skráningarþáttur gegnir — útgáfa 16
DESCRIPTION
Skráningarþáttur Gegnir — útgáfa 16. September 2006 Hildur Gunnlaugsdóttir bókasafns- og upplýsingafræðingur. Yfirlit. Skráningarumhverfið Skráningarfærsla búin til frá grunni Skráning í færslusnið Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá Að yfirfara svið / færslu Að vista færslu - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
SkráningarþátturGegnir — útgáfa 16
September 2006
Hildur Gunnlaugsdóttir
bókasafns- og upplýsingafræðingur
Yfirlit
• Skráningarumhverfið• Skráningarfærsla búin til frá grunni• Skráning í færslusnið• Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá• Að yfirfara svið / færslu • Að vista færslu• Tiltekt í færslum á eigin tölvu• Að uppfæra færslu• Að læsa færslu og leysa• Að afrita færslu• Eyða færslu af miðlara• Að búa til afsprengi• Rafræn staðsetning • Sérstafir og skipt vinnuborð• Ferill færslu• Raunumhverfi / prófunarumhverfi
Skráningarþáttur
• 16. útgáfa
• Þrenns konar viðmót (flipar)
• Valmyndastika > Viðmót
• Færsluviðmót (skráning) F2
• Eintakaviðmót F8
• Leitarviðmót F9
Vinnuregla
• Áður en hafist er handa við nýskráningu er athugað hvort ritið hafi þegar verið skráð
• Leitarmöguleikarnir Finna og Fletta eru í græna leitarflipanum (F9)
• Finna er orðaleit •Hægt er að leita samtímis að orðum í
mismunandi leitarsviðum
• Fletta er leit í stafrófsraðaðri skrá eða númeraskrá•Leitað er að fyrsta orði í leitarsviði •Leitað er í einu leitarsviði í einu•Titlar í stafrófsröð•ISBN í númeraröð
• Birta
Skráningarumhverfið
• Skráð er í viðmóti bleika skráningarflipans (F2)
• Í keyrsluumhverfi er unnið fyrir allra augummiðlari = kerfi.gegnir.is
• Í prófunarumhverfi má gera tilraunir og æfa sig miðlari = testkerfi.gegnir.is
Valmyndastika
• Skráning – felligluggi
•Stofna færslu
•Vista
•Prenta o.fl. aðgerðir
• Vinnsla – felligluggi
•Skrá færslu
•Breyta
•Sækja nafnmyndir o.fl. aðgerðir
•Aðgerðalisti vinnslugluggans opnast ef smellt er í færslu með hægri músarhnappi
Tvær aðferðir við skráningu
• Skráningarfærsla búin til frá grunni:
Skráning > Ný færsla
• Færslusnið sem hægt er að bæta inn í og sleppa úr sviðum eftir þörfum:
Skráning > Opna færslusnið (Ctrl+A)
Skráningarfærsla búin til frá grunni
• Velja úr fellivalmynd Skráning > Ný færsla
• 1) Velja format þess rits sem á að skrá
Velja úr fellivalmynd Vinnsla > Breyta formati færslu ef á þarf að halda
Skráningarfærsla búin til frá grunni
•2) Fylla út form fyrir Leader sviðið
•3) Fylla út form fyrir 008 sviðið
•Lóðstrik = | er tákn fyrir óútfylltan kóða (e. no attempt to code) (AltGr + <)
Skráningarfærsla búin til frá grunni
• 4) Form fyrir nýskráningu birtist
Vinnsla > Opna form (Ctrl + F)• Opnar svið til að vinna / breyta (einkum Leader, 008 og
007)
Bæta inn sviðum – aðferð 1
• Vinnsla Nýtt svið (velja úr lista) (F5)Velja svið úr lista og smella á Staðfesta
Bæta inn sviðum – aðferð 2
• Vinnsla Nýtt svið (autt) (F6)
Autt svið bætist í formið og skrásetjari skilgreinir sviðsnúmer og vísa
Bæta inn deilisviðum
• Að bæta deilisviðum í fyrirliggjandi svið
• Bendilinn verður að vera staddur í sviðinu
Vinnsla Nýtt deilisvið (F7)
• Skrásetjari ákvarðar deilisviðstáknið
Hjálp um marksniðið
• Vinnuborð fyrir skráningu í efri aðalglugga
• Neðri gluggi fyrir skilaboð, hjálp og vefskoðara
• Hjálp fyrir sviðið þar sem bendill er staddur birtist í neðri glugganum á skjánum ef valið er 2. Tag information
• Skráning > Vefskoðari (Ctrl+O) Hægt að skoða færsluna eins og á gegnir.is
• Skráning > Sérstafatafla (Ctrl+K)
Hjálp um marksniðið
Eyða sviði / deilisviði
• Bendillinn verður að vera staddur í því sviði / deilisviði sem á að eyða
• Vinnsla Eyða > Eyða deilisviði (Ctrl+F7)
• Vinnsla Eyða sviði (Ctrl+F5)
Vinnsla
• Felliglugginn Vinnsla (Edit) geymir flestar aðgerðir sem eru notaðar við að skrá og breyta færslu
• Aðgerðalistinn birtist á vinnuborðinu í efri glugganum ef bendill er staddur þar og hægrismellt á músina
• Vinnsla > Sjá skrásetjara sýnir feril færslu, þ.e. hvaða skrásetjarar hafa vistað færsluna og hvenær, einnig hvenær hún var flutt í Gegni ef hún á uppruna í eldri kerfum
Skráning í færslusnið
• Færslusnið er eins konar "skapalón” með fyrirfram tilgreindum sviðum sem síðan eru fyllt út eftir því sem við á
• Sameiginleg færslusnið eru aðgengileg á miðlara• Skráning > Opna færslusnið
•bokerl.mrc (ICE01)• Hentar fyrir frumskráningu erlendra bóka
•bokisl.mrc (ICE01)• Hentar fyrir frumskráningu íslenskra bóka
• Skrásetjari getur að auki búið til sitt eigið færslusnið og vistað á sinni tölvu
• Skrásetjari þarf ávallt að meta í hverju tilviki hvort tiltækt færslusnið á við efni sem verið er að skrá
Að búa til færslusnið
• Forsenda þess að búa til færslusnið er að vera með bókfræðifærslu opna sem liggja skal til grundvallar sniðinu
• Veljið Skráning Vista sem eigið færslusnið
• Skrifið nafn færslusniðsins í innsláttarreitinn
Að búa til færslusnið
• Staðfesting um að sniðið hafi verið vistað kemur upp á skjáinn
• Ef breyta þarf færslusniði er það vistað á ný með því að velja
Skráning Vista sem eigið færslusnið og skrifa sama nafn aftur
Að sækja færslusnið
• Velja Skráning Opna færslusnið (Ctrl+A)
Listi yfir tiltæk færslusnið birtist í glugganum vinstra megin
Að bæta við sviðum úr færslusniði
• Notað þegar unnið er við ófullkomna frumskráningu
• Svið sótt í færslusnið
•Vinnsla Bæta við sviðum úr færslusniði (Ctrl+E)
• Bætir einungis inn sviðum sem ekki eru fyrir í færslunni
• Ryður engu burt úr færslunni
Að eyða færslusniði
• Að eyða færslusniði á eigin tölvu
•My Computer
•C:/AL500/Catalog/Template
•Hægrismella á færslusniðið sem á að eyða
•Velja Delete
Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá
• Sækja í höfðalista (e. headings) Vinnsla Leita > Sækja í höfðalista (svið) (F3)
• Sækja í nafnmyndaskrá (e. authority files)
Vinnsla Leita > Sækja í nafnmyndaskrá (svið) (Ctrl+F3)
• Sækja deilisvið í höfðalista
Vinnsla Leita > Sækja í höfðalista (deilisvið) (F4)
•Forlög sótt á þennan hátt
Að yfirfara svið / færslu
Að yfirfara svið / færslu
• Áður en færsla er vistuð á miðlara (e. server) er rétt að láta kerfið yfirfara hana í leit að villum
• Að yfirfara sviðer framkvæmt með því að bendill er staðsettur í tilteknu sviði í markfærslu og valið Vinnsla Yfirfara svið (Ctrl+W)
• Að yfirfara færsluer framkvæmt með því að hafa færsluna opna í marksniði og valið Vinnsla Yfirfara færslu (Ctrl+U)
Að yfirfara svið (Ctrl+W)
• Athugað hvort notaðir eru gildir vísar og/eða deilisvið
• Athugað hvort nauðsynleg deilisvið (e. mandatory sub-fields) eru til staðar
• Athugað hvort endurtekin eru deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka
• Athugað hvort sviðið er í samræmi við önnur svið í færslunni
Að yfirfara færslu (Ctrl+U)
• Athugað hvort nauðsynleg svið og deilisvið eru til staðar
• Athugað hvort endurtekin eru svið og deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka
• Athugað hvort notkun vísa stangast á
• Athugað hvort verið er að bæta í höfðalista (headings list)
Að yfirfara svið / færslu
Að yfirfara svið
• Þau svið sem þarf að lagfæra eru uppljómuð ??? og gluggi með athugasemdum birtist
• Ef athugasemdir eru rauðar er skylt að lagfæra þær
• Ef athugasemdir eru grænar er um minniháttar athugasemdir að ræða og hægt að komast framhjá þeim nema ef þær eru fleiri en 40 talsins
• MARC 21 er áreiðanlegri heimild en hjálpin í kerfinu – ekki óhætt að treysta villuboðunum alfarið
Röðun sviða
• Vinnsla Raða sviðum færslu (Ctrl+M)
• Raðar flestum sviðum samkvæmt sviðsnúmerum
• Athugasemdasvið (5XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér
• Efnissvið (6XX) og aukafærslusvið (7XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér
• Svið / deilisvið án innihalds eyðast
• Við vistun raðast sviðin en æskilegt er að nota skipunina Ctrl+M
Laga færslu
• Vinnsla Laga færslu Fix document´s punctuation
• Setur greinarmerki í tiltekin svið í markfærslu
• Hvaða svið?245, 260, 300
• Þurfi greinarmerki til viðbótar setur skrásetjari þau handvirkt, t.d. 245 $h[ ]
• Þurfi greinarmerki í önnur svið setur skrásetjari þau handvirkt
Að vista færslu
Að vista færslu
Skráning Vista í eigin tölvu
• Starfsmaður getur unnið í færslu með hléum án þess að hún sé sýnileg öðrum
• Ekki geyma færslu of lengi á eigin tölvu – annar skrásetjari gæti verið búin að vista færslu fyrir sama rit á miðlarann
• Þegar færsla er vistuð í eigin tölvu fær hún staðbundið númer sem byrjar á NEW
Skráning Vista á miðlara og í eigin tölvu (Ctrl+L)
• Tilbúin færsla er vistuð á miðlara• Þar með er færslan fyrir allra augum á gegnir.is• Þar með er færslan til afnota fyrir önnur söfn
Að vista færslu
Skráning Vista á miðlara og í eigin tölvu (Ctrl+L)
• Þegar skrásetjari er að uppfæra færslu vinnur hann í færslunni á eigin tölvu en ekki beint í gagnagrunninn
• Að nýskráningu / breytingum loknum skal vista færslu á miðlara þannig að hún verði aðgengileg öllum (Ctrl+L) – jafnframt vistast eintak af henni í tölvu skrásetjarans
• Hafi færslan ekki verið yfirfarin (Ctrl+U, Ctrl+W)), sviðum raðað (Ctrl + M) og greinarmerkjum bætt í hana (Laga færslu > Fix doc. . .) gerist það við vistunina
Að vista færslu á miðlara
• Þegar færsla er vistuð á miðlara fylgir kerfið ákveðnum reglum um hvað megi vista og af hvaða skrásetjara
• Skrásetjari getur ekki breytt færslu annars skrásetjara sem er með hærri skráningarheimild
• Ef fleiri en einn skrásetjari er að vinna í sömu færslu (án þess að læsa henni) getur einungis sá sem sótti færsluna fyrst vistað breytingar á miðlara
Að vista færslu á miðlara• Svið / deilisvið færslu, sem ekkert innihalda, eyðast sjálfkrafa
þegar vistað er á miðlara
• Við vistun myndast svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu
• Við vistun myndast svið 001 sem inniheldur færslunúmer
• Við vistun myndast Own-svið = STADF
• Own-sviði er ætlað að ákvarða hvaða skrásetjarar hafa heimild til að breyta færslu
• Bókfræðifærslur fluttar úr Gegni / Greini / Gelmi• ÍB-færslur OWN = LAEST• Færslur úr Gelmi OWN = HDR• Allar aðrar færslur OWN = STADF
Færslunúmer
• Um leið og færsla er vistuð á miðlara fær hún einkvæmt færslunúmer (e. system number)
Staðbundið númer færslu
• Í hvert sinn sem skrásetjari sækir færslu á miðlara vistast eintak af henni í hans eigin tölvu undir NEW númeri
• Í hvert sinn sem skrásetjari vistar færslu á miðlara vistast einnig eintak af henni í hans eigin tölvu undir NEW númeri
• Þegar færsla er vistuð í eigin tölvu fær hún staðbundið númer sem byrjar á NEW
Að opna færslu í eigin tölvu
• Hentugt ef rekja þarf vinnuferli aftur í tímann
Skráning Opna færslu í eigin tölvu
• Í glugganum vinstra megin birtist listi með númerum staðbundinna færslna
• Valin færsla birtist í miðhólfi gluggans
• Smellt á hnappinn Opna til hægri til að opna færsluna í marksniði
Að opna færslu í eigin tölvu
Tiltekt í færslum í eigin tölvu
• Hægt er að eyða einstaka færslum með Eyða hnappinum í glugganum sem listar færslur á eigin tölvu (Skráning Opna færslu í eigin tölvu)
• Góð vinnuregla er að endurskíra allar færslur sem skrásetjari hyggst geyma í eigin tölvu
• Færslan þarf að vera opin í marksniði, veljið Skráning Endurskíra í eigin tölvu
• Þannig ætti með góðri samvisku að vera hægt að framkvæma Skráning Eyða New* færslum
Tiltekt í færslum á eigin tölvu
• Öllum New-færslum er eytt á 30 daga fresti samkvæmt stillingu í biðlara en því má breyta
• Finnið möppuna My Computer C: drif AL500 CATALOG TAB
• Velja Catalog skrána sem þá á að opnast í ritvinnsluforriti
• Finnið textann DeleteTempDocumentsInterval=30
• 30 fyrir aftan DeleteTempDocumentsInterval stendur fyrir 30 daga. Breytið því eftir því sem óskað er
Að uppfæra færslu
• Ef skrásetjari sér ástæðu til að betrumbæta skráningarfærslu þarf að sækja færsluna á miðlarann
• Þrjár leiðir við að sækja færslu á miðlara
Leitarflipi (F9) > Finna eða Fletta > Birta og ýta yfir í skráningarflipann með því að smella á hnappinn Skráning
• Notið eingöngu Fletta til að finna ISBN númer
Færslunúmer (e. system number) slegið inn í leitarglugga á færslustiku
Strikanúmer eintaks slegið eða skannað inn í leitarglugga á eintakastiku
Að læsa færslu
• Til að koma í veg fyrir að fleiri en einn skrásetjari vinni samtímis í færslu skal læsa henni tímabundið
Skráning Læsa færslu. • Meðan færsla er læst getur annar skrásetjari ekki
vistað breytingar á henni á miðlara
• Þegar annar skrásetjari ætlar að sækja færsluna á miðlarann birtast skilaboð um að færslan sé læst
Að leysa færslu
Skráning Leysa
• Að breytingu lokinni skal leysa færsluna
• Færslur leysast þó sjálfkrafa ef þær hafa verið lokaðar lengur en klukkutíma (skilgreint fyrir gagnagrunninn í heild sinni)
• Sjálfsögð tillitssemi að leysa færslur og loka þeim að lokinn skráningu / breytingu
Að vista uppfærða færslu
• Þegar breytingum og/eða viðbótum á færslu er lokið er hún vistuð aftur á miðlara
• Við vistun myndast / uppfærist svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu nýjustu breytinga á færslunni
• Notandanafn, dag- og tímasetning vistast í CAT-sviði
Að afrita færslu
• Gæta þarf sérstakrar varúðar við afritun færslna
• Færslan, sem á að afrita, er opin í marksniði
Skráning Afrita færslu (Ctrl+N)
• Færslan opnast í nýjum glugga – fyrirmyndin hverfur af skjánum
• Í titilstikunni birtist textinn "Staðbundin færsla" og NEW-númer en ekkert færslunúmer (System No)
• Eyða verður öllum sviðum sem ekki eiga heima í nýju færslunni (t.d. 001 og 008) og uppfæra önnur
• Bæta inn nýju 008 sviði
Að afrita færslu
Eyða færslu af miðlara
• Gæta þarf varfærni við að eyða færslum af miðlara
• Eingöngu hægt að eyða færslum sem ekkert eintak eða pöntun er tengt við
• Til að eyða bókfræðifærslu þarf að byrja á að eyða ADM færslu
• Hjá Landskerfi bókasafna er verið að vinna við að finna auðveldari leið til að eyða bókfræðifærslum
Eyða færslu af miðlara – frh.
• Vinnsla Eyða Eyða færslu af miðlara (Ctrl+R)
• Þá opnast gluggi með villuboðum
• Smellið á hætta við
Eyða færslu – frh.
• Tilkynning birtist nú í skilaboðaglugganum neðst á skjánum
• Ef smellt er á textann verður hnappurinn “View related" virkur
Eyða færslu – frh.
• Smellið á “View related” (eða tvísmellið á textann í skilaboðaglugganum)
• Þá opnast tilkynning um samskiptavillu, smellið á OK
• Við það opnast ADM færslan
• Eyðið henni (á sama hátt og lýst er hér að framan)
• Þá er hægt að eyða bókfræðifærslunni
• Athugið að hver bókfræðifærsla getur haft fleiri en eina ADM færslu tengda við sig. Þeim þarf þá að eyða hverri fyrir sig
Að búa til afsprengi
•Vinnsla Búa til afsprengi – greinifærsla búin til, t.d. tímaritsgrein, bókarkafli, lag á hljómplötu
•Breyta þarf formati – Vinnsla Breyta formati færslu – ef greinifærsla er fyrir tímaritsgrein (GR) eða hluta hljóðrits (MU)
•Create a new record in the authority DB . . . •Færsla fyrir höfund (100) í nafnmyndaskrá
•Heimild í nafnmyndaskrá sérskilgreind
856 – Rafræn staðsetning
• Leiðbeiningar í Handbók skrásetjara Gegnis http://hask.bok.hi.is/ og á vef Landskerfis bókasafna http://www.landskerfi.is/ > Skráningarráð > Leiðbeiningar
• Í deilisvið $4 þarf að setja punkt, annars opnast auka gluggi þegar smellt er á tengilinn – kerfið gerir villuboð á þetta en þau skal hunsa
• Skipanaleitwlc=[safnakóði] and (wur=http or wur=www)
Sérstafir og skipt vinnuborð
Skráning > Sérstafatafla (Ctrl+K) gerir kleift að sækja ýmsa stafi sem ekki eru á lyklaborði
• Sérstafataflan á einnig aðgerðarhnapp á færslustiku
Skráning > Skipta vinnuborði gerir kleift að hafa tvær færslur hlið við hlið
• Smella í gráa hlutann til að virkja hann• Sækja færslu í listann undir "Vinna með færslur" í
bleika flipanum
• Gagnlegt að hafa færslu til hliðsjónar
Ferill færslu
Vinnsla > Sjá skrásetjara
Skráning > Prenta (Ctrl+P) > Aleph Format – Aleph,Edit
000430584 040 L $$aLbs$$dFengur$$dFase III
CAT L $$aFLUTT$$c20030512$$l1703CAT L $$aHILDUGUN$$b40$$c20040302$$lICE01$$h1611CAT L $$aHILDUGUN$$b40$$c20040302$$lICE01$$h1622CAT L $$c20040331$$lICE01$$h0702CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$c20060710$$lICE01$$h1034CAT L $$aHILDUGUN$$b40$$c20060830$$lICE01$$h1220
Raunumhverfi / prófunarumhverfi
• Stjórnunarþáttur / kerfisstjórnun
•Að skipta milli raunumhverfis og prófunarumhverfis
•Leiðbeiningar – sjá http://hask.bok.hi.is/
• Miðlari = kerfi.gegnir.is
•Raunumhverfi / keyrsluumhverfi
•http://www.gegnir.is/F á vefnum
• Miðlari = testkerfi.gegnir.is
•Prófunarumhverfi / prufugrunnur
•http://wwwtestkerfi.gegnir.is/F á vefnum