Sistemas de Información

Integrantes:

Inda Jimenez Afner

Mayta Choque Willy Cesar

Gutiérrez Rios Mayda Rocina

Dato e Información

Dato no es lo mismo que información.

Los datos son hechos crudos que no son muy útiles hasta que se convierten en información, es decir, después de ser procesados

Expansión de datos básicos

Los administradores reconocen que la información contables tradicional, dirigida al calculo de utilidades, ha sido de valor limitado para el control.

Se necesita información no contable sobre las operaciones internas

• El uso de computadoras para manejar información.

La computadora almacena, recupera y procesa datos para convertirlos en información. A menudo se hace distinción entre los tipos de computadora.

• Mainframes• Personales o de escritorio

El efecto de las computadoras en la Administración.

La información necesita dispersarse a diferentes niveles organizacionales.

Por tanto el efecto en diferentes niveles también será diferente.

La aplicación y efecto de la microcomputadoras

La computadora personal se vuelve cada más atractiva para los gerentes porque es flexible y relativamente poco costosa y se puede utilizar con mayor rapidez que la computadora central o mainframe.

Oportunidades y retos de la Tecnología de la Información

Prevenir el uso no autorizado de la información

Superar la resistencia al uso de las computadoras

Tele conmutación

Redes de computadoras

Alvin Toffler contemplo una “cabaña electrónica” con terminales de computadora instaladas en casa. Jhon Nasbbit es escéptico de la idea y sugiere que después de tele conmutar durante un tiempo.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un sistema nervioso.

Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida

SISTEMA DE INFORMACIÓN. Es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de computo que generan reportes periódicos para varios usuarios.

Características.

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Por ejemplo se puede decir que existe un sistema legislativo para estudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la legislación que los resuelva.

Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con su medio ambiente.

Existen dos tipos de sistemas:

• Sistemas Abiertos• Sistemas Cerrados

El elemento de control esta relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos.

Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables, (o sea mientras se encuentren bajo control)

Los sistemas emplean un sistema de control básico que consiste en:

• Un estándar o desempeño aceptable

• Un método para medir el desempeño

• Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

• Un método de retroalimentación.

Objetivo de los SI

Los objetivos de los sistemas de información, como los de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.

Desde le punto de vista de la estructura, los sistemas de información en una organización se forman a partir de un conjunto de tareas o funciones: mercadotecnia, fabricación, personal, compras, etc; a su vez todos estos subsistemas se ensamblan en un suprasistema.

• Sistemas de Información Administrativa

Los sistemas de administración ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas. Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las transacciones, pero también emplean otra información.

Diseño de Sistemas de Información

La elaboración de un sistema de información implica tres etapas:

• Análisis de Rerquerimientos• Diseño del Sistema• Implementación del Sistema

Análisis de Requerimientos

La determinación de requerimientos es el estudio de un sistema para conocer como trabaja y donde es necesario efectuar mejoras.

Un requerimiento es una característica que debe incluirse en un nuevo sistema

Actividades de la determinación de requerimientos

• Anticipación de requerimientos• Investigación de requerimientos• Especificaciones de

requerimientos

 Requerimientos básicos

¿Cuál es el proceso básico de la empresa?

¿Qué datos utiliza o produce esta empresa?

¿Cuáles son los limites impuestos por el tiempo y la carga de trabajo?

¿Qué controles de desempeño utiliza?

Investigación de Requerimientos

La investigación se puede realizar a través de:

• Entrevistas • Cuestionarios• Observación

DISEÑO DE SISTEMASDiseño Lógico:Especificaciones de SalidaEspecificaciones de EntradaEspecificaciones de archivos y bases de datosEspecificaciones de procesamientoRequerimientos de datos Diseño Físico:Entrada de datosSoporte para decisionesGeneración de ReportesConsultasComunicaciónMantenimiento de ArchivosRespaldoArchivos de Transacción, de reporte, maestro, etc.

Elementos del Diseño Flujos de Datos: movimientos de datos

hacia, alrededor y desde el sistema. Almacenes de Datos: conjuntos temporales

o permanentes de datos Procesos: transforma los datos en

información. Pueden ser manuales o automatizados 

Controles: lineamientos para determinar si los procesos están siendo ejecutados de forma correcta 

Funciones del Personal: la interacción que tiene el usuario con el sistema, entradas de datos, etc.

 Diseño de la SalidaIdentificar la información que desea presentar al usuario

Decidir por qué medio será presentada esa información (impresora, pantalla, etc.)

La información debe ser presentada en un formato aceptable

  Diseño de Archivos

Los datos que deben incluirse en los registros del archivo

La longitud de cada registroLa secuencia en la que se van a almacenar los registros (secuencial, indexada o relativa)

Diseño de Entrada

Datos de entradaRecursos que utiliza el sistema para la captura de datos

La codificación de los datosDiálogos para ayudar a los usuarios a ingresar los datos en el sistema

Validación de datos

 Diseño de Controles

Predecir los errores creados al momento de que el usuario ingrese

datos errados o cuando solicite la ejecución de una

función específica

 Diseño de ProcedimientosProcedimientos para entrada de datos:

captura de datos Procedimientos durante la ejecución:

pasos que realizan los usuarios del sistema para llegar a los resultados deseados 

Procedimientos para el manejo de errores: acciones que realiza el sistema al momento de ocurrir algún error. 

Procedimientos de seguridad y respaldo: acciones que toma el sistema para proteger sus recursos de posibles daños o ataques.

 Participación de los usuarios

Para diseñar un buen sistema de información que satisfaga todas y

cada una de las necesidades del usuario, éste debe participar en el

diseño del mismo

Responsabilidades de los usuarios en el diseño 

Comprender el problema que va a ser solucionado por el sistema a implantar

Conocer los datos necesarios para el desarrollo de este sistema

Saber manejar el softwareApegarse a los estándares establecidos

  Responsabilidades del Analista 

Transformar las necesidades de datos en requerimientos

Impartir educación y entrenamiento a los usuarios

Apoyar al usuario en el diseño y proceso de desarrollo del sistema

Asistir al usuario en la parte de detección y corrección de errores

  Tipos de archivoArchivo Maestro: Estos son permanentes y duran mientras exista el sistema. Sin embargo, los contenidos de los archivos cambian como resultado del procesamiento y actualización.    Archivos de Transacciones:Es un archivo temporal con dos propósitos: acumular datos acerca de los eventos al momento que ocurran y actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales.

  Tipos de archivo Archivo de tablas:Los archivos de tablas contienen datos de referencia utilizados en el procesamiento de transacciones, actualización de los archivos maestros o producción de salida.  Archivo de Reporte:Son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de impresión no está disponible para todos los reportes producidos.

  Métodos de organización de archivos

 Organización secuencial:Es la forma más simple de almacenar y recuperar los registros en un archivo. Estos almacenan los registros unos tras otros sin importar el valor real de los datos en los registros.  Organización de acceso directo:Son archivos con llave. Asocian un registro con un valor llave específico y un lugar de almacenamiento. Este método le pide al programa que diga al sistema donde se almacena un registro antes de poderlo accesar.

  Métodos de organización de archivos

 Organización indexada:

Es la manera de accesar a un registro por medio de un índice. Esto permite que la búsqueda de un registro  sea mas fácil  si se usa el índice, ya que toma menos tiempo buscar un índice que un archivo completo de datos.

  Métodos de organización de archivos

Diagramas de estructura de datos   Se utiliza para enlazar a dos entidades Apuntadores atributos:Enlazan dos entidades mediante la información común, usualmente un atributo llave en uno y un atributo (no llave) en el otro. Apuntadores lógicos:Identifica las relaciones entre las entidades; sirven para obtener acceso inmediato a la  información en una entidad, definiendo un atributo llave en otra entidad. 

 Modelos de datosModelo relacional:Es en la actualidad el más popular en los sistemas de manejo de una base de datos, puesto que es conceptualmente sencillo y compresible por profesionales. Estructuración de datosNormalización:Es el proceso de simplificar la relación entre los campos de un registro. Por este método, un conjunto de datos en registro se reemplaza por varios registros que son más simples y predecibles.

 Modelos de datos Se lleva a cabo por cuatro razones:·        Estructurar los datos de forma que se puedan representar las relaciones pertinentes entre los datos.·        Permitir la recuperación sencilla de los datos en respuesta a las solicitudes de consultas y reportes.·        Simplificar el mantenimiento de los datos actualizándolos, insertándolos y borrándolos. ·        Reducir la necesidad de reestructurar o reorganizar los datos cuando surjan nuevas aplicaciones.

 Modelos de datos Modelo jerárquicoEs el que relaciona las entidades por medio de una relación superior/ subordinado. Modelo de redEs parecido al modelo jerárquico excepto que una  entidad puede tener más de un superior.

  DISEÑO PARA COMUNICACIÓN DE DATOS 

 Diseño de redes localesEstas tienen como finalidad conectar las computadoras y componentes de un sistema de cómputo dentro de una área geográfica limitada. Sistemas DistribuidosConecta los lugares a través de los dispositivos de cómputo en   diversos lugares para permitir el procesamiento local de los datos y aun así permitir la transmisión y elaboración de resúmenes para otras oficinas centrales de una corporación.

  DISEÑO PARA COMUNICACIÓN DE DATOS 

 Registros de auditoríasEstos están diseñados para permitir el rastreo de cualquier registro de entrada o proceso llevado a cabo en un sistemas son un método esencial para conservar la integridad y confiabilidad de un sistema,  ya que cuando los analistas desarrollan sistemas tienen que tomar en cuenta la validación del usuario,  las solicitudes de procesamientos y la protección de las transacciones en línea.

ADMINISTRACIÓN DE PROCESO DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA

  CapacitaciónSi la implantación necesita una nueva plataforma tecnológico, nuevos equipos, etc. si es necesario enseñarle hasta como encenderlo, como apagarlo, como trabaja, todo lo que concierne a la captura de datos.

Es importante que el analista realice  un manual de usuario el cual contemplara toda la información que requerirá el usuario.

  ConversiónEs el proceso de cambiar el sistema anterior  al

nuevo  Métodos

Sistemas paralelos: es el método mas seguro, el cual consiste en poner a trabajar a los dos sistemas en paralelo, de esta manera los usuario  siguen utilizando el sistema anterior  de manera acostumbrada aunque van teniendo mas contacto con el otro. Conversión directa: este tipo de conversión se hace de manera radical debido que se hace de un día a otro obligando tanto físico como psicológicamente al usuario que no existe otro sistema y debe usar ese.

  Plan de conversiónHacer un plan donde se explique:

personas que están involucradas con el nuevo sistema

responsabilidad tiene con elprogramas de actividadesnuevos procedimientos

etapas de verificación para así ver si cada uno de las personas o el sistema esta trabajando

al díatiempo para cada rutina

Este plan también debe contener posibles errores y como deben ser enfrentados.

 

GRACIAS