social security: 72023

8/14/2019 Social Security: 72023

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O f f ic e o f t h e In s p e c t o r G e n e r a l

K e n n e t h S . A p f e l C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r it y A c t in g In s p e c t o r G e n e r a l

E v a l u a t i o n o f Pa r t n e r s h ip A c t i v i t i e s a t t h e So c ia l S e c u r it y A d m in i s t ra t i o n

T h e a t t a c h e d f in a l r e p o r t p r e s e n t s t h e r es u t s o f o u r r e v ie w o f Pa r t n e r s h ip

A c t i v i t ie s a t t h e S o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t i o n (A - 1 3 - 9 8 - 7 2 0 2 3 ) . T h e o b je c t i v e s o f t h is e v a l u a t i o n w e r e t o d e t e r m in e t h e e x t e n t o f p a r t n e r s h ip a c t iv i t ie s a t t h eS o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n , h o w P ar t n e r s h ip r es u t s ar e m e a s u r e d , a n d h o wt i m e d e v o t e d t o P ar t n e r s h i p i s t r a c k e d .

Y o u m a y w is h t o c o m m e n t o n a n y f u r t h e r a c t io n t a k e n o r c o n t e m p l a t e d o n o u rr ec o m m e n d a t io n s . I f y o u c h o o s e t o o f f e r c o m m e n t s , p l e a s e p r o v i d e t h e m w i t h int h e n e x t 6 0 d a y s . I f y o u w is h t o d i s c u s s t h e f in a l r e p o r t , p l e a s e c a l l m e o r h a v ey o u r s t a f f c o n t a c t P a m e la J . G a rd in e r , A s s i s t a n t I n s p e c t o r G e n e r a l f o r A u d i t , a t( 4 1 0 ) 9 6 5 - 9 7 0 0 .

A t t a c h m e n t

c c : O I G / E S I O R e a d i n g F i l

eO A R e a d i n g F i le

S u b j e c t F il eS . P A T T E R S O N : p j k : 0 7 - 0 2 - 9 89 8 - 7 2 0 2 3 F N L . d o c : R e p o r t F i le

J a m e s G . H u s e , J r .



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E X E C U T I V E S U M M A R Y O B J E C T I V E

T h e o b j e c t iv e s o f t h is e v a lu a t i o n w e r e t o d e t e r m in e t h e e x t e n t o f P ar t n e r s h i p 1

a c t i v i t i e s a t t h e S o c i a l S e c u r it y A d m in i s t ra t i o n ( S S A ) , h o w P ar t n e r s h i p r e s u t s a r em e a s u r e d , a n d h o w t im e d e v o t e d t o P ar t n e r s h i p is t r a c k e d .

B A C K G R O U N D

C o n g r e s s r e q u e s t e d t h a t t h e O f f i c e o f t h e I n s p e c t o r G e n e r a l ( O I G ) c o n d u c t a nin - d ep t h r e v i e w o f u n i o n a c t iv i t y a t S S A t o f o l l o w - u p o n p r e v i o u s G en er a l

A c c o u n t in g O f f ic e ( G A O ) w o r k . 2 T o f u r t h e r c a r if y t h e r e q u e s t , w e m e t w i t h s t a f fm e m b e r s o f t h e S u b c o m m i t t e e o n S o c ia l S e c u r it y , H o u s e C o m m i t t e e o n W a y s a n dM e a n s (S u b c o m m i t t e e ). T h e S u b c o m m i t t e e s t a f f e x p r e s s e d a n i n t e r e s t in t h eim p a c t o f P a r t n e rs h ip o n A g e n c y o p e r a t io n s a n d t h e r e p o r t i n g o f t i m e d e v o t e d t oP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s . In a d d i t io n , t h e S u b c o m m i t t e e re q u e s t e d t h a t O I G v e r if yS S A ’ a b o r p r a c t ic es a s s e rt i o n s t h a t P ar t n e r s h i p h a d r e d u c e d g r ie v a n c e a n d u n f a i r lf i l i n g s .

O I G a n n o u n c e d p l u a t e S S A u n i o n a c t iv i t ie s , in c la n s t o e v a l u d in g P a r t n e rs h ip , o nF e b r u a ry 1 0 , 1 9 9 7 , a n d w a s m e t w i t h s t ro n g r es is t a n c e f ro m t h e A m e r ic a n

o y e e s ( A F G E ) . A F G E b e l u a t io nF e d e r a t io n o f G o v e r n m e n t E m p l i e v e d t h a t t h is e v a lw a s “ - a d v is e d ” a n d n o t w i t h in t h e s c o p e o f t h e In s p e c t o r G e n e r al ’i l l s ( IG )m a n d a t e .

W h e n w e b e g a n o u r e v a l u a t i o n o fu a t io n , S S A h a d n e i t h e r c o n d u c t e d i t s o w n e v a lP ar t n e r s h ip n o r d e v e lo p e d a n i n v e n t o r y o f i t s Pa r t n e r s h ip a c t iv i t ie s . O nA p r il 1 5 , 1 9 9 7 , t h e N a t io n a l P re s id e n t o f A F G E s e n t a l e t t e r t o A c t in gC o m m is s io n e r J o h n C a l l u a t i o n o f P ar t n e r s h ip b ea h a n r e q u e s t in g t h a t a j o i n t e v a lc o n d u c t e d b y A F G E a n d S S A m a n a g e m e n t . A c t in g C o m m is s io n e r C a l l a h a n a g re e da n d c o n v e n e d a m e e t in g w i t h S S A m a n a g e m e n t a n d A F G E t o d i s c u s s a j o i n te v a lu a t i o n o f p r o g r es s a n d im p r o v e m e n t s i n o r g a n i za t i o n a l p e r f o r m a n c e re s u t in gf r o m S S A P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s .

a t e d a n e w v i s io n o f l1 Ex e c u t iv e O r d er 1 2 8 7 1 , s ig n e d b y P re s i d e n t C in t o n o n O c t o b e r 1 , 1 9 9 3 , a rt i c u l a b o ra t io n s , c a l l v e e m p lm a n a g em e n t re l e d “ P ar t n e rs h ip ” t h a t re q u ir ed a g e n c ie s t o in v o l o y e e s a s f u l l p a rt n e r s w i t h

m a n a g em e n t t o i de n t if y p r o b l u t io n s t o b e t t e r f u f i l l t h e a g e n c y ’e m s a n d c r a f t s o l s m i s s io n a n d s e rv e i t s

c u s t o m e r s .

2 G A O R e p o r t , S o c i a l S e c u r i t y: U n i o n A c t i v i t y a t t h e S o c ia l S e c u r i t y A d m i n is t r a t io n ( G A O / H E H S - 9 7 - 3 ,O c t o b e r 2 , 1 9 9 6 ) .

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I n J u l i s h e d t h e P ar t n e r s h ip E v a ly 1 9 9 7 , S S A e s t a b l u a t io n T e a m ( P ET ) t o d e s ig na n d c o n d u c t a n e v a lu a t io n o f S S A P a r t n e rs h ip . T h e t e a m w a s c h a r g e d w i t hc o m p i lin g t h e f i r s t a g e n c y w i d e in v e n t o r y o f P a r t n e r s h ip in i t ia t i v e s a n d i d e n t i f y i n g :1 ) p r o g r e s s a n d i m p r o v e m e n t s i n o r g a n iza t io n a l p e r f o r m a n c e , 2 ) P a r t n e rs h ip

s u c c e s s e s f o r u s e a s f u t u r e m o d e l s , a n d 3 ) w h e re P a r t n e rs h ip w a s n o t w o r k in ga n d m a k e r e c o m m e n d a t io n s f o r im p r o v e m e n t . S S A ’ u a t i o n o f Pa r t n e r s h ip s E v a l

r e p o r t w a s is s u e d i n M a r c h 1 9 9 8 . B e c a u s e o f S S A ’ s u n d e r t a k i n g o f t h is p r o je c t ,w e in f o r m e d t h e S u b c o m m i t t e e t h a t w e p l a n n e d t o re v i s e o u r a p p r o a c h a n d re v i e wS S A ’ ic a t e S S A ’s P a r t n e rs h ip in v e n t o r y s o t h a t w e d id n o t d u p l s e f f o r t s .

A s p a r t o f o u r o v e r al l a n a l s in v e n t o r y , w e s e l ey s is o f S S A ’ e c t e d a r a n do m s a m p lo f 9 a c t i v it ie s f r o m S S A ’ s in v e n t o r y o f 1 , 5 3 7 a c t iv i t ie s f o r f u r t h e r re v i e w . W ein t e rv i e w e d i n d i v i d u a l s w h o p a r t i c i p a t e d i n t h e s e a c t i v i t ie s , w i t h t h e e x c e p t i o n o fu n io n p a r t ic i p a n t s o n t w o o f t h e a c t iv i t ie s w h o d i d n o t c o o p e r at e w i t h o u r

e v a l e v a n t P a r t n e r s h ip C o u n c i l m e e t in g m in u t e su a t i o n . I n a d d i t i o n , w e r e v i e w e d r e la n d s t u d i es , r e p o r t s , l a t io n s r e la w s , a n d r e g u l a t e d t o P a r t n e rs h ip . W e in t e rv i e w e dA g e n c y m a n a g e m e n t , P ET ’ e a d e r , a n d o t h e r F e d e r a l o f f i c ia ls t e a m l s w h o w e re

e d g e a b l s o r e v ie w e dk n o w l e a b o u t u n io n a c t i v i t y i n t h e F e d e r a l s e c t o r . W e a la v a i a b l e A g e n c y p e rf o r m a n c e d a t a t h a t h a s b e en in k e d t o P ar t n e r s h ip a n de m p l o y e e g u i da n c e o n r e p o r t i n g t im e d e v o t e d t o P ar t n e r s h ip .

R ES U L T S O F R EV IE W

• D E FI N IT I O N O F “ P A R T N ER S H I P” A N D R EL A T E D A C T I V IT I E S I S U N C L E A R

• P A R T N E R S H I P A C T I V IT I E S I N V EN T O R Y I S Q U E S T I O N A B L E

• S S A ’ S S Y S T E M S D O N O T P R O V ID E S U F FIC I EN T D A T A T O S U P PO R T

P A R T N E R S H I P R ES U L T S O R A C C O M PL I S H M EN T S

S S A N e e d s t o D e v e l i s h m e n t s o ro p a F o r m a l S y s t e m f o r Id e n t if y in g t h e A c c o m p lC o s t S a v in g s R e s u t i n g f r o m P ar t n e r s h ip A c t i v i t i e s

W e C o u ld N o t C o n c u d e T h a t a C o n n e c t io n E x i s t e d b e t w e e n P ar t n e rs h ip a n dt h e R e d u c t i o n in t h e N u m b e r o f G r ie v a n c e s a n d U n f a i r L a b o r P ra c t i c e F il i n g s

• R EP O RT IN G O F T IM E D E V O T E D T O P A R T N E R S H I P A C T I V IT I E S H A S V A R IE D

• E M PL O Y E ES M A Y F I N D N E W T I M E- RE PO R T I N G G U I D A N C E D I FFI C U L T T O F O L L O W

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• N E W G U I D A N C E R A IS E S M O R E Q U E S T I O N S A B O U T S SA ’ S PA R T N E R S H I P

I N V E N T O R Y

C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M E N D A T I O N S

S S A ’ u a t i o n o f P a rt n e r s h ip w a s t h e A g e n c y ’s E v a l s f i r s t a t t e m p t a t q u a n t i f y in g t h eim p a c t o f Pa r t n e rs h ip o n t h e A g e n c y ’ s m i s s io n a n d o p e r a t io n s . H o w e v e r , s o m e o ft h e d a t a t h a t S S A ’ u a t io n is p r e d ic a t e d o n a r e q u e s t io n a b ls e v a l e b e c a u s e t h eA g e n c y h a d n o t p r e v io u s l i s h e d s u f f ic i e n t a c c o u n t a b i ly e s t a b l i t y m e a s u r es t o t r a c kt h e a s s o c ia t e d c o s t s a n d a c c o m p l is h m e n t s re s u t i n g f r o m P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s .

T o im p r o v e a c c o u n t a b il s a b i l u a t io n s o fi t y a n d S S A ’ i t y t o p e rf o r m f u t u r e e v a lP a r t n e rs h ip , w e r e c o m m e n d t h a t S S A :

• d e v e lo p a u n i f o r m d e f i n i t io n o f P ar t n e rs h ip t h a t is c o n s is t e n t w i t h o t h e r

P ar t n e r s h ip - r e la t e d g u id a n c e , s u c h a s t h e n e w t im e - re p o r t i n g g u i d a n c e , a n de n s u r e t h a t t h i s d e f in i t io n i s c o m m u n ic a t e d A g e n c y w i d e ;

• d e v e lo p a f o r m a l s y s t e m f o r id e n t if y in g a n d m a in t a in in g P ar t n e rs h ipa c c o m p l t f r o m P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s ;is h m e n t s a n d c o s t s a v i n g s t h a t r es u l

• d e t e r m i n e w h et h e r e m p l y i n g w i t h t h e A g e n c y ’o y e e s a r e c o m p l s t i m e - r e p o r t i n gg u i d a n c e a n d d e t e r m in e w h e t h e r c a r if ic a t io n o f t h e g u i d a n c e is n e c e s s ar y ; a n d

o p a c o n s o l• d e v e l id a t ed g u i d e o f t im e -r e p o rt i n g p o ic i e s a n d p r o c e d u re s f o r

r e p o r t i n g t im e d e v o t e d t o P a r t n e r s h ip a n d o t h e r u n i o n - r e la t e d a c t iv i t ie s .

A G EN C Y C O M M E N T S

S S A b e l s c o n c lie v e d t h a t m a n y o f O I G ’ u s io n s a n d r e c o m m e n d a t io n s w e re b a s edo n a m is u n d e r s t a n d i n g o f t h e n a t u r e o f P ar t n e r s h ip a n d p r e m is e d o n t h e f a l s en o t i o n t h a t P ar t n e r s h i p a c t i v i t i e s c a n b e s e p a r a t e d o r d is t i n g u i s h e d f r o m n o r m a lA g e n c y b u s in e s s . S S A d i sa g re e d w i t h O I G ’ s in v e n t o ry o fs p e r c e p t i o n t h a t S S A ’

e , a n d a l s c o n c lP a r t n e r s h ip a c t iv i t ie s w a s q u e s t io n a b l s o d is a g r e e d w i t h O I G ’ u s io nt h a t t h e d a t a d i d n o t s u p p o r t S S A ’ s c o n t e n t i o n t h a t t h e n u m b e r o f g r ie v a n c e s a n du n f a ir l s o , S S A d i sa g re e da b o r p r a c t ic e s (U L P ) d e c r e a s ed d u e t o Pa r t n e rs h ip . A lw i t h O I G ’ o p a f o r m a l s y s t e m t o i d e n t i f y P a r t n e r s h ips r e c o m m e n d a t i o n t o d e v e lr es u t s . S S A g e n e r a ll s r e c o m m e n d a t i o n s t o c a r if y a n dy c o n c u r re d w i t h O IG ’c o n s o l i d a t et i m e - r e p o r t i n g g u i d a n c e a n d d e t e r m i n e c o m p l ia n c e .

O IG R E S P O N S E

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O I G d o e s n o t a g r e e w i t h S S A ’ s c o n t e n t io n t h a t P ar t n e rs h ip a c t iv i t ie s c a n n o t b es e p a r a t e d o r d i s t in g u i s h e d f r o m A g e n c y b u s in e s s . In f a c t , S S A h a s a l r e a d yp r o v i d e d g u i d a n c e t o d o ju s t t h a t . O I G d i s a g re e s w i t h S S A ’ ie f t h a t i t ss b e l

e . W e f o u n d t h a t e m p lin v e n t o r y o f P a r t n e rs h ip a c t i v i t ie s w a s n o t q u e s t io n a b l o y e e s

h a d d i f f e r e n t i n t e rp r e t a t io n s o f w h ic h a c t i v i t ie s c o n s t it u t e d P ar t n e r s h ip , a n d t h a tt h i s re s u t e d in in c o n s i s t e n t r e p o r t in g . O I G d o e s n o t a g r e e w i t h S S A ’ s c o n t e n t i o nt h a t a d e c r e a s e in t h e n u m b e r o f g r ie v a n c e s a n d U L P s e s t a b l is h e d a p a t t e r n t os u p p o r t t h e p o s i t i o n t h a t t h e d e c r e a s e w a s d u e t o P ar t n e r s h i p . T h e d a t a la c k e d a

y s is w h ic h c o u d s u p p o rt a c a u s a t i v e r o l y ,c o m p a r a t iv e a n a l e t o P ar t n e r s h ip . L a s t lO IG d o e s n o t a g r e e w i t h S S A ’ e t os p o s i t io n t h a t P ar t n e r s h ip i s n o t a m e n a b l

i t a t iv e a n a l ie v e t h a t S S A n e e d s t o e s t a b lq u a l y s i s . W e b e l i s h g u id e in e s f o rm e a s u r in g t h e re s u t s o f Pa r t n e r s h ip .

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T A B L E O F C O N T E N T S P a g e

E X E C U T I V E S U M M A R Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . i I N T R O D U C T I O N . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 R ES U L T S O F R EV IE W . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

D E FI N IT I O N O F “ P A R T N E R S H I P” A N D R EL A T E D A C T I V IT I E S I S U N C L E A R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 P A R T N E RS H I P A C T I V I T IE S IN V EN T O R Y IS Q U E S T I O N A B L E . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 S S A ’ S S Y S T E M S D O N O T P R O V I D E S U F F IC I EN T D A T A T OS U P PO R T P A R T N E R S H I P R ES U L T S O R A C C O M PL I S H M EN T S . . . . . . . . . . . . . . . . . 9� S S A N e e d s t o D e v e lo p a F o r m a l S y s t e m f o r I d e n t i f y in g t h e

A c c o m p l is h m e n t s o r C o s t S a v in g s R e s u t i n g f ro m P ar t n e r s h i p A c t i v i t i es . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

� W e C o u l d N o t C o n c u d e T h a t a C o n n e c t io n Ex i s t e d b e t w e e n P ar t n e r s h ip a n d t h e R e d u c t io n in t h e N u m b e r o f G r ie v a n c e s a n d U n f a i r L a b o r P r a c t ic e F i l i n g s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

R EP O RT IN G O F T IM E D E V O T E D T O P A R T N E R S H I P A C T I V IT I E S H A S V A R IE D . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 E M PL O Y E ES M A Y FI N D N E W T I M E - RE PO R T I N G G U ID A N C E D I F FI C U L T T O F O L L O W . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 N E W G U I D A N C E R A IS E S M O R E Q U E S T I O N S A B O U T S S A ’ S P A R T N E R S H I P I N V EN T O R Y . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4

C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M EN D A T IO N S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6



A P P E N D I C E S

A P P EN D IX A - O I G A n a l s P a r t n e r s h ip In v e n t o ryy s is o f S S A ’A P P EN D IX B - S a m p l e d P a r t n e r s h ip A c t iv i t i e sA P PEN D I X C - Re p o r t in g T i m e D e v o t e d t o P a r t n e r s h ip - D e c is io n P r o c e s sA P P EN D IX D - A g e n c y C o m m e n t sA P PEN D IX E - U n i o n R e s p o n s e C o m m e n t sA P PEN D I X F - M a jo r C o n t r i b u t o r s t o T h i s R e p o r tA P PEN D IX G - S S A O r g a n iza t io n a l C h a r t



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I N T R O D U C T I O N O B J E C T I V E

T h e o b j e c t iv e s o f t h is e v a lu a t i o n w e r e t o d e t e r m in e t h e e x t e n t o f P ar t n e r s h i pa c t i v i t i e s a t S S A , h o w P ar t n e r s h i p r e s u t s a r e m e a s u r e d , a n d h o w t im e d e v o t e d t oP ar t n e r s h i p is t r a c k e d .

B A C K G R O U N D

C o n g r e s s r e q u e s t e d t h a t O I G c o n d u c t a n in - d e p t h r ev i e w o f u n i o n a c t iv i t y a t S S A

t o f o ll o w - u p o n p r e v i o u s G A O w o r k . T o f u r t h e r c a r if y t h e r e q u e s t , w e m e t w i t hs t a f f m e m b e r s o f t h e S u b c o m m i t t e e . T h e S u b c o m m i t t e e s t a f f e x p r e s s e d a nin t e r e s t i n t h e im p a c t o f P ar t n e r s h ip o n A g e n c y o p e r a t io n s a n d t h e r e p o rt i n g o ft im e d e v o t e d t o Pa r t n e r s h ip a c t i v i t i e s . In a d d i t io n , t h e S u b c o m m i t t e e r e q u e s t e dO I G t o v e r i f y S S A ’ s a s s e r t i o n s t h a t P ar t n e r s h i p h a d r e d u c e d g r ie v a n c e a n d u n f a i ra b o r p r a c t ic e f i l i n g s .

E v o lu t i o n o f P ar t n e r s h ip a t S S A

O n O c t o b e r 1 , 1 9 9 3 , P re s i d e n t C in t o n i ss u e d E x e c u t iv e O r d e r 1 2 8 7 1 , w h ic ha t e d a n e w v i s io n o f l a t io n s , c a l la r t i c u l a b o r - m a n a g e m e n t r e l e d “ P a r t n e rs h ip . ” T h is

n e w la b o r -m a n a g e m e n t p a r t n e r s h ip w a s t o c h a m p io n c h a n g e in F e d e r a l a g e n c i esa n d a c h i e v e t h e g o a l s (N P R) G o v e r n m e n ts o f t h e N a t io n a l P e rf o r m a n c e R e v i e w ’r e f o r m o b j e c t i v e s .

P a r t n e rs h ip r e q u i r e d t h a t a g e n c ie s in v o l o y e e s a n d t h e ir u n i o nv e e m p lr e p r e s e n t a t i v e s a s f u l l p a r t n e r s w i t h m a n a g e m e n t t o i d e n t i f y p r o b le m s a n d c r a f t

u t io n s t o b e t t e r f u f i l l t h e a g e n c y ’s o l s m is s io n a n d s e rv e i t s c u s t o m e r s . A g e n c i esa b o r - m a n a g e m e n t c o u n c il o y e e s a n d m a n a g e m e n t inw e re t o f o r m l s a n d t r a in e m p l

u t i o n , s u c h a s a t e r n a t i v e d is p u t e re s o lc o n s e n s u a l m e t h o d s o f d is p u t e r e s o l u t io nt e c h n i q u e s a n d in t e r e s t - b a s e d b a r g a in i n g a p p r o a c h e s . T h e E x e c u t i v e O r d e r

r e q u i re d t h a t a g e n c i e s e v a l u a t e p r o g r e s s a n d im p r o v e m e n t s in o r g a n iza t i o n a lp e r f o r m a n c e r es u t in g f r o m l a b o r -m a n a g e m e n t p a r t n e r s h ip s .

T h e E x e c u t i v e O r d e r a l i s hs o c r e a t e d a N a t io n a l P ar t n e r s h ip C o u n c i l (N P C ) t o e s t a b la b o r -m a n a g e m e n t r e la n e w f o r m o f l a t io n s t h r o u g h o u t t h e E x e c u t i v e B r an c h a n d t o

p r o m o t e t h e p r in c ip l e s a n d r ec o m m e n d a t i o n s a d o p t e d a s a r e s u t o f N P R . N P C isc o m p r is e d o f m a n a g e m e n t a n d u n io n r e p r e s en t a t i v e s f r o m v a r io u s a g e n c ie s a n d

1

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a b o r o r g a n i za t i o n s w h o a d v i s e t h e P re s id e n t o n l a t io n s in t h el a b o r - m a n a g e m e n t r e ls r e s p o n s i b i lE x e c u t iv e B r an c h . N P C ’ i t ie s in c u d e : s u p p o r t i n g t h e c r e a t io n o f

la b o r -m a n a g e m e n t p a rt n e r s h ip s a n d p r o m o t i n g p a r t n e r s h ip e f f o r t s i n t h e Ex e c u t iv eB r a n c h ; c o l le c t i n g a n d d i s s e m in a t i n g i n f o r m a t i o n a b o u t , a n d p r o v id in g g u i d a n c eo n , p a r t n e r s h ip e f f o r t s ; a n d u s in g t h e e x p e rt i s e o f in d i v id u a l s b o t h w i t h i n a n d

o u t s i d e t h e G o v e r n m e n t t o f o s t e r p a r t n e r sh ip a r r a n g e m e n t s .

S S A ’ s N a t i o n a l P a r t n e r sh i p C o u n c i l

O n J u n e 2 2 , 1 9 9 4 , S S A e n t e re d in t o a N a t io n a l P a r t n e r s h ip A g r e e m e n t w i t h A F G Ea n d e s t a b l y b e t w e e ni s h e d i t s o w n 1 6 - m e m b e r N PC . M e m b e r s h ip is d i v i d e d e q u a llS S A a n d A F G E. T h e N P C ’ e m e n t , a n d m a in t a in w i t h ins p u r p o s e is t o d e s i g n , im p lS S A a c o o p e r a t iv e , c o n s t r u c t i v e w o r k in g r e l a b o r a n da t io n s h i p b e t w e e n l

e m s a n d c r a f t s o lm a n a g e m e n t a n d t o i d e n t i f y p r o b l u t io n s . I t i s in t e n d e d t oim p r o v e S S A ’ i v e ry , h e l s ls s e rv ic e d e l p S S A ’ e a d e rs h ip m a k e b e t t e r d e c is io n s , d e a l

o w e r - lw i t h a g e n c y w i d e is s u es , a n d g e n e r at e g u id a n c e f o r l e v e l P ar t n e rs h ipC o u n c i l s .

S S A P ar t n e r s h ip C o u n c i ls

P a r t n e rs h ip C o u n c i l s o b e e n f o r m e d w i t h i n S S A a t t h e D e p u t ys h a v e a lC o m m is s io n e r l a n d , a n d a t t h ee v e l a t t h e c e n t r a l o f f ic e in B a t im o r e , M a r y l

e v e l s in c u d e t h eR e g io n a l C o m m is s io n e r l s . T h e D e p u t y C o m m is s io n e r C o u n c il O f f ic e s o f t h e G e n e r al C o u n s e l; H u m a n R es o u r c e s ; O p e r a t io n s ; F in a n c e , A s s e s s m e n t a n d M a n a g e m e n t ; P ro g r am s a n d P o ic y , 3 a n d S y s t e m s . F o rm a l P a r t n e rs h ip C o u n c i l s 1 0 r eg i o n s . s e x is t i n 7 o f S S A ’

E v a lu a t i o n o f P a rt n e r s h ip a t S S A

O I G a n n o u n c e d i t s p l u a t e u n io n a c t iv i t ie s , in c la n s t o e v a l u d in g P a r t n e rs h ip , o nF e b r u a ry 1 0 , 1 9 9 7 , a n d w a s m e t w i t h s t ro n g re s is t a n c e f r o m A F G E. A F G E

ie v e d t h a t o u r e v a l i l l sb e l u a t io n w a s “ - a d v is e d ” a n d n o t w i t h in t h e s c o p e o f t h e IG ’m a n d a t e .

W h e n w e b e g a n o u r e v a l e ar n e d t h a t S S A h a d n e it h e r c o n d u c t e d i t su a t i o n , w e lo w n e v a l o p e d i t s o w n in v e n t o r y o f P a r t n e rs h ipu a t i o n o f P a r t n e r s h ip n o r d e v e l

a c t iv i t ie s . O n A p r il 1 5 , 1 9 9 7 , J o h n N . S t u rd i v a n t , N a t i o n a l P re s id e n t o f A F G E ,r ec o m m e n d e d t h a t f o r m e r A c t in g C o m m is s io n e r J o h n J . C a l la h a n r e q u e s t t h a t N P C jo i n t l u a t e t h e p r o g r e s s a n d im p r o v e m e n t s in o r g a n i za t io n a l p e r f o r m a n c ey e v a lr e s u t i n g f r o m S S A P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s . C o m m is s io n e r C a l la h a n c o n c u r re d w i t hM r . S t u r d iv a n t s re c o m m e n d a t i o n a n d re q u e s t e d a m e e t in g t o d i sc u s s a jo i n t’

3 T h e O f f i c e o f P ro g r a m s a n d Po ic y h a s b e e n re n a m e d t h e O f f ic e o f D i s a b i li t y a n d In c o m e S e c u r i t yP r o g r a m s .

2



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e v a lu a t io n o f Pa r t n e rs h ip . O n J u n e 2 6 , 1 9 9 7 , a s p e c ia l m e e t in g o f N P C w a s h e d ,a n d m e m b e r s c o m m is s io n e d a jo i n t e v a l su a t i o n o f P a r t n e r s h ip t o c h a r t S S A ’p r o g r es s a n d s e t t h e s t a g e f o r t h e f u t u r e .

First Agencywide Inventory of Partnership

I n J u l i s h e d P ET t o d e s ig n a n d c o n d u c t a n e v a ly 1 9 9 7 , N P C e s t a b l u a t io n o f S S AP ar t n e r s h ip . T h e t e a m w a s c h a r g e d w i t h c o m p i l i n g t h e f i r s t a g e n c y w i d e in v e n t o r yo f Pa r t n e r s h ip in i t ia t i v e s a n d s o ic i t in g i n p u t f r o m v a r io u s s o u r c e s , s u c h a sP ar t n e r s h ip C o u n c i l s , w o r k t e a m s , m a n a g e r s , u n i o n r e p r e s e n t a t i v e s , a n d o t h e r sw h o u s e d P ar t n e r s h ip p r in c ip l e s . T h e t e am w a s t o id e n t i f y 1 ) p r o g r e s s a n dim p r o v e m e n t s in o r g a n i za t i o n a l p e r f o r m a n c e , 2 ) P ar t n e r s h ip s u c c e s s e s f o r u s e a sf u t u r e m o d e ls , a n d 3 ) w h e re P a r t n e rs h ip w a s n o t w o r k in g a n d m a k er e c o m m e n d a t i o n s f o r im p r o v e m e n t . B e c a u s e o f S S A ’ s u n d e rt a k i n g o f t h i s p r o je c t ,w e in f o r m e d t h e S u b c o m m i t t e e t h a t w e p l a n n e d t o re v i s e o u r a p p r o a c h a n d re v i e w

S S A ’ ic a t e i t s e f f o r t s .s Pa r t n e r s h ip i n v e n t o r y s o t h a t w e d id n o t d u p l

F o r i t s e v a l o p e d a s t a n d a r d iz e d f o r m t o s o ic i tu a t i o n o f P ar t n e r s h i p , P ET d e v e lin f o r m a t i o n o n P ar t n e r s h i p a c t i v i t i es c o n d u c t e d s in c e t h e is s u a n c e o f Ex e c u t i v eO r d e r 1 2 8 7 1 i n 1 9 9 3 . A l l m a jo r c e n t ra l o f f ic e c o m p o n e n t s a n d re g io n a l m a n a g e rs

o y e e s w e re r e q u e s t e d t o s u p p l e ,a n d e m p l y a c t iv i t y d a t a , s u c h a s p r o je c t t i t ld e s c r ip t io n , s t a r t in g / e n d i n g d a t e s , a n d c o n t a c t n a m e s . T h e f o r m a ls o re q u i r e d t h a te a c h a c t i v i t y b e c a t e g o r i z e d in o n e o r m o r e o f t h e f o llo w in g : c u s t o m e r s e rv ic e ,a b o r - m a n a g e m e n t re l i t y o f w o r k la t io n s , o p e r a t io n a l e f f ic i e n c y , q u a l i f e , c o s t

s a v in g s , e m p o w e r ed e m p lo y e e s , a n d re in v e n t i o n / r e e n g in e e r in g . A n in v e n t o r y w a sc o n s t ru c t e d f r o m t h i s in p u t , a n d it s e rv e d a s t h e s t a r t in g p o i n t f o r PET ’ s

e v a l u a t i o n .

P ET a l o y e e s , in c ls o c o n d u c t e d s u rv e y s a n d i n t e rv ie w e d e m p l u d i n g S S A P a r t n e rs h ipC o u n c i l m e m b e r s . T h e s e d a t a , c o u p l e d w i t h t h e P ar t n e r s h ip in v e n t o r y , w e r e u s e dt o e v a l u a t i o n o f u a t e t h e p r o g r es s o f Pa r t n e r s h ip . T h e f in a l r e p o r t , E v a l

P a r t n e r s h i p , w a s is s u e d i n M a r c h 1 9 9 8 .

R e c e n t T im e - Re p o r t i n g G u i d e in e s

I n l s N P C d is c u s s ed h o w S S A s h o u la t e 1 9 9 7 , S S A ’ d d e f i n e P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s

a n d d e v e lo p e d v a r io u s in s t ru m e n t s t o b e u s e d t o re p o rt t i m e d e v o t e d t oo y e e s a n d u n io n r e p r es e n t a t iv e s . N P C a lP a r t n e r s h ip f o r e m p l s o w o r k e d t o c a r if y av i n g e m p lp r o c e s s f o r i n v o l o y e e s in w o r k g r o u p a c t iv i t ie s . O n D e c e m b e r 1 6 , 1 9 9 7 ,

t h e A g e n c y is s u e d g u id a n c e o n r e p o r t i n g t i m e d e v o t e d t o P ar t n e r s h i p f o ro y e e v o l i t a t o r s . S u b s e q u e n t lm a n a g e r s , e m p l u n t e e rs , a n d f a c i l y , o n J a n u a ry 2 3 ,

1 9 9 8 , S S A is s u e d a d d i t io n a l i n s t r u c t io n s o n t im e - r e p o r t i n g r e q u ir e m e n t s f o r u n i o nd e s i g n e e s .

3

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Other Studies

G A O R e p o r t . In O c t o b e r 1 9 9 6 , G A O is s u e d t h e r e p o r t , S o c ia l S e c u r it y : U n i o n A c t i v i t y a t t h e S o c ia l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n ( G A O / H E H S 9 7 - 3 ) . C o n g r e s s a s k e dG A O t o l v e m e n t in t h e G o v e rn m e n t ; t h e s t a t u t o ryo o k a t t h e h i s t o r y o f u n i o n in v o l

b a s is f o r t h e G o v e r n m e n t t o p a y e m p lo y e e s a a r ie s a n d e x p e n s e s f o r u n io na c t iv i t ie s ; t h e a m o u n t o f t i m e s p e n t o n , a n d c o s t s a s s o c ia t e d w i t h , u n io n a c t iv i t ie sa t S S A ; a n d h o w S S A a c c o u n t s f o r t h i s t im e a n d m o n e y . R e g a r d in g P a r t n e r s h ip ,G A O r e p o rt e d t h a t S S A w a s ju s t b e g i n n i n g P ar t n e r s h ip a c t iv i t ie s , a n d t h a t t h e s e

y r e p o r t e d a s s u c h in S S A ’im i t e d a c t i v i t ie s w e r e n o t r o u t i n e l s u n i o n t im e - r e p o r t i n gs y s t e m . G A O in d ic a t e d t h a t s o m e o f t h e t im e s p e n t o n P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s w a sb e i n g r e p o r t e d i n o t h e r a c t i v i t y c a t e g o r i e s , a n d , a s P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s i n c r e a s e d ,t h e t im e d e v o t e d t o t h e m w o u l d i n c r e a s e . H o w e v e r , G A O p o in t e d o u t t h i s

d o n l s t im e - r ep o r t i n g s y s t e m s a d e q u a t e lin c re a s e w o u l y b e c o m e e v id e n t i f S S A ’ yd e s i g n a t e t h i s t i m e .

O I G R e v ie w s . In a d d i t io n t o o u r re v i e w o f P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s , O I G is c o n d u c t i n gr e v i e w s o f o f f ic i a l t im e a n d e m p lo y e e o b s e rv a t io n s o n t h e u s e o f o f f ic i a l t im e . T h ef o l lo w in g r e p o r t s w i l l b e is s u e d c o n c e r n i n g t h e s e r e v ie w s :

• U s e o f O f f i c ia l T i m e f o r U n io n A c t i v i t ie s a t t h e S o c i a l S e c u r i t y A d m in i s t r a t io n

( A - 1 3 - 9 7 - 7 2 0 1 3 ) ;

• C o u n c i l 2 2 0 U n i o n R e p r e s e n t a t iv e a n d M a n a g e r O b s erv a t io n s o n t h e U s e a n d

M a n a g e m e n t o f O f f ic ia l T im e a t S S A ( A - 0 2 - 9 7 - 7 2 0 0 2 ) ; a n d

• N o n - C o u n c i l 2 2 0 U n i o n R e p r es e n t a t iv e a n d M a n a g e r O b s erv a t io n s o n t h e U s e

a n d M a n a g e m e n t o f O f f ic ia l T im e a t S S A ( A - 0 2 - 9 8 - 0 2 0 0 2 ) .

S C O P E A N D M ET H O D O L O G Y

T o d e t e rm in e t h e e x t e n t o f P a r t n e rs h ip a c t i v i t ie s a t S S A , h o w P ar t n e r s h ip r e s u t sa r e m e a s u r e d , a n d h o w t im e d e v o t e d t o P ar t n e r s h i p is t r a c k e d , w e :

• c o n d u c t e d a l e v a n t t e s t im o n y a n d r e p o r t s , in c li t e r a t u r e r e v i e w o f r e l u d i n gS S A ’ u a t i o n o f P ar t n e r s h ip r e p o r t , S S A / A F G E N a t i o n a l P ar t n e r s h ips E v a l A g r e e m e n t , N a t io n a l A g r e e m e n t b e t w e e n A F G E a n d S S A , E x e c u t iv e O r d e r s

a t e d t o P a r t n e rs h ip , a n d o t h e r r e l a w s a n d r e g u lr e l e v a n t l a t io n s ;

ic a t io n s a n d g u i d e s o n l• r e v ie w e d A F G E p u b l a b o r - m a n a g e m e n t p a rt n e r s h ip s ;

• i n t e rv ie w e d P ET ’ e a d e r t o o b t a in in f o r m a t io n o n t h e s t u d y d e s ig n a n ds team ld a t a u s e d t o d e v e l u a t i o n o f P a rt n e r s h ip ; o p t h e d r a f t re p o r t , E v a l

4

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• a n a l s P ar t n e r s h ip in v e n t o r yy z e d a n d c a t e g o r iz e d P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s in S S A ’a n d c o n t a c t e d i n d i v i d u a l s f o r c a r if ic a t i o n o f c e r t a in a c t i v i t ie s ( s ee A p p e n d i x Af o r o u r c a t e g o r i za t i o n o f t h e a c t i v i t i e s ) ;

• s e l e o f 9 P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s f r o m S S A ’e c t e d a r a n d o m s a m p l s P ar t n e r s h ip

in v e n t o ry o f 1 , 5 3 7 a c t iv i t ie s b e c a u s e i t w a s t h e o n l e ;y d a t a a v a i a b l

e p h o n e in t e rv ie w s w i t h e m p l• c o n d u c t e d t e l o y e e s w h o p a r t i c i p a t e d i n o u rs a m p l e d a c t i v i t ie s ( s e e A p p e n d i x B f o r a d e s c r ip t i o n o f t h e s e a c t i v i t ie s ) ;

• r e v ie w e d a v a i a b l s N P C ;e m e e t i n g m in u t e s f ro m S S A ’

• r e v i e w e d a v a i a b le c h a r t e rs , a g r e e m e n t s , a n d / o r m e e t in g m in u t e s f r o m t h eP ar t n e r s h ip C o u n c i l e d P ar t n e r s h ips t h a t w e r e re p r e s e n t e d i n o u r n i n e s a m p la c t iv i t ie s : N e w Y o r k , C h i c a g o , A t l a n t a , D e p u t y C o m m is s io n e r f o r S y s t e m s , a n d

t h e O f f ic e o f H e a r in g s a n d A p p e a l s ;

• r e v ie w e d t h e O f f ic e o f L a b o r - M a n a g e m e n t a n d E m p l a t io n s ( O L M E R )o y e e R e ld a t a a n d s t a t is t ic s o n u n f a i r l o y e e g r ie v a n c e s f i la b o r p r a c t ic e s a n d e m p l e db e f o r e a n d a f t e r t h e im p l e m e n t a t i o n o f P ar t n e r s h ip ;

• i n t e rv ie w e d s t a f f f ro m t h e F e d e r a l L a b o r R e la t i o n s A u t h o r i t y ( FL R A ) t o o b t a i nin f o r m a t io n o n t h e i m p a c t o f P ar t n e r s h ip o n u n f a i r la b o r p r a c t ic e s a n dg r i e v a n c e s ;

• i n t e rv i e w e d S S A m a n a g e r s f r o m O L M E R r e g a r d in g d a t a o n u n f a i r l a b o r

p r a c t ic e s a n d g r ie v a n c e s ; a n d

• r e v i e w e d S S A g u id a n c e f o r r e p o r t i n g o f f i c i a l t im e a n d “ P ar t n e r s h ip t im e ” b yd e v e l o w c h a r t o f t h e d e c is io n p r o c e s s f o r r e p o r t i n g t im e d e v o t e d t oo p i n g a f lP ar t n e r s h i p a c t iv i t i e s .

O u r s c o p e w a s l im i t e d b e c a u s e f o u r u n io n p a r t i c i p a n t s c h o s e n o t t o c o o p e r a t e int w o o f t h e s a m p l e d a c t i v i t ie s (s e e A p p e n d i x B ) .

O u r e v a lu a t io n w a s p e r f o r m e d f ro m F e b r u a r y 1 9 9 7 t h r o u g h F e b r u a ry 1 9 9 8 a t S S A

H e a d q u a r t e r s in B a t i m o r e , M a r y l u a t i o n w a s c o n d u c t e d i na n d . T h e e v a li t y S t a n d a r d s f o r In s p e c t i o n s i s s u e d b y t h e P re s id e n t sa c c o r d a n c e w i t h t h e Q u a l ’

C o u n c i l o n In t e g r i t y a n d E f f ic i e n c y .

5



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R E S U L T S O F R E V I E WW e o r i g in a l l u a t e P ar t n e r s h i p a n d m e a s u r e i t s e f f e c t s o n S S A ’y i n t e n d e d t o e v a l s

s . W e p l e c t s e v e r al P a r t n e rs h ip a c t i v i t ie s a n do p e r a t io n s a n d g o a l a n n e d t o s e lu a t e t h e r e s u t s a n d a c c o m p le v a l i s h m e n t s o f e a c h a c t iv i t y . H o w e v e r , w h e n w e

in i t ia t e d o u r e v a l e a r n e d t h a t S S A d i d n o t h a v e a n in v e n t o r y o fu a t i o n , w e lP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s a n d h a d n o t p e r f o r m e d a n e v a l u a t i o n o f P ar t n e r s h ip .T h e r e f o r e , w e h a d n o u n i v e r s e o f a c t iv i t ie s f ro m w h ic h t o b a s e o u r r e v ie w .

S u b s e q u e n t l u a t i o n o f P a r t n e r s h ip a n d , a s p a r t o f t h a ty , S S A i n i t ia t e d a n e v a le f f o rt , a c c u m u l o p i t s f i r s t in v e n t o r y o fa t e d d a t a f r o m a c r o s s t h e A g e n c y t o d e v e l

P ar t n e r s h ip a c t i v i t i e s . W e r e v i ew e d t h e m e t h o d s u s e d t o a c c u m u l a t e t h e in v e n t o r ya n d f o u n d t h a t t h e in v e n t o r y w a s p o t e n t i a l l i a b ly u n r e l e . T h e m e t h o d s u s ed c o u dn o t e n s u r e t h a t a l l P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s w e r e i d e n t i f ie d , a l l a c t i v i t ie s w e r eP ar t n e r s h ip a c t i v i t i e s , o r d a t a in t h e i n v e n t o r y w e r e a c c u r a t e . E v e n S S A ’ sE v a lu a t i o n o f P a rt n e r s h ip r e p o r t in d i c a t e d t h a t t h e r e w a s v a r ia t i o n in t h e d a t ar e c e i v e d .

s o , w e w e r e u n a b l u a t e t h e im p l s r e c e n t lA l e t o e v a l e m e n t a t i o n o f S S A ’ y i s s u e dt i m e - r e p o r t i n g r e q u i r e m e n t s f o r P a r t n e r s h ip a c t i v i t i es s in c e t h e g u id a n c e h a d ju s tb e e n re le a s e d d u r in g o u r f i e d w o r k . H o w e v e r , w e d i d r e v i e w t h e g u i d a n c e a n d

d e v e l o w c h a r t t o a s s e ss t h e d e c i s io n m a k in g p r o c e s s o n h o w t im e d e v o t e do p e d a f lt o P a r t n e r s h ip i s a s s ig n e d a n d r e p o r t e d .

W e f o u n d s e v e r al a r e a s o f c o n c e r n d u r in g o u r P ar t n e rs h ip e v a l ,u a t i o n . I n g e n e r a lo u r c o n c e r n s in v o l e m s w i t h t h e d e f in i t io n o f P a r t n e rs h ip a n d r e lv e p r o b l a t e da c t iv i t ie s , s u f f ic i en c y o f d a t a t o s u p p o rt P ar t n e r s h ip r e s u t s , a n d t h e u s e f u ln e s s o fr e c e n t l y is s u e d g u i d a n c e a b o u t t im e d e v o t e d t o P ar t n e r s h i p a c t i v i t i e s .

D E FI N I T IO N O F “ P A R T N E R S H I P” A N D R E L A T E D A C T I V IT IE S I S

U N C L E A R

P ar t n e r s h i p . S in c e t h e in c e p t i o n o f Pa r t n e r s h ip , t h e r e h a v e b e e n r e c u r r in gd i s c u s s io n s a m o n g t h e m e m b e r s o f S S A ’ s o v e r t h e d e f in i t io ns P ar t n e r s h i p C o u n c i l

e m e n t a t i o n o f P a r t n e r s h ip t h r o u g h o u t S S A . In o u r re v i e w o f t h e c o u n c i la n d im p l s ’m in u t e s , w e f o u n d d i s c u s s io n s o f u n i o n a n d m a n a g e m e n t a d d r e s s in g t h e

a b o r -m a n a g e m e n t r e ld i f f e re n c e s b e t w e e n t r a d i t io n a l l a t io n s h ip a n d t r u es d i s c u ss i n g i s su es re g a r d i n g t h e r o lP ar t n e r s h ip . W e a ls o f o u n d t h e c o u n c i l e s o f

u n i o n a n d

6



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m a n a g e m e n t , w h a t P a r t n e rs h ip in c u d e s , a n d h o w P a r t n e rs h ip s h o u d w o r k .H o w e v e r , w e d id n o t f in d a n y c l o s u r e r es u t in g f r o m t h e s ee a r d e f i n i t i o n o r c ld i s c u s s i o n s .

S S A ’ u a t i o n o f P a rt n e r s h ip a l ie v e ds E v a l s o r e p o r t e d t h a t P a r t n e r s h ip p a r t i c ip a n t s b e l

t h a t t h e r e w a s a la c k o f a u n i f o r m S S A - w i d e d e f i n i t i o n o f Pa r t n e r s h i p . P ar t i c i p a n t sw e re u n c e rt a in o f u n io n a n d m a n a g e m e n t s r o l i t ie s o f e a c h in’ e s a n d t h e r e s p o n s ib i lP ar t n e r s h ip . T h e r e p o r t f u r t h e r s t a t e s t h a t t h e r e is s t i l l c o n f u s io n a b o u t t h ep r o c e s s a n d p r o c e d u r al t e c h n ic a l a t io n s h i p o f P a r t n e rs h ip t o t h ei t ie s , e . g . , t h e r e lc o l l u t i o n p r o c e d u r e s .e c t i v e b a r g a i n in g p r o c e s s a n d a t e r n a t i v e d i s p u t e r es o l

a t e d A c t i v i t ie s . W h e n w e t r ie d t o d e t e rm in e w h e t h e r e m p lR e l o y e es u n d e r s t o o dw h a t c o n s t i t u t e d a P ar t n e r s h ip a c t i v i t y , w e f o u n d e v i d e n c e o f s e v e r a l d i f f e r e n td e f in i t io n s . F o r e x a m p l o y e e w e i n t e rv ie w e d b e le , a n e m p l ie v e d t h a t a P a r t n e r s h ipa c t iv i t y e x is t s w h e n m a n a g e m e n t in v o l y i n t h e d e c is io n m a k in gv e s t h e u n io n e a r l

p r o c e s s . A n o t h e r e m p l ie v e d t h a t i t w a s a n a c t iv i t y w h e r e n o n - b a rg a in i n go y e e b e la n d b a r g a i n i n g u n i t e m p l o y e e s w o r k e d t o g e t h e r .

D u r in g o u r in t e rv i e w s w i t h e m p l e d a c t iv i t ie s , w e f o u n d t h a to y e e s in o u r s a m p liv e r e d in a v a r ie t y o f w a y s . S o m e e m p lg u id a n c e o n P ar t n e rs h ip w a s d e l o y e e s

m e n t i o n e d t h e y e i t h e r r e c e iv e d m e m o r a n d u m s o n P ar t n e r s h ip , a t t e n d e dP ar t n e r s h ip - r e la t e d m e e t i n g s , r e c e i v e d i n t e r e s t - b a s e d b a r g a i n in g t r a in i n g o rr e c e iv e d g u id a n c e d u r in g t h e i r in v o l v e m e n t i n w o r k g r o u p s . H o w e v e r , o t h e re m p l o y e e s in d ic a t e d t h a t t h e y h a d n e v e r r e c e iv e d o r d id n o t re m e m b e r r e c e iv i n ga n y g u id a n c e ; t h a t t h e y r e c e iv e d P ar t n e r s h ip - re la t e d t r a i n in g , b u t i t w a s v a g u e ; o rt h a t o n l y t h e i r m a n a g e r h a d r e c e i v e d P ar t n e r s h ip t r a in i n g .

P A R T N E R S H I P A C T IV IT IE S I N V EN T O R Y IS Q U E S T I O N A B L E

T h e in t e n t o f P ar t n e r s h ip w a s t o in v o l o y e e s a n d t h e i r u n i o n r e p r e s e n t a t i v e sv e e m p la s f u l l p a r t n e r s w i t h m a n a g e m e n t . T o g e t h e r , t h e y w o u d i d e n t i f y p r o b l e m s a n dc r a f t s o l s m is s io n a n d s e rv e i t s c u s t o m e r s .u t io n s t o b e t t e r f u f i l l t h e A g e n c y ’W h e n w e re v i e w e d t h e in v e n t o r y o f Pa r t n e r s h ip a c t i v i t ie s , w e f o u n d it d i f f i c u l t t od e t e r m in e w h ic h a c t i v i t ie s m e t t h i s in t e n t . S in c e w e f o u n d n o c le a r d e f i n i t io n o fP ar t n e r s h ip , i t w a s n o t u n e x p e c t e d t o f i n d t h a t S S A ’ s i n v e n t o r y i n c u d e d a b r o a dr a n g e o f m is c e l l e 1 ( s e e A p p e n d i x A f o r o u ra n e o u s a c t i v i t i es a s s h o w n in T a b l

s in v e n t o r y ) . W e q u e s t i o n t h e u s e f u lc a t e g o r iza t i o n o f t h e a c t iv i t ie s i n S S A ’ n e s s o f t h e d i v e r s e g r o u p i n g o f a c t i v i t ie s in a s s e s s in g p r o g r e s s a n d m e a s u r in g im p r o v e m e n t s r e s u t i n g f r o m Pa r t n e r s h ip .

7



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T a b l e s o f t h e D i v e r s i t y o f R e p o r t e d P a r t n e r s h ip A c t i v i t ie se 1 : E x a m p l

A c t i v i t y T i t l e A c t i v it y D e s c r i p t i o n

D e b t M o d e r n iz a t i o n

P r o j e c t

M o d e r n i z e a n d e n h a n c e d e b t m a n a g e m e n tp r o c e s s e s t o c o n f o r m t o t h e T i t l e I I r e d e s i g n .

M o d u l a r F u r n i t u r e I n s t a l la t i o n

C o n t i n u i n g d i a lo g u e o n f u r n i t u r e d e s i g n , i n s t a l l a t io n ,s e a t i n g a s s ig n m e n t , a n d o v e r a ll im p a c t o ne m p l o y e e s .

O r g a n i za t i o n a l P la n n in g

T e a m

T e a m c h a r t e r e d t o d e v e l o p o p t i o n s a n dr e c o m m e n d a t i o n s f o r a n e w o r g a n i za t io n a l s t r u c t u r eb a s e d o n a t e a m - b a s e d p o l i c y d e v e l o p m e n te n v i r o n m e n t .

I n t e r e s t - B a s e d B a r g a i n in g

( IB B ) T r a in in g

T h e R e g i o n a l P a rt n e r s h i p C o u n c i l a g r e e d t o p r o m o t eI B B a s t h e p r e f e r r e d m a n n e r o f b a r g a i n i n g . J o i n tt r a i n in g w a s c o n d u c t e d f o r a t l e a s t o n em a n a g e m e n t a n d o n e u n i o n o f f i c ia l in e a c h o f f i c e in

t h e r e g i o n . A t o t a l o f 2 8 0 p e r s o n s w e r e t r a in e d .A w a r d s P a n e l M a n a g e m e n t / A F G E w o r k e d t o g e t h e r t o i m p l e m e n tn a t io n a l ly a n d r e g i o n a l ly n e g o t i a t e d a w a r d sp r o c e d u r e s .

O v e r t im e T h e P a r t n e r s h i p C o m m i t t e e m e t t o d e t e r m i n e t h ea m o u n t o f o v e r t im e t h a t s h o u ld b e r e q u e s t e d f o r t h er e m a in d e r o f F is c a l Y e a r (F Y ) 1 9 9 5 .

C e n t r a l O f f ic e a n d O t h e r

V i s i t o r s

V i s i t o r s s u c h a s A c t in g C o m m is s i o n e r C a l la h a n , e t c .a r e r o u t i n e l y i n t r o d u c e d t o l o c a l r e p r e s e n t a t i v e sd u r i n g v i s i t s .

S e c u r it y – P h y s ic a l P u r c h as e o f s e c u r i t y m i r r o r .

A p o t e n t i a l r e as o n f o r t h i s d i v e r s it y c a n b e f o u n d in w h a t e m p l o y e e s w e r e t o d t oin c u d e a s a P ar t n e r s h ip a c t i v i t y . In o u r d i s c u s s io n w i t h S S A m a n a g e m e n t , t h e y

o y e e s w e r e i n s t r u c t e d t o in c u d e , a lin d ic a t e d t h a t e m p l o n g w i t h “ P a r t n e rs h ipe s , in p a r t i c u la c t iv i t ie s , ” a n y a c t i v i t ie s t h a t u s e d P ar t n e r s h ip p r in c ip l a r , in t e re s t -

e m - s o lb a s e d b a r g a i n in g . In o u r v ie w , in t e r e s t - b a s e d b a r g a i n i n g is a p r o b l v i n gp r o c e s s o r t e c h n i q u e t h a t i s u s e d in m a k in g g r o u p d e c i s io n s a n d d o e s n o t q u a l if ya s a n a c t iv i t y i n a n d o f i t s e f . A s su c h , a c t i v i t ie s t h a t m a d e u s e o f i n t e r e s t - b a s e db a r g a in in g s h o u l y b e c l ,d n o t n e c e s s a r il a s s if ie d a s a P ar t n e r s h ip a c t i v i t y . O v e r a l lw i t h o u t a c l y c le ar d e f in i t i o n o f P a r t n e r s h ip , S S A c a n n o t p r o p e r l a s s if y i t s a c t i v i t ie so r q u a n t i f y i m p r o v e m e n t s i n o r g a n iza t io n a l p e r f o r m a n c e .

8



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S S A ’ S S Y S T E M S D O N O T P R O V ID E S U F F IC I EN T D A T A T O S U P P O R T

P A R T N E R S H I P R ES U L T S O R A C C O M P L IS H M EN T S

S S A N e e d s t o D e v e l is h m e n t s o r o p a F o rm a l S y s t e m f o r Id e n t if y in g t h e A c c o m p l

C o s t S a v in g s R e s u t i n g f r o m P ar t n e r s h ip A c t i v i t ie s

T o c o m p l u a t io n t oy w i t h E x e c u t i v e O r d e r 1 2 8 7 1 , S S A c o n d u c t e d a n e v a ld e t e r m i n e p ro g r e s s a n d im p r o v e m e n t s in o r g a n i za t i o n a l p e r f o r m a n c e r es u t in g f r o ma b o r -m a n a g e m e n t p a r t n e r s h ip s . S S A u s ed t h e P ar t n e r s h ip in v e n t o r y , c o u p ll e d

w i t h i n t e rv ie w s o f Pa r t n e rs h ip C o u n c i l m e m b e r s a n d s u rv e y s o f e m p l o y e e sin v o l u a t e t h e p r o g r e s s o f P a r t n e r s h ip . In t h i sv e d i n P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s , t o e v a le v a l i s h m e n t s f o r s e v e r a l P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s .u a t i o n , S S A r e p o r t e d a c c o m p l

H o w e v e r , d u r in g o u r e v a l u a t io n , w e f o u n d n o e v i d e n c e o f a f o r m a l s y s t e m t h a tw a s m a i n t a i n e d t o r e p o r t o n t h e a c c o m p l is h m e n t s o r im p r o v e m e n t s i n

o r g a n i za t i o n a l p e r f o r m a n c e r es u t in g f r o m t h e la b o r -m a n a g e m e n t p a rt n e r s h ip s . F o re x a m p l s in v e n t o r y o f P a r t n e rs h ip a c t i v i t ie s d i d n o t c o n t a i ne , w e f o u n d t h a t S S A ’in f o r m a t i o n o n c o s t s a v in g s o r b e n e f i t s r e s u t i n g f r o m t h e a c t i v i t i e s . D u r in g o u rc o n t a c t s w i t h e m p l e d P ar t n e rs h ip a c t i v i t ie s ,o y e e s w h o p a r t ic i p a t e d in o u r s a m p lw e a s k e d a b o u t t h e o u t c o m e s o f t h e a c t iv i t ie s a n d w h e t h e r m o n e t a r y s a v in g s o ro t h e r b e n e f i t s r e s u t i n g f r o m t h e a c t i v i t y w e r e c o m p i le d . W e f o u n d t h a tp a r t i c ip a n t s w e r e n o t r e q u i r e d , n o r a s k e d , t o d o c u m e n t e i t h e r t h ea c c o m p l is h m e n t s o r o r g a n i za t i o n a l im p r o v e m e n t s t h a t re s u t e d f r o m t h e p a rt n e r in ga c t i v i t y .

W e C o u l d N o t C o n c u d e T h a t a C o n n e c t io n E x i s t e d b e t w e e n Pa r t n e r sh i p a n d t h e

R e d u c t i o n i n t h e N u m b e r o f G r ie v a n c e s a n d U n f a i r L a b o r P ra c t i c e F i lin g s

O n J u n e 2 7 , 1 9 9 6 , S S A s u b m i t t e d a p r e p a r e d s t a t e m e n t t o t h e S u b c o m m i t t e e 4

p e d r e d u c e t h e h i g h c o s t s a s s o c ia t e d w i t h ln o t i n g t h a t P a r t n e rs h ip h a d h e l i t ig a t i o no f g r ie v a n c e s . 5 S p e c i f ic a l l o w in g :y , t h e p r e p a r e d s t a t e m e n t n o t e d t h e f o l l

“ . . . w e h a v e s e e n a r e d u c t i o n in l y u n f a ir li t ig a t i o n , s p e c if ic a l l a b o r p r a c t ic ec h a r g e s , f r o m 4 6 7 c h a r g e s in FY 1 9 9 0 t o 2 0 9 c h a r g e s i n F Y 1 9 9 5 . T h eG e n e r a l A c c o u n t i n g O f f i c e p r e v io u s ly es t i m a t e d t h e c o s t t o t h e f e d e r a lG o v e r n m e n t t o f u l l a b o r p r a c t ic e a s in e x c e s s o fy p r o c e s s o n e u n f a ir l

4 S t a t e m e n t o n U s e o f t h e T r u s t F u n d s f o r U n i o n A c t iv i t ie s , C o m m is s io n e r o f S o c ia l S e c u r it y B e f o r e t h e

C o m m i t t e e o n W a y s a n d M e a n s S u b c o m m i t t e e o n S o c ia l S e c u r it y , U n i t ed S t a t e s H o u s e o f R e p re s en t a t iv e s ,J u n e 2 7 , 1 9 9 6 .

5 G r ie v a n c es a r e c o m p l e d b y e it h e r a n e m p l a b o r o r g a n iza t io n c o n c e r n in g m a t t e rs r e la in t s f i l o y e e o r l a t in g t oo y m e n t o f a n y e m p l ic a t io n o f c o ll a t io n s o rt h e e m p l o y e e , t h e a p p l e c t iv e b a rg a in in g a g r ee m e n t s , o r v io l

ic a t io n s o f a n y l e s , o r r e g u l o y m e n t .m is a p p l a w s , r u l a t io n s a f f e c t in g c o n d it io n s o f e m p l

9



l

l

l

l

l

$ 2 8 , 0 0 0 , s o t h a t t h e re d u c t i o n re p r e s en t s a p o t e n t i a l s a v in g s o f o v e r$ 7 m i l l io n p e r y e a r . ”

W e r e v ie w e d S S A ’ a b o r p r a c t ic e 6 ( U L P) d a t a t o d e t e r m i n es g r ie v a n c e a n d u n f a i r lw h e t h e r s u p p o r t e x i s t e d f o r t h e s t a t e m e n t s m a d e b y S S A . B a s e d o n o u r r e v i e w o fg r ie v a n c e a n d U L P d a t a , w e d e t e rm in e d t h a t t h e d a t a S S A m a in t a in e d w e r e

in s u f f ic i e n t t o d r aw s u c h a c o n n e c t i o n . T h e d a t a w e r e in c o m p l a r le t e , p a r t i c u l yb e f o r e 1 9 9 5 , a n d d i d n o t p r o v i d e s u f f i c i e n t d e t a i l t o d e t e r m i n e w h e t h e r P ar t n e r s h iph a d r e d u c e d t h e n u m b e r o f g r ie v a n c e s o r U L P s . W e a l d n o t c o n f ir ms o c o u lw h e t h e r t h e n u m b e r o f U L P f i lin g s r e p o r t e d b y S S A w e r e a c c u r a t e a n d r e p r e s e n t e dt h e t o t a l U L P f il in g s f o r t h e A g e n c y .

W e d i s c u s s ed t h e l u s iv e e v i d e n c e w i t h S S A m a n a g e m e n t a n d i n f o r m e da c k o f c o n c lt h e m t h a t w e l y , S S A h a d n o t e s t a b le ar n e d t h a t , u n t i l r e c e n t l i s h e d f o r m a l s y s t e m sf o r a c c u m u l a t in g g r ie v a n c e a n d U L P d a t a . M a n a g e m e n t a g r e e d t h a t t h e d a t an e c e s s ar y “ t o p r o v e t h e i n k ” b e t w e e n Pa r t n e r s h ip a n d t h e r e d u c t io n in g r ie v a n c e s

in U L P s d i d n o t e x is t b e f o re 1 9 9 6 . T h e A g e n c y b a s e d i t s c o n c l u s io n o n t h en u m e r ic a l r e d u c t i o n in g r ie v a n c e s a n d U L P s r at h e r t h a n a d e t a i le d c o m p a r a t i v ea n a ly s is o f g r ie v a n c e s a n d U L P s p a s t a n d p re s e n t . H o w e v e r , m a n a g e m e n tin t u i t iv e l ie v e d t h a t P ar t n e r s h ip h a s h a d a p o s i t i v e im p a c t o n t h e A g e n c y a n dy b e lh a s m a d e d e a l in g w i t h i s s u e s e a s ie r .

S S A m a n a g e m e n t a s k e d O I G t o c o n s i d e r t h e f in d i n g s in c u d e d in a r e c e n t re p o r t ,B r ie f T e c h n ic a l R e p o r t o n t h e N a t io n a l P a r t n e r s h ip C o u n c i l’ s 1 9 9 7 F e d e r a l S e c t o r

a t i o n s C l i e v e d t h a t t h i s s t u d y , a lL a b o r Re l im a t e S u rv e y . 7 M a n a g e m e n t b e l o n g w i t hp r e v i o u s re p o r t s is s u e d b y t h e G o v e r n m e n t w i d e N P C , h a s s h o w n t h e b e n e f i t s o fP ar t n e r s h ip . In r e v ie w in g t h is s u rv e y , w e f o u n d n o e v i d e n c e o f a n a n a l y t i c a l

r ev i e w o f g r i e v a n c e o r U L P d a t a o r o t h e r r e la t e d in f o r m a t i o n t h a t c o u dd e m o n s t r a t e t h a t P ar t n e r s h ip h a s c a u s e d t h e r e d u c t i o n i n t h e n u m b e r o f f i l i n g s o fg r ie v a n c e s o r U L P s . R a t h e r , N P C ’ s 1 9 9 7 s u rv e y p r o v i d e d a b ro a d e r a s s e s s m e n t o ft h e l a t io n s c la b o r r e l im a t e i n t h e F e d e r al s e c t o r a n d t h e p e r c e iv e d i m p a c t o fP ar t n e r s h ip o n v a r io u s m e a s u r e s o f o r g a n i za t i o n a l p e r f o r m a n c e . T h i s s t u d y

a b o r -m a n a g e m e n t r e lf o c u s e d m o r e o n t h e d y n a m ic s o f l a t io n s a n d t h e “ p e r c e iv e dim p a c t ” o n o r g a n iza t io n a l p e r f o r m a n c e t h ro u g h t h e u s e o f s u rv e y q u e s t io n n a i r es .

W e a d d i t io n a l l s 1 9 9 6 s u rv e y 8 a n d f o u n d i t a ly r e v ie w e d N P C ’ s o r e p o rt e d t h er e d u c t io n o f U L P s . I t c h a r a c t e r i z ed t h e d e c r e a s e in t h e n u m b e r o f U L P s b e in g f i le d

6 U n f a ir l e d a g a in s t a g e n c ie s o v e r t h e a p p la b o r p r a c t ic e s a re c h a r g e s f i l ic a t i o n o f t h e p r o v i s io n s o f 5 U . S . C .S e c t io n s 7 1 0 1 t h r o u g h 7 1 3 5 .

7 M a r ic k F . M a s t e r s a n d R o b e r t R . A b r i g h t , B r ie f T e c h n ic a l R e p o r t o n t h e N a t i o n a l P a rt n e r s h i p C o u n c i l ’ s

1 9 9 7 F ed e r a l S e c t o r L a bo r R e l im a t e S u rv ey , D ec e m b e r 1 0 , 1 9 9 7 . T h is re p o rt a n a la t io n s C l y z e s s u rv ey d a t ac o l le c t e d d u r in g t h e 1 9 9 7 s u rv e y c o n d u c t e d b y t h e G o v e r n m e n t w i d e N P C f o r u se i n i t s 1 9 9 7 r e p o r t t o t h eP re s id e n t . A s o f t h e e n d o f o u r f i e d w o r k , N P C ’ s 1 9 9 7 r ep o r t h a d n o t b e en is s u ed .

8 A R ep o rt t o t h e P re s id e n t o n P r o g r es s i n L a b o r -M a n a g e m e n t P a rt n e r s h i p s , N P C , O c t o b e r 1 9 9 6 .

1 0



l

l

l

l

w i t h t h e FL R A o v e r t h e la s t f e w y e a r s a s a n “ i n d ic a t o r ” o f t h e p o s i t iv e e f f e c t o fP ar t n e r s h ip . A t h o u g h t h e r e h a s b e en a c o n t i n u o u s r e d u c t i o n G o v e r n m e n t w i d e i nt h e n u m b e r o f f il d n o tin g s i n t h e p a s t 5 y e a r s , t h e FL R A o f f ic i a l w e c o n t a c t e d c o u lc o n f i r m w h e t h e r t h e r e d u c t i o n w a s d u e t o t h e im p l e m e n t a t i o n o f P a r t n e r s h ip o rf r o m o t h e r f a c t o r s . T h e FL R A o f f i c i a l a ls o s t a t e d t h a t h e w a s n o t a w a r e o f a n y

a g e n c y t h a t h a d d a t a t o s u p p o rt t h e c o n c lu s io n t h a t P a r t n e rs h ip h a d r e d u c e dU L P s .

R EP O RT IN G O F T IM E D E V O T E D T O P A R T N E RS H I P A C T I V IT I E S H A S

V A R I E D

W h e n w e b e g a n o u r e v a l u a t i o n o f P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s a t S S A , t h e A g e n c y h a dn o t i s s u e d f o rm a l i n s t r u c t io n s t o e m p lo y e e s o n h o w t o r e p o r t t i m e d e v o t e d t oP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s . T h e r e f o r e , i n t h e a b s e n c e o f f o r m a l in s t ru c t i o n s , w e a s k e de m p l e d P a r t n e r s h ipo y e e s h o w t h e y h a d r e p o r t e d t im e d e v o t e d t o o u r sa m p l

a c t i v i t i e s . G i v e n t h i s s i t u a t i o n , t h e r e p o r t i n g o f t im e d e v o t e d t o t h e s e a c t iv i t ie sv a r ie d . S e v e r a l e m p l o y e e s w h o r e p r e s e n t e d t h e u n i o n i n t h e s e a c t i v i t i e s in d i c a t e dt h a t t h e y c h a r g e d a n d r e p o r t e d t h e i r t i m e u n d e r t h e c a t e g o r y o f o f f i c i a l t im e , w h i leo t h e r s d i d n o t . F u r t h e r , w e f o u n d o n ly o n e a c t i v i t y w h e r e m a n a g e m e n tr e p r e s e n t a t iv e s t r a c k e d t h e t im e t h e y d e v o t e d t o t h e P ar t n e r s h i p a c t i v i t y .

G A O a l ys o f o u n d d u r in g i t s a u d i t o f u n io n a c t iv i t ie s t h a t S S A w a s n o t r o u t i n e lr e p o r t i n g t im e d e v o t e d t o P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s , a n d t h a t i t w a s p o s s ib l e t h a t s o m et im e s p e n t o n P ar t n e r s h ip a c t iv i t ie s w a s b e in g r e p o rt e d i n o t h e r o f f i c i a l t im ec a t e g o r ie s . In r es p o n s e t o a c o n g r es s io n a l in q u i r y 9 o n t h e u s e o f t ru s t f u n d m o n e yf o r u n io n a c t i v i t ie s a t S S A , f o r m e r C o m m is s io n e r S h i r l e d g e de y S . C h a t e r ac k n o w lt h e in c o n s is t e n t r e p o r t i n g o f t im e d e v o t e d t o P a r t n e r s h i p . S h e a ls o in f o r m e dC o n g r e s s t h a t a g e n c y w i d e in s t r u c t i o n s w o u l d b e is s u e d f o r t r a c k i n g t i m e s p e n t o nP ar t n e r s h ip a c t iv i t ie s a s w e l l a s t im e s p e n t b y m a n a g e m e n t i n c a r ry in g o u t i t sa b o r -m a n a g e m e n t re s p o n s ib i l s o in d ic a t e d t h a t t h e s e e f f o rt sl i t ie s . H e r r es p o n s e a l

w o u d l y s h o w a s ig n i f ic a n t in c r e a s e in t im e re p o r t e d f o r u n io n a c t i v i t ie s . ik el

E M P L O Y E E S M A Y F I N D N E W T IM E- R EP O RT IN G G U ID A N C E

D I FFI C U L T T O F O L L O W

D e s p i t e t h e l s N P C h e da c k o f a n a g e n c y w i d e d e f i n i t i o n o f P ar t n e r s h ip , S S A ’d i s c u s s io n s in l o y e e s a r e t o r e p o r t t i m e d e v o t e d t oa t e 1 9 9 7 re g a r d in g h o w e m p lP ar t n e r s h ip . A s a r e s u t o f t h e s e d i s c u s s io n s , n e w t im e - r e p o rt i n g g u id a n c e w a sd e v e l o y e e s s p e n d o no p e d t h a t d i s t in g u i s h e s t h r e e c a t e g o r ie s o f t i m e t h a t e m p l

9 O n F e b ru a ry 2 7 , 1 9 9 7 , C o m m is s io n e r C h a t e r r es p o n d e d t o a N o v e m b e r 2 2 , 1 9 9 6 w r it t e n in q u i ry f r o m t h eH o n o r a b le J im B u n n i n g , C h a ir m a n , S u b c o m m i t t e e o n So c i a l S e c u r i t y , C o m m it t e e o n W a y s a n d M e a n s, U n i t edS t a t e s H o u s e o f R e p r es e n t a t i v es .

1 1



P ar t n e r s h ip - r e la t e d a c t i v i t ie s : P ar t n e r s h ip t im e , o f f i c i a l t i m e , 1 0 a n d A g e n c y t im e .

1 0 O f f ic ia l t im e is t im e d u r in g w h ic h a n e m p l d o t h e r w is e b e p e rf o r m i n g A g e n c y a s s ig n e d w o r k , b u to y e e w o u lt h e e m p l a w , r e g u lo y e e i s a u t h o r i ze d b y l a t i o n , o r n e g o t i a t e d a g r e e m e n t t o s p e n d t i m e r ep r e s en t i n g a u n i o na n d / o r b a r g a in i n g u n i t e m p l o y e e s.

1 2



l

l

l

l

T h e g u id a n c e d i s t in g u is h e s “ P ar t n e r s h ip a c t iv i t ie s ” f r o m A g e n c y w o r k g r o u pa c t iv i t ie s a n d d e f in e s t h e t y p e s o f r o l o y e e s p e r f o r m w h e n p a r t ic i p a t in g i ne s e m p l“ P a r t n e r s h i p a c t i v i t i e s . ”

s g u id a n c e , i t i s d i f f ic u l e s e m p lH o w e v e r, i n S S A ’ t t o d e t e r m i n e i n w h ic h r o l o y e e s

a r e s e rv in g i n t h e n e w ly d e f in e d “ P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s . ” T h e g u i d a n c e d o e s n o tc l y d e f in e h o w w o r k g r o u p s f i t u n d e r t h e u m b r e l le ar l a o f P a r t n e r s h ip . W ed e v e l o w c h a r t i l l e x it y o f t h e n e w p o ic y ( s e eo p e d a f l u s t ra t i n g t h e c o m p lA p p e n d i x C ) .

F o r t h e p u r p o s e s o f r e p o r t i n g “ P ar t n e r s h ip t i m e , ” S S A h a s d e f in e d P ar t n e r s h ipa c t i v i t i e s t o in c u d e 1 ) t r a in in g o n Pa r t n e r s h ip , 2 ) t r av e l t o a n d f r o m P ar t n e r s h i pm e e t in g s o r t r a i n i n g , 3 ) Pa r t n e r s h ip C o u n c i l m e e t in g s , 1 1 a n d 4 ) f a c i l i t a t i o n o fP ar t n e r s h ip C o u n c i l m e e t in g s o r t r a i n in g .

y , t o r ep o r t “ P a r t n e rs h ip t im e , ” t h e A g e n c y h a s d ev e lA d d i t io n a l l o p e d t h r e es e p a r a t e r e p o r t i n g f o r m s . F o r e m p l o y e e s t o r e p o r t t i m e o n t h e a p p r o p r ia t e f o r m ,e m p l o y e e s m u s t d e t e r m in e w h e t h e r t h e y a r e s erv in g a s a u n io n d e s ig n e e ,

o y e e v o l i t a t o r , o r m a n a g e r . S S A h a s d e f in e d t h e s e r o le m p l u n t e e r , f a c il e s a sf o l lo w s .

• U n io n d e s ig n e e s a r e u n io n r e p re s e n t a t iv e s o r e m p lo y e e s a p p o i n t e d b y t h eu n io n , w h o a r e m e m b e r s o f a P ar t n e rs h ip C o u n c i l e s t a b l is h e d b y S S A a n dA F G E .

• E m p l u n t e e r s a r e b a r g a i n in g o r n o n b a r g a i n in g u n i t e m p lo y e e V o l o y e e s w h o h a v e

b e e n a s k e d t o p a r t i c ip a t e in P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s b y e i t h e r t h e u n i o n o rm a n a g e m e n t t o a s s is t t h e P ar t n e r s h i p C o u n c i l in i t s d e i b e r at i o n s o r ac t iv i t ie s .

• F a c i l p m e m b e r s o f a Pa r t n e rs h ip C o u n c i li t a t o r s s e rv e a s n e u t r a l p a r t i e s t o h e lw o r k t o g e t h e r t o r e a c h a n u n d e r s t a n d in g o f t h e is s u es a n d d e v e l u t i o n so p s o lt h a t m e e t t h e ir in t e r e s t s .

• M a n a g e rs a r e e m p l e a d e r , m a n a g e m e n t d e s ig n e e , o r a so y e e s s e rv in g a s a t e a m la m a n a g e r o r s u p e rv is o r .

1 1 T h e s e a c t iv i t ie s in c u d e p r e p a r at i o n , f o l lo w - u p t im e a n d s u b c o m m i t t e e m e e t in g s , b u t n o t p a r t i c ip a t i o n o nw o r k g r o u p s a n d / o r t a s k f o r c e s .

1 3



l

ll

e t h e e m p l s r o l e a r w h e n p a r t i c ip a t i n g i n a n a c t i v i t y a s aW h i l o y e e ’ e m a y b e c lf a c il t f o r e m p li t a t o r o r a m a n a g e r, i t m a y b e d i f f ic u l o y e e s t o d is t in g u i sh w h e t h e rt h e y a r e a n e m p l u n t e e r o r a u n i o n d e s ig n e e .o y e e v o l

o y e e s w il l r e p o r t “ o f f i c i a l t im e ” o n lE m p l y i n c e r t a i n c i r c u m s t a n c e s w h e n

p a r t ic i p a t i n g in w o r k g r o u p s . S S A h a s d e f in e d w o r k g r o u p s a s g r o u p s es t a b l is h e db y t h e A g e n c y f o r w h ic h m a n a g e m e n t r e q u e s t s t h e u n io n t o r e c o m m e n d

o y e e s t o s e rv e . I t i s n o t c lb a r g a in i n g u n i t e m p l e a r in t h e g u i d a n c e h o w t od e t e r m in e w h e t h e r a w o r k g r o u p i s o r is n o t c o n s i d e r e d a P ar t n e r s h ip - r e la t e da c t i v i t y .T h e c i r c u m s t a n c e s in w h ic h “ o f f ic i a l t im e ” w i l l b e c h a r g e d a r e d e t e rm in e d b y t h ec a p a c it y i n w h ic h a n e m p l o y e e s e rv e s o n t h e w o r k g r o u p . S S A h a s d e t e rm in e dt h a t “ o f f ic i a l t im e ” w i l l b e c h a r g e d w h e n e m p l o y e e s p a rt i c i p a t in g o n w o r k g r o u p sa r e r e p r e s e n t in g t h e u n io n . I f t h e e m p l o y e e is n o t re p r e s e n t i n g t h e u n i o n , t h ee m p lo y e e w i l l b e c o n s id e re d t o b e p e rf o r m in g a n A g e n c y “ a s s ig n m e n t o f w o r k ”

a n d , a s s u c h , w i l l h a v e n o f o r m a l r e p o rt i n g re q u i re m e n t s b e c a u s e em p l o y e e s a r ec o n s id e r e d t o b e w o r k in g i n a d u t y s t a t u s o r o n “ a g e n c y t im e . ”

T h e A g e n c y h a s e s t a b l o y e e isi s h e d c r i t e r ia t o d e t e r m in e w h e t h e r a n e m p lr ep r e s e n t in g t h e u n io n . M a n a g e m e n t w i l l r e q u e s t t h a t t h e u n io n r e c o m m e n db a r g a i n in g u n i t e m p l o y e es t o s erv e o n t h e w o r k g r o u p . I f m a n a g e m e n t a c c e p t s t h eu n io n ’ o y e e s w h o p a r t i c i p a t e o n t h e w o r k g r o u p w i ll w o r ks r e c o m m e n d a t i o n s , e m p lin a n A g e n c y “ a s s ig n m e n t o f w o r k ” c a p a c it y o r o n “ a g e n c y t i m e . ” T h e s ee m p l eo y e e s m u s t n o t s e rv e in a r e p r e s en t a t io n a l c a p a c it y f o r t h e u n io n w h i la c t u a l ly p a r t i c i p a t i n g in t h e w o r k g r o u p a c t i v i t ie s .

I f m a n a g e m e n t f a il s r e c o m m e n d e d b a r g a in in g u n it e m p ls t o a c c e p t t h e u n io n ’ o y e e ,t h e u n io n m a y e l ec t t o d e s ig n a t e a u n i o n r e p r es e n t a t i v e ( s ) t o s e rv e o n t h ew o r k g r o u p . T h e s e e m p l o y e e s w i l l s e rv e in a u n i o n re p r e s en t a t io n a l c a p a c i t y a n dw il l r e p o r t “ o f f i c ia l t i m e . ”

N EW G U ID A N C E R A I S E S M O R E Q U E S T I O N S A B O U T S S A ’ S

P A R T N E RS H I P I N V EN T O R Y

I t i s im p o r t a n t f o r S S A m a n a g e m e n t t o r e c o g n i ze t h a t it s n e w ly i s s u e d g u id a n c e isn o t c o n s is t e n t w i t h t h e in s t ru c t io n s is s u e d t o e m p l u a t io n o fo y e e s d u r i n g i t s e v a l

P a r t n e rs h ip . W h e n d e v e l s i n v e n t o r y , m a n a g e m e n t re q u e s t e d t h a to p i n g S S A ’e m p l o y e e s r e p o r t Pa r t n e r s h ip a c t iv i t ie s a n d in c u d e a n y a c t i v i t ie s t h a t u s e d t h e

e s o f Pa r t n e rs h ip . H o w e v e r , w h e n d e v e lp r i n c ip l o p i n g i t s n e w t i m e - r e p o r t i n gr e q u i re m e n t s , S S A a t e r e d t h i s c h a r a c t e r iza t i o n o f P ar t n e r s h ip a n d d e f in e dP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s t o in c u d e s p e c if ic a c t i v i t ie s .

1 4



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u a t e h o w t h is n e w g u id a n c e w o u l s in v e n t o r y , w e a p p lT o e v a l d a f f e c t S S A ’ i e dS S A ’ s n e w p o ic y t o i t s P ar t n e r s h i p a c t i v i t y i n v e n t o r y . W e d e t e r m in e d t h a t

y 1 9 2 o f t h e 1 , 5 3 7 a c t i v i t ie s m a y q u a la p p r o x i m a t e l i f y a s “ P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s , ”a n d a n o t h e r 7 1 a c t iv i t ie s m a y q u a l if y a s w o r k g r o u p a c t iv i t ie s b e c a u s e t h e y w e r ee it h e r t i t l d n o t d e t e rm in e h o w t h e t im ee d o r d e s c r ib e d a s a w o r k g r o u p . W e c o u l

d e v o t e d t o t h e r e m a i n in g 1 , 2 7 4 a c t iv i t ie s w o u d h a v e b e e n re p o r t e d h a d t h e s ein s t ru c t i o n s b e en i n p l a c e .

1 5



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C O N C L U S IO N S A N D R E C O M M EN D A T IO N S E x e c u t i v e O r d e r 1 2 8 7 1 a r t i c u l v ea t e d P ar t n e r s h ip a n d r e q u i r e d t h a t a g e n c i e s in v o le m p l o y e e s a n d t h e ir u n io n r e p r e s en t a t i v e s a s f u l l p a r t n e r s w i t h m a n a g e m e n t t oi d e n t i f y p r o b l u t i o n s t o b e t t e r f u f i l l t h e a g e n c y ’e m s a n d c r a f t s o l s m is s io n a n ds e rv e i t s c u s t o m e r s . T h e E x e c u t iv e O r d e r a l ys o r e q u i r es t h a t a g e n c ie s p e r io d i c a l le v a lu a t e p r o g r es s a n d im p r o v e m e n t s in o r g a n i za t i o n a l p e r f o r m a n c e s r e s u t in g f r o mt h ea b o r -m a n a g e m e n t p a r t n e r s h i p .

S S A ’ u a t i o n o f P a rt n e r s h ip w a s t h e A g e n c y ’s E v a l s f i r s t a t t e m p t a t q u a n t i f y in g t h e

s m is s io n a n d o p e r a t io n s . W h i le f f e c t o f P a r t n e r s h ip o n t h e A g e n c y ’ e t h ee v a l u a t i o n m e e t s t h e a s s e s s m e n t o b j e c t i v e o f t h e Ex e c u t i v e O r d e r , s o m e o f t h e

e . S S A ’ u a t io n f o c u s e sd a t a o n w h ic h t h e r ep o r t i s p r e d ic a t e d a r e q u e s t io n a b l s e v a lo n t h e p e r c e iv e d e f f e c t o f Pa r t n e r s h ip a n d h a s l e q u a n t i f ia b li t t l e d a t a t h a t c a nd e m o n s t ra t e h o w P ar t n e r s h ip h a s im p r o v e d S S A ’ i t y t o m e e t i t s m is s io n a n ds a b i l

s c u s t o m e rs . T h e A g e n c y a l i s h e dim p r o v e s e rv ic e t o S S A ’ s o h a s n o t e s t a b ls u f f i c ie n t a c c o u n t a b i l i t y m e a s u r e s t o t r a c k t h e a s s o c i a t e d c o s t s a n da c c o m p l is h m e n t s r e s u t i n g f r o m P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s .

T o im p r o v e a c c o u n t a b il s a b i l u a t io n s o fi t y a n d S S A ’ i t y t o p e rf o r m f u t u r e e v a l

P a r t n e rs h ip , w e r e c o m m e n d t h a t S S A :

1 . d e v e l o p a u n i f o r m d e f in i t io n o f P ar t n e r s h ip t h a t i s c o n s i s t e n t w i t h o t h e rP ar t n e r s h ip - r e la t e d g u id a n c e , s u c h a s t h e n e w t im e - re p o r t i n g g u i d a n c e a n de n s u r e t h a t t h i s d e f in i t io n i s c o m m u n ic a t e d A g e n c y w i d e ;

2 . d e v e l o p a f o r m a l s y s t e m f o r i d e n t i f y in g a n d m a in t a i n i n g P ar t n e r s h ipa c c o m p l t f r o m P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s ;is h m e n t s a n d c o s t s a v i n g s t h a t r es u l

3 . d e t e r m i n e w h e t h e r e m p l y i n g w i t h t h e A g e n c y ’o y e e s a r e c o m p l s t i m e - r e p o r t i n gg u i d a n c e a n d d e t e r m in e w h e t h e r c a r if ic a t io n o f t h e g u i d a n c e is n e c e s s ar y ; a n d

o p a c o n s o l4 . d e v e l id a t e d g u i d e o f t im e - r ep o r t i n g p o ic i e s a n d p r o c e d u r e s f o rr e p o r t i n g t im e d e v o t e d t o P a r t n e r s h ip a n d o t h e r u n i o n - r e la t e d a c t iv i t ie s .

S S A ’ s G E N E R A L C O M M E N T S

1 6

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S S A b e l s c o n c lie v e s t h a t m a n y o f O I G ’ u s io n s a r e b a s e d u p o n a m is u n d e r s t a n d in go f t h e n a t u r e o f P ar t n e r s h i p a n d p r e m is e d o n t h e f a l s e n o t i o n t h a t P ar t n e r s h i pa c t iv i t ie s c a n b e s e p a r a t e d o r d i s t in g u i s h e d f r o m n o r m a l A g e n c y b u s i n e s s . S S Ab e l y r e s p o n s i b lie v e s t h a t P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s h a v e b e e n d i r e c t l e f o r m a n y

i t y o f e m p ls u c c e s s e s in e n h a n c i n g c u s t o m e r s e rv ic e a n d im p r o v in g t h e q u a l o y e e s ’

i f e . S S A d i s a g re e d w i t h t h e O I G ’w o r k l s p e r c e p t io n t h a t i t s in v e n t o r y o fP a r t n e rs h ip a c t i v i t ie s w a s q u e s t io n a b l u s io n t h a t a v a i a b le , a n d w i t h t h e c o n c l e d a t ad id n o t s u p p o rt S S A ’ a b o rs c o n t e n t io n t h a t t h e n u m b e r o f g r ie v a n c e s a n d u n f a i r lp r a c t ic e s d e c r e a s e d d u e t o P ar t n e r s h i p .

O I G ’ s R ES P O N S E T O G E N ER A L C O M M EN T S

W e d i s a g r ee w i t h S S A ’ s p o s i t io n t h a t P a r t n e r s h ip a c t i v i t ie s c a n n o t b e s e p a r at e d o rd i s t in g u i s h e d f r o m n o r m a l a g e n c y b u s in e s s . In f a c t , S S A i s s u e d g u i d a n c e inD e c e m b e r 1 9 9 7 w h ic h d e s c r i b e d a n d d is t i n g u i s h e d b e t w e e n w h ic h a c t iv i t ie s

d b e c o n s i d e re d p a rt n e r s h i p a n d w h ic h s h o u ls h o u l d b e c o n s id e re d n o r m a l a g e n c yb u s in e s s . W e c o n t i n u e t o b e l e .ie v e t h a t t h e P ar t n e r s h i p in v e n t o r y is q u e s t i o n a b lW h e n c o n d u c t i n g o u r e v a l o y e e s h a d d i f f e r e n tu a t io n , w e f o u n d t h a t e m p lin t e r p r e t a t io n s o f w h ic h a c t i v i t ie s c o n s t i t u t e d P ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s , r es u t in g i nin c o n s i s t e n t re p o r t in g . C o n c e r n i n g S S A ’ ie f t h a t P a r t n e r s h ip h a s r es u t e d i ns b e lr e d u c in g t h e n u m b e r o f u n f a i r la b o r p r a c t ic e s a n d g r ie v a n c e s , w e m a in t a in t h a tt h e r e i s in s u f f ic i e n t d a t a t o c o n d u c t a c o m p a r a t iv e a n a l a b o ry s is o f u n f a i r lp r a c t ic e s a n d g r ie v a n c e s p a s t a n d p r es e n t .

S S A ’ s R EC O M M EN D A T IO N S A N D O IG ’s C O M M E N T S O N O IG ’ s

R E S P O N S E S

R e c o m m e n d a t i o n # 1 : D e v e lo p a u n i f o r m d e f i n i t io n o f P a rt n e r s h ip t h a t is

c o n s i s t e n t w i t h o t h e r P a rt n e r s h ip - r e la t e d g u i d a n c e , s u c h a s t h e n e w t im e - re p o r t i n g

g u i d a n c e a n d e n su r e t h a t t h i s d e f in i t io n i s c o m m u n ic a t e d A g e n c y w i d e .

S S A C o m m e n t

S S A in d ic a t e d t h a t P ar t n e r s h ip i s a n o n g o in g p r o c e s s i n w h ic h i t s h a r esin f o r m a t i o n , d i s c u s s e s i s s u e s , a n d c r a f t s s o l u t io n s in a c o o p e r a t iv e , c o n s t ru c t i v ew o rk in g r e l i s h S S A ’a t io n s h ip b e t w e e n u n io n a n d m a n a g e m e n t i n o r d e r t o a c c o m p l s

s c u s t o m e r s . T h e A g e n c y b e lm is s io n a n d t o b e t t e r s e rv e S S A ’ i e v e s t h is d e f in i t io nis c o n s i s t e n t w i t h E x e c u t i v e O r d e r 1 2 8 7 1 a n d is in in e w i t h t h e N a t io n a lP a r t n e r s h i p P a r t n e r s h i p H a n d b o o k .

O I G R es p o n s e

1 7



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I n o r d e r f o r t h e A g e n c y t o e v a l i s h m e n t s o fu a t e t h e r e s u t s a n d a c c o m p lP a r t n e rs h ip , e m p l e ar u n d e r s t a n d in g o f h o w P a r t n e rs h ip w i l lo y e e s n e e d t o h a v e a c lw o r k in t h e A g e n c y a n d w h a t a c t i v i t ie s ar e c o n s id e r e d t o b e Pa r t n e r in g a c t i v i t ie s .T h i s n e e d f o r a d e f i n i t io n w a s a l s o w n e v a ls o e x p r e s s e d i n t h e A g e n c y ’ u a t io n o fP ar t n e r s h ip . W h e n S S A i s s u e d it s re c e n t t im e - re p o r t i n g g u i d a n c e , t h e d e f i n i t i o n o f

P a r t n e rs h ip b e g a n t o e v o l i s t e d a sv e a s s p e c i f ic t y p e s o f a c t i v i t ie s w e r e l“ P ar t n e r s h ip A c t i v i t ie s . ” H o w e v e r , t h is l i s t o f P ar t n e r s h ip a c t iv i t ie s d id n o t in c u d ein t e r e s t - b a s e d b a r g a in i n g w h ic h w a s in c u d e d i n t h e “ G e n e r al L a b o r M a n a g e m e n t ”a c t i v i t y c a t e g o r y t h a t i s s e p a r a t e a n d d i s t in c t f r o m t h e “ P ar t n e r s h ip A c t i v i t i e s ”c a t e g o r y . T h e in c o n s i s t e n c ie s b e t w e e n w h a t Pa r t n e r in g in c u d e s f o r t h e p u r p o s e so f e v a l v e d .u a t i n g r es u t s a n d f o r t h e p u r p o s e s o f r e p o r t i n g t im e n e e d t o b e r e s o lC o n s is t e n t g u i d a n c e o n d e f in i n g P ar t n e r s h ip a n d w h ic h a c t i v i t ie s a r e c o n s i d e r edP ar t n e r s h ip a c t i v i t ie s is e s s e n t ia l f o r e v a l u a t i o n p u r p o s e s .

R e c o m m e n d a t io n # 2 : D e v e lo p a f o r m a l s y s t e m f o r id e n t if y i n g a n d m a in t a in in g

P a r t n e r s h ip a c c o m p l t f r o m P a r t n e r s h ipis h m e n t s a n d c o s t s a v i n g s t h a t r es u la c t i v i t i e s .

S S A C o m m e n t s

ie v e s t h a t t h e p r o c e s s d o e s n o t l f t o a q u a n t i t a t iv e a n a lS S A b e l e n d i t s e l y s is a n dt h a t i t s P ar t n e r s h i p E v a l u a t io n R e p o r t s a t i s f ie s t h e r e q u i re m e n t o f t h e E x e c u t i v eO r d e r .


W e d is a g r e e w i t h t h e A g e n c y ’ u s io n t h a t t h e p r o c e s s d o e s n o t l f t os c o n c l e n d i t s e ly s is . E v e n t h e A g e n c y ’ u a t io n o f P a r t n e rs h ipa q u a n t i t a t i v e a n a l s o w n e v a l

y s is . I n i t s e v a la t t e m p t e d t o p e r f o r m a q u a n t i t a t iv e a n a l u a t i o n , t h e A g e n c ya s s e m b l e d a d a t a b a s e o f a c t i v i t ie s a n d c o n d u c t e d a n o n - s t a t is t ic a l s u rv e y o f i t se m p l i s h m e n t s a n d r es u t s o f P a r t n e rs h ip . T oo y e e s t o r e p o r t o n t h e a c c o m p l

y m e a s u r e r es u t s , t h e A g e n c y n e e d s t o e s t a b la p p r o p r ia t e l i s h c o n s is t e n t g u i d e i n e sf o r m e a s u r in g r e s u t s o f e a c h P a r t n e rs h ip a c t iv i t y o r w o r k g r o u p in a d d i t io n t om e a s u r in g t i m e d e v o t e d t o t h e s e a c t i v i t ie s a n d w o r k g r o u p s .

R e c o m m e n d a t io n # 3 : D e t e rm in e w h e t h e r e m p l y i n g w i t h t h eo y e e s a r e c o m p l

s t i m e - r e p o r t i n g g u i d a n c e a n d d e t e r m i n e w h e t h e r c lA g e n c y ’ a r i f ic a t io n o f t h eg u i d a n c e i s n e c e s s a r y .


S S A a g r e e d w i t h t h i s r e c o m m e n d a t i o n .

1 8



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l l

o p a c o n s o lR e c o m m e n d a t io n # 4 : D e v e l i d a t e d g u i d e o f t im e - r ep o r t i n g p o ic i e s a n d

p r o c e d u r e s f o r r e p o r t in g t i m e d e v o t e d t o P a rt n e r s h ip a n d o t h e r u n i o n - r e la t e d

a c t i v i t i e s .


S S A im p l e m e n t e d i t s n e w t im e - re p o r t i n g s y s t e m in F e b r u a r y 1 9 9 8 . P r io r t o t h a t ,O L M E R i s s u e d g u i d a n c e o n h o w t o im p l u d in g t h ee m e n t t h e n e w s y s t e m , in c ld i s t in c t io n s t o b e m a d e a m o n g o f f i c i a l t im e , P ar t n e r s h ip t im e , a n d l a t io n sa b o r r e la c t iv i t i e s . A d d i t i o n a l l i s h e d ay , O L M E R in i t ia t e d t ra i n i n g o n t h e s y s t e m , a n d e s t a b lt e le p h o n e in f o r m a t io n c o n n e c t io n f o r m a n a g e r s t h r o u g h o u t t h e o r g a n i za t i o n a b o u tt h e g u i d a n c e .


D u r in g o u r e v a l u a t i o n , w e f o u n d t h a t t im e r ep o r t i n g g u id a n c e w a s is s u e d i n s e v e r a ld i f f e re n t m e m o r a n d a o v e r s e v e r al y e a r s . H o w e v e r , w e f o u n d n o s i n g u l arc o n s o l e ar l o y e e s s h o u d r e p o rt t im e d e v o t e did a t e d g u i d e t h a t c l y d e f in e d h o w e m p l

u d i n g P ar t n e r s h i p a c t i v i t ie s . O n e c e n t r a l p u b lt o u n io n a c t iv i t ie s , in c l ic a t io n w o u dp r o v i d e a m u c h n e e d e d A g e n c y w i d e p o ic y o n h o w e m p lo y e e s s h o u d r e p o r t t im es p e n t o n P ar t n e r s h ip a n d u n i o n a c t iv i t ie s .

1 9



A P P E N D I C E S



O I G C A T E G O R IZ A T IO N O F S S A ’ S P A R T N E R S H I P A C T IV IT Y IN V

C A T E G O R Y /

S U B - C A T E G O R Y A C T I V I T I ES I N C L U D E D I N S U B - C A T E G O R Y

A ) E m p l o y e e E v a l u a t i o n a n d R e c o g n i t i o n

A p p r a is a lT y p e s o f a c t i v it i es i n c l u d e d t h e e v a lu a t io n o f a s s es s m e n t c r it e r i a a n d p e r f o r m a n c e s t a n d at y p e s o f p o s i t io n s .

A w a r d sT h e s e a c t i v i t i e s in c l u d e d t h e d e v e l o p m e n t o f a w ar d s p r o g r a m g u i d e l in e s o r i n s t r u c t i o n s ap a n e l a c t iv i t ie s w h e re e m p l o y e e s f o r m c o m m i t t e es t o s e l e c t e m p l o y e e s f o r a w a r d s .

D e v e lo p m e n t

T h e s e in c l u d e d a c t i v i t i e s s u c h a s a s s es s m e n t p r o m o t i o n p a n e l s a n d t h e d e v e l o p m e n t o f e

d e v e l o p m e n t p r o g r a m s , s u c h a s c a r e e r l a d d e r a n d u p w ar d m o b i l it y p r o g r a m s .B ) H e a l t h & S a f e t y A c t i v i t i e s a d d r e s s e d p h y s ic a l s ec u r it y , h e a l t h a n d s a f e t y i s s u e s i n S S A b u i ld i n g s.C ) O f f i c e F a c i li t i e s

E q u ip m e n tT h e s e a c t i v i t i e s a d d r e s s e d t h e p u r c h a s e a n d d i s t r i b u t i o n o f e q u i p m e n t , s u c h a s c o m p u t e t e l e p h o n e s .

F u r n i t u r eT h e s e a c t i v i t ie s i n v o l v e d t h e i n s t a l la t i o n o f f u r n i t u r e i n o f f ic e s , w h ic h in c l u d e d t h e l a y o u ta n d d e s ig n o f o f f ic e s p a c e . m e a c t i v i t i e s o v e r l a p p e d w i t h t h e R e n o v a t i o n s c a t e g o r y .

R e n o v a t i o n sT y p e s o f a c t i v it i es i n c l u d e d t h e r e n o v a t i o n a n d r e m o d e l in g o f o f f ic e s t h a t i n v o l v e d t h e s ec a r p e t s , p u r c h a s e o f f u r n i t u r e , w a l l p l a c e m e n t s , a n d f l o o r p l a n s . m e o f t h e s e a c t i v i t i ew i t h t h e F u r n i t u r e c a t e g o r y .

D ) a r t n e r s h i p M e e t i n g s a n d T r a in in g

M e e t i n g s

T h e s e a c t i v i t i e s r e p r e s e n t P ar t n e r s h i p C o u n c i l m e e t i n g s a n d o t h e r m e e t in g s b et w e e n u n i o

m an ag e m e n t .

P a r t n e r s h i p T r a i n in gT h e s e a c t i v i t i e s i n v o l v e d t r a i n i n g i n i t i a t i v e s r e l a t e d t o P a r t n e r s h i p , i . e . , i n t e r e s t - b a s e d b a rf a c i l it a t i o n , b r a i n s t o r m i n g a n d c o n s e n s u s d ec i s i o n - m a k i n g .

E ) R e a s s i g n m e n t a n d R e l o c a t i o n

R e as s i g n m e n tT h e s e a c t i v i t i e s in c l u d e d t h e r e a s s i g n m e n t o f e m p l o y e e s t o o t h e r l o c a l it i e s . h e y a ls o i n cr e s t r u c t u r in g o f S S A o r g a n i za t i o n s s u c h a s t h e m e r g i n g o f t w o s e p a r a t e o f f i c e s .

R e l o c a t i o n T h e s e a c t i v i t i e s i n v o l v e d t h e r e l o c a t i o n a n d m o v e m e n t o f S S A o f f i c e s .

F ) W o r k i n g C o n d i t i o n s T h e s e a c t i v i t i e s a d d r e s s e d i s s u e s s u c h a s t i m e a n d a t t e n d a n c e , l e a v e a n d o v e r t i m e p o l i c iu s a g e , a n d b r e a k p o l i c i e s .

G ) W o r k l o a d D i s t r i b u t i o n a n d P r o c e s s in g

D i s a b i l i t y R e d e s i g n A c t i v i t i e s in c l u d e d i n i t i a t i v e s r e l a t e d t o t h e r e d e s i g n o f t h e d i s a b i l it y p r o c e s s .

T r a i n in g T h e s e a c t i v i t i e s i n v o l v e d t r a i n i n g r e l a t e d t o w o r k l o a d p r o c e s s i n g .

W o r k l o a dT h e s e a c t i v i t i e s i n v o l v e d w o r k l o a d r e l a t e d a c t i v i t i e s s u c h a s t h e d i s t r i b u t i o n o f w o r k l o a d so f w o r k , t e l e p h o n e c o v e r a g e , p i l o t i n g o f w o r k p r o c e s s e s , a n d e n h a n c e m e n t o f a u t o m a t e d

T O T A

S o

S o

P

T

A - 2



B -1



A P PEN D I X B

S a m p l e d P a r t n e r s h ip A c t i v i t i e s



S A M PL E D PA R T N E R S H I P A C T IV IT IE S

A c t i v i t y T i t l e

C o m p o n e n t o r

R e g i o n P u r p o s e O f A c t iv i t y

S h i f t i n g W o r k l o a d sC h i c a g o

S h i f t e d w o r k l o a d t o o t h e r e m p l o y e e s a n d o f f i c e s d u e t o t hr e c e ip t o f c h i l d h o o d d i s a b i li t y a n d d r u g a d d ic t i o n a n d a l c oc la im s .

F is c a l Y e a r 1 9 9 6 N a s h v i ll eD is t r ic t A w a r d s P a n e l A t l a n t a

D e t e r m i n e d t h e s i z e a n d c o m p o s i t i o n o f t h e D i s t r i c t A w a r dP a n e l t o e n s u r e a f a i r r e p r e s e n t a t i o n o f m a n a g e m e n t a n d

e m p l o y e e s o n t h e p a n e l .H o l i d a y L e a v e S c h e d u l e

C h i c a g oR e v i e w e d p r o c e d u r e s f o r h o l i d a y l e a v e u s a g e t o e n s u r e a b e t w e e n e m p l o y e e lt h e p u b l i c .

S t r e a m l in i n g t h e W o r kP r o c e s s i n t h e D o c k e t a n dF i l e s B r a n c h

O f f i c e o fH e a r in g s a n d

A p p e a l s

R e v i e w e d t h e M e m o r a n d u m o f U n d e r s t a n d i n g r e g a r d i n gs t r e a m l i n i n g t h e w o r k p r o c e s s e s i n D o c k e t a n d F i l e s B r a n c

F l e x i p l a c e O f f i c e o fH e a r in g s a n d

A p p e a l s

I m p l e m e n t e d t h e f i n a l p h a s e o f f l e x i p l a c e .

R e c e p t i o n I n i t i a t i v e s t oI m p r o v e S e r v i c e t o t h e P u b l ic N e w Y o r k

E v a l u a t e d w a y s o f i m p r o v i n g l o n g c u s t o m e r w a i t i n g t i m e sr e c e p t i o n a r e a t h a t r e s u l t e d f r o m t h e d e p a r t u r e o f t w o

e m p l o y e e s .

1 9 9 7 A w ar d s P a n e l T r a i n in gD e v e l o p m e n t W o r k g r o u p

O f f i c e o fS y s t e m s

E v a l u a t e d a w ar d s p a n e l t r a i n i n g t o d e t e r m i n e h o w t o a d m i t t o S y s t e m s A w a r d s P a n e l s .

R e g i o n a l P ar t n e r s h i p C o u n c i lF o r m a l T r a in in g A t l a n t a

P r o v i d e d t r a i n i n g t o e m p lo n C o u n c i l f o r m a t i o n a n d i n t e r e s t - b a s e d b a r g a in in g .

D i s a b i l i t y C l a i m s M a n a g e r N e w Y o r k P i l o t e d t h e n e w D i s a b i l i t y C la im s M a n a g e r p o s i t io n t h a t c ot h e c la im s re p re se n t a t i v e a n d d i s a b i li t y ex a m in e r f u n c t i o n s

e a v e r e q u e s t s a n d m e e t i n g t h e d e m a n

o y e es s e rv i n g o n P ar t n e r s h i p C o u

* W e a t t e m p t e d t o o b t a i n in f o r m a t i o n o n t h e s e a c t i v i t i e s f r o m u n i o n p a r t i c i p a n t s . H o w e v e r , t h e s e p a r t i c i p ae v a l u a t i o n .

B -2



A P PEN D I X C

R e p o r t in g T im e D e v o t e d t o P a r t n e r s h ip D e c is io n P ro c e s s



A P P EN D I X E

U N IO N R ES P O N S E C O M M E N T S



l

A P P EN D I X F

M A J O R C O N T R IB U T O R S T O T H I S R EP O R T O f f ic e o f t h e I n s p e c t o r G e n e r a l

S c o t t P a t t e r s o n , D i r e c t o r , Ev a l u a t io n s a n d T e c h n ic a l S e rv ic e s

C a r l M a r k o w it z , T e a m L e a d e r

J i m K le i n , A u d i t o r - I n - C h a r g e

S t e p h a n i e P a l m e r , S e n i o r A u d i t o r

E v a n B u c k i n g h a m , P ro g r a m A n a ly s t

F o r a d d i t io n a l c o p ie s o f t h i s r e p o r t , p l se a s e c o n t a c t t h e O f f ic e o f t h e I n s p e c t o r G e n e r a l ’P u b ic A f f a ir s S p e c ia l i s t a t ( 4 1 0 ) 9 6 6 - 9 1 3 5 . R e f e r t o C o m m o n I d e n t i f ic a t io n N u m b e rA - 1 3 - 9 8 - 7 2 0 2 3 .

F - 1



I

A P P EN D I X G

S S A O R G A N Z A T IO N A L C H A R T

social security: 72023

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