sistemas de revisión periódica

SISTEMA DE REVISIÓN PERIÓDICA.

Planteamiento de la situación

Con el objeto de controlar las existencias, las empresas cuentan con un almacén o lugar habilitado para guardar los stocks en espera de su consumo posterior o venta.

Las principales funciones del almacén son:

ü  Atender a los clientes de la empresa sin sufrir retrasos.

ü  Mantener el ritmo y la continuidad del proceso productivo, sin un stock excesivo que causaría a la empresa elevados costes de mantenimiento.

ü  Evitar cortes en la actividad empresarial ante demandas de los compradores o plazos de entrega de los proveedores, mantenimiento de stocks mínimos de género, por debajo de los cuales se produciría pérdida de ventas.

ü  Equilibrar y gestionar las entradas y salidas de mercancía, sabiendo en todo momento lo que se tiene, lo que hay pedido, lo que se va a pedir y las previsiones de venta.

Las empresas, mediante las técnicas de gestión y control de stocks, buscan la forma de que el stock sea óptimo, es decir, aquel que asegura el suministro normal al mismo tiempo que minimiza los costes de mantenimiento de las existencias.

La gestión de stocks es una de las actividades más importantes en cualquier empresa, ya que puede suponer una gran inversión para cualquier organización, en ocasiones mas del 50% del activo de una empresa de distribución, llegando incluso a representar mas del 90 por 100 del activo corriente.

Mantener existencias en el almacén comporta ventajas e inconvenientes.

Entre las ventajas podemos apuntar que se consigue mayor flexibilidad para atender la demanda en situaciones puntuales de mayor volumen.

Pero a la vez entre los inconvenientes no olvidaremos los costes de todo tipo que aparecen: administrativos, alquileres, impuestos, seguros, etc.

Toda buena gestión de stocks responde a una mejora en la inversión económica, reduciendo los costes operacionales y a la vez una seguridad ante imprevistos.

Las empresas tienen la necesidad de determinar el volumen adecuado de existencias que deben almacenar para satisfacer las demandas de sus clientes con el menor coste.

Para la buena gestión y control de inventarios, debe estar identificado en todo momento tanto el volumen, la ubicación y el estado de los inventarios, esto puede conseguirse con programas de software a la venta que permiten disponer de la información en tiempo real.

Como ya habíamos apuntado anteriormente en la gestión de stocks hay dos decisiones básicas:

ü Cuánto pedir

ü Cuándo pedir

Hay algunos conceptos en los que se apoya esta gestión que podríamos llamar la “previsión perfecta” y que enumeramos a continuación:

v Existencias mínimas o de seguridad imprescindibles para hacer frente a los pedidos y evitar el desabastecimiento.

v El plazo normal de entrega de los proveedores, entendido como el periodo de tiempo que los proveedores tardan en suministrar las mercancías solicitadas.

v El consumo medio de la mercancía, por día o plazo de tiempo concreto, considerando las variaciones estacionales o de temporada.

v El punto de reaprovisionamiento o momento de realización de pedidos a los proveedores. Se trata del número de unidades necesarias para cubrir la previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor más el stock de seguridad previsto. Avisa del momento en que se realiza el pedido.

v La cantidad mínima y máxima (precios de lotes) de pedido que es rentable solicitar teniendo en cuenta los costes de transporte (para pequeñas cantidades) y los de almacenaje (para las grandes).

v Relación entre la producción y la evolución de la venta, coste financiero del stock / rentabilidad / coste del stock.

v El histórico y la experiencia de la empresa, es decir, el estudio de los datos obtenidos en los años anteriores.

Entenderemos por lote económico o volumen de pedido, el nivel óptimo que la empresa determina para las dos variantes punto de pedido (cuánto pedir) y lote económico o volumen de pedido (cuándo pedir).

La previsión perfecta es posible si la demanda es constante, conocida y uniforme.

Lote económico

Las cantidades de producto llegan al almacén, salen de este y son reemplazadas, mediante la emisión de un nuevo pedido cuando el anterior alcanza un determinado nivel.

El plazo de envío es constante y predeterminado.

D = Demanda anual , consumo anual o coste medio anual en unidades

E = Coste de emisión de cada pedido

CA = Coste anual del almacenamiento en % por el precio unitario del producto

Q = Cantidad de pedido en volúmenes

Q = √ 2ED/CA.

Lote económico

Calcula la cantidad óptima de pedido que debe realizar una empresa teniendo en cuenta los siguientes datos:

-  Coste de adquisición: 15 € por pedido

-  Coste de mantenimiento: 20% al año

-  Consumo medio anual: 4.000 unidades

-  Precio unitario: 5 €

Pe = Plazo de entrega

C = Consumo diario previsto durante el plazo de entrega.

Sseg = Stock de seguridad

PP = Punto de pedido,

PP = (C x Pe) + Sseg.

Punto de Pedido Número de unidades necesarias para cubrir la previsión de ventas durante el plazo de entrega del proveedor.

En una empresa se precisan unas 750 unidades de productos diarios, de lunes a viernes.

El plazo de entrega del proveedores de 3 días.

El stock de seguridad es de 500 unidades

Calcula el punto de pedido

Inventarios

Introducción

Cualquier empresa sea cual sea su actividad, almacena distintos artículos con características muy diferentes.

Como podemos entender, no todos representan la misma rentabilidad e importancia para la empresa.

Las razones que marcan la diferencia entre artículos pueden ser muy variadas:

ü  Precio de compra

ü  Rotación del producto en un plazo concreto de tiempo

Principales métodos de gestión de stocks: clasificación ABC; número mínimo y máximo, la mayor rentabilidad

Inventarios

ü  Importancia en la imagen y notoriedad de la empresa.

ü Normalmente se trata de gestionar los stocks de todos los artículos del almacén de forma diferente. A los artículos que requieren más inversión, más atención.


Inventarios

Algunos autores parten de clasificar los artículos del almacén en tres categorías: A, B y C.

A.  Un porcentaje que representa pocas unidades físicas, pero la mayor inversión financiera.

B.  Esta categoría representa un número moderado de unidades físicas y una rentabilidad media.

C.  Aquellos artículos que representan muchas unidades físicas y poca importancia relativa con respecto a la inversión.

A este procedimiento se le denomina con el nombre de Método ABC.


Inventarios

Para su mejor comprensión pongamos un ejemplo:

Para empezar a conocer el idioma de los inventarios, iniciaremos su estudio conociendo una primera clasificación de los productos.

El origen de esta clasificación surge de la siguiente pregunta: ¿Todos los artículos que poseemos almacenados son igual de importantes?

La respuesta directa es no.

¿Cuántos artículos distintos trabaja una farmacia?

Aproximadamente unos 11.000.


Inventarios

¿Quiere decir esto que cualquier farmacia ha de gestionar y mantener stock de todos estos artículos?

Sencillamente, no es necesario.

Sería prácticamente imposible mantener stocks de todos los artículos y su gestión requería gran cantidad de personal y tiempo.

Habitualmente, con mantener stock de 1.200 artículos cubren el 95% de la demanda de sus clientes.

Este hecho se repite en cualquier tipo de negocio, unos pocos artículos son los más representativos;


Inventarios

Sin embargo, la gran mayoría tienen escaso interés económico.

Por ello, no vamos a poner el mismo empeño en gestionar esos pocos artículos francamente interesantes por su rentabilidad que en aquellos que apenas aportan valor.

Sería poco hábil pensar en un almacenamiento uniforme.

Lo lógico es saber qué productos son los que no requieren más atención.

Se dice que el problema logístico global de una empresa es la suma de los problemas logísticos de cada uno de sus productos.


Inventarios

Afirmación acertada.

Como sucede en general, no todos los productos tienen el mismo margen de contribución a la rentabilidad de la empresa.

Suele cumplirse la relación 20 – 80, es decir, tras la observación en varias empresas se dedujo que generalmente el 80% de los ingresos eran producidos por el 20% de los artículos.

Su origen se situa en 1897 en Italia, donde Vilfredo Pareto, economista, creó su famoso principio de apreciar que el 80% de la riqueza estaba en manos del 20% de la población.


Inventarios Descripción de la operativa de elaboración de la clasificación de artículos: método de la mayor rentabilidad 20/80): unidades, ventas, beneficios


Código Producto

(1)

Ventas mensuales

(2)

% Ventas (3)

% Ventas Acum. (4)

% Total Artículo (5)

Clasificación ABC (6)

01 13.437,00 45,33% 45,33% 10% A

02 8.286,00 27,95% 73,28% 20% A

03 2.828,00 9,54% 82,82% 30% B

04 1.929,00 6,51% 89,33% 40% B

05 1.255,00 4,23% 89,33% 50% B

06 763,00 2,57% 93,56% 60% C

07 550,00 1,86% 96,13% 70% C

08 412,00 1,39% 97,99% 80% C

09 106,00 0,36% 99,74% 90% C

10 98.00 0,33% 100,00% 100% C

TOTAL 29.644,00

Inventarios A) Consideraciones

Primera: nótese cómo no se cumple exactamente la regla 20 – 80, sino que el 20% de los artículos representan el 73,28% de las ventas.

La clasificación ABC es conocida también como la regla 20 – 80 pero en la realidad no tiene por qué coincidir.

Lo importante es apreciar cómo unos pocos artículos son los más representativos y los que nos aportan más ventas (unidades vendidas).


Inventarios

Segunda: ¿dónde se pone la barrera que separa a los artículos A de los B, o la que distingue un artículo B y C?

No hay reglas estándar.

Cada uno en su negocio conoce dónde situarla y es capaz de considerar hasta dónde terminan los artículos A y dónde empiezan y terminan los C.

A veces, ayuda bastante a tomar la decisión la columna (3) en la que se representa el porcentaje de cada artículo sobre el total de ventas.


Inventarios

Apreciemos que los artículos 1 y 2 suponen un porcentaje muy elevado (45,33 y 27,95) respectivamente) sin embargo el artículo 3 y posteriores tienen un porcentaje bastante menor, luego entre el 2 y el 3 existe gran diferencia y podemos situar la distinción entre A y B.

Del mismo modo existe un salto porcentual relevante entre el 4 y el 5, con lo que consideraremos el cuatro como B y el 5 y sucesivos como C.


Inventarios

B) Importancia del método ABC (20/80)

En consecuencia, la estrategia de inventarios para cada tipo de productos sería muy distinta:

q  Para los productos A, almacenes con alto nivel de existencias.

q  Para los productos C, se pensará en unos niveles de inventario muy bajos.

q  Los productos B estarán sometidos a una estrategia intermedia.


Inventarios

La ventaja que ofrece el criterio de clasificación ABC es la de agrupar la diversidad de productos de un almacén en un número reducido de categorías que se manejarán con diferentes modelos de disponibilidad.

Algunos autores denominan este método como clasificación alfabética ya que no tiene por qué contemplar solamente tres categorías, pudiendo tener en cuenta no solo el valor monetario, sino otros criterios como beneficios, utilidad, notoriedad, e imagen de marca, entre otros.


Inventarios

Además de los distintos tipos de tratamiento ante la distribución de los productos que componen el ABC, conviene señalar qué otras actitudes, qué otras pautas de conducta conviene seguir:


A B C Determinación de pedidos

Rigurosa Normal Aproximada

Información Detallada Normal Simplificada Control de existencias

Estricto Normal Simple

Inventario físico Trimestral Semestral Anual

Inventarios

Pero entonces, si los artículos C son los menos interesantes, ¿por qué los tienen las empresas?

Muchas veces porque no tienen más remedio, porque son los productos diferenciadores frente a la competencia o porque aportan más beneficios por unidad vendida.

No obstante existen muchos negocios basados única y exclusivamente en productos A.


Inventarios

Tipos de ABC: mayor beneficio, más ventas, más unidades vendidas Hasta ahora hemos visto la clasificación ABC de artículos en función del volumen de ventas en euros de cada uno de ellos, pero, ¿es la única clasificación posible?

Indudablemente no.

Dependiendo de qué aspecto queramos analizar podemos realizar otros tipos de clasificación ABC muy útiles.


Inventarios

Por ejemplo, ¿tener un artículo catalogado como A en cuanto al volumen de ventas implica afirmar que es uno de los que más beneficios aporta a la empresa? No tiene por que, puesto que depende de los que nos cueste.

Por ejemplo, en un hipermercado el aceite es un artículo A en cuanto a ventas, pero es de los que menos aporta el beneficio total porque el margen con el que es vendido es de los más bajos (entorno al 3%).


Inventarios

Luego si queremos clasificar los artículos atendiendo a la aportación al beneficio de la empresa, deberíamos fijarnos únicamente en el beneficio de los mismos, ordenarlos según esto de mayor a menor y completar la tabla pertinente.

Si queremos saber que artículos requieren mas manipulación nos fijaremos en las unidades vendidas, jamás en las ventas.


Inventarios

Por ejemplo, en un supermercado las barras de pan requieren gran atención por parte de las cajeras pero ni es el artículo que más beneficio aporta ni el que más beneficio da.

Si en una empresa hay problemas de espacio en el almacén deberán sacrificar el stock de algún artículo y plantearse no tenerlo almacenado.

¿Qué artículos van a ser los sacrificados?


Inventarios

Indudablemente los considerados como C en el ABC de beneficios, no el de ventas.

En una ocasión, el propietario de una empresa de fabricación solicitó la ayuda de un consultor externo para analizar el coste de sus productos con la siguiente argumentación:

“Mire Vd., tengo calculados los costes de nuestros artículos con el coste de hace años, pero no sé realmente cuánto me cuestan hoy . Necesito poner los costes al día.


Inventarios

Mi gama de artículos es de 6.500 diferentes. Por supuesto, no tiene Vd. que analizar todos ellos, pues como sabrá, si estudia alrededor de un 20% de ellos, los más representativos, podremos sacar conclusiones del 80% del negocio”.

v  El consultor asintió al ver que el empresario conocía la clasificación ABC.

Al día siguiente, el consultor llegó ilusionado a la empresa para iniciar el estudio.


Inventarios

El empresario había dado órdenes para que le entregaran una lista del 20% de los artículos más representativos.

Nada más recogerla el consultor solicitó ver de inmediato al propietario.

v  Señor empresario, con estos datos no puedo trabajar.

v  ¿Por qué? ¿no le han facilitado el listado con los artículos que mas vendemos?


Inventarios

v  Efectivamente, y ese es el problema, si queremos analizar el coste me tiene que dar el listado de los artículos que más le cuestan.

v  No, no, no. El ABC se hace sobre la base de las ventas, además aparece en todos los libros.

v  Si pero insistió en que si queremos analizar el coste…

v  Veo que Vd. No conoce el ABC.


Inventarios

v  Hasta luego y buenos días Sr. Empresario, creo que no le voy a poder complacer. (No merece la pena discutir, pero estarás de acuerdo: vender mucho no equivale a ganar mucho; todo depende del beneficio).


Rotación de existencias

En el almacén no todos los productos permanecen el mismo tiempo. Hay productos que entran y salen del almacén con mas rapidez que otros.

La rotación de los artículos proporciona datos de interés a fin de evitar que estos permanezcan en almacén de forma indefinida.

El índice de rotación nos indica la periodicidad con que se mueven los productos dentro del almacén. Esta cantidad se obtiene:

importe total de las salidas anuales valor medio anual de las existencias

-Si el valor del índice de rotación es muy bajo, significa que la inversión que se ha realizado no es productiva y los artículos se mueven poco

-Si el índice de rotación es muy elevado significa que las existencias están en un continuo movimiento, por lo que se deberá prestar atención al stock de seguridad para evitar que se produzcan roturas.

-Un índice de rotación adecuado es aquel que siempre es superior a la unidad, a 1.

Ejercicio: Calcula el índice de rotación de un articulo durante un año, teniendo en cuenta que el valor de las salidas durante el año ascendió a 20.000€, y las existencias en los meses del año, ascendieron a 60.000€.

1º Calcula el punto de pedido de un articulo de una empresa del cual consumen 66.000 unidades mensuales.

Trabajan de veintidós días al mes y tiene establecido un stock de seguridad de 14.000 unidades.

El plazo de entrega de los proveedores suele ser de tres días

2º.- Calcula el punto de pedido de los diferentes productos existentes en el almacén de una empresa en función de los datos de la tabla.

Partimos del supuesto de que en la empresa se trabajan veinte días al mes

Cuando procederá la empresa a formular los correspondientes pedidos

Producto

Consumo Stock de Seguridad

Plazo de Entrega

1 2.000 uds./mes 150 5 días 2 400 uds./dia 20 2 días 3 700 uds./dia 50 3 días 4 10.000 uds./mes 2.000 10 días

3º.- Calcula el lote económico de pedido de los artículos A,B,C y D que deberá realizar un comerciante de acuerdo con la siguiente tabla:

Artículos Consumo Medio Anual

Coste de Pedido

Coste de Mantenimiento

Precio unitario

A 300.000 60 20% 6 B 600.000 180 36% 90 C 60.000 15 40% 6 D 120.000 9 28% 3

4º.- Un comerciante tiene en su almacén tres tipos de productos ordenadores, impresoras y tablets. Los quiere clasificar por análisis ABC, sabiendo que los porcentajes acumulados de estos artículos representan:

Articulo % Valor Acumulado de la inversión

% Acumulado de los Artículos

Impresoras 30 20 Ordenadores 60 30 Tablets 10 50

5º.- Calcula el índice de rotación de los artículos siguientes si el movimiento de estos artículos en el almacén en el año 2013 ha sido el siguiente:

Articulo Salida al año Existencias Medias

Primero 25.000 120.000 Segundo 45.000 150.000 Tercero 35.000 300.000 Cuarto 20.000 500.000

¿cómo explicarías cada uno de los resultados?

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