dan selepas Cuti Separuh Gaji/Cuti Tanpa Gaji/Lanjutan yang telah disemak dan disahkan
PYM
PTJ
Sepanjang tempoh perkhidmatan
PTJ
2. e-Cuti Sistem Permohonan Cuti Online (www.putra.upm.edu.my)
UPM/(kod PTJ /500-9/1 (Pengurusan Hal Ehwal Cuti)
UPM/(kod PTJ /100-43/2/7
(Sistem e-Cuti)
Pegawai Teknologi Maklumat
iDEC
PYM
iDEC
PTJ
PTJ
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
SOKONGAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PEJABAT PENDAFTARRUSANNUSIA
Kod Dokumen: UPM/SOK/BUM/AK01/Cuti 05
Halaman: 13/13
No. Semakan: 02
No. Isu: 02
ARAHAN KERJA PENGURUSAN CUTI BERSALIN LEBIH AWAL/CUTI BERSALIN
Tarikh: 09/05/2012
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan Kuasa Melupus
3. e-IHRAMS Sistem Bersepadu Pengurusan Sumber Manusia (Intergrated Human Resource Management Systems)
Pegawai Teknologi Maklumat
iDEC
iDEC
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia/ Disemak Oleh
Disahkan Oleh
Tarikh Kuat kuasa
02 00 Keseluruhan Keluaran Pertama untuk
satu pensijilan
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 15/02/2011
02 01 SOK (BUM)
3/2011
Mesyuarat Semakan Keberkesanan Proses Kali
Ke-2
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 08/08/2011
02 02 SOK (BUM)
3/2012
Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendaftar kali
Ke-231
KB Pengurusan Sumber Manusia
WP 09/05/2012
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL