sistemas de informacion organizacionales - guia.pdf

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Departamento de Administración

Materia: Sistemas de Información Organizacionales

Tutor de Materia : Ing. Jorge H. Cassi

Tutor de Carrera: Lic. Laura Rosso

Director de Departamento: Mgter. Ing. Néstor Ferraresi

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1- Datos del Tutor

• MBA (Master of Business Administration – Magíster en Administración de

Negocios) en la Escuela de Negocios de la Universidad Empresarial Siglo 21. (En

tesis)

• Ingeniero en Sistemas de Información, título obtenido en la Universidad

Tecnológica Nacional Córdoba.

• Analista Universitario de Sistema, título otorgado por la Universidad Tecnológica

Nacional Córdoba.

• Consultor del BID (Banco Interamericano de Desarrollo) en el área de sistema para

el programa SIDCAP (Sistema de Diagnóstico de Capital Humano), año 1999.

• Consultor y asesor informático de diversas empresas del medio

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2- Carta al alumno Estimado alumno,

En esta asignatura estudiaremos a las organizaciones desde punto de vista

administrativo, aprendiendo técnicas para desarrollar relevamientos, diagnósticos y manuales para la normalización de actividades.

Como sabemos las organizaciones son consideradas entes complejos debido a que actúan y se desenvuelve en entornos complejos, la temática que abordaremos pretende brindar una serie de herramientas destinadas a analizar la estructura de las organizaciones, sus sistemas y las relaciones entre éstos con el contexto donde las mismas se encuentran insertas.

La administración de las organizaciones requiere de una permanente toma de decisiones. Para ello se hace necesario contar con sistemas de información ágiles y oportunos, y básicamente, un profundo conocimiento de la organización, sus procesos y los sistemas que la integran.

Comenzaremos esta asignatura reconociendo y diferenciando las distintas herramientas que permiten la formalización, las cuales contribuyen a la integración y coordinación organizacional para alcanzar los objetivos propuestos. Cabe aclarar que nuestro estudio es aplicable tanto para organismos privados como públicos. Además estudiaremos la aplicación concreta de herramientas específicas, para la descripción y establecimiento de sistemas, elementos y procedimientos de los mismos.

Al finalizar la materia, usted estará en condiciones de describir una organización, distinguir las estructuras, reconocer los sistemas que la integran y los procedimientos que se utilizan, para lo cual se le brindarán los mejores instrumentos para su exitosa comprensión y aplicación.

Para poder alcanzar este conocimiento nos vamos a apoyar en dos libros, cuyos autores son: Alberto Lardent y Juan Carlos Gómez Fulao-Fernando Magdalena, quienes explican con simplicidad y claridad no sólo los contenidos teóricos sino también la aplicabilidad de los mismos

Esperando que vuestro aprendizaje en el conocimiento de estas herramientas le sean provechosos; sin olvidar, que para lograr este fin Usted deberá leer cuidadosamente la guía de estudios, apoyarse en los conceptos claves, en las preguntas de reflexión y en la bibliografía básica.

Por último, quiero darle la bienvenida a este nuevo desafío que seguramente lo logrará. Así que empecemos !!! Su tutor

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3- Introducción General de la Asignatura

En el desarrollo de esta materia intentaremos poner énfasis en el reconocimiento e identificación de los distintos sistemas de información organizacionales; por medio de herramientas que permiten relevar y diagnosticar a las mismas, basándonos en la teoría de sistemas que nos permite compenetrarnos en los procesos administrativos y productivos que en ellas se realizan.

A través de exposiciones teóricas-prácticas se estimulará al alumno para que adquiera capacidad analítica y crítica en el reconocimiento de sistemas y elaboración de procedimientos, como así también el estudio de sistemas específicos que se encuentran en una organización.

Esta guía lo introduce en el mundo de las organizaciones a través del estudio de los sistemas administrativos y la aplicación de los mismos, donde adquirirá conocimientos básicos no solo sobre los temas mencionados sino también en el dominio de herramientas valiosas para el desarrollo profesional.

En cada unidad presentaremos una lista de conceptos claves que servirán para insertarnos en el vocabulario específico utilizado por los integrantes de las organizaciones, lo cual nos permitirán la interacción con los mismos, enriqueciéndonos así hasta finalizar el programa

Cada unidad posee su esquema conceptual que le proporciona una visión anticipadora del contenido a tratar, obteniendo de esta manera un cierto grado de revisión del estudio cumplimentado.

Cuenta además con actividades sugeridas que reforzarán su conocimiento y actividades obligatorias que facilitarán su evaluación. Para el logro de lo propuesto le recomendamos respetar los tiempos de dedicación personal requeridos para la formación interna de los conceptos básicos, realizando las actividades en la oportunidad que son planteadas.

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4- Objetivo General del Aprendizaje

Analizar la organización como sistema de información y control, basándonos en

la Teoría de Sistemas y su relación con las organizaciones, como así también, determinar cuáles son los elementos que constituyen los distintos sistemas organizacionales.

Objetivos Particulares

Al finalizar esta asignatura, usted habrá adquirido las siguientes habilidades teórico – prácticas:

• Presentar un marco conceptual sobre las organizaciones, su estructura y sus sistemas.

• Identificar las herramientas básicas que nos permite reconocer los objetivos organizacionales, su estructura y procesos

• Aprender las distintas etapas y componentes en la implementación de un sistema de información administrativo.

• Reconocer la interrelación de los sistemas administrativos y la problemática de los sistemas que formalizan el manejo administrativo de la organización.

• Determinar y establecer normas de control interno

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5- Esquema Conceptual General de la Asignatura

Visualice en el siguiente esquema los conceptos fundamentales a tratar en la asignatura:

UNIDADES

UNIDAD 1

UNIDAD 2

UNIDAD 4

UNIDAD 3

TEORÍA DE SISTEMA

ORGANIZACIÓN

HERRAMIENTAS DE REPRESENTACIÓN

(Relevamiento y

Diagnóstico) MANUALES ADMINISTRATIVOS

(Estandarización)

SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS

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6- Índice de contenidos Unidad Nº 1: Organización. Representación gráfica 1.1. Tipos de gráficos 1.1.1. Organigramas. Clases 1.1.2. Cursogramas. Simbología. Técnicas de diagramación. Tipos 1.1.3. Diagrama de interdependencia sectorial 1.1.4. Gráfico de recorridos 1.1.5. Gráfico de trabajo en equipo 1.1.6. Cronogramas 1.1.7. Cartas de procesos 1.1.8. Gráficos de valores Unidad Nº 2: Manuales administrativos 2.1. Ventajas de la disposición y uso de manuales 2.2. Limitaciones de los manuales 2.3. Clasificación de manuales administrativos 2.4. Partes componentes de un manual 2.5. Proceso de elaboración de un manual administrativo 2.6. Redacción de manuales de acuerdo a la información a relevar y técnicas a

aplicar 2.7. Manuales de procedimientos. Conceptos básicos. Contenido y estructura Unidad Nº 3: Teoría de sistemas 3.1. La teoría de sistemas aplicada a las organizaciones 3.1.1. Principios de los sistemas 3.1.2. Concepción de Sistema integral. El modelo interactivo de sistemas. Pruebas de consistencia y validación de datos. Unidad Nº 4: Aplicación de Sistemas administrativos 4.1. Sistema de Abastecimiento 4.1.1 Relaciones con los demás sistemas 4.1.2 Decisiones estratégicas en las compras 4.1.3 Tipos de compras 4.1.4 Documentación en el sistema de compras 4.1.5 El control en las compras 4.1.6 Procedimiento general de compras 4.2. Sistema de Gestión Comercial 4.2.1. Estructura del sistema de gestión comercial 4.2.2. Normas de control interno

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4.2.3. Esquema global de módulos en el sistema comercial 4.3. Sistema Financiero 4.3.1. Estructura del sistema financiero 4.3.2. Sistema de pagos 4.3.3. Sistema de cobranzas 4.3.4. Normas de control interno 4.3.5. El planeamiento en la gestión financiera. Origen y Aplicación de Fondos. Flujo

de Caja. 4.4. Sistema Sueldos y Jornales. 4.4.1. Características. 4.4.2. Conceptos Generales. 4.4.3. Manejos de legajos. 4.4.4. Sistemas de liquidaciones. Conceptos básicos 4.4.5. Módulos del sistema. 4.4.6. Normas de control interno.

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7- Importancia de la Bibliografía Para esta asignatura utilizaremos como bibliografía básica y obligatoria los

libros: “Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos” de Alberto Lardent, capítulos 4, 6 y 8 y "Sistemas Administrativos" de Juan Carlos Gomez Fulao y Fernando Magdalena, capitulos 10, 11, 12 , 13 y 14.

Bibliografía Obligatoria - Lardent, Alberto: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos. Editorial Club de

Estudios. 1993. - Gómez Fulao J.C. Y Magdalena, Fernando: “Sistemas Administrativos”. Editorial

Macchi. 1999.

Ambos libros son muy “amigables” en su lectura ya que permite comprender con un lenguaje sencillo los temas que nos ocupan, lo cual le facilitará recorrer sus páginas sin esfuerzo debido a su gran calidad didáctica. Es por ello que los hemos definido como la principal fuente de este curso. Por otra parte el libro de Lardent se emplea para las unidades 1 y 2 del programa y Gómez Fulao-Magdalena para las unidades 3 y 4.

Bibliografía Complementaria - Solana, Ricardo: “Administración de Organizaciones”.Editorial Interoceánicas.1996.

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8- Orientación General del Aprendizaje

En esta materia deberá adquirir la destreza para identificar, reconocer y

describir la estructura de una organización y su relación con la aplicación, desarrollo, interpretación, implementación y controles de los sistemas que integran o componen una organización.

Por ello debe reunir información, estructurarla y comprender la aplicación de las herramientas enseñadas, para poder emplearlas como solución de situaciones profesionales de distinta naturaleza.

Como primera medida debe entender que toda organización posee una estructura y como tal debe ser analizada a través de distintas instrumentos que Usted aprenderá durante el cursado de la tutoría. (Unidad 1 y 2)

Nos introduciremos luego en la problemática de los sistemas, donde son determinantes aspectos como la teoría de sistemas aplicada a las organizaciones y los principios que la rigen. Aquí realizaremos una breve introducción al diseño de sistemas, atendiendo a las salidas que los mismos deben producir ya que éstos son los elementos que le dan sentido a los sistemas (Unidad 3)

Para finalizar analizaremos los sistemas administrativos aplicados a las organizaciones en forma conceptual y práctica. Abarcaremos los sistemas de compras, de gestión comercial, sistema financiero y de sueldos y jornales. Estos sistemas serán descriptos, identificando los módulos que los integran, como así también los controles que deben efectuarse para que estos funcionen correctamente y de esta manera contribuir a que la dirección logre los objetivos propuestos. (Unidad 4).

Una vez descrito escuetamente el desarrollo de los contenidos y orientación de la asignatura, avancemos entonces sobre el plan de trabajo.

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9- Cronograma

Este recurso le brinda una ponderación porcentual aproximada de los tiempos necesarios para realizar el aprendizaje de cada unidad y resolver las actividades propuestas en cada una de ellas.

Unidad Nombre Porcentaje de

Tiempo Estimado

Tiempo Estimado

1 Organización. Representación gráfica 31% 20 hs.

2 Manuales administrativos 12% 8 hs.

3 Teoría de sistemas 19% 12 hs.

4 Aplicación de sistemas administrativos 38% 24 hs.

EXAMEN FINAL

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Orientación de la Materia.

UNIDAD 1: Organización. Representación gráfica 1- Introducción

El problema básico de toda conducción en las organizaciones es mantener a la misma operativamente eficiente, parece fácil pero no lo es, ya que conviven diversas variables que inciden en la problemática organizacional, tales como: aspectos legales, impositivos, económicos, productivos, comerciales, de abastecimiento, humanos y administrativos.

Existen técnicas y herramientas, que aprenderemos en esta unidad, que contribuirán a orientarnos hacia la efectividad y eficiencia de los servicios administrativos de la organización.

Estas técnicas y herramientas nos permitirán analizar los problemas de estructura y procedimientos de una empresa a fin de mejorar su infraestructura administrativa para lograr los objetivos definidos por la organización. Del análisis de los objetivos, de la estructura y de los procedimientos surgirá una propuesta a fin de optimizar la eficacia y eficiencia del esquema jerárquico o informativo de la empresa.

Cabe recordar que la decisión de aprobar estas propuestas de solución son funciones de la dirección de la empresa.

2- Objetivo General Conocer el empleo de instrumentos que permiten efectuar el análisis, diagnóstico y propuesta de solución de la infraestructura administrativa organizacional. 3- Objetivos particulares Al finalizar esta unidad usted será capaz de:

Identificar las distintas técnicas y herramientas a aplicar de acuerdo a la problemática organizacional planteada.

Conocer el manejo de las distintas herramientas. Resolver situaciones problemáticas (organizacionales) a través de los

instrumentos aprendidos

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4- Orientación del Aprendizaje: Esquema Conceptual de la Unidad

Observe el esquema conceptual en donde se exhibe las herramientas de representación para emplear en las organizaciones.

TEMAS

TEMA 1

TEMA 2

TEMA 3

TEMA 4

TEMA 5

TEMA 6

TEMA 7

TEMA 8

ORGANIZACION

HERRAMIENTAS DE REPRESENTACIÓN

GRAFICAS

OOORRRGGGAAANNNIIIGGGRRRAAAMMMAAASSS

CCCUUURRRSSSOOOGGGRRRAAAMMMAAASSS

IIINNNTTTEEERRRDDDEEEPPPEEENNNDDDEEENNNCCCIIIAAA SSSEEECCCTTTOOORRRIIIAAALLL

DDDEEE RRREEECCCOOORRRRRRIIIDDDOOOSSS

TTTRRRAAABBBAAAJJJOOO EEENNN EEEQQQUUUIIIPPPOOO

CCCRRROOONNNOOOGGGRRRAAAMMMAAASSS

CCCAAARRRTTTAAASSS DDDEEE PPPRRROOOCCCEEESSSOOO

DDDEEE VVVAAALLLOOORRREEESSS

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5- Claves de Autoaprendizaje Resulta importante que al final de esta unidad sea capaz de definir con sus propias palabras los siguientes conceptos:

• Análisis, diagnóstico y propuesta • Infraestructura administrativa • Organigramas • Cursogramas • Diagrama de interdependencia sectorial • Gráfico de recorridos • Gráfico de trabajo en equipo • Cronogramas • Cartas de procesos • Gráficos de valores

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6- Claves de Autoevaluación.

Si está en condiciones de resolver los siguientes ítems se considera que ha concluido el aprendizaje de los contenidos de la Unidad 1 exitosamente 1. Si Usted tuviera que estudiar los procedimientos administrativos que se realizan en

una organización. ¿Qué herramienta utilizaría?

2. ¿Qué tipos de cursogramas podría mencionar?

3. ¿Qué es un diagrama de recorridos?

4. ¿Cuándo emplearía el diagrama de Gantt y cuándo el Pert?

5. Realice una tabla en donde mencione las herramientas y sus aplicaciones

posibles.

Controle y verifique las respuestas en la bibliografía obligatoria.

6. PARTE PRÁCTICA: Representación gráfica. 1. Seleccione una organización por Usted conocida y realice las siguientes

actividades:

a. Construcción del organigrama b. Elija un proceso administrativo y realice un cusograma literal c. Busque una actividad de su organización y aplique una de las herramientas

aprendidas (que no sea organigrama o cursograma) 2. Realice el cursograma del siguiente procedimiento de compras que a

continuación se describe (emplear simbología): Almacenes

Los días viernes de todas las semanas el encargado del sector examina las fichas de existencias de las cuales es el responsable, y por cada ítem que se encuentra por debajo de su punto de pedido, emite una Solicitud de Pedido (SP) por duplicado, de la cual archiva transitoriamente por numeración correlativa la copia. El original lo envía a Compras.

Compras

Consulta el archivo de proveedores y selecciona a tres de ellos. Emite un Pedido de Cotización (PC) en original y duplicado y envía el original a los proveedores seleccionados. Los duplicados los archiva transitoriamente por numero de PC junto al ejemplar de la SP, a la espera del envío de las cotizaciones.

Proveedores

Reciben los pedidos de cotización y envían posteriormente las cotizaciones.

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Administración

Es la encargada de recibir las Cotizaciones (C) y tomar notas de ellas en una Planilla de Cotizaciones (PI.C) que archiva transitoriamente para efectuar luego un control de gestión de la función de compras. Envía las cotizaciones a Compras

Compras

Compara las cotizaciones recibidas con el PC. Si no está conforme con ninguna de las cotizaciones recibidas, consultará nuevamente a nuevos proveedores. Con las cotizaciones que satisfacen los requisitos realiza la elección de la mejor. Emite la Orden de Compra (OC) para ese proveedor, en original y tres copias que distribuye de la siguiente manera: original al Proveedor, duplicado a Recepción, triplicado a Administración y cuadruplicado lo archiva transitoriamente por el número de OC junto a la Cotización del proveedor, a la SP y al resto de las cotizaciones recibidas.

Recepción de Mercadería

Archiva transitoriamente el duplicado de la OC por número.

Administración Junto con la PI.C que tenía archivada, realiza un procedimiento no relevado de control de gestión.

Proveedor

Entrega la mercadería pedida en Recepción junto con dos ejemplares del Remito (R).

Recepción de Mercadería

Recibe las mercaderías y los Remitos y procede a controlar los mismos, junto con la OC que tenía archivada. Si existe alguna diferencia, se ingresará a un proceso no relevado. Si no encuentra diferencias, firma el duplicado del R al proveedor, con la condición de “A Revisar” tanto las cantidades como la calidad. Emite un informe de Recepción (IR) en original y tres copias que distribuye de la siguiente manera: original a Compras, duplicado a Almacenes, triplicado a Administración junto con el original del Remito y cuadruplicado lo archiva definitivamente junto con la OC duplicada por número de IR.

Almacenes Controla la mercadería que recibe por medio de la IR duplicada y la SP que tenía archivada. Actualiza las fichas de existencias y archiva definitivamente la documentación por número de IR.

Compras Archiva definitivamente el IR por número de IR junto con el resto de la documentación que originó la compra.

Nota: La presentación de los trabajos prácticos recomendados en esta unidad son de carácter optativo, por el cual se recomienda su resolución y presentación a los fines que sea verificado por su tutor.

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7- Bibliografía Bibliografía obligatoria - LARDENT, Alberto: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos. Editorial Club

de Estudios. 1993.

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UNIDAD 2: Manuales Administrativos 1- Introducción

En este módulo abordaremos la importancia que tiene los manuales administrativos como una herramienta que contribuye a la comunicación de las actividades administrativas, ya que a través de los mismos se logran formalizar las funciones y procesos administrativos, lo cual produce economía en las organizaciones por la optimización de los recursos.

Existen diversos manuales administrativos que serán estudiados en esta unidad de acuerdo a lo que queremos informar.

Los manuales no son obligatorios en las organizaciones, por ejemplo en empresas muy pequeñas o del tipo familiar existen procedimientos no estandarizados en manuales lo que puede producir que los recursos no sean empleados eficientemente. También existen organizaciones que al no contar con manuales instrumentan como medio de información administrativa los comunicados internos.

A esta altura Usted se estará preguntando como hay organizaciones que tienen manuales administrativos y otras que no, es decir ¿cuál es la ventaja de contar con manuales? La respuesta es muy sencilla en aquellas organizaciones que poseen manuales han formalizados (estandarizado) sus procesos a través de éstos, por lo cual se agilizan las funciones administrativas en post de lograr los objetivos organizacional con eficacia y eficiencia.

2- Objetivo General Reconocer a los manuales administrativos como un instrumento que contribuye en la coordinación, estandarización y comunicación de las actividades administrativas, que se desarrollan en una organización, con el fin de que ésta alcance sus objetivos en forma eficaz y eficiente. 3- Objetivos particulares Al finalizar esta unidad usted será capaz de:

Distinguir los distintos manuales administrativos existentes Identificar los principales contenidos que deben poseer Comprender la importancia de los manuales administrativos en la organización

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El esquema conceptual que se describe tiene como objetivo mostrar los conceptos a tratar sobre la funcionalidad de los manuales administrativos en la estandarización de las organizaciones.

TEMAS

TEMA 1

TEMA 2

TEMA 3

TEMA 4

TEMA 5

TEMA 6

TEMA 7

ORGANIZACION

CIENCIA DE LA ADMINISTRACION

MANUALES ADMINISTRATIVOS

VENTAJAS Y USOS

LIMITACIONES

CLASIFICACION

COMPONENTES

PROCESO ELABORACION

REDACCION

MANUALES DE PROCDIMIENTOS

Formalización

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• Ventajas de poseer manuales administrativos • Limitaciones que tienen los manuales • Clasificación de manuales • Contenidos y redacción de los manuales • Manuales de procedimientos

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Si está en condiciones de resolver los siguientes ítems se considera que ha concluido el aprendizaje de los contenidos de esta unidad 1. ¿Cuáles son las ventajas de contar con manuales administrativos? Mencione al

menos tres y justifíquelo.

2. Mencione las limitaciones que tienen los manuales

3. Describa la clasificación de los manuales administrativos y suministre un ejemplo

de su empleo para cada caso

4. ¿Cuáles son para Usted los contenidos básicos que deben contener los manuales

administrativos? Justifique su respuesta.

5. ¿Qué es un manual de procedimiento y cuál es la importancia de poseerlo en una

organización?

Controle y verifique las respuestas a estas claves en la bibliografía obligatoria.

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7- Bibliografía Bibliografía obligatoria - LARDENT, Alberto: Técnicas de Organización, Sistemas y Métodos. Editorial Club

de Estudios. 1993.

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UNIDAD 3: Teoría de Sistemas 1- Introducción

En esta unidad se tratará como primera medida la problemática de los sistemas y la incidencia que estos en las organizaciones. Posteriormente se estudiarán los principios que rigen y se aplican al desarrollo de los sistemas dentro de una empresa. Luego se abordará la temática relacionada con el diseño de sistemas, la influencia de la nueva plataforma tecnológica y la concepción del sistema dentro de una organización que junto al modelo interactivo de sistemas ayudarán a comprender una forma de configuración en cuanto a su inserción en la administración y el desarrollo de los programas de aplicación.

2- Objetivo General

Conocer las distintas etapas y componentes en la implementación de un sistema de información administrativo. 3- Objetivos particulares Al finalizar esta unidad usted será capaz de:

Aplicar la teoría de sistemas en las organizaciones Entender y reconocer los principios aplicables al desarrollo de sistemas Comprender la influencia de la nueva plataforma tecnológica Describir el modelo interactivo de sistema Comprender las nuevas formas de operación de los sistemas

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A continuación se presenta un esquema conceptual de como se relaciona la teoría de sistemas con los conceptos de organización.

TEMAS

TEMA 1

TEMA 2

ORGANIZACION

TEORÍA DE SISTEMAS

PRINCIPIOS DE

SISTEMAS

CONCEPCION DE

SISTEMAS INTEGRAL

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• Sistemas de información administrativos • Principio de interrelación • Principio de jerarquización • Principio de organización • Principio de la significatividad • Principio de la economía en la formalización • Plataforma tecnológica • Modelo interactivo de sistema

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Si está en condiciones de resolver los siguientes ítems se considera que ha concluido el aprendizaje de los contenidos de la Unidad 3 exitosamente. 1. Describa brevemente qué establece el principio de interrelación 2. ¿Por qué se dice que un cambio en una parte del sistema produce mutaciones

deseadas y no deseadas? 3. ¿Qué es el principio de jerarquización? 4. ¿En el principio de jerarquización, qué son los límites? 5. ¿Cuál es la principal enseñanza que brinda el principio de organización? 6. ¿En qué se sustenta el proceso de organización de los sistemas? 7. Describa qué enseña el principio de significatividad 8. ¿Qué rol cumple, dentro del planeamiento de sistemas, el principio de la economía

en la formalización? 9. ¿Cuáles son las cuatro innovaciones que produjeron una ruptura en la línea del

progreso en los sistemas? 10. ¿Qué se entiende por un sistema a medida?

Controle y verifique las respuestas a estas claves en la bibliografía obligatoria. 11. PARTE PRÁCTICA: Enfoque de sistemas

INDUSAUT S.A. cuenta con dos plantas, una dedicada a la fabricación de

automóviles, radicada en la ciudad de Córdoba, y otra a la fabricación de material ferroviario localizada en Villa Constitución; además, tiene una administración central en la Cuidad de Buenos Aires, donde se centraliza la función financiera y administrativa.

En ambas plantas se realizan funciones de Ingeniería, Planeamiento y Control de la Producción, Fabricación, Mantenimiento, Control de Calidad y Almacenes; existen además oficinas de Relaciones Industriales y de Costos.

La función de compras, dada la naturaleza de los insumos requeridos, necesita de una atención especializada al igual que la de Ventas, ya que la empresa tiene como estrategia aumentar la participación en el mercado y cuenta con divisiones especializadas para ambas líneas de productos. La función administrativa abarca Contabilidad General, el Centro de Cómputos y Presupuesto.

Se solicita:

a. Identifique los sistemas de esta organización b. Verifique y explique el cumplimiento de los Principios aplicables al

desarrollo de sistemas

Nota: La presentación del trabajo práctico recomendado en esta unidad es de carácter optativo, por el cual se recomienda su resolución y presentación a los fines que sea verificado por su tutor.

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7- Bibliografía Bibliografía obligatoria - GOMEZ FULAO J.C. Y MAGDALENA Fernando: "Sistemas Administrativos". Edit.

Macchi, 1999, Capitulo 10. Bibliografía de consulta - SOLANA, Ricardo: “Administración de Organizaciones”. Editorial Interoceánicas.

1996.

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UNIDAD 4: Aplicación de Sistemas Administrativos 1- Introducción

A lo largo de este capitulo se tratarán temas relacionados a la gestión y estudio de los sistemas de abastecimiento, comercial, financiero y sueldos y jornales.

Se analizarán las decisiones estratégicas y cómo la información debe fluir tanto dentro y fuera de la organización como así también las relaciones y vínculos que se establecen entre ellos. También se estudiarán los módulos que integran cada uno de estos sistemas, ya sea en forma sintetizada como en forma detallada. Además se analizarán los procesos y procedimientos que componen y hacen que estos sistemas funciones adecuadamente, tanto desde su concepción como en el establecimiento dentro del sistema, de normas de control interno que contribuyan a que la organización logre los objetivos que se ha propuesto.

2- Objetivo General

Reconocer la interrelación de los sistemas administrativos y la problemática de los sistemas que formalizan el manejo administrativo de la organización.

3- Objetivos particulares Al finalizar esta unidad usted será capaz de:

Reconocer la estructura de los sistemas de compras, de gestión comercial, financiero y de sueldos y jornales

Definir y diagramar un sistema de abastecimiento, de gestión comercial, financiero y de sueldos y jornales

Analizar las relaciones que se establecen entre estos sistemas Elaborar bases para realizar el planeamiento estratégico Distinguir los procesos y la documentación que involucran las operaciones de

compras, ventas, pagos y cobranzas Aplicar y elaborar normas de control interno

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A continuación se presenta un esquema conceptual de cuales serán los sistemas administrativos que estudiaremos en esta unidad.

TEMAS

TEMA 1

TEMA 2

TEMA 3

TEMA 4

Sistema de Abastecimiento

Sistema Comercial

Sistema Financiero

Sistema Sueldos y Jornales

SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS

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• Compras • Decisiones estratégicas de compras • Compras normales • Proceso de compras • Compras sin papeles • Normas de control interno de las compras • Estructura del sistema comercial • Planeamiento comercial • Normas de control interno del sistema comercial • Módulos del sistema comercial • Estructura del sistema financiero • Sistema de pagos • Sistema de cobranzas • Módulos del sistema financiero • Normas de control interno del sistema financiero • Planeamiento de la gestión financiera • Estados proyectados • Conceptos remunerativos y no remunerativos • Manejo de legajo

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Si está en condiciones de resolver los siguientes ítems se considera que ha concluido el aprendizaje de los contenidos de la Unidad 4. 1. ¿Qué relaciones puede establecer entre el sistema de compras con las demás

áreas de la empresa? 2. En las decisiones estratégicas de compras, ¿qué tareas y funciones se involucran

en el proceso de compras? 3. Describa los tipo de compras que conoce 4. Enumere los componentes en un procedimiento general de compras 5. ¿Cuáles son los módulos en los que se encuentra dividido el sistema de gestión

comercial? 6. Describa tres normas de control interno aplicables a la operación de venta 7. Mencione tres normas de control interno referidas a las operaciones financiadas 8. Explique seis normas de control interno aplicables al sistema de cobranzas 9. Explique el módulo de clientes nuevos 10. Enumere los módulos en que se divide el sistema financiero 11. ¿En qué consisten las normas de control interno inherentes al movimiento de

fondos 12. Describa brevemente en qué consiste y cuál es la utilidad del estado de origen y

aplicación de fondos 13. Mencione los componentes del sistema de sueldos y jornales 14. En el sistema de sueldos y jornales ¿Cuáles son los conceptos remunerativos y

cuáles no? ¿Qué significan remunerativos?

Controle y verifique las respuestas a estas claves en la bibliografía obligatoria. 15. PARTE PRÁCTICA: Sistema comercial

La empresa Autopartes S.A. se dedica a la producción y comercialización a nivel mayorista y minorista de autopartes de automóviles de distintas marcas.

Esta empresa ha crecido considerablemente en los últimos años, una de las razones se encuentra en su inserción en el MERCOSUR, y ha detectado que la información de los clientes se maneja en áreas en donde no se debería manejar Se solicita: 1. Proponga y describa un Sistema Comercial para esta empresa y establezca en

qué áreas se puede acceder a los distintos datos e información referidas a los clientes

2. ¿Qué normas de control interno aplicaría para el Sistema de Gestión Comercial? Nota: La presentación del trabajo práctico recomendado en esta unidad es de carácter optativo, por el cual se recomienda su resolución y presentación a los fines que sea verificado por su tutor.

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7- Bibliografía Bibliografía obligatoria - GOMEZ FULAO J.C. Y MAGDALENA Fernando: "Sistemas Administrativos". Edit.

Macchi, 1999, Capitulo 11,12, 13 y 14. Bibliografía de consulta - SOLANA, Ricardo: “Administración de Organizaciones”. Editorial Interoceánicas.

1996.

sistemas de informacion organizacionales - guia.pdf

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