Sistema Recursos Contratados WEB

Cartilla guía para el Contratista

YPF S.A.

Ultima modificación: Septiembre 2008

Objetivo del sistemaMinimizar la responsabilidad Solidaria de YPF S.A.

A través de controles efectuados a contratistas y subcontratistas de YPF S.A.:

• Control Laboral y Previsional de las personas: liquidación y pago de sueldos y jornales; Verificación de aportes y contribuciones; Cargas sociales; Control Pólizas ART y SVO; control de Altas y Bajas de Personal; etc.

• De los Vehículos y Equipos Especiales: coberturas / Seguros; Antigüedad de unidades; Verificaciones técnicas; Documentación de Titularidad; Control de Altas y Bajas de vehículos; etc.

• Conocer integralmente todos los recursos contratados por YPF S.A. a través de un Sistema informático.

• Minimizar la exposición a riesgos económicos provenientes de conflictos laborales y accidentes.

• Contar con información estratégica para la etapa de Evaluación de las Empresas.

• Contar con información actualizada del grado de cumplimiento de las Contratistas respecto a las obligaciones previsionales.

Logrando

Consideraciones Generales

En el correo electrónico recibirán: El usuario y la clave inicial de acceso al sistema Instructivos para facilitar el uso del sistema. Manual de procedimiento para la presentación de documentación exigida a Constratistas

de Servicios.

Datos de contacto por parte de Sistemas de Información quien brindará soporte del funcionamiento del sistema. Sra. LORENA FUENTES e-mail: sfuentesi@ypf.com Int.: 42756

Datos de contacto por parte del Estudio Auditor: Lic. Natalia Roldán, Responsable Oficina Neuquén - Estudio Oreste & Asoc. Email: natalia@e-oreste.com.ar Tel: 0299 4425044 / 4422985. Rio Trocoman 1309 – Neuquén

Datos de Contacto por parte de la firma desarrolladora del sistema: Mesa de Ayuda 0-800-222-7119

Las empresas Contratistas que no tengan acceso al sistema de Recursos Contratados, recibirán un correo electrónico del referente por parte de Administración de Contratos de YPF S.A., Sra. NORY GALVAN VASSALLO, e-mail ngalvanv@ypf.com Int.:42925.

Consideraciones Generales

El presente instructivo rige para todas las empresas de servicios, es decir, que incluyen también aquellos prestados por las denominadas empresas Calificadas o VIP, por lo cual, estas deben registrar en el Sistema las novedades de los distintos recursos (Personal, Vehículos y Equipos Especiales) excepto aquellos exceptuados por el Objeto del contrato.

Los contratos se clasifican en esta aplicación de la siguiente manera:– Controles Especiales – Auditable– Auditable Emitido en 2 Monedas– Auditable VIP Emitido en 2 Monedas– Auditable VIP– No Auditable Emitido en 2 Monedas– No Auditable VIP Emitido en 2 Monedas– No Auditable Excep. por Objeto – No Auditable VIP Excep. Objeto

Consideraciones Generales

Las definiciones responden a:

• Controles Especiales: Los contratos encuadrados en esta clasificación, responden a los casos de servicios temporales/eventuales y no están alcanzados por las auditorias que el Estudio efectúa, sino que los operarios y el/los vehículo/s, al momento de ingreso, deberán exponer los seguros de automotor con los pagos al día, ART con la nómina y cláusula de subrogación vigente y por último Nómina del Seguro de Vida Obligatorio.Es decir que, es el inspector quien controla su ingreso, por tratarse de una entrada eventual al yacimiento y que devenga pocos días.

• Empresas Calificadas VIP: Se trata de aquellas empresas que nuestra Cía. tiene catalogada como Proveedores Calificados (VIP), dicha calificación implica una consideración de confiabilidad en cuanto a la responsabilidad de la misma en el cumplimiento de sus obligaciones. En mérito a lo anterior, sólo se requiere la presentación ante el Estudio Auditor de la documentación mínima necesaria con frecuencia trimestral. Este concepto es válido para el resto de las clasificaciones VIP.

• Auditable Emitido en 2 Monedas: Esta clasificación responde para un mismo contrato emitido en dos Monedas (Pesos y Dólares) y que está alcanzado por la auditoria que efectúa el Estudio. Se le da dicho encuadre, al contrato emitido en Pesos, en el cual la empresa contratista registra los recursos (Personal, Vehículos y Equipos Especiales).

Consideraciones Generales - Continuación

• No Auditable Emitido en 2 Monedas: Ídem caso anterior, excepto que el encuadre, se le da al contrato emitido en Dólares (en el cual la empresa contratista no registra los recursos (Personal, Vehículos y Equipos Especiales).

• No Auditable Exceptuado por el Objeto del Contrato: son aquellos contratos de servicios cuya actividad no está directamente asociada a la Explotación/ Exploración: Petrolera/Gas, por Ej.: Proveedores de Bienes, Asesores/Consultores, Hoteles, Restaurantes, Profesores de Inglés, etc. que no presten servicios en Yacimientos, Organismos Gubernamentales , Servicios para terceros no relacionados a YPF S.A., Prestaciones de sevicios en inst. propias, Otros Servicios Externos (Alquileres, Publicidades, Gimnasia, etc.) Estos se encuentran excluidos del Sistema de Control de Contratistas, es decir que, no son Auditados por el Estudio Auditor.

• Auditable: En esta clasificación se encuadran aquellos contratos de servicios cuya actividad está directamente asociada a la Explotación/ Exploración: Petróleo/Gas, son Auditados por el Estudio y se requiere la presentación de la documentación con frecuencia mensual, conforme al instructivo para empresas contratistas.

• Auditable VIP: Esta clasificación, se utiliza para aquellos contratos de servicios prestados por las empresas VIP y su tratamiento responde a lo expresado para las “Empresas Calificadas (VIP)”.

Características del sistema RCEste sistema se encuentra dividido en tres Módulos:

– EMPRESAS CONTRATISTAS

– REPSOL YPF

– GESTION

Características del sistema RCA continuación se presenta el diagrama de Flujos donde se ve la interacción de los mismos, iniciando la actividad por el módulo de Repsol-YPF, donde Administración de Contratos incorpora:

– Proveedores – Contratos, realizando modificaciones cuando corresponda – Asignación de Zonas a los Contratos– Inspectores de Contratos– Asignación de inspectores a contratos por zona de inspección.

Luego el Proveedor está en condiciones de ingresar al módulo Empresas Contratistas para registrar todos los recursos, tanto Personal como Vehículos y Equipos Especiales (ver menú Actualizaciones), afectarlos a los contratos asignados por zona (ver menú Afectación a los Contratos) y realizar el Informe Mensual correspondiente al período en curso (ver menú Informe Mensual).

Si no es inicio de tareas, luego de esta actividad interviene el Inspector del contrato, desde el módulo Repsol-YPF, quien procederá a consultar en todo momento los informes mensuales y realizará el AVAL ELECTRONICO del período finalizado, ingresando al menú Informe Mensual de los recursos que corresponda (Bloqueo del Informe). Es importante que estén comunicados con la contratista para saber el momento preciso en que se debe bloquear el Informe Mensual.

Si es inicio de tareas, la contratista reunirá la documentación requerida para el inicio de tareas, y la presentará al estudio auditor, además de completar en el sistema todos los datos correspondientes a los recursos afectados al contrato que inicia, y realizará el Informe Mensual que luego será consultado por el inspector. El estudio auditor controlará esta documentación de forma inmediata y actualizará en el sistema de Recursos Contratados el estado de cada recurso, indicando si está Habilitado a ingresar al yacimiento para realizar la tarea que corresponda.

Para la presentación mensual; luego de que el inspector realiza el AVAL (bloquea el Informe Mensual), la contratista está en condiciones de presentar la documentación al estudio auditor (actualmente Estudio Oreste), quien ingresando al módulo GESTION, controlará toda la documentación exigida por YPF S.A. relacionada con los recursos contratados (Personal, Vehículos y Equipos Especiales) conforme a lo registrado en el sistema por la contratista, para un período determinado y corroborado por el inspector del contrato.La Contratista verá los resultados del control accediendo al menú CHECKLIST.

- El control por parte del estudio no debe exceder los 15 días una vez recibida la documentación. - Finalizado el mismo el estudio auditor procede a realizar la registración de la calificación del Proveedor (es decir, si está habilitado o no para facturar) en el INFORME ESTUDIO correspondiente al mes auditado.- Este informe es el que consultará el inspector del contrato para informarse si el proveedor está habilitado para facturar. Requisito indispensable, para el inspector, antes de entregarle el habilita al proveedor.- Si el certificado correspondiera al mes de inicio de tareas (primer mes de certificación), únicamente en este caso el inspector podrá entregar el habilita sin necesidad de consultar el INFORME ESTUDIO del sistema, ya que no existe documentación controlada del mes anterior.

Características del sistema RC - Continuación

Significado del Aval

El aval del inspector (bloqueo), en el Informe Mensual (de los distintos recursos: Personal, Vehículos y Equipos Especiales) es requisito indispensable para que la empresa contratista pueda presentar al estudio auditor, la documentación exigida por YPF SA para su control.

• El aval le permitirá al estudio auditor conocer, en cada período, de que recursos exigir la documentación.

• En el caso de un servicio no utilizado en un determinado período, el inspector podrá ingresar al Informe Mensual, escribir en el campo Observación, una breve explicación, por Ej.: “No se utilizó el servicio para este mes.”, “Sin actividad”, “Sin afectación de recursos”, etc. Luego podrá bloquear el Informe Mensual. De este modo, el estudio tendrá conocimiento de que para ese período no debe realizarse el control ni exigir la documentación del recurso que corresponda.

Control de Documentación Contratistas YPF S.A.

ADMINISTRACION CONTRATOS

INSPECTOR DE CONTRATOS

ESTUDIO AUDITOREMPRESAS

CONTRATISTAS

Listado General de Personal, Vehículos y Equipos Especiales

Inicio

Incorpora Proveedores

Incorpora Contratos

Asigna Zonas a Contratos

Afectación a los contratos por zona de Personal, Vehículos y Equipos Especiales

Incorpora Subcontratistas

Asignación de Inspectores por

zona de Prestación de Servicio

Generación de Informe Mensual de

Personal, Vehículos y Equipos Especiales

Inicio de Tarea?

Presenta Documentación de

Inicio de Tareas

Actualiza Estado de Personal, Vehículos y Equipos Especiales

Si

Verifica Estado de Recursos

Contratados

Habilitado

Permite Ingreso al Yacimiento

Regulariza Situación

Solicita Aval al Inspector

SI

Verifica Informe Mensual

NONO

Regulariza Situación

Correcto?

Agrega Observación al

Informe Mensual

NO

Va a Pag. 2

SI

Valor de Estado:Habilitado

No Habilitado

Viene de Pag. 2

Flujo de TrabajoPagina 1

Control de Documentación Contratistas YPF S.A.

ESTUDIO AUDITORINSPECTOR DE

CONTRATOSADMINISTRACION

CONTRATOSEMPRESAS

CONTRATISTAS

Viene Pag. 1

Genera AVAL por Zona

Presenta Documentación al

Estudio

Controla Documentación

Recibida

Realiza el Informe Estudio

Verifica Informe Estudio

Habilitado para facturar?

Regulariza situación

Requiere Cambio en

Informe Mensual?

Entrega al proveedor el Habilita para

facturar

Solicita Desbloqueo de

Informe Mensual

Desbloquea el Informe Mensual

Fin

SI

NO

SI

NO

Va a Pag. 1

Flujo de TrabajoPagina 2

Ingreso al sistema por Internet: https://webapp.ypf.com.ar/RCWO_Inet

Nota: El sistema admite un máximo de tres(3) posibilidades de error en el ingreso de la clave, en caso de que esta resulte bloqueada por esta causa, deberá comunicarse con Administración de Contratos para su desbloqueo.

Personal-Vehículos y Equipos Especiales

Los puntos que figuran a continuación son comunes a los menúes de Personal, Vehículos y Equipos Especiales

Actualizaciones:• Aquí se cargan todos los datos correspondientes a Personal- Vehículos y Equipos

Especiales. (Ver detalle Actualizaciones)

Afectación a los Contratos:• Se selecciona el contrato y de ser necesario se adiciona la zona haciendo click en el

botón Nuevo. (Ver detalle Afectación a los Contratos)

Informe Mensual:• En esta opción, se deben tildar las personas-vehículos-equipos especiales que

efectivamente trabajaron en el período a informar. (Ver detalle Informe Mensual)

• Las empresas contratistas, deben generar los Informes Mensuales, al comienzo de cada mes (con frecuencia mensual) y registrar las novedades de los recursos en el momento que se produzcan (ejemplos, altas bajas y/o modificaciones)Toda alta o baja que se registre en los recursos de la empresa contratista, afectado al servicio, deberá ser comunicada con anticipación a la inspección por parte de YPF S.A., la que deberá aprobar las altas.

Menú Actualizaciones

Consideraciones:

- Antes de completar los datos de cualquiera de los recursos, se deberán ingresar los datos correspondientes a los distintos Seguros accediendo por la opción de menú, SEGUROS.

- En el caso de contar con Información de GREMIO, tener en cuenta que al colocar Situación Laboral “Dentro de Convenio” deberá completar las otras opciones.

Menu Afectación a los Contratos: por ZonaVerificar que la Zona del contrato debe estar correctamente asignada. De no ser asi, contactarse con Administración de Contratos (int. 42925) o del Sistema (int. 42756) para que se configure de manera correcta. El siguiente es el listado de zonas actualizado a Septiembre de 2008:

Toda novedad ya sea una Alta, Baja o Modificación de los recursos afectados al contrato, debe registrarse en esta sección en el momento en que se tenga conocimiento de la misma, ya que esta información es revisada periódicamente por los inspectores de los contratos ya sea desde el menú Afectación de los contratos o desde el Informe Mensual.

Informe Mensual

Primero seleccionar el Período (Mes Año) luego se hace clik en el numero de Contrato.

Seleccionar la Zona de prestación de servicio.

En el listado de recursos se deben TILDAR sólo aquellos que trabajaron para la ZONA SELECCIONADA en el PERIODO QUE SE INFORMA y luego se GRABAN los cambios.

No hay que dar de baja a los otros recursos que no se utilizaron dicho mes.

Sólo se da de baja a los que se desvinculan en forma definitiva, completando el motivo de la baja en la opción de menú Afectación a los Contratos.

Tener en cuenta siempre las observaciones que el inspector realice sobre dicho informe ya que puede estar refiriendose a alguna corrección necesaria para la realización del aval (bloqueo)

Tener en cuenta que el Informe Mensual debe generarse al principio del mes corriente para mantener informados a los Inspectores del Contrato.

CURSOSEn esta pantalla se deberá cargar los cursos realizados por el personal.En caso de que el curso a cargar no se encontrase en la lista, se deberá comunicar a Sistemas de Información para que realice la carga correspondiente.

SUELDOSEn esta pantalla se deberá cargar los sueldos del personal, con la posibilidad de importar esta información desde S.I.Ap, siguiendo las instrucciones que se brindan en el sistema.

Registración de Información

MASyC

• Estadística Mensual: En esta opción se ingresan todos los datos referentes a Seguridad, se completan por contrato y por zona.

• Seguridad e Higiene: Aquí se completan los datos de el/los responsables del servicio de Seguridad e Higiene.

Seguros

• Aquí se deben dar de alta la totalidad de los seguros completando todos los datos para luego poder seleccionarlos desde los menúes correspondientes a Personal, Vehículos y Equipos Especiales.

Medicina Laboral

• En esta opción se deberán cargar los datos referidos a Medicina Laboral de la empresa.

Observaciones en el Informe Mensual

La contratista solo podrá modificar el Informe Mensual correspondiente a una zona cuando el mismo no esté bloqueado por el Estudio o por los inspectores. Cuando el inspector Bloquea el informe, se agregará automáticamente una observación en color rojo en el que queda registrado el bloqueo (aval electrónico del inspector) del listado, indicando que la contratista no puede modificar los datos de ese período para ese contrato y esa zona.

Asimismo, el inspector podrá agregar observaciones al informe. Ingresará el motivo de la observación indicando si está de acuerdo o no con el informe registrado por la empresa, si falta registrar o dar de baja a algún recurso o agregar cualquier comentario que crea conveniente. El registro se mostrará en color blanco. Por ejemplo, en un servicio no utilizado en un determinado período, el inspector podrá escribir en el campo Observación una breve explicación, por Ej.: “No se utilizó el servicio para este mes.”, “Sin actividad”, “Sin afectación de recursos”, etc. Luego podrá bloquear el Informe Mensual. De este modo, el estudio tendrá conocimiento de que para ese período no debe realizarse el control ni exigir la documentación del recurso que corresponda. Esta Observación no bloqueará el informe.

Cuando el informe es desbloqueado, automáticamente se agrega un comentario en color verde que indica que el informe se desbloqueó (no hay aval) y por lo tanto se pueden hacer modificaciones en el informe de ese período para ese contrato y esa zona.

LISTADOS

Informe Estudio

• Ingresando en esta opción se puede consultar si se encuentra habilitada para recibir el certificado para el cobro del servicio, para un período determinado. Si en la columna Habilitado para Facturar dice “Si” se le puede entregar el certificado. De lo contrario, no corresponde que se le entregue. Recuerde que siempre se consulta el mes anterior al de la certificación.

Checklist

• En esta opción se puede visualizar para cada contrato el estado de presentación de los controles realizados por el estudio. Para mayor información se podrá ingresar a la página del Estudio Oreste http://www.e-oreste.com.ar en informes, con el número de contrato por el que se desea consultar.

NOVEDADES CONTRATISTAS/SUBCONTRATISTAS

• A partir del día 14/08/2008 indefectiblemente se deberá adjuntar a la documentación de ALTAS/BAJAS de recursos, ya prevista en el instructivo para empresas contratista de YPF, el pedido Empresa (PP.EE) recepcionado por el inspector y la Orden de servicio (OO.SS) autorizada por la inspección correspondiente. La NO presentación de esos elementos será motivo de rechazo de la misma.

• Al momento de solicitar que se habilite en el sistema a alguna empresa como Subcontratista, también se deberá adjuntar copia de alguno de estos documentos, en donde se encuentre reflejada la autorización del inspector de incorporar a una nueva compañía a prestar servicio para el contrato que mantiene con YPF SA.

• En el caso que la empresa se haya atrasado en la entrega de la documentación, 3 meses o más, además de remitir al estudio la documentación correspondiente según el instructivo para las empresas contratista de YPF, se deberá adjuntar “una certificación contable” (conteniendo informaciones, tales como: situación laboral, sindical y seguros de los recursos que estuvieron afectados en esos meses y en los cuales la auditoria no se realizó en tiempo y forma. Además del libre deuda sindical y estado de la cuenta corriente que mantiene con la ART), firmado por el profesional independiente y certificada la firma ante el concejo profesional al cual pertenezca o se encuentre matriculado.