sistema inventarios inanna formato ieee1362

Requisitos del sistema

Proyecto: INANNA (Sistema de Inventarios)Revisión 1

Sistema de Inventarios INANNADescripción del sistema

Rev. 1Pág. 2

Marzo 2013

FT ING.DDR Descripción del sistema 01_00

Ficha del documento

Fecha Revisión Autor Verificado dep. Calidad.

21/03/2013 1Diego Fernando Ruiz SánchezDaniel Alberto Puccini

[Firma o sello]

Documento validado por las partes en fecha: [Fecha]

Por el cliente Por la empresa suministradora

Fdo. D./ Dña [Nombre] Fdo. D./Dña [Nombre]

Sistema de Inventarios INANNARequisitos del sistema

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Contenido

FICHA DEL DOCUMENTO 3

CONTENIDO 4

1 ALCANCE 6

1.1 Identificación [*] 6

1.2 Visión general del documento [*] 6

1.3 Visión general del sistema [*] 6

1.4 Personal involucrado [*] 6

2 DOCUMENTOS REFERENCIADOS 6

3 SITUACIÓN ACTUAL 7

3.1 Antecedentes 7

3.2 Políticas y restricciones operacionales 7

3.3 Descripción del sistema o situación actual [*] 7

3.4 Tipos de usuarios 8

3.5 Mantenimiento / soporte 8

3.6 Necesidad y naturaleza de los cambios 8

3.7 Descripción de los cambios deseados 12

4 SISTEMA PROPUESTO 9

4.1 Antecedentes [*] 9

4.2 Políticas y restricciones operacionales [*] 9

4.3 Descripción del sistema propuesto [*] 9

4.4 Tipos de usuarios [*] 10

4.5 Mantenimiento / soporte [*] 10

4.6 Escenarios operacionales 10

4.8 Cambios considerados pero no incluidos 10



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5 Resumen de mejoras 11



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1 AlcanceEste documento se realiza con el fin de dar a conocer la situación actual de la empresa Distribuidora LEE, y del sistema propuesto para la misma, este a la vez va dirigido al señor Jhon Lee representante legal de su empresa y al instructor Henry Garzón de seguimiento de proyecto.

También se busca organizar y establecer los parámetros generales del proyecto y del sistema de inventarios, dando a conocer desde cómo surgió el proyecto hasta como culminará el mismo.

1.1 Identificación SI INANNA, es un sistema de inventarios que permite el control, la consulta y la organización de la empresa Distribuidora LEE. El nombre designado es SI INANNA.

1.2 Visión general del documento La visión general del documento es dar un relato detallado sobre el proceso del sistema de inventarios.

1.3 Visión general del sistema La visión de sistema es elevar las ventas de la empresa Distribuidora LEE. Así aumentando la productividad de la empresa; con esto llegar a ser una de las empresas más reconocidas y prestigiosas del sector.

1.4 Personal involucrado

Nombre Diego Fernando Ruiz SánchezRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Líder Proyecto, Analista, Diseñador y ProgramadorInformación de contacto 311 223 86 50Aprobación [Inserte aquí el texto]

Nombre Daniel Alberto PucciniRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Colabora Proyecto, Analista, Diseñador y ProgramadorInformación de contactoAprobación [Inserte aquí el texto]

Nombre Carlos Alberto Beltrán MeloRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Colabora Proyecto, Analista, Diseñador y Programador



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Información de contactoAprobación [Inserte aquí el texto]

Nombre William Javier Maldonado SánchezRol Analista, Diseñador y ProgramadorCategoría profesional Estudiante ADSI Responsabilidades Analista, Diseñador y ProgramadorInformación de contactoAprobación [Inserte aquí el texto]

2 Documentos referenciadosNº Título Ruta Versión Fecha Autor



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3 Situación actual

En la actualidad la empresa Distribuidora Lee, donde se va a implementar el Sistema de Inventario “INANNA” no cuenta con una base de datos para el almacenamiento de la información de las prendas con las que cuenta la empresa; todo este control se lleva a cabo en un archivo Excel, el cual hace la tarea más difícil y lenta.

3.1 Antecedentes

En la actualidad la empresa Distribuidora Lee, maneja un archivo Excel para saber el movimiento de la mercancía, ha sido difícil alimentarlo ya que no hay un control adecuado de este y hace este recurso no muy fiable. Hasta el momento no está en su totalidad actualizado y no hay una idea clara de cuanta mercancía hay existente en la empresa.

3.2 Políticas y restricciones operacionales

El sistema de inventario ¨INANNA¨ está diseñado únicamente para el uso del Administrador y la secretaria, a los cuales se les asignaran dos roles diferentes, uno es el Administrador ya que este es el encargado de alimentar la base de datos cuando llegue mercancía nueva y la existente en la empresa. Y un rol de Usuario que será la secretaria que únicamente estará actualizando la base de datos diariamente con la mercancía que se despacha a cada local y se vende.

3.3 Descripción del sistema o situación actual

La situación actual que se puede ver en Distribuidora Lee sobre el almacenamiento de la mercancía que están en la empresa, son archivos Excel los cuales componen las siguientes celdas:

Referencia Tipo Prenda

Cantidad # Color Cantidad Color

Tallas Cantidad Tallas

A continuación se explicara los datos que maneja cada celda:

En esta columna podemos ver que describe la cada prenda por un número de referencia.


Referencia SDD818

HB116 80348

10810


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En esta columna se describe en qué sede de Bogotá se encuentra ubicado el equipo de Hardware.

Cantidad # Color Cantidad Color Tallas Cantidad Tallas1200 5 240 S y M 6001000 8 125 S,M,L,XL 250800 1 800 Unica 8001500 5 300 S,M,XL 5001250 10 125 Unica 1250

Podemos observar que en estas columnas, nos muestra las diferentes variedades y cantidad de las prendas que se encuentran en la empresa.

Por lo que se observo anteriormente, este archivo de Excel es una forma desorganizada y desactualizada de almacenamiento de los datos, nada eficiente para una empresa que maneja una gran cantidad de prendas. Y no se tiene reportes del movimiento de la empresa en cuanto a ventas diarias, prenda de mayor movimiento, etc.


Tipo PrendaBlusa en blondaPashmina sencillaBlusa arabescoPashmina pepaschaqueta cremallera


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3.4 Tipos de usuariosTipo de usuario Administrador Responsabilidad Revisar los reportes y Modificar la base de datos Formación Ing SistemasHabilidades Conocimiento sobre lenguajes de programación Actividades Revisar la mercancía que sale hacia los localesInteracción con el sistema Actualización de datos

Tipo de usuario Secretaria Responsabilidad Mantener la base de datos actualizada Formación Auxiliar de contabilidad Habilidades Conocimiento de ofimática Actividades Actualizar la base de datos con la mercancía que llega, sale

hacia los locales y se vende por locales Interacción con el sistema Actualización de datos

3.5 Mantenimiento / soporte

No hay una revisión constante del movimiento de la empresa ya que el archivo Excel no da reportes precisos del funcionamiento de la empresa.

3.6 Necesidad y naturaleza de los cambios

Como se venía mencionando, este archivo de Excel hace que el proceso de registro y control de la mercancía sea lento y nada eficiente, no hay una seguridad sobre los datos que se almacenan, ni respectivas copias de seguridad.

3.7 Descripción de los cambios deseados

Con el Sistema de Inventario “INANNA” se pretende añadir nuevas funcionalidades que el archivo de Excel no posee, como por ejemplo:

Roles: El sistema debe permitir el ingreso de dos roles con diferentes permisos; el administrador quien es el encargado de revisar y actualizar la base de datos. Y el usuario que solamente la podrá diligenciar cuando llegue mercancía nueva, la salida de mercancía que necesita cada local para mantener surtido y las ventas que se hacen diarias.

Referencia: Cada prenda posee una referencia única que lo diferencia de las demás, y con este es posible localizar la prenda con mayor facilidad.

Reportes: También se añadirá una función que son los reportes los cuales brindara una mayor comprensión de la movilidad de la empresa.

Locales: se podrá observar la cantidad de mercancía que hay en cada local, la frecuencia con que se vende y el abastecimiento del local de mercancía que se haya vendido.

Estas nuevas funciones mencionadas fueron requeridas por el cliente, para una mejor información, eficiencia y seguridad del Sistema.



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4 Sistema propuesto

El sistema de inventario que se va a desarrollar, ayuda a agilizar, organizar y administrar la mercancía de la bodega, con el fin de evitar perdida de la misma y tener un mayor control de la empresa.

4.1 Antecedentes Los objetivos y el alcance del Sistema de inventario propuesto se anexan del documento principal del proyecto.

4.2 Políticas y restricciones operacionales

Al Sistema de inventario solo podrán ingresar el administrador y la secretaria, este estará alojado en la oficina principal en un servidor local. A esta aplicación solo podrá ingresar aquellas personas que tengan usuario y contraseña, dependiendo el rol podrá visualizar y modificar la base de datos.

4.3 Descripción del sistema propuesto

4.3.1. Requerimientos:

Requerimientos funcionales

Requerimientos no funcionales R Interfaz

Agregar nuevo producto al inventario

Computador para acceder al sistema

Fácil manejo Fácil accesibilidad

Modificar productos en el inventario

Aplicativo Lista para actualización de datos

Borrar productos del inventarios

Fácil portabilidad Formulario con loscampos requeridos para elregistro de un componente

Dar reporte de pérdidas de productos

Generar copias de seguridad Descripción de prendas

Realizar seguimiento de ventas en los diferentes locales

Buen tiempo de respuesta para que permita un mejor rendimiento del trabajo.

Campo donde se puede cambiar el precio del producto

Registro de usuarios Mantenimiento Campo para cambio de local

Reporte de disponibilidad de prendas o productos

Será un sistema de fácil usabilidad para todas las personas que ingresen al sistema

Listado de reporte de ventas

Reporte de ventas semanal, mensual y anual

Los colores predominantes van a ser el blanco negro y gris

Campo para listar compras

Reporte de cambio de precio de producto

El inventario contara con roles que tendrán sus respectivos permisos para el sistema de información

Campo para listar elementos faltantes del inventario general

Reporte de prendas por local

El sistema de información debe ser seguro para que no haya ninguna

Listado de Reporte prendas por local



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infiltración de información o pérdida de esta misma

Registro de localesEl sistema debe generar informes.

Campo para escribir registro

Reporte prendas existentes

Listado de Reportes de prendas

Reporte seguimiento de producto

Listado de seguimiento de producto

4.3.2. Diagrama de flujo:

Llegada de la mercancía


InicioInicio

Operarios llevan la mercancía hacia la

bodega

Operarios llevan la mercancía hacia la

bodega

Revisión de la

mercancía

Revisión de la

mercancía

Organizar la mercancía en los

estantes disponibles

Organizar la mercancía en los

estantes disponibles

No llegada del pedido completoNo llegada del

pedido completo

Generar precios al por mayor y detal.

Generar precios al por mayor y detal.

Se genera una constancia de la

mercancía faltante.

Se genera una constancia de la

mercancía faltante.

Dar a conocer los precios de la nueva

mercancía

Dar a conocer los precios de la nueva

mercancía

FinFin


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Distribuir la mercancia nueva


InicioInicio

FinFin

Administrador Administrador

Bajar toda la

mercancía nueva

Bajar toda la

mercancía nueva

Ir bajando poco a poco la mercancía

Ir bajando poco a poco la mercancía

Dar nuevas referencia y

precios

Dar nuevas referencia y

precios

Revisar si llego

completa la mercancía

Revisar si llego

completa la mercancía

Se registra la salida de las prendas nuevas

Se registra la salida de las prendas nuevas

Generar reporte al bodeguero

Generar reporte al bodeguero

Llamar a clientes que

hay mercancía

nueva

Llamar a clientes que

hay mercancía

nueva

Organizar y exhibir las

prendas nuevas

Organizar y exhibir las

prendas nuevas


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4.4 Tipos de usuarios

Tipo de usuario Administrador (Encargado de la mercancía)Responsabilidad Recibir, revisar y documentar la mercancía que ingresa y

sale de la bodega. Asignar al bodeguero conteo y distribución de la mercancía a los diferentes locales.

Formación Ing Sistemas Habilidades Conocimiento en lenguajes de programación Actividades Revisar la mercancía que sale hacia los localesInteracción con el sistema Actualización de datos

Tipo de usuario Secretaria (Encargada de actualizar el inventario)Responsabilidad Mantener la base de datos actualizada Formación Auxiliar de contabilidad Habilidades Conocimiento de ofimática Actividades Actualizar la base de datos con la mercancía que llega, sale

hacia los locales y se vende por locales Interacción con el sistema Actualización de datos

4.5 Mantenimiento / soporte El servidor donde se encuentra alojada la información del sistema propuesto, periódicamente realiza una copia de seguridad para que no haya pérdida alguna de sus datos.

4.6 Escenarios operacionalesLa aplicación proporciona la información necesaria y permite añadir observaciones o modificaciones a la base de datos de las prendas que se encuentran en la empresa. Se pueden destacar los roles que se manejan, que simplemente son el usuario que en este caso será el encargado de estar actualizando la base de datos diariamente. Otro rol que se maneja es el administrador que normalmente va hacer el encargado de bodega el cual tendrá la tarea de actualizar la base de datos con la información de las prendas que entran y salen de esta.

4.7 Futuras evolucionesLa empresa maneja distintos procesos, en los cuales también hay manejo de facturación; en los requerimientos que se realizaron con el cliente no se tuvo en cuenta de incluir esto, pero se espera que más adelante el sistema de inventario contenga también la facturación de la empresa.

4.8 Cambios considerados pero no incluidosEn este momento no se conocen los cambios no incluidos.



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5 Resumen de mejoras

Todos los beneficios que trae SI INANNA son bastante agradables para la empresa Distribuidora LEE entre ellos mejorar y facilitar el control de la información de sus inventarios con esto evitar pérdidas de mercancías.

Se hace con el fin de implementar un sistema de inventarios que permita y garantice la seguridad de sus datos, para así obtener el máximo beneficio de sus ventas y llevar el porcentaje de perdida casi que a un 0%.

El sistema de inventarios INANNA tendrá nuevas características tales como descripción de cada prenda de ropa, esto quiere decir que cada prenda tendrá su código referencia, color, cantidad en stop, cantidad pedida entre otros, que a lo largo del desarrollo del SI se obtendrán.

Se asumirán dos roles, el “Administrador” y la “Secretaria”; el administrador se encargara de mantener el sistema de información actualizado con todas las novedades de se le apliquen respecto a información y poseerá el control total de este. La secretaria se encargara de ingresar información única y exclusivamente.


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