SMLOUVA O DÍLO

uzavřená mezi smluvními stranami uvedenými v článku I. této smlouvy na základě obchodního zákoníku v platném znění a autorského zákona.

I. Smluvní strany

1. Univerzita Palackého v Olomouci se sídlem: Křížkovského 8, 771 47 OlomoucIČO: 619 89 592, DIČ: CZ 619 89 592Bankovní spojení: Komerční banka, pobočka Olomoucúčet č. 000019-1096350287/0100Rektor: prof. RNDr. Miroslav Mašláň, CSc.Osoba oprávněná jednat ve věcech technických: PhDr. Rostislav Hladký(dále jen „objednatel“)

2. MAGION system, a.s.se sídlem ve Vsetíně, Jiráskova 1252, PSČ 755 01IČO: 25872818, DIČ: CZ25872818zastoupená Ing. Zdeňkem Vaculínem, předsedou představenstva aIng. Jaroslavem Šolkem, Ing. Janem Ježíkem, místopředsedou představenstvaBank. spojení: KB Vsetín, č. ú. 867726980257/0100Zapsán v obchodním rejstříku vedeném u KS Ostrava, oddíl B, vložka 2452Bankovní spojení: KB Vsetín, č. ú. 867726980257/0100Osoba oprávněná jednat ve věcech technických:

(dále jen „zhotovitel“)

uzavírají níže uvedeného dne, měsíce a roku podle ust. § 536 a násl. zákona č. 513/1991 Sb., obchodního zákoníku, ve znění pozdějších předpisů, tuto smlouvu o dílo.

II. Právní úkony a zastoupení

Ve vzájemném styku smluvních stran ve smyslu § 13 Obchodního zákoníku jsou mimo osoby uvedené v čl. I. dále zmocněni jednat: Za objednatele:

- ve věcech smluvních rektor - prof. RNDr. Miroslav Mašláň, CSc.- ve věcech technických

Za zhotovitele:- ve věcech smluvních Ing. Zdeněk Vaculín- ve věcech technických Ing. Josef Pohůnek.

III. Předmět smlouvy

Předmětem této smlouvy je dílo, kdy dílem se rozumí závazek zhotovitele vytvořeníit a dodáníat objednateli komplexní spisové služby včetně centrální podatelny a výpravny, e-

podatelny a zajištění bezpečného úložiště dat ( dále jen „dílo“), tj. soubor programů, úloh, modulů pro komplexní řízení a organizaci procesů objednatele (veřejné vysoké školy) se zaměřením na oblast Informační systém elektronické spisové služby – IS ESS (dále ESS Magion) a závazek objednatele soubor programů převzít. Specifikace předmětu smlouvydíla je uvedena v příloze č. 1. této smlouvy, jako její nedílná součást.

III. Předmět plnění

Objednatel se touto smlouvou zavazuje řádně a včas předat dílo objednateli za podmínek touto smlouvou stanovených a objednatel se zavazuje dílo za podmínek touto smlouvou stanovených převzít a zaplatit za něj cenu díla.

IV. Předmět aR rozsah etap plněnídíla

A. Zhotovitel se zavazuje provést dílo v následujících etapách: 1. Etapa

a. Vytvořit a dodat programové úlohy – moduly ESS Magion.b. Programy u objednatele instalovat a to v termínech stanovených pro dodání

dle bodu V.c. Implementovat ESS Magion u objednatele.d. Provést zaškolení administrátorů a klíčových uživatelů.e. Zahájit provoz u vybraných uživatelů.

2. Etapaa. Provést rozšíření implementace ESS, tj. rozšířit používání na oddělení, napojit na

hromadnou korespondenci generovanou ze studijního systému, napojit na datovou schránku a frankovací stroj.

b. Provést školení nových uživatelů a rozdílová školení pro novou funkčnost.c. Zahájit provoz ESS u další skupiny uživatelů.

3. Etapaa. Dokončit implementaci ESS, tj. zavést digitální podpisy a časová razítka, práce

s kancelářskými balíky, napojení na okolní agendy UP.b. Provést analýzu rozsahu a následně provést migraci potřebných dat ze stávajícího

systému Spisové služby do ESS Magion.c. Dokončit systém školení a rozdílových školení pro zbývající uživatele a přejít

zcela na ostrý provoz.

Podrobný časový harmonogram plnění díla je rozepsán uveden v příloze č. 3 této smlouvy.

B. Zhotovitel uděluje touto smlouvou ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., autorského zákona, ve znění pozdějších předpisů, objednateli nevýhradní a nepřenositelné právo (licenci) užívání modulu ESS Magion pro neomezený počet uživatelů.

V. Doba plnění díla

Doba plnění díla se sjednává pro jednotlivé části etapypředmětu plnění díla takto:

[A.] Zhotovitel se zavazuje dodat a instalovat ESS Magion v  termínech:u pro

1. Etapu do 6. 12. 2010.2. Etapu do 30. 4. 2011.3. Etapu do 31. 11. 2011.

[B.] Zhotovitel se zavazuje implementovat modul ESS Magion a předat předmět díloa v termínechu pro:

1. Etapu do 6. 12. 2010.2. Etapu do 30. 4. 2011.3. Etapu do 31. 11. 2011.

A.[C.] Zhotovitel uděluje objednateli právo užívání předmětu smlouvy předáním modulů.

VI. Způsob a místo plnění díla

[A.] Zhotovitel garantuje provedení předmětu plněnídíla vynaložením veškeré své odborné péče a zajistí provádění předmětu plněnídíla pracovníky s potřebnou odbornou způsobilostí a kvalifikací, odpovídající příslušným předpisům pro provádění předmětu plněnídíla.

[B.] Zhotovitel bude provádět sjednané dílo postupně, etapově dle čl. IV. této smlouvy. Zavedení ESS Magion bude zahájeno instalací programových modulů v termínech dle bodu čl. V.této smlouvy.

A.[C.] Instalační a implementační práce bude zhotovitel provádět dle harmonogramu dohodnutého s objednatelem.

B.[D.] Objednatel modul otestuje na reálných datech a případné nejasnosti a problémy neprodleně oznámí zhotoviteli.

[E.] Předmět dílaDílo bude splněno protokolárním předáním nebo a zahájením ostrého provozu všech modulů uvedených na seznamu v Příloze č. 1 této smlouvy včetně včetně jejich instalace a implementace.

[F.] Předáním díla se zhotovitel zavazuje, že objednatel bude moci předmět zakázkydílo užívat a provozovat po neomezenou dobu.

[G.] Součástí plnění díla je i předání úplné související dokumentace, vč. příslušného prohlášení o shodě, vydaného v souladu s právními předpisy ČR.

[H.] O předání a převzetí jednotlivých etap díla bude vyhotoven vždy datovaný protokol o předání a převzetí, který bude podepsán osobami oprávněnými jednat za smluvní strany ve věcech technickýchobjednatelem i zhotovitelem. Osoba oprávněná k převzetí jednotlivých etap díla za objednatele: PhDr. Rostislav Hladký.

[I.] C.[J.] Místem plnění díla je Univerzita Palackého v Olomouci, Centrum výpočetní techniky,

Biskupské nám. 1, 771 11 Olomouc.

VII. Cena plněnídíla

Smluvní strany se dohodly na celkové ceně za předmět plněnídíla ve výši 2.600.000,- Kč bez DPH.Smluvní strany se dohodly na cenách jednotlivých dílčích etap plnění díla takto:

1. Etapa - cena celkem činí 800.000,- Kč bez DPH. 2. Etapa - cena celkem činí 900.000,- Kč bez DPH.

3. Etapa - cena celkem činí 900.000,- Kč bez DPH.

Uvedená cena díla zahrnuje i odměnu za poskytnutí nevýhradní licence za užívání modulů ESS Magion pro neomezený počet uživatelů. Cena díla bude splatná v termínech podle jednotlivých dílčích plněníetap díla.Práce budou fakturovány na základě písemného oboustranně odsouhlaseného dokumentu.

VIII. Platební podmínky

A. Fakturace bude proveáděnadena na základě protokolárních předání jednotlivých dílčích plněníetap díla ve smyslu čl. VI. písm. H) této smlouvypo sepsání příslušných vzájemně odsouhlasených protokolů o dílčím plnění. Dílčí plnění díla budou navržena na základě vzájemně odsouhlaseného harmonogramu. Objednatel neposkytuje zálohy na cenu díla.B. Splatnost faktur je 30 dní ode dne doručení. Daňové doklady - faktury musí mít náležitosti daňového a účetního dokladu dle účinných předpisů, obsahovat požadavek na způsob provedení platby, bankovní spojení, datum splatnosti 30 dnů ode dne jejich doručení, formou a obsahem odpovídat zákonu o účetnictví v účinném znění a zákonu o dani z přidané hodnoty v účinném znění a mít náležitosti obchodní listiny dle zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů.

C. V případě, že nebude mít jakákoliv faktura vystavená zhotovitelem výše uvedené náležitosti, nebo bude obsahovat údaje chybné či rozporné s touto smlouvou, je objednatel oprávněn takovou fakturu zhotoviteli odeslat poštou zpět k přepracování, přičemž tímto odesláním se ruší doba splatnosti a objednatel není v prodlení se zaplacením příslušné dílčí platby. Doba splatnosti počne běžet nejdříve dnem doručení nového řádně opraveného daňového dokladu.

IX. Sankční ujednání

A. Nesplní-li zhotovitel závazek stanovený v čl. V. odst. A a B prokazatelně z vlastní viny, má objednatel právo účtovat zhotoviteli smluvní pokutu ve výši 5.000,- Kč za každý i započatý den prodlení. Zaplacením smluvní pokuty není dotčen nárok smluvních stran na náhradu škody.

B. V případě prodlení objednatele se zaplacením faktur zaplatí objednatel zhotoviteli úrok z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky ceny díla za každý den prodlení se zaplacením.

X. Závazky a záruky zhotovitele

[A.] Zhotovitel ručí za jakost poskytnutého plněnídíla po dobu 36 měsíců. Tato doba počíná běžet dnem úplného předání podpisu dílčích protokolů o předání a a převzetí díla dle této smlouvy. Zhotovitel se zavazuje v záruční době bezplatně odstraňovat vady plnění v termínech a časech, uvedených v příloze č. 2, popřípadě uspokojit jiný nárok

objednatele z vadného plnění. Vadou se pro účely záruky rozumí rozpor funkčnosti s popisem funkčností uvedených v příloze č. 1.

A.[B.] Zhotovitel ručí za soulad funkčnosti modulů s platnou legislativou ke dni úplného předání a převzetí díla, tj. zahájení ostrého provozu díla.

B.[C.] Zhotovitel se zavazuje považovat veškeré informace získané v souvislosti s plněním této smlouvy od objednatele za důvěrné a nepředat je třetí osobě.

C.[D.] Zhotovitel se zavazuje rozšiřovat ESS Magion na základě požadavků objednatele. Podmínky rozšiřování budou stanoveny formou dodatků této smlouvy, případně samostatnými smlouvami.

E. Zhotovitel se zavazuje, že bez předchozího písemného souhlasu objednatele nepostoupí svá práva nebo nepřevede své povinnosti vyplývající z této smlouvy nebo v souvislosti s ní na třetí osoby.

XI. Závazky objednatele

[A.] Objednatel se zavazuje poskytovat zhotoviteli požadovanou součinnost, mimo jiné informace, podklady a počítačové výstupy potřebné pro splněníprovádění předmětu smlouvydíla. Objednatel zajistí dostatečně výkonné počítačové prostředí pro dodaný předmět díla. Objednatel je povinen dílo převzít. Neposkytnutí požadované součinnosti objednatelem se považuje za hrubé porušení smlouvy.

[B.] Objednatel se zavazuje, že nebude bez souhlasu zhotovitele provádět žádné změny dodaného díla a zabrání jeho užívání třetí osobou.

[C.] Objednatel si vyhrazuje právo zveřejnit obsah uzavřené smlouvy.

XI. Závěrečná ustanovení

A. Měnit nebo doplňovat text této smlouvy je možné jen formou písemných dodatků, podepsaných oprávněnými zástupci obou smluvních stran.

B. Tato smlouva se řídí českým právem, zejména ustanovením zákona č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník a ustanovením § 58 zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon. Případné spory řeší české soudy. Rozhodčí řízení je vyloučeno.

C. Tato smlouva nabývá účinnosti dnem jejího podpisu poslední smluvní stranou.D. Ustanovení této smlouvy jsou vzájemně oddělitelná. Pokud jakákoli část závazku podle

této smlouvy je nebo se stane neplatnou či nevymahatelnou, nebude to mít vliv na platnost a vymahatelnost ostatních závazků podle této smlouvy a smluvní strany se zavazují nahradit takovouto neplatnou nebo nevymahatelnou část závazku novou, platnou a vymahatelnou částí závazku, jejíž předmět bude nejlépe odpovídat předmětu původního závazku. Pokud by smlouva neobsahovala nějaké ustanovení, jehož stanovení by bylo jinak pro vymezení práv a povinností odůvodněné, smluvní strany učiní vše pro to, aby takové ustanovení bylo do smlouvy doplněno.

E. Smlouva nabývá platnosti dnem jejího podpisu zástupci obou smluvních stran. Tato smlouva je provedena ve dvou čtyřech vyhotoveních, z nichž jedno tři vyhotovení obdrží

objednatel a jedno jedno vyhotovení obdrží zhotovitel.F. Závazkový právní vztah založený touto smlouvou se řídí zákonem č. 513/1991 Sb.,

obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů. Takto se smluvní strany dohodly ve smyslu jeho ust. § 262 odst. 1.

Místem plnění smlouvy je Univerzita Palackého v Olomouci, Centrum výpočetní techniky, Biskupské nám. 1, 771 11 Olomouc.

Nedílná součást této smlouvy je: Příloha č. 1 Specifikace IS ESS

Příloha č. 2 Garance servisních zásahů Příloha č. 3 Harmonogram plnění díla

V Olomouci, dne Ve Vsetíně, dne 11. 10. 2010

Za objednatele: Za zhotovitele:

_____________________________ ______________________________

prof. RNDr. Miroslav Mašláň, CSc. Ing. Zdeněk Vaculín, rektor UP v Olomouci předseda představenstva

____________________________________

Ing. Jan Ježík, místopředseda představenstva Součástí smlouvy je: Příloha č. 1 Specifikace IS ESS Příloha č. 2 Garance servisních zásahů Příloha č. 3 Harmonogram realizace

Příloha č. 1 ke smlouvě o dílo mezi Univerzitou Palackého v Olomouci a MAGION system,a.s.

Specifikace Informačního systému elektronické spisové služby

Řešení Informačního systému elektronické spisové služby (dále ESS) v rámci celé univerzity poskytuje nástroje, umožňující odborným útvarům efektivně a s minimem chyb pracovat s doručenou i vlastní poštou, elektronickou poštou (e-mail) i datovými schránkami, zadávat oběh dokumentů, skenovat dokumenty, jakož i ukládat libovolné přílohy do dokumentového úložiště, vykonávat potřebné související činnosti a na základě shromážděných informací přijímat kvalifikovaná rozhodnutí. Nedílnou součástí je též přesun vyřízených dokumentů do lokálních archivů (spisoven), kde dochází k zapůjčování dokumentů, a skartační řízení. Systém elektronické spisové služby řeší jednoznačnou evidenci a identifikaci písemností, umožňuje snadnou práci s písemnostmi, rychlé vyhledávání podle zadaných kritérií, systém má snadnou dostupnost, nezávislou na fyzickém umístění – závisí jen na přístupových právech uživatelů a připojení k počítačové síti.

Definice pojmů ESS Spisová služba – správa dokumentů doručených nebo vzešlých z činnosti zadavatele,

zahrnujících jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

Dokument – každý doručený nebo vlastní dokument v podobě písemné, obrazové, zvukové nebo elektronické.

Vlastní dokument – dokument vzniklý z činnosti zadavatele. Doručený dokument – doručený dokument od externího původce. Vlastník dokumentu – uživatel (osoba/pracovní místo), který písemnost vlastní – má

ji u sebe. Při distribuci dokumentů se dočasně stávají vlastníky i distributoři jednotlivých spisových uzlů.

Odeslaný dokument – dokument odesílaný na externí subjekt. Spisový uzel – organizační jednotka nebo jejich uskupení, podatelna, výpravna,

spisovna, archiv. Podatelna – místo určené pro příjem a evidenci dokumentů. Elektronická podatelna – místo určené pro příjem a evidenci elektronické pošty. Výpravna – spisový uzel, zajišťující odesílání dokumentů přes externí doručovací

služby. Registratura – ukládací místo na jednotlivých pracovištích, kde jsou ukládány

dokumenty, které pracoviště ještě bezprostředně potřebuje pro svou činnost. Uložení do registratury nevyvolává pohyb dokumentu.

Spisovna – místo určené k ukládání vyřízených dokumentů, které příslušné pracoviště bezprostředně nepotřebuje pro svou činnost, do uplynutí jejich skartačních lhůt.

Archiv – odborné pracoviště sloužící pro ukládání archiválií po skončení skartační doby.

Podací deník – základní evidenční pomůcka pro sledování oběhu dokumentů v organizaci od jejich doručení, či vzniku, až po vyřazení ve skartačním řízení.

Identifikace dokumentu – jedinečný čárový kód jednoznačně identifikující dokument nebo obálku. Pokud dokument čárový kód obsahuje, je naváděn (snímán) tento čárový

kód. U elektronických dokumentů a obálek, případně u dokumentů bez nalepeného čárového kódu je hodnota čárového kódu automaticky generována.

Číslo jednací – číslo vytvořené z pořadového čísla, roku a dalších předpon a přípon dle zadání zákazníka.

Pořadové číslo – pořadové číslo zápisu dokumentu v podacím deníku v rámci roku. Věc – text charakterizující obsah dokumentu. Způsob doručení – způsob jakým byl dokument doručen. U odesílaných vlastních

dokumentů způsob vypravení zásilky. Spis – soubor všech dokumentů týkajících se téže věci. Spis obsahuje soupis všech

čísel jednacích dokumentů, jež jsou jeho součástí. Iniciační dokument – dokument, na základě kterého byl založen spis. Spisový znak – označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu. Skartační řízení – činnost, kterou se oddělují dokumenty trvalé dokumentární

hodnoty (archiválie) od dokumentů bez trvalé hodnoty. Skartační znak – vyjadřuje hodnotu dokumentu podle jeho obsahu a označuje

způsob, jakým se s dokumentem naloží ve skartačním řízení „A“ – archiv, „S“- stoupa, „V“ - výběr. Spis dostává skartační znak shodný s vyřizujícím dokumentem.

Skartační lhůta – určuje se počtem let od 1. ledna roku následujícího po vyřízení dokumentu nebo po jeho uzavření.

Archiválie – dokument, který byl vybrán k trvalému uchování. Karton – ukládací obal pro předání dokumentů do spisovny opatřený číslem kartonu

v rámci ukládané věcné (spisové) skupiny, názvem předávacího útvaru, spisovým znakem, časovým rozsahem uložených dokumentů, skartačním znakem a lhůtou.

Podání – příjem a navedení základních informací o dokumentu na podatelně. Předání – předání dokumentu jinému uživateli nebo distributorovi – jeden dokument

lze předat vždy pouze jednomu uživateli. V případě potřeby předat dokument více uživatelům vznikají evidované kopie dokumentu.

Převzetí – převzetí avizovaných dokumentů k přijetí. Převzetím uživatel přebírá zodpovědnost za převzaté dokumenty a stávají se jeho „vlastnictvím“.

Odeslání – převedení vlastního dokumentu na výpravnu k vypravení. Stav dokumentu – informace o okamžitém stavu daného dokumentu – „Naveden“,

„Na cestě“, „Vyřizuje se“, „Vložen do spisu“, „Vyňat ze spisu“, „Pozastaven“, „Vyřízen“, „Uložen ve spisovně“, „Skartován“, „Uložen v archívu“.

Vyřizuje – uživatel (osoba/pracovní místo) pověřený zpracováním dokumentu. Vyřízení – přiřazení skartačních a spisových znaků, lhůty a zápis způsobu vyřízení.

Vyřizující dokument spisu vyřizuje celý spis a je označen jako „Vyřizující“. Vyřízení v zastoupení – distributor provádí navedení informací o vyřízení za

uživatele pověřeného vyřízením. Správce uzlu / distributor – pověřený pracovník spisového uzlu, zajišťující

předávání a vyřizování dokumentů v rámci uzlu. Historie dokumentu – informace o všech operacích provedených s dokumentem,

včetně identifikací realizujících osob a času realizace dané operace přístupné pouze pro oprávněné osoby.

Vyřizující dokument – vlastní dokument, který danou věc (spis) vyřizuje. Datová schránka – je elektronické úložiště speciálního typu, zřízené podle

příslušného zákona, které je určeno k doručování elektronických dokumentů od orgánů veřejné moci a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci a dodávání dokumentů fyzických i právnických osob mezi sebou

Datová zpráva – jsou elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci a uchovávat na záznamových médiích, používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.

Pokrytí procesních oblastí ESSESS poskytuje podporu v následujících oblastech procesů:

příjem doručených dokumentů a jejich evidence skenování došlých dokumentů evidence vlastních dokumentů ukládání obrazu dokumentů a příloh do dokumentového úložiště, zakládání

jednotlivých verzí identifikace dokumentu pomocí čteček čárových kódů vypravování a předávání dokumentů (workflow ESS) jednotlivě i v dávkách vyřizování dokumentů jednotlivě i v dávkách vytváření spisů a jejich evidence evidence kartonů a zařazených dokumentů ukládání dokumentů (registratura, spisovna) skartační řízení elektronická podatelna a výpravna, elektronické podpisy, značky a razítka napojení na frankovací stroje, dávkové předávání a přebírání údajů komunikace s datovými schránkami, příjem a odesílání datových zpráv definice spisových uzlů, jejich správců definice oprávnění uživatelů k dokumentům ESS dávkově generovaná korespondence.

Obecné vlastnosti dokumentůDošlé i vlastní dokumenty se evidují v podacím deníku, který je veden podatelnou a jednotlivými uzly spisové služby. Každý dokument je identifikován pořadovým číslem v roce pro celou spisovou službu. Jako jednoznačná identifikace dokumentu v historii spisové služby slouží čárový kód.O evidovaném dokumentu se vedou v podacím deníku kromě dalších údajů následující údaje:

Identifikace dokumentu. Číslo jednací. Datum doručení dokumentu nebo, jedná-li se o vlastní dokument, datum jeho vzniku;

u elektronických zpráv je evidován i čas doručení – okamžik příjmu na poštovní server s možností změny oprávněným uživatelem.

Identifikace odesílatele (adresní údaje, e-mail, identifikace datové schránky, u vlastních dokumentů jméno osoby).

Číslo jednací odesílatele, datum odeslání, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh, případně druh a počet jiných než listinných příloh.

Věc - stručný obsah dokumentu. Název uzlu (organizační jednotky), kterému byl dokument přidělen, nebo identifikace

zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu. Způsob vyřízení. Datum odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet příloh, u příloh v jiné

formě jejich počet a druh. Způsob doručení. Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude

dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu

uloženého dokumentu (vyřízení podání se odesílá pod číslem podání a kopie vyřízení se ukládá s dokumentem podání).

Záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Dokumenty, které se týkají téže věci, se přiřazují k prvnímu jednacímu číslu (založí se

spis) v této záležitosti. Obdobně, jestliže je vedeno k jedné věci více dokumentů, vytvoří se spis. Spis obsahuje sběrný arch, který má stejné údaje jako podací deník. Sběrný arch se stává součástí spisu.

Informace o způsobu vypravení, hmotnosti zásilky, výplatném, datu doručení, datu nabytí právní moci, případně o nedoručitelnosti zásilky.

K dokumentu lze vytvářet kopie. Kopie je vytvořena ve stavu, v jakém je původní dokument. Další změny původního dokumentu již kopie neovlivní.Zpracování dokumentu je možno kdykoliv přerušit Stornováním. Stornovaný dokument je možno obnovit.Vyřízené dokumenty lze kdykoliv znovu otevřít a vrátit je mezi Vyřizované dokumenty. Pro tyto dokumenty je umožněno měnit i elektronické přílohy dokumentu stejně jako u dokumentů doposud nevyřízených.Práci na dokumentu je možno Přerušit (dojde k pozastavení počítání doby vyřízení, dokument i po proběhnutí termínu vyřízení není označen jako skluzující) a zase Obnovit.Dokumenty označené jako Vyřízené je možno ukládat do spisovny a po proběhnutí skartační doby je možno je převést do archivu nebo skartovat.O všech operacích s dokumenty spisové služby se vede podrobná evidence historie dokumentu a pohybů s evidencí času a osoby, která operaci provedla. Lze provádět změny jen oprávněnou osobou. Při vytváření kopie dokumentu se přebírá i historie kopírovaného dokumentu doposud u dokumentu uložená. K dokumentu lze připojit libovolné množství příloh v digitální podobě do dokumentového úložiště. U každé takto vytvořené přílohy se při její změně mohou uchovávat její jednotlivé verze.Jeden dokument lze vypravit na jednoho či více adresátů. Adresáty lze zadat ručně, lze je vybrat z číselníku osob, lze je vybrat z číselníku firem. Skupinu adresátů lze též vybrat ve studijním systému (STAG nebo v jiný systém), exportovat do definovaného souboru a tento soubor adres lze jedním stiskem tlačítka importovat jako adresáty dokumentu. Další možností, jak získat adresy pro vypravení dokumentu, je předem si definovat skupiny adres v číselníku uzlů, které pravidelně daný uživatel používá a tyto adresy opět importovat jedním stiskem tlačítka.Pokud je dokument vypraven na více adres, lze tyto obálky dávkově exportovat a vytisknout pomocí šablony v MS Word jako hromadnou korespondenci.Obálky lze tisknout také dávkově, vybrané dle požadovaného kritéria (např. lze vytisknout najednou všechny obálky, vytvořené v zadaný den).

Funkce podatelny Roztřídění dokumentů. Možnost identifikace dokumentu čárovým kódem a skenování. Zavedení informací o dokumentu, možnost digitalizace dokumentů, ukládání metadat,

(případně vytěžování obsahu dokumentu). Při uložení metadat dokumentu spisové služby dochází k automatickému přidělení

pořadového čísla dokumentu v roce a přidělení čísla jednacího. Doplnění identifikačních údajů na fyzický dokument (podací razítko). Předání dokumentu spisovým uzlům nebo osobám/pracovním místům. Tisk protokolu o předání.

Přebírání dokumentů z ostatních uzlů a jiných podatelen a předávání na uzly a jiné podatelny.

Tisk jmenného a věcného rejstříku, potřebných seznamů, sestav.

Funkce výpravny Fyzické přebírání pošty k odeslání ze spisových uzlů a její předání organizacím, které

zajišťují přepravu zásilek. Elektronické převzetí dokumentů ze spisových uzlů k vypravení. Roztřídění dokumentů dle přepravců a způsobu přepravy. Dávkové napojení na frankovací stroj (export obálek k ofrankování z ESS do

frankovacího stroje, následně import údajů o ofrankování do ESS). Tisk podacích archů. Předání přepravcům. Možnost tisku obálek, potřebných seznamů, sestav a průvodních dokladů nutných k

odeslání. Předávání zásilek na výpravnu se děje obdobně, jako při předávání mezi podatelnou a

uzly nebo uzly navzájem.

Funkce spisového uzlu Příjem dokumentů z podatelny, jiných uzlů nebo od jiných osob. Zakládání vlastních dokumentů. Zakládání doručených dokumentů. Zatřídění dokumentu – stanovení spisového znaku. Zakládání spisů v působnosti uzlu a jejich správa. Číslo spisu se odvozuje od iniciačního dokumentu. Při vytváření spisu je

kontrolováno, že dané číslo doposud neexistuje jako spis. Použitím volby „Odpověď“ dojde k vytvoření nového záznamu – odpovědi na

doručený dokument v podacím deníku. Při jeho ukládání dochází k vytvoření spisu a tento dokument je automaticky doplněn do spisu za iniciační dokument na druhou pozici. Je mu přiděleno spisové číslo – jednací číslo spisu doplněné o pořadí ve sběrném archu.

Pokud je vytvářena odpověď na dokument již zařazený ve spisu, je odpověď automaticky do tohoto spisu zařazena na první volnou pozici ve sběrném archu. Dokument vložený do spisu má nastaven stav “Vloženo do spisu“.

Dokumenty vložené do spisu lze ze spisu vyjmout. Lze vyjmout celý obsah spisu a přesunout do jiného spisu s tím, že původní spis

zůstane prázdný a je považován za vyřízený. Spisy je možno vytvářet a spravovat pouze v rozsahu dokumentů ve vlastnictví

pracovního místa (uzlu). Dokument, který vyřizuje daný spis, nese označení „Vyřizující“.

Doplnění a upřesnění údajů dokumentu (jednací číslo, směrování vyřízení na pracovní místo nebo skupinu adresátů, termín vyřízení).

Workflow v ESS je realizováno předáváním dokumentů a jejich kopií, spisů, kartonů a obálek mezi spisovými uzly a pracovními místy. Předávání lze uskutečnit jednotlivě nebo v dávkách.

Předávání dokumentů k vyřízení jednotlivým pracovním místům. Standardní předání mezi uzly znamená, že se přesouvají zásilky (fyzické) z uzlu na

uzel včetně předávacích protokolů. Na uzlu se zobrazí seznam dokumentů na přijímající uzel. Obsluha vytiskne seznam dokumentů a dojde k podpisu – převzetí přebírajícím uzlem. Obsluha přijímajícího uzlu zadá volbu „Převzít“ a všechny

dokumenty se přesunou do vlastnictví druhého uzlu. Jako potvrzení předání slouží podepsaný seznam předávaných dokumentů.

Dokumenty lze předávat i „Přímo“. V tomto případě dochází k přímému předání mezi odesilatelem a adresátem. Potvrzení převzetí vzniká v okamžiku „Převzetí“ adresátem.

Předání dokumentu k vyřízení od správce uzlu. V případě potřeby je umožněn převod dokumentů a spisů mezi uživateli (změna

vlastníka dokumentu) nebo uzly. Vyřízené dokumenty lze hromadně předávat do spisovny.

Vyřízení může proběhnout i bez předání pracovnímu místu, s tím, že veškeré operace provede správce uzlu (vyřízení v zastoupení) a vyřízení zajistí mimo systém.

Zápis do podacího deníku o způsobu a datu vyřízení. Storno dokumentu, obnova stornovaného dokumentu. Přerušení vyřizování, obnova

dokumentu po přerušení. Přijetí dokumentů určených k odeslání, vytištění dokumentů, navedení do deníku. Předávání dokumentů na výpravnu/jiné podatelny a jiné uzly. Tisk protokolu o

předání. Import adres z jiných systémů při vypravení dokumentu. Tisk obálek, potřebných seznamů, sestav. Hromadná korespondence přes šablony MS

Word. Tisk karty dokumentu. Příprava seznamů návrhů na skartaci. Výběr dokumentů k uložení do spisovny/archivu. Předání dokumentů do spisovny/archivu. Možnost definovat si pro svůj uzel skupiny opakujících se adresátů (příjemců) pošty.

Při vypravení dokumentu pak lze vybrat příslušnou skupinu (a z ní nakonec převzít třeba jen část) adresátů a tuto vložit jako příjemce daného dokumentu, což velmi urychlí vlastní vypravení.

Funkce spisovny Příjem dokumentů z uzlů. Ukládání dokumentů na spisovně. Příprava seznamů návrhů na archivaci/skartaci. Zapůjčování dokumentů.

Funkce elektronické výpravny (E-maily) Uživatel si zobrazí všechny zprávy, které jsou v poštovním klientovi ve složce

Doručená pošta. Uživatel označuje zprávy, které si přeje převést do spisové služby. Najednou lze přebírat pouze zprávy od jednoho původce. Pokyn k převzetí elektronické pošty vyvolá okno Podacího deníku a umožní doplnit

potřebné údaje, které nelze převzít z mailu. Původní zprávy jsou uloženy jako elektronické přílohy. Při uložení je možno automaticky nechat odeslat zprávu o přijetí do spisové služby,

včetně evidenčního čísla dokumentu. (Forma automatické zprávy se dopředu definuje v nastavení elektronické podatelny.)

Při vytváření elektronické odpovědi zvolí uživatel odeslání kopie e-mailu na e- podatelnu, kde obsluha postupuje jako u doručeného e-mailu.

Datové schránky Napojení k datovým schránkám je přístupné přímo v podacím deníku. Lze se připojit

jménem a heslem nebo pomocí certifikátu. Datové zprávy se zobrazují ve dvou složkách: Přijaté a Odeslané. Po připojení jsou zobrazeny přijaté datové zprávy, přičemž nepřečtené jsou zobrazeny

tučným písmem. Lze si zobrazit jak detail, tak i přílohy. Vybrané přílohy lze uložit. Přijatou zprávu lze jedním stiskem tlačítka vložit do deníku, přičemž se do příloh

podacího deníku založí samostatně přílohy a ještě navíc celá datová zpráva ve standardním formátu *.zfo tak, jak byla přijata.

Pro vytvoření nové datové zprávy se spustí průvodce, kde se vybere z podacího deníku dokument s přílohami, vybere se příjemce, označí se zatržítkem přílohy, které budou odeslány, a poté se datová zpráva odešle. U dokumentu v podacím deníku jsou zpětně uloženy informace o odeslání přes datovou schránku.

Doručenky datových zpráv lze prohlížet nebo uložit k příslušnému dokumentu v podacím deníku.

Skartační řízení Do skartačního řízení se zahrnují všechny dokumenty, u nichž uplynula skartační

lhůta. Skartační lhůty nelze krátit. Skartační lhůta může být prodloužena. Pro práci skartační komise lze vytisknout návrhy na skartaci v potřebném členění. Dokumenty schválené ke skartaci lze hromadně označovat jako skartované.

Standardní tiskové výstupy ESS Podací arch České pošty, Předávací protokoly mezi uzly – číslované a lze je kdykoliv znovu zobrazit, Předávací protokol do spisovny, Obálka spisu, Sběrný arch – souhrn všech dokumentů doručených k jedné věci a vedených k témuž

číslu jednacímu, Podací deník, Karta dokumentu, Tisk spisového a skartačního registru, Tisk seznamu uzlů, Jmenný rejstřík, Věcný rejstřík, Skartační návrh, Přílohy ke skartačnímu návrhu – seznamy dokumentů ke skartačnímu řízení, Návrh na odevzdání archiválií do archivu, Přílohy k návrhu na odevzdání archiválií do archivu, Protokol o ztrátě dokumentu, Tisk obálek, tisk obálek pomocí šablony v MS Word jako hromadná korespondence.

Různé formáty tisku obálek včetně obálek s doručenkou. Tisk vybraných obálek v dávkách podle zadaných kritérií.

Při tisku rozsáhlých sestav lze s výhodou využít tisk do souboru pdf (vhodné zejména pro rozsáhlé tisky, např. požadavek legislativy na tisk podacího deníku a jeho uložení pro dlouhodobou archivaci).

Nabídka další funkcionality

Archivace a verzování dokumentů Pokud je v ESS zobrazen uložený dokument a provede se v něm změna, při jeho

uložení do dokumentového úložiště si obsluha zvolí, zda chce uložit novou verzi dokumentu nebo změnit stávající dokument.

S uloženými verzemi dokumentů lze nadále pracovat, lze je upravovat, exportovat apod.

Dokumenty lze archivovat.

Dávkové zpracování vstupů a výstupů z ESS ESS přebírá v dávkách adresy ze studijního systému a provádí vypravení dopisů na

tyto adresy formou hromadné korespondence MS Word ESS přebírá adresy definované na spisových uzlech a provádí vypravení dopisů na

tyto adresy formou hromadné korespondence MS Word ESS komunikuje s frankovacími stroji; v dávkách posílá údaje o obálkách do

frankovacího stroje, zpět přijímá informace o ofrankování a zapisuje je k příslušným dokumentům

Veškeré pohyby s dokumenty v podacím deníku lze provádět hromadně pro vybrané dokumenty

Dávkový tisk obálek dle kritérií výběru (např. tisk všech obálek vystavených dnes)

Integrace s kancelářskými balíky Pokud je dokument vypraven na více adres, lze tyto obálky dávkově exportovat a

vytisknout pomocí šablony v MS Word jako hromadnou korespondenci ESS umožňuje exportovat data do běžných formátů (MS Excel, MS Word, HTML,

XML, TXT aj.) ESS podporuje přímé vkládání dokumentu do ESS.

Seznam dodávaných programových úloh spisové služby ESS

Systém spisové služby bude dodán v tom tvaru a rozsahu, v jakém je implementován na Ostravské univerzitě v Ostravě a na Masarykově univerzitě v Brně, což konkrétně obsahuje:

1. Spustitelné úlohy (jednotlivé položky menu):Spisová službaPodací deník

Přehled dokumentůJmenný rejstříkVěcný rejstříkSkartační řízeníSkartační řízení – kartonyPředání do spisovnyObálkyPřehled vyřazených dokumentůPřehled vyřazených kartonůPřehled dokumentů pro administrátora

Číselníky

Spisový a skartační plánUzlyVěcZpůsob vyřízeníJednací číslaŘada dokladůKartonyKategorie dokumentůZpůsoby doručeníStruktury spisové službyMísto podání

2. Tiskové sestavy:

Spisový a skartační plánUzlyŠtítky kartonůPředávací protokolPodací deníkJmenný rejstříkVěcný rejstříkSkartační návrh, Návrh na odevzdání archiváliíProtokol o převodu dokumentů do spisovnyDoručená poštaOdeslaná poštaVlastní poštaVyřízená pošta

Příloha č. 2 ke smlouvě o dílo mezi Univerzitou Palackého v Olomouci a MAGION system,a.s.

Garance servisních zásahů

Garance Kritické vady Méně závažné vady

Vady neohrožujícífunkčnost

Poskytnutí informace zadavateli, jakým způsobem bude dodavatelzávadu řešit.

4 hod 8 hod 12 hod

Zprovoznění systému alespoň náhradním způsobem pro zajištění jeho základních funkcí (tj. neúplné odstranění závady)

8 hod 12 hod 24 hod

Úplné odstranění závady (tj. dosažení stavu, ve kterém byl systém před závadou).

12 hod 96 hod 336 hod

Příloha č. 3 ke smlouvě o dílo mezi Univerzitou Palackého v Olomouci a MAGION system,a.s.

Harmonogram realizace

1. Etapa Začátek KonecImplementační práce (instalace programů, implementace spisového a skartačního plánu, nastavení číselníků, kontroly, oprávnění)

ihned po podpisu

30. 11. 2010

Školení uživatelů úvodní prezentace pro všechny budoucí uživatele,

co je ESS, proč se zavádí,… předvedení konkrétní práce s ESS po skupinách

uživatelů zaškolení administrátorů školení uživatelů na vybraných pracovištích

1. 11. 2010 30. 11. 2010

Zkušební provoz na vybraných pracovištích přehledy číselníky tiskové sestavy běžné činnosti v Podacím deníku

1. 11. 2010 30. 11. 2010

Náběh na ostrý provoz na vybraných pracovištích postupně

1. 12. 2010

Ukončení etapy 6. 12. 2010

2. Etapa Začátek KonecImplementace, rozdílové školení a zprovoznění dalších úloh

napojení na hromadnou korespondenci převod do spisovny skartační řízení napojení na ISDS napojení na sfw frankovacího stroje

10. 1. 2011 29. 4. 2011

Zkušební provoz na další skupině pracovištích školení přehledy číselníky tiskové sestavy činnosti v Podacím deníku

10. 1. 2011 28. 2. 2011

Zkušební provoz na nových uzlech 10. 1. 2011 28. 2. 2011Náběh na ostrý provoz pro další pracoviště postupně 1. 3. 2011Ukončení etapy 30. 4. 2011

3. Etapa Začátek KonecImplementace, rozdílové školení a zprovoznění 2. 5. 2011 31. 11. 2011

zbývajících částí úloh analýza rozsahu dat stávající Spisové služby migrace dat stávající Spisové služby do ESS napojení na okolní agendy práce s kancelářskými balíky elektronická podatelna (kontrola/tvorba

digitálních podpisů razítek)Zkušební provoz na zbývajících pracovištích

školení přehledy číselníky tiskové sestavy činnosti v Podacím deníku

2. 5. 2011 30. 6. 2011

Zkušební provoz na nových uzlech 2. 5. 2011 30. 6. 2011Náběh na ostrý provoz pro zbývající pracoviště postupně 1. 7. 2011Ukončení etapy 31. 11. 2011