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7/26/2019 Sojo ToBe - Manejo de Inventarios.docx

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1.1. IV: Manejo de Inventarios

1.1.1. IV-010: Conteo Cclico

Descripcin general de las actividades:

IV-010-010: Realizar inventario del material

Descripcin: Cada mes, dentro de un programa que establece el contador general y enva correoelectrnico al superintendente, se destina una !ec"a para "acer inventarios en todas lasobras, en el que se debe apegar al siguiente procedimiento:

#l da marcado para inventarios el contador general genera un reporte llamado $%ormato

de inventario !sico$, se ordena por cdigos toda la mercanca e&istente en sistema en esemomento, en este !ormato no debe aparecer las e&istencias de productos, 'nicamente elcdigo y descripcin de la mercanca y una columna antepuesta al cdigo que se llame(uma)

#l !ormato de Inventario !sico se le entrega con las cantidades en blanco, y el *uditorprocede a llenar ese !ormato con el conteo !sico de la totalidad de la mercancainventariada, las personas que deben participar sin e&cepcin en este conteo son elauditor +persona independiente al resguardo de la mercanca, el e!e de almac.n, el

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almacenista y el residente de obra)#l auditor realiza la capturar del $%ormato de inventario !sico$ en el sistema #n/ontrol)

Actividades de Control: #l inventario !sico se cuenta peridicamente por personas independientes de quienesCotidianamente custodian o registran el inventario) Cada mes, dentro de un programaque establece el Contador general y enva correo electrnico al superintendente, sedestina una !ec"a para "acer inventarios en todas las obras)

Polticas y

Procediientos:

*

Iniciativas a considerar

en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-03 Conteo Cclico de Inventarios

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del auditor contar y revisar todos los cdigos del !ormato para conteocclico y "acer las observaciones que en la revisin detecte)

"iesgos : #l costo de disposicin del inventario no vendible puede ser alto) 4na coordinacin

adecuada de ventas, administracin del inventario y produccin5 instalaciones dealmacenamiento adecuadas5 y un monitoreo continuo son clave para mantener la

posibilidad de venta del inventario y la ma&imizacin de su tiempo de vida)

IV-010-060: #ntregar de reporte !inal

Descripcin: 7odas las actividades y "allazgos son relacionados por el auditor en la acta de inventario

incluyendo los materiales de!ectuosos encontrados, en !ormato autorizado llamado $*ctade inventarios$ la cual est8 !irmada por el auditor, residente, almacenista ysuperintendente, esta acta es enviada al Contralor y Contador 9eneral para que est.nin!ormados del resultado de inventarios del mes)

#n caso de encontrar di!erencias no ;usti!icadas el e!e de almac.n deber8 realizar unseguimiento a dic"as di!erencias

Actividades de Control: #l auditor debe enviar al Contralor y Contador 9eneral en sobre cerrado el *cta de

Inventarios !irmada por el auditor, residente, almacenista y (uperintendente, debeconservar evidencia de la recepcin de dic"os sobres con la !ec"a, el nombre y !irma quequien recibe)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-0< *cta de Inventarios

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del auditor enviar al Contralor y Contador 9eneral en sobre cerradoel *cta de Inventarios !irmada por el auditor, residente, almacenista y (uperintendente,debe conservar evidencia de la recepcin de dic"os sobres con la !ec"a, el nombre y!irma que quien recibe)

"iesgos : #l no mantener un inventario actualizado, puede generar !altante de almac.n o !alta devisibilidad del inventario de la empresa, provocando compras !uera de presupuesto)

IV-010-0=0: Realizar reporte de los a;ustesDescripcin: *l terminar el conteo !sico, el auditor genera un reporte que se llama $Comparativo de

inventarios$ en donde se "aga un comparativo de la mercanca registrada en sistema y elconteo !sico, se ordena de tal manera que slo se quedan los cdigos que tienen

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di!erencia y se imprime el resumen de dic"as di!erencias)

#ste cuadro de primeras di!erencias se entrega al residente y se realiza un segundoconteo de estos cdigos con di!erencias, lo "acen el auditor, residente, e!e de almac.n y

almacenista para ir aclarando cada una de estas, las di!erencias generalmente son por lossiguientes motivos: #rror de conteo, error en sumas, error en anotaciones, errores enentrega +mercanca de la misma medida, di!erente cdigo)

>espu.s de "acer el segundo conteo a las di!erencias, todava siguen algunas sin aclarar,se deben "acer todas las revisiones pertinentes, pedir ?arde& de movimientos de esas

mercancas, revisar mercancas en tr8nsito)#n caso de encontrar di!erencias no ;usti!icadas el e!e de almac.n deber8 realizar unseguimiento a dic"as di!erencias)

7odo lo anteriormente descrito es relacionado por el auditor en la acta de inventarioincluyendo los materiales de!ectuosos encontrados, que se elabora en !ormato autorizado

llamado $*cta de inventarios$ la cual est8 !irmada por el auditor, residente, almacenista ysuperintendente, esta acta es enviada al Contralor y Contador 9eneral para que est.nin!ormados del resultado de inventarios del mes)

Actividades de Control: *l terminar el conteo !sico el auditor genera un reporte que se llama $Comparativo deinventarios$ en donde se "aga un comparativo de la mercanca registrada en sistema y elconteo !sico) 7odas las investigaciones de estas di!erencias son relacionadas por elauditor en la acta de inventario, que se elabora en !ormato autorizado llamado $*cta deinventarios$ la cual est8 !irmada por el auditor, residente, almacenista y superintendente,

esta acta es enviada al Contralor y Contador 9eneral para que est.n in!ormados delresultado de inventarios del mes)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-0@ Comparativo de Inventarios(22%2R-0< *cta de Inventarios

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del auditor generar un reporte que se llama $Comparativo deinventarios$)#n caso de encontrar di!erencias no ;usti!icadas el e!e de almac.n es responsable derealizar un seguimiento a dic"as di!erencias)

IV-010-0A0: *utorizar el a;uste de inventarios

Descripcin: #l Contralor aprueba y !irma las *ctas de Inventario para cambiar la in!ormacin delarc"ivo maestro de la administracin del inventario y las registra en la bit8cora, misma

que se revisa y !irma mensualmente por el Contador general para asegurar que todos loscambios solicitados se procesen oportunamente)

#n caso de encontrar di!erencias no ;usti!icadas el e!e de almac.n deber8 realizar unseguimiento a dic"as di!erencias)

Actividades de Control: Bas *ctas de Inventario para cambiar la in!ormacin del arc"ivo maestro deadministracin del inventario las aprueban y !irma el Contralor y se registran en labit8cora, misma que se revisa y !irma mensualmente el contador general para asegurarque todos los cambios solicitados se procesen oportunamente)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

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Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-0< *cta de Inventarios(22%2R-010 it8cora de Cambios al *rc"ivo Daestro de Inventario

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del Contralor aprobar y !irmar las *ctas de Inventario para cambiar lain!ormacin del arc"ivo maestro de administracin del inventario y registrar en labit8cora de cambios al arc"ivo maestro de inventarios dic"as *ctas)#s responsabilidad del contador general revisar y !irmar mensualmente para asegurar quetodos los cambios solicitados se procesen oportunamente)

"iesgos : Bos a;ustes inapropiados de inventarios pueden originar un error del inventario en losestados !inancieros)

IV-010-0E0: Realizar los a;ustes

Descripcin: #l *uditor realiza los a;ustes correspondientes

Actividades de Control: *

Polticas y

Procediientos:

*

Iniciativas a consideraren la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

*

#ites y

"esponsa$ilidades:

#l *uditor realiza los a;ustes correspondientes)

"iesgos : *

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1.1.%. IV-0%0: "ecepcin de Mercancas


IV-060-010: Revisar y veri!icar material recibido

Descripcin: #l almacenista recibe el material del proveedor con orden de compra, remisin yo copiade !actura con la descripcin de las mercancas a recibir) #n caso de material deimportacin, la recepcin de los materiales debe ser con pedimento del transportista)

#l almacenista compara los detalles de la remisin yo !actura con la descripcin de lasmercancas a recibir con la orden de compra autorizada, en caso de no "aber errores,!irma y sella la remisin o !actura de entrada, si "ay di!erencias se llena un reporte deincidencia)

#l almacenista debe revisar que el material a recibir se encuentre en per!ectas

condiciones, que sea e&actamente el solicitado para la obra y que las cantidades sean lasordenadas, de lo contrario, inmediatamente llena el reporte de incidencias y regresa la

mercanca al proveedor)

Actividades de Control: #l almacenista debe revisar que el material a recibir se encuentre en per!ectascondiciones, que sea e&actamente el solicitado para la obra y que las cantidades sean lasordenadas) (i no "ay errores, debe !irmar y sellar la remisin, !actura u orden de compracon la que recibe) #n caso de material de importacin, la recepcin de los materiales

debe ser con pedimento del transportista) #n caso de e&istir di!erencias debe llenar unreporte de incidencias)

Polticas y

Procediientos:

*

Iniciativas a consideraren la ipleentacin:

Fara la implementacin de esta actividad es necesario un equipo de cmputo asignado ala obra) (e recomienda la creacin de una base de datos en #&cel en la que el almacenistapueda veri!icar las rdenes de compra autorizadas contra los documentos que amparen

las mercancas por recibir)

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Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-0A6 it8cora de Requisicin)(22%2R-06A Reporte de Incidencias)Remisin)%actura)

Fedimento de Importacin)

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista revisar que el material a recibir se encuentre enper!ectas condiciones, que sea e&actamente el solicitado para la obra y que las cantidades

sean las ordenadas)

"iesgos : (i las mercancas se reciben cuando no e&iste una orden de compra v8lida, puedenrecibirse mercancas por las cuales la entidad no tenga la necesidad)

IV-060-060: Registrar Reporte de Incidencias

Descripcin: #l almacenista debe elaborar un Reporte de Incidencias en un !ormato manual, con losmateriales de!ectuosos recibidos de los proveedores, solicitar la !irma del proveedor y

residente) Bos reportes de incidencias deben estar numerados consecutivamente para sucontrol)

Actividades de Control: Bos materiales de!ectuosos recibidos de los proveedores se registran en el Reporte deIncidencia con la !irma del proveedor y residente)Bos Reportes de incidencias deben estar numerados consecutivamente para su control)

Polticas y

Procediientos:*


en la ipleentacin:

(e recomienda la creacin de un !ormato GReporte de IncidenciasH para asegurar elregistro de entregas equivocadas o incumplimientos por parte del proveedor, estos

incluyen: envo de mercancas equivocadas, material de m8s o menos en la entrega,entregas !uera de tiempo, mala calidad o especi!icaciones equivocadas, por mencionaralgunos)

Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-06A Reporte de Incidencias

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista registrar los materiales de!ectuosos recibidos de los

proveedores en el Reporte de Incidencia)

"iesgos : Fuede generar !altante de almac.n o !alta de visibilidad del inventario de la empresa

IV-060-0=0: >evolucin de Dercanca al proveedor

Descripcin: #l almacenista debe devolver r8pidamente al proveedor los materiales de!ectuososrecibidos)

Ba salida de la mercanca debe estar amparada con el reporte de incidencias numeradoy !irmado por el proveedor y residente)

Actividades de Control: Ba salida de la mercanca por devolucin debe estar amparada con el reporte deincidencias numerado y !irmado por el proveedor y residente)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:


#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista devolver r8pidamente los materiales de!ectuososrecibidos de los proveedores)

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"iesgos : Fobre seguimiento y conteo !sico del inventario devuelto)Inapropiados m.todos de valuacin de inventario para las devoluciones)

IV-060-0A0: #nviar correo de reporte de Incidencias a Compras

Descripcin: #l e!e de almac.n debe enviar por correo electrnico un scan de Reportes deIncidencias al !inalizar la obra al e!e de compras para que compras elabore la

evaluacin del proveedor)*dem8s debe entregar al e!e de compras, (can de los reportes de incidencias !irmados

por el proveedor y residente ordenados de manera consecutiva)

Actividades de Control: #l residente debe conservar el correo electrnico como evidencia del envo del reporte deIncidencias al e!e de Compras

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:


#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del residente enviar por correo electrnico el (can del Reporte deIncidencia como por proveedor al !inalizar la obra al e!e de Compras

"iesgos : Inapropiados m.todos de valuacin de inventario para las devoluciones

IV-060-0E0: %irmar y sellar la remisin o !actura

Descripcin: *l llegar mercanca de un proveedor, el almacenista debe recibir y almacenar lamercanca, utilizando la remisin o !actura que enva el proveedor y la 2rden de compraautorizada, sella y !irma original, conservando una copia validando que todo llegcorrectamente)

#n caso de recibir mercanca por trans!erencia de otra obra o del almac.n general, elalmacenista debe sellar y !irmar original de "o;a de trans!erencia que enva el almac.nemisor y conservar copia validando que todo lleg correctamente)(i "ay discrepancias debe noti!icar al residente para su solucin)

Actividades de Control: Bas mercancas recibidas se comparan con los detalles de las notas de recepcin demercancas, rdenes de compra yo !acturas, en caso de no "aber errores !irma y sella la

remisin o !actura de entrada, si "ay di!erencias se llena un reporte de incidencia)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-06A Reporte de Incidencias)Remisin)%actura)

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista recibir y almacenar la mercanca)

"iesgos : (i las mercancas se reciben cuando no e&iste una orden de compra v8lida, pueden

recibirse mercancas por las cuales la entidad no tenga la necesidad)

IV-060-00: Registrar la entrada de mercanca en sistema #n/ontrol

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Descripcin: #l ;e!e de almac.n realiza la entrada de material en sistema #n/ontrol en casoe&traordinario de que el almacenista asignado a obra no pueda realizar la entrada enalmac.n, el e!e de almac.n solo podr8 capturar el material en sistema si cuenta con ladocumentacin soporte, requisicin, 2C yo !actura !irmada y sellada de recibido)

(e imprime entrada de almac.n sellada y !irmada por el almacenista

Actividades de Control: #l e!e de *lmac.n al contar con la documentacin soporte requisicin, 2C yo !actura

!irmada y sellada de recibido, realiza entrada a almac.n)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

#ntrada de almac.n

#ites y

"esponsa$ilidades:

#l e!e de *lmac.n es el responsable de realiza entrada a almac.n con la documentacin

soporte requisicin, 2C yo !actura !irmada y sellada de recibido, en caso que elalmacenista en obra no pueda)



IV-060-030: *comodar material yo equipo

Descripcin: #l almacenista de obra debe asegurarse que la mercanca est. dentro del almac.n ba;o su

custodia y acomodada a !in de !acilitar la operacin, el espacio y toma de inventarios) #l8rea debe mantenerse limpia, libre de polvo, materiales corrosivos, grasa, qumicos yambientes "'medos) Bos materiales peligrosos como sustancias qumicas, debenalmacenarse en gabinetes especiales para este !in)

Actividades de Control: #l almacenista de obra debe asegurarse que la mercanca est. dentro del almac.n ba;o sucustodia y acomodada a !in de !acilitar la operacin, el espacio y toma de inventarios) #l8rea debe mantenerse limpia, libre de polvo, materiales corrosivos, grasa, qumicos yambientes "'medos) Bos materiales peligrosos como sustancias qumicas, debenalmacenarse en gabinetes especiales para este !in)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

(e recomienda observar la 2D-00E-(7F(-1


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con la correspondiente documentacin)(e imprime entrada de almac.n sellada y !irmada por el almacenista

Actividades de Control: #l almacenista al contar con la documentacin soporte requisicin, 2C yo !actura derecibido, realiza entrada a almac.n)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

#ntrada de almac.n

#ites y

"esponsa$ilidades:

#l almacenista es el responsable de realizar las entradas de almac.n)



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1.1.&. IV-0&0: 'alidas de Inventario


IV-0=0-010: (olicitar Daterial yo equipo

Descripcin: #l personal de obra asignado requiere material yo equipo al almacenista seg'n serequiera el avance de obra)


Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

*

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del personal de obra asignado requerir solamente el material yoequipo necesario para el desarrollo de la obra en el da al almacenista)

"iesgos : *

IV-0=0-060: Registrar en el sistema #n/ontrol la salida de materiales)

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Descripcin: #l almacenista registra la salida en el sistema #n/ontrol al momento que el personal deobra solicita el material en almac.n)

Actividades de Control: #l almacenista registra la salida en el sistema #n/ontrol al momento que el personal deobra solicita el material en almac.n)

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

*

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista registra la salida en el sistema #n/ontrol

"iesgos : Fuede generar !altante de almac.n o !alta de visibilidad del inventario de la empresa

IV-0=0-0=0: Registrar en lista de asistencia

Descripcin: #l almacenista proporciona el !ormato de reporte de asistencia de estimacin de mano de

obra, previamente llenado con la siguiente in!ormacin: o) de semana, obra, concepto,nombre de contratista, categora, nombre+s, apellido paterno, apellido materno, dastraba;ados, "oras traba;adas, donde cada traba;ador deber8 ser registrado) #n caso derequerir equipo de seguridad, debe entregarlo solicitando la identi!icacin o!icial delpersonal de obra que requiera el equipo)


Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

(22%2R-0AE Control de asistenciaReporte de asistencia de estimacin de mano de obra)

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista proporcionar el !ormato de reporte de asistencia deestimacin de mano de obra, previamente llenado) #n caso de requerir equipo deseguridad, debe entregarlo solicitando la identi!icacin o!icial del personal de obra querequiera el equipo)

"iesgos : *

IV-0=0-0A0: #ntregar material o equipo al personal de obraActividades de Control: *

Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

*

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista entregar el material o equipo solicitado por elpersonal de obra posterior a la salida en sistema)

"iesgos : *

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IV-0=0-0E0: Comunicar al residente !altante de "erramienta yo equipo

Descripcin: (i el personal de obra no entreg alguna "erramienta, equipo yo maquinaria comunicaral residente de obra para su seguimiento y ad;untar Identi!icacin o!icial de la personaque no entreg)


Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

*

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista comunicar al residente de obra para su seguimiento siel personal de obra no entreg alguna "erramienta, equipo yo maquinaria y ad;untarIdenti!icacin o!icial de la persona que no entreg)

"iesgos : *

IV-0=0-00: Registrar en Reporte Incidencias por proveedor

Descripcin: #l residente debe llenar un reporte de incidencias si no se entreg alguna "erramienta,equipo yo maquinaria !irmarlo y solicitar la !irma del contratista y ad;untar I> de lapersona que no entreg)#nva el reporte al e!e de compras para su seguimiento)

Actividades de Control: #l residente debe llenar un reporte de incidencias si no se entreg alguna "erramienta,equipo yo maquinaria !irmarlo y solicitar la !irma del contratista y ad;untar I> de lapersona que no entreg)#nva el reporte al e!e de compras para su seguimiento)

Polticas yProcediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:


#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del residente llenar un reporte de incidencias si no se entreg alguna

"erramienta, equipo yo maquinaria !irmarlo y solicitar la !irma del contratista y ad;untarI> de la persona que no entreg) #nva el reporte al e!e de compras para suseguimiento)

"iesgos : (i las mercancas daJadas devueltas se registran en el inventario de productosterminados, pudiera no programarse la produccin necesaria y el inventario pudiera estarsobrevaluado)

IV-0=0-030: Recibir y entregar inventario

Descripcin: Fersonal de seguridad monitorea todas las entradas y salidas de ve"culos y se asegura deque toda mercanca que sale de las instalaciones vaya acompaJada por documentacindebidamente requisitada +e;emplo: reporte de incidencias los documentos !uente losregistra en una bit8cora misma que !irma y entrega al residente de obra para suseguimiento)

Actividades de Control: #l Fersonal de seguridad monitorea todas las entradas y salidas de ve"culos y se asegurade que toda mercanca que sale de las instalaciones vaya acompaJada por documentacindebidamente requisitada +e;emplo: nota de devolucin de mercancas los documentos!uente los registra en una bit8cora misma que !irma y entrega al residente de obra para su

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seguimiento)

Polticas y

Procediientos:*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos"elacionados: it8cora de #ntradas y (alidas)

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del guardia de seguridad al !inalizar la ;ornada, veri!icar e&istenciasde inventarios y !irmar de recibido) #n caso de que se encuentre una discrepancia encantidades veri!ica la bit8cora de entradas y salidas para su correccin)

"iesgos : (i el activo !i;o no se guarda con seguridad, podr8 estar su;eto a daJo o robo)

IV-0=0-0@0: Registrar inventario de material sobrante)

Descripcin: #l almacenista inspecciona el material y suministros devueltos y sobrantes al !inalizar laobra para evaluar si tales bienes deben enviarse al almac.n general, otra obra en proceso

o al desperdicio) #n caso de sobrar material 'til, "ace un traspaso entre almacenes


Polticas y

Procediientos:

*


en la ipleentacin:

*

Doc!entos

"elacionados:

*

#ites y

"esponsa$ilidades:

#s responsabilidad del almacenista inspeccionar el material y suministros devueltos y

sobrantes al !inalizar la obra para evaluar si tales bienes deben enviarse al almac.ngeneral, otra obra en proceso o al desperdicio)

"iesgos : *

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