Instituto Universitario Politécnico “Santiago Mariño”Extensión Caracas

Escuela (47)

SISTEMAS Y PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Christian Dos Santos C.I. 21.014.983

Caracas 08 de Julio de 2016

TEMARIO

¿Qué es un Sistema?

¿Cuál es la función de los Sistemas?

¿Qué es un Procedimiento?

¿Qué es un Manual Administrativo?

¿Cuál es la necesidad de los Manuales en las empresas?

¿Cuál es la estructura de los Manuales?

¿Por qué los Manuales son un instrumento de comunicación en las empresas?

¿Cuál es la Importancia de los Manuales en las empresas en el área de Sistemas de Información?

¿QUE ES UN SISTEMA?

Es un conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre si, formando una actividad para alcanzar un objetivo. Pueden operar en armonía o con un mismo propósito, y puede ser real o ideal.

Es la combinación de componentes que actúan entre si, para lograr un objetivo, los sistemas reciben entradas de datos y proveen salida de información, lo que permite crear una interacción entre las partes que lo conforman, y creando de forma proporcional al conjunto, una identidad propia.

¿CUAL ES LA FUNCION DE LOS SISTEMAS? Transformar los elementos de entrada en flujos de salida, a través de

la interacción de los elementos.

Apoyar en la influencia del medio ambiente en el sistema, brindando elementos necesarios para el funcionamiento del mismo.

Mantener en buen funcionamiento las partes que lo conforman, para que no se pierda la relación entre ellas y que cada una cumpla con su objetivo.

Adaptarse, el sistema debe tener la capacidad de llevar a cabo cambios en el, de acuerdo a los cambios que se lleven a cabo en el medio ambiente.

Coordinar las actividades de los subsistemas, componentes y elementos del sistema, para mantener un orden u organización dentro del mismo.

¿QUE ES UN PROCEDIMIENTO?

Un procedimiento es un conjunto de pasos establecidos y organizados que siguen una serie de normas para lograr un objetivo final, Los procedimientos se crearon con el propósito de facilitar o enseñar la forma mas optima para lograr la eficiencia de los procesos o tareas a ejecutar.

Es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.

¿QUE ES UN MANUAL ADMINISTRATIVO?

Un manual administrativo es un documento escrito que concentra en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán de seguirse para cumplir los objetivos trazados.

También se puede decir que es un instrumento que contiene información sistémica sobre la historia, objetivos, política, funciones y estructuras de una organización, y que sirve como norma al personal de una organización.

¿CUAL ES LA NECESIDAD DE LOS MANUALES?

Los manuales son necesarios ya que contienen una gran cantidad de información que referente a las normas y procedimientos que deben cumplirse dentro de una organización, los mismos juegan un papel fundamental en orientar y hacer cumplir los procesos que rigen dicha institución, logrando detectar incidencias o errores con regularidad evitando duplicidad en los procesos.

Son muy importantes a la hora de ingresar nuevos trabajadores a la organización, ya que permite informar sobre todas las normas y procedimientos que existen en la misma, abarcando desde sus inicios, pasando por sus estructura organizacional e indicando los procedimientos y tareas que ejercen los departamentos que la conforman.

¿CUAL ES LA ESTRUCTURA DE LOS MANUALES?La estructura de los manuales es la siguiente:

Portada.

Presentación: Este punto se define la información que contiene el manual.

Índice

Antecedentes: En esta descripción se define una pequeña reseña histórica de la empresa.

Marco Normativo: En este punto se habla de las normas que argumentan las funciones de los trabajadores.

Objetivo de la empresa

Organigrama

Descripcion del puesto de áreas

Glosario de terminos

¿POR QUE LOS MANUALES SON INSTRUMENTO DE COMUNICACIÓN?

Los manuales administrativos son considerados instrumentos de comunicación, ya que tienen como finalidad comunicar información de naturaleza administrativa. Hace que las instrucciones sean definitivas, proporciona un arreglo rápido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los integrantes de la organización como encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que el puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la oficina como el establecimiento de las buenas relaciones con el resto de los integrantes.

Logra de forma efectiva la ejecución de los procedimientos evitando generar malos entendidos, permitiendo el aporte a la cadena de valores con el entrenamiento y capacitación de nuevos talentos.

¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LOS MANUALES EN LAS EMPRESAS DENTRO DEL AREA DE SISTEMAS DE INFORMACION?

La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organización; a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Brindan a los individuos todos los procedimientos de manera especifica sobre las plataformas implantadas dentro de la organización.