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SNCTIGUIÓN MÓDULO 4: ELABORACIÓN Y VALORACIÓN DE PRESUPUESTOS

INTRODUCCIÓNUna vez de�nidos los aspectos centrales sobre el proyecto que se desea adelantar, es necesario cuanti�car los recursos necesarios para su desarrollo. Este módulo ofrece una serie de directrices para elaborar y valorar el presupuesto del proyecto, para lo cual deben tenerse en cuenta varios aspectos tales como: los lineamientos de cada convocatoria en cuanto a rubros �nanciables y el máximo permitido en cada uno de ellos, así como el valor máximo a �nanciar por proyecto. Finalmente, se presentan los principales rubros a considerar y una breve descripción de cada uno de ellos.

CONTENIDO

Los temas a tratar en este módulo son los siguientes:

1. Aspectos importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto:

1.1 Identificación de la necesidad de recursos que el proyecto requiere.1.2 Valoración de recursos identificados.1.3 Planeación de la ejecución.1.4 Adaptación del presupuesto a las condiciones generales de los Términos de Referencia TDR y lineamientos institucionales.

2. Principales rubros a emplear en la formulación del proyecto

1. Aspectos Importantes a tener en cuenta antes de elaborar el presupuesto:

1.1 Identificación de los recursos necesarios para el desarrollo del proyecto: Un presupuesto no es más que la planeación de los costos del proyecto, detallada por rubros o tipo de gastos. Para poder elaborar el presupuesto es necesario detallar con precisión el plan de actividades a ejecutar en el proyecto, identificando en cada una, cuáles y cuántos recursos necesita para ello.

1.2 Valoración de recursos identificados: Posteriormente y habiendo identificado los recursos, se procede a asignar a cada uno de ellos, el respectivo valor. Para proyectos con duración de más de un año, se debe incorporar en el momento de la formulación, la inflación anual, lo que se puede hacer utilizando las proyecciones del IPC que hace el Banco de la República. Además, todos los pagos que deban hacerse al extranjero (persona natural o jurídica) deben tener en cuenta: retenciones, gastos de IVA, gastos de bodegaje, aranceles, fletes, impuestos, etc.

1.3. Planeación de la ejecución: Para esto, es importante saber tomar las decisiones acerca de cuántos recursos se van a utilizar y en cuáles etapas del proyecto, esto de acuerdo con el cronograma planteado, para así evitar inconvenientes durante la ejecución.

1.4. Adaptación del presupuesto a condiciones generales de los términos de referencia TDR y lineamientos institucionales: Se ajustan los recursos a los rubros a financiar de acuerdo a las condiciones estipuladas en los términos de referencia de la convocatoria a la que se planea presentar el proyecto y a los lineamientos institucionales. Es importante revisar si existen rubros con un valor máximo permitido, así como tener en cuenta los recursos totales disponibles que asigna la convocatoria, ya que aunque se permita solicitar hasta una cifra máxima, si esta corresponde a un porcentaje muy importante de los recursos totales disponibles, su asignación a un solo proyecto resulta poco factible. En los casos en que hay más de una fuente de financiación, es necesario indicar los rubros y los montos que se solicitan a cada una de ellas.

2. Principales rubros a emplear durante la ejecución del proyecto: A continuación se hace una breve descripción de los principales rubros financiables por Colciencias, para cuales, dependiendo del tipo de proyecto y de los términos de referencia establecidos para cada convocatoria, se establecen disposiciones particulares:

2.1 Personal 2.2 Adquisición de Equipos2.3 Materiales e Insumos2.4 Software2.5 Servicios técnicos2.6 Viajes2.7 Material Bibliográfico2.8 Salidas de Campo

2.9 Capacitación2.10 Gastos de administración2.11 Difusión de resultados2.12 Gastos de propiedad intelectual2.13 Publicaciones2.14 Adecuación de Infraestructura2.15 Certificaciones

A continuación se explicará cada uno de éstos rubros.

2.1 Personal

Este rubro trata de personal científico, que incluye investigador principal y coinvestigadores, asesores (nacionales o extranjeros) y personal de apoyo que incluye profesionales, técnicos, auxiliares y estudiantes. Estos últimos deben registrarse como “N.N”, especificando el perfil requerido, de forma que se tenga mayor flexibilidad para su vinculación, una vez se obtenga la financiación. Esto, en consideración del tiempo que puede transcurrir entre la preparación de un proyecto y su aprobación e inicio efectivos.

Para la estimación de los recursos a solicitar en este rubro, lo primero que se debe hacer es definir cuál es el equipo de trabajo requerido en cada una de las etapas del proyecto y su tiempo de dedicación. Para el caso del personal de planta, se deben usar las tarifas institucionales de valoración del costo hora investigador, las cuales pueden ser consultadas en la Unidad de Apoyo y Gestión de Proyectos AGP de la VIE; además se debe tener en cuenta el tiempo máximo de dedicación posible, establecido en el estatuto de investigación de la UIS.

Tabla 2. Pagos de personal con recursos Colciencias

Fuente: TDR Convocatoria 603 (Anexo 2).

Los profesores de planta pueden registrarse como investigadores o coinvestigadores y el valor correspondiente a su dedicación al proyecto sería aportado como contrapartida institucional. En el caso de los asesores, el personal de apoyo y los profesores cátedra, van con cargo al proyecto y el valor de dedicación se calcula de acuerdo a las tablas para pago de personal de Colciencias, las cuales dependen del tipo de convocatoria y se pueden consultar en los términos de referencia respectivos. Cabe mencionar que la modalidad de contratación o vinculación al proyecto, no conduce a generación de un contrato laboral.

Categoría Investigadores Límite máximo en salarios mínimos legales vigentes

Doctorado + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en investigación

Hasta 18

Doctorado, poca experiencia Hasta 15 Maestría + Publicaciones Internacionales + Experiencia reconocida en

investigación Hasta 12

Maestría, poca experiencia Hasta 10

Especialización Hasta 8.5

Título profesional únicamente Hasta 8.0

Técnicos y/o estudiantes de pregrado Hasta 2.0

Tabla 3. Ejemplo “Descripción de los gastos de personal (en miles de $)”.

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos de Colciencias.

En la tabla se muestra un ejemplo de la descripción del rubro gastos de personal, para un proyecto de investigación particular.

Nombre Función en el proyecto

Tipo de vinculación

DEDICACIÓN Horas/semana Entidad

RECURSOS

TOTAL Financiado

Contrapartida

Especie Dinero

Juan Camilo Pérez

Aportes médicos Industriales de

fabricación biológica en

prótesis

EN PLANTA 6

Universidad Industrial

de Santander

0 58.752 0 58.752

Facundo Jiménez

Estudios relacionados con

desarrollo y evaluación de

prótesis

POR CONTRAT

O 40

Universidad Industrial

de Santander

29.000 0 0 29.000

TOTAL 87.752

2.2 Adquisición de Equipos

Aquí se trata tan solo de equipos necesarios para la ejecución del proyecto. Los equipos pueden ser de laboratorio, de oficina y de cómputo. Es importante verificar si el equipo solicitado ya existe en la universidad para solicitarlo en préstamo, arrendamiento o prestación de servicios técnicos; en este caso se registraría como contrapartida y se puede presupuestar el equivalente al 10% del costo comercial de cada equipo, por cada 12 meses de duración del proyecto.

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos.

Tabla 4. Ejemplo “Descripción de equipos que se planean adquirir (en miles de $)”

Descripción Justificación Cantidad Valor

Unitario Entidad Financiado Contrapartida

Total Especie Dinero

Láser Diode Fuente de

iluminación de dispositivo 1

1 787 Profesionales S.A. 787 0 0 787

Video proyector

Presentación de resultados en eventos y

ruedas de negocios

1 2.300 Universidad Industrial de Santander

2.300 0 0 2.300

TOTALES 3.087 0 0 3.087

2.3 Materiales e Insumos

Son los utilizados en la ejecución del proyecto. En los proyectos de innovación se incluirá lo necesario para el primer lote de prueba, usualmente para efectos de lanzamiento al mercado, que deben ir acompañados de una justificación de su necesidad y uso dentro del proyecto. Es muy importante ser coherente con lo planteado en la metodología y tener en cuenta que Colciencias no reconoce elementos de papelería y/o fotocopias dentro de este rubro.

Tabla 5. Ejemplo “Descripciones Materiales y Suministros (en miles de $)”


En la tabla se muestra un ejemplo de la descripción del rubro gastos de personal, para un proyecto de investigación particular.

Descripción Justificación Entidad Financiado Contrapartida


Probetas, reactivos y materiales para experimentación

Para realizar reacciones.

Profesionales S.A. 0 25.000 0 25.000

Reactivos químicos

Fabricación de puntas para TERS y

fabricación de películas delgadas

Universidad Industrial de Santander

13.000 0 0 13.000

Totales 13.000 25.000 0 38.000

2.4 Software

Se reconocerá la adquisición de licencias especializadas y destinadas al desarrollo del proyecto de carácter científico, tecnológico o de innovación. Por el contrario, no se acepta la compra de sistemas operativos y programas de ofimática como Office, Windows o sistemas de información para la operación normal de la organización, tales como Enterprise Resource Planning ERPs, Capacity Resource Planning CRPs, entre otros. Para el caso de la contrapartida de acceso a bases de datos, se sugiere multiplicar la cantidad de artículos científicos que se utilizarán en la propuesta por el valor comercial estimado de los mismos.

Tabla 6. Ejemplo “Descripción del software que se planea adquirir (en miles de $)”




Uso de las bases de datos de la UIS

Búsqueda y análisis de

información


0 20.000 0 20.000

Totales 0 20.000 0 20.000

2.5 Servicios Técnicos

Corresponde a la contratación de ensayos, pruebas, simulaciones, así como al desarrollo de software. Es importante verificar primero si existe alguna unidad de la universidad que pueda ofrecer el servicio, de lo contrario, se debe prever una contratación externa, para lo que se deben solicitar cotizaciones a los prestadores de los servicios.

Tabla 7. Ejemplo “Descripción de servicios tecnológicos que se planean realizar (en miles de $)”

Fuente: Formato Guía Elaboración de Presupuestos



Microscopía de fuerza atómica (AFM)

Caracterización superficial de

películas Profesionales S.A. 0 2.000 0 2.000

Totales 0 2.000 0 2.000

2.6 Viajes

Son los gastos relacionados con tiquetes y viáticos del personal para realizar actividades relacionadas con el proyecto y que son necesarios para la ejecución exitosa del mismo o para dar visibilidad a los resultados alcanzados. Por ejemplo, es posible incluir las visitas a otros centros investigativos para capacitación o la invitación de asesores para el proyecto.

Usualmente, en este rubro Colciencias financia como máximo, hasta el 60% del valor total del rubro. Para el valor de la contrapartida no cubierta por Colciencias, se debe agregar la leyenda que menciona que dicho valor está sujeto al Programa de Movilidad de la VIE.

Tabla 8. Ejemplo “Descripción y justificación de los viajes (en miles de $)”

Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.

Lugar / Justificación Nº días / Nº personas

Pasaje por persona

Estadía por persona Entidad Financiado

Contrapartida Total

Especie Dinero México o España /

Congreso 3/1 2,500 3,000 UIS 4.800 0 3.200 8.000

Totales 4.800 0 3.200 8.000

2.7 Material Bibliográfico

Se podrá financiar bibliografía debidamente justificada y directamente relacionada con la temática del proyecto en la forma de libros y/o suscripciones a revistas científicas del tema. Es importante tener en cuenta que algunos libros deben ser solicitados al exterior, razón por la que el costo en el país es mayor al precio de venta en el país de origen, además la compra se hace a través de intermediarios, razón por la que sería deseable solicitar las cotizaciones respectivas.

Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias.

Tabla 9. Ejemplo “Descripción de Material Bibliográfico (en miles de $)”



Compra de libros y normas relacionadas

Profesionales S.A. 2.000 0 0 2.000

Totales 2.000 0 0 2.000

2.8 Salidas de Campo

Gastos de medios de transporte para el traslado a zonas de muestreo, ejecución, labores de campo propias de la investigación y puesta a punto de productos. Estas salidas normalmente son a zonas cercanas al lugar de desarrollo del proyecto, razón por la que usualmente se realizan por vía terrestre.

Tabla 10. Ejemplo “Descripción de Salidas de campo (en miles de $)”

Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias.

Descripción Justificación Cantidad Valor

unitario

Entidad Financiado

Contrapartida Total

Especie Dinero

Salida de campo región 1

Identificación de palmas

2 11.300


22.600 0 0 22.600

Totales 22.600 0 0 22.600

2.9 Capacitación

Formación y actualización del personal de la entidad que participa en el proyecto, en cursos específicos para la actividad principal del proyecto.

NOTA: Cabe aclarar que no se incluye educación formal, por ejemplo: posgrados.

Tabla 11. Ejemplo “Descripción de Capacitación (en miles de $)”

Fuente: Formato de presentación de Proyectos a Colciencias.

Tema Proveedor / Lugar

Nº días / Nº

personas

Costo por persona Entidad Financiado

Contrapartida


Curso sobre biomateriales y

técnicas de caracterización

/IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Profesionales S.A. 0 0 3.000 3.000

Curso sobre biomateriales y

técnicas de caracterización

/IMRC/MÉXICO 7/2 1,500 Universidad Industrial de Santander

3.000 0 0 3.000

Totales 3.000 0 3.000 6.000

2.10 Gastos de Administración

Incluye auxiliares administrativos, papelería y envío de correspondencia. En la mayoría de los casos, el valor admisible oscila entre el 5% y el 10% del valor financiado por Colciencias. Se recomienda incluir el máximo valor permitido por la convocatoria, ya que en la mayoría de los casos éste valor resulta necesario para la buena ejecución del proyecto.

Tabla 12. Ejemplo “Descripción de Gastos de administración (en miles de $)”



Gastos de Administración

Auxiliaturas administrativas

Universidad Industrial de Santander 1.550 0 0 1.550

Totales 1.550 0 0 1.550

2.11 Difusión de Resultados

En este rubro se incluye el diseño, elaboración y distribución de cartillas técnicas, posters, así como inscripciones a congresos.

Tabla 13. Ejemplo “Descripción de difusión de resultados (en miles de $)”

Fuente: Formato de Presentación de Proyectos a Colciencias



Diseño y elaboración

cartillas

Cartillas para difusión del

evento


Totales 2.000 0 0 2.000

2.12 Gastos de Propiedad Intelectual

Corresponde a los gastos para registros de patentes, traducciones para la solicitud, pago de tasa de la solicitud de patentes, y asesoría legal. Este costo se debe basar en la sección de resultados esperados del proyecto. Este rubro aplica, cuando uno de los compromisos adquiridos en el proyecto es el registro de una solicitud de patente. El valor a presupuestar debe ser consultado con la Dirección de Transferencia de Conocimiento – DTC.

Tabla 14. Ejemplo “Descripción de gastos de propiedad intelectual (en miles de $)”

Fuente: Formato de presentación de proyectos a Colciencias.



Registro de patente

Preparación de solicitud de

patente, asesoría legal y pago de tasa de solicitud


5.000 0 0 5.000

Totales 5.000 0 0 5.000

2.13 Publicaciones

Indica los costos de edición y publicación de artículos científicos en revistas indexadas reconocidas, libros, manuales, videos, cartillas entre otros.

Tabla 15. Ejemplo “Descripción de gastos de publicaciones (en miles de $)”


Cabe mencionar que el valor mostrado en la tabla es sólo un ejemplo y que la determinación del valor exacto a presupuestar depende de cada proyecto.



Pago costos de publicación

Publicación de artículos derivados


Totales 5.000 0 0 5.000

2.14 Adecuación de Infraestructura

Incluye sólo las inversiones destinadas a adecuar laboratorios, parcelas o plantas piloto. Habitualmente, su valor no puede ser superior al 20% del valor total del proyecto. Por lo anterior, es importante verificar, en los términos de referencia, si este rubro es financiable o no y en caso afirmativo, el monto o porcentaje máximo permitido.

Tabla 16. Ejemplo “Descripción de gastos de adecuación de infraestructura (en miles de $)”




Adecuación laboratorio de

rayos x

Cumplir normas técnicas para acreditación de ensayos.


5.000 0 0 5.000

Totales 5.000 0 0 5.000

2.15 Certificaciones

Obtención de certificaciones de cumplimiento de normas de aseguramiento de la calidad o similares, sin incluir los gastos de implementación de dichas normas. En la mayoría de los casos, este rubro aplica para convocatorias de acreditación de laboratorios.

Tabla 17. Ejemplo “Descripción de gastos de certificaciones (en miles de $)”




Certificación Norma 17025

Solicitud de auditoría externa


Totales 6.000 0 0 6.000

Gracias por su atención. En el siguiente módulo se explicarán los pasos a seguir en la presentación de propuestas y proyectos.

BIBLIOGRAFÍA

• OJEDA, Yesid; SÁNCHEZ, Claudia. Tipologías de Proyectos de Carácter Científico, Tecnológico e Innovación. [En línea]. Colombia. Disponible en Web: <http://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/files/ACUERDO%20001-2011.pdf>, consultado en abril 25 de 2013.

• Términos de Referencia Convocatoria 603 – “Convocatoria para la selección de un proyecto de investigación para la optimización de la cadena logística de transporte de carga en Colombia”. Año 2013.

LECTURAS RECOMENDADAS

•Recomendaciones generales para la presentación de propuestas de investigación.

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