socinfo noviembre 2006. 2 Índice espacios comunicación tecnología personas introducción personas...
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SOCINFO Noviembre
2006
2
ÍNDICE
Espacios
Comunicación
Tecnología
Personas
Introducción
Personas
Comunicación
Espacios
Tecnología
Conclusiones
MAPA DE CONTENIDOS
3
INTRODUCCIÓN
El Proyecto de Orientación Estratégica al Cambio
I. II. III. Lograr la complicidad y el compromiso de los
profesionales de la Consejería en el proceso de cambio
IV. Reforzar el posicionamiento en su entorno como institución que da respuesta a las necesidades de innovación y desarrollo que plantea la Sociedad del Conocimiento en Andalucía.
El Proyecto surge del deseo de aprovechar el potencial que ofrecen las nuevas tecnologías y la gestión de entornos de trabajo para facilitar las actividades diarias que realizamos los profesionales de CICE y mejorar así el servicio que ofrecemos a la sociedad andaluza
¿Por qué se impulsa este
proyecto?
¿Con qué objetivos?
I. Reforzar la cultura interna basada en la InnovaciónII. Desarrollar e implantar un nuevo modelo organizativo y
tecnológico centrado en la ciudadanía y los profesionales
Social Económico
Ambiental
Sostenibilidad
En primer lugar los profesionales que se trasladen a las instalaciones de los edificios de La Cartuja (Fase I y Fase II) y posteriormente se ampliará a los centros directivos (Delegaciones Provinciales,...) que no tienen previsto un cambio de instalaciones
Fase I:Traslado
WTC
Fase II: Traslado Edif. Prensa
Fase III: Resto
CICE
Quién participa
MAPA DE CONTENIDOS
4
INTRODUCCIÓN
El Plan Estratégico del Proyecto
El Proyecto se ha estructurado en 4 ejes estratégicos,
Cada eje estratégico contiene un serie de líneas de trabajo e iniciativas, que a su vez pueden ser transversales a los ejes estratégicos, previamente definidos. Se han articulado un total de 24 iniciativas, que están afectando de manera progresiva a todos los profesionales de la CICE.
Misión y Objetivos
Estrategias
Iniciativas
ActividadesFechas y responsables
Entregables
Herramientas para la ejecución y medición de resultados
Iniciativa 1
Línea de trabajo 1
Espacios
Comunicación
Tecnología
Personas
MAPA DE CONTENIDOS
5
ÍNDICE
Espacios
Comunicación
Tecnología
Personas
Introducción
PersonasComunicación
Espacios
Tecnología
Conclusiones
MAPA DE CONTENIDOS
Inicio
6
Personas Comunicación Espacios Tecnología
El objetivo principal del eje estratégico de personas, es fomentar la creatividad y la capacidad de innovación de los profesionales CICE, mejorar la adaptación al nuevo modelo de trabajo, creando mecanismos de motivación e implicación de los profesionales en el Proyecto.
Para ello se han llevado a cabo las siguientes iniciativas: Análisis de los profesionales CICE Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología Formación de profesionales asociada al Traslado Elementos de Orientación y Motivación Traslado – KIT´s Realización de encuesta de satisfacción del traslado Herramientas de opinión y consulta
Plan Estratégico - Eje de Personas
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Análisis de los profesionales CICE
Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología
Formación de profesionales asociada al Traslado
Elementos de Orientación y Motivación Traslado – KIT´s
Realización de encuesta de satisfacción del traslado
Herramientas de opinión y consulta
MAPA DE CONTENIDOS
Manual de Acogida
7
Iniciativa: Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología
Partiendo de los perfiles funcionales tipo de la CICE, definidos previamente, se priorizó la definición del plan de movilidad y tecnología de aquellos grupos y sub-grupos, en los que los elementos de movilidad son claves para la mejora del desempeño de sus puestos de trabajo
Comunicación Espacios TecnologíaPersonas
El plan de movilidad y tecnología se estableció mediante la realización de entrevistas a una muestra cada uno de los grupos, sobre las siguientes cuestiones de investigación: 21 entrevistas:
7 Altos Cargos, 3 Jefes de servicio, 4 Secretarias, 4 Asesores, 1 Prensa y 2
Conductores
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Análisis de los profesionales CICE
Perfiles Funcionales – Plan de Movilidad y Tecnología
Formación de profesionales asociada al Traslado
Elementos de Orientación y Motivación Traslado – KIT´s
Realización de encuesta de satisfacción del traslado
Herramientas de opinión y consulta
MAPA DE CONTENIDOS
Manual de Acogida
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ÍNDICE
Espacios
Comunicación
Tecnología
Personas
Introducción
Personas
Comunicación
Espacios
Tecnología
Conclusiones
MAPA DE CONTENIDOS
Inicio
9
Plan Estratégico - Eje de Comunicación
Personas Comunicación
El eje de comunicación abarca todas las acciones de comunicación realizadas en el proyecto. Estas acciones han estado dirigidas a los profesionales de la CICE (62 comunicaciones internas) y a los ciudadanos andaluces (3 comunicaciones externas).
Las acciones de comunicación confieren a este eje un enfoque transversal ya que acompañan y potencian los trabajos realizados en los otros tres ejes: personas, espacios y tecnología.
Cabe destacar las siguientes iniciativas de comunicación: Comité de comunicación Plan de comunicación interna Comunicación lanzamiento proyecto Concurso bautizo Plan de comunicación externa Acciones de comunicación
Diseño de un caso de negocio para las Escuelas de Negocios
Espacios Tecnología
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Comité de comunicación
Plan de comunicación interna Comunicación lanzamiento proyecto
Concurso bautizo Plan de
comunicación externa
Acciones de comunicación
MAPA DE CONTENIDOS
10
ÍNDICE
Espacios
Comunicación
Tecnología
Personas
Introducción
Personas
Comunicación
Espacios
Tecnología
Conclusiones
MAPA DE CONTENIDOS
Inicio
11
Plan Estratégico - Eje de Espacios
Personas Comunicación Espacios Tecnología
La línea de trabajo principal del eje estratégico de espacios, es el Plan de Traslado, cuyo objetivo es facilitar la gestión del cambio físico de oficinas por el traslado a la nueva sede, minimizar el impacto en los profesionales implicados y aprovecharlo como dinamizador del cambio cultural (ej. Oficina sin papel) y organizativo de CICE.
Iniciativas realizadas: Plan logístico de traslado Facilitadores del traslado Servicio de soporte al traslado Mapas de ubicaciones de la nueva sede Oficina sin Papel
A continuación se detallan los resultados obtenidos en cada una de las iniciativas
Traslado de 249 profesionales, pertenecientes a la Secretaría y Gabinete del Consejero, Viceconsejería, SG Innovación, SG
Universidades, Investigación y Tecnología, y la Secretaría General Técnica
Traslado de 249 profesionales, pertenecientes a la Secretaría y Gabinete del Consejero, Viceconsejería, SG Innovación, SG
Universidades, Investigación y Tecnología, y la Secretaría General Técnica
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Plan logístico de traslado
Facilitadores del traslado
Servicio de soporte al traslado
Oficina sin papel
Mapas de ubicaciones de la nueva sede
MAPA DE CONTENIDOS
12
Iniciativa: Plan logístico de traslado (1/2)
El Plan Logístico del Traslado es un cronograma detallado de las actividades que se deben llevar a cabo para realizar con éxito y a tiempo la mudanza.
Contiene la elaboración de las Normas y recomendaciones para los profesionales sobre todos elementos fundamentales de la mudanza a la nueva ubicación (Qué trasladar, etiquetas para las cajas, destrucción del papel,....)
Además, se el celebró una Jornada de puertas abiertas para que los profesionales conocieran con antelación su nuevo entorno de trabajo
Personas Comunicación Espacios Tecnología
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Plan logístico de traslado
Facilitadores del traslado
Servicio de soporte al traslado
Oficina sin papel
Mapas de ubicaciones de la nueva sede
MAPA DE CONTENIDOS
13
Iniciativa: Mapas de ubicaciones de la nueva sede
Mapa y listado de ubicaciones de los puestos de trabajo en la nueva sede, con los nuevos números de teléfono de los profesionales.(Nota: En cada traslado, se colocaron mensajes en el IVR notificando a las llamadas entrantes el nuevo número de teléfono.
Mapa de ubicaciones de las plazas de Parking de la nueva sede
Mapa de accesos inteligentes de la nueva sede
Personas Comunicación Espacios Tecnología
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Plan logístico de traslado
Facilitadores del traslado
Servicio de soporte al traslado
Oficina sin papel
Mapas de ubicaciones de la nueva sede
MAPA DE CONTENIDOS
14
Personas Comunicación Espacios Tecnología
La iniciativa de la Oficina sin Papel pretende transformar la utilización del papel en la Consejería para facilitar la mejora de los procesos y aumentar la productividad.
Iniciativa: Oficina sin Papel (1/2)
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Plan logístico de traslado
Facilitadores del traslado
Servicio de soporte al traslado
Oficina sin papel
Mapas de ubicaciones de la nueva sede
MAPA DE CONTENIDOS
•Nuevo entorno de trabajo
•Equipos multifunción de uso compartido
•Nuevos procedimientos de trabajo
•Uso del Archivo Central
•Gestión del conocimiento
E AdministraciónTrabajo en red
Situación de
partida
Situación Objetivo
Uso
de
pap
el /
Cos
tes
Pro
du
ctiv
idad
/ E
fici
enci
a / S
oste
nib
ilid
ad
Campaña de concienciación
Reducción de archivo físicoEquipos Multifunción
Entorno Virtual de Trabajo
Revisión de procesos horizontalesNovedades
microinformáticas
Optimizar la utilización del papel en el nuevo modelo de trabajo Potenciar la conservación del medio ambiente. Ahorrar costes de papel, transporte y almacenamiento de documentos. Reducción de tareas manuales asociadas al control de documentos Eliminación de las pérdidas de información.
Tiempo
Oficina sin PapelVISIÓN CICE
A FUTURO
•Cultura del papel•Procedimientos obsoletos
•Impresoras personales•Archivos departamentales
•Conocimiento departamental
+
-- +
+
-
15
Iniciativa: Oficina sin Papel (2/2)
Partiendo de la propuesta inicial de acciones:
se ha realizado una campaña de concienciación, a través de acciones de comunicación, utilizando diferentes medios (e-innova, microsite, correos electrónicos, reuniones presenciales...)
se ha reducido el espacio físico disponible para archivo en la nueva sede, promoviendo el uso racional del archivo central de la Consejería
se han implantado equipos multifunción de uso compartido,
se están mejorando e implantando tecnologías de trabajo colaborativo:
Intranet Mejora en los entornos microinformáticos Entorno Virtual de Trabajo
Se han realizando una serie de talleres de concienciación de la Oficina sin Papel cuyo objetivo es la detección de mejoras en los flujos de papel actuales asociados a las formas de trabajo (Mejoras inmediatas / Medio-Largo Plazo)
Personas Comunicación Espacios Tecnología
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Plan logístico de traslado
Facilitadores del traslado
Servicio de soporte al traslado
Oficina sin papel
Mapas de ubicaciones de la nueva sede
MAPA DE CONTENIDOS
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ÍNDICE
Espacios
Comunicación
Tecnología
Personas
Introducción
Personas
Comunicación
Espacios
Tecnología
Conclusiones
MAPA DE CONTENIDOS
Inicio
17
Plan Estratégico - Eje de Tecnología
Espacios Tecnología
Las iniciativas de tecnología enmarcadas en el Proyecto de Orientación Estratégica al Cambio, además de permitir la ejecución de iniciativas del resto de ejes estratégicos, persiguen, por si mismas, objetivos clave del proyecto: Trabajo colaborativo, organización por procesos y Entorno virtual de trabajo.
Iniciativas lanzadas: Microsite del proyecto Directorio - Mapa de ubicaciones Entorno virtual de trabajo Centro de servicios TIC Marketing dinámico Herramientas de Oficina sin Papeles
A continuación se detallan los resultados obtenidos en cada una de las iniciativas
Personas Comunicación
“El espacio físico no puede ser un límite para el trabajo colaborativo”.
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Novedades microinformáticas
MAPA DE CONTENIDOS
18
Iniciativa: Microsite del Proyecto
El Microsite, es un conjunto de páginas web integradas dentro de la intranet de CICE, y constituye como la herramienta principal de comunicación y apoyo a la gestión del cambio dentro de CICE.
La implantación de la primera versión (contenidos estáticos) tuvo lugar el 5 de Enero, informando a los profesionales del plan de traslado y servicios de la nueva sede y comunicando las iniciativas puestas en marcha y noticias de última hora. Desde su puesta en marcha, ha sufrido 20 actualizaciones y re-publicaciones, conforme se iban produciendo noticias o generando los contenidos del proyecto. (22 noticias, 8 e-innova y 124 fotos en la galería).
Espacios TecnologíaPersonas Comunicación
El 9 de Marzo, se implantó la versión dinámica, en la que además de haberse racionalizado los contenidos y delegado su administración, incorpora aplicaciones específicas como:
Directorio corporativo Mapa de puestos de trabajo Aplicación de encuestas Foros de debate
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS
19
Iniciativa: Marketing Dinámico
Hoy en día, el audio, el vídeo y las imágenes convergen de forma natural en un mismo entorno bajo la denominación de contenido multimedia. El Marketing Dinámico se convierte así en un nuevo canal-soporte de comunicación institucional, de marca o publicitario que incluye la distribución y publicación de contenidos digitales a través de diferentes soportes como pantallas de plasma, kioscos, etc.
El servicio de marketing dinámico dotará a la Consejería de Innovación, Ciencia y Empresa de 4 pantallas informativas en su sede de la isla de la Cartuja. Este servicio estará compuesto por un sistema de gestión y distribución de contenidos multimedia que permite la visualización de contenido multimedia así como permite que la propia consejería introduzca en el sistema noticias desde una sencilla herramienta y que ese contenido se publique junto con secciones de interés para los empleados de la Consejería así como información sobre la institución
La solución incluye: Sistema de gestión, distribución y
publicación de contenidos Diseño y mantenimiento de los
contenidos Integración para la publicación de
noticias desde la sede de CICE Ingeniería en los puntos de instalación Mantenimiento y soporte
Espacios TecnologíaPersonas Comunicación
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS
20
Iniciativa: Centro de Servicios TIC (1/2)
Espacios TecnologíaPersonas Comunicación
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS El Centro de Servicios TIC, aporta los medios, recursos, organización,
experiencia, conocimientos, dedicación e ilusión necesarios para atender y resolver los problemas o consultas, en relación a las TIC que los profesionales CICE utilizan en su Puesto de Trabajo, con altos niveles de eficacia, eficiencia y calidad.,
Procedimientos basados en Metodología ITIL
Este Centro está operativo desde el día 1 de Febrero, 24 horas al día, 7 días de la semana, todos los días del año, y sigue su despliegue conforme a la siguiente planificación:
User
User
User
User
VentanillaÚnica
•Correctivo•Preventivo•Evolutivo
Servicio deMantenimiento
•Gestión de Incidentes•Gestión deConfig.•Gestión de Problemas•Gestión de Calidad
Centro de Servicios Cualificado
UsuariosSoporte Técnico
CICE
User
User
User
User
User
User
User
User
VentanillaÚnica
•Correctivo•Preventivo•Evolutivo
Servicio deMantenimiento
•Gestión de Incidentes•Gestión deConfig.•Gestión de Problemas•Gestión de Calidad
Centro de Servicios Cualificado
UsuariosSoporte Técnico
CICE
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Iniciativa: Centro de Servicios TIC (2/2)
Espacios TecnologíaPersonas Comunicación
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS El acuerdo de Nivel de Servicio ( SLA ) de tiempos máximos de
resolución para averías es de: 2, 4 y 8 horas en función de su criticidad.
El Centro de Servicios TIC actualmente atiende a 2.860 usuarios, número total de profesionales.de la CICE
MEDIA DE TODAS INCIDENCIAS OCTUBRE 2006
3:18:45
TIPO Nº % <T REQ %T.MEDIO RESOL.
C1 (2 horas)= 326 17,89% 288 88,34% 1:36:02
C2 (4 horas)= 361 19,81% 330 91,41% 1:59:00
C3 (8 horas)= 308 16,90% 282 91,56% 2:50:24
PET. CONSUMIBLES (2 horas)= 174 9,55% 147 84,48% 1:58:53
PET. EVOLUTIVO (24 horas)= 592 32,49% 571 96,45% 4:44:37
PET. MASIVA = 30 1,65%
CONSULTA = 12 0,66%A. MASIVA =
15
INFORMACION = 19 1,04%
TOTAL= 1822 100,00
22
HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO (1-4)
La CICE plantea el desarrollo de la actividad de sus profesionales en un entorno virtual, donde las tecnologías de la información y comunicación permiten mejorar la calidad, la eficacia y la eficiencia de sus procesos, además de ofrecer un entorno amable a los profesionales.
El EVT que se está implantando implica el uso de herramientas telemáticas con un alto grado de integración.entre ellas y que además supondrá un avance importante hacia el objetivo de Oficina sin Papel:
Objetivos: Solución integral y completa: el trabajador dispone de todo lo
que nedesita para el desarrollo de su trabajo diario, utilizando para ello exclusivamente el ordenador de su puesto de trabajo. El objetivo es conseguir una mesa de trabajo y una sala de reuniones virtuales,
Movilidad: deberá ser accesible a través de navegadores web, desde cualquiet tipo de dispositivo móvil, convirtiéndose en una plataforma que permita la integración y presentación de servicios y contenidos de una manera homogénea, y al mismo tiempo, personalizada.
Simplificación y racionalización de los procedimientos relacionados con la información no estructurada
Supresión del papel
Espacios TecnologíaPersonas Comunicación
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS
23
HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO (2-5)
Las principales Herramientas del EVT, que están basadas en el paradigma de software libre, son las siguientes::
Present@: herramienta de presentación y consulta de escritos por vía telemática, a disposición del ciudadano
eCO: herramienta de comunicaciones electrónicas de documentos
Port@firmas electrónico: herramienta genérica de firma digital de documentos.
Alfresco: Herramienta de gestión documental adoptada como herramienta corporativa
Herramientas ofimáticas: para la generación, edición y consultas de documentos.
Todas las herramientas están integradas con las plataformas horizontales de firma electrónica ( @firma ), registro telemático ( @ries ) y Notificaciones electrónicas ( Notific@ )
Espacios TecnologíaPersonas Comunicación
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS
24
HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO (3-5)
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS
Ciudadano
DDPP
SSCC
PORTAFIRM@
PORTAFIRM@
NOTIFIC@ @ries
25
HERRAMIENTAS DE TRABAJO COLABORATIVO (4-5)
Igualmente se está trabajando en la Simplificación de Procedimientos Estructurados y su correspondientes desarrollos que posibilite su Tramitación Telemática.
Este trabajo se inició con el Mapa de Procesos de la CICE, definiendo los procesos operativos y las familias y subfamilias de procedimientos.
Se han definido solamente 4 procesos operativos: Incentivos, Habilitaciones, Seguridad y Formación.
Supone la simplificación de más de 329 procedimientos existentes en la CICE en 20 Subfamilias de procedimientos.
Igualmente se está trabajando en paralelo en los desarrollos que posibilite su Tramitación Telemática.
A finales de 2007, más del 90% de la tramitación administrativa de la CICE se hará de forma telemática.
Espacios TecnologíaPersonas Comunicación
PERSONAS:
COMUNICACIÓN:
ESPACIOS:
TECNOLOGÍA:
Microsite del proyecto
Directorio - Mapa de ubicaciones
Entorno virtual de trabajo
Marketing dinámico
Centro de servicios TIC
Herramientas de trabajo colaborativo
MAPA DE CONTENIDOS
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ÍNDICE
Introducción
Personas
Comunicación
Espacios
Tecnología
Conclusiones
Espacios
Comunicación
Tecnología
Personas
Inicio
MAPA DE CONTENIDOS
27
CONCLUSIONES El proyecto de Orientación Estratégica al Cambio consta de 4 ejes
estratégicos que articulan un total de 24 iniciativas, que afectán de manera progresiva a los 2.866 profesionales de la CICE.
Las nuevas sedes, es un referente de espacios inteligentes en la Junta de Andalucía.
El 95% de los profesionales consideran que el nuevo entorno de trabajo, el resultado de la mudanza y el nivel de comunicación e información han sido Satisfactorios o Muy Satisfactorios
Se encuentra actualmente en fase de desarrollo e implantación determinadas iniciativas relacionadas con herramientas que posibiliten en trabajo colaborativo dentro de la CICE y que avance en el concepto de Oficinas sin Papeles.
Para finales del 2007, más del 90% de la tramitación administrativa de la CICE se efectuará de forma telemática.
Fase I:Traslado
WTC
Fase II: Traslado Edif. Prensa
Fase III: Resto
CICE
MAPA DE CONTENIDOS
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