Fattori chiave per la fatturazione elettronica e dematerializzazione di documenti

Simone Angelica WolfObjectif Lune Italy

Programma

• Chi siamo• Situazione attuale di fatturazione• L'approccio smart alla fatturazione elettronica • Demo• Q&A

Chi siamo

OBJECTIF LUNE • Numero 1 al mondo per installazioni e nuovi clienti annuali

• Comprovata tecnologia con 20 anni di esperienza

CANADA

STATI UNITI

REGNO UNITO

SVEZIA

PAESI BASSI

FRANCIA

ITALIA

GERMANIA

MEDIO ORIENTE

GIAPPONE

MALAYSIA

SUDAFRICA

AUSTRALIA

BRASILE

SINGAPORE

Chi siamo

• Il software più installato del nostro settore (si evita il rischio di essere i primi utilizzatori)

• La tecnologia di livello aziendale sviluppata su misura per le aziende di medie dimensioni

• Un'implementazione rapida ad un costo significativamente inferiore alla media

• Azienda globale con uffici sparsi in tutto il mondo per fornire assistenza e manutenzione locale

• Facile da usare, permette di mantenere il controllo dei processi e dei documenti

OBJECTIF LUNE

Processo dell'ordine- Automazione ordini di vendita- Prova della consegna mobile

CICLO DALL'ORDINE AL PAGAMENTO

CICLO DALL'ORDINE ALL'INCASSO

Contabilità Elaborazione fatture

Contabilità clienti- Automazione fatture- Ottimizzazione posta

in uscita- Preferenze di consegna- Conformità EDI

Acquisti- Conformità EDI

SUPPLY CHAIN

FORNITORI AZIENDA CLIENTI

Situazione attuale

• Vengono utilizzati processi cartacei manuali• Ogni fattura viene scansionata• I dati vengono inseriti a mano oppure viene utilizzata la tecnologia OCR• Le fatture elettroniche vengono stampate per essere elaborate

Situazione attuale

16

20

• per fattura

• fatture al giorno

• giorni per l'elaborazione

Elaborazione contabilità fornitori manuale:• costosa• inefficiente• crea problemi di conformità• può incidere sull'affidabilità

creditizia

$17

Situazione attuale

REQUISITI DEI CLIENTI

• Aumentare la velocità di elaborazione• Aumentare la precisione• Ridurre i costi• Avvalersi degli sconti per pagamenti

anticipati

Quindi quali sono le opzioni?

Opzione 1

PROCESSI BASATI SUL CARTACEOPersino quando un fornitore invia una fattura via e-mail, occorre stamparla per poterla elaborare.

Difficoltà• Le fatture vengono archiviate in

maniera errata, vengono smarrite o danneggiate.

• Le fatture devono essere abbinate fisicamente agli ordini di acquisto e ai documenti di trasporto, un processo manuale che porta via tanto tempo e comporta ritardi nei pagamenti.

• Gli errori causano pagamenti in eccesso.

• Le relazioni con i propri fornitori si logorano.

Opzione 2

SCANSIONE PER ECML'utilizzo di scanner e sistemi ECM aiuta ad accelerare il processo, ma si affida comunque a processi manuali.

Difficoltà• La schedatura manuale è soggetta a

errori.• L'utilizzo di OCR crea errori di

schedatura.• La scansione di produzione è

costosa.• L'acquisizione anticipata è

complessa e costosa.• L'abbinamento a tre è eseguito a

mano e porta via tanto tempo.• Rimane comunque un processo

abbastanza manuale che non può essere preciso al 100%.

Opzione 3

Difficoltà• EDI non può essere usato in tutte

le occasioni.• Alcuni fornitori possono solo

inviare documenti cartacei o e-mail.

• Persino quando si utilizza EDI, le imprese finiscono con il dover elaborare il cartaceo a mano.

EDIPersino quando l'attività di un'impresa usa EDI, non elimina completamente il cartaceo.

AZIENDA

FORNITORE 1

FORNITORE 2

L'APPROCCIO SMARTALLA FATTURAZIONE ELETTRONICAProponiamo una soluzione che si avvale di un'armonizzazione di tecnologie

Processo attuale

La fattura è abbinata

al documento di trasporto

I dati sono inseriti a mano o tramite

OCRRicezione fattura Scansionata

ArchiviataEmissione ordine di

pagamento

Con una soluzione di OL

Emissione ordine di pagamento

Abbinamento automatizzato

Comunicazione

Acquisiamo le fatture PRIMA che vengano

stampate, senza scansioni o OCR.

Estrazione dei dati

Pubblicazione su ECMquando necessario

Acquisizione

CAPACITÀ PRINCIPALI

• Acquisizione delle fatture PRIMA che vengano stampate.

• Gestione manuale necessaria soltanto per le eccezioni.

• Adattamento ai sistemi e processi pre-esistenti.

NESSUNAmodifica

VANTAGGI PRINCIPALI

• Velocizzazione del ciclo acquisto-pagamento.• Eliminazione/riduzione delle scansioni e dei

processi manuali.• Automatizzazione dei processi.• Aumento della precisione dei dati.• Prevenzione di frodi e raggiri.

VANTAGGI PRINCIPALI

PER I VOSTRI CLIENTI

by Nirmalya Kumar, Prof. London School of Business

• Il software più installato del nostro settore.• La tecnologia di livello aziendale sviluppata su

misura per le aziende medio-piccole.• Azienda globale che fornisce assistenza locale.• Un'implementazione rapida che non supera i

limiti del budget.• Facile da usare, permette di mantenere il

controllo dei processi e dei documenti.

DIFFERENZIATORI PRINCIPALI

Simone Angelica WolfDirector OL Italy

e: wolfs@it.objectiflune.comt: 0522 – 511 301w: objectiflune.com/it

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