HRAEIProyecto Innovador en la

Gestión de Servicios de Salud de Alta Especialidad

DR. HEBERTO ARBOLEYA

CASANOVA

DIRECTOR GENERAL

DR. RENÉ RODRÍGUEZ CRUZ Septiembre 2014

HRAEI Ubicación

HRAEI Antecedentes

Infraestructura

Rehabilitación

54 CONSULTORIOS

• El HRAEI cuenta con una infraestructura tecnológica de 444 computadoras de escritoriosy 33 laptops todas ellas interconectadas por medio de una red local (LAN); Con accesoal sistema integral (SIGHOI), y los usuarios pueden acceder al expediente clínico,nómina, presupuesto, etc desde cualquier punto del hospital. Además de contar consalida a internet.

• Se dispone con equipos de videoconferencia: En la sala de usos múltiples, sala de juntasde dirección y el auditorio este último con capacidad de multipunto y capacidad para220 personas.

• Así mismo un consultorio de telemedicina también con capacidad de multipunto.

• Se tienen 6 kioscos donde los pacientes y sus familiares pueden reportar y/o conocer sobre los servicios del hospital.

• Se cuenta con sistemas de video vigilancia en todo el hospital.

• Se cuenta con cuatro quirófanos integrados equipados con sistema de videoconferencia en las lámparas operatorias para transmisión simultanea de procedimientos quirúrgicos

Infraestructura informática en el HRAEI

• Desarrollar un sistema informático que permita agilizar la gestión hospitalaria y

optimizar su uso, para mejorar la atención a los pacientes en todas las áreas y

servicios.

• Establecer una base de datos capaz de proporcionar un registro médico integrado de

datos asistenciales para todos los pacientes y que sea accesible para todos los

profesionales médicos y de la salud debidamente autorizados.

• Posibilidad de comunicar los datos del paciente entre todos los servicios

administrativos y clínicos del hospital.

• Soporte de todas las funciones del proveedor de asistencia sanitaria, incluyendo la

entrada de órdenes, informes de resultados, sistema informático hospitalario del

paciente, informes de procedimientos, etc., y comunicar datos individuales del

paciente.

• Proporcionar apoyo en la toma de decisiones clínica y administrativa.

• Establecer y mantener ficheros para las funciones administrativas y de gestión

hospitalaria, incluyendo aplicaciones de personal, recursos, programación, registro,

• Ayuda en la evaluación de la calidad, acreditación y requisitos reguladores.

• Apoyo a la investigación y educación.

Retos y convergencias para implantar el Sistema de Gestión

Hospitalaria

Retos y convergencias para implantar el SIGHOI

Retos para implantar el SIGHOI

El término “implantar” refleja mucho mejor el espíritu deeste proceso porque cuando se inició, más que poner enfuncionamiento un software en una computadora,entendimos que este proceso busca “insertar” al sistemaen la Organización, cambiando su forma antigua defuncionar, sus paradigmas y costumbres.

Entendiendo la implantación de un sistema de informacióncomo el proceso que tiene como fin último que ese sistemase inserte en la Organización que lo recibe, que interactúeadecuadamente con el resto de las acciones que se ejecutany con las personas que lo utilizan y que funcioneRESOLVIENDO los problemas de la Organización.

Retos para implantar el SIGHOI

Cuando el propósito entonces es “Implantar” y no solo“Implementar” obviamente el proceso es más largo ycomplejo pero su beneficio será más amplio y duradero. Eléxito se medirá por la mejora sustancial en las operacionesque dependen de ese nuevo sistema, luego de haberpasado el lapso de estabilización en su uso.

La función del sistema de información hospitalaria es la deapoyar las actividades en los niveles operativos, tácticos yestratégicos dentro del Hospital.

Fases de la implantación del SIGHOI

• Análisis de las necesidades y Situación tecnológica del HRAEI • Ingeniería de la infraestructura de red hospitalaria. • Capacitación técnica del sistema. • Socialización del proyecto. • Pruebas y puesta en marcha del sistema.• Evaluación de resultados• Redireccionar el proyecto• Nuevo estatus quo guiado por una nueva cultura institucional de la

utilidad de la tecnología en la facilitación operativa hospitalaria.

Fases de la implantación del SIGHOI

El Inicio de la implantación es a través de romper paradigmas sobre la tradición institucional de la gestión hospitalaria.

Salir de la zona de confort y dar inicio al reto del cambio para dar paso a un nuevo

status quo

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI

Los componentes del desarrollo, la implantación y la operación del SIGHOI son:· Planificar· Preparar· Adquirir· Probar· Implementar· Operar· Mantener· Evaluar el éxito· Mejorar

Final de la Obra Civil 31 de agosto del 2011

Fase 1: Verificación de lista de dotación y equipo

adaptación y desarrollo del SIGHOI

Fase 2: Capacitación del equipamiento y

sistemas informático

Fase 3: Simulacros

a. Trombocitopenia por heparina

b. Infarto Agudo al Miocardio

c. Atención materno infantil

d. Paciente en quimioterapia

PROGRAMA DE INICIO DE SERVICIOS

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI

PLANIFICARIdentificar un problema y desafío

a) Definir las necesidades de conocimiento- definir los productos de información- definir las necesidades de datos y las fuentesb) Definir el alcance del proyecto- ¿es demasiado grande?- ¿es factible?c) Comprender los sistemas de información heredados- electrónicos o nod) Realizar el análisis costo-beneficio (caso empresarial)e) Identificar los recursosf) Realizar el análisis de procesos

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI

g) Identificar a los expertos técnicos apropiadosh) Definir a los usuariosi) Definir los indicadores de éxitoj) Garantizar el compromiso de los niveles superioresk) Definir la metodología para la gestión de proyectos- todos los puntos de vista:- Institucional--técnico-usuariol) Identificar a los agentes de cambio-Integrar equipo con el CONOCIMIENTO TÉCNICOO

Enfrentar el rechazo y la resistencia al cambio:

Establecer opciones iniciales para soluciones estratégicas· Identificar las deficiencias y los puntos débiles claves enla cobertura actual, que requieren soluciones deaplicaciones

· Proporcionar la visión estratégica general del sistemas deinformación de los medios referidos, para satisfacer lasnecesidades de la institución de atención de salud

· En el caso de necesidades de alta prioridad, un conjuntopreliminar de opciones para soluciones de aplicaciones· Modificaciones a las arquitecturas emergentes deinformación

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI

PREPARAREnfrentar la crisis

a) Diseñar procesos nuevos o mejorados (si fuera necesario)b) Identificar a los líderes para direccionar el proyectoc) Definir las características funcionales requeridasd) Identificar las nuevas necesidades de capacitación (inmediatas y continuas)- personal de TI- personal de operaciones

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI

Recompensa de la implementación

La clave para el éxito en la implementación de sistemas de información de cualquier clase

es la existencia de una fuerza laboral capacitada y motivada con competencia en

la utilización de información.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI

En el HRAEI la tecnología y ladigitalización son herramientasque no sólo han facilitado laposibilidad de implementarproyectos exitosos detelemedicina, sino que hangenerado un sistema integralpara el control de todos losprocesos.

Nuevo estatus quo

Contar con un sistema informático de gestión, con una plataforma

única de informatización gerencial de los procesos de gestión

hospitalaria, de la prestación de servicios y los procesos contables.

Informatización de los procesos administrativos de ingresos y altas

de los pacientes.

PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SIGHOI

SIGHOI “EL RETO INFORMÁTICO”

• Reclutamiento

• Control de asistencia

• Nomina

• Construcción

de cubos

• Extracción de

indicadores

Pedidos

Compras

Dispensación

• Consumos

• Costos

• Recibos

• Facturas EXPEDIENTE CLÍNCIO

ATENCIÓN AL USUARIO

ATENCIÓN MÉDICA

FARMACIA

ATENCIÓN DE ENFERMERIA

Recursos Humanos

Modulo de Información

Administración Finanzas

adquisicionesy Almacén

Nuevo estatus quo

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓN

• Adecuación del expediente al

diseño normativo

• Solicitudes Informaticas de todos

los servicios direccionados a los

almacenes infomaticos

• Integración total de estudios de

laboratorio y gabinete

• Creación de agendas empatadas

con el tabulador de servicios

autorizado

• Indicaciones medicas

direccionadas a los almacenes

(farmacia, Comedor, Banco de

sangre)

Nuevo estatus quo

Formación de Recursos humanos- Realizar formación en evaluación de tecnologías sanitarias(formación pregrado y postgrado) y dentro de las organizaciones.- Potenciar el papel de las Comisiones de Evaluación de nuevas

tecnologías y potenciar su apoyo- Asegurar que la toma de decisión se realice por gestores con

continuidad y autonomía.- Favorecer la incorporación de personal calificado

Económicas- Dotación de presupuesto para la formación continuada, para elproceso de incorporación y para la adquisición de nuevastecnologías.- Potenciar la evaluación económica para ayudar a la toma dedecisiones.- Promover la creación de unidades técnicas equipadas contecnología y digitalización.- Efectuar estudios de derivaciones externas que repercutan en laimplantación de nuevas tecnologías.

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNNuevo estatus quo

Información

- Estrategias relacionadas con la gestión dela información a nivel hospitalario(sistemas de información internos quepermitan además, la comparación entreel gasto y la actividad, en los inventariostecnológicos actualizados por los centroshospitalarios.

- Estrategias relacionadas con lainformación de las guías de prácticaclínica e información que debe aportarseen los sistemas de información oficiales.

- Estrategia sobre información deusuarios/pacientes, y la necesidad deinformación sobre estudios o proyectosde investigación de interés.

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNNuevo estatus quo

Organizativos-estructuralesEvaluación de los resultados y uso de lo aprendido en el proceso

- Estrategias relacionadas con el proceso de evaluación- informes y memoria de solicitud- indicadores de seguimiento- Asesoramiento por expertos externos- Obligatoriedad de realizar la evaluación de los equipos de forma integral.- Acciones relacionadas con la organización del proceso como promover la incorporación

de nuevas tecnologías multidisciplinares y transversales con apoyo metodológico yfuncional de

- Estrategias relacionadas con la estructura del proceso, como favorecer la creación decomisiones estratégicas de introducción de tecnologías de elevado costo

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNCamino al nuevo estatus quo

Los médicos que utilizan tecnologíasde la información en los hospitales reducenla mortalidad y los costos.

El proceso de digitalización que transitanlos hospitales se convirtió en un factorimportante para la racionalizaciónde la gestión y el aumento de la competitividadde las instituciones

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNCamino al nuevo estatus quo

Los sistemas de información de gestión hospitalaria estándestinados a mejorar la calidad y la gestión de la atención clínicay gestión sanitaria del hospital en las áreas de análisis deprocesos clínicos y de costos por actividades.

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNNueva cultura institucional

La decisión de poner en marcha procesos digitales no garantiza su éxito.

Su aplicación requiere la participación de altos niveles de gerenciamiento, quese encargarán de mostrar la viabilidad financiera del proyecto en curso deejecución, así como ayudar a superar los obstáculos que pueden aparecer alargo plazo.

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNNueva cultura institucional

Mejorar la gestión hospitalaria y optimizar la capacidad resolutiva en todos losservicios a través de la informatización e integración de los procesosasistenciales y administrativos.

Fortalecer la gestión a través del liderazgo y la inversión focalizada.

Automatización e informatización de los procesos asistenciales yadministrativos a través de la implementación de una plataforma informática

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNNueva cultura institucional

GESTIÓN•Oportunidad en la disponibilidad de la H.C. y de reportes de imagenología

•Mejor uso de las horas laboradas por el recurso humano

• Fortaleciendo la gestión informatizada de la HC articulada al Sistema Integrado de Gestión Hospitalaria, mejorando la capacidad resolutiva.

• Optimizar los servicios asistenciales

• Mejora en los procesos administrativos y el control de los ingresos propios, así como del ejercicio de los recursos y la facturación con desglose detallado.

• Sistema informático gerencial asistencial y administrativo

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNNueva cultura institucional

GESTIÓN

Enfoca la atención con calidad al usuario en el proceso de atención

Ha sido posible desarrollar nuestro PROPIO SISTEMA INFORMÁTICO GERENCIAL

Plataforma que integra aspectos asistenciales y administrativos

Se garantiza su continuidad, mantenimiento, operatividad

Actualización continua de acuerdo a las necesidades que demanden los procesos propios del Hospital en continuo proceso de modernización

Ha permitido mayor involucramiento de los usuarios internos, compromiso con el equipo de gestión, focalización de la inversión en salud y monitoreo de procesos

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNEl nuevo estatus quo

GESTIÓN Habilidad para Implantar Soluciones de Bajo Costo y Alto Impacto.

Contar con un sistema informático que integre

los procesos asistenciales y

administrativos, propio y auto sostenido, sin costo adicional ni dependencia

de terceros para su sostenibilidad y mantenimiento

•Ahorro económico en recursos y económicos. Mayor productividad.

Permite definir políticas de calidad •Permite

identificar los problemas de la institución.

Satisfacción del usuario por la atención brindada

y satisfacción de necesidades y demandas

sociales.

Nivel

Hospitalario

Nivel

Administrativo

Nivel

Social

OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNEl nuevo estatus quo

Inic

io d

el p

roye

cto

Incorporación de TIC´s

Integración del ámbito administrativo

Alineación de información e infraestructuras

Imp

lem

enta

ció

n

Vinculación del proceso asistencial con el sistema de información

Integración de información e infraestructuras

Des

arro

llo

Innovación de esquema de atención médica

Nuevo modelo asistencial

Integración y Fortaleza de redes de referencia

Nuevos canales de colaboración entre profesionales e instituciones

DESARROLLO DE REDFORTALECIMIENTO DE

COMUNICACIONES

EVOLUCIÓN DE LAS TIC´S EN FAVOR DE LOS SERVICIOS

MÉDICOS

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNEL nuevo estatus quo

Evolución de la Infraestructura del proyecto Informatico del HRAEI

Integración de niveles asistenciales

Incorporación de nuevas áreas asistenciales

Visión integral corporativa institucional

Alcance integral

Semántica homogénea con codificaciones

compartidas

Seguridad: sistemas críticos y seguridad clínica

Seguridad de infraestructura

Trazabilidad de pacientes

ÉXITO EN LA IMPLEMENTACIÓNEl nuevo estatus quo

RESULTADO DE LA CONSTANCIA

“Un hombre con una idea nueva esun loco, hasta que la idea triunfa”