RAUHALLISESTI NAATISKELLEN PAREMPAA______________________________________________

KLUBITYÖ 2011

BENCHMARKING KLUBI HELSINKI 4

Honko Eila | Leskinen Matti | Meurman Markus | Pesonen HerkkoHalonen Anri | Kaikkonen Teuvo | Krekola Leena

________________________________________________________________________________1

BM Klubi Helsinki 4

RAUHALLISESTI NAATISKELLEN PAREMPAA______________________________________________

Sisällys

Johdanto................................................................................................................................................3

BM Klubi Helsinki 4 klubitoiminta vuosina 1998- 2010.....................................................................3

Aikaisemmat klubityöt.........................................................................................................................3

Taustaa työlle, prosessimainen toimintatapa........................................................................................4

Mitä se SLOW on?...............................................................................................................................4

Työn rajaaminen...................................................................................................................................6

Testaus ............................................................................................................................................7

Väittämät..............................................................................................................................................9

Benchmarkkaus....................................................................................................................................9

Lopputulos............................................................................................................................................9

Arviointi työn onnistumisesta ja jatkotoimenpiteet..............................................................................9

LIITE: SlowHow-työkalu

________________________________________________________________________________2

BM Klubi Helsinki 4

Johdanto

Lähtökohta oli se, että alkoi harmittaa työelämän Fast-ajattelu – aina vaan nopeammin ja huonommin - sen tilalle harkittiin SLOW-ajattelua

Työmme tavoitteena on ollut tehdä työkalu, jolla yksilö tai organisaatio voi tutkia, sopii-ko SLOW heidän toimintaansa, ovatko jotkin piirteet SLOWsta jo käytössä ja voisiko SLOW-ajattelua vielä lisätä toimintaan.

BM Klubi Helsinki 4 klubitoiminta vuosina 1998- 2010

Klubin toiminta alkoi Laatukeskuksen BM- klubien starttipäivästä 17.11.1998.

Klubiin on kuulunut monia aktiivisia kehittäjiä vuosien varrella. Tällä hetkellä klubin toiminassa ovat mukana:

Halonen Anri, Finpro ryHonko Eila, TikkurilaKaikkonen Teuvo, Business Excellence FinlandKrekola Leena, HM&V Research OyLeskinen Matti, SavioMeurman Markus, LaatukeskusPesonen Herkko, Mactive Oy

Klubi on kokoontunut säännöllisesti kerran kuukaudessa.

Aikaisemmat klubityöt

2001: Prosessien kehittämismalli ja BSC, klubien paras2002: Tulevaisuusprosessi toiminnan ohjauksessa, jäi kesken2003: Prosessimittarien kehittämismalli, klubien paras2005: Helmenkalastusta oppimisverkostoissa2006: MuutoksenHallintaPeli, klubien paras2007: Eläimellistä menoa verkossa, syyhyttä saunaan2009: Lohtua kiireestä kärsiville2010: Vastuuta vai vastuutta? Mihin yksilönä voin vaikuttaa? Testaa yhteiskuntavastuusi!

Kaikki klubityöt ovat ladattavissa blogistamme osoitteessa http://bmhki4,blogspot.com

Taustaa työlle, prosessimainen toimintatapa

Klubin työskentelystä on muodostunut selkeä prosessimalli, jota noudatimme myös tänä vuonna. Prosessimallin kuvaus:

Bm-klubi Hki 4 prosessimalli

1.Aihe-jäsenten

tarpeista lähtien

2. Ihanneprosessi

-jäsenten kokemuksia

yhdistäen

3. BM-kohteet-valinta

-kysymykset-käynti-raportti

4.Prosessin tarkistus

-BM-raporttien perusteella

5.Klubityön raportointi

-laadinta.-esittely

a)klubipäivässäb)kotisivulla

6.Esittely organisaatiolle

-seminaari-menettelyjen

tarkistus

7.Soveltaminen-omissa

organisaatioissa-muualla

8.Ylläpito-palautteen perusteella

A

A

Tämä työ on vaatinut paljon keskustelua ja pohtimista SLOW -ilmiön selventämiseksi. Tietoa asiasta on paljon saatavilla, mutta selkeän kuvan saaminen muodostui haastavaksi osatekijöiden mittavan määrän takia.

Mitä se SLOW on?

Tutustuessamme SLOW -ajatteluun törmäsimme useisiin erilaisiin määritelmiin. Tietyt asiat tuntuivat kuitenkin toistuvan useammin. Näitä olivat hosumisen ja kiireen poistaminen, asioiden kerralla hyvin tekeminen, tekemisestä nautiskeleminen, oleelliseen keskittyminen, rauhassa tekeminen, hyvä suunnittelu, ajan kunnioitus, kuuntelu, keskustelu sekä vastuullisuus ja eettisyys.

Alla muutamia käytännön esimerkkejä siitä, mitä SLOW voi olla:

Ruokaillessa SLOW näkyy esimerkiksi ruoan kunnioituksena, hitaana valmistamisena, raaka-aineiden valikoimisena ja sopivan määrän tekemisenä. Ruokaa ei heitetä pois ja sitä syödään maistellen, kommentoiden ja nauttien – mielellään hyvässä seurassa. Vastakohtana tälle on ns. FAST ajattelu, eli ruoan syöminen ”tankaten”.

Matkustamisessa SLOW:ta voi olla vaikka matkojen harkitsemista, lähiseutuihin ja kotimaahan tutustumista, hitaampia kulkuneuvoja valitseva (laiva, juna, bussi), ympärilleen katselua. Vastakohtana olisi mahdollisimman nopea matkustaminen kohdemaahan, siellä hetken viipyminen ja sitten mahdollisimman nopea paluu.

Työtä tehdessä (oli kyse sitten kotityöstä tai työelämästä) työtä voi tehdä harkiten, omalla nopeudella ja omalla tavalla, suunnitellen, keskeyttäen ja jatkaen, oivaltaen parempia tapoja tehdä ja muilta kysyen. Esimerkiksi omassa remppatyössä vain tekijä itse tietää miten hyvin työ tuli tehtyä – esim. ikkunan pokien maalaus jotka menevät peitelautojen peittoon - miten hyvin ne maalattiin ja miten hyvin tuli tehtyä, vain tekijä tietää sen ja voi nauttia hyvin tehdystä työstä.

Työelämässä löytyy aina joku viisaampi. Työt ja aikataulu annetaan käskettynä. Omalla tavalla ja ripeydellä tekemistä ei välttämättä arvosteta. Riittää kun tekee riittävän hyvin, kunhan pääasiallisiin tavoitteisiin päästään (esim. raportti: ei sen tarvitse olla hyvän näköinen, riittää, kun siinä on pari keskeistä asiaa).

Kaiken kaikkiaan SLOW on hidasta, nautiskelevaa, omalla nopeudella etenevää, havainnoivaa, oppivaa, harkitsevaa ja hyvä tai erinomaisen lopputuloksen saavuttavaa. Vastapainona ns. FAST on nopeaa, tehokasta, lopputulokseen keskittyvää ja pelkistettyä.

Pohdittaessa SLOW -ilmiön määritelmiä todettiin, että ilmiöllä on selkeä yhteys hyvän johtamisen kriteereihin. Päädyttiin siihen, että SLOW ja siitä saatava hyöty ovat selvittämisen arvoisia.

Missä SLOW –ajattelua voi toteuttaa?

Alla esimerkkejä SLOW -ajattelun toteuttamisesta eri kokoisissa ympyröissä aina omasta toiminnasta valtakunnan tasolle asti:

Itse, omassa toiminnassa• autolla ajo• ruoan laitto, syöminen• omassa työhuoneessa• ikkunan pokien maalaamisessa

Perhepiirissä• matkustaminen• illanvietto yhdessä• lätkämatsiin

Taloyhtiössä, asumisyhteisössä• talkoot, talkoiden jälkeinen tarjoilu• asunto-osakeyhtiön kokoukset• tervehtiminen, small talk• kaupassakäynti

Työpaikalla, oma tiimi, ryhmä• keskustelut visiosta, tavoitteista• työtavat, säännöt• työajan ulkopuolella tapaaminen

Työpaikalla, yhtiötasolla• kokoukset, viikkopalaverit• visioiden ja arvojen ymmärtäminen• hyvinvointiin liittyvät kysymykset• kiire, tekemättömät työt, onko aikaa suunnitella ja toteuttaa

Toimialalla (esim. IT-ala)• kilpailun voittaminen SLOW -ajatuksilla• kiireen poistaminen, ajan arvostaminen• tehdään hyvin, ei nopeasti, alan nosto

Valtion (Suomen) tasolla• keskitytään oleelliseen (esim. tulot miinus menot = velkaa)• tehdään suunnitelma ja toteutetaan se

• hyvän olon aikaansaaminen halukkaille, yhteisöllisyys

Työn rajaaminen

Tutustuttuamme SLOW:n eri osa-alueisiin totesimme, että kaikilla oli yhteisiä piirteitä. Pyrimme hahmottamaan mitä SLOW on ja määritimme sille seuraavat tunnuspiirteet:

• Eettisyys, vastuullisuus ja kestävä kehitys• Myönteisyys, toisen arvostaminen ja kunnioittaminen• Ei ole laiskuutta, vaan tehdään asiat mahdollisimman hyvin• Keskittyminen perustehtävän kannalta älykkääseen ja järkevään tapaan toimia• Työn / tehtävän arvostaminen, hyvä suunnittelu• Hyvä rakenne ja organisointi, yhteisesti sovitut pelisäännöt• Onnistuneet kokemukset• Riittävästi kuuntelua ja vuorovaikutusta• Avoimuus, hyvä johtaminen, selkeys• Terve hitaus kunniaan; annetaan enemmän aikaa ajattelulle ja palautumiselle

Investors in People (IIP) on kansainvälinen standardi ja johtamisen kehittämismalli, jonka tarkoituksena on auttaa organisaatioita saavuttamaan tavoitteensa ja menestymään. IIP- sertifikaatti on merkki hyvästä johtamisesta ja siitä, että henkilöstöä kuunnellaan ja heihin panostetaan.

Vertasimme yllä lueteltuja SLOW -ajattelun tunnuspiirteitä Investors in People -standardin arviointikohtiin selvittääksemme, tukeeko SLOW hyvää johtamista. Alla listattuna tunnuspiirteet siinä järjestyksessä, kuinka hyvin ne tulivat esiin Investors in People -standardissa.

23 osumaa - onnistuneet kokemukset20 osumaa - avoimuus, hyvä johtaminen, selkeys19 osumaa - työn/tehtävän arvostaminen, hyvä suunnittelu16 osumaa - riittävästi kuuntelua ja vuorovaikutusta16 osumaa - myönteisyys, toisen arvostaminen ja kunnioittaminen10 osumaa - keskittyminen perustehtävän kannalta älykkääseen tapaan toimia8 osumaa - hyvä rakenne ja organisointi, yhteisesti sovitut pelisäännöt3 osumaa - ei ole laiskuutta, vaan tehdään asiat mahdollisimman hyvin3 osumaa - terve hitaus kunniaan, annetaan enemmän aikaa ajattelulle ja palautumiselle 2 osumaa - eettisyys, vastuullisuus ja kestävä kehitys

Näistä muodostettiin kysymyssarja, joka päätettiin testata.

Testaus

Ohessa yhteenveto 10 testistä. Vajaa puolet vastaajista otti kantaa vain sarakkeeseen ”high” (kuvastaa eniten SLOW toimintaa). Tuloksia analysoitaessa tulee esiin suuria painotuseroja, joista fiilispohjalla löytyi kolme ”segmenttiä” – Businesshenkiset, teknologiafriikit ja humanistit. Joukko on vielä liian pieni kunnolliseen analysointiin. Testaus on herättänyt pääosin positiivista uteliaisuutta. Suurin osa on tehty etätyönä ilman haastattelua. Noin puolessa tapauksista on käyty lyhyt alustus ”silmästä

silmään” , jolloin on hieman avattu taustoja. Pari vastauksista on ”lonkalta laukaistuja”.

Esimerkkejä yksittäisistä vastauksista:

8. Slow ei ole laiskuutta, vaan tehdään asiat mahdollisimman hyvin, huolellisesti: Tämä on kommentti, jonka merkitystä tai tasoa en osaa arvioida samalla tavoin kuin noiden muiden. Merkitys -sarakkeessa jää jokaisen vaihtoehdon kohdalla miettimään, että pitääkö ensin määritellä "merkitys suhteessa mihin" - strategiaan, henkilökohtaisiin tavoitteisiin, nykytilaan...

9. Terve hitaus kunniaan, annetaan enemmän aikaa ajattelulle ja palautumiselle: En ole henkilökohtaisesti ihan sinut tuon slow:n kanssa. Minusta on ihanaa että on säpinää ja yhteiskunta elää aamusta iltaan ja illasta aamuun. Se, että ihmisille itselleen jää enemmän vastuuta siitä kumpaan porukkaan haluaa kuulua, tekee meistä väsyneitä. Itse olen tehnyt valinnan olla aamusta iltaan durasel, mutta illasta aamuun untenmailla. Jollekin toiselle on luontevampaa toimia illasta aamuun. Sillä tavalla rattaa pyörii ja touhua riittää:). Kukaan ei kiellä meitä ottamasta aikaa ajattelulle ja palautumiselle. Ihmiset ovat siinä kovin erilaisia. Eli mikä sopii yhdelle ei sovi toiselle. Paremmat valmiudet alaisten kertoa voinnistaan esiemiehille ja esimiehille paremmat valmiudet ymmärtää erilaisuutta ja johtaa vahvuuksien kautta.

Kommentti: Mun mielestä väittämä 9: ”Terve hitaus kunniaan, annetaan enemmän aikaa ajattelulle ja palautumiselle”. Kuvaa eniten slowta, muut väittämät ovat mun mielestä asioita, jotka pitää ottaa huomioon oli toiminta slowta tai ei.___________________________________________________

8-9 kohdat rakentavatluottamusta____________________________________________________

Kauppatieteilijä ei ymmärrä 9-kohtaa__________________________________________________

Väittämät

Testauksista saatujen tulosten perusteella päätimme kiteyttää aiemmin määrittelemiämme SLOW:n tunnuspiirteitä entisestään ja muotoilla väittämiksi voidaksemme helpommin benchmarkata niitä. Uusi lista näytti tältä:

1) Keskitytään perustehtävän kannalta älykkääseen ja järkevään tapaan toimia2) Työskennellään itselle sopivalla tavalla, on aikaa harkita, tehdä asiat tarpeeksi hyvin ja palautua3) Kuunnellaan toisia, ja aitoa vuorovaikutusta on riittävästi4) Korostetaan onnistumisen kokemuksia ja opitaan epäonnistumisista5) Arvostetaan omaa ja toisten työtä6) Luotetaan yhteisiin rakenteisiin ja pelisääntöihin7) Toimitaan eettisesti ja vastuullisesti

Benchmarkkaus

Väittämiä testattiin kehittelyvaiheessa Finprossa ja kyselylomaketta Laatukeskuksessa. Lisäksi saatiin lausunnot vastaajille tarkoitetusta työkalusta Elina Hiltuselta Finprosta ja Anna Pylkkäseltä Inspironetistä.

Lopputulos

Lopputuloksena syntyi työkalu: ”RAUHALLISESTI NAATISKELLEN PAREMPAA”Työkalu on raportin liitteenä.

Arviointi työn onnistumisesta ja jatkotoimenpiteet

Laajan pyöriskelyn jälkeen tiivis kiteytys. Vaikea oli, mutta hyvä tuli.

Laivaseminaarin jälkeen tehdään tarvittaessa tarkistuksia saatujen palautteiden perusteella ja sijoitetaan työ saataville klubin blogiin.

Kuva: A Halonen 2011