sistemas de informacion automatizados€¦ · establecer el ciclo de vida correspondiente. ii)...

SISTEMAS DE INFORMACION AUTOMATIZADOS

Sistema de información.

Un conjunto de componentes que aceptan DATOS

como ENTRADA y producen INFORMACION como

SALIDA, en un proceso organizado.

Dato.

Conjunto consecutivo de símbolos convencionales

llamados caracteres, que representan algo.

Alfabéticos, numéricos, o especiales.

Registro.

Conjunto de datos que se refieren a un mismo

concepto.

Archivo.

Colección de registros relacionados y organizados

lógicamente.

SISTEMAS DE INFORMACION AUTOMATIZADOS

Clases de sistemas de información.

1. Sistemas manuales. Si en el registro de los datos, en su

procesamiento y obtención de información, no intervienen

equipos mecánicos o electrónicos.

2. Sistemas mecánicos. Si dentro del proceso se utilizan

equipos mecánicos.

3. Sistemas electrónicos. Si en el procesamiento de los datos

interviene un computador.

Nota:

Cualquiera que sea el Sistema de Información, siempre

interviene el hombre como agente activo dentro del sistema.

ESTRUCTURA ORGANICA

Informática como:

-Subgrupo del Área Contable.

- Dentro del Área Financiera.

-Subgrupo del Área Administrativa.

-Dentro del área de Gerencia.

-Asesora de la Gerencia.

Gerencia

Administrativa Financiera Producción Comercial

Contabilidad

Presupuesto Personal

Almacén

Serv. Gen.

PLANEACION ESTRATEGICA EN INFORMATICA

Informática.

Ciencia que estudia el conjunto de técnicas destinadas al

tratamiento automático de datos.

Misión de las dependencias de informática.

Tener la información que se necesita:

Momento oportuno. Para quien la requiera. Sitio en donde se este.

Interrogantes resueltos por medio de la P.E.I.

¿Los S.I. suministran la información que la empresa requiere?

¿Los proyectos de desarrollo de nuevos sistemas resolverán los

problemas prioritarios o son caprichos?

¿Cómo dejar de “apagar incendios” y trabajar organizadamente?

¿Si la empresa puede organizarse, aceptar los cambios y

proyectarse a varios años con la P.E., por qué no hacerlo en el área

de informática?.

¿El área de informática de la empresa esta cumpliendo su misión?

PLANEACION ESTRATEGICA EN INFORMATICA

Causas de fracaso.

-Falta de apoyo de la alta gerencia.

-Planeación Estratégica en Informática no esta sintonizado en el Plan Estratégico.

-Implantar S.I. sin conocer bien la empresa y sus procesos.

-Eliminar los S.I. actuales para implantar los S.I. rediseñados.

-No tener en cuenta las características de calidad de un S.I.

Características de calidad.

Datos

Completos. Exactos.

Salidas

Legibles. Significativas.

Operación

Amistosa. Resistente al error. Recuperación.

Acceso Control.

Auditoria Pistas.

MEDOTOLOGIA PARA LA P.E.I

Razones:

-Necesidad de una arquitectura de información para la filosofía de la empresa.

-La información es un “recurso” especial de la empresa.

Observaciones:

-Planeación involucra: filosofía, procesos y información de la empresa.

-El plan se fundamenta en los procesos que realiza la empresa.

Modelo.

PARTICIPACION DE LOS NIVELES EMPRESARIALES

Nivel Estratégico.

Fija los objetivos de la empresa.

Orienta los “procesos”.

Determina las “entidades”.

Nivel Táctico.

Arquitectura de aplicaciones.

Lista y definición de las aplicaciones a desarrollar.

Arquitectura geográfica.

Sitios a donde debe llegar la información.

Modelo Entidad – Relación.

Interrelación entre las “entidades”.

Asignación de los recursos.

Desarrollo de las Bases de Datos.

Interfaces para las aplicaciones.

Lista de proyectos a realizar.

Nivel Operativo.

Hace los diseños lógicos y físicos de las Bases de Datos.

Programa las interfaces para acceder a la información.

METODOLOGIA PARA UN P.E.I.

Etapas del Business System Planning for Strategical Alignment(B.S.P / SA)


1. Conformación del equipo de trabajo.

Establecer el alcance, los objetivos y la necesidad del estudio.

Designar el gerente patrocinador, el “líder” y demás miembros del equipo

Realizar una sesión de orientación inicial al equipo.

Hacer un plan de capacitación para los miembros del equipo.

Gerente

Líder

Director de

informática

Representante

Área 1

Representante

Área n Otros

Asesor (es)

...

Observaciones.

Éxito = conocimiento, experiencia y motivación del equipo sobre su trabajo.

Tiempo completo. Tiempo parcial.

Equipo de 4 a 7 miembros es ideal.

Duración del estudio de 2 a 3 meses.

Secretaria


2. Preparación para el estudio.

No requiere tiempo completo.

La mayoría de las tareas realizadas por el “líder del equipo”.

- Conseguir y dotar una oficina para el equipo de trabajo.

- Revisar los objetivos del estudio.

- Hacer un esquema del informe final.

- Determinar la información documental que se debe recolectar.

- Definir y planear las entrevistas a los ejecutivos.

- Desarrollar un plan de trabajo para el estudio.

Barras de Gantt, PERT y CPM.

- Hacer listas de chequeo y control de tareas.

Tarea, fecha de terminación planeada y real.

- Organizar el archivo de control del estudio.

Archivador con llave. Cualquier técnica para ordenar.

- Establecer el soporte administrativo.

Secretaria. Lleva la “agenda”. Actualiza el archivo. Automatizar

- Revisar, con el gerente patrocinador, lo realizado.

Plan de estudio. Fecha de inicio. Lista de entrevistas ejecutivas. Objetivos.

Información a recolectar. Esquema informe final. Proceso de presentación.

- Prepararse para iniciar el estudio.

Revisar: el sito, el horario ....


3. Iniciación del estudio.

En fecha y hora acordada se dará inicio la presentación del estudio.

Gerente Patrocinador.

Sistema empresa. Misión, metas y objetivos.

Estrategias de la empresa. Tendencias de la industria.

Procesos críticos para el éxito de la empresa. Indicadores claves.

Orientación de la empresa hacia el futuro.

Problemas actuales y del futuro.

Soporte de información para el éxito de la empresa.

Resultados que espera la alta gerencia del estudio.

Líder del equipo.

Procesos importantes y los costos de la empresa.

Procesos de toma de decisiones. La organización de la empresa.

Funcionario claves. Concepto de los usuarios.

Imagen del departamento de informática.

Director de informática.

Historia de su administración. Organización de su dependencia.

Configuración y capacidad de los equipos de computo. Aplicaciones.


4. Definición de los procesos.

“Un proceso es un conjunto de actividades y decisiones relacionadas

lógicamente, que por medio de la administración de los recursos,

buscan cumplir un objetivo.”

Importancia.

• Orientan el cumplimiento de la misión de la empresa.

• Permiten definir la “información” necesaria para los procesos.

Ventajas.

• Se comprende como la empresa busca cumplir su MMO.

• Base para definir la información de la empresa y prioridades de desarrollo.

• Los S.I. Se independizan de la estructura orgánica de la empresa.

Es necesario:

• Todo el equipo participe en la definición de los procesos.

Acuerdo.

• Tomar apuntes del trabajo.

No olvidar aspectos importantes.

• Tener claridad en conceptos.

Proceso. Recursos. Ciclo de vida de P/S claves para la empresa.

METODOLOGIA PARA UN P.E.I

4. Definición de procesos (Ciclo de vida del producto).

a) Requerimientos, planeación, medida y control.

Actividades para determinar:

- Recursos. - Productos.

- Plan para fabricar. - Revisión y control de su producción.

b) Adquisición o implementación.

Actividades para :

- “Hacer” el producto o servicio.

- Para conseguir los recursos que se emplearan en su desarrollo.

c) Fabricación y embarque.

Actividades para :

- Transformar los recursos en el P / S.

- Incluye: Fabricación, modificación, acabado, empaque, almacenamiento.

d) Retiro o disposición.

Actividades para finalizar la responsabilidad de la empresa sobre el P / S.

“El C.V.P. permite identificar y estructurar los procesos de manera lógica.”

METODOLOGIA PARA UN P.E.I

4. Definición de procesos. Ciclo de vida del producto.

¿ COMO DEFINIR LOS PROCESOS ?

Definición de los procesos.

i) Usar el binomio verbo / complemento.

ii) Producir computadores. Vs. Producción.

iii) Elimina la confusión entre el proceso y la unidad operativa.

Pasos:

a) Identificar los Productos/Servicios (P/S) y los Recursos de Soporte (RS).

i) Revisar la misión y las metas de la empresa para determinar los P/S.

ii) Para cada P/S se identifica los recursos que requiere (RS): Materia prima,

recursos financieros, maquinaria y personal.

b) Identificar procesos Planeación Estratégica (P.E.) y Control de Gestión (C.G.)

i) P.E.: Planes y proyectos a largo plazo: Planes de Desarrollo.

ii) C.G.: Control de Gestión: Planes de operación, planes de gestión, plan de

recursos y algunas veces planes de contratación.

c) Identificar los procesos de producción y manejo de recursos.

i) Tomar cada producto o servicio, junto con los recursos que lo soportan y

establecer el ciclo de vida correspondiente.

ii) Numero de procesos promedio: 30 – 60.

¿ COMO DEFINIR LOS PROCESOS ?

d) Agrupar y separar procesos.

i) Procesos de planeación, de control de gestión y de fabricación de P / S.

ii) Analizar los procesos con el fin de separarlos o agruparlos lógicamente.

iii) Ejemplos: Los siguientes procesos:

1.Fabricar el producto. 2.Pagar el seguro social. 3.Comprar materia prima.

Pueden ser agrupados o separados de la siguiente forma:

1.Fabricar producto. Adquirir recursos. Planear producción. Hacer producto.

2. Pagar a terceros. Pagar seguro social. Pagar al fondo de pensiones.

3. Adquirir bienes. Comprar materia prima. Adquirir bienes. Comprar edificios.

e) Hacer la descripción de cada proceso.

i) Lista de todos los procesos con la descripción de sus actividades.

f) Relacionar los procesos con la estructura orgánica.

i) Determinar las dependencias que participan en cada proceso.

ii) Elaborar la Matriz Proceso / Organización.

iii) Permite revisar las cargas de trabajo de las diferentes dependencias.

iv) Convenciones:

Responsabilidad directa Participación activa Alguna participación

y tomador de la dirección en el proceso en el proceso

MATRIZ

ORGANIZACIÓN -

PROCESOD

esarr

olla

r pla

n d

e

em

pre

sa

Esta

ble

cer

crite

rios d

e

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n

Revis

ar

contr

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Adm

inis

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Realiz

ar

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Investigar

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Pre

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inis

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Esta

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cer

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e

venta

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Adm

inis

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e

venta

s

Realiz

ar

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Especific

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Genera

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Realiz

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e

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Especific

ar

mate

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Contr

ola

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nes

Gerente

Subgerente

financiero

Director de

personal

Subgerente de

ventas

Jefe de control de

ordenes

Jefe de ventas

Subgerente de

ingeniería

Subgerente de

producción

Director de planta

Director de

producción

División jurídica

PROCESO

Producción

OR

GA

NIZ

AC

IÓN

Administración Mercadeo Ventas Ingeniería

Responsabilidad directa Participación activa Alguna participación

y tomador de la dirección en el proceso en el proceso

METODOLOGIA PARA UN PEI

5. Definición de los datos de la empresa

Soportan los procesos de la empresa.

Entidades de la empresa.

“Cosas” de interés para la empresa. Sustantivo.

Personas. Cosas. Lugares. Conceptos. Eventos.

Clases de datos.

Datos relacionados lógicamente con las entidades.

a) Identificar y definir las entidades de la empresa.

b) Determinar el uso y creación del dato para cada proceso.

Clases de datos requeridos y generados en cada proceso.

Establecer relación clase de dato con entidad.

c) Identificar las clases de datos.

Cada clase de dato pertenece a alguna entidad.

Único origen para cada clase de dato.

d) Definir las clases de datos.

Describir. Usar ejemplos.

DATOS

REQUERIDOSPROCESO DATOS CREADOS

Políticas.

Procedimientos.

Normas. Leyes.

Planta de personal.

Presupuesto.

Equipo / Oficina.

Trabajo a realizar.

Contratar personal

Descripción básica

del empleado.

Contrato de trabajo.

HOJA DE ANALISIS DEL USO DE LOS DATOS


5. Definición de los datos de la empresa.

Relación entre datos, procesos y entidades.


6. Definición de la arquitectura de información

Relacionar los datos con los procesos.

¿Qué se busca?

Identificar procesos sin datos y datos sin procesos.

Asegurar que un solo proceso cree cada clase de datos.

Matriz de Procesos / Clases de datos

6.1 Escribir procesos en una lista vertical.

a) Planeación y Control Administrativo. b) P / S.

c) Administración de Recursos de Soporte.

6.2 Escribir las clases de datos en una lista horizontal.

6.3 Cualificar Matriz. Posición(Proceso, Clase de Dato) = (C , U)

C : El proceso crea el dato. U: El proceso usa el dato.

6.4 Revisar que cada clase de dato tenga un único proceso que lo crea.

6.5 Agrupar datos y procesos. Generar Diagramas de flujo.

Optimización

a) Reacomodar ejes matriz Procesos / Clases de datos.

b) Definir grupos de procesos.

c) Determinar el flujo de datos entre los grupos de procesos.

d) Simplificar y completar el gráfico.


6. Definición de la arquitectura de información


7. Análisis del soporte de los S.I. actuales.

Herramientas o matrices.

a) Sistemas / Organización.

b) Sistemas / Procesos.

c) Sistemas Actuales / Clases de datos.

¿Qué se debe determinar?

Cuántos datos se comparten en los diferentes sistemas.

Identificar la necesidad de construir una Base de Datos consistente.

La información necesaria para priorizar proyectos de desarrollo.


7. Análisis del soporte de los S.I. actuales.

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